Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: 11.08.2011, Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 18:50 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 11/25-11/29 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Gunn Salbuvik leder x Hans Peter Raspotnig til sak 11/25 Trond-Erik Thorvaldsen x Heidi Wiggen x Kirsten Aasen til sak 11/26 Erling Hagen x Henry Pongo x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra ØKUS: Anne-Karin Femanger Pettersen Møtende fra ØKR: Einar Gundersen og Anders Svarholt Innkalling og dagsorden: Gunn Salbuvik er inhabil i 11/25 og hun var ikke til stede under behandling. Hans-Peter Raspotnig var innkalt til saken. Heidi Wiggen er inhabil i sak 11/26 og hun var ikke til stede under behandling. Kirsten Aasen var innkalt til saken.... Hovedutskrift er sendt til Medlemmene, varamedlemmene Ordfører, rådmann ØKR IKS Moss Avis, NRK-Østfold
Kontrollutvalget Moss, møte 11.08.2011 Sakliste PS 11/25 PS 11/26 PS 11/27 PS 11/28 PS 11/29 Forvaltningsrevisjonsrapport: Gjennomgang av leiekontrakter der kommunen leier arealer av private Høienhald borettslag - Kommunens rolle Prosjektplan: Kjøp av konsulenttjenester Referater og meldinger Eventuelt
PS 11/25 Forvaltningsrevisjonsrapport: Gjennomgang av leiekontrakter der kommunen leier arealer av private Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Forvaltningsrevisjonsrapport: Gjennomgang av leiekontrakter der kommunen leier arealer av private, til orientering med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at kontrakter inngås på vanlige markedsmessige vilkår. Leiekontraktene samsvarer i stor grad med standard leieavtale, og det er ikke inntatt særskilte bestemmelser som fremstår som særlig tyngende for kommunen. Sett i forhold til gjennomsnittlig prisnivå i Oslo-området innenfor samme periode som revisjonen har kontrollert, synes det som om MK Eiendom har oppnådd gunstige betingelser for sine kontrakter. 2. Rapporten sendes til bystyret med følgende forsalg til vedtak: 1. Bystyret tar Forvaltningsrevisjonsrapport: Gjennomgang av leiekontrakter der kommunen leier arealer av private, og kontrollutvalgets vedtak til orientering. Gunn Salbuvik er inhabil i denne saken og hun var ikke til stede under behandling. Hans-Peter Raspotnig var innkalt til saken. Vedtak som innstilling 1. Kontrollutvalget tar Forvaltningsrevisjonsrapport: Gjennomgang av leiekontrakter der kommunen leier arealer av private, til orientering med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at kontrakter inngås på vanlige markedsmessige vilkår. Leiekontraktene samsvarer i stor grad med standard leieavtale, og det er ikke inntatt særskilte bestemmelser som fremstår som særlig tyngende for kommunen. Sett i forhold til gjennomsnittlig prisnivå i Oslo-området innenfor samme periode som revisjonen har kontrollert, synes det som om MK Eiendom har oppnådd gunstige betingelser for sine kontrakter. 2. Rapporten sendes til bystyret med følgende forsalg til vedtak: 1. Bystyret tar Forvaltningsrevisjonsrapport: Gjennomgang av leiekontrakter der kommunen leier arealer av private, og kontrollutvalgets vedtak til orientering.
PS 11/26 Høienhald borettslag - Kommunens rolle Kontrollutvalget Moss behandling 06.06.2011: Ved behandling av rapporten ble brev datert 03.06 2011 fra Margareth Eriksen lagt frem for kontrollutvalget. Brevet ble ikke realitetsbehandlet i møtet. Brevet vedlegges saken som sendes til bystyret. Kontrollutvalget uttrykte viktigheten av å orientere bystyret om at rapporten er behandlet uten at høringsuttalelsen fra rådmann er innhentet. Kontrollutvalget foreslo et nytt punkt tre i vedtaket som opplyser om dette. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 06.06.2011: 1. Kontrollutvalget tar revisjonens undersøkelse Høienhald borettslag kommunens rolle til etterretning med følgende kommentar. Kontrollutvalget merker seg at det er enkelte momenter som taler for at leietakerne til de klausulerte andelene i Høienhald borettslag, er de reelle eierne, men at revisjonen veier momentene som taler for kommunalt eierskap, tyngre. Kontrollutvalget merker seg revisjonens vurdering om at kommunens pleie- og omsorgsplaner har medført at leietakere og andre interessenter i sin tid har blitt hindret i å kjøpe andel i borettslaget. Videre noterer kontrollutvalget seg at kommunens overholdelse av den alminnelige veiledningsplikten i forhold til personer som har ønsket å kjøpe andel i borettslaget, samt i forhold til problemstillinger vedrørende blant annet husleieregulering, er mangelfull. Selv om revisjonen ikke har foretatt noen generell gjennomgang av kommunens leiekontrakter, kan det synes som om nye fremleiekontrakter i realiteten svekker leietakers rettsforhold, uten at de er blitt informert om dette på forhånd. 2. Revisjonens undersøkelse Høienhald borettslag kommunens rolle, sendes til bystyret for videre politisk behandling. 3. Kontrollutvalget gjør bystyret oppmerksom på at utvalgets vedtak er fattet uten at rådmannens høringsuttalelse er innhentet. Heidi Wiggen er inhabil i denne saken og hun var ikke til stede under behandling. Kirsten Aasen var innkalt til saken. Brev fra Margareth H Eriksen av14.7, 5.8 og 8.8 var ettersendt til kontrollutvalgets medlemmer (brev med vedlegg av 5.8 og brev av 8.8 ble sendt elektronisk). I møtet ble kontrollutvalget gjort oppmerksom på at to av vedleggene i vedleggsheftet tilhørende brev av 5.8, ikke var plassert i riktig rekkefølge av sekretariatet. Kontrollutvalget ble også i møtet gjort kjent med innholdet i brev fra Eriksen til kontrollutvalgets leder datert 9.8. I dette brevet ber hun om en ny undersøkelse sett i forhold til hennes brev til revisjonen (vedlegg til brev av 14.7), til rådmannens høringsuttalelse og til Eriksens brev til rådmannen 5.8. Revisjonen redegjorde for sin vurdering av brevene fra Eriksen. Revisjonen finner ikke at det foreligger nye faktaopplysninger i brevene eller i vedleggene til brevene, som endrer på
revisjonens konklusjon i rapporten. Kontrollutvalget tok dette til etterretning og konkluderte med at det ikke er grunnlag for ny undersøkelse. Kontrollutvalget diskuterte rådmannens høringsuttalelse og sluttet seg til sekretariatets forslag til vedtak. 1. Kontrollutvalget tar revisjonens undersøkelse Høienhald borettslag kommunens rolle og rådmannens høringsuttalelse til etterretning med følgende kommentar. Kontrollutvalget merker seg at det er enkelte momenter som taler for at leietakerne til de klausulerte andelene i Høienhald borettslag, er de reelle eierne, men at revisjonen veier momentene som taler for kommunalt eierskap, tyngre. Rådmannen har ingen opplysninger som tilsier en annen konklusjon enn den revisjonen har kommet til. Kontrollutvalget merker seg revisjonens vurdering om at kommunens pleie- og omsorgsplaner har medført at leietakere og andre interessenter i sin tid har blitt hindret i å kjøpe andel i borettslaget. Rådmannen anser det som åpenbart at dette er skjedd. Rådmannen skriver at den informasjonen som ble gitt i forbindelse med politisk behandling av saken i 1999 og 2005 ikke var tilstrekkelig, og i noen utstrekning heller ikke korrekt. Veiledningsplikten ble også forsømt overfor potensielle kjøpere, samt i forhold til problemstillinger vedrørende blant annet husleieregulering knyttet til enkelte leieforhold. Kontrollutvalget merker seg imidlertid at MKEiendom har hatt en gjennomgang av disse leieavtalene, funnet to avtaler med feilreguleringer og er i ferd med å rydde opp i dette. 2. Revisjonens undersøkelse Høienhald borettslag kommunens rolle, og rådmannens høringsuttalelse, sendes til bystyret for videre politisk behandling. PS 11/27 Prosjektplan: Kjøp av konsulenttjenester Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan Kjøp av konsulenttjenester godkjennes. Kontrollutvalget nevnte tre områder under problemstilling 2 om etterlevelse av regelverket, som kan være aktuelle for undersøkelsen: Teknisk, IKt og barnevern Vedtak som innstilling 1. Prosjektplan Kjøp av konsulenttjenester godkjennes.
PS 11/28 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Vedlagte referater og meldinger tas til orientering Disse sakene ble lagt fram som referatsaker: 1. Protokoll fra KU-møtet 6.6 2011 2. Vedtak i bystyret byggeregnskap Fontenen skole 3. Vedtak i bystyret byggeregnskap Klebergert hybelhus 4. Vedtak i bystyret Eierskapskontroll ØKR IKS 5. Kopi til kontrollutvalget Revisjonsberetning Soliestua avlastningshjem 6. Medlemsbrev nr 3/2011, Forum for Kontroll og Tilsyn I vedlegg 6 medlemsbrevet fra FKT, opplyses det om høringsnotat om endringer i kommuneloven. Høringsnotatet ble sent elektronisk til kontrollutvalget tidligere i sommer. Kontrollutvalget ønsket å presisere at utvalget slutter seg til forslag til lovendringer som gjelder valg av kontrollutvalg (tidspunkt for valg, valgbarhet og tallet på medlemmer), og arbeidet i kontrollutvalget (åpne møter). Kontrollutvalget har ellers ikke noe særskilt å bemerke til de øvrige forslagene. Kontrollutvalget ønsker at formuleringen tas med i kommunens høringsuttalelse. 1. Vedlagte referater og meldinger tas til orientering 2. Kontrollutvalget slutter seg til forslag til lovendringer som gjelder valg av kontrollutvalg (tidspunkt for valg, valgbarhet og tallet på medlemmer), og arbeidet i kontrollutvalget (åpne møter). Kontrollutvalget har ellers ikke noe å bemerke til de øvrige forslagene. PS 11/29 Eventuelt Møtesekretær minnet kontrollutvalget på at revisjonen har sendt ut en e-post der de ber om svar på noen evalueringsspørsmål knyttet til revisjonens arbeid. Møtesekretær opplyste om at kontrollutvalget også vil motta et evalueringsskjema fra sekretariatet. Kontrollutvalget ble oppfordret til å gi tilbakemeling. Ingen