Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Rammeavtale for bedriftshelsetjeneste (BHT tjenester) Ref: 12/3367 Side 1 av 7
Innhold 1 Organisering av oppdraget... 3 2 Beskrivelse av anskaffelsens tjenesteinnhold... 3 3 Systematisk HMS-arbeid... 4 4 Yrkeshygieniske målinger... 4 5 Målrettede helseundersøkelse... 4 6 Arbeidshelse/ergonomi... 4 7 Psykososialt arbeidsmiljø... 4 8 Stikkskader... 4 9 Sykefravær og bedriftsintern attføring... 4 10 AKAN... 4 11 Beredskap ved akutte arbeidsrelaterte hendelser.... 5 12 Arbeidsmiljøundersøkelser... 5 13 Kurs/kompetansehevende tiltak... 5 14 Drift, samarbeid og administrasjon... 5 14.2 Drift... 5 14.3 Deltakelse i utvalgsmøter... 5 14.4 Rapportering og oppfølging... 6 15 Leveringsbetingelser og bestillingsrutiner... 6 15.1 Leveringsbetingelser... 6 15.2 Bestillingsrutiner... 6 Side 2 av 7
Innledning Kravene som er beskrevet i kravspesifikasjonen er absolutte. Dette innebærer at tilbud som ikke tilfredsstiller disse kravene vil bli avvist. Alle tjenester som leveres innenfor avtalen skal være i samsvar med gjeldende lovverk på området: Lov av 17. juni 2005 om arbeidsmiljø, arbeidstid, stillingsvern med mer (Arbeidsmiljøloven) 3-3 Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (forskrift 600 fastsatt av Arbeids- og inkluderingsdepartementet 10. september 2009) Forskrift om at virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste (forskrift 501 fastsatt av Arbeids- og inkluderingsdepartementet 11. februar 2009). 1 Organisering av oppdraget Tilbyder skal stille lokaler til rådighet for oppdragsgiver og oppdragsgivers ansatte for konsultasjoner etc. Lokalene skal være funksjonelle og plassert sentralt i Drammen kommune. Oppdragsgiver stiller ikke lokaler til rådighet for tjenesteleverandør. Tilbyder skal stille med en fast kontaktperson for Oppdragsgiver, i tillegg skal det være en kontaktperson for hvert av områdene jfr. vedlegg 5. Leverandøren skal før hvert enkelt oppdrag vurdere, ut fra både kompetanse og økonomi, hvilke yrkesgrupper det er hensiktsmessig å bruke. Det forventes at tilbyder arbeider tverrfaglig. Leverandøren skal ha en høy grad av tilgjengelighet for Oppdragsgiver, både når det gjelder møtevirksomhet, telefon og e-post. Responstid på telefon skal ikke være lengre enn 30 minutter. E-post og andre henvendelser skal besvares innen 24 timer. 2 Beskrivelse av anskaffelsens tjenesteinnhold Anskaffelsen skal som minimum bestå av leveranse av bistand/rådgivning innen følgende områder: Systematisk HMS-arbeid Yrkeshygieniske målinger Målrettede helseundersøkelser Arbeidshelse/ergonomi Psykososialt arbeidsmiljø Stikkskader Sykefravær og bedriftsintern attføring AKAN Beredskap ved akutte arbeidsrelaterte hendelser Arbeidsmiljøundersøkelser Kurs/kompetansehevende tiltak Administrasjon og oppfølging Listen er ikke uttømmende og minimumskrav til kvalitet for punktene over er beskrevet i punkt 3-15. Side 3 av 7
3 Systematisk HMS-arbeid Leverandøren skal kunne veilede ledere, vernetjenesten og HMS-gruppene i internkontroll, risikovurdering og forebyggende HMS-arbeid. Leverandøren skal også bistå HR-seksjonen med løpende ajourhold og videreutvikling av det overordnede HMS-systemet. 4 Yrkeshygieniske målinger Leverandøren skal kunne levere yrkeshygieniske målinger, samt gi råd og veiledning innenfor fysiske, biologiske og kjemiske miljøfaktorer. 5 Målrettede helseundersøkelse Leverandøren skal kunne gjennomføre målrettede helseundersøkelse for ansatte. Dette gjelder ansatte som eksempelvis er utsatt for asbest, sopp, støy og støv, samt for ansatte som utfører nattarbeid. 6 Arbeidshelse/ergonomi Leverandøren skal kunne gjennomføre arbeidsplassvurderinger og gi opplæring/veiledning i bedre arbeidsteknikker. Leverandøren skal kunne tilby fysisk aktivitet for enkeltpersoner og grupper ansatte. 7 Psykososialt arbeidsmiljø Leverandøren skal ha kompetanse til å bistå Oppdragsgiver i konflikter mellom grupper av ansatte, enkeltansatte, personalet og ledelsen. 8 Stikkskader Leverandør skal bistå i enkeltsaker og bistå med faglige råd i forhold til gjeldene retningslinjer. 9 Sykefravær og bedriftsintern attføring Leverandør skal bistå med faglige råd som gjelder forholdet mellom helse og arbeid, og ha fokus på forebyggende sykefraværsarbeid. Leverandøren skal delta i dialogmøter med sykmeldte. Når det inviteres til dialogmøter forventes det at leverandør bidrar til gode løsninger for å få den ansatte tilbake til arbeidet og hindre langtidsfravær. Dette innebærer at leverandør har god kjennskap til virkemidlene i NAV, bidrar med kreative og realistiske løsninger for tilrettelegging og innehar god kunnskap om kommunal sektor. 10 AKAN Leverandør skal bistå med faglige råd i enkeltsaker angående rusbruk. Leverandøren skal også bistå med utarbeidelse av Akan avtaler. Side 4 av 7
11 Beredskap ved akutte arbeidsrelaterte hendelser. Leverandøren skal kunne bistå med relevant kompetanse ved akutte arbeidsrelaterte hendelser. Leverandøren skal være tilgjengelig på eget nødtelefonnummer for rådgiving og veiledning 24 timer i døgnet, alle dager. Leverandøren skal respondere senest innen 24 timer ved behov for møter med en eller flere medarbeidere. Eksempel på områder for kriseberedskap er vold og trusler, arbeidsulykker som for eksempel stikkskader, ran, overfall, brann, plutselige dødsfall eller lignende. Listen er ikke uttømmende. 12 Arbeidsmiljøundersøkelser Ved behov skal leverandøren kunne bistå virksomhetene med arbeidsmiljøundersøkelser herunder forberede, gjennomføre og følge opp arbeidsmiljøundersøkelser, fysisk og psykososialt. For alle ansatte gjennomføres det årlig en medarbeiderundersøkelse, denne administreres av HR-seksjonen. Drammen kommune benytter for tiden undersøkelsen som er utarbeidet særskilt for kommunesektoren av Kommune Forlaget. 13 Kurs/kompetansehevende tiltak Leverandøren skal kunne levere følgende kurs: - Grunnkurs i AML (3-5 dager) - Lederkurs - grunnopplæring i AML - AKAN-kurs - Kurs i forflytning, ergonomi - Kurs for verneombud - Inneklimakurs - Kjemikaliekurs Kurs og oppgitte priser skal være faste i kontraktsperioden. Prisen skal inkludere forberedelse av kurs, herunder dialog for å tilpasse standardkurs (case, eksempler, evt. annet) og evaluering av gjennomført kurs mm. Ved bestilling av forelesere/bistand til kurs i egenregi av Oppdragsgiver, skal timepriser oppgitt i Prisskjema (vedlegg 3), legges til grunn. 14 Drift, samarbeid og administrasjon 14.2 Drift Leverandøren skal møte i 4 årlige drifts-/rapporterings- og samarbeidsmøter. 14.3 Deltakelse i utvalgsmøter Deltagelse i utvalgsmøter skal skje ved at en person med de nødvendige kvalifikasjoner og kompetanse er representert fra tilbyder. Den enkelte virksomhet skal godkjenne og avgjøre hvilke kvalifikasjoner og kompetanse personen skal inneha. Deltagelse med flere enn en person skal være særskilt begrunnet ut fra saker som er til behandling og avklares med Oppdragsgiver på forhånd. Side 5 av 7
Arbeidsmiljøutvalget: Leverandøren skal delta i utvalgets møter etter avtale med virksomheten. Som representant uten stemmerett i AMU, har bedriftshelsetjenesten et selvstendig ansvar for å påpeke helseskadelige forhold. HMS-gruppemøter: Leverandøren skal delta i HMS-gruppemøter etter avtale med virksomhet, og skal ha en aktiv faglig rolle i arbeidsmiljødiskusjoner, utforming av HR-plan, vurdering og gjennomføring av ROS-analyser, vernerunder med mer. 14.4 Rapportering og oppfølging Rapportering over forbruk: Leverandøren skal levere rapporter over gjennomførte aktiviteter pr virksomhet, foretak og andre interkommunale samarbeid tre ganger pr år: 1. tertial (jan-april) innen 15. mai 2. tertial (mai-aug) innen 15. sept 3. tertial (sept-des) innen 15. januar Planer, årsrapporter og meldinger: Skal leveres i henhold til 5 i Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste. Løpende rapportering: Leverandør skal som hovedregel oversende rapport etter gjennomført arbeid og kostnaden skal være inkludert i tilbudet jf pkt 3.3 i Konkurransegrunnlaget. For mindre oppdrag skal rapport være oversendt virksomhet innen en arbeidsuke. Ved større oppdrag skal den være oversendt virksomhet innen 14 dager. De løpende rapportene skal gjenspeile oppdragets kompleksitet og skal minimum inneholde: Sammendrag/oppsummering Problemstilling Resultat/funn - hva som er gjort Konklusjon med tiltak (tiltakene skal være prioritert og om mulig være kostnadsangitt) Redegjørelse for leverandørens rapportoppbygning skal legges ved tilbudet. 15 Leveringsbetingelser og bestillingsrutiner 15.1 Leveringsbetingelser Alle leveranser skal være fritt levert Drammen kommunes virksomheter og foretak i Drammen kommune. Alle kostnader i forbindelse med reisetid og transport skal være innarbeidet i tilbudet. 15.2 Bestillingsrutiner Rådgivere i HR-seksjonen, hovedvernombudet for konsernet, bestillerne i virksomhetene, daglig ledere i de kommunale foretakene og daglig ledere i de interkommunale samarbeidende 27 foretak kan bestille fra leverandøren. Bestillinger må kunne mottas på telefon og e-post, men det skal legges opp til at samtlige bestillinger gjøres via e-handel. Se Elektroniske bestillingsløsninger under punkt 4 i Konkurransegrunnlaget. Side 6 av 7
Ved bestilling som ikke har fast pris jf Prisskjema (vedlegg 2), skal leverandør gi bestiller en fast pris for oppdraget basert på en beskrivelse fra bestiller. Dette tilbudet skal omfatte alle kostnader for oppdraget. Alle endringer som avdekkes etter oppstart av oppdrag skal avklares og godkjennes av bestiller før de iverksettes. Side 7 av 7