En for alle, alle for en Thore Ottershagen Hildur Valdimarsdottir Virksomhetsleder - agkonsulent Thore Ottershagen Hildur Valdimarsdottir Vernepleier Bachelor psykologi astergrad: Læring i komplekse systemer Virksomhetsleder (fra 2002) Bo- og avlastningstjenesten Sørum Kommune (fra 1997) agkonsulent (fra 2014) Bo- og avlastningstjenesten Sørum Kommune (fra 2010) 1
Kvalitet i tjenester for personer med store bistandsbehov og atferdsmessige utfordringer, avhenger av at personalgrupper fremviser lik atferd over tid. Det er en utfordring å innføre nye systemer i flere enheter samtidig. Internkontroll viste også at kartlegginger og tiltak ikke alltid ble utført slik det var avtalt. agkultur og arbeidsmiljø kan være mer avgjørende for kvalitet enn metodevalg og tiltak. Det er en risiko for at alle er enige på møter, men går ut og gjør noe annet. Presentasjonen ser på hvordan arbeid med ledelse og arbeidsmiljø kan øke sannsynligheten for at organisasjonen går i takt og dermed øker effektivitet og kvalitet. Innhold Økt 1 ; Kompleksitet og forsterkningsbetingelser Økt 2 ; Arbeidsmiljøseminar Økt 3 ; agmøter og resultater 2
AO 2015 remlegg som ikke er teoretiske, beskriver metodikk eller systemer. Atferdsendring hos enkeltpersoner ; 92 Atferdsendring hos behandlere ; 7 Bo- og avlastningstjenesten 138 ansatte 1 Virksomhetsleder 8 Enhetsledere 35 agpersoner (høyskole) 23 stillinger under 30% 30 nattevakter 60 tjenestemottagere 3
Kompleksitet Det kan være vanskelig nok å organisere eget arbeid.. men hva når vi er 7 som skal arbeide sammen i team? eller 25 i en enhet.? eller 140 personer i en virksomhet? eller en hel kommune? aktorer som påvirker resultat Direkte Ledelse Prioriteringer Turnus Kompetanse Sykefravær og turnover Personalets interesser Sykdom hos tjenestemottager Uforutsette hendelser Indirekte Kultur Arbeidsmengde Økonomi Organisering av virksomheten Rekruttering Dokumentasjon Internkontroll yll inn det som passer 4
Relasjoner og formidling av forsterkere Leder V V Relasjoner og formidling av forsterkere Leder V V 5
Relasjoner og formidling av forsterkere Leder V V Effektiv bruk av ressurser Vi kan ha for lite eller for mye ressurser Hvordan bruker vi de ressursene vi har? 6
Hva ønsker vi å vite mer om I hvilken grad har enhetene ; - En plan for arbeidet alle er kjent med - Prioritert arbeidsoppgaver - Arbeidsmiljø og kultur som bidrar til produksjon av faglig arbeid Virksomhetsplanen ål for virksomheten Rammer Økonomi Kompetanse Indirekte mål (Dele erfaring, kurs arbeidskultur etc) En felles forpliktelse ål for 2015 ; Evaluere ressursbruk i hver enhet opp mot gjeldende vedtak Kvalitet ; tjenesten skal forebygge bruk av tvang og makt, sykdommer og helsetilstander som forringer tjenestemottagers livskvalitet og mestring av daglige gjøremål 7
Arbeidsmiljø «Arbeidsmiljø. orholdene for arbeidstakerne på en arbeidsplass, særlig de fysiske, vernetekniske, yrkeshygieniske og velferdsmessige forhold» Store norsk leksikon Arbeidsmiljø er viktig for den ansatte Hvorfor er det viktig for virksomheten Arbeidsmiljøet er i stor grad forsterkningsbetingelsene for ansattes atferd. I tillegg ; Økonomi, Sykefravær, kvalitet, skader Relasjoner og formidling av forsterkere Leder V V 8
Relasjoner og formidling av forsterkere Leder V V Ett godt arbeidsmiljø er nødvendig for tjenester med god kvalitet Arbeidsmiljø tilhører organisasjonen og ikke den enkelte enhet Arbeidsmiljøseminar skaper sammenheng mellom kommune, virksomhet, enheten og den enkelte medarbeider Seminaret setter rammer for arbeidet på enheten Resultatet av seminaret er atferdsregler og konkrete tiltak for å skape godt arbeidsmiljø og dermed kvalitet på tjenestene 9
Utfordringer med arbeidsmiljøundersøkelser Alle sier de har det bra, scoren på medarbeiderundersøkelsen er høy men Er fokus fremdeles på tjenestemottager og kvalitet? Scorer ansatte arbeidsmiljøet høyt for å unngå ubehag? Tar ansatte så godt vare på hverandre at det har blitt en vernet arbeidsplass? Er det ansatte som sørger for at andre tier? Er det ansatte som mobbes uten at noen sier fra? Er det en leder som sørger for at ansatte tier? Er det lov å være kritisk? Leverer enheten det de skal av faglig arbeid? Hva ønsker vi å oppnå? 1. aglig forsvarlige tjenester. ( Å gi rett person rett hjelp til rett tid av rett personell ) 2. Økonomi - Verktøy for å nå punkt 1 3. Arbeidsmiljø Verktøy for å nå punkt 1 10
Kommunal arbeidsmodell Økonomi Tjenester HS Kommunal arbeidsmodell Tjenester Økonomi HS 11
Arbeidsmiljøseminar orberedelser for seminar Setter av to dager fra 9-15 inkludert lunsj. Alle fast ansatte er invitert. Sykmeldte og de i permisjon er oppfordret til å møte All ansatte har mulighet til å forberede seg og kan legge frem hvis de vil. Planlegger å gå ut å spise på kveldstid første dagen. 12
Sørum Kommunes visjon Den gode kommunen Verdier ; Åpenhet, Lojalitet, Dialog Åpen organisasjon hvor alle har tilgang på informasjon og stor takhøyde Lojalitet til arbeidsgiver, tjenestemottagere og kollegaer Informasjonsflyt mellom ansatte og ledere og ansatte. Innhold 1. Idemyldring-brainstorming 2. Tilbakemeldinger til hverandre 2 gode og en forbedring 3. Diskutere de ulike temaene som ble tatt opp i Idemyldring 4. inne ut hva som skal være kjøreregler og hva må lage tiltak av. 5. Lek 6. Til slutt lager vi et tiltaksplan med ansvarlig og tidsfrist. Ikke alle temaer fører til tiltak. oen temaer holder det å snakke seg gjennom. Tiltak lages på slutten av dag 2. Det er som regel stor enighet om dem. 13
Regissør øytral Observatør Sortere temaer Styre innhold og ordskifte (detaljnivå) Provosere, Stille de spørsmålene ingen tør stille inne nye innfallsvinkler til vanskelige temaer Progresjon, prioritere temaer, rekkefølge, Variere mellom alvor og lek Lager rom for alle Vekke de tause Oppsummere Sørge for at det blir ett konkret resultat som alle eier og forstår. ordel å ha god kjennskap til organisasjonen slik at en ikke bruker tid på saker hvor svaret allerede er gitt. Idemyldring 14
Dette Å vi snakke om Samspill mellom personalet K Helse brukere Rutiner Renhold - personalet T skille sak og person K Hvordan støtte hverandre T Planlegging Renhold SK Eiendom T Respekt for hverandres meninger K Gjøre hverandre sterke K Hvordan følge opp det som er bestemt T attevakt-renhold T Jobbe med hverandre K Hvordan unngå å bare følge rutiner Støvsuger T ikke mot hverandre T Personalbasen T Endringskultur K Rapportering bruk,oppbevaring Positivt fokus T Overlapping orden Lojalitet K Kontorplasser T Holdninger T Om en er illojal må Vikarer / helgestillinger attevakthjørne T signaler man sender til kollegaer K andre ta støyten Hvordan inkludere T Temparatur T Snakke sammen om utfordringer Reservasjon mot å T ytenking? Ventilasjon T ROS K arbeide med bestemte Luftemuligheter T brukere Ansvarsvakts rolle T Lys ved pc T Dialog med leder Vaskerom T Taushetsplikt Demokratisk styring? Innhold Lysrør kjøkkenbenk T Kompetanse Lojalitet Rydde utebod T Utfordringer år ingen sier noe år man veit at noe ikke blir sagt Emosjonelle reaksjoner Konflikter som virker umulige 15
Vi lager tiltak ålbare mål Ansvar rist Oppfølging Eksempler av tiltak Ansvar frist Skrive ut kjøre regler og gjøre dem tilgjengelig Lene Lage tiltak på hvordan vi gir tilbakemeldinger thor Gunnar og Ida 28.feb Dele oppgaver i arbeidsbok Lene, Edel og Bente 12.feb Lage overlapping mal thor Gunnar og Lene 28.feb Ta i bruk møteleder og referent, lage oversikt Edel 12.feb Gjøre møterom hyggeligere Annette 31.mar gjøre folk tryggere på arbeidsrom Lene 28.feb Oversikt over alle tema på møter Edel 12.feb Lage mapper for møter klare på arbeidsrom edel 12.feb Brannøvelse med Per Edel 29.jan Brannteknisk kontroll Øystein 12.feb Kontormøbler/ inventar Annette 31.mar attevakts rom, rydde, kaste, male Øystein og Steinar 31.mar Dyner kaste de ikke er brukt Øystein og Steinar 31.mar Lage liste over ting man trenger hjelp til på data de som er usikre før datakurs Datakurs Lene 01.mar se på rutine i forhold til redusert bemanning Annette 28.feb fikse vikarliste Edel 12.feb ferieplanlegging Thor gunnar og Annette 31.mar Årsplan for miljøarbeid Bente og lene 31.mar sosialt avslutning Annette 31.mar båttur Øystein 30.jun 16
Prosent utførte oppgaver 28.04.2015 100% Utførte tiltak etter arbeidsmiljøseminar 80% 60% 40% 20% 0% Enhet A Enhet B Enhet C Eneht D Kjøreregler oe å strekke seg mot Atferdsregler for personalet Kan være tema på personalmøter jevnlig Kan tas frem i personaloppfølging og møter Kan henge på veggen på do 17
Eksempel Vi tar ansvarsvaktrollen på alvor. Vi følger tjenestevei. Vi holder frister. Vi passer på så alle føler seg inkludert og har gode holdninger til hverandre. Vi ser hverandre og gir hverandre konstruktive tilbakemeldinger. Vi er varsomme med bruk av sosiale medier i jobbsammenheng. Vi møter arbeidsdagen med gode holdninger. Vi passer på hva vi deler av privatlivet på jobb. Vi sørger for å ha passende klær og utstyr tilgjengelig for å utføre aktiviteter. Hilseregelen Hilse med en gang en kommer inn i huset Kollegaer som allerede er i huset får ikke alltid med seg at det kommer folk inn. Det er ikke alltid naturlig å avslutte / bryte av samhandling med en bruker for å hilse på en kollega Hilse med en gang man ser hverandre Dette kan være svært forstyrrende om miljøarbeider og bruker er i en samhandling. å man velge så har alltid bruker førsteprioritet Hilse under overlappingen Har man ikke fått hilst før så er det mulig her. Hvordan hilser man En hilsen er alltid en hilsen, og ikke noe annet. Ingen kan tillegge andre hensikter og dobbeltbudskap når de hilser år hilser man Et Hei Klokken 1600 er like mye verdt som et Hei kl 1500. Kvaliteten på hilsingen blir ikke dårligere om man hilser på hverandre senere på dagen Ingen hilsing Det finnes mennesker som av og til glemmer å hilse. Det betyr ikke at de mener å være uhøflige eller er ondsinnede. Det betyr at de glemte å hilse. 18
Suksesskriterie Oppfølging fra leder Tydelige tiltak Tidlig evaluering Oppfølging fra oss En evig prosess ange temaer går igjen hvert år Små endringer kan påvirke arbeidsmiljø Sykefravær y medarbeider En konflikt Lav frekvens på seminarer gir uheldige betingelser Det er bedre å arbeide i forkant enn å rette opp en katastrofe 19
Resultat I arbeidsmiljøet Lite konflikter Konflikter finnes men de er små og synlige Lite personalsaker Synlig overordnet ledelse Virksomhetsledelse Åpenhet mellom enheter og virksomhetsledelse år oppklart misforståelser og mulige fremtidige konflikter. Stort sett gode resultater på arbeidsmiljøundersøkelser agmøter 20
Effektiv bruk av ressurser Vi kan ha for lite eller for mye ressurser Hvordan bruker vi de ressursene vi har? Bakgrunn Usikkerhet rundt effektivitet på faglig arbeid i enhetene ange evigvarende fagdiskusjoner Eksempel : Krav i vedtak om tvang og makt å arbeide med alternative løsninger. Gjør man dette eller limer man inn teksten fra forrige vedtak? Egen arena for fagdiskusjoner mellom virksomhetsleder og enhetsledere Ledermøter for ledelse agmøter for fag Tydeliggjøre forventninger til ledere og fagpersoner Effektiv bruk av begrensede fagressurser 21
Innhold Dokumentasjon av faglig arbeid etter forrige møte Avslutte, endre eller fortsette? ye utfordringer? Rydde opp og avgrense Prioritere Dokumentasjon? Avtale tiltak for neste fire måneder Valg av metode Hvordan måle effekt? Ressurser Tilbud om støtte fra fagkonsulent Utfordringer i fagmøtene Den faglige diskusjonen Enormt detaljnivå i en del diskusjoner Kritiske spørsmål anglende dokumentasjon-baseline Kulturer som holder fokus kun i korte perioder agpersoner har prestasjonsangst Bygge selvtillit, gjøre ting enkelt Det er bedre forsterkningsbetingelser på verbal atferd enn å gjennomføre og dokumentere tiltak. 22
Utfordringer mellom fagmøtene Ledere overlater jobben til fagpersonene og tror ting går av seg selv agpersoner undergraver hverandre agpersoner har ikke eierskap til oppgavene og vil heller gjør noe annet Avdekker kultur og organisasjonsutfordringer på enhetene Dette sier enhetene selv De tar på seg for store oppgaver De venter for lenge etter fagmøtene før de starter opp med tiltakene. angel på struktur og planlegging Sliter med å engasjere øvrige ansatte Sykdom hos andre beboere gjør at enkelte beboere blir «glemt» ravær hos ansatte (sykdom og turnover) Savner oppfølging fra leder Turnus gjør det vanskelig å møtes Tiltak er forankret hos enkeltpersoner og er dermed sårbare Effekt Ressurser blir frigjort ved at uviktige utfordringer velges bort aglige diskusjoner tar utgangspunkt i dokumentasjon og fakta. Tydeligere forventninger til ledere og fagpersoner En del fagpersoner har hatt stor utvikling Ansatte liker å vise resultater av det arbeidet de gjør lere faglige utfordringer er historie 23
Prosent utførte oppgaver Prosent utførte oppgaver 28.04.2015 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan 2014 mai 2014 sept 2014 jan 2015 april 2015 100% 90% 80% 12 70% 60% 11 50% 40% 8 30% 20% 10 10% 0% Jan 2014 mai 2014 sept 2014 jan 2015 april 2015 24
Prosent utførte oppgaver Prosent utførte oppgaver 28.04.2015 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan 2014 mai 2014 sept 2014 jan 2015 april 2015 100% 90% 80% 12 18 14 70% 60% 50% 4 40% 30% 20% 10% 0% Jan 2014 mai 2014 sept 2014 jan 2015 april 2015 25
Prosent utførte oppgaver Prosent utførte oppgaver 28.04.2015 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan 2014 mai 2014 sept 2014 jan 2015 april 2015 100% BAT 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan 2014 mai 2014 sept 2014 jan 2015 april 2015 26
Kriterier for å lykkes ål og tiltak som gir gevinst for tjenestemottager ål og tiltak som gir gevinst for ansatte Tiltak er forankret hos ledere og ansatte Konkrete mål Begynn tidlig Lag et fremdriftsplan Oppfølging fra leder Dokumentasjon Deleger oppgaver til personer som klarer å gjennomføre dem Utdanning er ikke alltid det viktigste Sett av nødvendige ressurser Støtte fra fagkonsulent, hab.tjeneste og andre Kartlegging av kompetanse - opplæring Leder aglig arbeid må være forankret hos leder Ansvar for økonomi, kompetanse, opplæring Har alltid det faglige ansvaret Tydelig delegering fra leder til fagpersoner Tydelig hvem som gjør hva Eks ; både ledere og fagpersoner kan håndtere fag agpersoner kan følge opp enkeltpersoner Kun leder kan håndtere personalsaker Tiltak ; Tydelige forventninger til ledere, trening (prioriteringer, særtrening på enkeltferdigheter) Virksomhetsplanen formaliserer ansvar Delegeringsbrev Lederoppfølging og tilbakemeldinger --- Åpenhet 27
Hvordan skape lojalitet til virksomheten? aglig forum oredrag utenifra Interne fremlegg Ressursgrupper Profil al handlingskjeder/ iljøregler AS Arbeidsgrupper Aldring Velferdsteknologi orebygging barn og ungdom lytting i egen bolig Seksualitet Helsefag Atferdsanalyse Arbeidstidsordninger Tilbakemelding fra ekstern gjennomgang av tjenesteområder Virksomheten har Tydelig delegering av oppgaver Alle ledere har oversikt på Antall ansatte Sykefravær Økonomi Virksomhetsplanen (med HS,Risiko,Årsmål,kompetanse osv) Endringsvilje Åpenhet om styrker og svakheter iljøarbeidere uten lederansvar formidler det samme som ledere Dette øker sannsynligheten for gode tjenester 28
Endre mål etter hvert som ferdighetene øker thore.ottershagen@sorum.kommune.no hildur.valdimarsdottir@sorum.kommune.no 29