SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 16.06.2008 kl. 10:00 14:00 Møtested: Trondheim Katedralskole Saknr: 34/2008-41/2008 Arkivsak: 200809951 Møteleder Hanne Dyveke Søttar (Fremskrittspartiet) Møtende medlemmer Hanne Dyveke Søttar (Fremskrittspartiet) Kirsten Olava Hofstad (Sosialistisk Venstreparti) Eivind Stende (Det Norske Arbeiderparti) Forfall Hans Bøe (Venstre) Møtende varamedlemmer Petter A. Hosen (Fremskrittspartiet) Fra administrasjonen møtte Per O. Johansen, Konsek IKS Hanne Kongsvik, Konsek IKS, møtesekretær Torbjørn Berglann, Revisjon Midt-Norge IKS sak 36 og 37 I forkant av ordinært møte ble det gitt orientering om virksomheten på Trondheim Katedralskole, ved ass. rektor Reidar Volden.
Merknader til innkallingen: Det ble i møtet bemerket at Anne Randi Græsli skulle ha vært innkalt da hennes permisjon fra kontrollutvalget løp til 2. juni 2008. Ved en feiltakelse var innkalling ikke foretatt. Arkivsak: 200710593 Sak 34/2008 Godkjenning av møtebok Kontrollutvalget 16.06.2008 34/2008 Møtebok fra kontrollutvalgets møte 22.05.2008 godkjennes Møtebok fra kontrollutvalgets møte 22.05.2008 godkjennes Arkivsak: 200710593 Sak 35/2008 Referatsaker Kontrollutvalget 16.06.2008 35/2008 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering 2
Arkivsak: 200811790 Sak 36/2008 Rapport fra gjennomført forvaltningsrevisjon seniorpolitikk Kontrollutvalget 16.06.2008 36/2008 Fylkestinget Kontrollutvalget tar innholdet i framlagt forvaltningsrevisjon om oppfølging av til orientering, og slutter seg til revisors anbefaling. Rapporten oversendes fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar innholdet i framlagt forvaltningsrevisjon om oppfølging av til orientering, og slutter seg til revisors anbefaling. Følgende omforente forslag ble fremmet: Tillegg til innstillingens 1. avsnitt - ny 2. setning: Kontrollutvalget merker seg at mange ansatte i Sør-Trøndelag fylkeskommune mangler kunnskap om fylkeskommunens seniorpolitikk, eller fått tilbud om tiltak som omfatter. Tillegg til innstillingens 2. avsnitt: Fylkestinget ber om at fylkesrådmannen vurderer tiltak som bidrar til å bedre måloppnåelsen i fylkeskommunens seniorpolitikk. Dette innbærer blant annet: å sikre at ledere og ansatte blir kjent med tiltakene og mulighetene som ligger i å etablere rutiner for årlig tilbakerapportering fra enhetene om måloppnåelse i øvrige tiltak som motiverer for å legge til rette for at ansatte står lengre i arbeid, blant annet en vurdering av forsikringsordningen knyttet til avtalefestet pensjon mv. Kontrollutvalget tar innholdet i framlagt forvaltningsrevisjon om oppfølging av til orientering, og slutter seg til revisors anbefaling. Kontrollutvalget merker
seg at mange ansatte i Sør-Trøndelag fylkeskommune mangler kunnskap om fylkeskommunens seniorpolitikk, eller fått tilbud om tiltak som omfatter. Rapporten oversendes fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar innholdet i framlagt forvaltningsrevisjon om oppfølging av til orientering, og slutter seg til revisors anbefaling. Fylkestinget ber om at fylkesrådmannen vurderer tiltak som bidrar til å bedre måloppnåelsen i fylkeskommunens seniorpolitikk. Dette innbærer blant annet: å sikre at ledere og ansatte blir kjent med tiltakene og mulighetene som ligger i å etablere rutiner for årlig tilbakerapportering fra enhetene om måloppnåelse i øvrige tiltak som motiverer for å legge til rette for at ansatte står lengre i arbeid, blant annet en vurdering av forsikringsordningen knyttet til avtalefestet pensjon mv. Arkivsak: 200812039 Sak 37/2008 Bestilling av forvaltningsrevisjon på intern kontroll Kontrollutvalget 16.06.2008 37/2008 Med bakgrunn i drøfting og innspill framkommet i kontrollutvalgets møte ber kontrollutvalget om at det iverksettes forvaltningsrevisjon med fokus på intern kontroll. Sekretariatet bes foreta en bestilling ut fra de rammer kontrollutvalget har gitt signaler om. Følgende omforente forslag ble fremmet: Tillegg til innstillingen: Kontrollutvalget ber om at det orienteres om innfallsvinkel og aktuell tilnærming i undersøkelsen på utvalgets neste møte. Med bakgrunn i drøfting og innspill framkommet i kontrollutvalgets møte ber kontrollutvalget om at det iverksettes forvaltningsrevisjon med fokus på intern kontroll. Sekretariatet bes foreta en bestilling ut fra de rammer kontrollutvalget har gitt signaler om. 4
Kontrollutvalget ber om at det orienteres om innfallsvinkel og aktuell tilnærming i undersøkelsen på utvalgets neste møte. Arkivsak: 200807298 Sak 38/2008 soppfølging pr juni 2008 Kontrollutvalget 16.06.2008 38/2008 Kontrollutvalget tar framlagte sak om vedtaksoppfølging til orientering Kontrollutvalget tar framlagte sak om vedtaksoppfølging til orientering Arkivsak: 200812016 Sak 39/2008 Kontrollutvalgets kjøp av tjenester fra KonSek Kontrollutvalget 16.06.2008 39/2008 Kontrollutvalget tar saken til etterretning. Kontrollutvalget tar saken til etterretning. 5
Arkivsak: 200811804 Sak 40/2008 Rammer for arbeid med ny overordnet plan for kontrollutvalget Kontrollutvalget 16.06.2008 40/2008 Det vises til forslag til overordnet plan for kontrollutvalget i valgperioden 2007-2011. Kontrollutvalgets innspill til innholdet i planen tas med i det videre arbeidet. Planen legges frem for ny behandling, med sikte på et endelig vedtak, i september. Det vises til forslag til overordnet plan for kontrollutvalget i valgperioden 2007-2011. Kontrollutvalgets innspill til innholdet i planen tas med i det videre arbeidet. Planen legges frem for ny behandling, med sikte på et endelig vedtak, i september. Arkivsak: 200710593 Sak 41/2008 Eventuelt Kontrollutvalget 16.06.2008 41/2008 Ingen saker under eventuelt 6