RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV INDIREKTE KOSTNADER VED EKSTERNT FINANSIERT VIRKSOMHET Fastsatt av: Universitetsdirektøren Fastsatt dato: 7. april 2008 Hjemmel: Gjelder fra: 7. april 2008 Arkivreferanse DL200702037-3 Instruks for økonomiforvaltning ved Universitetet i Tromsø (DL200503067-5) og Reglement om statlige universiteter og høgskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (DL200706740-1) Innledning I etterkant av rektormøtet 16. januar 2006 ble det igangsatt et arbeid med å definere og beregne indirekte kostnader for ekstern finansiert virksomhet ved universitetene. Universitetet i Tromsø (UiT) v/personal- og økonomiavdelinga bidro i dette arbeidet som ble lagt fram i egen rapport i mars 2007. UiT har valgt å ta utgangspunkt i dette arbeidet ved fastsetting av nye satser for indirekte kostnader ved eksternt finansiert virksomhet ved UiT. De nye satsene som fremgår av dette dokumentet, erstatter gjeldende sats for indirekte kostnader per årsverk på kr 165 000. Denne satsen har vært uendret siden 2001. De nye satsene gjelder fra 7. april 2008, og skal legges til grunn ved inngåelse av nye avtaler og ved revidering/videreføring av eksisterende avtaler om eksternt finansierte bidrags- og oppdragsprosjekter. I den nye modellen for beregning av indirekte kostnader inngår det en egen sats for kostnader knyttet til en personlig arbeidsplass med tilhørende tjenester, slik som tidligere. I tillegg er det nå tatt inn i modellen en egen sats for bruk av teknisk infrastruktur der dette er relevant. Sistnevnte gjelder spesielt for eksperimentelle fag. Slike kostnader har tidligere ikke vært dekket inn i satsen for indirekte kostnader. Vitenskapelige årsverk er kostnadsbærer i den nye modellen. I den tidligere modellen var alle typer årsverk (vitenskapelige, tekniske og administrative) kostnadsbærere. De nye satsene er ment å dekke indirekte kostnader ved alle eksternt finansierte prosjekter ved Universitetet. Dette omfatter både forsknings-, undervisnings- og formidlingsaktivitet, samt salg av tekniske og administrative tjenester. I modellen for beregning av de samlede kostnadene ved eksternt finansierte prosjekter inngår da følgende hovedkomponenter: Direkte kostnader Lønn og sosiale kostnader for vitenskapelige årsverk samt prosjektspesifikke driftsmidler og investeringer. Indirekte kostnader Personlig arbeidsplass med tilhørende tjenester Teknisk infrastruktur UNIVERSITETSDIREKTØREN Personal- og økonomiavdelinga Universitetet i Tromsø, No-9037 Tromsø, tlf 77 64 40 00, e-post postmottak@uit.no, http://uit.no rådgiver Marianne Winther Riise, tlf 77 64 53 27, faks 77 64 49 00, e-post marianne.winther.riise@adm.uit.no
Nærmere om indirekte kostnader I modellen defineres de vitenskapelig ansatte som primærprodusent av forskningstjenester, undervisningstjenester og formidlingstjenester. Vitenskapelig ansatte er derfor også kostnadsbærerne i modellen. Det vil si at de indirekte kostnadene (satsene) er beregnede kostnader for en personlig arbeidsplass med tilhørende tjenester og eventuell teknisk infrastruktur for et vitenskapelig årsverk. Dette innebærer at i satsene for indirekte kostnader inngår også kostnader (herunder lønn) knyttet til teknisk og administrativt støttepersonell/stillinger. I beregning av satsene per vitenskapelige årsverk er det korrigert for studentrelaterte kostnader. Personlig arbeidsplass med tilhørende tjenester Dette omfatter kostnader som er forbundet med en personlig arbeidsplass og tilknyttede tjenester som er felles for alle vitenskapelig ansatte. Disse kostnadene er uavhengige av type fag. Standardsatsen for indirekte kostnader per vitenskapelige årsverk er 300 000 kr. Tabellen under viser de ulike kostnadselementene i standardsatsen. Personlig arbeidsplass med tilhørende tjenester Kostnadselementer Satser (kroner) Kontorplass (arealer) m/inventar 41 000 Felles IT- og telefonitjenester 27 000 Bibliotektjenester 32 000 Fellesadministrative tjenester 70 000 Lokale administrative tjenester 90 000 Kontorhold, inkludert PC 40 000 Sum indirekte kostnader 300 000 1 Standardsatsen for en personlig arbeidsplass med tilhørende tjenester antas å være robust da det ikke er grunn til å anta at det er store forskjeller i utgifter knyttet til en kontorarbeidsplass ved de ulike fakultetene/fagmiljøene. Dersom det benyttes en annen sats for indirekte kostnader enn standardsatsen for en personlige arbeidsplass med tilhørende tjenester, må dette begrunnes og dokumenteres spesielt i det enkelte prosjekt. Nærmere om de enkelte kostnadselementer I beregningene er arealkostnader beregnet med utgangspunkt i Universitetets internhusleiesats. Kontorplass (arealer) m/inventar. Satsen representerer gjennomsnittskostnader ved drift og vedlikehold av et møblert kontor av standard størrelse ved UiT, inkludert andel av fellesarealer. IT- og telefonitjenester Satsen representer gjennomsnittskostnaden ved drift og vedlikehold av felles IT-infrastruktur ved UiT, inkludert telefoni. 1 Med utgangspunkt i at arbeidsåret for arbeidstakere i staten består av 1695 timer beregnes timesats til kr 177. side 2
Bibliotektjenester Satsen representer gjennomsnittskostnaden ved drift og vedlikehold av bibliotektjenester ved Universitetsbiblioteket, inkludert utgifter til litteratur (bøker og tidsskrifter). Fellesadministrative tjenester Satsen representerer gjennomsnittskostnaden ved drift og vedlikehold av sentrale administrative tjenester ved UiT, herunder lønn, regnskap, personal, forskning, studie og kommunikasjon. Lokale administrative tjenester Satsen representerer gjennomsnittskostnaden for lokalt administrativt støttepersonale per vitenskapelige årsverk ved UiT. I satsen inngår 0,2 administrative årsverk per vitenskapelige årsverk. Med lokale administrative tjenester menes blant annet personal- og økonomiadministrasjon, studieog forskningsadministrasjon og IT-tjenester på fakultets- og instituttnivå. Det siktes her til ordinære administrative tjenester. Eventuelle administrative tjenester/stillinger som i sin helhet er knyttet til et bestemt prosjekt, skal kostnadsberegnes spesielt. Kontorhold inkludert PC Satsen representerer gjennomsnittlige driftsutgifter ved kontorhold (porto, kontorrekvisita, kopipapir med mer) samt innkjøp av PC og tilhørende datautstyr. Tekniske og administrative tjenester Som det fremgår av ovenstående inngår administrative og tekniske stillinger/årsverk i satsen for indirekte kostnader per vitenskapelige årsverk. Normalt vil det derfor ikke beregnes kostnader for teknisk og administrativt personale spesielt i forbindelse med eksternt finansierte prosjekter. Unntaksvis vil dette imidlertid likevel være aktuelt. Dette vil hovedsakelig gjelde i følgende tilfeller: I større enkeltprosjekter hvor det inngår tekniske eller administrative stillinger sammen med vitenskapelig personale som en del av prosjektet. Ved salg av tekniske og/eller administrative tjenester. For eksempel ved salg av IT-tjenester. Det er derfor beregnet en egen standardsats for indirekte kostnader for tekniske og administrative årsverk i forbindelse med slike prosjekter. Satsen utgjør 190 000 2 kr pr teknisk/administrativt årsverk. I denne satsen inngår de samme kostnadselementene som i satsen for indirekte kostnader for vitenskapelige årsverk med unntak av bibliotektjenester. Teknisk infrastruktur Med teknisk infrastruktur menes her fagmiljørelaterte ressurser som er nødvendig for å gjennomføre forskning og undervisning i faget. Dette omfatter: a) Bruk av laboratoriearealer. b) Bruk av teknisk støttepersonell (lokalt på fakultet-/instituttnivå). c) Bruk av eksisterende vitenskapelig utstyr. 2 Med utgangspunkt i at arbeidsåret for arbeidstakere i staten består av 1695 timer beregnes timesats til kr 112. side 3
Standardsatsen for indirekte kostnader per vitenskapelige årsverk er 225 000 kr. Tabellen under viser de ulike kostnadselementene i standardsatsen. Ved beregning av satsene er det korrigert for studentrelaterte kostnader. Teknisk infrastruktur Kostnadselementer Satser (kroner) Laboratoriearealer 50 000 Tekniske støttepersonell 100 000 Vitenskapelig utstyr 75 000 Sum 225 000 3 Nærmere om de ulike kostnadselementene I beregningene er arealkostnader beregnet med utgangspunkt i Universitetets internhusleiesats. Laboratoriearealer Satsen representerer gjennomsnittskostnaden for drift og vedlikehold av laboratoriearealer per vitenskapelige årsverk ved Det matematisk- naturvitenskapelige fakultet, Det medisinske fakultet og Norges fiskerihøgskole. Teknisk støttepersonell Satsen representerer gjennomsnittskostnaden for lokalt teknisk støttepersonale per vitenskapelige årsverk ved Det matematisk- naturvitenskapelige fakultet, Det medisinske fakultet og Norges fiskerihøgskole. I satsen inngår 0,2 tekniske årsverk per vitenskapelige årsverk. I kostnadene for teknisk personale inngår lønn og sosiale kostnader samt internhusleiekostnader (arealer). Dette er tekniske støttefunksjoner lokalt som besørger den daglige driften av laboratorier, utstyr, kjemikalier etc. Vitenskapelig utstyr Satsen representerer gjennomsnittskostnaden for årlig anskaffelse av vitenskapelig utstyr (avskrivninger) per vitenskapelige årsverk ved Det matematisk- naturvitenskapelige fakultet, Det medisinske fakultet og Norges fiskerihøgskole. Andre forhold Utgifter til spesielle driftsmidler knyttet til eksperimentell virksomhet (f eks kjemikalier) inngår ikke i satsen for teknisk infrastruktur. Det må i hvert prosjekt vurderes hvorvidt slike driftsmidler utgjør vesentlige beløp, og eventuelt med hvilket beløp slike driftsmidler skal inngå i beregning av kostnadene ved prosjektet. Utgifter til leie, drift og vedlikehold av fartøy og leie av Havbruksstasjon i Tromsø er ikke tatt inn i beregningene og satser for bruk av denne virksomheten må NFH beregne særskilt. For teknisk infrastruktur vil det kunne være vesentlige forskjeller mellom ulike fagmiljø når det gjelder hvilke fasiliteter og tekniske støttefunksjoner de enkelte prosjekter legger beslag på. Ved påslag for indirekte kostnader ved bruk av teknisk infrastruktur, må det vurderes hvorvidt standardsatsene gir et rimelig estimat for slike kostnader. Dersom det benyttes andre satser enn 3 Med utgangspunkt i at arbeidsåret for arbeidstakere i staten består av 1695 timer beregnes timesats til kr 133. side 4
standardsatsene i prosjekter som benytter teknisk infrastruktur, skal dette begrunnes og dokumenteres spesielt for det enkelte prosjekt. Også ved fakulteter og enheter som ikke inngår i beregningsgrunnlaget for standsatser for teknisk infrastruktur, vil det være aktuelt å inkludere kostnader ved teknisk infrastruktur i prosjektkostnadene. Dette vil blant annet kunne gjelde fagmiljø ved Tromsø museum (arkeologi, biologi), psykologi og visuelle kulturstudier. Det må i slike prosjekter fastsettes egne satser for teknisk infrastruktur med utgangspunkt i modellen som er beskrevet i dette dokumentet. side 5
Beregning av samlede kostnader og fastsetting av pris Tabellen under viser de samlede gjennomsnittskostnadene (direkte og indirekte kostnader) per vitenskapelige årsverk. Videre angir tabellen hvordan eventuelle påslag for risiko, fortjeneste og merverdiavgift, kan legges til i beregning av pris per årsverk. Direkte kostnader: Lønn inkludert sosiale kostnader 4 ekskl. prosjektspesifikke driftsmidler og investeringer Eksperimentelle Ikke-eksperimentelle fag fag 520 000 520 000 + Indirekte kostnader: Personlig arbeidsplass 300 000 300 000 Teknisk infrastruktur 225 000 0 = Sum kostnader per vitenskapelig årsverk 1 045 000 820 000 + Påslag risiko + Påslag fortjeneste = Pris per årsverk eksklusiv merverdiavgift + Merverdiavgift = Pris per årsverk inklusiv merverdiavgift Alle prosjekter skal vurderes med hensyn til mulig usikkerhet i kostnadsanslagene. Der en finner det nødvendig skal det gjøres et påslag for risiko for å ta høyde for eventuelt ikke-budsjetterte (uforutsette) merkostnader. Det er først og fremst ved fastpriskontrakter det er aktuelt med et slikt påslag. Universitetet har anledning til å beregne fortjeneste på eksternt finansierte prosjekter (gjelder oppdragsprosjekter). Fortjenestemarginen må vurderes ut fra konkurransesituasjonen i det aktuelle markedet. Det må i det enkelte prosjekt tas stilling til hvorvidt det skal beregnes merverdiavgift ved salg av tjenester før kontrakt/avtale undertegnes. Alternativt kan avtale/kontrakt inngås der det avtales pris eksklusiv merverdiavgift. Avklaring av merverdiavgiftspørsmålet må imidlertid skje før første faktura sendes oppdragsgiver. Bruk av standardsatser for indirekte kostnader ved budsjettering Standardsatsene for indirekte kostnader skal benyttes ved utarbeidelse av budsjett i forbindelse med alle typer eksternt finansierte prosjekter (forskningsprosjekter, EVU- prosjekter med mer). Alle eksternt finansierte prosjekter (både oppdrags- og bidragsprosjekter) skal fullbudsjetteres. Det vil si at alle kostnader, både direkte og indirekte, skal fremgå av prosjektbudsjettet. For oppdragsprosjekter er det krav om fullfinansiering fra oppdragsgiver, det vil si at eksterne inntekter skal dekke både direkte og indirekte kostnader ved prosjektet, jf statlig regelverk for eksternt finansiert virksomhet. 4 Lønnstrinn 59, det vil si ca 430 000 kr i årslønn (gjennomsnittslønn vitenskapelig årsverk ved UiT 2007) side 6
For bidragsprosjekter er det ikke krav om fullfinansiering fra ekstern bidragsyter. Det vil si at Universitet, etter en faglig vurdering, kan velge å gå inn med egeninnsats i slike prosjekter. Med Universitets egeninnsats menes differansen mellom budsjetterte kostnader (direkte og indirekte kostnader) og eksterne inntekter. Egeninnsatsen skal synliggjøres i prosjektbudsjettet. side 7