Filtvet, mai 2015 Årsmøte Dugnad 2015 Kjære alle hytteeiere! Vedlagt finner dere dagsorden for årsmøtet, regnskap for 2014, samt forslag til budsjett for 2015. Årsmøtet 2015 Årsmøtet for 2015 finner sted søndag 31. mai kl. 10:00-12:00 i klubbhuset til Filtvet/Fremad. (Ta av vis a vis avkjørselen til øvre felt, deretter bratt sving opp til banen). Vi ønsker nye medlemmer i vellet spesielt velkommen! Dugnad Dugnaden gjennomføres lørdag 30. mai 2014 kl. 10:00-13:00 (trefelling felles frem til 16). Vanlige oppmøtesteder på nedre og øvre felt. Husk å registrere dere. Ta med: Trillebår, spade, hørselvern og skikkelige grensakser. Oppfordrer alle til å delta så lenge som mulig, for det er masse å gjøre - ALLE kan bidra! Så blir det grilling i veikrysset rett før hytte nr. 95 i Sevjedammen etterpå. Hovedoppgaver: (Styret vil informere nærmere om oppgaver ved oppmøte) Grøfte lang sidene av veiene i vellet. Rydde langs veiene. Bedre tilgjengeligheten i passasjene mellom øvre og nedre del av vellet, fordele subbus på stiene og i veiene. Trefelling nærmere beskjed fra trekomiteen Opprydning på stranden 1
ÅRSMØTE Søndag 31. mai 2015 kl. 10:00-12:00 Klubbhuset til Filtvet/Fremad Dagsorden: 1. Åpning og registrering av fremmøtte 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkallingen 4. Årsmelding 2014-2015 5. Regnskap for 2014 (se vedlegg) 6. Fastsettelse av kontingent for 2015 7. Fastsettelse av dugnadsgebyr for 2015 8. Fastsettelse av honorar til styret og komitemedlemmer 9. Innkomne forslag 10.Budsjett for 2015 (se vedlegg) 11.Valg 2
1. Åpning og registrering av fremmøtte Eventuelle fullmakter må overleveres styret før møtets start 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll Styret vil ved møtets start foreslå møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkallingen Styrets forslag er at innkallingen godkjennes 4. Årsmelding 2014 2015 Styret og komiteer har i 2014 2015 bestått av følgende medlemmer: Styret: Merete L. Tobiasen, leder (til 2016) Eva-Margrethe Alstad, styremedlem (til 2015) Even Ungersness, styremedlem (til 2015) Tom Arild Deraas, styremedlem (til 2016) Veikomiteen: Thorleif Halden (leder) Steinar Hem Per Svege Vannkomiteen: Egil Nilsen (leder) Claus Fasting Jens Borrebæk Joachim Schiøtt Nils Valøen Strandkomiteen: Gry Halden (leder) Turi Arnesen Siri Kårhus Det er i tillegg opprettet en trefellingskomite med Knut Alstad som leder, samt en prosjektgruppe for vann og avløp bestående av Ulf Stigen, Kjell Keseler, Petter Sveen og Tom Arild Deraas (styret) A. Styremøter Det har vært avholdt fem styremøter. (3/8, 15/9, 17/11, 19/1, 23/3, 20/4 ). B. Status på vellets veier Se eget skriv fra veikomiteen C. Viktige stier på vellets område Styret er av den oppfatning at større stier som benyttes av mange av vellets medlemmer bør gjøres bedre tilgjengelig enn det som er tilfelle i dag. Spesielt gjelder dette passasjene mellom nedre og øvre del av vellet. Arbeid med dette gjøres på dugnadene, og vi startet i fjor med stien fra nederst i Sevjedammen til øverst i Hylleveien. 3
D. Bruk av hovedveiene/fellesveiene Kjøring på veiene utover bruk av personbil eller liten lastebil, dvs. kjøring med tunge kjøretøy så som anleggsmaskiner eller større lastebiler, må på forhånd varsles til styret. Det vil kunne bli krevd bankgaranti for å sikre at vellet ikke påføres utgifter ved skader. Styret er i dialog med Vestre Røed Vel om dette da de også benytter deler av Støaveien. Styret og Vestre Røed Vel har dannet en ubyråkratisk veikomite for den delen av Støaveien som er felles. E. Info fra vannkomiteen: Vannet ble satt på onsdag den, 01/04. Det tok sin tid denne gang da det kun var fire som kunne møte opp. Vannlekkasje(r) av betydning ble ikke registrert denne dagen. Det er hytteeier selv som har ansvar for vannkran inn til sin hytte, men er det «krise» så må vi i vannkomiteen hjelpe så godt vi kan. Har vi deler og tid så stiller vi opp. Dette vil medføre kostnader, deler vi bruker er enten fra privat(e) lager eller fra vannkomiteens lager. Vi understreker igjen hvor viktig det er, at vannkomiteen blir underrettet når det igangsettes arbeid som medfører at vannledninger blir berørt; dette SKAL innmeldes til oss. Vennligst hjelp oss, merk din stoppekran. Det gjør vårt arbeid så mye enklere, i år var det også litt snø som skapte ekstra arbeid for å finne noen hyttekraner. F. Vann og avløp status og fremdrift Styret viser til informasjonsskriv fra mars 2015, samt skisseprosjektet. Styret har pr. 1. mai nedsatt en prosjektgruppe som, med utgangspunkt i skisseprosjektet, skal se på muligheten for å etablere et nytt vann- og avløpssystem. Gruppen består av Ulf Stigen, Kjell Keseler, Petter Sveen og Tom Arild Deraas (styret). Det foreligger per i dag ikke noe mer informasjon enn det som er tilgjengelig i rapporten og i informasjonsskrivet. Styret mener vi bør ta oss tid, og det vil ikke bli tatt noen avgjørelse på årsmøtet. Prosjektgruppen vil frem til høsten ha nær kontakt med hytteeiere, nabovel, myndigheter og andre berørte parter, for å vurdere en eventuell gjennomføring av prosjektet. Styret har som mål å sende ut en spørreundersøkelse til medlemmene i løpet av høsten for å avklare interesse. I forkant av dette håper styret på å ha avklart alle spørsmål som hytteeierne måtte ha. Hovedhensikten er at alle medlemmene i Røedstøa vel skal ha et så godt grunnlag som mulig for å kunne ta stilling til et mulig nytt vannog avløpssystem. Styret oppfordrer hytteeierne til å kontakte leder for prosjektgruppen, Ulf Stigen, med innspill og spørsmål: E-post: ulf.stigen@gmail.com. Tel: 93011366. G. Stranden Styret har ikke mottatt rapport fra strandkomiteen. H. Søknadsplikt etter plan- og bygningsloven Styret minner om at det må sendes søknad til, og foreligge tillatelse fra kommunen før søknadspliktige tiltak kan igangsettes. Naboer og gjenboere skal varsles. Ved tiltak som innebærer kjøring med tunge kjøretøy på velveiene, må styret eller veikomiteen varsles på forhånd. 4
I. Søppelsortering Styret minner igjen om ordningen med søppelsortering. Søppelsorteringen går ut på at søppel og avfall skal sorteres i containere fordelt på våtorganisk avfall (beige-brune containere), papir (grønn container merket med navn), og husholdningsavfall (grønn container merket med navn). Slike typer containere er utplassert i Sevjedammen og Støaveien og skal benyttes. Møbler, hageredskaper, byggematerialer eller liknende er ikke husholdningsavfall, og skal fraktes til kommunal søppelplass/søppeldeponi på Follestad på riksvei 23 i Røyken. Spesialavfall som f.eks. bilbatterier, maling, olje, lim eller liknende, kan bare kastes/deponeres på Miljøstasjon. Miljøstasjon finnes ved bensinstasjonen på Tofte. Styret er oppmerksom på at containerne ved Støaveien er felles med VRV, men minner likevel om forholdet. J. Trefelling Styret minner om at trefelling utenfor egen eiendom, herunder godkjent hugging på fellesareal, innebærer en samtidig og umiddelbar plikt til å rydde opp. Alt støyende arbeid bør gjøres slik at naboer hensyntas. Vi henstiller også hytteeierne om å vise velvilje ved forespørsel om felling av trær som sjenerer naboer. Styret har opprettet en trekomité med ansvar for å få en oversikt og gjennomføre trefellingsdugnader på fellesområdene. Leder er Knut Alstad, hytte nr.100. Knut Alstad og Steinar Hem gikk i våres en befaringsrunde gjennom hyttefeltet. Det trengs å felles ekstremt mye. Mange har mistet utsikt og lys, og det har grodd til langs stiene og veiene, og berører ledningsnettet. Vegetasjonen i grøftene gjør at vannet finner nye løp som ødelegger veiene også. Helgen etter påske gjennomførte vi et prøveprosjekt med leie av kvistkvern. Mail ble sendt ut til hytteeierne i det aktuelle prøveområdet og 7-9 stk stilte på lørdag og 6 stk på søndag. Leie m/diesel ble ca. 2600,- og det var svært effektivt. Ved senere dugnader bør det være to med motorsag og 10 som trekker trær og kvister. Dieseltanken varer 8 timer, og man behøver hørselvern og vernebriller. Flisen ligger nå der det er kappet ned, og suger til seg vann og hindrer ny vegetasjon å skyte frem. Det informeres mer om dette på årsmøtet. K. Bommer. Vi har dessverre også denne vinteren hatt flere innbrudd. Vi opplever fortsatt at reglene for låsing av bom ikke følges. Ny elektronisk bomløsning er under planlegging. I Støaveien i samarbeid med Vestre Røed, og samme system i Sevjedammen. Alle hytter får en brikke hver, det kan bestilles flere, og i tillegg kan man legge inn telefonnummer slik at man kan ringe for å få låst opp bommen. Det vil informeres om dette på årsmøtet. L. Internettside og Facebook Vi minner om internettsiden www.roedstoa.no. Hytteeiere kan få passordet ved henvendelse til Leif Buene (leif@buene.net). Vi har også en egen Facebookside: www.facebook.com/roedstoa. 5
Kom gjerne med innspill, bilder, historier fra gamle dager etc. Merk at alle hytteeiere fremdeles vil få all viktig informasjon per post eller e-post. 5. Regnskap for 2014 Styret anbefaler at regnskapet godkjennes. (Se vedlegg) 6. Kontingent 2015 Styret anbefaler at kontingenten på kr. 1.800,- opprettholdes. 7. Dugnadsgebyr 2015 Styret anbefaler at dugnadsgebyret forblir kr 500,-. 8. Honorar styret og komiteer Det er for 2015 budsjettert med kr. 30.000 i honorar til styret og komitémedlemmer. Dette er en økning på kr. 5.000 i forhold til fjorårets budsjett. 9. Innkomne forslag Det var ingen innkomne forslag 10. Budsjett for 2015 Styret anbefaler at budsjettet godkjennes. (Se vedlegg) 11. Valg Even Ungersness og Eva Margrethe Alstad er på valg i år. Nye tillitsvalgte skal velges for to år. Begge har takket ja til gjenvalg. Valgkomiteen har bestått av Ulf Stigen og Ellen Ellingsgard og foreslår følgende: Styremedlem (til 2017): Even Ungersness Styremedlem (til 2017): Eva Margrethe Alstad Styret foreslår at valgkomiteen består et år til, da det ikke ser ut til å bli noen avgåtte styremedlemmer. 6