STYREPROTOKOLL STYREMØTE 31. AUGUST 2004 I JØNKØPING Til stede Styreleder Ingeborg Moen Borgerud, nestleder Erik Elstad, Kjersti Graver, Turid Moldenæs, Ole Henrik Magga og Torjus Gard Følgende deltok fra administrasjonen: Direktør Knut Sæther, avdelingsdirektør Sissel Endresen, avdelingsdirektør Gjermund Rønning Styremøtet ble avholdt i Jønkøping, kl 0900-1530. Sak 28/04 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtene 2. juni og 22. juni 2004 Det var bemerkninger til sak 21/04 og 27/04 i protokollen fra styremøtene 2. juni og 22. juni 2004 og protokollene vil bli fremlagt for godkjenning og underskriving på neste styremøte. Sak 23/04 Direktøren orienterer Direktør Knut Sæther orienterte styret om følgende: Tinglysingsprosjektet Det ble kort orientert om status ift. overføringen av tinglysingen høsten 2004. Så langt er det funnet løsninger i domstolene for tinglysingsmedarbeidere som ikke har blitt med til Statens kartverk. Side 1 av 7
Lokalsituasjonen i DA Det ble gitt en kort orientering om DAs lokalbehov som følge av IT-enheten og administrasjonen av jordskifterettene overføres til DA i Trondheim. Mulige alternativer vurders. Fremtidig intern organisering av Domstoladministrasjonen Det er besluttet at ansvaret for den sentrale administrasjonen av jordskifterettene skal overføres fra Landbruksdepartementet til DA med virkning fra 01.01.2006 og at ITenheten i DA skal flyttes fra Oslo til Trondheim. Dette stiller nye og endrede krav til dagens organisering i DA. Mandatet for et prosjektarbeid ift. DAs fremtidige interne organisering ble gjennomgått. Arbeidet skal være ferdig innen 01.04.2005. Status ny fordelingsmodell for lagmannsrettene og tingrettene Lagmannsrettene Arbeidet med en ny fordelingsmodell for 2. instans startet våren 2004. DA har i løpet av våren 2004 hatt arbeidsmøter med hver enkelt lagmannsrett for å diskutere/avklare veivalg og prinsipper, samt identifisere flest mulig av de faktorene som påvirker ressursbruken i lagmannsretten. 17. juni var lagmannsrettene og DA samlet til første fellesmøte. Det ble trukket noen foreløpige konklusjoner og enighet om en mulig løsning for en ny fordelingsmodell. - lagmannsretten hadde frist til 16. august med i å gi innspill på ressursfordelingen på de ulike sakstypene i den enkelte lagmannsrett - DA gjør nødvendige avklaringer/analyser, herunder analyserer og sammenstiller resultatene, og kommer med et utkast til løsning for en ny fordelingsmodell. Frist 25. august - Lagmannsrettene diskuterer utkastet til modell på lagmannsmøtet 3. september, og kommer med tilbakemelding til DA - Nytt fellesmøte 27. september. På fellesmøtene er lagmannsrettene representert ved førstelagmann, samt en lagmann eller administrasjonssjef 2 representanter fra hver lagmannsrett. Modellen skal kunne brukes i forbindelse med budsjettfordelingen i 2005. Tingrettene Belastningsmodellen ble utviklet i 1992-1994. Nå skal det foretas en grundig gjennomgang av belastningsmodellen og en vurdering av tildelingsprosessen. Arbeidet med en ny fordelingsmodell for 1. instans vil begynne høsten 2004. Da vil en mindre prosjektgruppe gjennomføre et forprosjekt for å legge til rette for oppstarten, organiseringen og gjennomføringen av arbeidet med ny fordelingsmodell for tingrettene. Side 2 av 7
Første møte i prosjektgruppen er torsdag 16. september. Prosjektgruppen har følgende deltakere: - Sorenskriver Marit Holand, Fosen tingrett - Sorenskriver Sverre Martens Nord-Troms tingrett - Sorenskriver Øyvind Smukkestad Trondheim tingrett - Direktør Stein-Arne Nilsen Oslo Tingrett - Administrasjonssjef Arnhild Olsen Nedre Romerike tingrett - Saksbehandler Solgunn Ryen Stjør- og Verdal tingrett - Seniorrådgiver Espen Langseth DA Det er også opprettet en referansegruppe for å ytterligere forankre arbeidet i domstolene og kvalitetssikre innholdet i utviklingsarbeidet. Det er planlagt full oppstart av dette arbeidet tidlig i 2005 og med bred deltagelse i fra domstolene. Fordelingsmodellen bør være ferdig til høsten 2005, og kunne brukes i forbindelse med budsjettfordelingen 2006. Organisering av fremtidig regnskapsfunksjon for domstolene Domstoladministrasjonen startet 20. april et prosjekt som skal vurdere den framtidige organiseringen av regnskapsfunksjonen for domstolene. Arbeidet er en fortsettelse av det forstudiet som ble gjennomført i prosjektet domstoler i endring Bakgrunnen for prosjektet er hovedsakelig knyttet til: - De omorganiseringsprosjekter som pågår, da særlig overføring av tinglysingen til Kartverket som vil redusere domstolenes bilagsmasse og løpende regnskapsføring betraktelig - Nye elektroniske løsninger som muliggjør andre og mer effektive arbeidsprosesser. - Forholdsvis stort ressursbruk innenfor dagens løsning, både i forhold til den enkelte domstol og i det sentrale støtteapparatet - Utfordringer med å opprettholde en tilstrekkelig kvalitet i regnskapsarbeidet ved de minste domstolene. Kartlegging av rutiner og arbeidsprosesser i domstolene (trinn 1) DA gjennomførte før sommeren en kartlegging av alle rutiner og arbeidsprosesser i regnskaps- og lønnsfunksjonen. Hensikten med denne kartleggingen var å avdekke evt. hindringer ift. en sentralisert løsning. Seks domstoler ble valgt ut til å delta i kartleggingen: - Frostating lagmannsrett - Trondheim tingrett - Stjør- og Verdal tingrett - Sør-Østerdal tingrett - Oslo tingrett - Tønsberg tingrett Side 3 av 7
Selve kartleggingen foregikk i tidsrommet 4. juni - 24 juni, og ble avsluttet med et fellesarbeidsmøte med deltakelse fra DA og de seks domstolene. Kartleggingen kan oppsummeres som følger: Arbeidsprosesser Det er i dag ingen arbeidsprosesser knyttet til bilagshåndteringen i regnskap- og lønnsfunksjonene som ikke lar seg sentralisere. En sentralisering vil imidlertid kreve forbedringer og opprydding i deler av arbeidsprosessene. Teknologi En sentralisert løsning vil kreve teknologiske løsninger som DA ikke har i dag. Dette er standardløsninger som fås kjøpt og som gjennom en tilpasning vil dekke DA/domstolene sine behov. Organisasjon Innføring av en sentralisert løsning vil kreve at ulike organisatoriske spørsmål blir ivaretatt på en god måte. Prosjektets arbeidsform har skapt en bred involvering og en forholdsvis stor aksept for ulike argumenter. I tillegg til den faktabaserte delen av prosjektet har dette vært med på å skape et godt grunnlag for videre arbeid med fremtidig regnskapsfunksjon for domstolene. Videre framdrift (trinn 2) På bakgrunn av resultatene i kartleggingsprosjektet ønsker DA å gjennomføre et videre arbeid som skal gi følgende svar: - En foreløpig beskrivelse av hvordan arbeidsprosessene vil være i en ny felles regnskapsenhet og på den enkelte domstol. Anvendelse av moderne teknologi vil være sentralt her - En foreløpig beskrivelse av bemanning, kompetanse og teknologi i den nye regnskapsenheten og i domstolene - En foreløpig beskrivelse av organisering og ledelse av regnskapsenheten - En foreløpig beregning av investeringskostnader og driftskostnader i regnskapsenheten - Et foreløpig estimat over hvor store ressurser som frigjøres i domstolene - En foreløpig beskrivelse av hvordan arbeidet med en felles regnskapsenhet kan videreføres. Dette vil ikke gi en grov oversikt over hvordan en sentralisert løsning vil kunne fungere og til hvilken kostnad. Det tas sikte på at dette arbeidet skal gjennomføres i ukene 36-39 med involvering av domstolene nevnt under trinn 1. Direktøren tar sikte på å legge frem beslutningsgrunnlag på styremøtet i november. Side 4 av 7
Sak 30/04 Økonomiplan 2005-2010 Avdelingsdirektør Gjermund Rønning tok opp til behandling de budsjettmessige rammebetingelser og utfordringer i årene fremover. Det er særlig behovet for flere dommerstillinger og saksbehandlerstillinger, utgifter ifm. oppfølging av reformarbeidet, herunder nye lokaler og omstillingsutgifter, som er påtrengende i årene fremover. Forslaget til økonomiplan ble vedtatt med mindre endringer/tilføyelser. Sak 31/04 Justering av tilbakeholdte midler på kap. 410 Avdelingsdirektør Gjermund Rønning orienterte. Mindre justeringer ble tatt til følge. Sak 32/04 Virksomhetsplan for Domstoladministrasjonen Direktør Knut Sæther orienterte kort om arbeidet med utarbeidelse av virksomhetsmodell for DA, herunder strategisk plan og virksomhetsplan. Sak 33/04 Dommerlønn Direktør Knut Sæther orienterte om de forestående forhandlinger om dommerlønn, herunder dommerforeningens innspill. Intern protokoll, u.off. jf. 6.2.a Følgende tema ble særskilt drøftet: - Hvilken innretning skal velges prioritering av lederlønn vs generelle tillegg - Nivåforskjell mellom første og annen instans - Individuelle tillegg for ledere I diskusjonen om dommerlønn ble det konkludert som følger: o Grunnlønnen til dommerne må økes, og for lagdommerne skal det arbeides for en grunnlønn på kr 700 000 720 000 o Dommerforeningens syn på nivåforskjellen mellom 1. og 2. instans tas til etterretning. Kjersti Graver mener at nivået mellom tingrettsdommere og lagdommere må være større enn kr 30 000,- o Kronetillegg for ledere i de største domstolene o Det skal gjennom lønnen synliggjøres at ledelse prioriteres o Pr i dag ikke aktuelt med individuelle lederlønnstillegg. Side 5 av 7
Sak 34/04 Strukturprosjektet, rutiner ved utsettelse i forhold til fastlagt plan Avdelingsdirektør Sissel Endresen orienterte om dagens rutiner, samt allerede besluttet utsettelse i Glåmdal. Følgende retningslinjer for utsettelse ble vedtatt: Utsettelse i ett år eller lengre forelegges styret. For øvrig skal kortere utsettelse hvor det foreligger særlige problemstillinger, bl a uenighet om utsettelse i de domstolene som berøres, alltid forelegges styret. Utsettelsen i Glåmdal tas til etterretning. Sak 35/04 Evaluering av ordningen med registrering og godkjenning av sidegjøremål Fortsatt behandling, jf styremøte 2, juni d.å. Avdelingsdirektør Sissel Endresen redegjorde for praksis mht verv i næringsvirksomhet, særlig mht kontrollkomiteer. Det ble i denne forbindelse redegjort for håndteringen av sidegjøremål innen næringsvirksomhet i andre land, hvor det generelle bildet er at deltakelse i næringsvirksomhet som utgangspunkt ikke er tillatt, dog slik at eksempelvis verken Danmark eller Sverige har en ordning med kontrollkomiteer. Diskusjonen dreide seg bl a om det var grunnlag for å behandle kontrollkomiteer på annen måte enn andre verv i næringslivet. Torjus Gard hadde visse innvendinger til at det var grunnlag for å behandle denne gruppe verv like strengt. De øvrige medlemmer av styret mente at det ikke var grunn for åpne for å behandle deltakelse i kontrollkomiteer mer liberalt. Styret vil følge praktiseringen av regelverket om sidegjøremål nøye. Retningslinjene for registrering og godkjenning av sidegjøremål skal undergis en løpende evaluering. Vedtak: Det gjøres ingen endringer i dagens retningslinjer for godkjenning av sidegjøremål. Klage til sivilombudsmannen og varsel om søksmål tas til etterretning. Side 6 av 7
Protokollen godkjent: Ingeborg Moen Borgerud Erik Elstad Kjersti Graver Styreleder nestleder Ole Henrik Magga Turid Moldenæs Torjus Gard Protokollen sett: Jan Fougner Anne S. Nordmo Side 7 av 7