Medarbeidersamtaler i Meldal kommune Veiledning Revidert 14.01.2015 arkivsaksnr: 03/01159 Anr 400
side 2 av 6 Innholdsfortegnelse Hva er en medarbeidersamtale, og hvorfor avholder vi den?... 3 Grunnlaget for medarbeidersamtaler... 3 Når avholdes samtalen, og hvem omfattes av den?... 3 Innholdet i medarbeidersamtalen... 3 Forberedelser... 4 Gjennomføring... 4 Utarbeidelse av oppfølgingsplan... 4 Oppfølging... 5 Vanlige spørsmål/utfordringer... 5
side 3 av 6 Hva er en medarbeidersamtale, og hvorfor avholder vi den? En medarbeidersamtale er en planlagt, systematisk og personlig samtale mellom medarbeider og leder, der leder har et hovedansvar for planlegging og gjennomføring. Medarbeidersamtaler er ikke en erstatning for de daglige og mer vanlige samtaler på en arbeidsplass. Den daglige kontakten mellom leder og medarbeider er heller ikke en erstatning for medarbeidersamtalen. Hensikten med medarbeidersamtalen er å avklare gjensidige forventninger til og evaluere arbeidsforhold og resultater. utvikle tillit og åpenhet for å fremme kommunikasjon og samarbeid i det daglige. samtale om muligheten for, og legge forholdene til rette for den ansattes faglige utvikling. En viktig premiss for en vellykket samtale er at både leder og medarbeider tar ansvar for å gi hverandre tilbakemeldinger. Leder har et særlig ansvar i å påse at det gis tilbakemeldinger med utgangspunkt i arbeidsgivers forventninger til sine medarbeidere. Medarbeidersamtalen skal samtidig være en arena der medarbeideren har anledning til å gi tilbakemelding til egen leder, og gir med det også et grunnlag for lederens egen utvikling. Grunnlaget for medarbeidersamtaler Grunnlaget for at vi har medarbeidersamtaler er arbeidsmiljølovens kpt 2 om arbeidsgivers plikter, der en i kommentarene til loven fremhever at «Arbeidsgiveransvaret ivaretas gjennom daglig utøvelse av lederfunksjonen. Systematiske, fortrolige medarbeidersamtaler er et særlig viktig redskap for ledere og medarbeidere [..]» Opplegget for medarbeidersamtalene har også som funksjon å ivareta kommunens egne personalpolitiske føringer, med spesielt vekt på arbeidsgiverpolitikken, plan for lønnspolitikk, lederplattform og seniorpolitikk og med kommunens visjon og verdier som bakgrunnsteppe. Når avholdes samtalen, og hvem omfattes av den? Medarbeidersamtalene gjennomføres èn gang i året. Samtalen er obligatorisk for alle faste ansatte og midlertidige ansatte som har et ansettelsesforhold som strekker seg over ett år. For øvrige ansatte og ansatte i meget små stillingsprosenter er medarbeidersamtalen frivillig og kan betraktes som et tilbud fra arbeidsgiver. Den enkelte leder avgjør når samtalene skal tas i løpet av året, men fortrinnsvis tas samtalene i løpet av første halvår da dette er mest optimalt i forhold til de kommunale planprosessene. Innholdet i medarbeidersamtalen Det er utarbeidet egne samtaleskjema til forberedelse og gjennomføring av medarbeidersamtalene. Ett skjema for samtaler mellom ledere og ett for samtaler mellom leder og medarbeider. Skjemaene er i stikkordsform fordi både medarbeider og leder må sette sine egne ord og individuelle preg på samtalen. Ikke alle punktene i skjemaet trenger å være like relevante. Det kan godt hende at det er behov for at samtalen vektlegger noen få punkter. Det kan også hende at det er aktuelt å ta opp tema som ikke nødvendigvis står spesifisert i samtaleskjemaet, men som oppleves viktig å snakke om der og da. Det er videre utarbeidet et skjema for oppfølgingsplan som skal inneholde aktuelle tiltak som skal følges opp i etterkant av samtalen, samt viktige konklusjoner som er gjort underveis.
side 4 av 6 Forberedelser Det er viktig at både leder og medarbeider stiller godt forberedt til samtalen. Begge parter skal tenke gjennom det de ønsker å ta opp på forhånd. Dersom det er spesielle temaer en av partene ønsker å ta opp i samtalen, kan dette med fordel signaliseres på forhånd. Både medarbeider og leder benytter momentlisten for medarbeidersamtalen som utgangspunkt for forberedelsene. Se også igjennom evt. notater og oppfølgingsplanen fra forrige samtale. Leder initierer tidspunktet for samtalen minimum to uker før denne finner sted. Samtalen gjennomføres på et nøytralt sted og skal foregå uten forstyrrelser. Normalt gjennomføres samtalen innenfor rammen av én til to timer. Dess bedre forberedelsene er dess kortere tid trenger en til samtalen. For å tydeliggjøre hensikt og ønsket resultat fra medarbeidersamtalene kan det også være lurt å gi informasjon/avklare forventninger på forhånd til medarbeiderne på enheten. Det vil også være naturlig at leder her signaliserer viktige ting som han ønsker å vektlegge og dessuten be om tilbakemelding fra medarbeiderne om det er tema i samtalen som de synes bør vies spesiell oppmerksomhet. Gode forberedelser fra både leder og medarbeider legger grunnlaget for en god medarbeidersamtale! Gjennomføring Lederen har et særlig ansvar for at medarbeidersamtalen får en positiv ramme og at dialogen blir åpen og konstruktiv. Tydelig kommuniserte forventninger/tilbakemeldinger fra både leder og medarbeider vil gjøre det lettere å enes om konkrete oppfølgingstiltak. Det er viktig at både medarbeider og leder gir sine vurderinger/evalueringer innen de aktuelle samtaletema med utgangspunkt i momentlisten for medarbeidersamtaler. Det som tas opp mellom leder og medarbeider skal, behandles som fortrolig informasjon, og partene må være enige om hva som eventuelt kan bringes videre. Dette omfatter også informasjon som evt kan bringes videre ved lederskifte eller skifte av enhet. Utarbeidelse av oppfølgingsplan Medarbeidersamtalen skal munne ut i en forpliktende oppfølgingsplan mellom leder og medarbeider. Det er utarbeidet et eget skjema for dette. Det anbefales at en konsentrerer seg om noen få, men viktige, tiltak som er konkrete og på et realistisk nivå. Kanskje ender en i enkelte tilfeller bare opp med ett viktig tiltak. Det er medarbeideren som fyller ut selve oppfølgingsplanen. I tillegg til aktuelle oppfølgingstiltak tar en også med viktige konklusjoner som blir gjort i samtalen, men som ikke nødvendigvis innebærer noen konkrete oppfølgingstiltak. Planen signeres av medarbeider og leder, der hver har sitt eget eksemplar for senere bruk. Planen oppbevares på et sikkert sted som hindrer at andre kan få tilgang til den.
side 5 av 6 Eksempel: Oppfølging Tiltakene i utviklings- og oppfølgingsplanen følges opp av leder og medarbeider ihht. hvem som er tillagt ansvaret for de enkelte tiltak. Oppstår det forhold som hindrer gjennomføring av tiltakene, skal medarbeider og leder gjensidig informere hverandre om dette. Tiltak som får budsjettmessige eller andre ressursmessige konsekvenser, for eksempel større kompetanseutviklingstiltak, hospitering m.v, må imidlertid tas videre som en del av den årlige planprosessen. Vanlige spørsmål/utfordringer Kan det være flere tilstede under samtalen? Nei, samtalen er en fortrolig samtale mellom medarbeider og leder. Jeg er redd for at det skal komme opp noe negative overraskelser under samtalen Samtalen erstatter ikke den løpende dialogen gjennom året. Det skal ikke samles opp «overraskelser» til medarbeidersamtalen finner sted. Leder har et særskilt ansvar på at det gis tilbakemeldinger gjennom året når det er behov for det. Kan jeg ta opp spørsmål knyttet til lønn? Nei, dette fordi lønn fort vil ta fokusen bort fra andre tema i samtalen. Be i stede leder om en egen samtale dersom du vil diskutere lønnsspørsmål. Merk likevel at flere av temaene i medarbeidersamtalen omhandler lønn indirekte, ved at noen av dem til dels er sammenfallende med vurderingskriteriene i lønnspolitikken. Det som leder signaliserer i samtalen skal derfor være relevant for hans argumentasjon når han prioriterer i forkant av lokale lønnsforhandlinger.
side 6 av 6 Kan oppfølgingsplanen legges i personalmappen? Nei, oppfølgingsplanen er i utgangspunktet fortrolig mellom medarbeider og leder såfremt ikke annet er avtalt. I personalmappen vil flere ha tilgang til planen, bl.a. personalmedarbeidere og nye ledere for den det gjelder. Kjemien med leder er dårlig. Jeg ser ingen hensikt i å ha samtalen og vil helst slippe. Selv om kjemien ikke er optimal så hviler det et ansvar på både leder og medarbeider å opptre profesjonelt og med det gjennomføre samtalen. Leder har her et spesielt ansvar for at samtalen blir vellykket, selv om også medarbeideren må bidra. Dersom forholdet preges av å være en konflikt, bør en prøve å løse konflikten eller i hvert fall dempe konfliktnivået tilstrekkelig før medarbeidersamtalen finner sted. Som personalansvarlig har leder et ansvar for å ta initiativ til at dette skjer. Dette kan skje med bistand fra overordnet leder eller personal i nevnte rekkefølge. Medarbeideren har ansvar til å medvirke så langt det er mulig for at konflikten løses eller konfliktnivået reduseres. Medarbeideren kan la seg bistå med en tillitsvalgt i et forsøk på å finne løsninger på konflikten. Verneombud og bedriftshelsetjeneste vil også være ressurser som kan kobles inn og vil i sine roller være nøytrale parter. Det beste er imidlertid at leder og medarbeider finner løsninger uten at andre må kobles inn.