Saksbehandler: Trine Ytre-Arna Vår dato: 12.3.2013 Deres dato: Vår referanse: 2013/610 Deres referanse: Private videregående skoler i Norge og i Utlandet Elevtelling 1. april 2013 for private videregående skoler i Norge og i utlandet Skolene rapporterer tilskuddsberettiget elevtall pr. 1. april 2013. Skolene skal samtidig melde inn prognose for antall tilskuddsberettigede elever høsten 2013. Dette brevet inneholder informasjon om regelverk og rutiner, samt påminnelse om hva som er viktig å huske på ved rapportering av elevtall. Skolen har mottatt tilskuddsbrev med tilhørende vedlegg for 2013, her er det også viktig informasjon for skolen og revisor. Fra og med våren 2012 tok Utdanningsdirektoratet i bruk sin elektroniske tilskuddsportal. I denne forbindelse sendte vi ut eget brev med veiledninger til skolene, og vi ber skolene se tilbake på denne dokumentasjonen ved behov. På Udir.no finner dere en egen veiledning for rapportering av elevtall og elevtallsprognoser: http://www.udir.no/regelverk/tilskudd/tilskuddsportalen/ Vi minner om at Tilskuddsportalen gir skolene enkel tilgang og oversikt over sine tilskuddsog oppgjørsbrev, prognoser, elevtall og tilskuddsberegninger. Her er fristene skolen har å forholde seg til ved elevtelling 1. april 2013: 4. april Siste frist for korrekte data til Innsamlingsportalen (WIS) 8. april - Tilskuddsportalen åpnes for skole/revisor for elektronisk godkjenning 12. april Siste frist for godkjenning i Tilskuddsportalen for skole og revisor Regelverk Krav til elevtallsrapporteringen fremgår av 13, 14 og 15 i Forskrift om budsjett, rekneskap, kontroll og revisjon for skolar med rett til statstilskot etter privatskolelova (økonomiforskrift til privatskolelova). Økonomiforskriften med kommentarbrev finnes på hjemmesiden til Utdanningsdirektoratet under tema regelverk, private skoler. Tidspunkt for telling av elever Skolen skal rapportere tilskuddsberettiget elevtall pr. 1. april. Dersom det ikke er undervisning på datoen for elevtelling, er telledato siste skoledag før 1. april. På grunn av årets påskeferie vil fredag 22. mars være siste skoledag før telledato for de fleste skolene. Innsamlingsportalen (WIS) vil være åpen for skolene i god tid før denne datoen. Vi henstiller skolene om å være tidlig ute og ha mest mulig ferdigstilt i Innsamlingsportalen allerede før påskeferien. Etter påskeferien vil skolene ha tre Postadresse: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO Besøksadresser: Schweigaards gate 15 B, Oslo Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar Telefon: +47 23 30 12 00 Telefaks: +47 23 30 12 99 E-post: post@utdanningsdirektoratet.no Internett: www.utdanningsdirektoratet.no Org.nr.: NO 970 018 131 Bankgiro: 7694 05 10879 IBAN: NO8876940510879 BIC/SWIFT DNBANOKK
Side 2 av 6 arbeidsdager til å ferdigstille sin rapportering, av erfaring vet vi at dette kan bli knapt med tid for å rette opp eventuelle feil for skoler som ikke har startet tidlig med sin rapportering. Skolen skal Gi en fullstendig oversikt over antall tilskuddsberettigede elever ved de ulike utdanningsprogram de har godkjenning for. Det er en forutsetning at elevene har fulgt den godkjente opplæringen jf. privatskoleloven 2-3, og at dette kan dokumenteres. Omregne elever som ikke har fullt årstimetall, til deltidselever. Dette beregner skolen i henhold til utdanningsprogrammets årstimetall. En heltidselev skal ha opplæring som minst har det årstimetall som gjelder for tilsvarende offentlig videregående programområde, jf økonomiforskriften 13 tredje ledd. Dokumentere eventuelle omregninger i eget vedlegg, jfr. 13 i økonomiforskriften. Rapportere elevtallsprognose pr. utdanningsprogram og trinn for høsten 2013. Dette er en egen innsamling i Tilskuddsportalen, tilgjengelig for skolene fra mandag 8. april. Skolens rapportering pr. 1. april er lagt inn som utgangspunkt for ny prognose for høsten 2013. Skolen justerer så denne etter behov. Dersom elevtallsprognose mangler Det er elevtallsprognosen som danner grunnlag for utbetalinger for nytt semester. Skoler som ikke melder inn elevtallsprognose må regne med forsinkelser i utbetalinger ved oppstart av nytt skoleår eller semester. Revisors oppgaver Elevtallsoppgaven skal være bekreftet av registrert eller statsautorisert revisor, jfr 17 i økonomiforskriften. Styret plikter å gjøre revisor kjent med vilkårene i økonomiforskriften, jf 18. Det er viktig at revisor får kopi av dette brevet. Det skal kontrolleres at elevtallet er i samsvar med den dokumentasjonen som kreves etter 13, 14 og 15 i økonomiforskriften. Retningslinjer for revisor følger av 17. Samtlige kontrollhandlinger må utføres i forbindelse med elevtellingen. Elevtelling som ikke blir godkjent Forsinket godkjenning av elevtelling vil blant annet kunne medføre forsinket utbetaling av tilskudd. Grunnlag for statstilskuddet Grunnlaget for å beregne statstilskuddet er antall helårselever som faktisk har fulgt opplæringen jf. 13 første ledd. Kriteriedata til Kommunal og regionaldepartementet (Korreksjonsordningen) Utdanningsdirektoratet har behov for å fastsette elevenes fylkesvise tilhørighet. Denne informasjonen hentes fra innsamlingsportalen etter skolens rapporteringer 1. april og 1. oktober. Det presiseres at hver enkelt skole også i denne forbindelse må være nøyaktig ved innrapportering i innsamlingsportalen. Feil vil føre til at skolen får ekstra kontrollarbeid når skolens elever skal rapporteres videre til Kommunal og Regionaldepartementet. Fravær Utdanningsdirektoratet gjør spesielt oppmerksom på 15 andre ledd: Dersom en elev ved en videregående skole pr. 1. oktober eller 1. april har fravær utover 20 skoledager jf 13 sjette og sjuende ledd, skal eleven ikke regnes for å ha fulgt opplæringen. Etter søknad kan det i særlige tilfeller dispenseres fra bestemmelsen i dette leddet, jf. 13 femte ledd.
Side 3 av 6 En eventuell søknad om dette sendes til Utdanningsdirektoratet ved juridisk avdeling. Ved eventuell innvilgelse av dispensasjon fra 20-dagers regelen vil Utdanningsdirektoratet etterbetale tilskudd til skolen. Utdanningsdirektoratet presiserer at skolen ikke skal rapportere elever som har fravær utover regelverket som tilskuddsberettiget i Tilskuddsportalen pr. 1. april 2013. Dersom skolen foretar en endring skal årsaken skrives i kommentarfeltet. Utdanningsdirektoratet presiserer i forhold til økonomiforskriften 13 sjette og sjuende ledd: Skyldes fraværet organisert eller selvstendig studiearbeid, deltagelse ved religiøse høytider for elever som er medlemmer i andre trossamfunn enn Den norske kirke, arbeid som tillitsvalgt, politisk arbeid og lovpålagt oppmøte, skal dette dokumenteres fra skolens side. Helse- og velferdsgrunner kan for eksempel omfatte sykdom, legekontroll og helseundersøkelser, tannlegetimer, sesjon, begravelser og bryllup. Dette skal dokumenteres fra skolens side. Dokumentasjon kan eksempelvis være: egenmelding fra eleven, evt. melding hjemmefra for mindreårige, bekreftelse fra faglærer eller for eksempel internatleder ved internatskole Det er rektor/daglig leder som avgjør og godkjenner om fraværet, og dokumentasjonen for dette, ligger innenfor regelverket i 13 sjuende ledd. Fravær skal føres og dokumenteres i henhold til 14 i økonomiforskriften. Utdanningsdirektoratet presiserer at fraværsregistrering ved skolen til enhver tid må være à jour. Det er ikke krav om at skolen oppbevarer dokumentasjon vedrørende fravær etter 13 sjuende ledd utover rektor/daglig leders vurdering og godkjenning. Dokumentasjon vedrørende sykdom attestert av lege, og organisert eller selvstendig studiearbeid jf. 13, sjuende ledd 1. og 2. punktum skal oppbevares i henhold til 14 i økonomiforskriften. Steg for steg - rapportering av tilskuddsberettiget elevtall: Rapportering til Innsamlingsportalen (WIS) Skolen rapporterer etter vanlige rutiner til Innsamlingsportalen (WIS). Denne åpner 7. mars og stenger torsdag 4. april. Det genereres, som tidligere, ett skjema i Innsamlingsportalen (WIS) som viser skolens tilskuddsberettigede elevtall. Denne beregningen er basert på de elevdata skolen har rapportert. Dette skjemaet kan brukes av skolen for å kontrollere at det beregnes korrekt tilskuddsberettiget elevtall. Skolen skal ikke sende dette skjemaet til Utdanningsdirektoratet. Elever som ikke har fullt årstimetall er deltidselever. Disse skal være markert med J (J = JA for deltid) i Innsamlingsportalen (WIS). Eleven omregnes i forhold til rapportert årstimetall, og kommer med i skjemaet som viser deltidselever. Dette skjemaet skal lastes inn som vedlegg i Tilskuddsportalen før daglig leder foretar godkjenning. Dersom eleven ikke kommer med i skjemaet som viser deltidselever, ligger det en feil i skolens rapportering i Innsamlingsportalen (se over). Det er viktig at dette korrigeres i Innsamlingsportalen (WIS) før denne stenger torsdag 4. april.
Side 4 av 6 Overføring av tilskuddsberettiget elevtall fra Innsamlingsportalen (WIS) til Tilskuddsportalen Innsamlingsportalen (WIS) stenges for registrering torsdag 4. april. WIS og Utdanningsdirektoratet foretar en elektronisk overføring av skolens tilskuddsberettigede elevtall fra Innsamlingsportalen (WIS) til Tilskuddsportalen. Vi gjør spesielt oppmerksom på at endringer som gjøres i Innsamlingsportalen (WIS) etter at den stenges for skolene 4. april, ikke blir overført til Tilskuddsportalen. Endringer av elevdata i Tilskuddsportalen blir heller ikke tilbakeført til Innsamlingsportalen (WIS). Dette er to adskilte systemer hvor det hentes ut elevdata for overføring kun en gang og en vei fra Innsamlingsportalen (WIS) til Tilskuddsportalen. Nå kan skolen hente frem sine elevtall i Tilskuddsportalen Skolen kan logge seg inn i Tilskuddsportalen fra og med 8. april for å få tilgang til sine elevtall. Her vises tall i tre kolonner; antall heltidselever, antall deltidselever og sum omregnet til totalt tilskuddsberettigede elever. Link til portalen ligger på Udir.no under «Verktøy». Dette er samme sted som skolene finner Skoleporten, PAS og PGS. https://tilskuddsportal.udir.no/sikkerhet/ukjentbruker?returnurl=%2f Skolen skal nå gjøre eventuelle endringer i skolens tilskuddsberettigede elevtall Eventuelle endringer i tilskuddsberettiget elevtall (for eksempel på grunn av fravær utover regelverket) gjøres i Tilskuddsportalen. Skolen skal påføre årsak til endring i merknadsfeltet. Forklaringen kan være kort, eksempelvis: «Trekk Stusp1-fravær to elever». Vi ber om at det ikke legges inn informasjon som går spesifikt på elev og eventuell sykdom/årsak til fravær. Det er viktig for skolen å være klar over at endringer som skolen foretar i Tilskuddsportalen ikke blir tilbakeført til Innsamlingsportalen (WIS). Spesielt for skoler med deltidselever Omregning av deltidselever skal legges ved elevtellingen. Omregningsskjema/rapport fra Innsamlingsportalen (WIS) lastes inn og legges ved elektronisk i Tilskuddsportalen. Dette må gjøres før daglig leder foretar sin endelige godkjenning. Nærmere forklaring finnes i brukerveiledningen. Daglig leder kan godkjenne/signere Daglige leder logger inn med eget brukernavn og passord og gjør følgende: kontrollerer at tilskuddsberettiget elevtall er korrekt kontrollerer at nødvendige vedlegg er lastet inn ser til at nødvendige merknader er påført i merknadsfeltet godkjenner skolens tilskuddsberettigede elevtall i Tilskuddsportalen tar kontakt med revisor og informerer om at skolens rapportering er ferdig og at det er klart for revisor til å avgi sin særattestasjon kontrollerer at prognose for høsten 2013 er meldt Det er klart for revisors særattestasjon Siste frist for revisors elektroniske særattestasjon er fredag 12. april. brukerveiledningen ved behov for fullstendig beskrivelse av rutinen for revisor. Vi viser til
Side 5 av 6 Revisor utfører sine kontroller. Ved innlogging i Tilskuddsportalen vil revisor få tilgang til skolens rapporterte/godkjente elevtall. Revisor avgir sin særattestasjon dersom skolens tilskuddsberettigede elevtall er korrekt. Revisor må underkjenne skolens elevtallsrapport dersom denne ikke er korrekt. Revisor har ikke anledning til å foreta endringer i elevtall som skolen har godkjent. Dersom revisor underkjenner en elevtelling gjøres følgende: Revisor tar kontakt med skolen for å gjøre oppmerksom på at dette Skolen ber Utdanningsdirektoratet gjenåpne elevtellingen Skolen foretar endringene og godkjenner elevtellingen på nytt Revisor går inn i Tilskuddsportalen igjen og avgir særattestasjon Brukerveiledning og support Det er utarbeidet en brukerveiledning skolene: http://www.udir.no/regelverk/private-skoler/artikler-privateskoler/tilskuddsportalen---nye-roller-til-eksisterende-og-nye-brukere-i-ubas/ Benytt tilskuddsportalen@udir.no ved spørsmål knyttet direkte til bruk av tilskuddsportalen Sjekkliste ved elevtallsrapportering: Tilskuddsberettiget elevtall er riktig rapportert til Innsamlingsportalen (WIS) før denne stenger torsdag 4. oktober. Nødvendige aktører (daglig leder, revisor, evt. andre) ved skolen har fått tilgang til Tilskuddsportalen. Elevtallet som godkjennes i Tilskuddsportalen samsvarer med skolens tilskuddsberettigede elevtall. Elever som er deltidselever er korrekt rapportert. Skjema med omregning av deltidselever er lastet inn som vedlegg i Tilskuddsportalen (skjema hentes fra Innsamlingsportalen (WIS)) Elever som ikke er tilskuddsberettiget er trukket fra tilskuddsberettiget elevtall. Alle endringer i elevtall er kommentert og spesifisert i merknadsfeltet. Dette kan eventuelt spesifiseres i eget vedlegg ved behov. Det er ikke lagt ved unødvendig informasjon og vedlegg (eksempelvis adresselister, klasselister, legeattester og lignende). Revisor har fått beskjed om at det er klart for særattestasjon i Tilskuddsportalen. Revisor følges opp i forhold til siste frist fredag 12. april. Elevtallsprognose for høsten 2013 er meldt innen fredag 12. april. Søknad er sendt til Utdanningsdirektoratet ved juridisk avdeling (Gjelder for skoler som har trukket fra for elever med fravær utover regelverket, og hvor skolen ønsker å søke om dispensasjon).
Side 6 av 6 Vær oppmerksom på at flere aktører benytter de elevdata som dere rapporterer til Innsamlingsportalen (WIS). SSB, VIGO, Statens Lånekasse og Oppfølgingstjenesten er blant de som mottar viktig informasjon om elever ved din skole. Det er viktig for hver enkelt elev at skolen er nøyaktig og tar ansvar for all informasjon er korrekt rapportert. Vennlig hilsen Stig Lodve Janbu Fung. avdelingsdirektør Trine Ytre-Arna rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent Kopi: privatskoleorganisasjonene