Mamut Business Software Introduksjon Mamut Enterprise Abonnementsfakturering
Dokumentasjon for utvidelser av Mamut Enterprise System Mamut Enterprise Abonnementsfakturering Versjon: 11.1 i
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING Innhold MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING...3 Kom i gang med Avtale-/Abonnementsfakturering... 4 AVTALEREGISTERET... 5 Produktlinjer... 6 Frakt... 6 Tekst... 6 Diverse... 7 Avtaleinnstillinger... 7 Hvordan opprette en ny avtale?... 7 KUNDEAVTALER... 9 Hvordan opprette en ny kundeavtale?... 10 AVTALEFAKTURERINGEN... 11 Veiviser for opprettelse av salgsordre på grunnlag av kundeavtaler 1:2... 11 Veiviser for opprettelse av salgsordre på grunnlag av kundeavtaler 2:2... 12 Hvordan fakturere ordrer generert på grunnlag av avtaler?... 12 Hvordan kan jeg håndtere avtalefaktura med årlig fakturering?... 14 TILGANG TIL TILLEGGSPRODUKTER...15 ii
Mamut Enterprise Abonnementsfakturering Mamut Enterprise Abonnementsfakturering er et verktøy for å fakturere kunder som har faste avtaler eller abonnement. Løsningen er inkludert i Mamut Enterprise E5. Nå har du mulighet for å fakturere kunder som har faste avtaler eller abonnement. Dersom du regelmessig fakturerer de samme kundene for de samme produktene og/eller tjenestene kan du enkelt fakturere i en og samme operasjon, også for kommende perioder. Inntektene blir automatisk bokført med riktige datoer og i riktige perioder. I et eget avtaleregister oppretter du avtaler som kunder deretter kan knyttes mot. Avtalen kan settes opp med produkter og tjenester med definerte priser og rabatter, og det kan settes innstillinger for hvordan avtalen skal behandles i systemet; frekvens for når og hvor ofte det skal opprettes salgsordre. I modulen har du full oversikt over hvilke avtaler/abonnement som skal faktureres hvilke kunder og hvor ofte faktureringen skal finne sted. VIKTIG: Funksjonen må aktiveres. Velg Vis Innstillinger Firma Innstillinger per modul - Ordre/Faktura. Aktiver fanekortet Generelt, og merk av for at Bedriften benytter avtalefaktura. Start deretter programmet på nytt. Merk! Funksjonaliteten er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte av programversjonene. Ta kontakt med din programvareleverandør for å undersøke om funksjonen er tilgjengelig for din programversjon. Modulen består av et Avtaleregister der det opprettes avtaler som kunder deretter kan knyttes mot. Avtalen kan settes opp med produkter og tjenester med definerte priser og rabatter, og det kan settes innstillinger for hvordan avtalen skal behandles i systemet. Avtalen settes opp med en frekvens som styrer når/hvor ofte det kan opprettes salgsordre på grunnlag av kundeavtaler som er knyttet til denne avtalen. Det er også mulig å redigere eksisterende avtaler i registeret og sette avtaler inaktive dersom det skulle bli aktuelt etter hvert. Når en avtale settes inaktiv vil de tilhørende/respektive kundeavtalene ikke lenger vises i kundeavtaleregisteret, og det vil ikke lenger opprettes ordre på grunnlag av disse kundeavtalene. Kundeavtaleregisteret viser hvilke avtaler kunder er knyttet mot. I dette vinduet kan kunder knyttes til avtaler og du kan gjøre endringer i eksisterende kundeavtaler. Du kan sette/endre stoppdato for avtaler, sette kundeavtaler på pause eller du kan avslutte kundeavtaler. Du kan sette en startdato og evt. en sluttdato for hver enkelt kundeavtale, og frekvensen som gjelder for avtalen styrer hvor ofte/når kundeavtalen kan "kjøres" og dermed opprettes salgsordre for. Det er mulig å avslutte en kundeavtale ved å endre status til "Avsluttet", eller sette denne på pause dersom f.eks. kunden ønsker et opphold i leveranse/fakturering. Kundeavtaler som er satt på hold/pause eller avsluttet, kan igjen settes aktive dersom ønskelig. Gjennom en egen veiviser for å opprette salgsordre for aktive kundeavtaler har du mulighet for å velge hvilke avtaler og kunder det skal opprettes salgsordre på grunnlag av, og hvor langt frem i tid utvalget skal settes. Du vil få opp en liste over alle kundeavtaler som det blir opprettet salgsordre for, med mulighet for å fjerne kundeavtaler fra listen dersom disse ikke skal være med i den 3
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING aktuelle kjøringen. Avtalene vil da bli foreslått i neste kjøring. Det er også mulighet for å sette utvalgsdato tilbake i tid dersom man først ønsker å opprette salgsordrer for kundeavtaler som skulle være effektuert tidligere, og deretter kundeavtaler som er klare til å kjøres ut fra ny dato. Hver avtale kan knyttes opp mot en frekvens som styrer når/hvor ofte avtalen kan "kjøres", det vil si hvor ofte hver kundeavtale kan danne grunnlag for opprettelse av salgsordre. Frekvensene håndteres i Standardregisteret som kan åpnes ved å klikke på knappen Frekvensregister i verktøylinjen øverst i vinduet Avtaleregister eller ved å velge Vis Innstillinger Firma Standardregister. Du kan opprette nye frekvenser for hhv. en fast dato i hver x. måned, eller med x-antall dager mellom når avtalen skal kunne kjøres. Du kan skrive ut rapporten Fremtidige avtalefakturaer som viser hvilke ordrer du vil kunne generere og fakturere frem i tid på bakgrunn av kundeavtaler. Kom i gang med Avtale-/Abonnementsfakturering Funksjonaliteten er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte av programversjonene. Ta kontakt med din programvareleverandør for å undersøke om funksjonen er tilgjengelig for din programversjon. Slik kommer du i gang 1. Aktiver funksjonen. Velg Vis Innstillinger Firma Innstillinger per modul - Ordre/Faktura. Aktiver fanekortet Generelt, og merk av for at Bedriften benytter avtalefaktura. Start deretter programmet på nytt. 2. Definer frekvenser i Standardregisteret. Frekvenser styrer når/hvor ofte det kan opprettes salgsordre på grunnlag av kundeavtaler som er knyttet til en avtale. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Firmainnstillinger - Standardregister, og bla deg frem til Frekvens. 3. Opprett avtaler. 4. Opprett kundeavtaler. Du er nå klar til å opprette salgsordre på grunnlag av kundeavtaler. 4
AVTALEREGISTERET Avtaleregisteret er et register over alle avtaler som er opprettet. I registeret kan du øverst til høyre i vinduet velge om du vil vise kun aktive avtaler i registeret, kun inaktive avtaler eller om du vil se alle avtaler uavhengig av avtalenes status. I oversikten kan du se navnet på avtalen, avtalens status, frekvens, frekvenstype og når avtalen kan "kjøres" neste gang. Kjøring vil si at man genererer salgsordre på grunnlag av kundeavtaler som er knyttet til avtalen. I Avtaleregisteret kan du opprette nye avtaler, redigere eksisterende og sette avtaler inaktive ved å klikke på knappen Slett. Vær oppmerksom på at alle kundeavtaler som er knyttet til en avtale ikke lenger vil vises i kundeavtaleoversikten, og ikke lenger danne grunnlag for opprettelse av salgsordre. En avtale er en mal som er felles for alle kunder som skal faktureres for den samme avtalen eller abonnementet. Det vil si at det knyttes flere kundeavtaler til hver avtale. En avtale kan være et abonnement på et magasin, avis, alarm, eller f.eks. en leieavtale, husleieavtale eller serviceavtale. Du bør opprette en avtale per abonnement eller avtale du skal fakturere på bakgrunn av. I avtalen legger du til de produktene og/eller tjenestene som skal inngå i avtale-/abonnementsfakturaen og setter innstillinger som skal gjelde for ordrer som genereres basert på avtalen. Ved hjelp av en veiviser kan du enkelt opprette salgsordre på bakgrunn av avtaler. Veiviseren startes ved å klikke på knappen Ordre/faktura i verktøylinjen i avtaleregisteret. I veiviseren kan du bestemme hvilke avtaler du vil generere ordrer for og også om det skal være for en bestemt kunde eller alle kunder. 5
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING Ved å klikke på knappen Vis avtale vil du kunne se detaljer om avtalen men ikke kunne redigere informasjon i avtalen. Knappen vil kunne gi informasjon til brukere som ønsker mer informasjon om avtalens innhold, men som ikke har tilgang til å redigere avtaler. Ved å klikke på Skriv ut vil du kunne skrive ut en rapport som viser Fremtidige avtalefakturaer. Frekvens Knappen Frekvensregister tar deg direkte til Standardregisteret hvor du kan opprette og vedlikeholde frekvenser. Frekvenser styrer når/hvor ofte det kan opprettes salgsordre på grunnlag av kundeavtaler som er knyttet til en avtale. Det finnes to typer frekvenser: "Antall dager" og "Fast dato i måneden". Hvis du velger "Antall dager", vil det gå X antall dager fra du sist genererte salgsordrer til du kan generere på nytt. Ved bruk av "Fast dato i måneden" vil du kunne sette eks. dager = 1 og måneder = 3, du vil da kunne opprette salgsordrer den 1. hver 3. måned. Produktlinjer I fanekortet Produktlinjer i avtalen legger du til de produktene som skal kunne faktureres på bakgrunn av avtalen. Produktene må være opprettet i Produktregisteret og kan legges til i avtalen ved å klikke på Ny eller Vis produktliste. Frakt I fanekortet Frakt kan du bl.a. angi hvilke leveringsbetingelser som skal gjelde for avtalen. Informasjonen du registrerer i fanekortet vil bli overført til ordrer som opprettes på bakgrunn av avtalen, dersom det er "Avtaleinnstillinger" som er valgt for feltene i fanekortet Avtaleinnstillinger. Tekst I fanekortet Tekst kan du skrive inn en tekst som vil vises på ordre- og fakturautskriftene. Du kan enten skrive inn teksten direkte i tekstfeltet eller du kan velge blant ulike teksttyper i nedtrekkslisten. Det er mulig å ha flere ulike tekster som vises på ulike rapporter. Velger du Fast tekst kan du klikke på søkeknappen til høyre og velge blant forhåndsdefinerte tekster fra Standardregisteret. Fasttekst vil vises på ordre- og fakturarapporter. Tekst på plukkliste skrives inn dersom du har en egen tekst som skal vises på plukklisteutskrifter. Tekst på pakkseddel vil vises på pakkseddelutskrifter. Velger du Tekst servicefaktura kan du i feltet til venstre skrive inn tekst som skal vises ved utskrift av arbeidsordrer. Tekst i feltet til høyre vil vises ved utskrift av servicefaktura. Det er mulig å flytte tekst fra venstre felt til høyre ved hjelp av piltasten. 6
Diverse I fanekortet Diverse i avtalen kan du sette innstillinger for bl.a. responstype, avrunding, formular, avdeling, prosjekt, mva og factoring. Innstillingene du setter i fanekortet vil bli overført til ordrer som opprettes på bakgrunn av avtalen, dersom det er "Avtaleinnstillinger" som er valgt for feltene i fanekortet Avtaleinnstillinger. Avtaleinnstillinger Innstillingene i fanekortet Avtaleinnstillinger styrer hvorvidt der er informasjon i feltene på avtalen som skal overføres til salgsordre, eller om det er innstillinger slik disse er satt opp andre steder i systemet som skal gjelde. Som standard vil innstillingene være satt til Avtaleinnstillinger, men dette kan overstyres dersom ønskelig. Hvordan opprette en ny avtale? Slik går du frem for å opprette en ny avtale 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Avtalefakturering. 2. Klikk Ny. 7
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING 3. Skriv inn et navn for avtalen og gjerne en intern beskrivelse av hva avtalen gjelder. 4. Sett innstillinger for Frekvens, Betalingsbetingelser, Vår ref. og Referanse. 5. Registrer aktuell informasjon i fanekortene 6. Klikk Lagre når du er ferdig med å registrere informasjon om avtalen. 7. Klikk Avslutt for å lukke avtalevinduet. Du har nå opprettet en ny avtale, og kan benytte denne til dine kundeavtaler. 8
KUNDEAVTALER I vinduet Kundeavtaler har du full oversikt over alle kundeavtalene som er opprettet, dvs. alle avtaler mellom kunder i ditt kunderegister og avtaler i ditt Avtaleregister. I kundeavtaleregisteret kan du søke etter en bestemt avtale ved å søke på kundenummer eller du kan klikke på søkeknappen og søke etter en kunde i kundelisten som åpnes. Ved hjelp av nedtrekkslistene for Avtale og Status er det mulig å sette utvalg og kun vise en bestemt avtale eller avtaler i en bestemt status. Ønsker du å endre sortering på visningen av kundeavtalene kan du klikke på kolonneoverskriften til kolonnen du ønsker å sortere etter. I Kundeavtaler kan du opprette nye avtaler mellom kunder og avtaler og du kan gjøre endringer i eksisterende kundeavtaler. Du kan sette/endre stoppdato for avtaler, sette kundeavtaler på pause eller du kan avslutte kundeavtaler. For hver enkelt kundeavtale kan du sette en startdato og evt. en sluttdato dersom det er fastsatt. Det er mulig å avslutte en kundeavtale "manuelt", og sette denne på pause dersom f.eks. kunden ønsker et opphold i leveranse/fakturering. Kundeavtaler som er satt på hold/pause eller avsluttet, kan igjen settes aktive dersom ønskelig. Har du kunder som skal kunne faktureres for flere avtaler/abonnement må det opprettes en kundeavtale per avtale/abonnement. Ved hjelp av en veiviser kan du enkelt opprette salgsordrer på bakgrunn av avtaler. Veiviseren startes ved å klikke på knappen Ordre/faktura i verktøylinjen i avtaleregisteret. I veiviseren kan du bestemme hvilke avtaler du vil generere ordrer for og også om det skal være for en bestemt kunde eller alle kunder. 9
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING Ved å klikke på knappen Vis avtale vil du kunne se detaljer om avtalen men ikke kunne redigere informasjon i avtalen. Knappen vil kunne gi informasjon til brukere som ønsker mer informasjon om avtalens innhold, men som ikke har tilgang til å redigere avtaler. Ved å klikke på Skriv ut vil du kunne skrive ut en rapport som viser Fremtidige avtalefakturaer. Hvordan opprette en ny kundeavtale? En Kundeavtale er en avtale som knyttes mellom kunde og avtale. Alle kunder som skal kunne faktureres på bakgrunn av en avtale må knyttes til avtalen. Slik går du frem for å opprette en ny kundeavtale 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Avtalefakturering. 2. Klikk knappen Kundeavtaler. 3. Klikk Ny. 4. Marker aktuell kunde i kundelisten og klikk OK. 5. Velg hvilken avtale som skal benyttes i nedtrekkslisten Avtale. 6. Sett også aktuell Status dersom ikke denne skal være Aktiv fra opprettelse. 7. Sett ønsket Startdato dersom denne avviker fra dagens dato og evt. en Sluttdato dersom dette er avklart ved opprettelse. 8. Klikk OK. Kundeavtalen er opprettet. 10
AVTALEFAKTURERINGEN Veiviser for opprettelse av salgsordre på grunnlag av kundeavtaler 1:2 Veiviseren for opprettelse av salgsordre på grunnlag av kundeavtaler kan startes både fra Avtaleregisteret og Kundeavtaler. I første steg i veiviseren setter du utvalg på hvilke avtaler og kunder som det skal genereres ordrer for. Slik går du frem 1. Klikk på knappen Ordre/Faktura i verktøylinjen for å starte veiviseren. 2. Velg om Alle avtaler skal inkluderes i utvalget eller om du ønsker å sette utvalg på En avtale. Ved valg av En avtale kan du klikke på søkeknappen og velge aktuell avtale i listen. 3. Velg om Alle kunder skal inkluderes i utvalget eller merk av for En kunde og klikk på søkeknappen for å velge aktuell kunde. 4. Angi datoen for hvor langt frem i tid avtalegrunnlaget skal settes. 5. Merk av dersom du ønsker å vise statusrapport over ordrer som opprettes via veiviseren. 6. Klikk OK. I steg 2 i veiviseren velger du hvilke kundeavtaler det skal opprettes ordrer for. 11
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING Veiviser for opprettelse av salgsordre på grunnlag av kundeavtaler 2:2 I steg 2 i veiviseren får du en oversikt over kundeavtaler det kan opprettes ordrer for basert på utvalget du har satt. Kundeavtaler det kan opprettes ordrer for vil som standard være merket av, men det er mulig å fjerne markeringen dersom det skulle være kundeavtaler du ikke ønsker å generere ordrer for i denne omgang. Når du gjort eventuelle tilpasninger i utvalget klikker du Fullfør for å opprette ordrene. Har du valgt å vise en statusrapport over ordrer opprettet via veiviseren vil denne vises. Ordrene som opprettes finner du igjen i den vanlige modulen for Ordre/Faktura som du finner ved å velge Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering. Hvordan fakturere ordrer generert på grunnlag av avtaler? Ordrer som blir generert via veiviseren for opprettelse av salgsordre på grunnlag av avtaler blir overført til ordremodulen hvorfra de må faktureres på vanlig måte. Slik går du frem for å fakturere overførte avtaleordrer 1. Klikk knappen Fakturere i Ordre/Faktura-modulen for å starte faktureringsprosessen. 2. Merk av for Utvalg til venstre i bildet. 3. Velg ønsket type utskrift og sett innstillinger for utskrift. 4. Klikk OK. 12
5. Sett utvalg på avtalen du vil fakturere ved å velge aktuell avtale i nedtrekkslisten for dette. 6. Klikk OK. 7. Tilpass utvalget ved hjelp av piltastene dersom det er ordrer du ikke ønsker å fakturere. 8. Klikk OK. Ordren er fakturert. Rapporten Fremtidige avtalefakturaer viser hvilke ordrer du vil kunne generere og fakturere frem i tid på bakgrunn av kundeavtaler. I utvalgsvinduet kan du selv bestemme tidsperioden du vil se fremtidige fakturaer for, om det skal være for en utvalgt kunde eller alle, eller om det skal være for en bestemt avtale eller alle avtaler. Rapporten kan skrives ut ved å klikke på Skriv ut i verktøylinjen øverst i vinduet Kundeavtaler eller Avtaleregister, men rapporten kan også skrives ut fra Rapportmodulen. 13
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING Hvordan kan jeg håndtere avtalefaktura med årlig fakturering? For at en avtale skal kunne faktureres årlig, må den være knyttet til en frekvens med årlig fakturering. Når du fakturerer årlig, vil registreringsdatoen på den avtalen kundeavtalen er knyttet mot styre når på året avtalen kjøres/faktureres. Slik lager du en frekvens med årlig fakturering 1. Åpne Frekvens i standardregisteret via Vis Innstillinger Firma Standardregister. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn et navn på frekvensen øverst, for eksempel "Årlig fakturering". 4. Velg Type: "Antall dager" 5. Skriv inn Gjenta hver 365 dag. 6. Klikk OK. Frekvensen kan nå velges i avtaleregisteret. Dette betyr at dersom du lager en avtale med årlig fakturering, vil alle kundeavtalene som knyttes til denne bli med i faktureringsgrunnlaget på samme dato/mnd hvert år. Frem til første forfall må du imidlertid fakturere manuelt, i ordre/faktura. Ønsker du at avtalen i stedet skal faktureres fra for eksempel måneden etter at den ble opprettet, og ett år frem i tid, og deretter til samme tid hvert år, kan du gjøre dette ved å opprette 12 avtaler, en for hver måned i året. Ettersom det er registreringsdatoen for avtalen som styrer når avtalen første gang blir med i faktureringsgrunnlaget, må du manipulere denne ved å endre systemdato først, før du oppretter avtalen. Du endrer systemdatoen via menyen Fil - Systemdato. Se mer om hvordan du gjør dette i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". Du kan nå opprette en avtale som får registreringsdato lik systemdatoen. Gjentar du prosedyren, og legger inn en avtale for den 1. hver måned, kan du dermed senere, når du oppretter kundeavtaler, knytte kundeavtalene til avtalen for den aktuelle måneden. Dermed kan kundeavtalen faktureres til samme måned hvert år, og du kan også unngå å måtte fakturere for de resterende månedene frem til en eventuell fast faktureringsmåned. 14
Tilgang til tilleggsprodukter For at du skal kunne bruke tilleggsprodukter, må du registrere lisensnummeret du har mottatt etter å ha bestilt produktet, i tillegg til å definere hvilken bruker eller hvilken firmadatabase som skal ha tilgang. Deretter er tilleggsproduktet klart til bruk. Når du har kjøpt tilleggsprodukter vil du få tilsendt et lisensnummer for hvert tilleggsprodukt du har kjøpt. Dersom du har mottatt flere lisensnumre må du først registrere lisensnummeret som gjelder for selve programmet. Deretter kan du registrere lisensnummeret som gjelder for serviceavtalen, eller andre tilleggsprodukter. Merk! Når du registrerer lisensnummeret er det viktig å skrive inn lisensnummeret nøyaktig slik det fremkommer i brev/e-post du har mottatt. Merk forskjellen på bokstaven O og tallet 0. Lisensnummeret inneholder ikke bokstaven O, kun tallet 0. Slik registrerer du en tilleggslisens 1. Velg Hjelp - Om og klikk Registrer lisensnummer. 2. Skriv inn lisensnummeret og klikk OK. Tilleggslisensen er nå registrert. Etter at du har registrert lisens på ditt tilleggsprodukt og restartet ditt Mamut Enterprise-system får du tilgang til å administrere lisensen. Dette gjøres under menyen Hjelp Om Administrer lisensinformasjon. 15
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING Noen av Mamut Enterprise tilleggsprodukter må registreres på din firmadatabase eller på brukere for å få tilgang til ny funksjonalitet. Undersøk om tilleggsproduktet gjelder for antall Brukere, antall Firmadatabaser eller Alle brukere og firmadatabaser. Slik administrerer du tilganger til tilleggsproduktet 1. Klikk på Hjelp Om. 2. Velg Administrere lisensinformasjon. 3. Du får nå en liste over de tilleggsproduktene du har tilgang til. Marker tilleggsproduktet, og klikk på Legg til. 4. Velg firmadatabase eller bruker og klikk OK. 5. Avslutt programmet og start på nytt. Nå er all funksjonalitet tilgjengelig. Merk: Nederst på siden står det hvor mange lisenser du har av tilleggsproduktet. Du kan legge til like mange brukere/firmadatabaser som du har lisens for. 16