PROTOKOLL fra møtet i styringsgruppen for Regionprosjektet Vaajma

Transkript

1 1 PROTOKOLL fra møtet i styringsgruppen for Regionprosjektet Vaajma Tid: Tirsdag 19. februar 2013 kl Sted: Lierne Gjestegård i Nordli Tilstede fra Styringsgruppen: Anders Andersson - Kommunchef - Strömsunds Kommun Alf Robert Arvasli - Ordfører - Lierne Kommune Maria Söderberg - Kommunalråd - Krokoms Kommun Arnt Mickelsen - Ordfører - Røyrvik Kommune Arild Egge - Nord-Trøndelag Fylkeskommune Ole Jørgen Rødøy - Rådmann - Røyrvik Kommune Jeanette Olofsson - Repr. Hotagen - Krokoms Kommun Gudrun Hansson - Kommunalråd - Strömsunds Kommun Martin Hellgren - Repr. Frostviken - Strömsunds Kommun Karl Audun Fagerli - Rådmann - Lierne Kommune (deltok ikke under behandlingen av sak 6 og 8) Forfall: Ola Skyllbäck - Kommunchef - Krokoms Kommun Andre deltakere: Tommie Jirhed Kjell Schive - Svensk hovedprosjektleder - Norsk hovedprosjektleder (referent) I tillegg deltok Örjan Tjärnhage og Per Trostemo fra firmaet AXEG ved innledningen til møtet for å gi en orientering om forstudien for arbeidet med fiberbredbånd på svensk side. Fase 1 omfatter de økonomiske og forretningsmessige forutsetningene for bygging av stamnett. Fase 2 omfatter bygging av bynett (bygdefiber). Forstudien vil foreligge i månedsskifte februar/mars Møtet ble ledet av styringsgruppens leder Gudrun Hansson. Følgende saker ble behandlet i møtet: Sak 1. Godkjenning av innkalling og sakliste/ärendeplan. Innkalling og sakliste/ärendeplan ble godkjent.

2 2 Sak 2. Godkjenning av protokoll fra møtet i styringsgruppen Protokollen fra møtet i styringsgruppen ble godkjent. Orienteringssaker: Sak 3. Orientering om aktivitetene i prosjektet. Denne saken ble behandlet sammen med sak 5. Sak 4. Regnskap pr Svensk og norsk regnskap ble kommentert av prosjektlederne. På norsk side er det brukt kr mindre en opprinnelig budsjettert for Tilsvarende mindreforbruk på svensk side var kr Ledige midler fra 2012 vil bli overført til 2013/2014. Prosjektledelsen understreket viktigheten av at timer rapporteres fortløpende og minimum en gang pr. kvartal slik at regnskapene til enhver tid blir mest mulig à jour. Sak 5. Perioderapport nr. 3 for perioden Beslutningssaker: Perioderapporten var utsendt sammen med sakspapirene. Det vil være nødvendig å supplere og korrigere rapporten på punktet om befolkningsutviklingen når bekreftede befolkningstall foreligger. Prosjektledelsen rapporterte i forhold til hovedmål nr. 1 og 2. Det er ønskelig om det kan fremskaffes sysselsettingstall på svensk side. Prosjektet bør følge opp hovedmål nr. 3 og 4 bedre. Hovedmål nr. 5 er ressurskrevende å måle, men det bør undersøkes om dette kan legges til en bachelor- eller marsteroppgave. Alle i prosjektet inklusive styringsgruppen bør legge større vekt på oppfølging overfor sentrale politiske organ og Nordisk Ministerråd. Styringsgruppen tok sakene 3 og 4 til orientering. Sak 6. Budsjettendringer. Det er nødvendig med en omfordeling av midler i det norske budsjettet. Begrunnelsen er at delprosjektledelse i Skole/Ungdom vil bli kjøpt inn fra det

3 3 svenske selskapet Edge & Emotion. Det betyr at kostnadene til prosjektledelse må flyttes fra personalkostnader til eksterne tjenester. Omfordelingen har ingen betydning for totalbudsjettet, men endringen må formelt godkjennes av Interreg. Styringsgruppen godkjenner at kr flyttes fra personalkostnader til eksterne tjenester i det norske budsjettet for 2013 og Sak 7. Regionprosjektet Vaajma. Hovedprosjektlederne hadde til møtet laget et notat som omhandlet status for regionprosjektet, oppnådde resultat og veien videre for prosjektet. Det ble ikke fattet noe vedtak under denne saken, men følgende protokolleres fra debatten: Forprosjektrapporten skapte urealistiske forventninger i befolkningen. Dette har ført til redusert engasjement hvilket er et problem for prosjektet. På svensk side er det åpenbart en utfordring at bare deler av kommunene omfattes av prosjektet. Den politiske forankringen i kommunene er styringsgruppemedlemmenes ansvar. Vi må ha forståelse for at endringer i rammebetingelser, nedbygging av grensehinder og etablering av pilottiltak tar tid. Men det er også et viktig resultat for prosjektet å konstatere at på noen områder er det ikke mulig å etablere samarbeid over riksgrensen eller at det ikke er noen merverdi i det. Tidningen er bra og det kommer mye informasjon fra prosjektet, med det må vurderes om informasjonen kan selekteres bedre mot definerte målgrupper. Arbeidet i prosjektet (arbeidsgrupper etc.) er en del av medarbeidernes ordinære virksomhet, og det er forankret i vedtak i kommunene. Rådmenn og kommunchefer må samle sine medarbeidere i prosjektet og klargjøre dette. Det er viktig at vi nå implementerer arbeidet i de eksisterende offentlige og private organisasjonene slik at vi kan oppnå videreføring og effekter av prosjektarbeidet etter at prosjektperioden er over. Prosjektledelsen oppfordres til å hente impulser utenfra. Styringsgruppen vil mot slutten av prosjektperioden vurdere å gjennomføre en ekstern evaluering av prosjektet. Det er ikke aktuelt å starte med følgesforskning så sent i prosjektperioden.

4 4 Sak 8. Videre arbeid med fiberbredbånd. Drøftingene fortsatte med utgangspunkt i orienteringen fra AXEG. Vedtaket under sak 7 den opprettholdes: På svensk side må det undersøkes om Jämtkraft er interessert i å bygge og drifte fiber på norsk side. Prosjektlederne i samarbeid med kommunene får i oppdrag å arbeide videre med bredbandsaken herunder finansieringen. Strömsunds Kommun tar initiativ til å kalle sammen bredbåndsutviklere i alle fire kommuner til et møte for å drøfte samarbeid og løsninger. Sak 9. Andre saker. a. Studiereiser. Styringsgruppen ble orientert om at prosjektledelsen planlegger en studiereise til Gotland i mai for å få orientering om Povbo-prosjektet der. Videre planlegger Helse/sjukvårdsgruppen en studiereise til Trondheim og Oslo i løpet av våren 2013 for å studere drifting av helse- og omsorgstjenester. b. Oppfølging av Ungdomskonferansen Prosjektledelsen minnet om dialogmøtet med ungdom i alderen år den 23. mars kl på Pilgrimshotellet, Gäddede. Det er sterkt ønskelig at politikere fra kommunene deltar. Ungdomsgruppen planlegger å gi representanter for deltakerne på Ungdomskonferansen 2013 en tilbakemelding på hvordan kommunene følger opp innspillene fra konferansen. Tilbakemeldingen vil bli gitt til representantene den 12. april. Kommunene må gi tilbakemelding til sine representanter i Ungdomsgruppen i god tid før denne datoen. Møtet slutt kl Neste møte i styringsgruppen er torsdag 30. mai 2013 i Gäddede med møtestart kl Også i år vil det bli gjennomført Pe-Torsaseminar i Kvelia med temaet Humor og helse. Seminaret finner sted torsdag den 22. august Det planlegges et kort møte i styringsgruppen samme dag.

5 5 Nordli, Gudrun Hansson Styringsgruppens leder/møteleder Kjell Schive Norsk hovedprosjektleder (ref.)