Forbedringsprosessen - 3-foreldrepenger/-permisjon, eph. 2013/1779, oppsummering Mer tid til å gjøre de riktige tingene Innhold Bakgrunn (mandat/mål)... 2 Metode/Fokusgruppen... 2 Prosessen... 3 Fakta og utfordringer ved dagens arbeidsflyt... 4 Ny prosess ny løsning... 5 Smågruppearbeid... 6 Gevinsten av prosessen/nøkkelfaktorer... 6 VEDLEGG... 8 SJEKKLISTE FOR LEDER - MORS SØKNAD OM FORELDREPERMISJON... 8 SJEKKLISTE FOR LEDER - FARS SØKNAD OM FORELDREPERMISJON... 9 INFORMASJON, EKSTERNE KUNDER... 10 1
Bakgrunn (mandat/mål) Universitetet i Tromsø ønsker å implementere nye organisatoriske løsninger ved å gjennomføre det prosessbaserte konseptet Lean. UiT ønsker å optimalisere de verdiskapende aktiviteter gjennom å synliggjøre, standardisere og strømlinjeforme verdiskapende prosesser. UiT fikk i 2012 refundert totalt 50 mill. (tall hentet fra K-27 lister) fra NAV i forbindelse med sykepenger og foreldrepermisjoner. Av dette utgjorde foreldrepenger 20 mill. I perioden 2010/2011 ble arbeidsoppgaver med foreldrepenger delegert fra sentraladministrasjonen til fakultetene. Dagens arbeidsprosess er ressurskrevende med mange nivå som utfører arbeidsog kontrolloppgaver. Arbeidsprosessen med rådgivning av tilsatte som skal søke foreldrepermisjon og behandling av permisjonssøknader genererer mange henvendelser, avklaringer, purringer og ufullstendig saksbehandling. Mangelfull rådgivning og ufullstendig saksbehandling ved UiT medfører tapte refusjonsinntekter fra NAV, samt tap ved for mye utbetaling av lønn til tilsatte som ikke har krav på foreldrepermisjon med lønn. Seksjon for lønn brukte tidligere 1,3 stillinger til arbeidet med foreldrepermisjon, nå bruker de 2,3 stillinger. Den økte ressursbruken skyldes blant annet økt rådgiving til tilsatte som skal søke permisjon, rådgivere ved institutt og fakultet, samt økt mengde feil i saksbehandlingen fra institutt og fakultet. Hensikten med denne forbedringsprosessen er å gjennomgå prosessen med søknad om foreldrepermisjon, behandling av søknadene og innkreving av foreldrepenger fra NAV. Målet er å finne en mer hensiktsmessig og effektiv fordeling av oppgavene mellom nivåene ved UiT, samt gjøre prosessen enklere for de som søker foreldrepenger (eksterne kunder) og de som arbeider med foreldrepenger (interne kunder). Vi ønsker å skape: Høy kvalitet på de tjenester vi utfører overfor tilsatte som skal i permisjon. Effektiv utnyttelse av ressursene. Høyt kompetansenivå på tilsatte som arbeider med foreldrepermisjon ved UiT, dette vil øke medarbeidertilfredsheten. Kort oppsummert konkluderte fokusgruppen med at prosessen sentraliseres og at fagressurser samles i POA. Oppgaver som i dag utføres på fakultetene/enhetene blir overført til POA. Det er foreslått en ny oppbygging av arbeidsprosessen, hvor søknader fra tilsatte om foreldrepermisjon/-penger overføres direkte fra leder på instituttnivå til POA. Det etableres et team i POA som har foreldrepermisjon som spesialfelt, og som kan være rådgivere overfor både ledere og tilsatte som søker foreldrepermisjon. Metode/Fokusgruppen Lean er en kvalitetsforbedringsmetode, som tar utgangspunkt i innspill fra medarbeidere, og som drives av de tilsatte selv. Fokus vil være på kundenes behov, både interne og eksterne kunder. I dette tilfellet de tilsatte som arbeider med foreldrepermisjon ved UiT og de tilsatte som søker permisjon. Fokuset vil også være på å effektivisere arbeidsprosessen ved å avdekke 2
sløsing i verdikjeden, som f.eks unødvendig aktiviteter som krever ressurser, men ikke bidrar til å øke verdien på produktet eller tjenesten. Målet er å få en organisasjon som er tilpasset og målrettet, som fremstår som oversiktlig for både de som søker permisjon og de som skal gi råd og behandle søknaden, og som er robust nok til å tåle endringer. Forbedringsprosessen har hatt en sterk medarbeiderinvolvering med en fokusgruppe bestående av 7 medarbeider fra sentraladministrasjonen og fakultetene ved UiT. Medlemmene i fokusgruppen har lang arbeidserfaring med arbeidsoppgaver relatert til foreldrepermisjon, og er foreslått av leder ved de enheter de er ansatt ved. Gruppen har bestått av følgende medlemmer: Tove Steene, Avdeling for personal og organisasjon Ståle Berger Nyvold, Avdeling for personal og organisasjon, seksjon for lønn Idar Indrevoll, Avdeling for personal og organisasjon, seksjon for lønn Anne Karin Ottesen, Institutt for arktisk og marin biologi, BFE-fak Inga Jernsletten, Institutt for lærerutdanning og pedagogikk, HSL-fak Kristine Stangeland Olsen, Seksjon for personal- og økonomitjenester, Helsefak Gunn-Helene Turi, Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet, NT-fak Seniorrådgiver Grethe Karlsen, Avdeling for utdanning og personalkonsulent Gro Mette Meyer, fakultetsadministrasjonene på NT-fak har vært prosessveiledere. Prosessen Arbeidsprosessen startet den 23.mai 2013 med oppstartsmøte, samt 4 prosessdager 27.-28.mai og 3.-4.juni 2013. Fokusgruppen har i løpet av to dager kartlagt dagens arbeidsprosess og oppgaveløsninger ved hjelp av verdistrømsanalyse. Gruppen har deretter i løpet av to dager utarbeidet en ny arbeidsprosess med fokus på å standardisere rutiner og tjenester, for å kunne tilby en mer forutsigbar og lik tjenesteportefølje overfor brukerne. Fokus har vært å levere best mulig kvalitet på tjenester, samt større verdiskaping gjennom best mulig utnyttelse av ressursene. Gruppen har også hatt fokus på å øke den kollektive læringen i den nye arbeidsprosessen. Problemstillinger som ble avdekket gjennom arbeidet med verdistrømsanalysen og den nye arbeidsprosessen ble prioritert og organisert i to ulike grupperinger. To smågrupper utkrystalliserte seg i løpet av design av den nye arbeidsprosessen, hvor de utarbeidet tiltak og løsninger for å realisere forbedringene i den nye arbeidsflyten. Den første smågruppen utarbeidet med informasjon til de som arbeider med foreldrepenger ved UiT (interne kunder). Den andre smågruppen utarbeidet forslag til nye løsninger for behandling av adopsjons- /foreldrepermisjoner, samt arbeidet med informasjon til de som søker permisjon (eksterne kunder). De to gruppenes forslag er samlet i vedlegg 1,2 og 3. Fokusgruppen har hatt fire fellesmøter i denne perioden for å sikre koordinering av arbeidet. 3
Fakta og utfordringer ved dagens arbeidsflyt Fokusgruppen startet med å kartlegge dagens arbeidsprosess. Dagens arbeidsflyt er ressurskrevende, og medfører uklare grenser mellom nivåene og stor grad av dobbeltbehandling av søknaden, se vedlegg Ephorte 2013/1779, journalpost 3. Vi kartla også følgende: De tilsatte som skal søke permisjon meddeler at de bruker mye tid på å søke etter informasjon før de skal søke foreldrepermisjon og at de ikke finner tilstrekkelig hjelp på universitetets hjemmesider. De tilsatte som skal søke permisjon rapporterer at de får ulike svar fra institutt, fakultet og sentraladministrasjon. De tilsatte som skal søke permisjon klager over for lite tilgjengelig og variert informasjon, samt mangelfull kompetanse på institutt- og fakultetsnivå. Seksjon for lønn rapporterer at de bruker uforholdsmessig mye ressurser og tid på arbeidet med foreldrepenger. De bruker mye av tiden til rådgivning av de tilsatte ved UiT som skal søke permisjon, og de tilsatte som arbeider med rådgivning og behandling av søknadene på instituttene og fakultetene. Vi ser av prosentvis fordeling av refusjonsbeløpet at noen fakultet som jur.fak (refusjonsbeløp på 4,80 %) og kunst.fak (refusjonsbeløp på 2,90 %) har få permisjonssaker og utvikler derfor ikke nødvendig grad av kompetanse. Andre fakultet som NT-fak. (14,70 %), BFE (14,30) og HSL (9,50 %), har flere foreldrepermisjonssaker, men rapporterer at de ikke har tilstrekkelig antall saker til å bli dyktige rådgivere og saksbehandlere i dette fagfeltet. Seksjon for lønn opplever i dag liten interesse på institutt- og fakultetsnivå for opplæring og kurs om foreldrepermisjon til tross for at de samme nivåene melder om manglende kunnskaper om fagområdet. Seksjon for lønn rapporterer at de ved stikkprøver har funnet at fedre ved UiT, som har registret 14 dagers omsorgspermisjon, ikke har søkt foreldrepermisjon og registrert permisjonen i Paga. Konsekvensen er at UiT taper refusjoner fra NAV for utbetalt lønn til tilsatte. 4
Ny prosess ny løsning Gruppen utarbeidet et forslag til ny arbeidsprosess med fokus på å standardisere rutiner og tjenester, for å kunne tilby en mer forutsigbar og lik tjenesteportefølje overfor både de interne og eksterne brukerne. Gruppens fokus har vært å levere best mulig kvalitet på tjenester, samt best mulig utnyttelse av ressursene. Dette medfører redusert saksbehandlingstid, bedre ressursutnyttelse, økt kvalitet og bedre kunde- og medarbeidertilfredshet. Gruppen har også hatt fokus på å øke den kollektive læringen i den nye arbeidsprosessen. Se ny arbeidsprosess, vedlegg Ephorte 2013/1779, journalpost 3. Fokusgruppen foreslår følgende tiltak: Sentralisering, sentral behandling av saker, samle fagressurser. Det etableres et team i POA som har foreldrepermisjon som spesialfelt, og som kan være rådgivere overfor både ledere og tilsatte som søker foreldrepermisjon. Leder ved instituttet og den som søker foreldrepermisjon skal booke møte direkte med POA, for å få rådgivning og avklare ang foreldrepermisjonen. Fokusgruppen har foreslått at oppgaver som i dag utføres på fakultetene/enhetene blir overført til POA. Det er foreslått en ny oppbygging av arbeidsprosessen, hvor søknader fra tilsatte om foreldrepermisjon/-penger overføres direkte fra leder på instituttnivå til POA. En slik omorganisering av arbeidsoppgaver vil medføre større arbeidsmengde ved POA, og det vil derfor være behov for å tilføre avdelingen ekstra ressurser. 5
UiT Norges arktiske universitet har tatt i bruk en ny HR-portal, Compendia. All informasjon en tilsatt har behov for i tilknytning til tilsettingsforholdet, inkl. permisjon i forbindelse med svangerskap/fødsel/adopsjon, vil bli tilgjengelig i denne portalen. Gruppen vil presisere at det er viktig at god informasjon blir samlet på ett sted, og gjøres lett tilgjengelig for tilsatte og ledere. Det må informeres både om regelverket og om hvilke rutiner som gjelder ved UiT Norges arktiske universitet. I dag finnes slik informasjon både i Compendia og i Paga. Smågruppearbeid To smågrupper utarbeidet tiltak og løsninger for å realisere forbedringene i den nye arbeidsflyten. Den første gruppen bestod av Idar Indrevoll, Gunn-Helene Turi, Rigmor Gärtner og Elisabeth Stormo og de arbeidet med informasjon til de som arbeider med foreldrepenger ved UiT (interne kunder). Gruppen utarbeidet sjekkliste for nærmeste leder, en veiledning fra A-Å. Se vedlegg 1 og 2. Den andre gruppen bestod av Tove Steene, Ståle B. Nyvold, Anne-Karin Ottesen og Inga Jernsletten og arbeidet med informasjon til de som søker foreldrepenger (eksterne kunder). Smågruppe 2 utarbeidet forslag til nye løsninger for behandling av adopsjons- /foreldrepermisjoner, samt arbeidet med hvordan nå ut med informasjon som er tydelig og lett tilgjengelig, og eventuelle utfordringer, som f.eks. ressursbehov. Se vedlegg 3. Gevinsten av prosessen/nøkkelfaktorer Et nøkkelelement i forbedringsprosessene er at alle prosesser skal følges opp mot fastsatte mål. Gruppen har pekt på noen nøkkelfaktorer: Tydeligere informasjonsflyt overfor de tilsatte som skal søke permisjon dette vil føre til mindre ressursbruk og økt brukertilfredshet. Mindre personell involvert i prosessen dette vil føre til mindre ressursbruk, mindre støy og økt medarbeidertilfredshet. Feilfrie saker dette vil føre til økt refusjonsgrunnlag fra NAV. Økt registrering av fedrekvote dette vil føre til økt refusjonsgrunnlag fra NAV. Kompetanseheving - dette vil føre til feilfrie saker, som igjen fører til økt refusjonsgrunnlag Reduksjon av tidsbruk pr søknad - dette vil føre til reduksjon av produksjonstid 6
Redusere antall telefoner/henvendelser - dette vil føre til mindre støy i organisasjonen og økt medarbeidertilfredshet. Standardisering, levere tjenester som etterspørres, bruke ressursene mer effektivt, utvikle de tilsatte slik at de blir tryggere på arbeidsoppgavene og dermed dyktigere rådgivere og saksbehandlere. Kontinuerlig forbedring/ Kritiske faktorer Ved implementering må det utvikles rutiner for kontinuerlig forbedring, slik at arbeidet med foreldrepermisjon hele tiden bringes fremover. Det foreslås at POA følger prosessen med implementering av den nye rutinen nøye. I den første fasen er kursing av ressurspersoner og tett dialog mellom POA og instituttene svært viktig. Det kritiske for forbedringsprosessen vil være at POA har ressurser for å gjennomføre prosessen. Det vil si ressurser til å følge opp de som søker foreldrepermisjon og de som arbeider med foreldrepermisjon ved instituttene. I neste fase er oppfølgingsarbeidet mer knyttet til målet om feilfri saksbehandling, samt full refusjon for lønnsutgifter fra NAV. 7
VEDLEGG SJEKKLISTE FOR LEDER - MORS SØKNAD OM FORELDREPERMISJON Medarbeider må melde fra til nærmeste administrative leder om foreldrepermisjon senest 2 måneder før forventet permisjonsstart. Leder gir en generell informasjon om foreldrepermisjon og booker møte med teamet i POA. Avviklingen av permisjonen (ferieavvikling, fleksibelt uttak m.m) avklares også. Leder ber medarbeider fylle ut skjema i Paga Web og videresende det til leder. Følgende skjemaer skal leveres til leder sammen med permisjonssøknaden: o NAV-skjema (original på papir) med søknad om foreldrepenger/mødrekvote (samt forside til NAV-skanning med underskrift). o Skjema for Inntekts- og skatteopplysninger. Dette gjøres av POA. Leder henter opp søknadsskjemaet fra sin innkurv i PagaWeb. Leder sjekker at følgende opplysninger i permisjonsskjemaet stemmer overens med opplysningene i søknaden til NAV: o termindato o dekningsgrad o tidspunkt for mødrekvote o tidspunkt for ferie Leder tar meldt permisjonsfravær til etterretning og oversender deretter skjemaet elektronisk til POA for videre behandling. NAV-skjema i original (og evt. annen dokumentasjon) videresendes også til POA. Ved søknad om endring av inngått permisjonsavtale, henvises medarbeider til POA for nærmere bistand. Hvis søker er stipendiat/postdoktor/ansatt på kvalifiseringsvilkår skal tilsettingsperioden forlenges. Denne beregningen utføres av POA. Skjema med beregning av forlengelse skal lastes opp i Paga (under dokumenter). Ny sluttdato skal meldes til enhetene. 8
SJEKKLISTE FOR LEDER - FARS SØKNAD OM FORELDREPERMISJON Medarbeider skal informere nærmeste administrative leder om gravid partner på et tidlig tidspunkt og senest 6 uker før starten av permisjonen. Leder informerer og bistår medarbeider i forbindelse med foreldrepermisjon, bl.a. o Ved barnets fødsel: Informerer far om retten til 2 ukers lønnet omsorgspermisjon i forbindelse med selve fødselen. o Foreldrepermisjon: Bistår medarbeider med utfylling av skjemaer, heri avklarer avviklingen av permisjonen (ferieavvikling, fleksibelt uttak m.m.) o Fars permisjon må starte rett etter mors permisjon. Leder ber medarbeider fylle ut skjema i Paga Web og videresende det til leder. Følgende skjemaer skal leveres til leder sammen med permisjonssøknaden: o NAV-skjema (original på papir) med søknad om foreldrepenger/fedrekvote (samt forside til NAV-skanning med underskrift). o Skjema for Inntekts- og skatteopplysninger. Dette gjøres av POA. o Vedtaket som mor fikk fra NAV da hun gikk ut i permisjon. NB. Dersom far skal ha permisjon ut over fedrekvoten eller det bare er far som har opptjent rett til foreldrepenger, må det foreligge bekreftelse fra mors arbeidsgiver på at mor er startet opp i jobb, evt. fra studiested om oppstart av studier. Leder henter opp søknadsskjemaet fra sin innkurv i PagaWeb. Leder sjekker at opplysningene i permisjonsskjemaet stemmer overens med opplysningene i søknaden til NAV. Leder tar meldt permisjonsfravær til etterretning og oversender deretter skjemaet elektronisk til POA for videre behandling. NAV-skjema i original (og evt. annen dokumentasjon) videresendes også til POA. Ved søknad om endring av inngått permisjonsavtale, henvises medarbeider til POA for nærmere bistand. 9
INFORMASJON, EKSTERNE KUNDER Gruppa ekstern informasjon fikk i oppdrag å arbeide med: 1. Forslag til nye løsninger for behandling av adopsjons-/foreldrepermisjoner. 2. Informasjon - hvordan nå ut med informasjon som er tydelig og lett tilgjengelig? 3. Eventuelle utfordringer, som f.eks. ressursbehov. 1. Forslag til nye løsninger for behandling av adopsjons-/foreldrepermisjoner. Etter dagens rutiner søker tilsatte om foreldre-/adopsjonspermisjon til sin leder. Søknaden overføres deretter til saksbehandler på fakultet/enhet for videre behandling og overføring til Seksjon for lønn. Denne ordningen har vart siden 2010. Erfaringer så langt har vist at det er mye feil i søknadene som kommer til Seksjon for lønn. Dette medfører mange returer, telefonsamtaler og purringer. Det blir opplyst fra fakultetene/enhetene at saksfeltet er så komplisert at det er vanskelig å holde seg oppdatert med få saker. Gruppas anbefaling til ny løsning: Det etableres et team i POA som har foreldre- /adopsjonspermisjon som spesialfelt, og som kan være rådgivere overfor leder og tilsatte i spørsmål som angår denne type permisjon. Søknader fra tilsatte om foreldrepermisjon/-penger overføres direkte fra leder til POA, og ikke via personalmedarbeider ved enheten slik det er nå. Hva skal den tilsatte gjøre: NAV-skjema (krav om foreldrepenger) fylles ut og leveres til leder. Det søkes samtidig om permisjon i PagaWeb, med elektronisk overføring til leder. o Som hovedregel skal permisjonen tas sammenhengende. o Endringer i løpet av permisjonen kan bare gjøres i særlige tilfeller, og etter nærmere avtale med leder og POA. Kopi av vedtak fra NAV sendes til POA så snart det foreligger. Ved fødsel før termin må POA underrettes for beregning av ny dato for gjeninntredelse i jobb. Hva skal leder gjøre: Ta stilling til om permisjonssøknaden, og eventuelle endringsønsker, kan innvilges slik det er søkt om. Leder må gis tilgang til enkle retningslinjer hvor det framgår hva de må godta, og når det er mulig avslå/bruke styringsretten. Godkjent permisjonssøknad overføres i PagaWeb til POA. NAV-skjema i original videresendes samtidig til POA. Hva skal POA gjøre: 10
POA mottar permisjonssøknad i PagaWeb, og NAV-skjema i papir (original) fra leder. Søknaden behandles i henhold til gjeldende regelverk. o Er det usikkerhet rundt den tilsattes rett til lønn under permisjonen, anbefales det å innkalle til et møte med den tilsatte og leder. Dersom søknaden kan innvilges, gis det en midlertidig permisjon inntil NAV-vedtak foreligger. Når NAV-vedtak foreligger bekreftes permisjonen. Permisjonen og ev. feriefravær registreres i Paga, og det dannes refusjonskrav til NAV. For stipendiater, post doktorer og tilsatte på kvalifiseringsvilkår beregnes det ny sluttdato i tilsettingsforholdet. o Enheten informeres om den nye sluttdatoen. Ved eventuelle endringer i forhold til opprinnelig søknad, må refusjonskravet korrigeres og ny dato for gjeninntredelse i stilling etter endt permisjon legges inn i Paga. Dersom de foreslåtte endringer gjennomføres, overlater gruppa til POA å lage en mer utfyllende rutinebeskrivelse, 2. Informasjon - hvordan nå ut med informasjon som er tydelig og lett tilgjengelig? UiT Norges arktiske universitet vil ta i bruk Compendia, en ny HR-portal, i nær framtid. Vi har forstått det slik at all informasjon en tilsatt har behov for i tilknytning til tilsettingsforholdet, inkl. permisjon i forbindelse med svangerskap/fødsel/adopsjon, vil bli tilgjengelig i denne portalen. Gruppa vil presisere at det er viktig at god informasjon blir samlet på ett sted, og gjøres lett tilgjengelig for tilsatte og ledere. Det må informeres både om regelverket og om hvilke rutiner som gjelder ved UiT Norges arktiske universitet. 3. Eventuelle utfordringer, som f.eks. ressursbehov. Gruppa har foreslått at oppgaver som i dag utføres av personalkonsulentene på fakultetene/enhetene blir overført til POA. Det vises til pkt. 1. En slik omorganisering av arbeidsoppgaver vil medføre større arbeidsmengde ved POA, og det vil derfor være behov for å tilføre avdelingen ekstra ressurser. 11