MØTEBOK 1 MØTEBOK Fellesstyret 11-11-13 Møtedato: Mandag 11. november 2013 Dokumentdato: 21.11.13 Saksbehandler: seniorrådgiver Fred E. Nilsson Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 MØTE I FELLESSTYRET 11.11.2013 Sted:, Møterom Færder B2-6 Dato: Mandag 11. november 2013 Tid: Kl. 09:00 14:00 Til stede: Forfall: Steinar Stjernø (møteleder), Petter Aasen, Gunnar Horgen, Sverre Gotaas, Jørn Ragnes, Anne Wenche Lindboe, Anne Marte Holand, Kristian Tornås, Zahra Moini, Solveig Østrem, Marit G. Engseth, Jan Mehlum, Bjørnar P. Wølner, Kari Egelandsdal, Santhos Rathakrishnarajah, Bjørn Ove Grønseth, Tea Majstorovic Hans Sverre Sjøvold, Hanne Kristin Solberg Velkommen ved styreleder Styreleder ønsket velkommen til møtet. Vedtakssaker: Sak 72/2013 Godkjenning av møteinnkalling Møtebok fra møte i Fellesstyret 23.10.13 godkjent per e-post i hht sak 14/2013 Møteinnkalling og saksliste godkjent. Styret bemerker at sakspapirene kom alt for sent. Papirversjon av innkalling og saksfremlegg var ikke mottatt, saker knyttet til ansettelser ble, ved en feil, ikke sendt ut. Sakspapirene ble delt ut i møtet. Styremedlemmene godtok at sakene vedrørende ansettelser ble behandlet. Referat fra IDF-møtet ble utdelt i møtet. Sak 73/2013 Institusjonenes økonomiske stilling på fusjonstidspunktet og Vestfold vil ha ca 35 mill kroner i inngående balanse per 1.1.2014. Dette er 4,5% av budsjettrammen på 769.367 mill kroner. Av de 35 mill kronene, kommer ca 13 mill fra HiBu og ca 22 mill fra HiVe.
MØTEBOK 2 Det ble innledningsvis stilt spørsmål om bakgrunnen for tallene og hvordan utviklingen vil kunne bli i 2014. I balansen inngår ikke utsatt virksomhet og avsetninger. Det ble understreket at de underenheter som går med merforbruk i 2013, må bære ansvaret for dette i 2014. De strategiske midlene skal stå til disposisjon for hele virksomheten. Det blir viktig å ha robust økonomi i tilfelle oppdragsvirksomheten går opp eller ned. Fellesstyret tar redegjørelsen om og s økonomiske stilling på fusjonstidspunktet, prognoser for 2014 samt risikovurdering til orientering. Fellesstyret tar redegjørelsen om og s økonomiske stilling på fusjonstidspunktet, prognoser for 2014 samt risikovurdering til orientering. Sak 74/2013 Måltall for opptak og studieportefølje for HBV 2014/2015 Det ble stilt spørsmål om formuleringen i vedtakspunkt 3. Med bakgrunn i diskusjonen ble punkt 3 endret. Styret oppfattet at det er nødvendig å gi slik fullmakt. Styret mente derimot at vedtakspunkt 4 ikke var nødvendig. Det forutsettes at fakultetene har kompetanse til å drive sine studieprogram. 1. Fellesstyret gir sin tilslutning til høgskoledirektørenes forslag til studietilbud for studieåret 2014-15. Studietilbudet fra HBV består av summen av studietilbud fra hhv HiBu og HiVe slik det framgår av vedlegg 2 (HiBu) og 4 (HiVe) 2. Rektor gis fullmakt om beslutning for igangsetting av nye studietilbud og til å igangsette arbeid med utvikling av nye egenfinansierte studietilbud 3. Rektor gis fullmakt til å endre opptakstallene og eventuelt å avlyse studieprogram. 4. Det forutsettes at det på hvert fakultet allokeres kompetanse til studietilbudene i tråd med kravene i studietilsynsforskriften. 1. Fellesstyret gir sin tilslutning til høgskoledirektørenes forslag til studietilbud for studieåret 2014-15. Studietilbudet fra HBV består av summen av studietilbud fra hhv HiBu og HiVe slik det framgår av vedlegg 2 (HiBu) og 4 (HiVe) 2. Rektor gis fullmakt om beslutning for igangsetting av nye studietilbud og til å igangsette arbeid med utvikling av nye egenfinansierte studietilbud 3. Rektor gis fullmakt til å justere opptakstallene og eventuelt å avlyse studieprogram der det ikke er mange nok søkere. Enstemmig vedtatt
MØTEBOK 3 Sak 75/2013 Hovedprinsipper for budsjettmodell 2014 Styret kommenterte på en rekke områder: kostnader fag versus administrasjon, stillinger og stillingsstruktur, BOA-virksomhet, fordeling av strategiske midler, tydelige styringssignaler til dekanene, strategisk fond. Det ble understreket at budsjettmodellen må være enkel, tydelig og forutsigbar. Under følger saksbehandlers oppsummering av spørsmål og svar: Spm: hver dekan får èn ramme i 2014? Ja, det blir tildelt en budsjettramme med tilhørende budsjettansvar og myndighet, men med tilleggsinformasjon to delrammene fra hhv HiBu og HiVe Spm: når fordeles strategimidler? Først synliggjøres mulig avsetning til strategimidler (størrelse) for budsjett 2014 i desembermøtet, sammen med prosess for fordeling (Styret vedtok i nytt vedtakspunkt 3 at strategimidler skal søkes fordelt så tidlig som mulig i 2014). Spm: hvordan håndtere fluktuasjoner i BOA omsetningen fremover? Institusjonen må søke å ha økonomisk handlingsrom innenfor totaløkonomien. Man bør diskutere å øke andelen oppdragsstillinger. Spm: kalkylemetoder innen BOA? Vi skal i 2014 ha en TDI gjennomgang for å sikre god nok kostnadsdekning i prosjektene vi leverer. (UHR har lansert en modell for beregning av totale kostnader i forskningsprosjekter, TDI-modellen: Tid, Direkte kostnader og Indirekte kostnader) Differansen mellom våre kostnader og hvilken markedspris vi kan oppnå vil avgjøre hvilken lønnsomhet vi vil ha innen BOA. To hensyn må ivaretas innen BOA: 1) Faglig interesse, integritet og involvering, ift 2) lønnsomhet og god nok kostnadsdekning Spm: kostnader vedrørende «nye» stillinger innen HBV? Man må skille mellom ny struktur/stillinger og eventuelle faktiske merkostnader. Merkostnader bør fortrinnsvis være implementeringskostnader som dekkes av SAK midler, og ikke varige kostnadsøkninger. Øvrige temaer: Det ble bekreftet at saksfremlegget fulgte opp føringen fra styret om at resultater skal overføres fra der de oppsto til tilsvarende enhet eller fakultet i HBV, samt at relativt andel av budsjettet til administrasjon ikke skal øke på bekostning av faglig virksomhet. Det skal legges frem sak i desembermøtet der forholdet administrasjon og faglig virksomhet drøftes, herunder ny administrativ og faglig struktur, og stillinger administrasjon og fag. Det skal utvikles parametre vedrørende faglig/administrativ virksomhet. Perspektiver og konsekvenser for fusjonert institusjon skal synliggjøres. Styreleder ga uttrykk for at det ble framlagt et godt dokument som peker i riktig retning. Styreleder anbefalte besøk til Universitetet i Tromsø, Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning, som har utviklet en god budsjettmodell. Det ble foreslått et nytt vedtakspunkt 3 vedrørende fordeling av strategiske midler.
MØTEBOK 4 1. Fellesstyret godkjenner hovedprinsippene for felles budsjettfordelingsmodell med eventuelle endringer som fremkom under styrebehandlingen. 2. Fellesstyret godkjenner bruken av eksisterende budsjettfordelingsmodeller ved de to institusjonene, med nødvendige tilpasninger og føringer som angitt i saksfremlegget, til arbeidet med budsjettet for 2014 1. Fellesstyret godkjenner hovedprinsippene for felles budsjettfordelingsmodell med eventuelle endringer som fremkom under styrebehandlingen. Kommentarene som kom frem er gjengitt i referatet. 2. Fellesstyret godkjenner bruken av eksisterende budsjettfordelingsmodeller ved de to institusjonene, med nødvendige tilpasninger og føringer som angitt i saksfremlegget, til arbeidet med budsjettet for 2014 3. Fellesstyret vil peke på at det ofte tar tid å iverksette strategisk satsinger og ber om at administrasjonen sørger for at midler til disse blir fordelt av styret så tidlig som mulig i 2014. Enstemmig vedtatt Sak 76/2013 Forskrift om opptak, studier og eksamen ved HBV Det ble innledningsvis redegjort for prosessen frem til forslag til forskrift. Områder som har fått særlig oppmerksomhet har vært karantenetid, selve planverket og begreper, samt emnestørrelser. Tilsvarende diskusjoner foregår kontinuerlig i sektoren. Det har vært dialog med enkelte, herunder Høgskolen i Oslo og Akershus. I tillegg til forskriften, kan høgskoledirektøren fastsette utfyllende bestemmelser og de enkelte studieplaner kan være mer detaljerte med hensyn på regler for studieprogrammer som har behov for det. Det vil være overgangsordninger der det er behov. Innledningsvis ble klageordninger og kostnader knyttet til slike ordninger diskutert. Det er viktig med likebehandling for alle studentene. Til de enkelte kapitler: Kap 1: ok Kap 2: ok Kap 3: Kap 4: ok Kap 5: 3.3.2: Stryke 3. setning. 5.9: Diskusjon. Ok. Bare for gyldig fravær og stryk. 5.8.2: 1. setning: stryke etter komma. 5.4: gå opp tre ganger? Flertall for å gå opp tre ganger. 5.5.1: Praksisopplæring: hva ved uenighet mellom ekstern veileder og høyskolens faglærer? Her er det forskjell innen de enkelte rammeplanene. Dette klargjøres i studieplanen 5.4.3: ok
MØTEBOK 5 Kap. 6: ok Kap. 7: ok Kap. 8: ok Kap.9: 9.2.2: Stimulere til forsøk med begrunnet klage der det er ønske om det. 9.3.2: Helt ny sensur, uten informasjon om tidligere sensur og klage 9.3.4: Resultat av ny sensur kan ikke påklages Kap. 10: ok Fellesstyret godkjenner forskrift om opptak, studier og eksamen ved og Vestfold gjeldende fra 1. januar 2014. Fellesstyret godkjenner forskrift om opptak, studier og eksamen ved og Vestfold gjeldende fra 1. januar 2014. Sak 77/2013 Klagenemnd, struktur og mandat Det var ingen kommentarer til saken. 1. Medlemmer av klagenemnda oppnevnes i HBVs første styremøte i 2014. 2. Fellesstyret gir ved behov høyskoledirektør fullmakt til å oppnevne studentrepresentanter etter forslag fra studentparlamentet. 3. Fellesstyret gir klagenemnda fullmakt til å behandle følgende saker; a. Inndragning og karantenetid ved bruk av falske vitnemål/dokumenter m.v., jf. universitets- og høyskolelovens (univl.) 3-7 åttende ledd. b. 1) Annullering av eksamen/godkjenning av kurs m.v oppnådd ved hjelp av falskt vitnemål, fusk ved eksamen m.v., og 2) annullering av godkjenning av utdanning eller fritak for eksamen oppnådd ved hjelp av falsk vitnemål m.v, jf. univl. 4-7. c. Bortvisning/utestenging ved gjentatt opptreden som virker grovt forstyrrende for medstudenters arbeid el. virksomheten ved høyskolen, jf. univl. 4-8 første ledd. d. Utestenging fra studier med klinisk undervisning og praksisopplæring etter grovt klanderverdigopptreden som har skapt fare for liv og helse for pasienter/elever m.v. eller ved skyld i grove brudd på taushetsplikten/grovt usømmelig opptreden ovenfor disse, jf. univl. 4-8 andre ledd. e. Utestenging etter annullering (jf. 4-7), jf. univl. 4-8 tredje ledd. f. Høyskolens uttalelse til den nasjonale nemnda om student med merknader på politiattesten jf. opptaksforskriften skal nektes retten til å delta i klinisk undervisning eller praksisopplæring, jf. univl. 4-9 femte ledd. g. Utestenging etter skikkethetsvurdering etter innstilling fra høyskolens skikkethetsnemnd, jf. univl. 4-10 tredje ledd. h. Klage over formelle feil ved eksamen, jf. univl. 5-2. i. Øvrige enkeltvedtak fattet av høyskolen, jf. forvaltningsloven 2 og 28 flg.
4. Leder, varamedlem for leder og faglig tilsatte med varamedlemmer oppnevnes av styret for tre år, 01.01.14-31.12.16. 5. Studentrepresentantene oppnevnes av styret for ett år, 01.01.14-31.12.14 MØTEBOK 6 1. Medlemmer av klagenemnda oppnevnes i HBVs første styremøte i 2014. 2. Fellesstyret gir ved behov høyskoledirektør fullmakt til å oppnevne studentrepresentanter etter forslag fra studentparlamentet. 3. Fellesstyret gir klagenemnda fullmakt til å behandle følgende saker; a. Inndragning og karantenetid ved bruk av falske vitnemål/dokumenter m.v., jf. universitets- og høyskolelovens (univl.) 3-7 åttende ledd. b. 1) Annullering av eksamen/godkjenning av kurs m.v oppnådd ved hjelp av falskt vitnemål, fusk ved eksamen m.v., og 2) annullering av godkjenning av utdanning eller fritak for eksamen oppnådd ved hjelp av falsk vitnemål m.v, jf. univl. 4-7. c. Bortvisning/utestenging ved gjentatt opptreden som virker grovt forstyrrende for medstudenters arbeid el. virksomheten ved høyskolen, jf. univl. 4-8 første ledd. d. Utestenging fra studier med klinisk undervisning og praksisopplæring etter grovt klanderverdigopptreden som har skapt fare for liv og helse for pasienter/elever m.v. eller ved skyld i grove brudd på taushetsplikten/grovt usømmelig opptreden ovenfor disse, jf. univl. 4-8 andre ledd. e. Utestenging etter annullering (jf. 4-7), jf. univl. 4-8 tredje ledd. f. Høyskolens uttalelse til den nasjonale nemnda om student med merknader på politiattesten jf. opptaksforskriften skal nektes retten til å delta i klinisk undervisning eller praksisopplæring, jf. univl. 4-9 femte ledd. g. Utestenging etter skikkethetsvurdering etter innstilling fra høyskolens skikkethetsnemnd, jf. univl. 4-10 tredje ledd. h. Klage over formelle feil ved eksamen, jf. univl. 5-2. i. Øvrige enkeltvedtak fattet av høyskolen, jf. forvaltningsloven 2 og 28 flg. 4. Leder, varamedlem for leder og faglig tilsatte med varamedlemmer oppnevnes av styret for tre år, 01.01.14-31.12.16. 5. Studentrepresentantene oppnevnes av styret for ett år, 01.01.14-31.12.14 Sak 78/2013 Skikkethetsnemnd, struktur og mandat Det var ingen kommentarer til saken. 1. Medlemmer av skikkethetsnemnda oppnevnes i HBVs første styremøte i 2014 2. Medlemmer oppnevnes for tre år av gangen, fra 01.01.14-31.12.16. 3. Studentrepresentantene oppnevnes for ett år, fra 01.01.14-31.12.2014. 4. Fellesstyret gir høyskoledirektør fullmakt til å oppnevne studentrepresentanter etter forslag fra studentparlamentet.
MØTEBOK 7 1. Medlemmer av skikkethetsnemnda oppnevnes i HBVs første styremøte i 2014 2. Medlemmer oppnevnes for tre år av gangen, fra 01.01.14-31.12.16. 3. Studentrepresentantene oppnevnes for ett år, fra 01.01.14-31.12.2014. 4. Fellesstyret gir høyskoledirektør fullmakt til å oppnevne studentrepresentanter etter forslag fra studentparlamentet. Sak 79/2013 Forhandlingsutvalg for HBV Styret drøftet sammensetningen av forhandlingsutvalget og hvor mange representanter fra tjenestemannsorganisasjonene som skal delta i utvalget. 1. Fellesstyret gir et eget oppnevnt forhandlingsutvalg fullmakt til å fastsette lønns og arbeidsvilkår for rektor og administrerende direktør for og Vestfold med virkning fra 1.1.2014. 2. Som medlemmer i forhandlingsutvalget oppnevnes styreleder, en av styrets eksterne representanter, en ansatt representant fra styret. Styreleder leder forhandlingsutvalget. Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner 2-4 representanter som forhandler på vegne av begge institusjonenes tjenestemannsorganisasjoner 1. Fellesstyret gir et eget oppnevnt forhandlingsutvalg fullmakt til å fastsette lønns og arbeidsvilkår for rektor og administrerende direktør for og Vestfold med virkning fra 1.1.2014. 2. Som medlemmer i forhandlingsutvalget oppnevnes styreleder og to av styrets eksterne representanter Anne Wenche Lindboe og Sverre Gotaas. Styreleder leder forhandlingsutvalget. Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner representanter som forhandler på vegne av begge institusjonenes tjenestemannsorganisasjoner Orienterings- og drøftingssaker: Sak 80/2013 Notat vedrørende bemannings- og innplasseringsprosjektet Tas til orientering.
MØTEBOK 8 Vedtakssaker, lukket møte SAK 81/13 Tilsetting av prodekan for Handelshøyskolen og fakultet for samfunnsvitenskap 1. Fellesstyret tilsetter Sidsel K. Solbrække i åremålsstilling som prodekan for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold i perioden 1.1.2014 31.12. 2017. 1. Fellesstyret tilsetter Sidsel K. Solbrække i åremålsstilling som prodekan for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold i perioden 1.1.2014 31.12. 2017. SAK 82/2013 Tilsetting av prodekan for Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap Styret foreslo et nytt punkt 2 i vedtaket dersom Flatås takker nei til stillingen. 1. Fellesstyret tilsetter Bjørn Aksel Flatås i åremålsstilling som prodekan for Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap ved og Vestfold i perioden 1.1.2014 31.12. 2017. 1. Fellesstyret tilsetter Bjørn Aksel Flatås i åremålsstilling som prodekan for Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap ved og Vestfold i perioden 1.1.2014 31.12. 2017. 2. Dersom Flatås takker nei til stillingen, tilbys Stein Laugerud stillingen. SAK 83/2013 Tilsetting av prodekan for Fakultet for helsevitenskap Styret drøftet forslaget til vedtak der prodekanstillingen ble foreslått å deles i to 50% stillinger. Etter orientering fra dekan og diskusjon i styret, ble dette godtatt. Vedtakspunkt 2 ble foreslått endret.
MØTEBOK 9 1. Fellesstyret tilsetter Steffen Torp og Rigmor Baraas i hver sin 50% åremålsstilling som prodekan for Fakultet for helsevitenskap ved og Vestfold i perioden 1.1.2014 31.12. 2017. 2. Dersom ikke begge kandidatene aksepterer tilbudet vil stillingen lyses ut på nytt internt i høgskolen. 1. Fellesstyret tilsetter Steffen Torp og Rigmor Baraas i hver sin 50% åremålsstilling som prodekan for Fakultet for helsevitenskap ved og Vestfold i perioden 1.1.2014 31.12. 2017. 2. Dersom ikke en eller begge kandidatene aksepterer tilbudet, intervjues de andre søkerne på nytt og rangering av kandidatene vurderes. Meldingssaker: Sak 84/2013 Meldingssaker - Referat fra IDF møte HBV 04.11.13. Delt ut i møtet til styrets medlemmer. - Referat fra møte i Saksforberedende organ 25.10.13, inkludert notat fra Petter Aasen om rektors stab, vedlagt. Eventuelt Om statssekretær ved KD sitt utsagn om fremtidige universiteter. Det ble referert til innlegg i Aftenposten av rektor Petter Aasen. Rektorene ved HiB, HiOA og HBV har sent notat til statsråden hvor de ber om en avklaring og status i saken. Ny hjemmeside for HBV er etablert og vist frem for første gang. Dato: Steinar Stjernø: styreleder Referent: Fred E. Nilsson