Bruksanvisning for GSI database for tillitsvalgte i Utdanningsforbundet I denne veiledningen vil du få en kort innføring i hvordan du kan analysere GSI tall for alle norske kommuner ved hjelp av få tastetrykk. Veiledningen tar sikte på å hjelpe brukeren til å lære noen enkle tekniske grep man må ta for å sette i gang funksjonene i databasen. Tore Morten Viland 02.04.2011
Innhold Hvordan aktivere en makro i Excel... 3 Hvordan bruke Excel arket?... 4 Fremgangsmåte for å slippe å aktivere makroer hver gang man åpner en Excel makro arbeidsbok... 6 Utskrift av rapporteringstabell i Excel... 7 Utskrift av rapporteringstabell i Word... 9 2
Hvordan aktivere en makro i Excel En makroaktivert Excel arbeidsbok er lagret med etternavnet.xlsm 1. Advarsel i Excel Her ser man Sikkerhetsadvarsel Makroer er deaktivert kommer fram automatisk ved åpning av dokumentet. 2. Trykk Alternativer Merk av for Aktiver dette innholdet Ok Makroer er dermed aktivert. Uten dette vil fila ikke kjøre ordentlig. 3
Hvordan bruke Excel arket? Metode A: Nedtrekksmeny 1. I fane for innleggingsark vil man finne følgende meny: Den øverste gule buksen er en nedtrekksmeny. Denne menyen inneholder en liste over alle kommuner i Norge. Listen kommer frem ved at man trykker på den pilen til høyre for boksen (a). 2. Trykk knapp for å aktivere beregningene: b a Alternativt kan man bruke hurtigtastene Ctrl+d. Dette aktiverer regnearket. Tabell og grafer blir oppdatert. Det er her meningen at du skal forholde deg til nedtrekksmenyen, i første omgang. Det finnes i tilegg et inntastingsfelt for kommunenavn (b). 4
Metode B: Tast inn kommunenavn Inntastingsfelt for kommunenavn er lagt til fordi du på et senere tidspunkt kan ha nytte av å bruke en funksjon som gir deg enda raskere tilgang til dataene. Når du har blitt mer fortrolig med denne databasen, og vet hvilke kommunenavn du ønsker å fokusere på, kan du øve deg på denne funksjonen. 1. Marker feltet for inntasting av kommunenavn (b) 2. Skriv inn ønsket kommunenavn, etterfulgt av tasten Enter. 3. Trykk knappen Analyser, alternativt hurtigtast Ctrl+d Obs: Pass på at cellen er aktiv! Dvs at feltmarkøren er i cellen for inntasting av kommunenavn. Kommunenavnet skal da fremkomme i celle B16. Ved feil kan det for eksempel komme opp en null (0) i stedet. OBS: Det er veldig viktig at du har kontroll på hvilket kommunenavn som er aktivert. Dette vil du kunne se i arket, og lære mer om på kurset. Kostra gruppe Når du endrer kommunenavn vil Kostra gruppering endre seg (dersom du taster inn en kommune som tilhører en annen gruppering). Denne cellen er kun til brukerens informasjon, og her skal ingen inntasting gjøres. Kommunegrupperingen i Kostra er gjort av SSB, sist revidert i 2008. For noen av grafene er gjennomsnittet i kostra vist i tillegg til kommunens verdier for de gjeldende variabler. I tabellen under er grupperingene gjengitt. Nr Kategoribeskrivelse Antall kommuner 1 De fire største byene 4 2 De ti kommunene med høyest frie disponible inntekter 10 3a Kommuner med lave frie disponible inntekter 1 4a Kommuner med lave frie disponible inntekter 24 4b Kommuner med middels frie disponible inntekter 62 4c Kommuner med høye frie disponible inntekter 37 5a Kommuner med lave frie disponible inntekter 7 5b Kommuner med middels frie disponible inntekter 40 5c Kommuner med høye frie disponible inntekter 55 6a Kommuner med lave frie disponible inntekter 31 6b Kommuner med middels frie disponible inntekter 27 6c Kommuner med høye frie disponible inntekter 1 7a Kommuner med lave frie disponible inntekter 30 7b Kommuner med middels frie disponible inntekter 43 7c Kommuner med høye frie disponible inntekter 11 8a Kommuner med lave frie disponible inntekter 2 9a Kommuner med lave frie disponible inntekter 7 9b Kommuner med middels frie disponible inntekter 36 9c Kommuner med høye frie disponible inntekter 1 10a Kommuner med lave frie disponible inntekter 1 SUM 430 5
Fremgangsmåte for å slippe å aktivere makroer hver gang man åpner en Excel makro arbeidsbok (for interesserte) 1. Klikk Microsoft Office-knappen, og klikk deretter Alternativer for Excel. 2. Klikk Klareringssenter, Innstillinger for klareringssenter og deretter Klarerte plasseringer. 3. Hvis du vil opprette en klarert plassering som ikke er lokal på datamaskinen, merker du av for Tillat klarerte plasseringer i nettverket (anbefales ikke). 4. Klikk Legg til ny plassering. Viktig! Vi anbefaler at du ikke angir hele Dokumenter- eller Mine dokumenter-mappen som en klarert plassering. Hvis du gjør dette, oppretter du et større mål som en hacker potensielt kan utnytte, og dermed øker sikkerhetsrisikoen. Opprett en undermappe under Dokumenter eller Mine dokumenter, og angi bare denne mappen som en klarert plassering. 5. Skriv inn navnet på mappen du vil bruke som en klarert plassering, i Bane-boksen, eller klikk Bla gjennom for å søke etter mappen. 6. Hvis du vil inkludere undermapper som klarerte plasseringer, merker du av for Undermapper på denne plasseringen klareres også. 7. Skriv inn hvordan du vil beskrive formålet med den klarerte plasseringen, i Beskrivelse-boksen. 8. Klikk OK. 6
Utskrift av rapporteringstabell i Excel 1. Marker området for utskrift (for eksempel område B15:K90) 2. Trykk office-knappen, etterfulgt av Skriv ut. 7
3. Merk av for Merket område (a). Deretter velger du enten å forhåndsvise (b) dokumentet eller skrive det ut (c). a b c 8
Utskrift av rapporteringstabell i Word Alternativ A: Stående ark 1. Kopier og lim inn tabellen i word. 2. Høyre museklikk på pluss (som markert med pil i bildet under). 3. Velg: Beste tilpasning Beste tilpasning til vindu. En automatisk justering foretas. Alternativ B: Liggende ark 1. Kopier og lim inn tabellen i word. 2. Velg Sideoppsett Retning Liggende 3. Velg: Beste tilpasning Beste tilpasning til vindu. En automatisk justering foretas. Slutt. 9