201100012-10 STYREPROTOKOLL Styremøte 19. 20. september 2011 DA, Trondheim Til stede: Styreleder Karl Arne Utgård Nestleder Helge Aarseth Styremedlem Berit Brørby deltok på sak 48-49, 51-57 Styremedlem Magni Elsheim Styremedlem Ove Einar Engen Styremedlem Carl I. Hagen Styremedlem Kirsti Ramberg deltok på sak 44-53 Styremedlem Magne Reiten Styremedlem Elisabeth Stenwig deltok på sak 46-47, 50 Varamedlem Are Trøan Varamedlem Anne-Kristine Hagli Varamedlem Ove Skomsøy Varamedlem Ommund Heggheim deltok på sak 44-47, 50 Varamedlem Monica Nylund Varamedlem Liv Nergaard Varamedlem Randi Birgitte Bull Til stede fra administrasjonen: Direktør Tor Langbach - alle saker unntatt 51 Nestleder/Avdelingsdirektør JUR Willy Nesset - alle saker unntatt 51 Avdelingsdirektør KOMP Kari Berget delvis tilstede Avdelingsdirektør ØKE Jann Ola Berget delvis tilstede Avdelingsdirektør OPE Anne Mari Borgersen delvis tilstede Avdelingsdirektør SERV Kersti Fjørstad - delvis tilstede Avdelingsdirektør ISAK Erling Moe delvis tilstede Avdelingsdirektør JORD Solveig Moen delvis tilstede Avdelingsdirektør IKT Olav B. Aasen delvis tilstede Styresekretær Camilla Barø - alle saker unntatt 51 Domstoladministrasjonen, 7485 Trondheim. Besøksadresse: Dronningensgt. 2. Tlf. 73 56 70 00. Faks 73 56 70 01. Tlf. brukerstøtte 815 33140. E-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no Organisasjonsnr. 984 195 796.
Styreprotokoll 19. 20. september 2011 Side 2 av 8 Sak 11/44 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 25. mai 2011. 201100012-8 Protokollen fra styremøtet 25. mai 2011 er godkjent ved sirkulasjon, og den ble underskrevet av de møtende. Sak 11/45 Direktøren orienterer DAs arbeid med terrorsaken Direktør Tor Langbach orienterte om terrorsakens konsekvenser for domstolene. Systematisk lederdialog mellom DA og domstolene status pr. 1. september 2011. Direktøren besluttet i mai i år å iverksette tiltak for å styrke den generelle dialogen mellom DA og domstolenes ledelse, samt for å sikre en tettere dialog og oppfølging av nye domstolledere. Ledelsesforaene er etablert og det er fastlagt tidspunkt for møter med de ulike ledelsesforaene for 2012. DA gjennomfører nå møter i og med de domstoler som har fått utnevnt nye domstolledere, og ellers etter kapasitet og behov. Evalueringsrapport vitnestøtte Evalueringsrapport fra Bernt Bahr Hvordan fungerer domstolenes vitnestøtteordning ble forelagt styret til orientering. Saken kommer tilbake til styret for videre behandling når den er saksbehandlet i administrasjonen.. Vedtak for orienteringssakene: Sak 11/46 Styreleder orienterer Oppgåver og utfordringer framover for DA. Vedtak til orienteringssaken:
Styreprotokoll 19. 20. september 2011 Side 3 av 8 Sak 11/47 Status kompetanse- og kvalitetsarbeidet - orienteringssak Det er nå 2 ½ år siden omorganiseringen av kompetansearbeidet ble iverksatt etter en omfattende prosess med utredning av ulike modeller. Enhet for kompetanse (KOMP) ble opprettet for at det skulle tas et helhetlig grep om kompetansearbeidet i domstolene og DA. Det lå en klar forventning om å profesjonalisere arbeidet og ikke minst målrette aktiviteten. I forbindelse med opprettelsen av enheten ga styret en rekke føringer. En sentral oppgave i oppbygningsfasen har vært å utforme en kompetansestrategi og derved få på plass en hensiktsmessig organisering av kompetansearbeidet for å sikre målrettede aktiviteter. Etter en grundig behandling og en omfattende høring ble Kompetansestrategien for domstolene og DA vedtatt i DAs styre 6. desember 2010. Innholdet i kompetansestrategien er nå videreført og videreutviklet i en handlingsplan. I denne planen er satsningsområder konkretisert og fordelt på de årene strategien omhandler. I etterkant er det kommet på plass en formell struktur for å kunne løse oppgavene, med klar rolle- og ansvarsdeling. Det er nå opprettet seks faggrupper som skal ivareta ulike fagområder. I tillegg vil det være ulike arbeidsgrupper/ prosjekter som har fokus på eksempelvis bruk av teknologi og konseptutvikling innen ulike områder/ tema. Det er i perioden satt i gang mange nye kompetanseaktiviteter innenfor ulike fagområder. Det er lagt vekt på utvikling av metodikk og teknologianvendelse, samt på evaluering av kompetansetiltakene. Styreleders merknad: Vedtaket innebærer at styret fikk gjennomgått arbeidet som blir gjort, og at det var tilslutning til at dette fortsetter i samsvar med det som er fastsatt. Sak 11/48 Studiepermisjon for dommere i de alminnelige domstolene drøftingssak
Styreprotokoll 19. 20. september 2011 Side 4 av 8 I Studiepermisjonsordningen for dommere har det over tid blitt lagt for stor vekt på dommeransiennitet ved tildeling. Dette har gitt en uheldig utvikling fra et ønsket faglig fokus til en ensidig vektlegging av ansiennitet. Ordningen bør i fremtiden gis et betydelig sterkere faglig fokus. De faglige perspektivene må sees i relasjon til den vedtatte kompetansestrategien. Ordningen må ikke medføre at mulighetene for andre kompetansetiltak reduseres. Til drøfting. Styreleders merknad: Styret drøftet arbeidet med studiepermisjon, uten at det er trukket noen konklusjoner. Sak 11/49 Ikke dømmende oppgaver for domstolene drøftingssak Administrasjonen har fått i oppdrag av styret å sette i gang en prosess for å vurdere om forvaltningsoppgaver og i tilfelle hvilke kan/bør tas ut av domstolene. For å oppnå best mulig grunnlag for en overordnet diskusjon, er tingrettene, Oslo byfogdembete, lagmannsrettene og fagorganisasjonene blant annet oppfordret til å uttale seg om det bør arbeides for rendyrking av dømmende virksomhet og hvilke ikke-dømmende oppgaver som eventuelt bør behandles utenfor domstolene. DA har mottatt 38 uttalelser. De som tar til orde for at det bør arbeides generelt med rendyrking av dømmende virksomhet i domstolene, viser i hovedsak til ønske om økt fokus på kjerneoppgavene, at domstolene bør få en klarere samfunnsrolle, prinsippet om uavhengige domstoler og at flere oppgaver bør legges til organer som er mer tilgjengelige for brukerne. Et overveiende flertall er imidlertid negativ til å fjerne mange oppgaver fra domstolene. De peker hovedsaklig på frykt for personalmessige konsekvenser, mer desentralisert domstolsstruktur, samfunnsøkonomisk lønnsomhet og at dagens situasjon fungerer godt. Av de som har uttalt seg, mener de fleste at vielser, dommeravhør, fastsetting av arveavgift ved offentlig skifte, saker om farskap og klagebehandling av gebyr/avgifter er oppgaver som bør ut av domstolene. Det er størst skepsis til å endre ordningen ved blant annet tvangsfullbyrdelse, skifte og saker om dødsformodning.
Styreprotokoll 19. 20. september 2011 Side 5 av 8 Til drøfting. Styret vil gi uttrykk for at målet på lang sikt må være en konsentrasjon om den dømmende virksomheten. På kort sikt må dette ses i sammenheng med spørsmålet om ytterligere reduksjon av antall tingretter. Arbeidet med dommeravhør bør uansett snarest tas ut av domstolene. Sak 11/50 Domstollederfunksjonen rettslig adgang til åremål? vedtakssak På bakgrunn av vedlagte utredningsnotat av 25. august 2011 og styrets drøftelser 6. desember 2010 og 25. mai 2011 bes styret om å gjennomgå Direktørens skisse til åremålsordning og utkast til høringsbrev. Om det er ønskelig bes styret dessuten treffe vedtak om at administrasjonens skisse til åremålsordning for domstolledere i lagmannsrettene og de tingrettene Domstoladministrasjonen bestemmer skal sendes på en intern høring i domstolene. Resultatet av høringen skal legges fram for styret, som treffer vedtak om videre oppfølging. Direktøren bes om å sende administrasjonens skisse til åremålsordning på intern høring i domstolene. Etter høringsfristen framlegges saken for styret på ny for styrets endelige beslutning om videre oppfølging. Som innstilt, med de merknader som ble gitt i styremøtet. Brevutkastet sendes til styreleder etter endringene for godkjenning. Sak 11/51 Lønnsavtale med direktøren 01.10.2011 30.09.2012. Saken er unntatt offentlighet til departementet har godkjent avtalen vedtakssak Sak 11/52 Orientering om større lokalsaker i domstolene orienteringssak Det ble orientert om status og gitt foreløpige vurderinger av fremdrift og utgifter for rehabilitering av Bergen tinghus, samt bygging av nye tinghus i Molde, Drammen og Stavanger.
Styreprotokoll 19. 20. september 2011 Side 6 av 8 Sak 11/53 Økonomi- og VP rapportering 2. tertial 2011 - vedtakssak Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter andre tertial 2011 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap 411. Domstoladministrasjonen og kap. 413 Jordskiftdomstolene. Totalt er det planlagt 85 strategiske tiltak i 2011. Av disse er det 7 med vesentlig avvik så langt i år. Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene, Domstoladministrasjonen, jordskiftedomstolene og avviksrapporten for 2. tertial 2011 til orientering, og vedtar de budsjettendringer som er foreslått. Direktøren gis fullmakt til å foreta ytterligere omdisponeringer innenfor budsjettrammene i 2011, dersom dette skulle bli nødvendig. Fullmakten begrenses oppad til 5 mill. kroner til sammen på budsjettkapitlene 410, 411 og 413. Ved eventuell ytterligere innsparing for husleie og drift for Gulating lagmannsrett i 2011, legges disse til reserven. Dette for å sikre en god utnyttelse av tildelte midler i 2011. Sak 11/54 Saksavviklingsstatistikken for første halvår 2011 - orienteringssak For de alminnelige domstolen viser halvårsstatistikken generelt en fortsatt vekst i saksinngang og beholdning for mange sakstyper. Dette gjør at man må forvente vekst i saksbehandlingstidene framover. Spesielt gjelder dette sivile tvister hvor saksinngangen ser ut til å ha stabilisert seg på et høyt nivå.
Styreprotokoll 19. 20. september 2011 Side 7 av 8 Tendensene som kan leses ut av statistikken for jordskifterettene er at den positive utviklingen med gradvis nedbygging av beholdningene som har pågått siden 1999 nå ser ut til å snu. Halvårsstatistikken indikerer en økning i beholdningene fra 2010 til 2011. Sak 11/55 Klage fra ABC nyheter over avslag på innsyn i oppdrag for navngitt tolk i 2009 - vedtakssak Direktøren trakk saken fra styremøtet. Sak 11/56 Klage fra Jørn Myrheim over avslag på innsyn i leiekontrakt vedrørende Rana tingrett - vedtakssak Direktøren trakk saken fra styremøtet. Sak 11/57 Eventuelt Berit Brørby fremmet et ønske om at styret tar i bruk ny teknologi i styremøtene, for eksempel bruk av nettbrett.
Styreprotokoll 19. 20. september 2011 Side 8 av 8 Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Kirsti Ramberg Ove Einar Engen styreleder Helge Aarseth Magne Reiten Carl I. Hagen Elisabeth Stenwig Berit Brørby Magni Elsheim Randi Birgitte Bull Monica Nylund