Konkurransegrunnlag Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS Dokumenttype: Konkurransegrunnlag Dokumentstatus: Endelig Forfatter: Tommy Mathiesen Dato: 14. des. 2009 Filnavn: Konkurransegrunnlag Kråkerøy versjon 1.0 Godkjent: Steinar Vingerhagen, Fredrikstad Distrikstets Vegfinansiering AS Side 1 av 46
Innholdsfortegnelse A TILBUDSINNBYDELSE... 3 A.1 OM FREDRIKSTAD - DISTRIKTETS VEGFINANSIERING AS... 3 A.2 KONTRAKTENS OMFANG OG VARIGHET... 6 A.3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 6 A.4 KUNNGJØRING... 6 A.5 TILBUDSKONFERANSE/BEFARING... 6 A.6 INNLEVERING AV TILBUD... 6 A.7 TILBUDSÅPNING... 7 A.8 VEDSTÅELSESFRIST... 7 B TILBUDSREGLER... 8 B.1 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 8 B.2 ALTERNATIVE TILBUD... 8 B.3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET... 8 B.4 KVALIFIKASJONSKRAV (KVALIFIKASJONSVURDERING)... 9 B.5 KRITERIER FOR VALG AV TILBUD (TILBUDSVURDERING)... 10 B.6 KONTRAKT... 11 B.7 KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN... 12 B.8 TAUSHETSPLIKT FOR TILBYDER... 12 B.9 OPPDRAGSGIVERS RETT TIL Å FORETA RETTELSER, SUPPLERINGER OG ENDRINGER... 12 B.10 SPØRSMÅL FRA TILBYDER... 12 B.11 FORKASTEDE TILBUD... 12 C KRAVSPESIFIKASJON... 13 C.1 BAKGRUNN FOR/FORMÅL MED OPPDRAGET... 13 C.2 KRAV TIL MINIMUMSUTSTYR FOR OPERATIV DRIFT AV SENTRALSYSTEMET (CS)... 14 C.3 KRAV TIL UTFØRELSE... 15 C.4 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET... 26 C.5 TAKSTER... 27 C.6 TRAFIKKMENGDER I BOMSTASJONEN... 29 C.7 KVALITET PÅ UTSTYRET I BOMSTASJONEN... 29 C.8 PRISER... 29 C.9 GENERELLE KRAV... 30 C.10 PRISSKJEMA... 32 C.11 KRAV TIL TILBYDER... 33 C.12 ANNET... 33 C.13 VEDLEGGSLISTE... 33 D AVTALEDOKUMENT... 36 Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 2 av 46
A TILBUDSINNBYDELSE A.1 Om Fredrikstad - Distriktets Vegfinansiering AS Fredrikstad kommune har i samarbeid med Statens vegvesen utarbeidet planer for en ny rv108 ny Kråkerøyforbindelse. Prosjektet omfatter blant annet bygging av ny bru til Kråkerøy. Det er planlagt at bruen skal åpne for trafikk i november 2010. Prosjektet er omtalt i St.prp. nr 41 (2006-2007). Det vil bli opprettet to bomsnitt, hvorav ett vil plasseres ved eksisterende bru og ett vil bli plassert ved ny bru. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 3 av 46
Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 4 av 46
Bomstasjonene Sted Innkreving: Felt Hastighet i bomstasjonen Gammel Bru En retning 1 50 km/h Ny Bru En retning 2 50 km/h Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 5 av 46
Trafikk I hele bompengeperioden vil bomstasjonene ha en åpningstid på 24 timer i døgnet, alle dager, hele året. ÅDT for bomstasjonene er vist i tabell 1. Forventet brikkeandel er 60% - 70% ÅDT Forventet ved oppstart 20 700 ÅDT i eksisterende Kråkerøyforbindelse 2006: 18 400 Tabell.1.Årsdøgntrafikk. A.2 Kontraktens omfang og varighet Bompengeselskapet Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS, heretter benevnt som oppdragsgiver, ønsker med dette tilbud på drift av bompengeanlegget. Oppstart innkreving forventes å være 01.11.2010. Oppdraget har en varighet på fire år, med opsjon for ytterligere ett år. A.3 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen skjer i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl. res. 7. juni 2006 (FOA). Konkurransen omfatter anskaffelse av en uprioritert tjeneste over EØS-/WTO-terskelverdiene, tjenestekategori 27. Følgende anskaffelsesprosedyre legges til grunn: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling A.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på følgende sted(er): DOFFIN DOFFIN og TED-databasen A.5 Tilbudskonferanse/befaring Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse Tilbudskonferanse vil bli avholdt på følgende sted:, dd/mm/åå, kl. tt.mm A.6 Innlevering av tilbud Frist for innlevering av tilbud er mandag 1/2/2010, kl 12.00. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen avvises. Tilbudet skal sendes/leveres i lukket konvolutt merket : Drift Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS. Det skal sendes/leveres to eksemplarer av tilbudet, hvorav det ene skal være merket Original. Tilbudet skal også foreligge i en elektronisk versjon i form av cd. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 6 av 46
Vi vil presisere at det er Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS som er oppdragsgiver når det gjelder denne anskaffelsen. Statens vegvesen Vegdirektoratet yter bistand for gjennomføring av anskaffelsen Tilbudet skal leveres på kontoradressen. Oppdragsgivers postadresse er: Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS C/O Statens vegvesen Vegdirektoratet PB 8142 Dep 0033 Oslo Att: Tommy W. Mathiesen Oppdragsgivers kontoradresse er: Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS C/O Statens vegvesen Vegdirektoratet Brynsengfaret 6A 0667 Oslo Att: Tommy W. Mathiesen Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. A.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Tilbudsåpning vil finne sted på følgende adresse:, dd/mm/åå, kl. tt.mm A.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende 6 mnd etter innleveringsfrist. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Tommy W. Mathiesen Telefon: 22073884 E-post: tommy.mathiesen@vegvesen.no Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 7 av 46
B TILBUDSREGLER B.1 Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det er kun anledning til å gi tilbud på hele oppdraget. B.2 Alternative tilbud Det er anledning til å gi alternative tilbud i tillegg til det som fremgår av kapittel C. For hvert alternativ vedlegges en prissatt beskrivelse. Total tilbudssum for hvert alternativ skal fremgå klart. Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. B.3 Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Et korrekt avgitt tilbud skal bygges opp i henhold til strukturen beskrevet nedenfor. Tilbudet skal bestå av: o Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget. Det skal være datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. Forbehold mot den angitte kravspesifikasjon, skal begrunnes og anmerkes i kravtabellen. Hvis ikke tilbyderne oppfyller alle krav, kan de bli avvist fra konkurransen. o Kort informasjon om tilbyder. o Tilbudsbesvarelse i henhold til konkurransegrunnlagets kapittel C. Formell dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet: o Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester: Attest fra kemner/kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). Attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift) Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske tilbydere skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. o HMS - egenerklæring I samsvar med Forskrift for offentlig anskaffelser skal det vedlegges HMSegenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved en eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 8 av 46
Egenerklæring skal være i oppdragsgiver hende senest ved tilbudsfristens utløp. Vedlagt mal for HMS-egenerklæring skal benyttes, se kapittel C. Erklæringen skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. I tillegg skal følgende dokumentasjon vedlegges tilbudet: Tilleggsdokument se C.3 [K 1] Tilleggsdokument se C.3 [K 3] Tilleggsdokument se C.3 [K 4] Tilleggsdokument se C.3 [K 5] Tilleggsdokument se C.3 [K 7] Tilleggsdokument se C.3 [K 10] Tilleggsdokument se C.3 [K 14] Tilleggsdokument se C.3 [K 16] Tilleggsdokument se C.3 [K 21] Tilleggsdokument se C.3 [K 23] Tilleggsdokument se C.3 [K 24] Tilleggsdokument se C.3 [K 26] Tilleggsdokument se C.3 [K 34] Tilleggsdokument se C.3 [K 35] B.4 Kvalifikasjonskrav (kvalifikasjonsvurdering) Følgende krav til tilbyderens kvalifikasjoner blir vektlagt: Dokumenteres med henvisning til lov og Kvalifikasjonskrav forskrifter om offentlige anskaffelser 1. Skatter og avgifter 8-7: Attest utstedt av den kompetente myndighet i Tilbyder og eventuelle underleverandører medlemslandet som bekrefter at tilbyderen har skal ikke ha restanser på skatter og avgifter oppfylt sine forpliktelser mht. betaling av skatter som tilbyder ikke har fått fastsatt en og avgifter i samsvar med lovbestemmelsene i nedbetalingsavtale for med skatte- og landet hvor tilbyderen er etablert. Attestene skal avgiftsmyndighetene ikke være eldre enn 6 måneder gamle. Norske tilbydere skal fremlegge: a) Skatteattest for merverdiavgift (RF-1244) b) Skatteattest for skatt (RF-1244) 2. HMS Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften. 3. Organisatorisk og juridisk stilling Tilbyder og eventuelle underleverandører må tilfredsstille krav gitt av offentlig myndighet til registrering. 4. Økonomisk og finansiell kapasitet Tilbyder skal ha den nødvendige økonomiske og finansielle kapasitet til å 8-8: HMS-erklæring i henhold til forskriften (Vedlegg) Redegjørelse for firmaets helse-, miljø- og sikkerhetspolicy Norske tilbydere skal fremlegge: Firmaattest fra Foretaksregisteret Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 9 av 46
utføre oppdraget Kvalifikasjonskrav 5. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder må kunne dokumentere relevant kompetanse og kapasitet innen drift av bompengeanlegg eller tilsvarende tjenester som inkluderer kundebehandling, transaksjonhåndtering, teknisk drift og logistikk. Relevansen av erfaring fra beslektede virksomheter må belegges av tilbyder. Erklæring om foretakets omsetning de siste årene som har betydning for denne kontrakten Regnskap og årsberetning for 2006, 2007 og 2008 Dokumenteres med henvisning til lov og forskrifter om offentlige anskaffelser Oversikt over firmaets bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget Oversikt over foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 år. Redegjørelse for firmaets kvalitetssikrings/- styringssystem Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om supplerende opplysninger. B.5 Kriterier for valg av tilbud (tilbudsvurdering) For denne konkurransen vil kontrakt bli tildelt det tilbudet som: har den laveste pris er det økonomisk mest fordelaktige Ved vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil følgende tildelingskriterier bli lagt til grunn, med den oppgitte vekting av det enkelte kriterium: 1. Pris for gjennomføring av oppdraget. 2. Beskrivelse av gjennomføring av oppdraget. 3. Totalkompetanse. Følgende evalueringstema og vektingen mellom disse framgår av følgende oppstilling: 1. Pris for gjennomføring av oppdraget. Konkurranse pris Timepriser Samlet kriterium Pris i prisskjema Se vedlegg 2 prisskjema, samt C.9 50 % Alle opsjoner blir vektet med 50 % sannsynlighet. Alle andre priser blir vektet etter det samlede kriterium. Opsjonspriser oppgitte timepriser i tilbudet 2. Beskrivelse av gjennomføringen av oppdraget A) beskrivelsens oppbygging (40 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere: Samlet kriterium Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 10 av 46
- Innhold og struktur - Forståelse av oppdraget - Kreativitet i metodikk og løsningsvalg B) Fremdrift, ressurser og kapasitet (40 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere: - Planlagt ressursbruk på viktige aktiviteter - Nøkkelpersoner samt andre medarbeideres tidsbruk og kapasitet i oppdraget - Framdriftsplan og realisme i aktiviteter og milepæler. C) Kvalitet i løsningsvalg (20 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere: - Opplegg for å finne løsninger som er økonomiske og pratiske å gjennomføre under normal drift. 3. Totalkompetanse A) Kompetanse (40 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere : - Tilbyders erfaringer fra tilsvarende oppdrag - Nøkkelpersoners formelle kompetanse og erfaringer fra tilsvarende oppdrag B) Tidligere oppdragsgiveres erfaringer med tilbydere (30%) Herunder vil oppdragsgiver vurdere : - Hvilken kvalitet som kan forventes basert på evalueringer av tilbyders tidligere utførte oppdrag. - Vurdering av tilbyders nivå hva gjelder faglig kvalitet, ryddighet, punktlighet (evne til å holde frister), evne til å holde inngåtte avtaler og inngåtte økonomiske rammer. C) Tidligere oppdragsgivers erfaringer med tilbyders nøkkelpersonell. (30 %) Herunder vil oppdragsgiver vurdere : - Hvilken kvalitet som kan forventes basert på evalueringer av de tilbudte personers tidligere utførte oppdrag. - Vurderingen av personellets nivå hva gjelder prosjektledelse (overfor oppdragsgivere, andre etater og underkonsulenter), samarbeidsevne, initiativ, engasjement og beslutningsevne. Alle kriteriene blir vektet med karakterer fra 1-5, hvor 5 er høyest. for vekt Se C.3 Krav til tjenesten Samlet vekt kriterium Se C.3 krav til tjenesten 25 % 25 % Det er lagt ved et referanseskjema som blir sendt til alle referanser som tilbyderne har oppgitt i sitt tilbud (vedlegg 1). B.6 Kontrakt For kontraktsbestemmelser vises det til kapittel D. Vi gjør oppmerksom på følgende: o Ved forbehold mot kontrakt skal dette spesifiseres med eget dokument. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 11 av 46
B.7 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. B.8 Taushetsplikt for tilbyder Tilbyder er underlagt taushetsplikt om oppdragsgivers forhold som måtte komme til uttrykk gjennom denne konkurransen. B.9 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endring eller rettelse vil umiddelbart bli tilgjengeliggjort for tilbydere som har meldt sin interesse: via DOFFIN på e-post Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. B.10 Spørsmål fra tilbyder Spørsmål i forbindelse med konkurransen skal fremsettes via DOFFIN på e-post til oppdragsgivers kontaktperson i god tid før tilbudsfristens utløp, senest 8 dager før innlevering Oppdragsgiver vil svare på Doffin til alle som har bedt om papirer på en anonymisert måte, og det vil skje fortløpende. B.11 Forkastede tilbud Når kontrakt er inngått, opphører de øvrige tilbudene å være bindende. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 12 av 46
C KRAVSPESIFIKASJON C.1 Bakgrunn for/formål med oppdraget Praktisk informasjon til utfyllingen av skjemaet Alle krav merket [K n] skal besvares Ja (J), eller Nei (N). Merknadsfeltet benyttes kun til presiseringer. Leveransens innhold Generelt Sørge for innkreving av bompenger på en effektiv, smidig og kundevennlig måte og sikre at dette utføres ihht. de kravene som er satt i kontrakten. Ha kapasitet og fleksibilitet til å kunne håndtere større eller mindre svingninger i trafikkgjennomstrømningen, herunder også en generell årlig vekst eller reduksjon i trafikken. Følge opp AutoPASS Samordnet betaling (ASB) (se C.7 AutoPASS samordnet betaling) og yte nødvendige tjenester ihht ASB-funksjonaliteten beskrevet i egen systembeskrivelse. Se vedlegg 3-2 ASB Systembeskrivelse. Bompengesystemet skal inkluderes i Nordisk interoperabilitet for elektronisk betaling av bompenger (EasyGo). Løsningen vil bli basert på utveksling av transaksjoner overfor en teknisk dataformidlingssentral. Fakturering og betaling skal skje bilateralt mellom operatør og utstedere. Se vedlegg 3-5 An overview of NORITS. Drift av bomstasjoner, K1 K4 Statens vegvesen og bompengeselskapet vil inngå avtale om service og vedlikehold av alt bomstasjonsutstyr, og dette er en avtale med en underleverandør. Statens vegvesen har ansvar for drift og vedlikehold av vegsystemet i bomstasjonsområdene, i samme omfang som for vegsystemet utenfor området, inklusive refuger, trafikkteknisk utstyr og vegoppmerking. Overvåke systemet Kontrollere at 1. linjevedlikehold blir utført Håndtering av feilmeldinger og oppfølging av feilretting Statens vegvesen vil stille et program (sw) for overvåking og kontroll av bomstasjonsutstyret til disposisjon for driftsselskapet. Kundeservice, K5 K11 Kundeservice innebærer å håndtere henvendelser fra alle kunder. Administrasjon av AutoPASS-brikker Behandle kunder hos et antall forhandlere Oppfølging over telefon, internett o.a. Administrative oppgaver og ytelser, K12 K20 Administrere systemet Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 13 av 46
Fakturere og ta i mot betaling, inkl. innkreving ved ugyldig passering Håndtere avtale om utenlandsinnkreving fra EPC (Euro Parking Collection) Månedlig rapportering Alt av trykksaker som er nødvendig for den daglige driften av selskapet, skal inngå i tilbudet Kompetanse og opplæring, K21 K25 Statens vegvesen stiller sentralsystem til rådighet, og leverandøren av sentralsystem vil gjennomføre opplæring innenfor følgende områder: Daglig bruk av sentralsystem Håndtering av transaksjoner fra/til bomstasjonsutstyr, ASB og NORITS Overvåking og feilhåndtering knyttet til sentralsystemtjenesten Styring og kvalitet, K26 Oppgave- og organisasjonsbeskrivelse, K27 K28 Tidsplan, K29 K31 Møter, K32 Helse, miljø og sikkerhet (HMS), K33 Kvalitetssikring/kvalitetsplan, K34 K36 Opsjoner, K37-43 C.2 Krav til minimumsutstyr for operativ drift av Sentralsystemet (CS) For å kunne forestå den daglige driften må tilbyderen ha en Windows-basert PC etter dagens standard. Spesifikke krav til utstyr oppgis ved forespørsel. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 14 av 46
C.3 Krav til utførelse Alle krav i denne tabellen er absolutte og må derfor innfris. Det er ikke anledning å prise forbehold mot kravene. Ved forbehold vil tilbudet bli avvist. Tilbyderen skal levere følgende tjenester: Drift av bomstasjoner Nr Ytelse [K 1] Driftsselskapet skal overvåke systemet, inkl. det utstyret som Statens vegvesen stiller til disposisjon. Dette skal skje kontinuerlig i hele bompengesystemets åpningstid. Høyeste prioritet skal gis feil eller mangler som kan eller vil medføre inntektstap. [K 2] Det skal registreres og meldes feil til leverandøren av service og vedlikehold, og påse at feil blir rettet, samt kontrollere at service og vedlikehold blir utført i henhold til kontrakt med leverandøren av tjenesten. [K 3] Rekvirere og lede arbeidet med reparasjoner. Dette innebærer: A. Varsle om eventuelle skader påført av 3. person, f. eks. hærverk og påkjørsel, til bompengeselskapet og leverandøren av service og vedlikehold. Varslingen skal inneholde skader, omfang og konsekvenser. B. Oppfølging av arbeidet (inkl. deltakelse i planlegging, tilsyn med at arbeid skjer i gunstige tidsperioder, ikke kommer i konflikt med bomstasjonens oppetid etc.). Alt arbeid skal på forhånd godkjennes av bompengeselskapet. Anleggsspesifikk Beskrivelse av foreslått løsning skal dokumenteres under punkt B3. Denne tjenesten skal beskrives i eget dokument og vedlegges under punkt B3. Aksept ja/nei Tilbyders kommentar Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 15 av 46
Nr Ytelse [K 4] Før oppstart av systemet skal det utarbeides en oversikt over aktuelle tiltak som skal kunne settes i verk ved feil eller mangler som kan/vil føre til inntektstap. Tiltakene kan differensieres ut i fra tid, sted og konsekvens utfra målsetningen om å minimaliseres tapene. Anleggsspesifikk Aksept Tilbyders ja/nei kommentar Dette skal beskrives i ett eget dokument. Dokumentet skal Vedlegges, se punkt B.3 Kundeservice Nr Ytelse [K 5] Driftsselskapet skal administrere AutoPASS-brikker (OBU), inkludert depositum for brikker og innsamling/distribusjon av brikker. Dette innebærer: 1. Ved tegning av AutoPASSavtale, skal avtalen være registrert senest en uke etter dato på avtale. AutoPASS-brikke og faktura for innbetaling skal sendes kunde første virkedag etter registrering av avtale. 2. Sammen med brikken skal ny kunde motta informasjon utarbeidet av Statens vegvesen som viser oversikt over alle AutoPASS-anlegg, samt informasjon om sitt spesifikke bompengeanlegg. 3. Det skal være mulig for kunden å ta brikken i bruk umiddelbart etter den er mottatt. 4. Innbetaling skal være registrert hos tilbyderen, og kunden skal motta korrekt lyssignal, senest ett døgn etter at tilbyderen har mottatt betaling. Dette gjelder også ved innbetaling av nytt forskuddsbeløp. Anleggsspesifikk tilpasning Skjematisk fremstilling av rutine for registrering av avtale, utsendelse av brikke og faktura samt registrering av innbetaling skal vedlegges under punkt B.3. Aksept ja/nei Tilbyders kommentar Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 16 av 46
Nr Ytelse 5. I automatiske bomstasjoner skal faktura for enkeltpassering skje 1 gang per måned. Anleggsspesifikk Aksept Tilbyders tilpasning ja/nei kommentar [K 6] Driftsselskapet skal tilby et telefonsvarsted for kundehenvendelse. Svarstedet skal etableres med bompengeselskapets eget telefonnummer. [K 7] Svarstedet skal ha en slik kapasitet at kunder som henvender seg per telefon ikke får en gjennomsnittlig ventetid som overstiger 60 sekunder (innebærer kontakt med saksbehandler). [K 8] Under normale forhold, håndtere henvendelser fra publikum (e-post, brev) innen følgende tidsfrister: 1. E-post: Umiddelbar tilbakemelding på at henvendelse er mottatt (kvittering) som også sier når kunden kan forvente en utfyllende tilbakemelding. 2. Brev: Tilbakemelding innen tre uker etter henvendelsen 3. Innen tre virkedager skal følgende henvendelser besvares: a. Registrering av ny AutoPASS-avtale b. Endring av eksisterende AutoPASS-avtale c. Oppsigelse av AutoPASSavtale og tilbakebetaling av depositum d. Svare på enkle spørsmål og generelle henvendelser e. Sletting av oppgjorte anonyme passeringer, som er innbetalt til servicestasjon 4. Håndtering av generelle avvik/betalinger skal skje innen tre uker etter henvendelsen, dette inkluderer blant annet: Telefonnummeret eies av bompengeselskapet og stilles til rådighet for driftsselskapet. Kravet skal dokumenteres i forbindelse med månedlig rapportering. Rapporten skal genereres i telefonsystemet, og eksempel på rapport skal vedlegges under punkt B.3. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 17 av 46
Nr Ytelse a. Krav/fakturering ved ugyldig passering b. Klagebehandling, med utsendelse av svar c. Bildebehandling d. Ugyldig passering [K 9] Driftsselskapet skal overta driften av forhandlernettet. Forhandlernettet skal yte følgende tjenester: Anleggsspesifikk Aksept Tilbyders tilpasning ja/nei kommentar Bompengeselskapet vil inngå avtale med forhandlere. 1. Utlevering av AutoPASS-brikke som kan benyttes umiddelbart 2. Ta imot kontantbetaling for passeringer i bomstasjonen. Driftsselskapet må sørge for opplæring og oppfølging av forhandlernettet og sørge for at servicestasjonene har alt nødvendig materiell. [K 10] Adresseregistre for AutoPASSavtaler skal vaskes en gang i året, eller ved forespørsel fra Statens vegvesen. [K 11] Etablere, vedlikeholde og drifte et nettsted (websider) for brukerne av bomstasjonene. Internettsidene skal eies av bompengeselskapet og bompengeselskapet skal profileres. Alle kundeopplysninger etc skal rutes til driftsselskapet. Sidene skal også være en informasjonskanal til publikum. Driftsselskapet skal forholde seg til en hver tid gjeldende retningslinjer for websider. Se vedlegg 3-3a, 3-3b og 3-3c. Tilbyder skal legge ved dokumentasjon som viser hvordan de kvalitetssikrer sine adresseregistre. Vedlegges under punkt B.3. Internettsiden skal eies av bompengeselskapet og driftsselskapet skal stå for daglig drift og oppdatering. Bompengeselskapet skal være hovedadressat for all kommunikasjon på nettsiden. Domenenavnet skal være tilknyttet vegprosjektet og det er dette domenenavnet som skal komuniseres til publikum. Domenet skal være selvstendig og ikke kobles inn i tilbyderens eget nettsted. Informasjon og avtaler skal være utarbeidet på engelsk i tillegg til norsk. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 18 av 46
Administrative oppgaver og ytelser Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 12] Driftsselskapet plikter å overføre, uten opphold, alle inntekter fra driften til bompengeselskapets bankkonto. Dette innebærer bl.a. oppføring av bompengeselskapets kontonummer på alle trafikanters fakturaer/giroer. [K 13] Driftsselskapet skal avregne tilleggsavgift for passering uten betaling minst en gang i uken. [K 14] Driftsselskapet skal følge opp ugyldige passeringer og behandle transaksjoner og krav inkludert håndtering av inkasso fra norske og utenlandske passeringer. Opplegget for oppfølging av ugyldige passeringer og håndtering av inkasso (norske og utenlandske) skal beskrives nærmere, og dokumentet skal vedlegges under punkt B.3. [K 15] Driftsselskapet skal håndtere og følge opp avtalen med Euro Parking Collection (EPC). Krav for utenlandske passeringer skal sendes til EPC, ukentlig. [K 16] Holde bompengeselskapet løpende orientert om alle forhold som er av vesentlig betydning for driften eller økonomien. Driftsselskapet skal innen den 15. i påfølgende måned rapportere til det aktuelle bompengeselskapet om driften av bompengesystemet. Den månedlige rapporteringen skal inkludere: A. Trafikkstatistikk pr. dag pr. stasjon pr. betalingsmåte B. Trafikkstatistikk pr. måned pr. stasjon pr. betalingsmåte C. Trafikkstatistikk pr. måned pr. betalingsmåte D. Omsetning pr. dag pr. Bompengeselskapet har en avtale med et inkassoselskap for innkreving av nasjonale saker. Det skal vedlegges en rapportmal som tilbyder ønsker å benytte. Vedlegges under punkt B.3. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 19 av 46
Nr Ytelse betalingsmåte E. Omsetning pr. måned pr. betalingsmåte F. Antall videobilder pr. stasjon pr. måned G. Antall utstedte tilleggsavgifter pr. siste måned H. Antall tilleggsavgifter som ikke er betalt pr. forrige måned I. Antall inkassosaker siste måned J. Antall behandlede og ubehandlede klager på tilleggsavgift K. Antall telefonhenvendelser og statistikk for ventetid på svar fra telefonsvartjenesten. L. Spesielle hendelser siste måned M. Vedlikehold og feilretting siste måned N. Økonomisk oversikt for siste måneds drift O. Oppetid for sentralsystemet og de enkelte innkrevingsfeltene, eventuelt med tapsoversikt som følge av systemfeil P. Alle andre økonomiske data nødvendig for at bompengeselskapet kan føre et fullgodt regnskap iht. regnskapsloven og aksjeloven. Q. Nødvendige økonomiske data for kvartalsregnskap eller halvårsregnskap, etter avtale med bompengeselskapet. R. Nødvendige økonomiske data for årsregnskap, innen 01.02 S. Oppgjør med ASB/EasyGo selskapene. Anleggsspesifikk Aksept Tilbyders tilpasning ja/nei kommentar Ved vesentlige driftsavvik kan det kreves hyppigere rapportering. [K 17] Driftsselskapet skal bistå bompengeselskapet med å utarbeide Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 20 av 46
Nr Ytelse årsberetning. [K 18] Dekke alle sine faste og variable administrasjonskostnader som for eksempel, kontorrekvisita, telefon, datatjenester og porto. [K 19] Driftsselskapet skal senest 10 uker før oppstart innkreving ha fylt ut et komplett konfigurasjonsdokument for sentralsystemet for anlegget spesifisert i dette konkurransegrunnlaget. Dette skal oversendes til Vegdirektoratet elektronisk til cs-norge@vegvesen.no. Siste versjon av konfigurasjonsdokumentet vil være tilgjengelig på eroom som er opprettet for CS Norge. [K 20] Driftsselskapet skal, uten opphold, overlate til oppdragsgiver alle registre (f.eks. kunderegister, brikkeregister og ugyldige passeringer) og andre relevante data som er nødvendig mht til den daglige driften den dagen avtalen opphører. Alle registre og nødvendige driftsdata skal leveres på et standard format som er mulig å eksportere til annen standard programvare. Driftsselskapet skal også ved opphør av avtale bidra til at overføring av driften til et annet driftsselskap skal skje så smidig som mulig uten driftsopphold. Bistand utover overføring av data og registre på standard formater skal godtgjøres etter nærmere avtale. Anleggsspesifikk Aksept Tilbyders tilpasning ja/nei kommentar Se vedlegg 3-9 for eksempel på et konfigurasjonsdokument (Dette skal ikke benyttes for Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS) Kompetanse og opplæring Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 21] Tilbyderen må sørge for å ha personell med tilstrekkelig En av nøkkelpersonene må kunne dokumentere Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 21 av 46
Nr Ytelse kompetanse til å gjennomføre driftstjenestene. [K 22] Kostnaden for deltakelse på opplæring av eget personell skal inngå i prisen. Dette gjelder også for personell hos underleverandør. [K 23] Det skal foreligge en oppdatert opplæringsplan for alt personell. [K 24] Personell hos tilbyder som skal behandle sensitiv informasjon, herunder personregister og bilder av ugyldige passeringer etc., skal kunne dokumentere opplæring innenfor personvernloven. [K 25] Personell hos tilbyder som skal utføre vedlikehold eller annet type arbeid i bomstasjonsområdet, må tilfredsstille krav til opplæring iht Håndbok 051 Arbeidsvarsling. Anleggsspesifikk Aksept Tilbyders tilpasning ja/nei kommentar kunnskap om lov om offentlig forvaltning (forvaltningsloven). Dokumentet skal vedlegges, se punkt B3. Opplæringsplanen skal vedlegges under punkt B.3. Kursbevis for dette må fremlegges i tilbudet i form av et vedlegg under punkt B.3. Styring og kvalitet Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 26] Tilbyder skal vedlegge en tentativ fremdriftsplan for oppstart av oppdraget. Fremdriftsplanen skal vedlegges, se punkt B3. Oppgave- og organisasjonsbeskrivelse Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 27] Det skal foreligge en arbeidsbeskrivelse som basis for planlegging og oppfølging av driften. Et separat dokument som utarbeides umiddelbart etter tildelingen av kontrakten skal beskrive fasen frem til oppstart. Arbeidsbeskrivelsen skal inkludere: Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 22 av 46
Nr Ytelse A. Opprettelse av driftsorganisasjon B. Hovedoppgaver og viktige milepæler C. Daglig drift av bompengesystemet D. Ansettelse og opplæring av personell E. Anskaffelse av all nødvendig maskinvare, programvare, nettverk og kommunikasjon i tide for forsvarlig installasjon og tilstrekkelig testing. Anleggsspesifikk Aksept Tilbyders tilpasning ja/nei kommentar Forholdet til underleverandør(er) skal være klart definert og arbeidsbeskrivelsen skal inkludere hvordan arbeidet er delt mellom de involverte parter. [K 28] Det skal foreligge en beskrivelse av tilbyderens personell og tekniske ressurser til oppfyllelse av kontrakten. Tidsplan Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 29] Det skal etableres en kjerneorganisasjon som kan starte opplæring, koordinering og informasjon innen 3 mnd. før oppstart innkreving. [K 30] Driftsorganisasjonen skal være klar senest 1 mnd før oppstart av bompengesystemet. Det inkluderer ansettelse av personell i tide for nødvendig opplæring. [K 31] Innen 2 uker etter at avtale er inngått skal tilbyderen i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide og legge frem endelig tidsplan som viser fremdriften og med angivelse av tidsfrister for de ulike aktivitetene. Se Kontraktsbestemmelser for kontraktspunkt. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 23 av 46
Møter Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 32] Driftsselskapet skal delta i driftsmøter med bompengeselskapet. Antall driftsmøter er angitt i vedlegg 2 Prisskjema. Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 33] Ansvarlig for å organisere verne- og miljøarbeidet i tilknytning til leveransen i henhold til arbeidsmiljøloven. Kvalitetssikring/kvalitetsplan Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 34] Kvaliteten skal hovedsakelig styres gjennom at driftsselskapet har kontroll på sine interne prosesser (egenkontroll), både prosjektstyring, utvikling, planlegging, formidling av resultater og dokumentasjon. [K 35] Det skal foreligge et dokumentstyringssystem under driftsselskapets kontroll. [K 36] Bompengeselskapet har rett til å utføre kvalitetsrevisjoner gjennom hele leveransens varighet. Dette gjelder både forholdet mellom leveransen og tilbyderens interne kvalitetssystem og på forhold som angår leveransens spesifikke kvalitetskrav. Må dokumenteres i eget vedlegg, se B.3. Må dokumenteres i eget vedlegg, se B.3. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 24 av 46
Opsjoner Regnskap Nr Ytelse Anleggsspesifikk tilpasning Aksept ja/nei Tilbyders kommentar [K 37] Driftsselskapet skal utarbeide et revidert årsregnskap og årsmelding for bompengeselskapet. [K 38] Driftsselskapet skal utarbeide et forenklet ½-årsregnskap for bompengeselskapet. [K 39] Regnskapsførselen skal inkludere bompengeselskapets finansvirksomhet og betaling av merverdiavgift. Finansvirksomheten omfatter blant annet inntekter og utgifter knyttet til lån og utbetalinger til Statens vegvesen. [K 40] Driftsselskapet skal sørge for og inkludere i sine driftskostnader at revisjon skal utføres av et statsautorisert revisjonsfirma. [K 41] Driftsselskapet skal legge til rette for at Riksrevisjonen skal ha innsyn i et komplett regnskap og skaffe til veie de opplysninger som Riksrevisjonen ber om. [K 42] Driftsselskapet skal legge til rette for at bompengeselskapet skal ha innsyn i regnskapet og skaffe til veie de opplysninger som bompengeselskapet ber om. [K 43] Bistå bompengeselskapet med utarbeidelse av årsbudsjetter og langtidsbudsjetter. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 25 av 46
C.4 Beskrivelse av oppdraget Systemer og utstyr Service og vedlikehold Vegkantutstyret er levert av Q-Free ASA. Statens vegvesen har inngått avtale om Service og vedlikeholdsarbeid med utstyrsleverandøren. Denne avtalen er tiltransportert bompengeselskapet. I denne avtalen har leverandøren ansvar for alt vedlikehold på det tekniske utstyret. Driftsoperatøren får ansvaret for oppfølging av service og vedlikeholdsleverandøren. I tillegg skal driftselskapet overvåke systemet og varsle ved driftsstans. Varslingen skal dokumenteres og danne grunnlag for oppfølgingsmøter med leverandøren. Sentralsystem Bomstasjoner Leies fra Leverandør av sentralsystem brukes av Driftsselskapet rapporterer til driver Bompengeselskapet betaler for driften av systemet Figur 1. Oversikt over de ulike aktørene. Bompengeselskap Fredrikstad - Distriktets Vegfinansiering AS eies av Fredrikstad kommune (76,67 %), Hvaler kommune (3,33 %) og Østfold fylkeskommune (20 %). Bompengeselskapet er etablert for å finansiere bompengeandelen og kreve inn bompengene i den ordinære innkrevingsperioden som er 15 år. Bompengeselskapet har hovedansvar for betalingssystemet, drift av bomstasjonen og overføring av penger til Statens vegvesen for utbyggingsprosjektene. Statens vegvesen Bompengeselskapet har tegnet avtale med Statens vegvesen som gir rett til bompengeinnkrevingen. Statens vegvesen er eier av bomstasjonen og utstyret på disse. Statens vegvesen har i følge bompengeavtalen og driftsavtale, kontroll- og oppfølgingsoppgaver i forhold til Bompengeselskapet. Driftsoperatør Driftselskapet skal utføre hovedoppgavene knyttet til daglig drift: Utstedelse av AutoPASS-avtaler, inkl. distribusjon av AutoPASS-brikker Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 26 av 46
Drift av hele bompengesystemet (utstyrsvedlikehold, overvåking, kvalitetsoppfølging, bruk av sentralsystem, etc.) Innkreving av bompenger, tilleggsavgifter og gebyrer. Oppfølging av utenlandsk inkasso gjennom firma EPC Informasjon til publikum og klagebehandling. Sentralsystem (CS) Sentralsystem Rv 108 Ny Kråkerøyforbindelsen vil bruke CS-Norge som er levert av Q-Free ASA. Sentralsystemet vil være tilrettelagt og tilgjengelig for driftsselskapet ved oppstart innkrevning. Andre aktører Statens vegvesen har ansvar for vedlikehold av refuger, skilt osv på bomstasjonsområdene. Dette utføres igjennom en funksjonskontrakt med valgt entreprenør. C.5 Takster Standardsatser: Rabatt Takster (Kr.) (%) Uten avtale 20 kr 40 kr Depositum,AutoPASS brikke, kr 200 Tabell 2. Takstgrupper og priser for Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS. Takstene er gitt i 2004-kr, og skal prisjusteres til 2010-kr. Det er betaling hele døgnet året rundt. Fritak Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS har ikke fritak for bevegelseshemmede. Dette i.hht. Takstretningslinjer for bompengeselskaper. Følgende kjøretøy skal ikke betale bompenger (Det forutsetter passering med gyldig AutoPASS-brikke): Uniformerte kjøretøy Sivile utrykningskjøretøy i tjeneste Kjøretøy merket gravferd Elektriske biler Kollektivtransport i rute I tillegg til de ovennevnte så gjelder også fritaket for mopeder og motorsykler, uten at det da er krav til AutoPass-brikke. Tilleggsavgift Hvis faktura ikke blir betalt etter første purring ilegges en tilleggsavgift på kr 300, og denne kommer i tillegg til bompengetaksten. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 27 av 46
Rabatt Rabattordninger skal være i samsvar med gjeldende takstretningslinjer. Passeringstak Vegdirektoratet har godkjent passeringstak på 50 passeringer, jfr St. prp. nr 41 (2006-2007). Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 28 av 46
C.6 Trafikkmengder i bomstasjonen ÅDT Forventet ved oppstart 20 700 ÅDT i eksisterende Kråkerøyforbindelse 2006: 18 400 AutoPASS samordnet betaling AutoPASS samordnet betaling (ASB) ble innført 1.2.2004. Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS er et av selskapene i denne ordningen. De brukerne som bare har tegnet avtale med andre bompengeselskap, og ikke har avtale spesielt med Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS, betaler vanlig takst i bompengesystemet. Disse har altså ingen rabatt ved passeringen. Alle brukere med AutoPASS-brikke fra andre bompengeselskaper kan imidlertid tegne en lokal tilleggsavtale med Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS, og dermed oppnå samme rabatter som andre lokale brukere. C.7 Kvalitet på utstyret i bomstasjonen Etter leveransekontrakten har en service- og vedlikeholdsavtale overtatt som det formelle styringsverktøyet overfor utstyrsleverandøren. Kravene til utstyrskvalitet gjelder imidlertid fortsatt, og for å holde kvaliteten på et tilfredsstillende nivå er det behov for kontinuerlig arbeid med overvåking, feilhåndtering, service og vedlikehold. Det vil alltid være forhold som er gjenstand for ytterligere forbedringer, slik at tapte bompengeinntekter og driftskostnader minimaliseres. De viktigste sakene for oppfølging er: Videosystemet. Bildekvalitet og kjøretøyposisjon i bildene. Registreringssikkerhet i brikkesystemet Kvalitet i service- og vedlikehold (MTBF, MTTR, oppetider). Framtidig bompengesystem Det er ikke godkjent ytterlige bompengesystem for Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS. C.8 Priser Pristilbudet skal inkludere alle deler av krav til driftstjenesten så sant ikke annet fremgår direkte av teksten. Mer spesifikt skal følgende betingelser legges til grunn for prisinformasjonen: Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 29 av 46
Tilbyderen skal fylle inn priser i prisskjema, vedlegg 2. Prisstrukturen skal være en fastpris. Endringer i prisnivå etter tilbudsfristens utløp, gir ikke rett til tillegg til eller fradrag fra kontraktens priser. Prisene skal inkludere alle kostnader som f.eks. dokumentasjon, porto, rekvisita, bankgebyrer og gebyr for bruk av motorvognregistrene i Sverige, Danmark og Norge. Alt av trykksaker som er nødvendig for den daglige driften av selskapet skal inngå i fastprisen. Prisene skal inkludere alle møter med tilrettelegging/saksforberedelser/innkallinger/protokoll med bompengeselskapet, rapporter og kvalitetssikring. Prisene skal inkludere finansielle kostnader forbundet med betalingsbetingelser, forsikring og bankgarantier. Det skal utarbeides AutoPASS avtaler. Pris for denne tjenesten skal være inkludert i enhetsprisene. Før oppstart skal driftselskapet delta i utforming av informasjonsopplegg sammen med Statens vegvesen ved regionen og bompengeselskapet. Prisene for dette skal inngå i møtekostnadene i forbindelse med oppstart. Opsjon Det er opsjon for regnskap Opsjon på 1 år (5.år) Alle priser skal føres i prisskjema (vedlegg 2) C.9 Generelle krav All kommunikasjon skal foregå på norsk og det må opprettes servicekontor i Norge. Kundeservice ref. K13 K18 Det skal gjennomføres opplæring av personell på forhandlerledd/servicestasjoner. Opplæringen skal følges opp utover i driftsperioden. - plan for gjennomføring og oppfølging Bompengeselskap, driftsselskap og Statens vegvesen Region øst skal koordinere informasjon ut til publikum. Dette skal blant annet gjøres via én nettside. Nettsiden skal til en hver tid være i henhold til de krav som måtte foreligge fra Statens vegvesen Vegdirektoratet. Driftsselskapet skal drifte bompengeselskapets nettsider. Sidene skal holdes oppdatert til enhver tid. Nettsiden skal inneholde en svartjeneste for publikum. Henvendelser skal besvares senest ett døgn etter den er mottatt med unntak av fri- og helligdager. Henvendelser på slike dager besvares på første virkedag. Kunden skal motta i sin e-postboks en kvittering med beregnet svartid. - Plan og bemanning for vedlikehold og oppdatering Driftsoperatør skal drifte en telefonitjeneste for publikum. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 30 av 46
- Plan for bemanning og drift Det skal utarbeides en plan for bemanning og drift og dette skal være vedlagt tilbudet. Driftsoperatøren skal, på vegne av bompengeselskapet, håndtere klager. Kunden skal ha tilbakemelding på klage innen tre uker. - Plan for bemanning av kundeservice. Driftsoperatøren skal gjennomføre jevnlige kundetilfredshetsundersøkelser. - Plan for gjennomføring Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 31 av 46
C.10 Prisskjema Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS Beskrivelse Pris ekskl. mva. Total sum for utførelse av driftstjenester i 4 år Dette tilbud er supplert med forpliktende tilbudsbrev og vedlagt dokumentasjon......., den.....2009...... stempel, underskrift Fullstendig firmanavn:... Postadresse:... Besøksadresse:... Telefonnr. og kontaktperson:... Garantierklæring blir stilt av:... Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 32 av 46
C.11 Krav til tilbyder Priser skal inkludere alt av kostnader som driftsselskapet har med egen drift. Driftselskapet skal i tillegg sørge for å inkludere alt av trykksaker som bompengselskapet behøver, f.eks AutoPASS-avtaler, brev og konvolutter. Det er ikke anledning til å ta forbehold mot prisstigninger, dette skal inngå som en del av totalprisen. C.12 Annet Alle endringer i forhold til konkurransegrunnlaget, prisskjema eller andre endringer, kan føre til at tilbudet blir forkastet og avvist. C.13 Vedleggsliste Vedlegg 1: Referansedokument Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Generell AutoPASS informasjon og brukermanualer etc. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 33 av 46
Mal for HMS - egenerklæring Skjemaet skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet. EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Denne bekreftelsen gjelder: Firma:................................................................. Adresse:............................................................... Postnr./-sted:............................................................ Land*:................................................................ Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder Dato: (sign.) Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 34 av 46
Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS UTKAST TIL AVTALE OM LEVERING AV Driftstjenester MELLOM Bompengeselskapet Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS Oppdragsgiver leverandør Saksnummer og prosjektnummer (hvis aktuelt): Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 35 av 46
D AVTALEDOKUMENT Det er i dag inngått avtale om levering av Oppdragsgiver: Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS Postadresse: mellom Organisasjonsnr.: Telefonnr.: Postnr.: Poststed: Telefaksnr.: og Leverandør: Postadresse: Organisasjonsnr.: Telefonnr.: Postnr.: Poststed: Telefaksnr.: Avtalen mellom partene omfatter følgende kontraktsdokumenter i rangert rekkefølge. Ved eventuell motstrid er det dokumentet med høyest rang som har forrang. Se punkt D.3 for avtalens dokumenter og prioritet. Dette avtaledokument med eventuelle vedlegg er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt signerte eksemplar. Dato: Sted: Dato: Sted: Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS Leverandør Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 36 av 46
D.1 Partene og deres representanter Partene i denne avtalen er: Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS, heretter benevnt oppdragsgiver, og [ ], heretter benevnt driftsselskap. Alle henvendelser vedrørende avtalen skal rettes til: Telefon Mobiltlf E-post [Bompengeselskapets kontaktperson] [Driftsselskapets kontaktperson] Kontraktspartene kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen. D.2 Gjennomføring av kontrakten A Disse kontraktsvilkårene regulerer kontraktsforholdet mellom Driftselskapet ( DS ) og Bompengeselskapet (Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS) for drift av rv 108 Ny Kråkerøyforbindelse. Tjenestene skal utføres i henhold til de krav som er gitt i konkurransegrunnlaget, på en fagmessig og aktsom måte. B Tjenestene skal utføres i samsvar med norske lover, regelverk og relevante standarder. D.3 Avtalens dokumenter og prioritet A Avtalen omfatter følgende dokumenter med prioritet som angitt: B C D i. Kontraktsbestemmelser (dette dokumentet) ii. Anleggsspesifikk dokumentasjon Vedlegg A Kravspesifikasjon m/ anmerkninger fra tilbyder Vedlegg B Pris iii. Vedlegg C - Standard dokumenter. iv. Vedlegg til kontraktsbestemmelser. Vedlegg 1 Presiseringer I tilfelle motstrid skal dokumentene ha prioritet i den rekkefølge som angitt under bokstav A. Senere endringer (Vedlegg 2: Endringer) eller (Vedlegg 3: Tillegg) skal ha prioritet etter avtaledokumentet, men foran de øvrige dokumentene. For øvrig gjelder spesielle bestemmelser utarbeidet særskilt for kontrakten, foran standardiserte. D.4 Representanter som kan forplikte partene A Hver av partene skal i vedlegg 1: Presiseringer angi en representant som kan forplikte partene i alle henseender vedrørende gjennomføringen av aktuell kontrakt. B Eventuelt skifte av representant skal umiddelbart skriftlig meldes til den annen part. D.5 Avtaleperiode A Avtalen trer i kraft ved underskrivelse. B I perioden frem til idriftsettelse blir avtalt senere (heretter tiltalt som kontraktspunkt) er DS forpliktet til å delta i planleggingsmøter, med bl.a. Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS, i tillegg til å planlegge selskapets egne aktiviteter med hensyn til fremtidig drift i henhold til denne avtale. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 37 av 46
C Avtalen gjelder for 4 år fra kontraktspunkt, med opsjon på 1 år. D.6 Beskrivelse av oppdraget Se punkt C Kravspesifikasjon D.7 Arbeidets organisering Se punkt C Kravspesifikasjon Oppdraget utføres av Oppdraget utføres i (navn på enkeltpersoner). lokaler. D.8 Rettigheter til resultat Oppdragsgiver har full opphavs- og eiendomsrett til alt grunnlagsmateriale og til ethvert resultat av arbeid utført i henhold til denne avtale. D.9 Befaring A To uker forut for oppstart av kontraktsperioden, og to uker før avtalen opphører - helt eller delvis skal Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS og DS i fellesskap avholde en befaring. Partene skal inspisere alle bomstasjoner og kontrollere at all utrustning er installert og fungerer tilfredsstillende. Partene utarbeider i samråd en protokoll som angir antall enheter og tilstanden til hver enkelt bomstasjonsutstyr. B DS er ansvarlig for innkalling til slik befaring. Innkalling skal skje i rimelig tid forut for befaringen. Dersom en av partene ikke møter, og ikke kan vise til en lovlig fraværsgrunn, kan den annen part gjennomføre befaringen på egen hånd. Denne parten kan i tilfelle føre protokoll på egen hånd. Innholdet i denne protokollen blir bindende for den annen part, dersom denne ikke reiser skriftlig innsigelse mot innholdet i denne, senest to uker etter å ha mottatt protokollen. D.10 Driftsgaranti A DS skal for egen regning stille sikkerhet for sine til enhver tid gjeldende kontraktsforpliktelser, herunder forsinkelsesrenter og inndrivelsesomkostninger ved mislighold. Sikkerheten skal stilles uten ugrunnet opphold, og senest 14 dager etter kontraktens inngåelse. Dersom slik sikkerhet ikke er stillet innenfor denne tidsrammen, er det å anse som vesentlig mislighold. B Forsikringen skal stilles som selvskyldnerkausjon fra bank, forsikringsselskap eller annen finansinstitusjon. Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS skal godkjenne utsteder av garantien, men må ha saklig grunn for å nekte slik godkjennelse. Dersom Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS med saklig grunn nekter å godkjenne garantisten, kan ikke DS rette krav om dekning av merkostnader som følge av en slik nektelse. C Kausjonsløftet fra garantisten skal rettes direkte til Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS og skal ikke være begrenset på annen måte enn det som følger av disse bestemmelsene. Garantistens ansvar skal ikke være begrenset ved forbehold om eventuell manglende premiebetaling eller annet mislighold fra DS. D Garantiansvar kan ikke gjøres gjeldende, med mindre den andre parten har fått en frist på 14 dager til å rette de påklagede forhold. E Garantiens størrelse skal tilsvare 50 % av årlig total godtgjørelse. Hver av partene kan kreve justering av garantien ved vesentlige endringer i årlig total godtgjørelse. Konkurransegrunnlag drift Fredrikstad Distriktets Vegfinansiering AS Side 38 av 46