Saksframlegg Arkivnr. 151 Saksnr. 2013/153-5 Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Saksbehandler: Stein Roar Strand Ny behandling. Årsbudsjett R7 2013. Eiendom og kommunalteknikk. Dokumenter i saken: 1 N Innsparingstiltak Forslag. Eiendom og kommunalteknikk. Årsbudsjett 2013. 2 S Årsbudsjett 2013 - Eiendom og kommunalteknikk 3 X Konsekvensjustert budsjett - Eiendom og kommunalteknikk 4 S Ny behandling. Årsbudsjett R7 2013. Eiendom og kommunalteknikk. Vedlegg 1 Innsparingstiltak. Forslag. Eiendom og kommunalteknikk. Årsbudsjett 2013. 2 Årsbudsjett 2013 - Eiendom og kommunalteknikk Saksopplysninger Forslag til årsbudsjett for R7, Eiendom og kommunalteknikk, ble lagt fram for formannskapet i f.sak 10/13, den 11.02.2013. Formannskapet gjorde følgende vedtak: Saksprotokoll i Formannskapet - 11.02.2013 Ordfører Bjørn Enge fremmet følgende forslag: Formannskapet sender saken tilbake til rådmannen med pålegg om å finne tiltak som sikrer at budsjettrammen for 2013 holdes. Det ble votert over Enges forslag (utsettelsesforslag). Enges forslag fikk 5 stemmer og ble vedtatt.
Vedtak Formannskapet sender saken tilbake til rådmannen med pålegg om å finne tiltak som sikrer at budsjettrammen for 2013 holdes. Budsjettforslaget som ble lagt fram i f.sak 10/13 den 11.02.2013 var innenfor tildelt driftsramme. I eget notat som fulgte saken og som også er saksdokument i denne saken var det redegjort for tiltak som enheten foreslår å gjennomføre av innsparinger for å holde vedtatt driftsramme. I budsjettforslaget ble tatt hensyn til politisk vedtak om at oppsigelser skulle unngås, så langt som mulig. Noen tiltak er iverksatt, og andre er planlagt gjennomført så raskt som mulig: RENHOLD Gjennomførte tiltak: Følgende innsparinger er foretatt pr 080313 Singsås skole og barnehage 23,04 % Soknedal skole 52,72 % Støren barneskole 50 % Idrettsparken 13,70 % Støren gamle prestegård 5,40 % Rådhuset 65 % Midtre Gauldal sykehjem 35 % Støren barnehage 65 % Størenhallen 38,15 % GSK 60 % Rådhuset (sykemelding) 60 % (på ubestemt tid) Singsås skole og barnehage (sykemelding) 30 % (til 100813) Størenhallen (svangerskapsperm) 57 % (fra mars 2013) 77,60 %.1 ansatt 632,61 % Ikke iverksatt Budal skole/barnehage 47,57 % Til sammen 680,18 % 1 ansatt 20 % (ønsker sannsynligvis å gå ned i stilling) 700,18 % Bemanning renhold pr. 01.03.2013. Vaskeareal funksjonsbygg. Bygg Vaskeareal m2 Antall renholdere Årsverk Singsås skole og barnehage 2.531,3 2 0,98 Budal skole og barnehage 2780,0 2 1,00 (2. halvår) Soknedal skole 1909,0 2 1,03 2
Fagerlia barnehage 367,2 1 0,40 Støren barneskole 2883,6 2 2,00 Støren barnehage 904,8 1 0,65 Rådhuset 3220,0 1 0,67 Midtre Gauldal helsesenter 6000,0 7 5,20 Størenhallen 2638,0 1 0.57 Gauldal Skole og Kultursenter 9967,0 6 4,73 SUM 33200,9 25 17,23 Renholdsleder 100% Innsparing. Lønnskostnad pr. årsverk varierer noe avhengig av lønnsplassering, lønnskostnad inklusive feriepenger, pensjonsutgifter og arbeidsgiveravgift er kr. 461.756,-. Gjennomførte tiltak gir en besparelse innen renhold (helårsvirkning) om lag som kommunestyrets krav om innsparing på renhold, fastsatt til kr. 3.300.000,-. Øvrig renhold Renhold på alderspensjonatet og tjenestesentrene utføres i kombinasjon med andre oppgaver av ansatte i hjemmetjenesten. Renhold på Lysgården verksted gjennomføres av ansatte og brukere. Renhold av store arealer i Størenhallen (idrettshall, garderober, svømmebasseng etc) gjennomføres av driftsoperatører (vaktmestere) i kombinasjon med andre oppgaver. Renhold og drift (vannrenseanlegg) av svømmebasseng ved Singsås skole og Soknedal skole utføres av driftsoperatør (vaktmester). BYGNINGSDRIFT. Ansatte pr. dato i bygningsdrift. Bygg Antall ansatte Årsverk Merknad Støren barneskole. Støren barnehage 1 100% Til høst 2012 1,5 årsverk, 2 ansatte Singsås skole. Singsås barnehage og Singsås tjenestesenter 1 50% Budal skole og barnehage. Budal tjenestesenter. 1 100% Soknedal skole. Fagerlia barnehage. Soknedal tjenestesenter (Hauka skole) 1 100% Avstått 50% stilling til Lysgården. Midlertidig. Uavklart med Hauka skole. Gauldal Skole og Kultursenter 3 300% Størenhallen 5 400% Turnus. Åpent kveld og helg Støren idrettspark 2 100% Midtre Gauldal helsesenter. Rådhuset. Alderspensjonat etc 2 200% Omsorgsboliger, utleieboliger, industriutleiebygg etc 1 100% Driftsleder/brannvernleder 100% 3
Gjennomførte tiltak, bemanning. Bygg Innsparing årsverk Støren barneskole 1 (fra juli 2013) Støren barnehage 0,5 (Fra juli 2012. tatt inn i rådmannens forslag til driftsrammer.) Singsås skole, barnehage og tjenestesenter 0,5 (fra mars 2013, midlertidig) Dette betyr nedbemanning i vaktmesterkorpset på 2 årsverk i forhold til 2012 Planlagt tiltak Gauldal skole og Kultursenter Budal skole og barnehage, Budal tjenestesenter Gir en innsparing tilsvarende 1 årsverk. Innsparing årsverk 1 årsverk (overføring 50% VA og 50% skole og barnehage og idrettspark på Støren) 0,5 årsverk (50% overføres til VA) Nedbemanning innen bygningsdriften (vaktmestertjenesten) betyr besparing i lønnskostnad pr. årsverk på kr. 493.182,- inkluderer lønn, feriepenger, pensjon og arbeidsgiveravgift (helårsvirkning). Årskostnad varierer i forhold til lønnsplassering. Bygningsdriften omfatter alle kommunale bygg. Bygningsareal over 70.000 m2. Vurdering Vedtatte krav til innsparing/nedbemanning innen renhold og vaktmestertjenesten: Innsparings og nedbemanningskravet vil sammen med for små vedlikeholdsmidler føre til at kommunens eiendommer ikke vil få tilstrekkelig vedlikehold. De tiltak som ble foreslått i notat av 17.01.2013, f.sak 10/13 og de tiltak som det er redegjort for ovenfor gjør driftssituasjonen for de aktuelle byggene meget anstrengt. Service ovenfor virksomhetene vil bli svekket. Enhetsleder vil advare om at de reduksjoner i bemanning som foreslås, vil få følger for driften for de virksomheter (skoler, barnehager, sykehjem etc) som driver viktig aktivitet i disse byggene. Sykefravær. Eiendom og kommunalteknikk driver planlagt omlegging av renholdsmetoder, bla annet overgang til mer bruk av maskiner, ny metode for vedlikehold av gulvoverflater, bedre utstyr og bekledning og andre tiltak for å bedre renholdet og for å lette belastningen på de ansatte. Renhold er/har vært tungt arbeid og har for høyt sykefravær. Sykefraværet varierer, men en mener at gjennomførte tiltak har gitt god bedring i sykefraværet. En så kraftig nedbemanning som foreslås vil sannsynligvis øke presset og belastningen på den enkelte ansatte og kunne føre til øking i sykefraværet. Tilfredsstillende renhold etter nedbemanning. 4
Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.har bestemmelser om krav til hygiene, renhold, inneklima, drift, vedlikehold etc. Virksomhetene skal godkjennes. Det vises bla til 13 hvor det er bestemt at renhold skal gjøres etter hygienisk tilfredsstillende metoder. Hovedrengjøring skal gjennomføres årlig. Forskrift om miljørettet helsevern har tilsvarende bestemmelser for private og offentlige virksomheter og eiendommer. En vil selvfølgelig, etter nedbemanning, forsøke å organisere tjenesten slik at renholdet blir tilfredsstillende. Det er allerede innført betydelig reduksjon i hyppighet. En vil likevel ta forbehold om at det kan bli perioder med mangelfullt renhold. Kostnadseffektiv nedbemanning? Gjennom tidligere effektiviseringstiltak utføres nå romvask ved sykehjemmet og årlig hovedrengjøring på sykehjem, skoler og barnehager av egne ansatte innenfor ordinær arbeidstid. En nedbemanning med til sammen 7 renholdsårsverk vil bety at dette ikke kan utføres i samme omfang som nå, uten overtid eller innleie. Bygningsdrift. Kommunestyrets vedtak om innsparing på vaktmestertjenesten på 1,8 mill.kroner. Betyr nedbemanning med 4 årsverk. Overstående, gjennomførte og planlagte tiltak gir en reduksjon i bemanning i forhold til 2012 på 3 årsverk. For å opprettholde tilfredsstillende ettersyn og drift av bygningsmassen, og for å etterkomme henvendelser fra brukerne (bla skole, barnehage, idrettsparken og Korsen) ønsker en å kunne bevare en stilling på 50% som tilknyttes Støren barneskole, Støren barnehage, idrettsparken og Korsen. Sikkerhet. Nedbemanning som forslått medfører økt behov investering og utbygging av dataanleggene for driftsovervåking, bør utbygges med alarmoverføring når kritiske ting oppstår. En slik utbygging/oppdatering av driftskontrollanleggene vil ut fra priser som er innhentet dreie seg om ca 1 million kroner. I tillegg bør det etableres en vaktordning, slik at alarmer på kveld og helg kan følges opp. Øvrig bygningsmasse og uteanlegg. Midtre Gauldal kommune har mange utleieboliger. I 2012 var det skifte av leietakere i 48 boliger. Antallet varierer noe fra år til år, men ligger stort sett rundt 50. Hver gang må boligene etterses og mindre reparasjoner og malingsarbeider gjennomføres før ny leietaker får flytte inn. Medfører også ekstra renhold. Dette krever at vi har personell til å utføre disses oppgavene, slik a t vi får kortest mulige perioder med ledighet i utleieboligene. Leiligheter som blir stående tomme i påvente av oppussing gir tap i husleieinntekter. Gjennom systematisk arbeid med organisasjonsutvikling har vi nå en driftsseksjon som er fleksibel med fokus på samarbeid. Vi har tidligere redusert med en snekkerstilling. Slike oppgaver, der det trengs mer en person, løser vi nå med å benytte vaktmestere. Drift av uteanlegg, herunder ettersyn på sikkerhet med lekeapparater og fysisk utemiljø betinger at en har tilstrekkelig personellressurser. Tilrådning 5
Overnevnte gjennomførte og planlagte tiltak vil bety at 2 renholdsstillinger reduseres med til sammen 47,57 %. Bortsett fra dette tas nedbemanning gjennom naturlig avgang og frivillig reduksjon i stillingsstørrelser. For inntil 3 ansatte medfører det endring av arbeidssted og oppgaver. Som det framgår, er enhetsleder av den oppfatning at en nedbemanning på drift og renhold i den størrelsesorden som ligger i kommunestyrets vedtak, vil kunne gå ut over sikkerhet, hygiene, ettersyn, løpende vedlikehold og gi dårligere beredskap i forhold til å unngå alvorlige hendelser. Det bør avsettes midler til oppgradering av sentrale driftskontrollanlegg, etablere alarmoverføring og en vaktordning for eiendomstjenesten. I forhold til bemanning i 2012, har en ved skisserte tiltak, med unntak av 1 vaktmesterstilling, imøtekommet kommunestyrets krav til innsparing på renhold og vaktmestertjenesten. Enhetsleder tilrår derfor at framlagte forslag til innsparinger tas til etterretning. Økonomiske konsekvenser Tidligere budsjettforslag for R7, i 2013 er lagt fram innenfor tildelt driftsramme. Eventuelle endringer i foreslåtte tiltak vil måtte innarbeides innenfor tildelt ramme. Ikke alle tiltak vil få helårs virkning i 2013. Dette vil gi utfordringer i forhold til driftsrammen. Samtidig er det slik som alltid at en må ta forbehold om uforutsette hendelser, uvanlige snøforhold, ras etc som fører til økte utgifter. Rådmannens innstilling 1. Skisserte forslag til innsparinger innen renhold og vaktmestertjenesten tas til etterretning. 2. Behov for ytterligere tiltak for å holde driftsbudsjettet for rammeområde 7 innenfor tildelt netto driftsramme, gjennomføres som omtalt i enhetsleders notat av 17.01.2013. 3. Det bevilges 1 millioner kroner til utredning og anskaffelse av programvare og utstyr for oppgradering av sentrale driftskontrollanlegg, med alarmoverføring til vakttelefon. Beløpet dekkes innefor investeringsmidler avsatt i økonomiplanen til oppgradering av kommunale bygg 6