Oppsummering av HMS arbeidet ved UMB 2008

Oppsummering av HMS arbeidet ved UMB 2008 UMB består av 8 institutter og 3 sentre. Det er for tiden rundt 3150 studenter ved universitetet. Det er ca. 940 ansatte ved universitetet, 495 av dem i vitenskapelige stillinger. En av universitetsstyrets sentrale ansvarsoppgaver er å påse at UMB fyller gjeldende krav til internkontroll og påse at arbeidsmiljøet ved UMB er forsvarlig. Rektor representerer universitetet utad og fører tilsyn med virksomheten. Administrerende direktør leder de sentrale administrative funksjonene, og har det overordnede utøvende ansvaret for at UMB har et gjennomgående system for helse, miljø og sikkerhet, og nødvendige beredskapsplaner. Rapporten er basert på rapportering fra sentrale aktører innen helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved enhetene (institutter og avdelinger). I 2008 ble det innført en ny årsrapporteringsrutine hvor enhetene svarer på HMS relaterte spørsmål via en nettbasert undersøkelse. Alle enheter har avgitt rapport og viser til et vidt spekter av aktiviteter og utfordringer. Oppsummering av tilbakemeldinger er lagt til som egne oversikter under de enkelte deltema. Tiltak for 2009 er prioritert på bakgrunn av tilbakemeldinger som har kommet frem i denne undersøkelsen. Tiltakene er oppsummert i egne tabeller. Universitetet har lavt tall sammenlignet med landsgjennomsnittet når det gjelder tradisjonelle måltall som sykefravær og skadefrekvens. Legemeldt sykefravær ved UMB var i 2008 på 3,6 % for begge kjønn, 4,9 for kvinner og 2,3 for menn. På landsbasis ligger fraværet på 6,0 %. Resultater av kartleggingen viser at det i 2008 har vært følgende utvikling innen HMS internkontroll ved UMB: - tydeligere rolle- og ansvarsfordeling innenfor HMS området - videreføring av friskvernsatsning med treningstilbud på enhetene og trening for ansatte i GG-hallen - satsing på kompetanseoppbygging gjennom lederopplæring, stressmestringsseminar, risikoseminar, brannvernopplæring og fokus på trening og kosthold - miljøarbeidet har fokusert på arbeidet med å redusere forbruk av energi, papir og vann samt holdningsskapende arbeid lokalt - ny sikkerhetsleder og brannvernleder har startet arbeidet med revisjon av sikkerhet-, beredskap- og brannvernarbeidet ved UMB UMB har fortsatt utfordringer innen HMS området. I rapporten foreslås tiltak innenfor psykososialt arbeidsmiljø, miljø, sikkerhet og brannvern. Systematisk arbeid med disse arbeidsområdene vil styrke HMS arbeidet ytterligere i kommende år. UMB, 12.05.09 Nils Dugstad Administrerende direktør

Årsrapport HMS 2008 Innholdsfortegnelse Oppsummering av HMS arbeidet ved UMB 2008... 4 Personal- og organisasjonsavdelingen (POA)... 8 Overordnet HM-arbeid... 8 Sykefravær og IA-avtalen... 9 Personskader og nestenulykker... 10 Arbeidsmiljøutvalget (AMU)... 10 Bedriftshelsetjenesten Follo BHT... 11 Elektronisk stoffkartotek... 12 Hovedverneombud og verneombud... 12 Økonomiavdelingen... 13 Ytre miljø... 13 Drift- og serviceavdelingen... 14 Sikkerhet og beredskap... 14 Brannvern... 14 Strålevern... 15

Personal- og organisasjonsavdelingen (POA) Overordnet HM-arbeid POA har ansvar for å være pådriver og rådgiver i prosesser knyttet til samarbeidsproblemer og konflikter med forankring i arbeidsmiljøet. Av sammensatte årsaker har det vært behov for å tilby enkelte tilsatte nye arbeidsoppgaver. POA har hatt ansvar i prosesser med omstilling eller omplassering av overtallige og/eller personer i utsatte situasjoner. POA har i løpet av året hatt jevnlige samtaler med seniorer som nærmer seg pensjonsalder om arbeidssituasjon, framtid og pensjonsmuligheter. Avdelingen har innehatt koordinatorrollen mellom bedriftshelsetjenesten og enhetene, både formelt og praktisk. IA-arbeid, AMU, årsrapportering og kompetanseoppbygging er en del av faste HMS-oppgaver som POA har ivaretatt de siste årene. HMS-rådgiver i POA har i tillegg deltatt på befaringer på enhetene og i nasjonale HMS nettverk. Andre HMS relaterte saker i POA i 2008: - utarbeidelse av etiske retningslinjer, veileder for medarbeidersamtaler, ny årsrapporteringsrutine fra enhetene og feltarbeidsrutine - tilsyn fra arbeidstilsynet (referatsak US 205/2008 og AMU-sak 26/2008) - sluttrapport på HMS prosjektet - kartlegging av kollektivtilbudet til og fra UMB - oppstart av arbeidet med varsling - tilbud om å kunne gi blod (blodbuss til UMB) - valg av hovedverneombud og verneombud HMS relaterte kurs og seminarer (målgruppe): - Trening, kosthold og helse (Sigmund B. Apold-Aasen, olympiatoppen, allmøte) - Stressmestring (Kristin Dille, allmøte og kurs for studieveiledere) - Balansert risikostyring (Lars Wessel Johnsen, allmøte) - HMS opplæring for ledere (advokat Frode Samuelsen, avdelingsdirektører og instituttledere) - UMB som grønt universitet (LMU/AMU) Oppsummering av årsrapportering fra enhetene: - Det har vært fokus på implementering av medarbeidersamtaler som verktøy i oppfølging av ansatte i 2008. Enhetene rapporterer at fra ca. 20 % til 95 % av de ansatte har gjennomført en medarbeidersamtale i fjor. - Enhetene ønsker flere sentrale førstehjelpskurs samt felles rutiner for nytilsatte. - 4 av 14 enhetsleder mangler obligatorisk HMS opplæring, 4 enheter mangler egen handlingsplan for HMS og 6 enheter har skriftlig delegert HMS oppgaver til medarbeidere. Tiltak i 2009 Alle ansatte får tilbud om medarbeidersamtale 2009 Enhetsledere HMS opplæring for ledere med fokus på lederansvar 2009 POA Tilbud om førstehjelpskurs til alle enheter 2009 POA Starte revisjon av fellesrutiner for nytilsatte 2009 POA Opprette HMS forum med møter 1-2 ganger i halvåret Mars 2009 POA Handlingsplan sentralt på nettet Juni 2009 POA

Ny årsrapporteringsrutine fra enhetene Jan 2009 POA Regelmessige HMS kampanjer Kont. POA Årshjul HMS og rutine for revisjon av HMS system Sept. 2009 POA Sykefravær og IA-avtalen Legemeldt sykefravær ved UMB var i 2008 på 3,6 % for begge kjønn, 4,9 for kvinner og 2,3 for menn. Sammenlignet med 2004, året før UMB ble IA-bedrift, har sykefraværet vært synkende for begge grupper, henholdsvis for kvinner med 2,5 % og for menn 0,3%. UMB har i de senere årene hatt et lavt sykefravær. På landsbasis ligger fraværet på 6,0 %. Sykefravær Stillingskategori Egenmeldt Legemeldt Sykefraværsdagsv. Sykefraværspros. Sykefraværsdagsv. Sykefraværspros. Menn Kvinner Menn kvinner Menn Kvinner Menn kvinner Alle stillingskategorier 357,6 459,6 0,41 0,64 2051,5 3556,7 2,3 4,9 Tabellen gjenspeiler fraværet de 3 første kvartalene i 2008. Sykefraværet ved UMB er allerede såpass lavt at det kan være urealistisk å ha ambisjoner om å senke dette. Utfordringen er snarere å sørge for god arbeidskvalitet for arbeidsstokken slik at de opprettholder fysisk og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Dette kan gjøres ved å videreføre det forebyggende arbeidet. Gjennom IA-avtalen har UMB benyttet seg av tilretteleggingstilskudd fra NAV til vikartjenester og til innkjøp av tilrettelagte kontorarbeidsplasser for sykemeldte og for tilsatte i faresonen for sykmelding. Det har vært foretatt opplæring i IA-arbeid for institutter, ledere og personalarbeidere i tidsrommet 2005-2008. UMB har i over et år hatt et tilbud om Redcord-trening for ansatte. Mange ansatte har allerede fått tatt del i gruppe eller individuell trening gjennom Follo Bedriftshelsetjeneste. Dette har vært trening beregnet på ansatte i gruppe 1 eller 2 beskrevet under. 1. Forebygger overbelastning og skader hos friske arbeidstakere (gruppetrening) 2. Forhindrer at de med plager forsvinner ut i sykemelding (individuell trening) 3. Hjelper sykemeldte arbeidstakere tilbake i jobb (Neurac) I 2008 fikk UMB innvilget tilretteleggingstilskudd fra NAV for å kunne prøve ut en ny treningsmetode kalt Neurac for de som tilhører gruppe 3. Neurac er en ny treningsmetode for muskel- og skjelettplager utviklet av Redcord som aktiverer de deaktiverte musklene og gjenoppretter normal funksjon. Dette kan gi umiddelbar smertelindring fra akutt eller kronisk smerte, ofte etter kun én behandling. 20 personer, som enten hadde vært sykemeldt på grunn av muskel- og skjelettplager de siste 6 månedene eller var sykemeldt da behandlingen startet, ble plukket ut til dette unike prøveprosjektet. Prosjektet vil bli avsluttet og evaluert våren 2009.

Oppsummering av årsrapportering fra enhetene: Halvparten av enhetene svarer at alle ansatte har fått tilbud om IA-opplæring og informasjon om sine rettigheter og plikter. Flere av enhetene etterspør mer informasjon og opplæring til enhetens ansatte. Tiltak for 2009 Tydeliggjøre arbeidsgivers oppfølgingsansvar i gjennom 2009 POA lederopplæring og personalforum Kurs for ledere: 1. Håndtering av personkonflikter og trakassering 2009 POA 2. Når nok er nok kurs NAV 2009 POA Gjennomgang av IA-arbeid i årsplan/hms årsrapportering 2009 POA Revisjon av rutiner innen arbeidsplassvurderinger og søknad om 01.2009 POA tilskudd fra NAV Fortsette opplæring på Redcord POA/BHT Fast møtedag (en gang i måneden) for 12 ukers dialogmøte 01.2009 POA Øke tilbudet om samtaler med psykolog/bedriftssykepleier til 2009 POA/BHT enkeltpersoner ved problemer ved arbeidsrelaterte forhold Informasjon om UMBs medarbeidersamtalevertøy som en del av 2009 POA lederopplæring samt som egen sak i personalforum Stressmestringsseminar tilbud til alle ansatte 09.2009 POA Personskader og nestenulykker I løpet av 2007 ble det rapportert 11 mindre hendelser ved UMB. De alvorligste var to kutt i hendene under laboratoriearbeid. Ansatte ved enheter med mye praktisk arbeid er mest utsatt. Tiltak for 2009 Mer fokus på avviksrapportering og oppfølging av hendelser ved enhetene POA Arbeidsmiljøutvalget (AMU) I 2008 ble det avholdt 4 møter i AMU. Et av møtene var et fellesmøte sammen med læringsmiljøutvalget (LMU) med fokus på UMB som det grønne universitetet. Saker som har vært diskutert i AMU i 2008 har vært: - fusjon med NVH og arbeidsmiljø - nye bygninger hvordan sikre en god prosess? - nye kontrakter med SiÅs hvordan sikre de ansatte et godt tilbud? - ny feltarbeidsrutine - videre arbeid med brannvern, sikkerhet og beredskap - sluttrapport på HMS-prosjektet - bilfritt Campus - kollektivtilbudet til og fra UMB - bysykkel - markedsverdi med ISO sertifisering - nytt anbud på avfallshåndtering

- miljøperspektiv i nye kontrakter med SiÅs - videre arbeid med ytre miljø på UMB - medbestemmelse i fusjonsprosessen - rapport fra arbeidstilsynet - byggeprosjekter - blodbuss - oppsummering av bedriftshelsetjenestens arbeid i 2008 Aktuelle saker for AMU 2009 Aktuelle saker i forbindelse med fusjon Medbestemmelse Rutiner for varsling Rutiner for mottak av nytilsatte Grunnlagsdokument for sikkerhet POA POA POA POA Bedriftshelsetjenesten Follo BHT UMB har avtale med Follo Bedriftshelsetjeneste. Innenfor avtalen kan Follo Bedriftshelsetjeneste blant annet bidra med følgende: - ergonomisk vurdering/veiledning - redcord-opplæring (slyngetrening) - rådgivning relatert til arbeidsmiljø: fysisk, kjemisk og psykisk - måling av støy og luftkvalitet - spørsmål om helsefarlige stoffer - arbeidshelseundersøkelser - helserisiko knyttet til arbeidssituasjonen Tabellen viser hvordan timene for generelle BHT-timer er fordelt i hovedgrupper. Utført Planlagt Møter, IK-arbeid og adm. 122 142 Helsekontroller, vaksiner, resepter o.l. 94,5 94,5 Inspeksjoner og målinger 44 55 Rådgiving og undervisning 12,5 21,5 Møter og utvalg 23 36 Redcordtrening 230 230 Sum 526 579 Tabellen viser at en stor del av timene har gått med til møter og administrasjon. En stor del av dette er presentasjon av bedriftshelsetjenesten for instituttene. Helsekontroller, vaksiner og resepter er den neste største andelen. Tilbakemelding fra deltagere på redcordtrening har vært positiv i form av redusert smerteopplevelse eller økt arbeidsevne. Tiltak for 2009 Synliggjøring av BHT på enhetene Fokus på målrettede helsekontroller Videreføring av arbeidet med redcordtrening Samordning av arbeidet mellom BHT og NAV POA/BHT POA/BHT POA/BHT POA

Elektronisk stoffkartotek I 2001 inngikk UMB kontrakt med Ecoonline AS om levering av et felles stoffkartoteksystem. Det er nå etablert en lokal database med over 8000 stoffer og kjemikalier. I tillegg har UMBs brukere tilgang på nesten 150.000 andre stoffer og kjemikalier. Det er et generelt inntrykk at ansatte på laboratoriene har god oversikt over faremomentene til stoffene de bruker, og at datablader er lett tilgjengelig i nærheten av arbeidsplass. Det er registrert betydelige svakheter når det gjelder å implementere viktige deler av systemets bruksområder. Øverste ledelse er informert, og følgende tiltak er iverksatt i 2008: opprydding i kartoteket for å luke bort feil, og registreringer uten godkjent datablad stoffkartotekansvarlig for UMB skal bistå aktuelle institutter og avdelinger i arbeidet med å igangsette risikovurderinger og substitusjonsvurderinger. en arbeidssamling med laboratorieansatte for å informere om arbeidet med risikovurderinger, samt få innspill om behov og usikkerheter omkring dette arbeidet. Opplæring i bruken av Ecoonline ved risikovurdering og substitusjonsvurdering av kjemikalier og stoffer er i gang, og skal danne grunnlaget for vurdering av et system for eksponeringsregistrering av ansatte. Oppsummering av årsrapportering fra enhetene: - Det er god opplæring på laboratoriene i bruk av verneutstyr, førstehjelp og sikkerhet. Opplæring ble gitt på engelsk ved behov. - Ved enheter med laboratorier er det gode rutiner for kjøp, merking og oppbevaring av kjemikalier. - Når det gjelder bruk av stoffkartotek har to av seks enheter stoffkartoteket som ikke er oppdatert i henhold til forskrift og mangler rutiner for substitusjon av kjemikalier. - Tre av seks enheter har ustabile avtrekk og/eller ventilasjonssystemer. Enhetene kommenterer at dette utgjør en risiko i forbindelse med arbeidet med farlige kjemikalier. Tiltak 2009 Opplæring i risikovurdering av stoffer og kjemikalier Risikovurdering av stoffer og kjemikalier ved alle aktuelle enheter Hovedverneombud (HVO) og verneombud Jon Grønli Olafsen (Drift- og serviceavdelingen) har vært hovedverneombud i 2008. I desember 2008 ble det valgt nye verneombud og nytt hovedverneombud. Pål Sebergsen (Drift- og serviceavdelingen) ble valgt som hovedverneombud fra 1.1.2009. HVO har deltatt i en del saker om fysisk arbeidsmiljø. HVO har arrangert to samlinger med verneombudene i 2008. I den ene ble det arrangert førstehjelpskurs, og i den andre ble det holdt foredrag om psykososialt arbeidsmiljø i omstilling. I oktober deltok HVO på hovedverneombudskonferanse på Svalbard hvor alle universitetene i Norge var representert. Tiltak for 2009 Opplæring for nye verneombud Verneombudets rolle fusjon Avklaring av verneombudets rolle i det psykososiale arbeidet ved UMB POA Kont. POA

Økonomiavdelingen Ytre miljø I henhold til UMBs miljøstrategi skal universitetets virksomhet være miljøvennlig. Miljøhensynet skal integreres i styringssløyfen så vel som i den totale driften av virksomheten. Forbedring og vedlikehold av det ytre miljøet ivaretas både av enheter, ansatte og studenter. Dette har hatt stor betydning for resultatene UMB har oppnådd på dette området. I 2008 ble miljøkoordinator flyttet til Innkjøpsseksjonen ved Økonomiavdelingen. Dette skal sikre miljøgevinster gjennom innkjøpsprosesser slik at rammeavtaler og protokollpliktige kjøp er i tråd med miljøstrategi og UMBs miljøsertifisering etter NS-EN ISO 14001. UMBs miljømål for 2008: redusert forbruk av energi, papir og vann miljøvennlige innkjøp kildesortering og reduksjon av restavfallet gjenbruk av UMBs brukte PC er i utviklingsland klimaregnskap redusert reisevirksomhet miljøandeler i forskning og undervisning holdningsskapende arbeid lokalt Fullstendig oversikt over alle måltall for 2008 vil bli tilgjengelig i løpet av 2009, men foreløpige tall tyder på reduksjoner i deler av forbruk og utslipp. UMB har ikke nådd målsettingen om et opplegg for redusert reisevirksomhet, samt at kildesortering har et forbedringspotensial. Oppsummering av årsrapportering fra enhetene: - Det er gjennomgående gode rutiner for tiltak for gjenvinning av avfall og for reduksjon av papir- og energibruk. - Kun tre enheter har egne rutiner for telefonmøter. Det rapporteres om manglende utstyr til videokonferanser. - Enhetene har ikke hatt fokus på reduksjon av bilbruk eller vannforbruk. De etterspør felles miljøkampanjer. Mål 2009 Øke miljøvennlige innkjøp Redusere papirforbruk Redusere energiforbruk Ny renovasjonskontrakt Redusere miljøutslipp Redusere tjenestereiser Redusere vannforbruk Holdningsskapende arbeid lokalt - miljøkampanje Synliggjøre miljøbidrag fra forskning og undervisning

Drift- og serviceavdelingen Sikkerhet og beredskap For 2008 har det ikke vært større avvik på fysisk sikkerhet. 90 % avvikene ble lukket på stedet av innleid vaktselskap G/4/S. Eksempler på avvik er: - Åpne hoveddører etter stengetid - Åpne vinduer etter stengetid - Alarm utløst pga. feil bruk - Personer uten id (bekreftet id på stedet) I 2008 har alle avvik vært mulig å lukke. UMB står allikevel ovenfor flere utfordringer når det gjelder sikring av mennesker, bygninger og øvrig verdier. Pr i dag har UMB et minimumsbudsjett til fysisk sikring. Det medfører at det til tider tas en risiko med henblikk på verdier (datautstyr, forskningsmateriell etc.). Vi har flere bygg som er for dårlig sikret i forhold til risiko. I 2008 har det ikke vært hendelser hvor bruk av beredskapsplanen har vært nødvendig. Dagens beredskapsplan som er basert på et industrivern, er moden for oppdatering i løpet av 2009 slik at den tilpasses dagens drift ved UMB. Oppsummering av årsrapportering fra enhetene: - Det er god adgangskontroll på områder med personalopplysninger, genmodifiserte organismer, strålevern, farlige kjemikalier og sensitivt forskningsmateriale - Ni av fjorten enheter rapporterer at ansatte er lite kjente med UMBs varslingsrutiner ved en alvorlig hendelse - To av syv enheter har innarbeidet ny rutine for feltarbeid i 2008 - To av ni enheter mangler skriftlige rutiner for arbeid som medfører økt risiko - Alle ansatte som bruker maskiner og utstyr rapporterte at alle har obligatoriske sertifikater Tiltak for 2009 Utarbeide grunnlagsdokument for sikkerhet Risiko- og sårbarhetsanalyse innføring av nytt verktøy Gjennomgang av sikkerhetsorganisasjon Starte opp arbeidet med ny beredskapsplan Brannvern I 2008 ble det gjennomført flere tekniske og organisatoriske brannverntiltak, som følger: Tekniske tiltak: - Nytt nødlysanlegg i meieribygget - Opprusting av brannalarmanlegg i husdyrbyggene - Lukking av avvik fra branntilsyn foretatt i 2007 - Oppfølging av sluttfase Sørhellingabygget - Løpende oppfølging og vurderinger av brannverntiltak i nye byggeprosjekter

Organisatoriske tiltak: - Gjennomført branntilsyn på 14 særskilte objekter - 2 lokale brannkoordinatorer har vært på brannvernlederkurs - Arrangert 2 samlinger med de lokale brannkoordinatorene - Utarbeidet generell branninstruks opplæringsmanual for UMB - Bistått brannkoordinatorene med brannøvelser Oppsummering av årsrapportering fra enhetene: - Fem av fjorten enheter har gjennomført brannvernopplæring - Elleve enheter av fjorten gjennomførte en årlig brannvernøvelse Tiltak for 2009 Bytte ut brannalarmanlegg i meieribygget og hovedfløy på IMT Lukke tekniske avvik fra branntilsyn foretatt i 2008 Implementere generell branninstruks opplæringsmanual for UMB Utarbeide og implementere et foredrag i brannopplæring for studenter og ansatte Strålevern Isotoplaboratoriet ved UMB/IPM v/professor Brit Salbu og Førsteamanuensis Lindis Skipperud er strålevernansvarlig for UMB og forskningsinstituttene på Campus Ås. De årlige strålevernkontroller ble utført på UMB og instituttene i løpet av 2008 av kvalifisert personale fra Isotoplaboratoriet v/umb. Samtlige laboratorier ble godkjent for videre arbeid med radioaktive løsninger. De kommentarer og påbud som ble rapportert for hvert enkelt laboratorium ved UMB hvor det ble benyttet åpne radioaktive kilder i 2008, finnes vedlagt denne rapporten. Undervisning Isotoplaboratoriet har holdt ordinært kurs KJ350 Radioaktivitet og strålevern (10 studiepoeng) på hovedfag/dr. grads nivå høst 2008. Kurset bidrar til å gi de som arbeider med radioaktivitet adekvat utdanning, og studenter med bestått eksamen får brukertillatelse. Brukere som ikke har dette kurset må dokumentere tilsvarende utdanning før brukertillatelse gis. Doseavlesning fra Strålevernet Alle dosekort som benyttes av personale ved UMB, avleses av Statens Strålevern. Det har dessverre vært en del feil-avlesninger fra Strålevernets side det siste året, noe som er uakseptabelt for oss. Vi ser oss nødt til å kreve bedre kvalitetssikring av disse avlesningene fra Statens Strålevern hvis vi skal fortsette å kjøpe denne tjenesten fra dem. Alternativt bør UMB vurdere å gå til innkjøp av nødvendig utstyr og utføre disse avlesningene selv for å sikre godt strålevern for ansatte ved UMB og instituttene på Campus Ås. Oppsummering Arbeidet med radioaktive kilder ved UMB følger de kravspesifikasjonene som er gitt i Strålevernets rammetillatelse. Tiltak for 2009 Sjekke alternative muligheter for dosekontroll Strålevernansvarlig