ArealKonsult AS Prosjektplan for felles overbygning for veilagene på Blefjell Vegforum Blefjell (arb.tittel) Prosjektplan.rtf 1
Innholdsfortegnelse... 1 Prosjektplan... 1 Innholdsfortegnelse... 2 1. Mål og rammer... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Formål... 3 2 Omfang... 3 2.1 Oppgaveomfang... 3 2.2 Avgrensning... 3 3 Prosjektorganisering... 4 3.1 Ansvarsforhold... 4 3.2 Øvrige roller og bemanning... 4 4 Beslutningspunkter, oppfølging og rapportering... 4 4.1 Krav til statusmøter, beslutningspunkter og dokumentasjon... 4 4.2 Krav til rapportering... 4 5 Risikoanalyse... 4 5.1 Kritiske suksessfaktorer... 4 5.2 Risikoevaluering... 4 6 Kvalitetssikring... 5 6.1 Organisering av kvalitetssikring... 5 6.2 Kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer... 5 7 Gjennomføring... 5 7.1 Hovedaktiviteter og underaktiviteter... 5 7.2 Milepæler... 6 7.3 Tids- og ressursplaner 2004... 6 7.4 Kostnader og finansiering... 6 8 Kontrakter og avtaler... 6 Prosjektplan.rtf 2
1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Et helhetlig veisystem på Blefjell til beste for våre brukere. 1.2 Formål Dagens 5 hovedveiforeninger søker å etablere et formalisert samarbeid (overbygning) med nærmere spesifiserte arbeidsoppgaver innen forvaltning/drift av eksisterende veinett på Blefjell. Delmål 1 Sammen med veilagene avklare/identifisere og konkretisere arbeidsoppgaver for Veiforum Blefjell. Delmål 2 Sammen med veilagene avklare aktuelle samarbeidsformer. Innstille på ønsket samarbeidsform samt utarbeide foreslag til retningslinjer/vedtekter for overbygningen. Delmål 3 Forankre samarbeidet/overbygningen i det enkelte veilag. 1.3 Rammer I denne prosjektplanen vil vi splitte opp ressursbehov mellom delmål 1, 2 og 3 da delmål 2 og 3 ikke er endelig definert før delmål 1 er gjennomført. Den totale kostnadsrammen for delmål 1 er NOK 25.000,- eks. mva. og reisekostnader. Prosjektoppstart er 01.02.04 og skal rapporteres senest 01.07.04. Egne beslutningspunkter angir tidspunkt for når prosjektet skal vurderes mht. behov for revidering av prosjektplan eller evt. innstilles/avsluttes. Eventuelle naturlige forskyvninger eller coaching roller utover tidsfrist avtales med PA. Tilsvarende gjelder eventuelle kostnader utover ramme. Det forutsettes at det avklares/avtales nærmere rammer for delmål 2 og 3 når delmål 1 er gjennomført. 2 Omfang 2.1 Oppgaveomfang Oppgaveomfanget begrenses til det organisatoriske ved å coache veilagene i prosessen frem mot en formalisert samarbeidsform. I arbeidet skal man legge til grunn den overordnede visjon og profil for et helhetlig veisystem for Blefjell. Viktige anbefalinger og signaler aktiveres fra foreliggende rapporter forstudie utviklingsplan, forstudie infrastruktur og prosjektplan for utviklingsplanarbeidet. 2.2 Avgrensning Prosesser knyttet til delmål 1 er inkludert i prisen. Prosjektplan.rtf 3
3 Prosjektorganisering 3.1 Ansvarsforhold Oppdragsgiver (OG): Prosjektansvarlig (PA): Programkoordinator (PK): Prosjektleder (PL): Prosjektmedarbeider (PM): Flesberg kommune Jon Gj. Pedersen, Rådmann i Flesberg kommune Grete Sønsteby, daglig leder Blefjell 2010 AS Anders Braaten, ArealKonsult AS Carl Erik Fagernæs, ArealKonsult AS (AB=Anders Braaten / CEF=Carl Erik Fagernæs) 3.2 Øvrige roller og bemanning Se egen organisasjonsmodell, Flesberg kommunes hjemmeside 4 Beslutningspunkter, oppfølging og rapportering 4.1 Krav til statusmøter, beslutningspunkter og dokumentasjon Som del av oppdraget inngår: o månedlige statusrapporter, aktivitet i perioden, evt. avvik og forslag til vedtak innen den 10. i hver måned. o Dokumentasjon og innspill Obligatoriske beslutningspunkt: Jan/feb 2004 vedr. oppstart av prosjektet. Juni 2004 vedr. avslutning av prosjektet. Planlagte beslutningspunkt: Medio februar 2004 vedr. valg av samarbeidsområder (Overbygningens arbeidsoppgaver). Ultimo februar 2004 vedr. intensjonsavtale med gjensidige forpliktelser. Medio mars 2004 vedr anbefaling av samarbeidsform. Ultimo mars 2004 vedr. anbefaling av retningslinjer/vedtekter. Medio april 2004 vedr. beslutning om og forankring av overbygningen i det enkelte veilag.. 4.2 Krav til rapportering Arealkonsult AS, i samråd med PA skal avgi godkjent rapport innen 20.06.2004. 5 Risikoanalyse 5.1 Kritiske suksessfaktorer 1) Minnelig ordning oppnås ikke (Veilag motsetter seg samordning, eller ser ikke nytten) 2) Tid til beslutningsprosess for de involverte. (Formelle vedtak i veilagenes ordinære/ekstraordinære årsmøter) 5.2 Risikoevaluering Det etableres en arbeidsgruppe bestående av representanter fra de akutelle veilagene med mandat til å fremarbeide forslag til en god felles løsning. Det må vurderes hvorvidt Prosjektplan.rtf 4
det er aktuelt å trekke inn andre aktører. Det må avsettes tid til intern behandling av de forslag som kommer opp i de enkelte veilag. 6 Kvalitetssikring 6.1 Organisering av kvalitetssikring Prosjektet kvalitetssikres i samsvar med PLP med bruk av styringsgruppe. Nødvendigheten av en separat/uavhengig kontroll av konseptplanene og framdrift i samarbeidsområdene vurderes løpende av PA. Eksempelvis kan det oppnevnes en uavhengig person eller firma med QA-ansvar. 6.2 Kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer I forhold til de kritiske suksessfaktorer som er definert under 5.1 skal det settes opp en tiltaksplan for å unngå disse. Slike tiltak eksempelvis være: o Stimulipakke for å motivere veilagene. o Definerte resultatmål, som er forstått og reelle å oppnå. o God informasjon underveis i prosessen. 7 Gjennomføring 7.1 Hovedaktiviteter og underaktiviteter Nedenfor presenteres hovedaktiviteter, samt særlig viktige underaktiviteter knyttet til den enkelte hovedaktiviteten for delmålet. Delmål 1 Sammen med veilagene avklare/identifisere og konkretisere arbeidsoppgaver for Veiforum Blefjell. HA 1.1. Definere felles arbeidsoppgaver. Konkretisere. HA 1.2. Synliggjøre gevinster/fordeler og ulemper ved en felles overbygning. HA 1.3. Veilagene inngår intensjonsavtale om videre samarbeid. Delmål 2 Sammen med veilagene avklare aktuelle samarbeidsformer. Innstille på ønsket samarbeidsform samt utarbeide foreslag til retningslinjer/vedtekter for overbygningen. HA 2.1. Definere aktuelle samarbeidsformer. Fordeler/ulemper veid opp mot aktuelle arbeidsoppgaver. HA 2.2. Utarbeide forslag til intensjonsavtale mellom veilagene HA 2.3. Utarbeide forslag til modell(er) for overbygning for veilagene. HA 2.4. Anbefale modell ihht. HA 2.4. HA 2.5. Utarbeide forslag til endelige retningslinjer/vedtekter for felles overbygning. Delmål 3 Forankre samarbeidet/overbygningen i det enkelte veilag. HA 3.1. Informasjon til den enkelte veieier underveis i prosessen. HA 3.2 Det enkelte veilag beslutter overbygning og evt. beslutter nødvendige Prosjektplan.rtf 5
vedtektsendringer i eget veilag. 7.2 Milepæler 20. februar 2004 HA 1.3 20.april 2004 HA 3.2 7.3 Tids- og ressursplaner 2004 Ressursplan må vurderes nærmere i fellesskap mellom (PA) PK og PL. Følgende ressurspersoner vil bli engasjert i prosjektet fra Arealkonsult AS (Følgende gjelder for delmål 1) Navn Dagsverk Anders Braaten ca 3 Carl Erik Fagernæs 7.4 Kostnader og finansiering Kostnadstype Kostnader Prosjekt- og prosessledelse Se kons.tj. Kurs/kompetanse/seminar 0 Konsulenttjenester 20 000 Programvare/lisenser 0 Møtevirksomhet 5 000 Skyss og kost 0 Uforutsette kostnader 0 Egeninnsats fra Flesberg kommune Egeninnsats fra Blefjell 2010 AS Egeninnsats fra grunneiere Sum 25 000 8 Kontrakter og avtaler Det inngås skriftlig kontrakt som er basert på prosjektplanen, men som angir betalingsbetingelser mv. Avtalen er basert på fastpris iht. prosjektplanen, men gjelder inntil et evt. beslutningspunkt som innebærer at prosjektet legges på is eller avsluttes eller må replanlegges. Avtalen kan da sies opp av PK med umiddelbar virkning, og godtgjørelse gjøres opp iht. sannsynlig ressursinnsats. I forhold til ressursbehov og kostnadsramme gjelder avtalen aktiviterer knyttet til delmål 1. Pr 23.01.2004 er dette uansett begrenset til kr 25.000,- eks. mva. Utarbeidelse av kartgrunnlag ligger utenfor denne fastprisavtalen. Prosjektplan er utarbeidet av Anders Braaten/Carl Erik Fagernæs Sokna/Tønsberg 23.01.2004 Prosjektplan.rtf 6