Personalmeldinger Her kan du: 1) Legge inn ansatte som ikke tidligere har jobbet i avdelingen 2) Lage tilkallingsvikaravtaler 3) Lage korte arbeidsavtaler (korte - under 6 måned) 4) Forlenge avtaler 5) Justere stillinger, det vil si gjøre endringer på kontering, små justeringer på stillingsprosent 6) Lage ferievikaravtale 7) Skrive ansettelsesbrev på helgestillinger i HO som ikke er utlyst 8) Avslutte tilkallingsvikaravtaler Bruk fanen Mine ansatte når du skal lage en personalmelding som skal gå i saksgang. Sett inn fornavn eller etternavn, og trykk Søk. Du får da opp en linje med vedkommendes navn, klikk på denne linjen. 1 av 15
Du får nå opp opplysninger om alle ansatte ved din avdeling: personalia, pårørende, kompetanse og stillingsinformasjon. Du skal jobbe i bilde stillingsinformasjon. 1) Legge inn ansatte som ikke tidligere har jobbet i din avdeling Sett inn navn på den du skal legge inn, og trykk Søk. Du får da frem en ny knapp Ny ansatt Klikk på denne. Det kommer da opp et bilde med 7 trinn Du er nå på trinn 1 - Trykk Neste Trinn 2 - Du kommer da i personaliabilde. Det første man gjør er å legge inn fødselsnummer. Trykk deretter tabulatorknappen. Hvis vedkommende er registrert i kommunen fra før vil nå alle opplysninger komme opp. Trykk deretter Neste Trinn 3 - Fyll ut kontoopplysninger hvis de ikke alt er registrert. Trykk deretter Neste Trinn 4 - Her må du enten registrere pårørende, eller du kan trykke Hopp over Trinn 5 - I fanen for kompetanse kan du gå nederst i bilde, og trykke Neste 2 av 15
Trinn 6 - I bilde for ansattopplysninger trykker du Neste Trinn 7 - Du kommer nå i bilde for stillingsopplysninger. Hvordan du fyller ut her avhenger av hvilke avtale du skal benytte. Se punktene under. 2) Tilkallingsavtale Søk fram til den ansatte som skal ha tilkallingsavtale eller legg vedkommende inn som Ny ansatt. Når du søker frem den ansatte: Stå på fanen Stillingsinformasjon. Klikk på Ny stilling. Du får opp en ny boks som heter Ny stilling. Her fylles inn dato for når tilkallingsvikaravtalen skal gjelde fra. Sett kryss i Kopier fra stillinger, og velg hvilken stilling du skal kopiere. Dette er et hjelpemiddel slik at de fleste feltene er utfylt på forhånd. 3 av 15
. Velg skjema Ny stilling og trykk fortsett. Gjelder begge: Bildet som skal fylles ut: Sjekk følgende punkter: 1. Fyll ut sluttdato i feltet Ansatt til og Lønn til hvis det er tidsbegrenset. Det vanlige er 3 år. Hvis du ikke fyller ut det må du være flink til å avslutte tilkallingsvikaravtalene (se punkt 7) 2. Kontroller stillingsprosenten i feltet Stilling % og Ansettelse %, den skal den være 0% 3. Velg stillingstype: VT- Vikar, tilkalling 4. Legg inn still.kategori, Timelønt dagtid eller Timelønt turnus. Sjekk årstimetall (Dagtid har 1950 timer, turnusarbeider har 1846 timer) 5. Sjekk at det er riktig kontering (Konto, Avdeling og Tjeneste). 6. Krysser av for arbeidsavtale. Velg avtalen Tilkallingsvikar 4 av 15
7. Notat for arbeidsavtale kommer opp. Du kan her skrive hvis det er spesielle opplysninger som bør med i avtalen. Notat til logg er ikke synlig i avtalen, men kan brukes som en informasjonsboks. 8. Du kan nå sende avtalen. Trykk på «Send». Ny boks kommer opp. 9. Hak av for Skriv ut og Arkiver og trykk Send. Avtalen skal signeres av leder og ansatt og sendes til postmottak for skanning. 3) Korte vikaravtaler Du kan lage korte vikaravtaler på under 6 måneder. Dette kan du gjøre for ansatte som alt er registrert på din avdeling (har en avtale), eller legge vedkommende inn som Ny ansatt. Når du søker frem den ansatte: Klikk på Ny stilling. følgende boks kommer da opp: 5 av 15
Sett inn dato stillingen skal gjelde fra. Sett kryss i Kopier fra stillinger, og velg hvilken stilling du skal kopiere. Dette er et hjelpemiddel slik at de fleste feltene er utfylt på forhånd. Velg skjema Ny stilling og trykk fortsett. Gjelder begge: Bildet som skal fylles ut: Sjekk følgende punkter: 1. Fyll ut sluttdato i feltet Ansatt til og Lønn til 2. Kontroller stillingsprosenten i feltet Stilling % og Ansettelse %. Ansetter du i hvilende nattevakt eller i midlertidig redusert blir % her ulik. Ellers er prosenten lik. 3. Sjekk at det er riktig kontering (Konto, Avdeling og Tjeneste). 4. Stillingstype skal være VK-Vikar u 6mnd 6 av 15
5. I Still.kategori bestemmer du om det skal være fastlønn eller timelønn. Husk om det er turnus eller dagarbeid. 6. Sjekk årstimetall (Turnusarbeider har 1846 timer, dagtid 1950 timer) 7. Knytt til arbeidsavtale Vikaravtale kortvarig 8. Fyll ut feltet notat for arbeidsavtale. Her skrives det inn bakgrunnen for den vikaravtalen. For eksempel hvem vedkommende er vikar for. 9. Notat til logg er ikke synlig i avtalen, men kan brukes som en informasjons boks. 10. Du kan nå sende avtalen. Trykk på «Send». Ny boks kommer opp. 11. Hak av for Skriv ut og Arkiver og trykk Send. Avtalen skal signeres av leder og ansatt og sendes til postmottak for skanning. 4) Forlenge avtaler Hvis det allerede er inngått en avtale med sluttdato, kan denne avtalen forlenges. (NB! Husk de juridiske begrensningene) Søk opp den ansatte Velg stillingsid som skal forlenges. Klikk på Blyanten: 7 av 15
Du får nå opp en boks: Her må du fylle ut fra dato og velge skjema Forlengelse av avtale. Trykk fortsett. Dette kommer da fram: 8 av 15
Sjekk følgende punkter: 1. Sett inn ny sluttdato i feltet Ansatt til. 2. Sjekk at oppstarts datoen er rett og at vikartypen er VK-Vikar u/ 6mnd 3. Sjekk årstimetall (Turnusarbeider har 1846 timer) 4. Knytt til en arbeidsavtale. Kryss av Arbeidsavtale, og velg Forlengelse av avtale. Fyll ut feltet notat for arbeidsavtale. Her skrives det inn bakgrunnen for forlengelsen. Eksempel: Fortsetter i sykevikariat for XX. Dette vil bli synlig på utskriften. 5. Notat til logg er ikke synlig i avtalen, men kan brukes som en informasjons boks. 6. Du kan nå sende avtalen. Trykk på «Send». Ny boks kommer opp med arbeidsavtalen og personalmeldingen. 7. Hak av for Skriv ut og Arkiver og trykk Send. 9 av 15 Avtalen skal signeres av leder og ansatt og sendes til postmottak for skanning.
5) Justering av stilling Denne endringen er spesielt aktuelt ved små endringer. Finn den ansatte du skal gjøre endringen for, og velg riktig stillingsid, klikk på Blyanten til høyre. Du får opp en ny boks som heter Endre stilling. Her fylles inn dato for endring og her velger du skjema Midlertidig endringer i stilling eller Endring. Endring betyr at det er en fast endring. Trykk fortsett. Følgende bilde kommer opp: 10 av 15
Sjekk følgende punkter: 1. Sett inn datoen endringen skal gjelde til i feltet Ansatt til hvis justeringen er midlertidig. Denne fylles ikke ut om det er en fast justering. 2. Justere stillingsprosenten. Husk å avklare endringen på forhånd med den ansatte/ tillitsvalgte. 3. Sjekk årstimetall (Turnusarbeider har 1846 timer) 4. Sjekk at det er riktig kontering (Konto, Avdeling og Tjeneste). 5. Krysser av for arbeidsavtale. Velg avtalen Fast justering av stillingsprosent, eller avtalen Midlertidig endring i stilling. 6. Fyll ut feltet notat for arbeidsavtale. Her skrives det inn bakgrunnen for justeringen. 7. Notat til logg er ikke synlig i avtalen, men kan brukes som en informasjons boks. 8. Du kan nå sende avtalen. Trykk på «Send». 9. Hak av for Skriv ut og Arkiver og trykk Send. Avtalen signeres av leder og ansatt og sendes til postmottak for skanning. Avtalen skal signeres av leder og ansatt og sendes til postmottak for skanning. 6) Ferievikaravtale Søk fram til den ansatte som skal ha tilkallingsavtale eller legg vedkommende inn som Ny ansatt. Når du søker frem den ansatte: Klikk på Ny stilling. 11 av 15
Du får opp en ny boks som heter Ny stilling. Her fylles inn dato for endring. Sett kryss i Kopier fra stillinger, og velg hvilken stilling du skal kopiere. Dette er et hjelpemiddel slik at de fleste feltene er utfylt på forhånd. Velg skjema Ny stilling og trykk fortsett. Gjelder begge: Bildet som skal fylles ut: Sjekk følgende punkter: 1. Fyll ut sluttdato i feltet Ansatt til og Lønn til 2. Kontroller stillingsprosenten i feltet Stilling % og Ansettelse %. Begge steder skal den være 0 eller den prosenten som er avtalt. 3. Velg stillingstype VF- Ferievikar 4. Sjekk årstimetall (Dagarbeider har 1950 timer, turnusarbeider har 1846 timer) 12 av 15
5. Sjekk at det er riktig kontering (Konto, Avdeling og Tjeneste). 6. Krysser av for arbeidsavtale. Du har valg mellom Ferievikaravtale eller Ferievikaravtale helse- og omsorg. 7. Fyll ut feltet notat for arbeidsavtale. Her skrives det inn bakgrunnen for sommervikaravtalen. 8. Notat til logg er ikke synlig i avtalen, men kan brukes som en informasjonsboks. 9. Du kan nå sende avtalen. Trykk på «Send». Ny boks kommer opp. 10. Hak av for Skriv ut og Arkiver og trykk Send. Avtalen skal signeres av leder og ansatt og sendes til postmottak for skanning. 7) Ansettelsesbrev for helgestilling i HO Hvis man ansetter i helgestillinger under 20 % og ikke har lyst ut stillingen kan avtalen skrives her. Husk å DRØFTE dette med tillitsvalgte først! Søk opp den ansatte, eller legg inn Ny ansatt Når du søker frem den ansatte: Klikk på Ny stilling. Du får opp en ny boks som heter Ny stilling. Her fylles inn dato for endring. Sett kryss i Kopier fra stillinger, og velg hvilken stilling du skal kopiere. Dette er et hjelpemiddel slik at de fleste feltene er utfylt på forhånd. Velg skjema Ny stilling og trykk fortsett. 13 av 15
Gjelder begge: Bildet som skal fylles ut: Sjekk følgende punkt: 1. Stillingstype skal være Fast ansatt 2. Sett inn stillingsprosent og ansettelsesprosent, skal være lik 3. Sett inn riktig still.kategori, Fastlønnet turnus 4. Sjekk at det er riktig kontering (Konto, Avdeling og Tjeneste). 5. Sett inn arbeidsavtale: Ansettelsesbrev Helgestilling i HO 6. Sjekk at det ikke står sluttdato, dette er jo en fast avtale 7. Du kan nå sende avtalen. Trykk på «Send». Ny boks kommer opp. 8. Hak av for Skriv ut og Arkiver og trykk Send. Avtalen skal signeres av leder og ansatt og sendes til postmottak for skanning. 14 av 15
8) Opphør av tilkallingsvikaravtale Dette kan kun gjøres for tilkallingsvikaravtaler som ikke brukes lengre. Finn den ansatte du skal gjøre endringen for og velg riktig stillingsid. Dette kommer da fram: Trykk Rødt kryss Følgende boks kommer da opp: 1. Sett inn sluttdato og velg skjema Slutt i stilling. Fyll ut feltet Notat med nytting opplysninger om opphøret. 2. Trykk på Send. Ny boks kommer opp. Kryss av på Arkiver og trykk igjen Send. Du trenger ikke å ta utskrift av denne personalmeldingen. 15 av 15