Kravspesifikasjon 1 INNLEDNING Kravspesifikasjonen beskriver oppdragsgivers krav samt grunnleggende forhold som må være tilstede for at tilbudet skal komme i betraktning. Dersom leverandøren blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette i utlysningsfasen. Leverandørene må påse at det i tilbudet leveres dokumentasjon som beskriver at de tilbudte tjenester tilfredsstiller oppdragsgivers krav. All dokumentasjon skal forefinnes på norsk og/eller engelsk i elektronisk form. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 3 med tydelig henvisning til hvilke punkter det gjelder. 2 KRAV TIL LEVERANSEN Oppdragsgiver skal anskaffe bærbare elev-pc-er. Oppdragsgiver etterspør produkter av normalt god kvalitet og prefererer ikke noe fabrikat. Produktene oppdragsgiver ber om tilbud på skal oppfylle alle krav oppdragsgiver stiller i kravspesifikasjonen. Produkt som ikke oppfyller minimumskravene vil bli avvist. Alle videregående skoler i fylket har fra høsten 2006 etablert trådløst nettverk. TFK har Microsoft School Agreement-avtale. 2.1 Minimumskrav til PC Det skal leveres et testeksemplar av PC- en og ryggsekken som tilbys. Leverandørene blir kontaktet for ettersending av testeksemplene etter at de er kvalifisert. Mikroprosessorytelse Min. resultat 2900 i test CPU benchmark Vi ønsker en PC med en x86 prosessor med en minimumsytelse på 2900 målt med benchmark CPU benchmark (www.cpubenchmark.net) Internminne 8 GB Harddisk Minimum 120 GB SSD-disk Nettverkskort Minimum 10/100 Med PXE-støtte CD/DVD Ingen krav Web Cam Skal være på maskinene Tilkoblinger Skjerm USB 3.0: Minimum 2stk VGA utgang Mikrofon/ line in Høyttaler/ line out Displayport/HDMI 14,1" med min. WSXGA(1440x900) 13,3 med min. WXGA(1280x800) Skjermen kan være min. 13,3" og max 14,1" Små avvik i oppløsning pga. annen aspect radio godtas. Arkivsak 13/3393 Side 1 av 7
Operativsystem Billigste MS Windows 7 (evt. 8) lisens Bluetooth Bluetooth 4.0 Trådløst nettverkskort a/b/g/n Må støtte WPA2 med mschapv2 og AIS Batteri brukstid Min 4 timers brukstid Leverandør må oppgi måleparameter for kapasitet. Vekt Max 2,4 kg Oppgi vekt inkl. batteri med min 4 t brukstid. 2.2 Opsjon på Ryggsekk/ Skulderveske Oppdragsgiver skal ha opsjon på kjøp av ryggsekk eller skulderveske som kan utløses hvert år sammen med eventuell prolongering av avtalen. Det skal leveres tilbud på enten ryggsekk eller skulderveske. PC-en skal i de tilfeller leveres avemballert og pakket i ryggsekk/ skulderveske. Ryggsekk Ryggsekken må være: - Kraftig (tåle daglig bruk i skolemiljø), - Romslige (kunne brukes til skolebøker i tillegg til PC), - Ha minimum 2 lommer og eget polstret rom for PC. Testeksemplar leveres når oppdragsgiver ber om det. Skulderveske Skal være: - Slitesterk (tåle daglig bruk i skolemiljø), - Romslig (må være plass til skolebøker i tillegg til PC) - Ha eget polstret rom for PC Testeksemplar leveres når oppdragsgiver ber om det. 2.3 Garanti, Service og Forsikring Melding av garanti og forsikringssaker skal skje via vårt eget helpdesk system(pob), leverandøren plikter å integrere sitt feilmeldingsystem mot dette. Garanti/service - 3 år Maskinene skal ha en garantitid på minst tre år fra leveringsdato. Reparasjon skal utføres på stedet og senest 3 dager etter skaden er meldt. 3 års garanti skal gjelde for alle komponenter, også batteri og SSD-disk. Batterier må kunne byttes på garanti når kapasiteten faller under 50 %. Reservedeler Må kunne skaffes i minimum 3 år. Arkivsak 13/3393 Side 2 av 7
All-risk forsikring Forsikringen skal dekke alle typer skader, unntatt tyveri, i 3 år. Forsikringen skal være uten egenandel for oppdragsgiver. Leverandør må beskrive forsikringen som tilbys. Inkl. evt. begrensinger på antall skader per år, per maskin. NB! Egenandel på forsikring kan medføre avvisning av tilbud. 2.4 Klargjøring og Leveranse Maskinene skal leveres skolene ferdig avemballert, merket og ferdig tanket med avtalt image. Image Leveres ferdig installert med fylkeskommunens image. Inventory Liste med maskinenes serienummer, MAC addresser og tyverimerkenummer leveres oppdragsgiver Levering Se pkt. 2.7 Utpakking PC- ene leveres ferdig avemballert, men på en forsvarlig måte for å hindre transportskade. Ferdig laget image fra fylkeskommunen oversendes leverandøren for installasjon Merking PC ene skal tyverimerkes Oppgi hva som kan være med på merkelapp. 2.5 Obligatoriske miljøkrav De alvorligste miljøutfordringene knyttet til IKT utstyr er utfordringer knyttet til energi forbruk og kjemikalieutslipp i produksjon, energiforbruk i drift, og produktenes innhold av farlige kjemikalier. Lang levetid, lav energiforbruk i drift, effektiv utnyttelse, gjenbruk, langsiktig tilgang til reservedeler og sikker gjenvinning av materialer er dermed viktig for å redusere miljøbelastningen. Nedenfor følger 4 miljøkrav som må være oppfylt for at tilbudet skal komme i betraktning. 1. Produktet skal oppfylle de gjeldende energisparekravene for dokumenthåndteringsprodukter (Imaging Equipment) og PC-er iht. f.eks. ENERGY STAR eller tilsvarende. 2. Deler for reparasjon, erstatning eller oppgradering garanteres å være tilgjengelig i minst 3 år etter at produktet er produsert. 3. Skjermens overflate skal ikke være blank 4. Produktets deklarert A-vektet lydnivå (jfr 1 pw) iht. 3.2.5 av ISO 9296, målt iht. ISO 7779, skal ikke overstige: a) For bærbare PCer: 3,5 B(A) (tilsvarer 35 db(a)) i hviletilstand ( idle operating mode ) og 4,0 B(A) (tilsvarer 40 db(a)) når harddisken er aktiv ( accessing a harddisk drive ) Arkivsak 13/3393 Side 3 av 7
Krav 1: Alle produkter som er kvalifisert iht. en energistandard tilsvarende ENERGY STAR, anses å oppfylle kravet. Alternativ dokumentasjon kan være teknisk spesifikasjon fra fabrikant eller testrapport fra anerkjent virksomhet som viser at kravene er oppfylt, utskrift for aktuelle produkter fra ENERGY STAR databasen eller tilsvarende databaser, eventuelt egenerklæring. Legg ved dokumentasjon. Krav 2-4: Fyll ut et egendeklarasjonsskjema, underskrevet av den som gir tilbud på vegne av leverandøren. 2.6 Funksjonskrav Disse funksjonskravene skal leverandøren oppfylle i avtaleperioden: 1. Emballasje: Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling, hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (f.eks. Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). Sluttbehandling av emballasjen skal være kostnadsfri for oppdragsgiver 2. Hvis det blir levert overflødig utstyr (ledninger, telefonkontakter osv.), skal dette avhentes av leverandør og behandles forsvarlig som elektronisk avfall eller benyttes til gjenbruk hvis oppdragsgiver krever det. 3. For hver ny modell som leveres oppdragsgiver etter inngåelsen av avtalen, skal egendeklarasjonsskjema fylles ut av leverandør og vedlegges leveransen eller gjøres tilgjengelig elektronisk. 4. Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å be om dokumentasjon fra leverandør for å verifisere innholdet i egendeklarasjonsskjemaet: for eksempel miljømerke/lisens, IT-Ecodeklarasjon, ECMA 370-skjema, eller annet teknisk dokumentasjon. 5. For alt utstyr skal det vedlegges dokumentasjon (for brukeren og driftsansvarlig) som viser hvordan utstyret skal brukes og med hvilke oppsett for å minimere miljøbelastning (f.eks. tosidig kopiering for skrivere og strømsparing for PCer). Når det er mulig skal utstyr leveres allerede satt opp med et miljøeffektivt oppsett. Legg ved en bekreftelse på at funksjonskravene blir oppfylt i avtaleperioden 2.7 Avtaleansvarlig, bestilling og oppfølging Det skal oppneves en avtaleansvarlig hos leverandøren som har det overordnede ansvaret for gjennomføring av avtalen, herunder all administrativ kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør. 2.8 Administrative tjenester Gjennomføring av leveransen Leverandøren skal ha totalansvar for avtalen, også for de deler av avtalen som blir utført av underleverandører (jf. konkurransegrunnlaget pkt. 1.10). Leverandøren skal i sitt tilbud beskrive rutiner for gjennomføring av leveransen f.o.m. bestilling til levering av PC-er. Arkivsak 13/3393 Side 4 av 7
Håndtering av bestillingene Leverandøren skal ta i mot samlet bestilling fra fylkeskommunen og effektuere bestillingene. Sammen med bestillingen følger de opplysninger som leverandøren trenger for å kunne oppfylle avtalen. Det må i tilbudet beskrives hvordan effektuering av bestillingene tenkes gjennomført. Leverandøren må i sitt tilbud også beskrive hvilke rutiner som vil gjelde dersom det er behov for å bestille PC-er til etternølere, dvs. utenom fellesbestillingene. Produkter bestilt etter hovedbestillingen skal ha samme pris som produkter bestilt i hovedbestillingen. Levering PC-ene skal leveres vederlagsfritt til Troms fylkeskommune/den enkelte videregående skole, jf. oversikt over videregående skoler. Leveringstidspunkt må avtales slik at Troms fylkeskommune/videregående skole kan ta imot PC-en og attestere for mottak. Det er ikke anledning å differensiere levering-/fraktkostnader basert på geografiske avstander eller lignende. Leverandøren skal i tilbudet foreslå løsning for leveringsrutiner. Leverandøren skal videre opplyse leveringstid fra bestilling er mottatt hos leverandør og til PC-ene er klar for mottak til Troms fylkeskommune/videregående skole. PC-ene må være den enkelte videregående skole i hende og klar til bruk i løpet av første uken i august hvert år. Leverandør skal i tilbudet oppgi rutine for avtale om nøyaktig leveringstidspunkt slik at bestiller kan gjøre tilstrekkelig planlegging for å kunne ta imot varene. Leverandør skal ikke på noe tidspunkt etterlate seg varer som ikke er tatt hånd om og vernet/sikret mot tyveri el. hærverk. 3 TILDELINGSKRITERIER, PRISSKJEMA OG EVALUERINGSMODELL Når leverandøren er kvalifisert og det er bekreftet at leveransen tilfredsstiller minimumskravene beskrevet i kravspesifikasjonen tildeles kontrakten den leverandøren som tilbyr det økonomisk mest fordelaktige løsningen for oppdragsgiver. Oppdragsgiver stiller krav til dokumentasjon/beskrivelser, som kan sannsynliggjøre at tilbudte betingelser for hvert av tildelingskriteriene er reelle og vil kunne bli opprettholdt gjennom hele avtaleperioden. Evalueringsmodell Oppdragsgiver vil benytte GRIP evalueringsmodell. Les mer om GRIP - modellen på nettsiden til innkjøpstjenesten i Troms fylkeskommune. Karakterene blir gitt ut fra hvilken grad tilbudte betingelser er dokumentert/beskrevet og tilfredsstiller minimumskravene i vedlegg 1. Leverandør som vurderes til å ha beste løsning på de ulike kriteriene oppnår høyeste score. De andre får karakter i forhold til beste leverandør. Ved poengsetting av underpunktene i tildelingskriteriet Kvalitet benyttes en karakterskala fra 1 til 6, der 6 er best, følgende: Arkivsak 13/3393 Side 5 av 7
1 Mangelfull oppfylling av kravene tilbudet avvises 2 Oppfyller minimumskravene, men heller ikke mer 3 Løsningen/produktet noe over minimumskravene 4 God løsning/produkt 5 Meget god løsning/produkt 6 Fremragende løsning/produkt Karakterskala benyttes med maks 2 desimaler Tildelingskriterier og evaluering 3.1 Tildelingskriteriet Pris Vektes 50 % Totalpris pr. fire år legges inn i GRIP-modellen. Pris som tildelingskriterium fremkommer på følgende måte: Pris, eks mva. Antall Totalt Bærbar PC 2600 0 Forsikring 2600 0 Klargjøring 2600 0 Levering 2600 0 Sekk/ Veske 2600 0 SUM 0 TOTALPRIS 4 ÅR SUM x 4 0 Prisen skal inkludere leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, frakt, levering, avemballering, klargjøring, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer). Prisen skal være eksklusiv merverdiavgift. Antallet kjøp pr år anslås å utgjøre ca. 2 600 stk. PC-er. NB! Oppgitt antall er ikke bindende for oppdragsgiver Prisene skal fylles inn i prisskjema, se vedlegg 2, og plasseres bak skilleark 4. 3.2 Tildelingskriteriet Kvalitet på PC Vektes 40 % Samtlige krav med underpunkter i kravspesifikasjonen, punkt 2, skal som et minimum være oppfylt. Kvalitet vil bli vurdert ut fra tilbyders tilbudte produkt og løsning basert på ytelse, vekt på pc, batteritid og byggekvalitet. Noen av kravene vil være mer utslagsgivende enn andre. Arkivsak 13/3393 Side 6 av 7
Oppdragsgiver har valgt å legge vekt på følgende kriterier: Ytelse Ytelse vil karaktersettes basert på Windows 7 evt. 8 s Experience Index hentet fra testmaskinen med produsentens standard image. Oppnådd score skaleres fra Windows skala til vår karakterskala, jf. pkt. 3. Vekt Vekt karaktersettes slik at den letteste PC' en oppnår best karakter og den tyngste oppnår dårligst karakter. Batteritid Batteritid som akkurat oppfyller minimumskrav til 4 timer oppnår karakter 2. Batteritid bedre enn minimumskravet til 4 timers brukstid vil oppnå karakter fra 2 og høyere. Byggekvalitet Byggekvalitet vil bli helhetlig vurdert ut i fra dokumentasjon som leveres med anbudet samt opplevd byggekvalitet på testeksemplaret. Leverandørene må beskrive og dokumentere i hvilken grad produktene er bedre enn minimumskravene. Det blir gitt karakter på en skala fra 1,0 til 6,0 der karakteren 1,0 medfører avvisning av tilbud, karakteren 2,0 akkurat tilfredsstiller minimumskravene og karakteren 6,0 er best. Karakterskalaen benyttes med maks 2 desimal. 3.3 Tildelingskriteriet Kvalitet på Ryggsekk/ Skulderveske Vektes 10 % Ryggsekk/ Skulderveske vil bli helhetlig vurdert ut i fra dokumentasjon som leveres med tilbudet samt opplevd kvalitet og design på testeksemplaret. Leverandørene må beskrive og dokumentere i hvilken grad produktene er bedre enn minimumskravene. Det blir gitt karakter på en skala fra 1,0 til 6,0 der karakteren 1,0 medfører avvisning av tilbud, karakteren 2,0 akkurat tilfredsstiller minimumskravene og karakteren 6,0 er best. Karakterskalaen benyttes med maks 2 desimal. Arkivsak 13/3393 Side 7 av 7