Konkurransegrunnlag Anskaffelse av rammeavtale for levering av frukt til ansatte i HELFO 1
Innholdsfortegnelse 1 Presentasjon av oppdragsgiver... 3 2 Om anskaffelsen... 3 3 Kontaktperson og kommunikasjon... 3 4 Om rammeavtalen... 4 4.1 FORMÅL... 4 4.2 OMFANG... 4 4.3 OPPDRAGSPERIODE... 4 4.4 KONTRAKT... 4 4.5 VERDI... 4 5 Konkurransegrunnlagets struktur... 4 6 Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler... 5 6.1 REGELVERK OG KUNNGJØRING... 5 6.2 KONKURRANSEFORM... 5 6.3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUD, SPRÅKKRAV ETC.... 5 6.4 TILBUDSINNLEVERING... 5 6.5 TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST... 6 6.6 RETUR AV TILBUD... 6 6.7 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 6 6.8 ALTERNATIVE TILBUD... 6 6.9 FORBEHOLD OG AVVIK... 6 6.10 ENDRING I KONKURRANSEGRUNNLAGET... 6 6.11 OFFENTLIGHET... 7 6.12 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 6.13 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV TIL TILBYDER... 7 6.14 KRAV TIL TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 8 6.15 KRAV TIL TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 8 6.16 KRAV TIL TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 8 7 Underleverandører... 8 8 Tildeling av kontrakt... 9 9 Avlysning og totalforkastelse... 9 10 Fremdriftsplan... 9 11 Krav til tilbudet - Dokumentliste og rekkefølge for dokumenter (tilbudsstruktur)... 11 2
1 PRESENTASJON AV OPPDRAGSGIVER Helseøkonomiforvaltningen (HELFO) er en ytre etat under Helsedirektoratet, og ivaretar sentrale helserettigheter gjennom forvaltning av viktige stønadsordninger for befolkningen. HELFO forvalter årlig omlag 30 milliarder kroner gjennom oppgjør til behandlere, leverandører og tjenesteytere, samt individuell refusjon av privatpersoners utgifter til blant annet legemidler, tannhelse og helsetjenester i utlandet. I tillegg har HELFO ansvar for fastlegebytter, frikort, Europeisk helsetrygdkort, behandlingstilbud ved fristavbrudd samt veiledningstelefonen 800HELSE (800 43 573). Organisasjonen har totalt 616 ansatte på 24 steder i Norge. Størrelse på de ulike lokasjonene varierer sterkt med hensyn til antall ansatte. Ledelsen og om lag 200 ansatte holder til i Tønsberg. Andre store arbeidssteder er Fredrikstad, Oslo, Sola, Ørsta og Mo i Rana. For mer informasjon om HELFO, se www.helfo.no. Spørsmål om anskaffelsen skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson Marius Gunneng, ved e-post til marius.gunneng@helfo.no. Interesserte tilbydere skal ikke kontakte andre ansatte hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 2 OM ANSKAFFELSEN HELFO ønsker å inngå rammeavtale på levering av frukt til HELFOs kontorer. Frukten skal leveres ren og hel i kurver/esker som egner seg for servering. Som nevnt ovenfor varierer størrelsen på de ulike HELFO-lokasjonene sterkt med hensyn til antall ansatte. Det er kun lokasjoner med en viss størrelse som omfattes av denne anskaffelsen. Oversikt over kontorene og leveringsadresser finnes i Bilag 1 Kravspesifikasjon Nærmere beskrivelse og krav til tjenestene som omfattes er gitt i Bilag 1 Kravspesifikasjon. 3 KONTAKTPERSON OG KOMMUNIKASJON Alle spørsmål om anskaffelsen skal rettes til HELFOs kontaktperson Marius Gunneng, ved e-post til marius.gunneng@helfo.no. All kommunikasjon med HELFO skal foregå på norsk. Spørsmål om anskaffelsen må være mottatt av HELFOs kontaktperson innen 23. oktober 2015. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form, og publisert på www.doffin.no som Kunngjøring 135718. HELFO forbeholder seg retten til å samle opp spørsmål før publisering. Det er tilbyders ansvar å sørge for å laste ned og gjøre seg kjent med opplysningene som blir lagt ut. 3
Interesserte tilbydere skal ikke kontakte andre ansatte hos HELFO enn nevnte kontaktperson. 4 OM RAMMEAVTALEN 4.1 Formål HELFO ønsker å tilby alle ansatte frukt på arbeidsstedet. Formålet er økt trivsel og bedre helse for alle som jobber i HELFO. Anskaffelsen skal dekke HELFOs behov for kjøp av frukt til ansatte. 4.2 Omfang Omfanget baserer seg på en ledelsesbeslutning i HELFO om innkjøp av frukt til HELFOs ansatte. Omfanget anslås til ca. 0,5 kg frukt per ansatt per uke. HELFO er ikke bundet av dette anslaget, og omfanget kan bli endret ved endret behov, f.eks. endringer i antallet ansatte og/eller ny beslutning i HELFOs ledelse. 4.3 Oppdragsperiode Oppdragsperioden vil være 1. januar 2016 til 31. desember 2017, men med ensidig opsjon (mulighet) for HELFO til 1 + 1 års forlengelse på ellers like vilkår. Se ellers Bilag 2 Avtaledokument. 4.4 Kontrakt Tilbydere skal basere sitt tilbud på Bilag 2 Avtaledokument. Eventuelle forbehold må angis i tråd med Konkurransegrunnlagets punkt 6.9. Bilag 2 Avtaledokument vil bli supplert med et tillegg («Bilag 2b») med en tekst om fakturering (hyppighet, EHF-format, betalingsfrist, adresse m.m.). 4.5 Verdi Rammeavtalens verdi anslås til 400 000,- 600 000,- kroner per år. For hele oppdragsperioden på fire år anslås verdien til 1 600 000,- 2 400 000,- kroner. 5 KONKURRANSEGRUNNLAGETS STRUKTUR Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med følgende bilag: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Avtaledokument Bilag 2b Tillegg til Bilag 2 Avtaledokument Bilag 3 Prisskjema Bilag 4 Egenerklæring vedrørende etiske forhold 1 1 Se forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008. Gjelder ved kjøp av tjenester og bygge- og anleggsarbeider som overstiger 1 million eks mva. 4
6 ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG KONKURRANSEREGLER 6.1 Regelverk og kunngjøring Saksnr. 15/118794 Anskaffelsen er omfattet av lov 2 og forskrift 3 om offentlige anskaffelser (heretter benevnt LOA og FOA). Kunngjøring foretas ved bruk av den offisielle norske kunngjøringsdatabasen (DOFFIN), se www.doffin.no og den offisielle europeiske kunngjøringsdatabasen (TED), jf. FOA 9-1. 6.2 Konkurranseform Anskaffelsen vil følge prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 4-2 bokstav a og 14-1 (1). Ved bruk av denne prosedyren, er det forhandlingsforbud jf. FOA 21-1. Dette innebærer at det ikke er anledning til å endre tilbudene, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Tilbyder må derfor inngi sitt beste tilbud ved tilbudsfristen. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13 (1) Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 6.3 Krav til utforming av tilbud, språkkrav etc. Tilbudet skal utformes på norsk og bestå av et datert og signert tilbudsbrev inneholdende kontaktopplysninger (navn, adresse, telefon og e-postadresse), bekreftet vedståelsesfrist og all dokumentasjon som oppdragsgiver ber om i konkurransegrunnlaget. Se punkt 11 for oppsummering av alle dokumenter tilbyder må levere som del av sitt tilbud. 6.4 Tilbudsinnlevering Tilbudet skal leveres i 2 papireksemplarer i hver sin ringperm og 1 elektronisk eksemplar på USB-minnepinne. Tilbud kan IKKE leveres helt eller delvis per e- post. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket, dobbel konvolutt. Konvolutten skal merkes med: HELFO konkurranse 15/118794, Fruktlevering og Åpnes kun av adressat 2 Lov av 16. juli 1999 nr. 69 med endringer, se http://www.lovdata.no/all/hl-19990716-069.html 3 Forskrift av 7. april 2006 nr. 402 med endringer, se http://www.lovdata.no/cgiwift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20060407-0402.html 5
Tilbudet skal sendes til: HELFO v/ Marius Gunneng Postboks 2415 3104 Tønsberg Besøksadresse: Kjelleveien 21 3110 Tønsberg Eventuelle kostnader tilbyder har ved utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på HELFOs konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert av HELFO. 6.5 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Tilbudsfrist er satt til 30. oktober klokken 12:00. Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen, dvs. at det ikke er tilstrekkelig at tilbudet er postlagt innen fristens utløp. For sent innleverte tilbud blir avvist jf. FOA 20-13. Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 1. desember 2015 klokken 24:00. Vedståelsesfristen skal bekreftes skriftlig i tilbudsbrevet. 6.6 Retur av tilbud Tilbudet vil ikke bli returnert til leverandør. 6.7 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud kun på deler av leveringsomfanget som beskrevet Konkurransegrunnlag og Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt 3.2. 6.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 6.9 Forbehold og avvik Alle forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget med vedlegg skal beskrives presist, entydig og klart av tilbyder, og skal fremgå av tilbudet. Det skal tydelig beskrives hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for pris, tjenesten eller andre forhold. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet. 6.10 Endring i konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver tar forbehold om endringer, tillegg eller modifikasjoner av konkurransegrunnlaget underveis. Slike eventuelle rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget vil ikke være vesentlige. Endringer, tillegg eller modifikasjoner vil bli meddelt alle leverandører skriftlig senest 5 dager før tilbudsfristens utløp. 6
Opplysningene som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en tilbyder, vil umiddelbart også bli gitt til alle de øvrige tilbyderne som har vist sin interesse for anskaffelsen. 6.11 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoller er offentlige for allmenheten etter at valg av tilbyder er gjort, jf. offentleglova 4 23 tredje ledd, jf. FOA 3-5. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i nevnte dokumenter, men likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt, jf. for eksempel forvaltningslovens 13 om drifts- eller forretningsforhold av konkurransemessig betydning. Tilbyder bes derfor levere et eksemplar av tilbudet i sladdet versjon. Opplysninger skal ikke være slettet fra dokumentet, men strøket over. Informasjonen fra leverandør er bare veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav iht. offentleglova. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen. 6.12 Kvalifikasjonskrav Formålet med kvalifikasjonskrav er å hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Kvalifikasjonskrav som oppgitt nedenfor, er ufravikelige minstekrav som alle tilbydere må oppfylle for å få delta i konkurransen. det vises til FOA 8-4 og 8-5. Dersom tilbyder er en del av en sammenslutning/virksomhet og baserer sine kvalifikasjoner og sitt tilbud på dette, må det tydelig dokumenteres at tilbyder reelt sett disponerer over sammenslutningens/virksomhetens ressurser/kapasitet. Det samme gjelder for eventuelle underleverandører/samarbeidspartnere. Tilbyder er ansvarlig for at disse oppfyller kvalifikasjonskravene. 6.13 Obligatoriske og ufravikelige krav til tilbyder Krav: Tilbyderen skal ha ordnede forhold tilknyttet skatteinnbetaling og merverdiavgift, jf. FOA 8-7 og 17-15 Dokumenteres ved: Skatte- og merverdiattest som ikke er eldre enn 6 måneder. Tilbyder må bestille og hente ut attest i www.altinn.no For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom 4 Lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 7
myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. 6.14 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav: Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak Tilbyderen skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. LOA 7 5 Dokumenteres ved: Firmaattest For utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Signert egenerklæring om etiske forhold, se bilag 4 6.15 Krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Tilbyder skal ha erfaring fra relevante og sammenlignbare oppdrag Dokumenteres ved: Informasjon om tilbyders viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert leveransenes verdi, tidsrom og mottaker (kunde) 6.16 Krav til tilbyders økonomiske og finansielle stilling Krav: Tilbyderen skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, eventuelt kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse 7 UNDERLEVERANDØRER Dokumenteres ved: Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom tilbyder planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og hvilken del/hvilke 5 Se forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008. Gjelder ved kjøp av tjenester og bygge- og anleggsarbeider som overstiger 1 million eks mva. 8
deler av kontrakten underleverandørene skal utføre. Det stilles samme krav til underleverandører som til hovedleverandør. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å underkjenne valg av underleverandør. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse skal bæres av hovedleverandør. 8 TILDELING AV KONTRAKT Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som har lavest pris for hele avtaleperioden på fire år. Se Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt 4 om prissettingen. Tilbudsprisen vil HELFO regne ut utfra oppgitte pris per kurv per lokasjon og vil bli multiplisert opp med HELFO sitt anslag over behov (fruktkurvstørrelse og antall kurver per lokasjon), jf Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt 3.2. Utregningen vil ta utgangspunkt i levering 45 uker per år over en fireårsperiode. Regnestykket vil etter dette se slik ut for lokasjon A: (Pris per kurv levert på lokasjon A) x (antall kurver per levering) x (antall leveringer pr uke) x (45 leveringsuker per år) x (4 år) = Kostnad per lokasjon i 4 år. Regnestykket vil bli gjentatt for alle lokasjonene, og total tilbudspris vil være summen av kostnader for samtlige lokasjon i 4 år. 9 AVLYSNING OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver har rett til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1(1). Oppdragsgiver kan også beslutte å forkaste samtlige tilbud, dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det jf. FOA 22-1(2). 10 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver vil gjennomføre anskaffelsesprosessen iht. følgende veiledende tidspunkter: Hendelse: Dato: Kunngjøring av anskaffelse og 18. september 2015 konkurransegrunnlag Frist for å stille spørsmål til 23. oktober 2015 klokken 12:00 konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist 30. oktober 2015 klokken 12:00 Evaluering 3. november 2015 Tildeling av kontrakt Kontraktsignering 13. november 23. november 9
Tilbudets vedståelsesfrist 11. desember 2015 klokken 24:00 Oppstart avtaleperiode 4. januar 2016 Tidsskjemaet kan bli forskjøvet dersom hendelser under gjennomføringen av konkurransen tilsier at forskyvning er nødvendig. 10
11 KRAV TIL TILBUDET - DOKUMENTLISTE OG REKKEFØLGE FOR DOKUMENTER (TILBUDSSTRUKTUR) Tilbudet skal vedlegges følgende dokumenter som skal nummereres i angitt rekkefølge: Nr Innhold Referanse 1 Signert tilbudsbrev, inkludert bekreftelse på Konkurransegr.lag pkt 6.5 vedståelsesfrist og opplysning om eventuelle forbehold 2 Utfylt prisskjema Bilag 3 Prisskjema 3 Besvarelse av alle punkter oppstilt i Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt 3 Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt 3 4 Skatte- og merverdiattest Konkurransegr.lag pkt 6.13 5 Firmaattest vedrørende lovlig etablert foretak Konkurransegr.lag pkt 6.14 6 Signert erklæring om etiske forhold Konkurransegr.lag pkt 6.14 og Bilag 4 Egenerklæring om etiske forhold 7 Informasjon om tilbyders viktigste relevante Konkurransegr.lag pkt 6.15 leveranser de siste tre år, inkludert leveransenes verdi, tidsrom og mottaker (kunde) 8 Kredittvurdering/rating Konkurransegr.lag pkt 6.16 9 Beskrivelse av eventuelle underleverandørene Konkurransegr.lag pkt 7 HELFO gjør oppmerksom på at det er tilbyder som bærer risikoen for at tilbudet vedlegges alle etterspurte dokumenter. Tilbyder har også risikoen for at andre etterspurte og ellers relevante opplysninger inkluderes i tilbudet. 11