Analyse av kostnadseffektiv drift innenfor pleie- og omsorgstjenestene Skodje kommune Prosjektrapport Deloitte AS. Oslo, 14. juni 2013
Innhold Prosjektbeskrivelse, mål, organisering og metodikk Oppsummering av analysen og anbefalinger til tiltak samt videre prosess Økonomiske analyser KOSTRA-analyse Regnskapsanalyse Sektornivå Enhetsnivå - 1 -
Målsetningen med prosjektet er å se på mulighetene for mer kostnadseffektiv drift i pleie- og omsorgstjenestene i Skodje kommune Skodje kommune står overfor omfattende utfordringer kommende år, der de må tilpasse en økende og endret tjenesteetterspørsel til gjeldende driftsrammer. Dette innebærer blant annet å avpasse driftsnivå innen pleie og omsorg til folkevekst, demografi og samhandlingsreformen Kommunen ønsker derfor å kvalitetssikre vurderinger av kostnadseffektiv drift av pleie- og omsorgstjenestene En slik kvalitetssikring innebærer vurderinger av nåværende driftsnivå parallelt med mulige alternative tiltak både på kort og langt sikt Tiltakene som fremmes må sees i sammenheng med utfordringer relatert til faktorene nevnt ovenfor; folkevekst, demografi og samhandlingsreformen - 2 -
Følgende mandat ble lagt til grunn for oppdraget En ekstern aktør skal gjennomføre en analyse av driften av pleie- og omsorgstjenestene. Dette gjøres ved å innhente og vurdere data som kan belyse kostnadseffektiv drift innen tjenesten Analysen omfatter blant annet data hentet fra KOSTRA og IPLOS, kombinert med informasjon hentet direkte fra tjenesteyter og fagsystem (som for eksempel Profil og WinMed) Kommunen ønsker vurderinger relatert til faktorer som påvirker kostnadene per plass i institusjon, som for eksempel: Kartlegging av behov hos målgruppe Bemanningsfaktor per type plass (langtid/korttid/rehabilitering) Dekningsgrad 80 + i institusjoner versus dekningsgrad i hjemmetjenesten Riktig nivå på antall plasser korttid/langtid versus vurdert behov i hjemmetjenesten Kommunen ønsker også vurderinger relatert til faktorer som påvirker kostnadene per vedtakstime i hjemmebaserte tjenester, som for eksempel: Ulikheter i kjøretid/avstand til brukerne Andel nettotid brukt hjemme hos brukeren utover dette (rapportering o.l.) Driftsnivå på ulike type støttetjenester som inkluderer mennesker med nedsatt funksjonsevne Hvorvidt Skodje sikrer rett vurdering og registrering av vedtakstimer i tjenesten, samt om man yter rett tjeneste til rett tid med rett volum - 3 -
Deloittes prosjektteam har bestått av personer med bred erfaring innen omstilling og effektivisering av pleie- og omsorgstjenester i kommunal sektor Marita Sollien Analyser og intervjuer Kjetil Lie Telemarksforsking Økonomi og KOSTRA-analyser Rune Holbæk Oppdragsansvarlig Prosjektleder Audun Thorstensen Telemarksforsking Økonomi og KOSTRAanalyser - 4 -
Sammensetning av prosjektgruppen og partssammensatt arbeidsgruppe fra Skodje kommune Ordfører Partssammensatt arbeidsgruppe Rådmann Prosjektgruppen To sentrale politikere Rådmann Ass. rådmann/kommunalsjef Økonomisjef Hovedtillitsvalgt Sykepleierforbundet Hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Ass. rådmann/kommunalsjef (prosjektleder) Økonomisjef Enhetsleder Skodje omsorgssenter og heimebasert omsorg Enhetsleder Helsesenteret Enhetsleder Prestemarka bu og dagtilbod Avdelingsleder heimebasert omsorg Hovedtillitsvalgt Sykepleierforbundet Hovedtillitsvalgt Fagforbundet - 5 -
Prosjektgruppen har vært sentrale støttespillere og kvalitetssikrere i prosjektet Sentrale oppgaver for prosjektgruppen har blant annet været å: Komme med innspill til prosjektplanen og gjennomføringen av oppdraget Velge intervjukandidater og skape fora for dialog og involvering av medarbeidere Kvalitetssikre faktagrunnlaget Drøfte tiltak som gir mulighet for å sikre at ressurstilgangen samsvarer med tjenestebehovene og skaper nødvendig handlingsrom for framtidige utfordringer Drøfte og prioritere konkrete forslag/tiltak til organiserings- og driftsløsninger og konsekvensene av disse Forankring, involvering og informasjon om prosjektet innad i kommunen - 6 -
Prosjektet har blitt gjennomført i fire faser Vi vil gjennomføre en detaljert beskrivelse av nå-situasjonen innenfor pleie- og omsorgstjenesten i tillegg til at vi spesielt vil vurdere hvordan samhandlingsreformen kan synes å påvirke den fremtidige driften av kommunen. Videre vil det rettes stort fokus mot hvordan ulike faktorer påvirker hverandre og hvilke grep som kan gjøres for å oppnå økonomisk balanse med et tilfredsstillende stort netto driftsresultat Fase 1 Avklaring og planlegging Fase 2 Kartlegging Fase 3 Analyse Fase 4 Utarbeidelse av forbedringspunkter og forslag til tiltak Foreta avklaringer og avgrensninger med oppdragsgiver Få en dypere innsikt i utfordringsbildet og forventninger til prosjektet i samarbeid med administrasjonen og prosjektgruppen Detaljering og godkjenning av prosjektplan Tidfesting og innkalling til intervju Godkjenning av intervjuguide Danne et bilde av den økonomiske situasjonen i Skodje kommune Innsamling av datamateriale, som for eksempel Regnskap og budsjett Organisasjonsplaner, stillingsinstrukser, fullmaktstrukturer og delegasjonsreglement Bemanningsplaner Turnusplaner Sykefraværsstatistikk Hvordan fagprogrammene for tjenestene og andre IKTsystemer benyttes for å oppnå effektiv drift Gjennomføring av intervjuer Befaring av ulike tjenestesteder Analysene er basert på det materialet som innhentes i fase 2 Eksempler på analyser som utføres i denne fasen: Behovs- og utgiftsnivå i Skodje sammenlignet med andre kommuner i samme kommunegruppe Strukturen i de ulike tjenestetilbudene Framskrivninger av behovet for de ulike tjenestene i forhold til dagens dekningsgrader, folkevekst og demografi Organisasjonsmessige og bemanningsmessige forhold Styringssystem, rapportering og oppfølging av avvik Sykefraværsstatistikk Ressursbruk og kompetanse innenfor pleie og omsorg Utarbeide forbedringspunkter og forslag til tiltak i samarbeid med prosjektgruppen Fokus på mulighetene for effektivisering og omstilling med tanke på reduksjon i driftsutgiftene Eksempler på aktuelle områder med stort innsparingspotensial: Organisering og omgang av administrative tjenester Organisering og samhandling innenfor pleieog omsorgstjenesten Tildeling og forvaltning av tjenester Bemanningssituasjonen Samhandling mellom pleieog omsorgstjenesten og øvrige virksomheter samt med overordnet ledelse - 7 -
Eksempler på eksterne og interne faktorer som har vist seg å være sentrale årsaker til utfordringer innen helse- og omsorgssektoren Eksterne faktorer Behovet for pleie- og omsorgstjenester og befolkningens forventinger til kommunen Fag- og økonomisystemer, rutiner og prosedyrer --Interne faktorer-- Ledelse Bemanning Delegasjon Pasienflyt Oppgaveløsning Kultur Fravær Kommunens tjenestekjede og hvor godt den er tilpasset befolkningens behov Økonomiske rammer og politiske prioriteringer - 8 -
Eksempel på en omsorgstrapp med økt fokus på tidlig innsats og forebygging. Kartleggingen vår har tatt utgangspunkt i denne modellen (BEON-prinsippet) - 9 -
Deloitte har basert arbeidet på en metodikk som betegnes «fra ambisjon til kontinuerlig forbedring» Analyser og vurderinger Utgiftsnivå, prioriteringer, tjenestenivå Kostnadsnivå, produktivitet/effektivitet, kostnadsdrivere Organisering av tjenestene på alle nivåer Kommunens styringssystem med styringsdokument Tverrfaglig arbeid og helhetlige tjenester Kompetanse i tildeling og utøvelse av tjenestene Arbeids- og oppgavefordeling mellom de ulike yrkesgruppene Eksempel Mulig forklaringer: Bruken av stab- og støtteressursene 1.Funn Den interne organiseringen av enhetene (delegasjon, ansvars- og oppgavefordeling, bemanning) Mål- og resultatstyring, virksomhetsledernes resultatansvar Kompetanse Ressursutnyttelse i, og mellom, enheter Samhandling og samarbeid på tvers av enheter 4. Evaluering og justering 2. Prioritering 3. Tiltak Overordnende mål: Reduksjon i administrative kostnader Klare kommandolinjer og ansvarsforhold Strategisk kompetansestyring Utvikle det totale lederskapet Utviklingsarbeid for tverrfaglig ressursutnyttelse og helhetlige tjenester Styrke helhetlig samfunnsbygging - 10 -
Arbeidet med aktuelle tiltak som kan/bør gjennomføres i Skodje kommune - 11 -
Vi mener vellykket endring henger sammen med lederstil og praktisering av Kotters 8 trinn for endring Trinn 8 Dan Cohen fra Deloitte er medforfatter Trinn 1 Trinn 2 Danne en maktkoalisjon Trinn 3 Skape en visjon for endring Trinn 4 Formidle visjonene Trinn 5 Gi ansatte makt slik at de kan handle i tråd med visjonen Trinn 6 Planlegge for å skape hurtige og synlige resultater Trinn 7 Konsolidere endringene slik at de utløser enda flere forandringer Institusjonalisere de nye holdningene Etablere en følelse av nødvendighet Skap trang til endring Etabler riktig team Skap riktig visjon Kommunisér for deltakelse Skap handlekraft Skap quick-wins Ikke gi opp Få varig endring - 12 -
Innhold Prosjektbeskrivelse, mål, organisering og metodikk Oppsummering av analysen og anbefalinger til tiltak samt videre prosess Økonomiske analyser KOSTRA-analyse Regnskapsanalyse Sektornivå Enhetsnivå - 13 -
Oppsummering av analysen (1 av 4) Skodje kommune får på pleie og omsorg (PLO) beregnet et lavere utgiftsbehov i inntektssystemet enn landsgjennomsnittet dvs. ca. 4,4% i 2012 og 1, 1% i 2013. Årsaken til dette er i all hovedsak en yngre befolkningssammensetning enn gjennomsnittskommunen (Lysark 34) I analysen som viser ressursbruk for 2012 sett i sammenheng med beregnet utgiftsbehov (lysark 22), har vi beregnet at kommunen på pleie og omsorg har merutgifter på om lag 5,9 mill kr ift. et «normert utgiftsbehov» i 2012 (før vi tar høyde for vertskommunetilskuddet på ca. 10,1 mill kr). Dersom vi legger til grunn at hele vertskommunetilskuddet i utgangspunktet anvendes innenfor pleie og omsorg, ser vi at sektoren i 2012 bruker 4, 2 mill. kr mindre enn «normert utgiftsnivå» skulle tilsi. Tilsvarende KOSTRA-tall for 2011 viser at PLO brukte ca 3,5 mill. kr mindre enn «normert utgiftsnivå» skulle tilsi. De andre sektorene som grunnskole, barnehage, administrasjon barnevern og sosialhjelp bruker alle mindre penger enn «normert utgiftsnivå» skulle tilsi i 2012. Det er kun kommunehelse av disse sektorene som bruker mer penger enn et beregnet «normert utgiftsnivå» Analysen av kommunens «normerte utgiftsnivå» sett i sammenheng med regnskapsanalysen som er foretatt, kan gi indikasjoner på at det totale budsjettet for de to resultatenhetene i pleie- og omsorg i 2012 har vært for urealistisk i forhold til hva behovet for tjenester skulle tilsi og at de endelige regnskapstallene for 2012 i pleie- og omsorg viser et mer realistisk og reelt utgiftsnivå sammenlignet med landsgjennomsnittet Det er svært store avvik mellom regnskap og budsjett på de ulike ansvarene. De fleste enheter har et betydelig merforbruk (lysark 25) Endringene i regnskapet fra 2011 til 2012 er ikke dramatiske. Dette kan tyde på at det har blitt laget urealistiske budsjetter, eller kalkulert med innsparingstiltak som ikke er gjennomført. Det bør for 2014 fokuseres på rett fastlønnsbudsjettering og realistisk vikarbudsjett, kombinert med tett oppfølging av utgiftsutviklingen gjennom året slik at eventuelle korrigerende tiltak kan iverksettes raskt Pleie- og omsorgstjenestene inkludert Helsesenteret brukte i 2012 ca. 9,9 millioner kroner på lønnsposter som vikarer, ekstrahjelp/-vakt og overtid (ca 2, 1 mill kr mer enn budsjettert) som det er naturlig å se i sammenheng med sykefraværet som i 2012 var på 9,4%. Det er i 2013 budsjettert med ca. 6,7 millioner kroner for de samme lønnspostene. Dersom budsjettallene for 2013 skal være oppnåelige og realistiske, må det gjennomføres betydelige endringstiltak ift 2012-praksis - 14 -
Oppsummering av analysen (2 av 4) Skodje kommune står overfor omfattende utfordringer kommende år, der de må tilpasse en økende og endret tjenesteetterspørsel til gjeldende driftsrammer. Dette innebærer blant annet å avpasse driftsnivå innen pleie og omsorg til folkevekst, demografi og samhandlingsreformen Prognosene til SSB i forhold til befolkningsveksten i perioden fram til 2030 (lysark 45), viser at utviklingen av antall eldre over 80 år synker fram til 2018 (ca 15% reduksjon), før det igjen stiger og er på dagens nivå i 2024 og stiger kraftig utover dagens nivå fram til 2030 (ca 68%). Dette gjør det nødvendig for kommunen å dreie tjenestetilbudet ytterligere fra institusjon til en sterkere satsing på hjemmebaserte tjenester i eget hjem eller i kommunale omsorgsboliger med og uten heldøgns bemanning Med dagens dekningsgrader ift hjemmebaserte tjenester for eldre over 67 år, vil det skje en gradvis og kraftig vekst av antall brukere fram mot 2030 (lysark 24) En dekningsgrad på 17,4% ift antall brukere i hjemmesykepleien og 80 brukere pr 1.1.2013, betyr med samme dekningsgrad 115 brukere i 2020 og 156 brukere i 2030 (MMMM-alternativet til SSB) Basert på beregningsopplegget fra TBU er det anslått at kommunen kan få merutgifter på om lag 52,5 millioner kr i perioden 2013 til 2020, som følge av endringer i demografien. I aldersgruppene over 80 år er det isolert sett kun anslått merutgifter på om lag 2,1 millioner kr i samme periode (lysark 47) Rapporten peker på mange omstillings- og utviklingstiltak som vil kunne gi stor økonomisk innsparingseffekt og sikre en bærekraftig og omstillingsdyktig drift av pleie- og omsorgstjenestene framover, både for pleie og omsorgssektoren samlet sett og for den enkelte resultatenhet. Disse tiltakene har prosjektgruppen plassert i egne boblediagram for hver enhet som viser prioritering i forhold til effekt og gjennomføringsevne Et realistisk budsjett for helse og omsorg med mer tid til ledelse og merkantil lederstøtte, er strukturtiltak som er en forutsetning for å lykkes med å gjennomføre tiltak som vil gi en bærekraftig drift i framtiden - 15 -
Oppsummering av analysen (3 av 4) Rapporten ønsker å fokusere på følgende 7 anbefalinger som Deloitte i samarbeid med prosjektgruppen mener vil gi størst effekt for å sikre en bærekraftig og kostnadseffektiv drift framover i økonomiplanperioden til 2017: 1) Etablere en god budsjettprosess for 2014 med tydelige måltall for bemanningsfaktor og brukerrettet tid og forventet sykefravær for pleie- og omsorgssektoren 2) Sikre mer helhetlig strategisk ledelse i hele helse og omsorgssektoren og sikre mer tid til operativ ledelse i de ulike resultatenhetene a. Felles kommunalsjef for helse og omsorgsenhetene (Iverksatt) b. Vurdere å dele opp resultatenhetsansvaret for Skodje omsorgssenter og heimebasert omsorg 3) Redusere forbruk av variable lønnskostnader ved å redusere antall innleide vakter, redusere sykefraværet og vurdere å etablere en felles ressursbank 4) Organisere tildeling av tjenester for hele helse- og omsorgssektoren gjennom å profesjonalisere saksbehandlingen og vurderingene a. Etablere et eget «tildelingskontor» med ressurser fra de ulike enhetene (bestiller-utfører metodikk) b. Etablere eget tverrfaglig tiltaksteam (innsatsteam) som ligger under koordinerende enhet med fokus på tidlig innsats c. Serviceerklæringer og tjenestebeskrivelser som forankres politisk og som kommuniseres ut til innbyggerne 5) Økt satsing på heimebasert omsorg inkludert omsorgsboliger med fast bemanning og forebyggende helsearbeid 6) Omorganisering og mer effektiv drift av korttidsplassene og boliger til mennesker med nedsatt funksjonsevne 7) Vurdere nybygging og alternativ bruk av dagens bygningsmassen, både i forhold til Omsorgssenteret, Omsorgsboliger, Prestemarka og dagens Helsesenter, for å legge til rette for gode kommunale tjenestetilbud med mer effektive driftsløsninger i framtiden - 16 -
Oppsummering av analysen (4 av 4) Anbefalinger for videre prosess Vurdere de andre resultatenhetene på tilsvarende måte som pleie- og omsorgsenhetene i forhold til å oppnå «bærekraftig og omstillingsdyktig drift» med prosesser som sikrer at ressurstilgangen samsvarer med tjenestebehovene Kvalitetssikre rammeendringer/budsjettforutsetninger og innhente forslag til konkrete forbedringer for dokumentasjon og presentasjon i økonomiplan-dokumentet for 2014-17 Etablere en realistisk referanseramme for pleie og omsorg for 2013 ut i fra dagens situasjon og aktivitet Foreta en videre analyse og kvalitetssikring av de økonomiske konsekvenser omstillings- og utviklingstiltakene vil få for budsjettet i 2013 og for resten av årene i økonomiplanperioden. Dette kan gjøres i form av en menypakke med tiltak som politikerne kan prioritere ut i fra Prosjektorganisering av de omstillings- og utviklingstiltakene som politikerne og den administrative ledelsen i kommunen velger å prioritere, for å sikre framdrift, gjennomføringsevne og overordnet koordinering av alle omstillings- og utviklingstiltakene Forankre forslagene og få nye viktige innspill til omstillings- og utviklingstiltak fra de ansatte ved å arrangere en dialogsamling til høsten hvor de mest sentrale ansatte fra sektoren deltar - 17 -
Oppsummering - sektorovergripende vurderinger (1 av 2) Vurdering av nåsituasjonen og utfordringsbildet Anbefalinger og forslag til tiltak (1 av 2) Økonomi: stort avvik mellom budsjett og regnskap for 2012, spesielt innenfor lønnspostene Sykefravær Se egen analyse og vurdering Tildeling av tjenester Flere personer bruker mye tid på saksbehandling, vedtak og tildeling av tjenester, og det er i kartleggingen kommet frem et behov for å profesjonalisere tildelingen Ut fra kartleggingen kommer det frem at Skodje kommune fortsatt har et potensiale for å stramme inn noe på tjenestetildelingen ut i fra hva som er rett til nødvendig helsehjelp og lovpålagte tjenester Enheten mangler tjenestebeskrivelser og serviceerklæringer. Dette kan medføre stor variasjon i tjenesten som ytes Mangel på dokumentasjon og felles maler. F.eks. mangler planer/revisjon av planer innen for flere områder Behov for en gjennomgang av riktig og effektiv bruk av sentrale fagressurser Det er et potensiale for å optimere ressursbruken, spesielt med tanke på ledernes tidsbruk til administrasjon kontra tid til fagutvikling og ledelse For lite kompetanse og opplæring på kommunens dataverktøy gjør at man ikke tar ut potensialet ved riktig bruk av disse verktøyene. F.eks. bruk av «prioritet» Skodje kommune har behov for økt kompetanse innen demens, geriatri, miljøarbeid/vernepleie, rus, ergoterapi Kartleggingen viser at det er et potensiale for mer tverrfaglig samarbeid og samarbeid på tvers av enhetene Omsorgstrappen: Lite utbygd omsorgsboliger med og uten heldøgnsbemanning og behov for flere boliger for eldre i sentrum, med spesielt fokus på fellesareal Behov for økt satsing på dagsentertilbud til eldre, og spesielt for demente Per i dag har 60 brukere trygghetsalarm og kommunen bruker mye tid på oppfølgingen av alarmer og silingen av faktiske oppfølgingsbehov Folkehelseperspektivet; hvilke utfordringer er spesielle for Skodje Økonomi: tiltak innenfor de store avviksområdene og etablere et realistisk og bærekraftig budsjett for 2014 (1) Samtaler og oppfølging med økonomifunksjonen Styrking av økonomifunksjonen spesielt rettet mot turnus Etablere styringsmål i forhold til ressursfordelingsprinsipper i tjenesten som bør forankres politisk og i budsjettet; pleiefaktor på omsorgssenteret og brukerrettet tid (ATA-tid) i heimebasert omsorg Ta i bruk bedre verktøy for utredning av lønn (2) Turnusprogram som er direkte knyttet mot lønnssystemet Enhetsleder/avdelingsleder gis tilgang til personalsystemet Sykefravær; analyse og felles prosjekt i hele sektoren med fokus på å redusere sykefraværet, overtid og vikarbruk, bedre tilrettelegging av arbeid ved langtidsfravær og tettere samarbeid med fastlegene (3) Jobbe med de ansattes holdninger Bedre samarbeid med legene Se på utviklingen i sykefraværet over år og jobbe med stillingsprosenten den enkelte har Opprette et samarbeid på tvers av avdelingene ved tilrettelegging av arbeid Organisere tildeling av tjenester for hele pleie- og omsorgssektoren gjennom å profesjonalisere saksbehandling og utredning (4) Etablere et eget «tildelingskontor» med ressurser fra de ulike enhetene Etablere eget tverrfaglig tiltaksteam (innsatsteam) som ligger under koordinerende enhet med fokus på tidlig innsats Avklare hva som er rett til nødvendig helsehjelp og hva Skodje kommune skal tilby av tjenester, med spesielt fokus på hjemmebasert omsorg Sørge for gode rutiner for internkontroll, spesielt med tanke på eventuelle klagesaker Foreta hjembesøk Saksbehandling Vederlagsberegning Revurdering av tjenester Tildeling av boliger som kommunen disponerer Tildeling av kort- og langtidsplass Legge budsjettet tilknyttet samhandlingsreformen her Organiseres direkte under kommunalsjef (koordinerende enhet) - 18 -
Oppsummering - sektorovergripende vurderinger (2 av 2) Vurdering av nåsituasjonen og utfordringsbildet Anbefalinger og forslag til tiltak (2 av 2) Økt fokus på strategisk ledelse (5) Vurdere ressursbank versus økt grunnbemanning med mål om å skape mer forutsigbar kapasitet (6) Se på om det er rom for endret stillingsbrøker innad i avdelingene (f.eks. får større stilling mot at den siste 10% kun innfris dersom man godtar å ta vakter i andre avdelinger) Stå i stillingsbeskrivelsen at 10-15% av stillingen er en fleksibel del som fylles opp med ekstravakter Gjennomgang av bruk av sentral fagkompetanse for å sikre mer effektiv utnyttelse (7) Bruk av merkantile ressurser for innleie, turnus og vederlagsberegning Avklare og vurdere fordelingen av merkantile ressurser mellom enhetene Støtte til enhetsledere fra sentrale merkantile ressurser på Rådhuset, som f.eks. lønn og personal Fagutvikling og tid til ledelse blant avdelingslederne Lage helhetlige og avstemte tjenestebeskrivelser og serviceerklæringer for hele sektoren for å unngå ekstra ressursbruk på ikke-lovpålagte tjenester (8) Serviceerklæringen skal kommunisere ut hva Skodje kommune faktisk skal tilby av tjenester til sine brukere. Tjenestebeskrivelsen skal være et hjelpemiddel for de ansatte for å kunne utøve fastsatt tjenestenivå Etablere en bærekraftig omsorgstrapp med fokus på forebyggende helsearbeid og de laveste trinnene i trappen (9) Sørge for god informasjon til innbyggerne rundt hva som er forventet servicegrad (10) Lage informasjonsbrosjyre basert på nye tjenestebeskrivelser og serviceerklæringer Oppdatere informasjonen på kommunens internettside Opplæring og intern undervisning, spesielt på dataverktøyene som brukes (11) Behov for rekruttering av kritisk fagkompetanse, videreutdanning og intern undervisning innen utvalgte fagområder (12) Vurdere interkommunalt samarbeid på flere områder, som f.eks. rusteam med Skodje som vertskommune, spesialtilpassede boliger til rusmisbrukere, ergoterapeut, demensteam (13) Se på muligheten for å senke tjenestetilbudet/bemanningen i ferieperioder (14) Legge til rette for å bygge eldreboliger som er tilknyttet et fellesareal, gjerne i tilknytning til sykehjemmet slik at de kan få tilsyn på natt. Økt trivsel og trygghet kan holde de «friske» lenger (15) Vurdere alternativ bruk av bygningsmassen (16) Bygge nytt sykehjem med tilknytning til et nytt Helsesenter. Bruke dagens sykehjem til Helsesenter eller boliger for eldre - 19 -
Oppsummering av prosjektgruppens forslag til sektorovergripende utviklingstiltak i forhold til effekt og gjennomføringsmulighet EFFEKT LITEN STOR 1.16. Alternativ bruk av bygningsmassen 1.15. Tilrettelegge for eldreboliger 1.4. Tildeling av tjenester 1.5. Ledelse 1.3. Sykefravær 1.7. Bruk av fagkompetanse 1.9. Bærekraftig omsorgstrapp 1.6. Bruk av ressursbank 1.2. Ressursstyringsverktøy 1.1. Økonomikontroll 1.10. Informasjon til innbyggerne 1.13. Interkommunalt samarbeid 1.11. Opplæring og intern undervisning 1.14. Redusert tjenestetilbud i ferier 1.8. Tjenestebeskrivelser og serviceerklæringer 1.12. Tilføring av fagkompetanse 2013 2014 2015 2016 GJENNOMFØRINGSMULIGHET ENKELT VANSKELIG - 20 -
Forklaring til fremstillingen av tiltak i boblediagrammet Skala Farger Fra 1 (enkelt/liten effekt) til 10 (vanskelig/stor effekt) Årstallet tiltaket vurderes til å ha økonomisk effekt første gang illustreres med ulike farger Boblens størrelse Liten boble; antatt total økonomisk effekt i økonomiplanperioden på under 1 million kroner Mellomstor boble; antatt total økonomisk i økonomiplanperioden effekt på mellom 1 og 3 millioner kroner Stor boble; antatt total økonomisk effekt i økonomiplanperioden på over 3 millioner kroner Den angitte økonomiske effekten er kun basert på antakelser og er ikke et resultat av kvalitetssikrede beregninger - 21 -
Ressursbruk 2012 sett i sammenheng med beregnet utgiftsbehov Beregnet utgiftsbehov 2012 Netto driftsutgifter 2012 Skodje Skodje "normert nivå" Landsgjennomsnittet Landsgjennomsnittet Mer-/mindreutgift ift. "Normert utgiftsnivå" Korrigert for vertskommunetilskudd (=10,1 mill kr i 2012) kr pr innb kr pr innb kr pr innb 1000 kr 1000 kr 1000 kr Barnehage 1,1519 7 190 8 280 8 282 4 667-10 -10 Administrasjon 1,2093 4 126 3 965 4 989-689 -4 386-4 386 Grunnskole 1,1434 11 909 11 894 13 616-64 -7 375-7 375 PLO 0,9565 14 939 15 671 14 289 3 134 5 917-4 207 Kommunehelse 1,1479 2 049 2 430 2 352 1 631 334 334 Barnevern 0,9848 1 528 1 431 1 505-415 -316-316 Sosialhjelp 0,5741 1 867 841 1 072-4 393-989 -989 Sum 1,0575 3 871-6 824-16 948 Skodje kommune har et utgiftsnivå som tilsynelatende ligger noe høyere enn landsgjennomsnittet på de aktuelle tjenesteområdene (=3,9 mill kr i 2012), men da er det ikke korrigert verken for at kommunen tross alt har et høyere beregnet utgiftsbehov enn «gjennomsnittskommunen» (ca. 5,7%), eller at kommunen mottar et særskilt vertskommunetilskudd (på 10,1 mill. kr i 2012). Våre beregninger viser at Skodje kommune har mindreutgifter på om lag 16,9 mill kr i forhold til kommunens normerte utgiftsnivå i 2012, der det da også er tatt høyde for vertskommunetilskuddet. Vi har her lagt til grunn at hele vertskommunetilskuddet i utgangspunktet anvendes innenfor pleie og omsorg - 22 -
Oppsummering - demografiske forhold/utvikling fram mot 2030 Befolkningsutvikling 2000 2030, indeksert slik at nivået 2000 = 100 «Barne- og ungdomsgruppene» 180 170 160 150 140 130 120 110 100 Skodje Møre og Romsdal Hele landet 170 160 150 140 130 120 110 100 0-5 år 6-15 år 90 80 90 80 300 250 67-79 år 80-89 år «Eldregruppene» 200 90 år eller eldre 150 100 50 0 23 Kilde: SSB, middels nasjonal vekst (MMMM) 2012 Deloitte AS
Oppsummering - framskriving av dagens tjenestenivå til eldre over 67 år fram mot 2030 - økt behov for heldøgns omsorg, økt behov for hjemmebaserte tjenester Tjenester til eldre per 1.1.2013 Hjemmetjenesten Skodje omsorgssenter Totalt per 1.1.2013 2016 2020 2030 2016 2020 2030 Sykehjem lindringsplass 2 2 1,1 % 2 2 3 2 2 3 Sykehjem langtid somatisk 24 24 13,6 % 21 21 38 21 22 41 Sykehjem korttid Obs 4 4 2,3 % 4 4 6 4 4 7 Sykehjem langtid demens (skjermet) 7 7 4,0 % 6 6 11 6 6 12 Totalt for institusjonsomsorg 35 35 19,9 % 33 33 59 33 34 62 Omsorgslønn 4 4 0,9 % 5 6 8 5 6 8 Brukerstyrt personlig assistanse 1 1 0,2 % 1 1 2 1 1 2 Hjemmesykepleie 80 80 17,4 % 94 115 156 94 116 161 Støttekontakt 12 12 2,6 % 14 17 23 14 17 24 Opphold dagsenter 25 25 5,4 % 29 36 49 29 36 50 Hjemmehjelp/Praktisk bistand 58 58 12,6 % 68 83 113 68 84 117 Matombringing 15 15 3,3 % 18 22 29 18 22 30 Fysioterapi 13 13 2,8 % 15 19 25 15 19 26 Trygghetsalarm 60 60 13,0 % 70 86 117 71 87 121 Totalt for hjemmetjenesten 268 268 314 385 521 315 389 540 Totalt for pleie- og omsorgstjenesten 303 347 418 581 348 423 603 Kommentarer Tabellen viser framskriving av dagens tjenestetilbud (per 1.1.2013) for årene 2016, 2020 og 2030 med middels og høy nasjonal folkevekst ut i fra SSB sine prognoser For institusjonsomsorgen og bemannede omsorgsboliger er dagens dekningsgrad per 1.1.2013 blant innbyggere over 80 år lagt til grunn Med dagens dekningsgrad på 19,9% på heldøgnsbemannede døgntilbud, vil det i 2020 være behov for noe færre plasser (33), mens det i 2030 vil være behov for langt flere plasser (59) (MMMM-alternativet til SSB) Skodje har pr i dag ingen heldøgnsbemannede omsorgsboliger utover de 7 spesialplassene for demente brukere på Omsorgssenteret (skjermet langtidsavd.). Dette vil være en naturlig satsing framover for å møte behovet fram mot 2030 For hjemmebaserte tjenester for øvrig er dagens dekningsgrad blant innbyggere over 67 år lagt til grunn Med dagens dekningsgrader ift hjemmebaserte tjenester, vil det skje en gradvis og kraftig vekst av antall brukere fram mot 2030 En dekningsgrad på 17,4% ift antall brukere i hjemmesykepleien og 80 brukere pr 1.1.2013, betyr med samme dekningsgrad 115 brukere i 2020 og 156 brukere i 2030 (MMMM-alternativet til SSB) - 24 -
Totaloversikt økonomi for pleie- og omsorgstjenestene med avviksanalyse for 2012 Tjenesteenhet Regnskap 2011 Regnskap 2012 Budsjett (end.) 2012 Budsjett 2013 Avvik 2012 [kr] Avvik 2012 [%] Andel av totalavviket 3100 Helsesenter 9 343 012 8 856 294 8 428 629 9 363 999 427 665 5 % 4,2 % 4100 Heimebasert omsorg HBO 14 233 094 15 522 781 13 997 063 17 521 999 1 525 718 11 % 15,1 % 4110 Samhandlingsreforma - 5 436 506 5 230 617 5 507 000 205 889 4 % 2,0 % 4200 Skodje sjukeheim SOMS 20 115 824 20 140 485 17 605 394 20 392 000 2 535 091 14 % 25,0 % 4300 Prestemarka Dagsenter 6 734 057 7 468 593 6 008 686 6 258 000 1 459 907 24 % 14,4 % 4310 Butilbod Funksjonshemma 18 357 952 20 657 926 16 687 536 19 660 000 3 970 390 24 % 39,2 % Totalt 68 783 939 78 082 585 67 957 925 78 702 998 10 124 660 15 % 100 % Hvert ansvars bidrag til samlet merforbruk i % 79 000 000 78 000 000 78 082 585 77 000 000 76 000 000 39% 75 000 000 74 000 000 73 000 000 14% 72 000 000 71 000 000 25% 70 000 000 69 000 000 68 000 000 67 957 925 4% 15% 2% 0 Helsesenteret Hjemmebasert omsorg Samhandlingsreformen Skodje sjukeheim Prestemarka dagsenter Butilbod funksjonshemma - 25 -
Avviksanalyse sortert på artsgruppe for regnskap 2012 lønnsposter Lønnspost Regnskap 2012 Budsjett (end.) 2012 Budsjett 2013 Avvik 2012 [kr] Avvik 2012 [%] Andel av totalavviket Fast lønn og avtalefestetde tillegg 54 990 618 51 096 644 54 134 466 3 893 974 8 % 49 % Lønn vikarer 7 431 881 4 377 740 5 632 123 3 054 141 70 % 38 % Lønn ekstrahjelp/-vakt 1 724 992 1 150 226 716 751 574 766 50 % 7 % Lønn overtid 750 995 190 016 356 000 560 979 295 % 7 % Annen lønn og trekkpliktige ytelser 1 339 095 1 071 841 1 520 232 267 254 25 % 3 % Pensjoner 9 431 255 8 791 187 10 645 152 640 068 7 % 8 % Arbeidsgiveravgift 10 044 434 8 976 737 10 273 934 1 067 697 12 % 13 % Sum lønnsrefusjoner -4 262 938-2 230 000-2 255 000-2 032 938 91 % -25 % Totalt lønnsutgifter og lønnsrefusjoner 81 450 332 73 424 391 81 023 658 8 025 941 11 % 100 % 4 000 000 3 500 000 3 000 000 2 500 000 2 000 000 1 500 000 1 000 000 500 000 0 Avvik fra budsjett i kroner Fastlønn Lønn vikarer Lønn ekstrahjelp-/vakt Lønn overtid Annen lønn Pensjoner Arb.giveravg. - 26 - Kommentarer Avvikene mellom lønnsbudsjett og regnskap 2012 er særdeles høye Lønnsbudsjetteringen i 2012 synes ikke reell hverken i opprinnelig eller i justert budsjett Avvikene er betydelige på alle typer lønnsutgifter, og merinntektene på refusjonene er langt ifra å veie opp for det store merforbruket på fast lønn og vikarer Lønnsbudsjettene er økt i 2013, men sammenliknet med 2012 vil det likevel være behov for å redusere lønnskostnadene dersom budsjettrammene skal overholdes Som det fremgår av grafen bør det fokuseres på rett fastlønnsbudsjettering og realistisk vikarbudsjett, kombinert med tett oppfølging av utgiftsutviklingen gjennom året slik at eventuelle korrigerende tiltak kan iverksettes raskt
Innhold Prosjektbeskrivelse, mål, organisering og metodikk Oppsummering av analysen og anbefalinger til tiltak samt videre prosess Økonomiske analyser KOSTRA-analyse Regnskapsanalyse Sektornivå Enhetsnivå - 27 -
KOSTRA-analyse - 28 -
Økonomiske rammebetingelser Skodje er en lavinntektskommune Utgiftskorrigerte frie inntekter på 96% av landsgjennomsnittet (2011) KOSTRA-gruppe 1, dvs. små kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, lave frie disponible inntekter Et beregnet utgiftsbehov i inntektssystemet på i overkant av 5,7% over landsgjennomsnittet (2012) Utgiftsbehov 2012 (=1,0575) Utgiftsbehov 2013 (=1,0804) Et beregnet utgiftsbehov på pleie og omsorg på om lag 4,4% under landsgjennomsnittet (2012) Utgiftsbehov 2012 (=0,9565) Utgiftsbehov 2013 (=0,9887) Et beregnet utgiftsbehov på samhandling på om lag 7,5% under landsgjennomsnittet (2012) Utgiftsbehov 2012 (=0,9255) Utgiftsbehov 2013 (=0,9389) - 29 -
Finansielle nøkkeltall 2010-2012 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0-1,0-2,0-3,0 3,4 0,9-2,4 2010 2011 2012 Skodje Kommunegruppe 1 Landsgjennomsnittet Netto driftsresultat brukes som en hovedindikator for økonomisk balanse i kommunesektoren. Skodje har bare i ett av de siste tre årene hatt et resultat over normen på 3% For å få et mest mulig fullstendig bilde av kommunens økonomiske nøkkeltall er det tatt utgangspunkt i KOSTRA-tall for kommunen som konsern. Kommunekonsern består av kommunen og særbedrifter som utfører kommunale oppgaver for kommunen som kommunen ellers ville ha utført selv Netto driftsresultat i prosent av sum driftsinntekter 2010-12. Kilde: KOSTRA (konsern) Skodje K-gr. 1 Landsgjennomsnittet 2010 2011 2012 2012 2012 Brutto driftsresultat 4,6-0,3 0,6 1,8 2,3 Netto driftsresultat 3,4-2,4 0,9 2,2 3,1 Finansutgifter 2,4 6,7 4,0 3,5 3,4 Netto lånegjeld 85,2 102,8 91,7 69,7 67,6 Disposisjonsfond 17,2 17,2 10,0 5,5 5,6 Sentrale finansielle nøkkeltall. I prosent av sum driftsinntekter. Kilde: KOSTRA (konsern) - 30 -
KOSTRA 2012 Ureviderte/foreløpige tall for 2012 ble publisert 15. mars 2013 I KOSTRA er kommunene delt inn i 16 kommunegrupper etter folkemengde og økonomiske rammebetingelser (bundne kostnader og frie inntekter) Hensikten med en inndeling i kommunegrupper, er å gjøre det mulig å foreta en sammenligning av like kommuner Skodje kommune er plassert i Kommunegruppe 1: (=Små kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, lave frie disponible inntekter) Kostragruppe 1 111 Hvaler 822 Sauherad 119 Marker 937 Evje og Hornnes 137 Våler 1111 Sokndal 138 Hobøl 1112 Lund 239 Hurdal 1241 Fusa 520 Ringebu 1441 Selje 622 Krødsherad 1511 Vanylven 631 Flesberg 1517 Hareid 714 Hof 1529 Skodje 723 Tjøme 1627 Bjugn 728 Lardal 1644 Holtålen 811 Siljan 1744 Overhalla 817 Drangedal - 31 -
Korrigerte frie inntekter (=Kommunens reelle inntektsnivå) Korrigerte frie inntekter er en indikator som viser kommunens reelle inntektsnivå. Indikatoren viser nivået på de frie inntektene (rammetilskudd og skatt) korrigert for variasjon i utgiftsbehov (ifølge kriteriene i inntektssystemet). Indikatoren viser dermed inntekts- og utgiftssiden samlet. Kommuner med et lavt beregnet utgiftsbehov (= billig i drift) får justert opp sine inntekter, mens kommuner med et høyt beregnet utgiftsbehov (= dyre i drift) får justert ned sine inntekter Tabellen viser frie inntekter i 2011 korrigert for forskjeller i utgiftsbehov. Skodje hadde i 2011 utgiftskorrigerte frie inntekter på 96% av landsgjennomsnittet. Kommunens inntektsnivå er i sin tur styrende for det tjenestenivået kommunen kan levere til innbyggerne Korrigerte frie inntekter i % av landsgjennomsnittet (ekskl. E-skatt og konsesjonskraftinnt.) Korrigerte frie inntekter i %av landsgjennomsnittet (inkl. E-skatt og konsesjonskraftinnt.) Skodje 99 96 Vanylven 102 98 Hareid 95 91 Møre og Romsdal 99 100 Landet 100 100-32 -
Sektornøkler 2012 Sektornøkler 2011-2013 Beregnet utgiftsbehov 2011-2013 2011 2012 2013 Barnehage 1,1652 1,1519 1,2782 Administrasjon 1,2137 1,2093 1,2030 Grunnskole 1,1398 1,1434 1,1310 Pleie og omsorg 0,9720 0,9565 0,9887 Helse 1,1481 1,1479 1,1440 Barnevern 0,9733 0,9848 0,9844 Sosialhjelp 0,5819 0,5741 0,5585 Samhandling 0,9255 0,9389 Kostnadsindeks 1,0672 1,0575 1,0804 Indeks for beregnet utgiftsbehov viser hvor tung eller lett en kommune er å drive, sammenlignet mot det som er gjennomsnittet for alle landets kommuner. Skodje får beregnet en «samleindeks» på 1,0575 i inntektssystemet for 2012, der indeks lik 1 betyr at kommunen har et utgiftsbehov lik landsgjennomsnittet. Det vil si at kommunen blir beregnet å være om lag 5,7% mer kostnadskrevende å drive enn gjennomsnittskommunen Sektor Vekt Behovsindeks Bidragsindeks Barnehage 0,1596 1,1519 2,4 % Administrasjon 0,0955 1,2093 2,0 % Grunnskole 0,2869 1,1434 4,1 % Pleie og omsorg 0,3187 0,9565-1,4 % Helse 0,0404 1,1479 0,6 % Barnevern 0,0311 0,9848 0,0 % Sosialhjelp 0,0413 0,5741-1,8 % Samhandling 0,0265 0,9255-0,2 % Kostnadsindeks 1,0000 1,0575 5,7 % Sektornøkkelene for barnehage, administrasjon, grunnskole, kommunehelse og barnevern trekker opp utgiftsbehovet med 9,1%, mens sektornøkkelene for PLO, sosialhjelp og samhandling trekker ned utgiftsbehovet med 3,3 % - 33 -
Pleie og omsorg sektornøkkel 2012 og bidrag til «PLO-indeks» Kriterier Vekt Utgiftsbehovsindeks Bidrag til kostnadsindeks Innb. 0-66 år Innb. 67-79 år Innb. 80-89 år Innb. o/90 år 0,1150 1,0288 0,33 % 0,1102 0,8025-2,18 % 0,1971 0,8483-2,99 % 0,1383 0,6791-4,44 % Ikke-gifte over 67 år 0,1323 0,7361-3,49 % Dødelighet Sone Nabo PU over 16 år Basistillegg Kostnadsindeks 0,1323 0,9058-1,25 % 0,0116 1,0680 0,08 % 0,0116 1,5638 0,65 % 0,1397 1,4834 6,75 % 0,0120 2,8070 2,17 % 1,0000 0,9565-4,35 % Skodje får beregnet et lavere utgiftsbehov enn landsgjennomsnittet på pleie og omsorg dvs. ca. 4,4% i 2012. Av tabellen ser vi hvilke kriterier som trekker ned/opp utgiftsbehovet i forhold til landsgjennomsnittet Alderssammensetningen trekker samlet sett ned utgiftsbehovet med 9,3%, mens øvrige kriterier trekker opp utgiftsbehovet med 4,9%. Med andre ord får Skodje beregnet et lavere utgiftsbehov enn gjennomsnittskommunen på bakgrunn av befolkningssammensetning - 34 -
Samhandling sektornøkkel 2012 og bidrag til «indeks» Kriterier Vekter Utgiftsbehovsindeks Bidrag kostnadsindeks Innb. 0-17 år 0,0819 1,1577 1,3 % Innb. 18-49 år 0,2095 0,9668-0,7 % Innb. 50-66 år 0,2615 1,0199 0,5 % Innb. 67-79 år 0,2341 0,8025-4,6 % Innb. 80-89 år 70 % 0,1707 0,8483-2,6 % Innb. 90 år og over 0,0423 0,6791-1,4 % Kostnadsindeks 1,0000 0,9255-7,5 % Kostnadsnøkkelen består av alderskriterier som er vektet sammen med bakgrunn i hvordan de faktiske utgiftene (sykehusforbruk) fordeler seg mellom ulike aldersgrupper. Vi ser for eksempel at utgiftene er høyere for den eldre delen av befolkningen, og eldre aldersgrupper er derfor vektet relativt høyere enn yngre aldersgrupper - 35 -
Ressursbruk 2011 sett i sammenheng med beregnet utgiftsbehov Beregnet utgiftsbehov 2011 Netto driftsutgifter 2011 Skodje Skodje "normert nivå" Landsgjennomsnittet Landsgjennomsnittet Mer-/mindreutgift ift. "Normert utgiftsnivå" Korrigert for vertskommunetilskudd (=9,8 mill kr i 2011) kr per innb. kr per innb. kr per innb. 1000 kr 1000 kr 1000 kr Barnehage 1,1652 6 792 7 946 7 914 4 828 133 133 Administrasjon 1,2137 3 943 4 370 4 785 1 787-1 738-1 738 Grunnskole 1,1398 11 537 12 793 13 150 5 255-1 495-1 495 PLO 0,9720 14 030 15 144 13 638 4 661 6 303-3 515 Kommunehelse 1,1481 1 939 2 405 2 226 1 950 748 748 Barnevern 0,9733 1 418 1 312 1 380-444 -285-285 Sosialhjelp 0,5819 1 797 477 1 046-5 523-2 379-2 379 Sum 1,0672 12 514 1 286-8 532 Skodje kommune har et utgiftsnivå som tilsynelatende ligger noe høyere enn landsgjennomsnittet på de aktuelle tjenesteområdene (=12,5 mill. kr i 2011), men da er det ikke korrigert verken for at kommunen tross alt har et høyere beregnet utgiftsbehov enn «gjennomsnittskommunen» (ca. 6,7%), eller at kommunen mottar et særskilt vertskommunetilskudd (på 9,8 mill. kr i 2011). Våre beregninger viser at Skodje kommune har mindreutgifter på om lag 8,5 mill kr i forhold til kommunens normerte utgiftsnivå i 2011, der det da også er tatt høyde for vertskommunetilskuddet. Vi har her lagt til grunn at hele vertskommunetilskuddet i utgangspunktet anvendes innenfor pleie og omsorg - 36 -
Ressursbruk 2012 sett i sammenheng med beregnet utgiftsbehov Beregnet utgiftsbehov 2012 Netto driftsutgifter 2012 Skodje Skodje "normert nivå" Landsgjennomsnittet Landsgjennomsnittet Mer-/mindreutgift ift. "Normert utgiftsnivå" Korrigert for vertskommunetilskudd (=10,1 mill kr i 2012) kr per innb. kr per innb. kr per innb. 1000 kr 1000 kr 1000 kr Barnehage 1,1519 7 190 8 280 8 282 4 667-10 -10 Administrasjon 1,2093 4 126 3 965 4 989-689 -4 386-4 386 Grunnskole 1,1434 11 909 11 894 13 616-64 -7 375-7 375 PLO 0,9565 14 939 15 671 14 289 3 134 5 917-4 207 Kommunehelse 1,1479 2 049 2 430 2 352 1 631 334 334 Barnevern 0,9848 1 528 1 431 1 505-415 -316-316 Sosialhjelp 0,5741 1 867 841 1 072-4 393-989 -989 Sum 1,0575 3 871-6 824-16 948 Skodje kommune har et utgiftsnivå som tilsynelatende ligger noe høyere enn landsgjennomsnittet på de aktuelle tjenesteområdene (=3,9 mill kr i 2012), men da er det ikke korrigert verken for at kommunen tross alt har et høyere beregnet utgiftsbehov enn «gjennomsnittskommunen» (ca. 5,7%), eller at kommunen mottar et særskilt vertskommunetilskudd (på 10,1 mill. kr i 2012). Våre beregninger viser at Skodje kommune har mindreutgifter på om lag 16,9 mill kr i forhold til kommunens normerte utgiftsnivå i 2012, der det da også er tatt høyde for vertskommunetilskuddet. Vi har her lagt til grunn at hele vertskommunetilskuddet i utgangspunktet anvendes innenfor pleie og omsorg - 37 -
Pleie og omsorg beregnet mer-/mindreforbruk fordelt på «PLO-funksjonene» 2012 KOSTRA-funksjoner Landsgjennomsnittet (1000 kr) "Normert utgiftsnivå" i inntektssystemet (1000 kr) Pleie og omsorg (F234, 253, 254, 261) 3 134 5 917 234 Aktivisering eldre og funksjonshemmede 4 459 4 608 253 Pleie, omsorg, hjelp i institusjon -10 449-9 306 254 Pleie, omsorg, hjelp i hjemmet 9 136 10 483 261 Botilbud i institusjon 11 153 I tabellen ved siden av har vi også beregnet mer-/mindreutgifter i forhold til landsgjennomsnittet og normert nivå på den enkelte KOSTRA-funksjon på pleie og omsorg. Vi ser her at kommunen har merutgifter på om lag 10,5 millioner på funksjon 254 hjemmetjeneste, og mindreutgifter på om lag 4,5 millioner kr på øvrige «PLOfunksjoner» i forhold til kommunens «normerte nivå». I disse tallene er det ikke tatt høyde for vertskommunetilskuddet på 10,1 mill kr, som hovedsakelig påvirker funksjon 253-38 -
PLO prioritering - samlet Prioritering PLO samlet Netto driftsutgifter pleie og omsorg i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter, konsern Institusjoner (f253+261) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern Tjenester til hjemmeboende (f254) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern Aktivisering, støttetjenester (f234) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgtjenesten, konsern Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 80 år og over, konsern Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 67 år og over, konsern Kilde: SSB/KOSTRA konsern, for 2012 foreløpige tall Skodje kommune Ko-Gr. 1 Møre og Romsdal Landet Avvik fra kommunegruppe 2009 2010 2011 2012 2012 2012 2012 2012 37,3 36 31,9 31,4 32,5 34,1 30,4-1,1 42,7 39,1 32,6 28,5 46 46,1 46,1-17,5 44,8 47,3 55,1 59,8 48,9 48,5 48,5 10,9 12,5 13,6 12,3 11,7 5,1 5,4 5,3 6,6 13 564 13 235 15 144 15 671 16 604 16 979 14 895-933 368 945 346 058 403 573 381 267 318 749 322 070 339 551 62 518 128 290 124 677 143 676 145 560 105 469 114 591 111 762 40 091 Kommentarer Netto driftsutgifter pleie og omsorg utgjør 31,4% av Skodje kommunens totale netto driftsutgifter, noe som er 1,1 prosentpoeng lavere enn gjennomsnittet for kommunegruppen, 2,4 prosentpoeng lavere enn gjennomsnitt for Møre og Romsdal fylke og 1 prosentpoeng lavere enn gjennomsnitt for hele landet Tabellen ovenfor indikerer at Skodje kommune prioriterer hjemmetjenester (f254) høyere enn gjennomsnittet for alle kommuner i kommunegruppe 1, alle kommuner i Møre og Romsdal fylke og gjennomsnittet for hele landet - 39 -
PLO prioritering samlet, sammenlignet med utvalgte kommuner Kommune Netto driftsutgifter pleie og omsorg i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter, konsern Institusjoner (f253+261) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern Tjenester til hjemmeboende (f254) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern Aktivisering, støttetjenester (f234) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgtjenesten, konsern Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 80 år og over, konsern Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 67 år og over, konsern Skodje 31,4 28,5 59,8 11,7 15 671 381 267 145 560 Vanylven 32,6 50,7 46,2 3,1 18 198 247 784 90 743 Hareid 30,9 51,2 47,7 1 13 381 241 671 95 576 Kilde: SSB/KOSTRA konsern, for 2012 foreløpige tall Kommentarer Skodje kommune har i 2012 hatt høyere netto driftsutgifter per innbyggere i eldregruppen enn de to andre kommunene i utvalget Tabellen ovenfor indikerer at Skodje kommune prioriterer hjemmetjenester (f254) høyere enn de to andre kommunene i utvalget - 40 -
PLO tjenesteprofil (2012) Landet 46,1 48,5 5,3 Møre og Romsdal 46,1 48,5 5,4 Ko-Gr. 1 46 48,9 5,1 Skodje kommune 28,5 59,8 11,7 0 20 40 60 80 100 120 Institusjoner (f253+261) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern Tjenester til hjemmeboende (f254) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern Aktivisering, støttetjenester (f234) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern Kilde: SSB/KOSTRA konsern, for 2012 foreløpige tall - 41 -
Hjemmetjenestemottakere fordelt på ulike aldersgrupper 0-66 år 67-79 år 80 år eller eldre Landet 43% 18% 39% Ko.-Gr. 1 41% 18% 41% Skodje 42% 9% 49% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% Kilde: SSB/KOSTRA konsern, for 2012 foreløpige tall 42
Tallgrunnlag KMF 2012 I oppstillingen under er (endelig) beregnet kostnad til KMF i 2012 sammenholdt med kostnadsestimatet som Helsedirektoratet publiserte i midten av januar i år Tallgrunnlag KMF 2012 (endelige tall) Beregnet kostnad Kostnadsestimat Avvik 1000 kr 1000 kr 1000 kr Skodje 3 856 3 907-51 I samarbeid med Kommunal- og regionaldepartementet, gis følgende veiledning til hvordan utgiftene for 2012 skal føres i kommuneregnskapet: «Kommunenes medfinansiering av spesialisthelsetjenesten i 2012 skal etter kommuneloven 48 nr. 2 utgiftsføres i kommuneregnskapet for 2012. Helsedirektoratet har utarbeidet et kostnadsestimat knyttet til kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten i 2012, som legges til grunn for utgiftsføringen av medfinansiering for 2012. Utgiftsførte beløp for 2012 vil dermed kunne avvike noe fra betalte á konto-beløp i 2012. Kommuner som i henhold til kostnadsestimatet har en større utgift i 2012 enn betalte á konto-beløp avslutter da regnskapet for 2012 med en kortsiktig gjeld (og eventuelt motsatt: kortsiktig fordring). Avvik mellom kostnadsestimatet og endelig årsavregning for 2012 regnskapsføres i 2013, når endelig avregning for 2012 foreligger senere i 2013, jf. KRS 5» - 43 -
Demografiske forhold/utvikling Befolkningsutvikling 2000 2030, indeksert slik at nivået 2000 = 100 «Barne- og ungdomsgruppene» 180 170 160 150 140 130 120 110 100 Skodje Møre og Romsdal Hele landet 170 160 150 140 130 120 110 100 0-5 år 6-15 år 90 80 90 80 300 250 67-79 år 80-89 år «Eldregruppene» 200 90 år eller eldre 150 100 50 0 44 Kilde: SSB, middels nasjonal vekst (MMMM) 2012 Deloitte AS
Befolkningsprognose for antall innbyggere over 80 år fram til 2030 180 170 160 150 140 130 120 110 100 90 80 Utvikling antall innbyggere over 80 år. 2013-2030. Indeksert slik at nivået i 2013=100. Skodje kommune. Kilde: SSB (alt M) - 45 -
Framtidig dekningsgrad institusjon og omsorgsboliger med heldøgnsbemanning Dersom vi tar utgangspunkt i befolkningsframskrivningene fra SSB og dagens tilbud av omsorgsplasser (58) vil utviklingen i dekningsgrad se slik ut: 40% 35% 30% 33,0 % 25% 20% 19,6 % 15% 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Antall institusjonsplasser (28) og beboere i heldøgnsbemannede omsorgsboliger (30) i prosent av innbyggere over 80 år. 2012-2030. Skodje kommune. Kilde: SSB Antall sykehjemsplasser (og heldøgnsbemannede omsorgsboliger) per innbygger over 80 år vil holde seg over dagens nivå fram til nærmere midten av 2020-tallet. Dekningsgraden synker imidlertid relativt raskt etter 2020. I 2030 vil dekningsgraden være på om lag 20%. I disse tallene vises alle omsorgsboliger i kommunen inkludert boliger til mennesker med nedsatt funksjonsevne. Tilsvarende dekningsgrad kun for institusjonsplasser er 19,9% i 2013 (35 plasser). - 46 -
Demografikostnader Skodje kommune 2013-2030 2012 2012-2015 2012-2019 2012-2029 0-5 år 7,8 % 7,0 % 14,1 % 32,4 % 6-15 år -3,6 % 7,8 % 19,9 % 47,9 % 16-18 år 6,1 % 6,7 % 12,3 % 39,7 % 19-66 år 2,2 % 6,6 % 14,5 % 32,7 % 67-79 år 0,4 % 23,2 % 65,1 % 116,5 % 80-89 år 8,3 % -3,0 % -6,0 % 84,2 % 90 år og eldre 33,3 % 8,3 % 8,3 % 54,2 % Totalt 2,3 % 7,7 % 17,9 % 42,5 % Flere eldre i aldersgruppene 67-79 år og 90 år og eldre bidrar isolert i retning av økte utgifter til pleie- og omsorgstjenesten, mens færre eldre i aldersgruppen 80-89 år trekker noe i motsatt retning 2013 2013-2016 2013-2020 2013-2030 0-5 år 5 979 4 581 10 067 19 374 6-15 år -3 358 10 395 23 988 44 938 16-18 år 2 336 4 248 425 15 081 19-66 år 789 3 354 6 353 12 958 67-79 år 47 4 478 9 934 14 793 80-89 år 1 639-745 -1 341 16 686 90 år og eldre 3 486 1 743 3 486 5 664 Sum 10 918 28 054 52 911 129 494 Sum ekskl. 16-18 år 8 581 23 805 52 486 114 413 Basert på beregningsopplegget fra TBU er det anslått at kommunen kan få merutgifter på om lag 52,5 millioner kr i perioden 2013 til 2020, som følge av endringer i demografien. I aldersgruppene over 80 år er det isolert sett anslått merutgifter på om lag 2,1 millioner kr i samme periode - 47 -
Regnskapsanalyse - 48 -
Totaloversikt økonomi for pleie- og omsorgstjenestene med avviksanalyse for 2012 Tjenesteenhet Regnskap 2011 Regnskap 2012 Budsjett (end.) 2012 Budsjett 2013 Avvik 2012 [kr] Avvik 2012 [%] Andel av totalavviket 3100 Helsesenter 9 343 012 8 856 294 8 428 629 9 363 999 427 665 5 % 4,2 % 4100 Heimebasert omsorg HBO 14 233 094 15 522 781 13 997 063 17 521 999 1 525 718 11 % 15,1 % 4110 Samhandlingsreforma - 5 436 506 5 230 617 5 507 000 205 889 4 % 2,0 % 4200 Skodje sjukeheim SOMS 20 115 824 20 140 485 17 605 394 20 392 000 2 535 091 14 % 25,0 % 4300 Prestemarka Dagsenter 6 734 057 7 468 593 6 008 686 6 258 000 1 459 907 24 % 14,4 % 4310 Butilbod Funksjonshemma 18 357 952 20 657 926 16 687 536 19 660 000 3 970 390 24 % 39,2 % Totalt 68 783 939 78 082 585 67 957 925 78 702 998 10 124 660 15 % 100 % Hvert ansvars bidrag til samlet merforbruk i % 79 000 000 78 000 000 78 082 585 77 000 000 76 000 000 39% 75 000 000 74 000 000 73 000 000 14% 72 000 000 71 000 000 25% 70 000 000 69 000 000 68 000 000 67 957 925 4% 15% 2% 0 Helsesenteret Hjemmebasert omsorg Samhandlingsreformen Skodje sjukeheim Prestemarka dagsenter Butilbod funksjonshemma - 49 -
Kommentarer til totaloversikt økonomi for pleie- og omsorgstjenestene med avviksanalyse for 2012 Det er svært store avvik på de ulike ansvarene. De fleste enheter har et betydelig merforbruk Avvikene kan tyde på urealistisk budsjettering eller dårlig budsjettoppfølging og manglende økonomisk kontroll, eller en kombinasjon av dette Endringene i regnskapet fra 2011 til 2012 er ikke dramatiske. Dette kan tyde på at det har blitt laget urealistiske budsjetter, eller kalkulert med innsparingstiltak som ikke er gjennomført - 50 -
Avviksanalyse sortert på artsgruppe for regnskap 2012 Artsgruppe Regnskap 2012 Budsjett (end.) 2012 Budsjett 2013 Avvik 2012 [kr] Avvik 2012 [%] Andel av totalavviket Sum lønnskostnader, pensjon, arbeidsgiveravgift 85 713 270 75 654 391 83 278 658 10 058 879 13 % 99 % Sum kjøp av varer/tjenester som inngår i egenproduksjon 5 566 531 5 644 294 6 042 500-77 766-1 % -1 % Sum kjøp av tjenester som erstatter egenproduksjon 4 303 292 3 381 682 4 100 800 921 610 27 % 9 % Sum overføringsutgifter 5 624 078 4 793 687 5 243 500 830 391 17 % 8 % Sum finansutgifter 247 099 2 871 200 244 228 8507 % 2 % Sum salgsinntekter -7 120 069-7 421 000-6 437 260 300 933-4 % 3 % Sum refusjoner -15 995 372-14 098 000-13 093 400-1 897 370 13 % -19 % Sum gaver -163 139 - -352 000-163 139-2 % Sum finansinntekter -93 097 - -80 000-93 097-1 % Sum totalt 78 082 593 67 957 925 78 702 998 10 124 669 15 % 100 % Kommentarer Merforbruket er i all hovedsak knyttet til lønnsutgifter og -inntekter, dernest kjøp av tjenester som erstatter egenproduksjon og overføringsutgifter (samhandlingsreformen) En mer detaljert oversikt over lønnskostnadene følger på neste lysark - 51 -
Avviksanalyse sortert på artsgruppe for regnskap 2012 lønnsposter Lønnspost Regnskap 2012 Budsjett (end.) 2012 Budsjett 2013 Avvik 2012 [kr] Avvik 2012 [%] Andel av totalavviket Fast lønn og avtalefestetde tillegg 54 990 618 51 096 644 54 134 466 3 893 974 8 % 49 % Lønn vikarer 7 431 881 4 377 740 5 632 123 3 054 141 70 % 38 % Lønn ekstrahjelp/-vakt 1 724 992 1 150 226 716 751 574 766 50 % 7 % Lønn overtid 750 995 190 016 356 000 560 979 295 % 7 % Annen lønn og trekkpliktige ytelser 1 339 095 1 071 841 1 520 232 267 254 25 % 3 % Pensjoner 9 431 255 8 791 187 10 645 152 640 068 7 % 8 % Arbeidsgiveravgift 10 044 434 8 976 737 10 273 934 1 067 697 12 % 13 % Sum lønnsrefusjoner -4 262 938-2 230 000-2 255 000-2 032 938 91 % -25 % Totalt lønnsutgifter og lønnsrefusjoner 81 450 332 73 424 391 81 023 658 8 025 941 11 % 100 % 4 000 000 3 500 000 3 000 000 2 500 000 2 000 000 1 500 000 1 000 000 500 000 0 Avvik fra budsjett i kroner Fastlønn Lønn vikarer Lønn ekstrahjelp-/vakt Lønn overtid Annen lønn Pensjoner Arb.giveravg. - 52 - Kommentarer Avvikene mellom lønnsbudsjett og regnskap 2012 er særdeles høye Lønnsbudsjetteringen i 2012 synes ikke reell hverken i opprinnelig eller justert budsjett Avvikene er betydelige på alle typer lønnsutgifter, og merinntektene på refusjonene er langt ifra å veie opp for det store merforbruket på fast lønn og vikarer Lønnsbudsjettene er økt i 2013, men sammenliknet med 2012 vil det likevel være behov for å redusere lønnskostnadene dersom budsjettrammene skal overholdes Som det fremgår av grafen bør det fokuseres på rett fastlønnsbudsjettering og realistisk vikarbudsjett, kombinert med tett oppfølging av utgiftsutviklingen gjennom året slik at eventuelle korrigerende tiltak kan iverksettes raskt
Innhold Prosjektbeskrivelse, mål, organisering og metodikk Oppsummering av analysen og anbefalinger til tiltak samt videre prosess Økonomiske analyser KOSTRA-analyse Regnskapsanalyse Sektornivå Enhetsnivå - 53 -
Organisasjonskart Skodje kommune Skodje kommune er organisert med flat struktur, hvor rådmann er ansvarlig leder for 15 selvstendige resultatenheter 1. Skodje barneskule + SFO Leiar: Ketil Hjelset 13. PPT: Leiar Solfrid Stavdal 2. Skodje ungdomsskule + vaksenopplæring Leiar: Haldor Aasebø 14. Landbrukskontoret Leiar: Helga Færøy 3. Stette skule + SFO + barnehage Leiar: Trond Gisnås 15. NAV Storfjorden Leiar: Anders Hammer 4. Valle skule + SFO + barnehage Leiar: Håvard Valderhaug 5. Skodje barnehage Leiar: Janne Aamelfot 6. Storfjorden barnevern Leiar: Lene Solheim 7. Skodje omsorgssenter + heimebasert omsorg Leiar: Erna Kverneng Knutsen 8. Helsesenteret Leiar: Camilla Almås 9. Prestemarka bu og dagtilbod Leiar: Are Knudsen 10. Teknisk avd. (komm. teknisk drift, plan- og byggesak, bygg og eigedom) Leiar: Frode Helland 11. Kultur inkl. kulturskule og bibliotek Leiar: Magne Fylling 12. Sentraladministrasjonen inkl. servicekontor Leiar: Tor Helge Stavdal - 54 -