PROSJEKT IVERKSETTING AV OVERORDNET KVALITETSINDIKATOR EPIKRISETID V/HAUKELAND SYKEHUS NSH Konferanse Medisinsk Kontorfaglig Virksomhet 30.05.02 Inger Johanne Svendsen
1. Innledning 2. Problemstillinger 3. Valg av løsninger 4. Fremdrift 5. Pilotavdelinger 6. Hva foreligger som resultat 7. Veien videre 8. Demonstrasjon 2
Innledning Med bakgrunn i skriv fra Avdeling for kvalitetsutvikling datert 16.september 99 mottatt ultimo november 99 var det nedsatt en arbeidsgruppe for å arbeide med iverksetting av overordnet kvalitetsindikator for epikrisetid. Iht. Helsedirektorates/Statens Helsetilsyns program for kvalitetsrådgivere desember 93 gis regionsykehusene et særskilt ansvar for kvalitetsutvikling i regionene. Regionsykehusenes direktører tok i 94 initiativ til samarbeidsprosjekt sammen med VAS for å videreutvikle et pasientfokusert kvalitetssystem og et nettverk for erfaringsutveksling og gjensidig læring. 4 delprosjekter ble vedtatt, i 96 ble det besluttet å utvikle indikatorer innenfor 5 ulike områder, der pasientjournal/epikrisetid er et av områdene. Pr. november 99 er 4 av disse indikatorene klare til å taes i bruk. Indikatorene gir muligheter for sammenligning av nøkkeltall mellom sykehusene. 3
PROSJEKTGRUPPENS SAMMENSETNING Else-Marie Engelsen Kontorleder Øyeavdelingen Steinar Fosse Allmennlege Primærhelsetj. Ingebjørg L Halstensen Konsulent Kvalitetsavd. Ketil Kvernrød Konsulent Kvalitetsavd. Siren B Odd Kontorleder Hjerteavd. Einar Svarstad Overlege Medisinsk avd. Inger Johanne Svendsen Kontorleder Kirurgisk avd. Anne-Lisbeth Vabø Ass.lege Medisinsk avd. 4
PROSJEKTETS FORMÅL Å utprøve målinger for epikrisetid på 2-3 av sykehusets avdelinger i henhold til utarbeidet indikator samt planlegge for oppstart av målinger på alle sykehusets avdelinger fra mai år 2000 Iht. gruppens rapport av 14.03.00 ble planlagt tidspunkt endret til at alle avdelinger skulle ha tilgang til web rapporter for totalt epikrisetid på sykehusets intranett innen 01.05.00 og oppstart for epikriseprosessmålinger på alle avdelinger fra 01.01.01 5
BEGREPSAVKLARINGER Iht. basisdokument Beskrivelse om epikrisetid (Kvalitetsutvikling i helseregionene) Epikrisetid - tidsrommet som medgår fra pasienten utskrives til epikrisen sendes ut fra sykehuset Epikriseprosess - de aktiviteter og ressurser som vedrører produksjonen av en epikrise fra pasienten utskrives til endelig epikrise sendes ut fra sykehuset Epikrisefase - epikriseprosessen inndelt i faser, slik at man kan gå inn i ulike faser og foreta målinger 6
Ønsket indikator er en kontinuerlig variabel, der epikrisetid måles i dager og epikrisefaser. Indikator for epikrisetid blir da Epikrisetid = Dato for utsendelse av epikrise - Pasientens utreisedato dvs. antall dager fra pasientens utreisedato til dato for epikrisen sendes ut fra sykehuset. 7
VIKTIGE MOMENTER FOR ARBEIDET Grunnleggende momenter for det videre arbeidet Epikriseindikator og ønskete målefaser skal på en enkel måte kunne hentes direkte ut fra avdelingstilgjengelige datasystemer Nytteverdien ved uthenting av epikriseindikator og bruk av rapporter skal være synlig og motiverende for avdelingene 8
Prosess Dato Kilde Ønskelig? / Praktisk mulig? Mulig Ønskelig Pasientens utreise Ø / P Dag.mnd.år Pims DocuLive Epikrisen dikteres av lege Epikrisen mottas av sekretær Epikrisen skrives av sekretær Ø / P Dag.mnd.år DocuLive Ø Dag.mnd.år Ø / P Dag.mnd.år DocuLive Epikrisen signeres Ø / P Dag.mnd.år DocuLive av ansvarlig lege Epikrisen Ø Dag.mnd.år kontrasigneres av lege Epikrisen er Ø Dag.mnd.år Pims* medisinsk ferdigkodet Epikrise skrevet ut Ø / P Dag.mnd.år Doculive ** Total epikrisetid Antall dager 1-6 *) Pims forutsetter at alle avdelinger følger samme retningslinjer om at medisinsk kodet ferdig = utsendelsesdato for epikrisen **) DocuLive forutsetter at dato for utskriving (utprinting) av epikrisen = utsendelse av epikrisen 9
PROBLEMSTILLINGER PIMS Kun fase 1 og 6 tilgjengelig (6 = utsendelsdato = med. koding ferdig) DOCULIVE Fase 1, 2, 4, 5, 6 mulige (6 = utsendelse = utskriftsdato) 10
Ut fra en helhetlig vurdering ble det besluttet å dele arbeidet inn i 2 faser 1. Å fremstille indikator for total epikrisetid, basert på dato for utreise av pasient og dato for medisinsk koding ferdig, slik det kan framstilles i Pims og på dette grunnlag utarbeide web rapporter for epikrisetid på sykehusets intranett. Denne løsningen er temporær. 2. Det videre arbeidet baseres på å ta utgangspunkt i de datofelter som er tilgjengelig i DocuLive og framstille total epikrisetid og målinger for de mellomliggende faser, med utgangspunkt i DocuLive systemet. 11
SPESIELLE PROBLEMSTILLINGER Nybrottsarbeid ikke bare på H S men også på landsbasis En rekke uforutsette problemstillinger Systembegrensninger Manglende felles retningslinjer for sykehusets epikriseprosess UNDERVEIS ER OGSÅ ARBEIDET MED Felles retningslinjer DRG koding av epikriser Flere IT tekniske kravspesifikasjoner videresendt IT avdelingen Artikkel om prosjektet i Innsyn 4/2000 Informasjonsskriv til pilotavdelingene med veiledning for bruk av prosess indikatoren 12
PILOTAVDELINGER De 3 avdelinger som var prøveavdelinger for DocuLive og eneste avdelinger som benyttet systemet på aktuelle tidspunkt - Medisinsk avdeling - Nevrologisk avdeling - Øye avdelingen Kontaktpersoner har vært avdelingsoverleger og kontorledere, Nevrologisk avd. ass. avd.overlege 13
HVA FORELIGGER SOM RESULTATER 1. Web rapporter for Total epikrisetid basert på Pims lagt ut på sykehusets intranett mai 2000 Rapportene er visuelt fremstilt med funksjonelle rapporter og grafer og viser Total epikrisetid fordelt på utskrivningsuke Epikrisetid og justert tid samt Uferdige opphold Rapportene kan tas ut på ulike nivåer og ulike verdier Rapportene er utarbeidet temporært og ment anvendt i en overgangsfase inntil DocuLive baserte rapporter forelå. http://intraweb.helse-bergen.no/rapporter 14
2. DocuLive baserte rapporter for prosessindikator i henhold til praktisk mulige datofelter i DocuLive Raportene visualiserer trendutvikling i form av linjediagrammer, stablete linjediagrammer, stablete søylediagrammer, samt tabellarisk oppstilling. Delt inn i 2 faser epikriseoversikter median tid epikrioversikerter gjennomsnittlig tid - som kvalitetsforbedringsverktøy http://intraweb.haukeland.no/webrapp/ 15
VIDERE FREMDRIFT Epikriseindikator målinger igangsettes ved alle avdelinger tilknyttet DocuLive elektronisk pasientjournal fra 01.01.2002. De avdelinger som ennå ikke anvender DocuLive systemet bør ta i bruk epikriseindikator verktøyet ved oppstart av DocuLive. 2002 er et tilvendingsår for avdelingens bruk og anvendelse av verktøyet og utarbeide interne rutiner for oppfølgingsarbeidet. Avdelingen må selv avklare hvem som skal ha tilgang. Epikriserapportene er visualisert både i median tid og gjennomsnittlig tid. Rapporter basert på median tid legges ut på sykehusets websider under Rapporter. Epikriserapporter basert på gjennomsnittlig tid anvendes internt i avdelingen for avdelingens eget arbeid med oppretting og kontroller, og nøkkelpersonell bør ha adgang. 16
Avdelingene utpeker en ansvarsperson som støtte- og oppfølgingsansvarlig i avdelingen med ansvar for jevnlig bruk av verktøyet og koordinator til IT avdelingen og Kvalitetsavdelingens kontaktperson. Systemadgang. I oppstartfasen har avdelingens indikatoransvarlige medarbeider ansvar for adgangssøknader til systemet og videresender til kontaktperson på Kvalitetsavdeling. Senere vil adgangssøknader håndteres på de generelle søknadsskjemaene til IT avdelingen. Oppretting av link mellom Medakis rapporter og DocuLive epikrisedokument med feilregistrering bør vurderes for ytterligere forbedret funksjonalitet. 17
Oppsummering Nybrottsarbeid er aldri enkelt, dette arbeidet har vært spennende, krevende og lærerikt i et velfungerende tverrfaglig samarbeid. Prosessen har tatt uventet lang tid grunnet stor avstand mellom ønskete og praktisk mulige målefaser samt uforutsette IT tekniske problemstillinger. Verktøyet som foreligger er et grunnleggende startverktøy for epikrisemålinger i ulike faser i epikriseprosessen. målt ut fra en nasjonal måleindikator. Verktøyet er en nasjonal måleindikator og har store utviklingsmuligheter. 18
Videre arbeid ivaretas fremover av Kvalitetsavdelingen og IT avdelingen i samarbeid. Kvalitetskonsulent Ingebjørg Halstensen, tlf. 55 97 39 82 er kontaktperson for de avdelingsutnevnte epikriseindikator ansvarlige. IT konsulent Th. Thiruchelvam, tlf. 55 97 65 78 er kontaktperson for IT tekniske problemer og systemadgang. Det planlegges halvårlige brukermøter ang. problemløsninger, endrings-/forbedringsønsker og videre utvikling av systemet. Pr. d.d. har ca. 20 avdelinger utnevnt epikriseindikator ansvarlig medarbeider og tatt systemet i bruk. 19