Hasvik kommune Hammerfest kommune Hasvik kommune Hammerfest kommune med kommunale foretak: Hammerfest Havn KF Hammerfest Eiendom KF Hammerfest Parkering KF Innbydelse til Konkurranse med forhandlinger For 2 år med Opsjonsmuligheter for 1 + 1 år Fra 01.01.2013 Anbudsfrist 26. april 2012 Vedlegg Vedlegg 1 Prisskjema Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Vedlegg 3 HMS erklæring Vedlegg 4 Svarskjema, tilbudsbrev Vedlegg 5 Alminnelig innkjøpsvilkår(kontraktsbestemmelser)
INNHOLDSFORTEGNELSE Side 1 Om anskaffelsen 3 1.1 Oppdragsgiver 3 1.2 Organisering av prosjektet 3 1.3 Beskrivelse av anskaffelsen 3 2 Instruks til tilbyder 3 2.1 Forespørselsdokumenter 3 2.2 Kommunikasjon 3 2.3 Kunngjøring 4 2.4 Prosedyre / konkurranseform 4 2.5 Avtalens varighet 4 2.6 Anskaffelsens omfang 4 2.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlag 4 2.8 Konfidensialitet 5 2.9 Frist for å be om anbudsdokumentene 5 2.10 Tilbudsfrist 5 2.11 Fremdriftsplan 5 2.12 Tilbudskostnader 5 2.13 Vedståelsesfrist og språk 5 2.14 Deltilbud og alternative tilbud 5 2.15 Endring og tilbakekall av tilbud 5 2.16 Forbehold 5 2.17 Opplysningsplikt 6 2.18 Offentlighet 6 2.19 Taushetsplikt 6 2.20 Habilitet 6 3 Kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav 6 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav 6 3.2 Skatteattest, mva og HMS attest 7 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 7 3.4 Leverandørens finansiell og økonomiske stilling 7 3.5 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner 8 4 Anskaffelsens kravspesifikasjon 8 5 Krav til tilbudet 8 5.1 Generelt 8 5.2 Avklaringer 9 5.3 Retting av åpenbare feil 9 5.4 Komplett tilbud 9 5.5 Ekspedisjon og fakturering 9 6 Oppdragsgiver behandling av tilbudene 9 6.1 Avlyse konkurransen 9 6.2 Tilbudsåpning 9 6.3 Bekreftelse på mottatt tilbud 9 6.4 Avvisning av tilbud 10 6.4.1 Obligatoriske avvisningsgrunner 10 6.4.2 Valgfrie avvisningsgrunner 10 7 Avgjørelse av konkurransen 11 7.1 Tildelingskriterier 11 7.2 Forhandlingsmøte 12 7.3 Meddelelse om hvem som er tildelt kontrakt 12 7.4 Implementering og oppfølging av avtalen 12 7.5 Overtagelse 12 7.6 Endring i abonnement/anlegg 12 8 Kontrakts- og betalingsbetingelser 12 8.1 Prisregulering 12 8.2 Arbeidsbetingelser 12 8.3 Kontraktsbestemmelse 12 8.4 Betalingsbetingelser 12 8.5 Oppsigelse og mislighold 13 9 Øvrige bestemmelser 13 9.1 Underleverandør 13 9.2 Forhold til tredjemann 13 9.3 Taushetsplikt 13 9.4 Force majeure 13 9.5 Rettsvalg og tvisteløsninger 13 Side 2 av 13
1 Om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgivere I forbindelse med et samarbeid mellom Hasvik og Hammerfest kommune inkludert kommunale foretak, Hammerfest Havn KF, Hammerfest Eiendom KF, Hammerfest Parkering KF, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandlinger i forbindelse med anskaffelse av levering og porteføljeforvaltning av strøm. Kommunene er lokalisert til vest-finnmark. Hasvik har et innbyggertall på 995 og Hammerfest på 9.934. Avtalen skal omfatte anskaffelse av levering og porteføljeforvaltning av strøm. De største forbrukerne for kommunene vil være: For Hasvik kommune: Teknisk etat. For Hammerfest kommune: Hammerfest Eiendom KF. Mer informasjon om kommunene finnes på våre internettsider: www.hasvik.kommune.no og www.hammerfest.kommune.no 1.2 Organisering av prosjektet Anskaffelsen ledes av en prosjektgruppe sammensatt av representanter fra begge kommuner og kommunale foretak. Oppdragsgiver har engasjert Eneas Energy AS ved Reidar Nervik til å bistå ved anskaffelsesprosessen. Endelig beslutning tas av prosjektgruppa. 1.3 Beskrivelse av anskaffelsen Leverandøren skal besørge Oppdragsgivers behov for elektrisk kraft (ca 27 GWh/år). Det skal utarbeides strategi for prissikring og forvaltning av kraftporteføljen. Videre skal Leverandør yte faktureringstjeneste og anleggsadministrasjon. Eventuell generell rådgivning og tilleggstjenester kan komme i tillegg. Elspot leveranser og porteføljeforvaltning til inntil 285 målepunkt og ca 27 GWh/år. 2 Instruks til tilbyder 2.1 Forespørselsdokumenter Konkurransegrunnlaget består av dette dokument samt: Vedlegg 1 Prisskjema Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Vedlegg 3 HMS erklæring Vedlegg 4 Svarskjema, tilbudsbrev Vedlegg 5 Alminnelig innkjøpsvilkår (kontraktsbestemmelse) 2.2 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig til Oppdragsgivers kontaktpersoner. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige tilbydere, i anonymisert form. Oppdragsgivers kontaktpersoner: Spørsmål stiles til: Navn Hammerfest kommune v/thone Bjørklund Postadresse Rådhusplassen 1, Postboks 1224, 9615 Hammerfest E-post thone.bjorklund@hammerfest.kommune.no Med kopi til: Navn Eneas Energy AS v/reidar Nervik Postadresse Ole Steensgt. 10, 3015 Drammen E-post reidar@eneas.no Side 3 av 13
Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers representant. Tilleggsopplysninger kan gis senest 10 virkedager før utløp av tilbudsfristen. 2.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN den 12. mars 2012. 2.4 Prosedyre/konkurranseform Anskaffelsen skjer i henhold til Lov om offentlig anskaffelser av 16. juli.1999 nr 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april.2006 nr 402, del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring (ett trinns modell). De tilbydere som oppfyller kvalifikasjons- og dokumentasjons kravene vil få sine tilbud evaluert. Tilbyderne vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildeles. Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på forsvarlig måte med lik behandling av leverandørene og for øvrig i samsvar med god konkurranseskikk. 2.5 Avtalens varighet Avtaleperioden vil vare fra 1. januar 2013 til 31. desember 2014 med opsjon på forlengelse for ytterligere 1 + 1 år, fram til 31. desember 2016. Varsel om benyttelse av opsjon vil gis i forkant av avtalens utløp. Ved en eventuell utløsning av opsjonene skal dette være på samme betingelser som kontraktsperioden. All kundebehandling skal foregå på norsk. Fullstendig kunngjøring finnes i Norsk Lysingsblads elektroniske database DOFFIN. 2.6 Anskaffelsens omfang De to kommunene har til sammen ca 11 tusen innbyggere. Volumet vil være avhengig av oppdragsgivernes budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer og det historiske kjøpsvolumet må derfor kun oppfattes som veilendende. Oppdraget er beskrevet i kravspesifikasjonen, vedlegg 2. Oppdragsgiver ønsker tilbud på en løsning som dekker de behov som er beskrevet i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen. Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. 2.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlag Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som Oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ettersende tilleggsopplysninger til anbudsinnbydelsen inntil 10 dager før anbudsfristen. Side 4 av 13
2.8 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelse av tilbud som konfidensielle. Oppdragsgiver skal behandle opplysninger gitt av tilbyder som konfidensielle. Dokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. 2.9 Frist for å be om anbudsdokumentene Siste frist for å be om anbudsdokumentene er 13. april 2012. 2.10 Tilbudsfrist Senest innen 26. april 2012 kl 12:00 må tilbudet være innkommet til: Hammerfest kommune Boks 1224, Rådhusplassen 1 9615 Hammerfest Att: Thone Bjørklund For sent innkomte tilbud vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgang og lignende. 2.11 Fremdriftsplan Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor med unntak av anbudsfristen er foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Kunngjøring Doffin databasen 12. mars 2012 Anbudsfrist 26. april 2012 Tilbudsåpning 27. april 2012 Evaluering / forhandling Uke 21 / 2012 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 23 / 2012 Klagefrist Uke 25 / 2012 Kontrakt inngås Uke 27 / 2012 2.12 Tilbudskostnader Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet skal i sin helhet dekkes av den respektive tilbyder. 2.13 Vedståelsesfrist og språk Leverandøren er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres på norsk. 2.14 Deltilbud og alternative tilbud Oppdragsgiver ønsker kun en leverandør, så deltilbud vil bli avvist. Det er ikke anledning å levere alternative tilbud på denne forespørselen. 2.15 Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 2.16 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold utover dette vil kunne bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet/tilbudet/vedlegg for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Side 5 av 13
Forbehold som ikke er priset, eller som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 2.17 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: hvorfor hans forespørsel om og delta er forkastet hvorfor tilbudet er avvist eller hvorfor hans tilbud ikke ble valgt Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.18 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd av 19. mai 2006 nr. 16. Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder opplyse om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, i så fall identifiser disse og begrunn hvorfor det anses som forretningshemmelighet. Dette skal tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller bes tilbyderen om å levere tre sett tilbud. Ett av tilbudssettene skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger (må merkes sladdet tilbud), og dette kan det bli gitt innsyn i. Oppdragsgiver kan overprøve tilbyders sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 2.19 Taushetsplikt Det gis ikke innsyn i delpriser / enhetspriser. Personopplysninger (CV eller lignende) er forretningshemmeligheter. I henhold til ny offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til leverandøren er valgt, ref. paragraf 23. tredje ledd. Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 2.20 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 3 Kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner, samt juridiske, finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut i fra innlevert dokumentasjon. Etter kvalifikasjonen vil tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene bli evaluert. Side 6 av 13
Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelsen som skal leveres. Oppdragsgover skal ta hensyn til leverandørens berettiget interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. 3.2 Skatteattest mva og HMS attest Oppdragsgiver har følgende krav til leverandør i henhold til regelverk. Det skal leveres to attester utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogd i Norge, og tilsvarende i det landet hvor tilbyder er etablert, som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Følgende etat utsteder for følgende type avgift/skatt: Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=9196 &epslanguage=no) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra anbudsfristen. Dersom tilbyders hjemstat ikke har opprettet ordning med skatteattester, skal egenerklæring overfor retts- eller forvaltningsmyndighet vedlegges tilbudet. Manglende skatteattester kan medføre avvisning av tilbudet, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt av kgl. res. 15. juni 2001, med endring 28. juni 2002. HMS- og skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling. Kvalifikasjonskrav Leverandøren og dennes underleverandør skal være lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest fra Foretaksregisteret Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som forskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens finansielle og økonomiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandørene og dennes underleverandører skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget / kontrakten. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, lik eller bedre enn A eller tilsvarende fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Alternativt kan siste års regnskap med revisorberetning fremlegges. Side 7 av 13
3.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag Leverandørens og dennes underleverandører skal ha tilstrekkelig kompetanse til å ivareta avtalens omfang. Kompetanse= utdanning + erfaring fra tilsvarende oppdrag Leverandøren skal gi en kortfattet beskrivelse av sin organisasjon Leverandøren skal være i stand til å gjennomføre finansiell- og fysisk handel Dokumentasjonskrav Beskrivelse av 3 tilsvarende gjennomførte oppdrag. En beskrivelse av betjeningsteamet leverandørene disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. CV på tilbud konsulenter/rådgivere/forvaltere, dette gjelder: Formell utdanning Relevant erfaring Relevante referanser Antall ansatte fordelt på avdelinger, samt hvordan dette er forutsatt å komme til anvendelse i forbindelse med eventuell kontrakt Leverandøren skal vedlegge kopi av omsetningskonsesjon og dokumentere sitt avtaleforhold med Nord Pool Spot og Nasdaq OMX Commodities 4 Anskaffelsens kravspesifikasjon Leveransen omfatter følgende tjenester: Besørge oppdragsgivers behov for elektrisk kraft. Rådgivning ved utarbeidelse av risiko- og strategidokument for forvaltning av kraftporteføljen og tilhørende forvaltningsmandater. Gjennomføring av valgt handelsstrategi og håndtering av finansielle kontrakter. Faktureringstjenester og anleggsadministrasjon - viderefakturering av nettleie. Håndtering av elsertifikater Oppfølging Eventuelt tilleggstjenester Kravspesifikasjoner er nærmere beskrevet i vedlegg 2, og vi ber tilbyder gjennomgå dette grundig og beskrive alle deler Oppdragsgiver har bedt om i kravspesifikasjonen. 5 Krav til tilbudet 5.1 Generelt Tilbyder skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Tilbudet skal være utformet på norsk. Alle priser skal være oppgitt i NOK og ekskl. mva. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer (1 original og 1 kopi), samt elektronisk i form av CD eller minnepinne (eventuelt også et sladdet eksemplar, jf pkt 2.18 Offentlighet). Vennligst ikke fest, stift eller bind tilbudet på en måte som vanskeliggjør kopiering. Det er ikke tillatt å oversende tilbud per elektronisk post eller telefaks. For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet ber vi om at anbudsdokumentene ordnes i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev datert og signert 2. Pris skjema (vedlegg 1) 3. Attest for betalte skatter og trygdeavgift 4. Attest for betalt merverdiavgift 5. Attest fra foretaksregisteret eller tilsvarende 6. Tilbyders økonomiske og finansiell stilling Side 8 av 13
7. HMS erklæring (vedlegg 3) 8. Svarskjema, tilbudsbrev (vedlegg 4) 9. Eventuelle forbehold med begrunnelse 10. Eventuelle kataloger, brosjyrer og lignende 11. Eventuell annen relevant informasjon som ikke passer inn under punktene overfor Tilbudet skal legges i lukket innpakning og merkes:. 5.2 Avklaringer Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: Klarlegge uklarheter og ufullstendigheter, såfremt uklarhetene og ufullstendighetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist Når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt. Dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har satt fram. 5.3 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 5.4 Komplett tilbud Tilbyder skal levere et komplett tilbud som oppdragsgiver kan bruke slik det er gitt. Alle kostnader i forbindelse med bruk av produktene eller utførelsen av tjenesten, skal være medtatt i tilbudsdokumentet. Detaljer som er nødvendig for at produktet / tjenesten skal fungere og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert, dersom ikke annet er oppgitt. 5.5 Ekspedisjon og fakturering Det skal ikke beregnes ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. Hvis tilbyder tar forbehold om dette, vil det bli regnet inn i totalprisen fra leverandøren. Faktureringsadresser er: Hasvik kommune, Postboks 43, 9593 Breivikbotn Hammerfest kommune, Fakturamottak, Postboks 1224, 9615 Hammerfest. Hammerfest Havn KF, Havnegata 1, 9600 Hammerfest Hammerfest Eiendom KF, Fakturamottak, Postboks 1224, 9615 Hammerfest Hammerfest Parkering KF, Fakturamottak, Postboks 1224, 9615 Hammerfest Fakturarutiner vil bli gjennomgått med den tilbyder som vinner konkurransen. Oppdragsgiver kan motta elektronisk faktura. 6 Oppdragsgiver behandling av tilbudene 6.1 Avlyse konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 6.2 Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. 6.3 Bekreftelse på mottatt tilbud Mottatt tilbud bekreftes innen 5 dager etter tilbudsåpning. Side 9 av 13
6.4 Avvisning av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med krav oppgitt i dette konkurransegrunnlaget/vedlegg. 6.4.1 Obligatoriske avvisningsgrunner Obligatoriske avvisningsgrunner i henhold til FOA 11-11 (1). Et tilbud skal avvises når: Det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen Det ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, jf 11-2 (1,3) Det er et alternativt tilbud avgitt i strid med 11-4 (Alternative tilbud). Oppdragsgiver kan ikke avvise et alternativt tilbud utelukkende med den begrunnelse at kontrakten vil endre karakter fra en tjenestekontrakt til en varekontrakt, eller omvendt Det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjon i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget Det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene 6.4.2 Valgfrie avvisningsgrunner Valgfrie avvisningsgrunner i henhold til FOA 11-11 (2). Et tilbud kan avvises når: Tilbudet, etter forsøk på avklaring etter 12-1 (Forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser) inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses som ubetydelige Det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, jf 11-12 Tilbudet ikke er signert, jf. 11-2 (2) (tilbudets utforming) eller på grunn av andre forbehold som ikke kan anses bindende Side 10 av 13
7 Avgjørelse av konkurransen 7.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav PRIS Prisskjemaet, vedlegg 1, skal fylles ut. Vurderes på bakgrunn av priser angitt i prisskjema. I sammenligningen tas det utgangspunkt i et årlig forbruk på 27 GWh og 285 anlegg. Det tas utgangspunkt i at det fysiske volumet handles 2 ganger finansielt. Volumene i sammenligningene er ikke forpliktende for oppdragsgiver. Jfr. Kravspesifikasjonen pkt. 1.3, 1.4, 1.5 FAKTURERING OG RAPPORTERING Vurderes ut i fra hvor godt tilbudt løsning passer oppdragsgivers krav, og videre skjønnsmessig i forhold til hensiktsmessighet, brukervennlighet og totalitet i forhold til konkurrerende tilbud. Jfr. Kravspesifikasjonen pkt. 1.10, 1.11, 1.12 OPPLEGG FOR PORTEFØLJEFORVALTNING/ FORVALTNINGSMODELL Forslag til handelsstrategi og mandater vil bli vurdert skjønnsmessig i forhold til hvordan oppdragsgiver opplever at tilbyder presenterer et godt tilpasset løsningsforslag. Videre vurderes punktet skjønnsmessig med bakgrunn i tilbudt opplegg for generell oppfølging og hvordan tilpasninger og endringer i handelsstrategien ved endrede markedsforhold implementeres. 50 % 20 % 30 % Andre poster leverandør mener vil få kostnadsmessige konsekvenser for gjennomføring av leveransen kan bli lagt til tilbudt pris før evalueringen. Laveste beregnet totalpris angitt i prisskjemaet vil få 10 poeng på en skala fra 10 0 hvor 10 er best. De andre prisene vil bli vurdert opp mot beste pris etter følgende formel: poeng = 10xPb/Pe der pe er den prisen som evalueres og pb er laveste pris. Det vil bli lagt vekt på dokumenterte løsninger som er i leveranse og hvor spesialtilpasninger for Oppdragsgiver ikke er nødvendig. Løsningene må beskrives og dokumenteres på bakgrunn av kravspesifikasjonen. Et godt gjennomarbeidet forslag til handelsstrategi og mandater som etter tilbyders oppdragsforståelse og markedsvurdering kan anbefales og implementeres direkte må presenteres. Ressursene som tilbys oppdragsgiver må presenteres, herunder hvordan og på hvilken måte disse er tilgjengelige og disponible for oppdragsgiver. Jfr.: Kravspesifikasjonen pkt. 1.5, 1.6, 1.7, 1.8, 1.9 Side 11 av 13
7.2 Forhandlingsmøter Oppdragsgiver åpner for at innledende forhandlingsmøter kan gjennomføres telefonisk eller via web. 7.3 Meddelelse om hvem som tildeles kontrakt Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt til alle deltakere i god tid før kontrakt inngås. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for å klage på beslutningen om tildeling. 7.4 Implementering og oppfølging av avtalen Oppdragsgiver legger i sitt arbeid med anskaffelser vekt på kommunikasjon, lojalitet og kunde- /leverandørutvikling. Implementering av avtalen krever ressurser av begge parter, og partene skal i fellesskap utarbeide en strategi for implementering av avtalen. Implementeringen planlegges så raskt som mulig etter kontraktsinngåelse. 7.5 Overtagelse Ved leverandørskifte skal leverandøren utføre det praktiske arbeidet med skiftet, og overføringen av abonnenter. 7.6 Endringer i abonnement/anlegg Nye anlegg/abonnement skal kunne tilknyttes avtalen i kontraktsperioden med de samme betingelser som gjelder for inneværende periode. På samme måte har Oppdragsgiver rett til å si opp inngåtte abonnement/anlegg i perioden. 8 Kontrakts- og betalingsbetingelser 8.1 Prisregulering Prisene skal være fast i avtaleperioden, men kan indeksjusteres en gang pr år, første gang 01.01.2015. Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke iverksettes før kommunen har godkjent prisendringen. 8.2 Arbeidsbetingelser Leverandørens ansatte skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Oppdragsgiver skal gis mulighet til å kontrollere at dette overholdes. 8.3 Kontraktsbestemmelse For oppdraget gjelder kontraktbestemmelser angitt i vedlegg 5, Alminnelige innkjøpsvilkår. 8.4 Betalingsbetingelser Fakturering skal skje ihht faktisk leveranse. Betalingsfrist netto 30 dager. Fakturagebyr aksepteres ikke. For å sikre rettidig betaling må kommunen ha mottatt og godkjent faktura senest 4 dager etter fakturadato. Fakturaen skal klart inneholde hva beløpet gjelder. Fakturaen skal ha referanse til gjeldende avtale og evt bilag. Faktura skjer til hver kommune, foretak eller kostnadssted/virksomhet. I samlefaktura skal det fremkomme kostnadssteder, evt. virksomhetens navn. Eventuell forsinkelsesrente beregnes iht lov om rente ved forsinket betaling av 12.12.1976, sist endret 12.12.2003. Rentenota skal ikke utstedes før kommunen er kontaktet. Alternative betingelser kan avtales. Side 12 av 13
8.5 Oppsigelse og mislighold Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist for å rette forholdet. Som vesentlig mislighold regnes blant annet: Leverandøren fakturerer til andre priser enn avtalt, betalingsbetingelser ikke overholdes, stadige leveringsforsinkelser og feil og mangler ved avtaleproduktene. 9 Øvrige bestemmelser 9.1 Underleverandører Leverandøren vil være fullt ansvarlig for utførelsen av underleverandørens oppgaver på samme måte som leverandøren selv sto for utførelsen. Dersom underleverandøren benytter avtalevilkår som er begrenset i forhold til leverandørens vilkår, kan disse bare gjøres gjeldende overfor oppdragsgiver dersom dette uttrykkelig og skriftlig er akseptert av oppdragsgiver. 9.2 Forholdet til tredjemann Leverandøren vil ikke ha adgang til å overføre rettigheter eller plikter etter avtalen til tredjemann uten skriftlig samtykke fra kommunen. 9.3 Taushetsplikt Partene, herunder deres representanter, ansatte og andre som er involvert i leveransen skal ha taushetsplikt overfor utenforstående om systemer og driftsopplegg, samt dokumentasjon vedrørende leveransen dersom ikke annet avtales skriftlig. Det samme vil gjelde annen informasjon som åpenbart har konfidensiell karakter, eller er taushetsbelagt i henhold til lov eller forskrift. Ved behov skal leverandører og deres eventuelle underleverandører undertegne erklæring om taushetsplikt som gjelder personalopplysninger. 9.4 Force majeure Dersom avtalens gjennomføring helt eller delvis hindres, eller i vesentlig grad vanskeliggjøres av forhold som ligger utenfor partenes kontroll og som de ikke burde ha forutsett ved avtalens inngåelse, suspenderes partenes plikter for så lang tid som forholdet varer. Slike forhold inkluderer forhold som etter norsk rett blir betraktet som force majeure. Som force majeure regnes også streik og lockout. Bestemmelsen gjelder ikke dersom den rammede part uten urimelig kostnad og ulempe kan overvinne følgene av de uforutsette hindringene. Den rammede part plikter å varsle den annen part straks dersom slike hindringer oppstår. Dersom hindringen varer eller må antas å vare mer enn 30 dager, kan avtalen sies opp av den annen part etter varsel på 3 uker. Den rammede part kan ikke gå fra avtalen etter dette punktet. Når hindringen opphører skal det opprettes dialog mellom partene med hensyn til videre samarbeid. 9.5 Rettsvalg og tvisteløsninger Kontrakten er i sin helhet underlagt og skal tolkes i henhold til norsk rett. Tvist mellom partene om tolkingen eller rettsvirkningene av denne avtalen løses ved forhandlinger. Fører ikke slike forhandlinger frem innen to uker fra tvisten oppstod, kan hver av partene bringe saken inn for de ordinære domstolene for avgjørelse. Verneting er tingsretten på stedet. Side 13 av 13