Handtering av overtallighet ved omorganisering eller innskrenkning/nedbemanning Retningslinje m/rutinebeskrivelse Vedlegg: o Informasjonsskriv til overtallig arbeidstaker om rettigheter og plikter o Sjekkliste samtale arbeidstakere ved overtallighet Vedtatt i Administrasjonsutvalget mai 2011 Side 1 av 8
1. Innledning Organisatoriske omstillinger/endringer er blitt hverdag for kommunene også i Vestvågøy kommune. Med omstilling/endring menes tiltak for å tilpasse kommunens enheter til nye/endrede krav fra omgivelsene - tjenestekvalitet, det økonomiske handlingsrom, økte krav til effektivitet og ny teknolog m.m. Organisatoriske tiltak som er nødvendig å iverksette er blant annet omorganisering som innebærer bemanningsreduksjon og fører overtallighet. Arbeidsgiver(kommunen) kan til enhver tid beslutte å omorganisere og/eller gjennomføre nedbemanning. Innenfor styringsrettens handlingsrom har arbeidsgiver rett til å opprette, endre og nedlegge stillinger. Disse retningslinjene gjelder der det oppstår overtallighet blant arbeidstakere i Vestvågøy kommune pga behov for omorganisering eller innskrenkning/nedbemanning som følge av vedtak fattet av kommunestyret eller som beslutning fattet av rådmannen gjennom delegert myndighet. Vestvågøy kommune har som intensjon så langt det er mulig å søke overtallighet og nedbemanning løst gjennom omplassering til andre passende stillinger som arbeidstaker har kvalifikasjoner for. Dersom omplassering ikke lar seg gjennomføre, må prosess opphør av arbeidsforhold gjennomføres. 2. Omfang hvilke arbeidstakere som omfattes av retningslinjen Retningslinjen omfatter alle ansatte i hel- eller deltidsstilling et fast forpliktende arbeidsforhold i Vestvågøy kommune. Med fast forpliktende arbeidsforhold menes arbeid i fast eller midlertidig stilling hvor arbeidstiden er avtalt. Retningslinjen gjelder ikke arbeidere som tilkalles etter behov. 3. Formål Formålet retningslinjen er at Vestvågøy kommune skal opptre som en profesjonell og god arbeidsgiver når overtallighet oppstår. Lederne på berørte enheter har et særlig ansvar for å sikre at overtallige arbeidstakere handteres på en god måte og i tråd denne retningslinje. Retningslinjen skal skape god forutsigbarhet ved å tydeliggjøre ledernes rolle/ansvar når overtallighet oppstår, støttefunksjonenes ansvar, god informasjon til ansatte og en god gjennomføringsprosess i samhandling tillitsvalgte og berørte ansatte. Hovedansvaret for ferdigstillelse av overtallighetssaker, enten gjennom omplassering eller oppsigelse av ansatte, ligger hos berørt leder ved enheten der overtallighet oppstår. 4. Sentrale begreper og prinsipper for hvordan overtallighet skal handteres i Vestvågøy 4.1 Innskrenkning/nedbemanning Innskrenkning/nedbemanning innebærer en reduksjon i antall årsverk og kan skje på følgende måte: Budsjetterte stillinger holdes vakant Omplassering av fast ansatte til andre ledige stillinger som de er kvalifisert for Oppsigelser av fast ansatte Vedtatt i Administrasjonsutvalget mai 2011 Side 2 av 8
4.2 Overtallig ansatt Ansatte som blir berørt av omorganisering eller innskrenkning/nedbemanning ved at vedkommende mister jobben, får status som overtallig og skal ivaretas etter denne retningslinje. 4.3 Tjenestetid Tjenestetid er den tid den ansatte har arbeidet sammenhengende i Vestvågøy kommune før vedkommende ble overtallig - inklusiv vikariater, engasjementer og permisjoner for å inneha stilling hos annen arbeidsgiver. Periode permisjon for å inneha stilling hos annen arbeidsgiver teller ikke i beregningen av tjenestetiden. Forhold som teller i beregningen av tjenestetiden er: permisjon AML Kap 12(helsemessige, velferdsgrunner, utdanning, verneplikt, svangerskap osv) deltidsstillinger i kommunen reduserer ikke tjenesteberegningen permisjon for arbeid som tillitsvalgt i arbeidstakerorganisasjoner I særlige tilfeller, der en finner det mest hensiktsmessig/fornuftig, kan brudd i tjenestetid telle. 4.4 Arbeids-/overtallighetsområde Det foretas ingen nærmere definisjon og beskrivelse av de ulike arbeids-/overtallighetsområdene hensyn på handtering av overtallighet. I en situasjon overtallighet vil det være behov for å definere område(r) - dette skal skje i drøftinger de berørte fagforeninger når de konkrete situasjoner oppstår. 4.5 Omplasseringsområde Alle er ansatte arbeidsavtale som gjelder hele Vestvågøy kommune. Aktuelt omplasseringsområde er derfor stillinger over hele kommunen hvor overtallige arbeidstakere fyller kompetansekravet for aktuell ledig stilling. 4.6 Styringsrett Med arbeidsgivers styringsrett menes arbeidsgivers rett til å lede, fordele og organisere arbeidet. Styringsretten begrenses av lov-/avtaleverk, arbeidstakers arbeidsavtale og saklighetskrav. 5. Rettsgrunnlag for handtering av overtallighet i Vestvågøy Følgende rettsgrunnlag gjelder for handtering av overtallighet ved omorganisering eller innskrenkning/nedbemanning: Arbeidsmiljøloven overordnet lov som ivaretar arbeidsgivers og ansattes rettigheter og plikter Hovedavtale for kommunalt område ivaretar handtering av ansattes bestemmelse Hovedtariffavtale for kommunalt område ivaretar ansattes rettigheter Forvaltningsloven ivaretar saksbehandlingsregler for den enkelte ansatte Opplæringsloven ivaretar uoppsigelig undervisningspersonell Individuell arbeidsavtale Vedtatt i Administrasjonsutvalget mai 2011 Side 3 av 8
Arbeidsmiljølovens 14 - fortrinnsrett til annen/ny stilling gjelder for arbeidstaker som er oppsagt Arbeidsgiver har plikt til å informere arbeidstakerne om ledige stillinger Jfr AML 14-1 En arbeidstaker som er oppsagt i hht til AML 14-1 har fortrinnsrett til annen ledig stilling under forutsetning at vedkommende er kvalifisert for stillingen jfr AML 14-2-1 Fortrinnsretten gjelder for arbeidstaker som har vært ansatt i virksomheten i til sammen minst 12 måneder i de to siste år. Fortrinnsretten gjelder fra oppsigelsestidspunktet og i ett år fra oppsigelsesfristens utløp. Fortrinnsretten faller bort dersom arbeidstaker ikke har akseptert et tilbud om ansettelse i en passende stilling senest 14 dager etter at tilbudet ble mottatt. Arbeidsmiljølovens 15-7 vern mot utsaklig oppsigelse plikt til å tilby annet passende arbeid før oppsigelse: (1)Arbeidstaker kan ikke sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold. (2)Skyldes oppsigelsen driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, er den ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har et annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstaker. Ved avgjørelse av om en oppsigelse har saklig grunn i driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, skal det foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker. I hht til denne bestemmelse har arbeidsgiver en omplasseringsplikt plikt til å gi tilbud om annet passende arbeid og overtallig arbeidstaker har rett til å få tilbud om annet passende arbeid om slikt arbeid finnes jfr AML 15-7(2). Det vil være et ledd i saklighetsvurderingen at arbeidsgiver har oversikt over ledige stillinger og kan tilby disse før oppsigelse. En arbeidstaker som ikke tar imot tilbud om annen/ny jobb kan få sitt tilsettingsforhold bragt til opphør i hht til AML s 15-7. Oppsigelse foretas i hht til formkrav nedfelt i AML s 15-4. Hovedavtalens del B, 3-1 3 drøftings og informasjonsplikten: Ved endringer og omstillinger i kommunen., skal arbeidsgiver på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte på råd. Arbeidstakernes behov for trygghet skal ivaretas gjennom åpne planprosesser hvor mål og konsekvenser så langt som mulig gjøres kjent. Gjenstand for drøftinger skal være bl a være følgende temaer: begrunnelse for nedbem/omorg arbeids-/overtallighetsområde for omorg/nedbemanning relevante kriterier for utvelgelse av overtallige o kvalifikasjoner enhetens behov for kompetanse o ansiennitetsprinsippet o individuelle forhold av sosial karakter omfang/utvelgelse av overtallige antall årsverk/stillingshjemler utarbeide framdrifts-/milepælsplan for gjennomføring Vedtatt i Administrasjonsutvalget mai 2011 Side 4 av 8
Hovedtariffavtalens kap 1 3.3 ansiennitetsprinsippet drøfting utvelgelsesomåde/ gelsesomåde/-grupper grupper Ved innskrenking/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen/virksomheten* sies opp først. Undervisningspersonale særskilt stillingsvern fra før 01.08.99 ihht grunnskoleloven eller Rettsvilkårsavtalen, omfattes ikke av bestemmelsen i første ledd om rangering etter tjenestetid. Dersom ansiennitetsprinsippet skal fravikes ved innskrenkning/nedbemanning må det være en saklig begrunnelse. Med under ellers like vilkår knyttet til bruken av ansiennitetsprinsippet skal dette forstås som en helhetlig vurdering av utdanning, arbeidspraksis og skikkethet. Øvrige prinsipper Dersom partene ikke blir enige om valg av utvelgelseskriterier skal det settes opp en protokoll der tillitsvalgte grunngir sitt syn. Valg av kriterer er en drøftingssak ved uenighet fastsetter arbeidsgiver selv kriterien i kraft av styringsretten. Ved omplassering/overgang til annen lavere lønnet stilling i Vestvågøy kommune som følge av overtallighet som ikke skyldes arbeidstakers forhold, skal arbeidstaker beholde sin personlige lønnsplassering som en personlig ordning jfr HTA s kap. 1, 3.4.1.) For å sikre god dokumentasjon skal all saksbehandling, også innkalling til samtale overtallig arbeidstaker, foregå skriftlig og i hht Forvaltningslovens bestemmelser - helt fra overtallighet oppstår til den overtallige er i nytt arbeid eller at arbeidsforholdet er brakt til opphør. 6. Ressursbanken en Ressursbanken er den oversikt arbeidsgiver til enhver tid har over alle overtallige arbeidstakere opplysninger om kompetanse og andre forhold av betydning for omplassering til annen passende stilling. enheten har ansvaret for ajourhold av opplysninger tilknyttet Ressursbanken. Lederne har ansvaret for å melde overtallighet til Ressursbanken v/enheten og bidra til nødvendige oppdateringer. For tilsetting i ledige stillinger(faste og vikariater) skal stillingen vurderes mot aktuelle personer i Ressursbanken før stillingen utlyses el engasjement foretas. Vedtatt i Administrasjonsutvalget mai 2011 Side 5 av 8
7. Ansvarsfordeling sfordeling gjennomføring/ivaretakelse av ansatte/kostnader 7.1 Nærmeste leders rolle/ansvar Rådmannen har ansvar for ivaretakelse av overtallige kommunalsjefer inntil saken er ferdigstilt enten gjennom omplassering eller opphør av tilsettingsforhold Kommunalsjef har ansvar for ivaretakelse av overtallige enhetsledere innen sitt område inntil saken er ferdigstilt enten gjennom omplassering eller opphør av tilsettingsforhold Enhetsledere har ansvar for ivaretakelse av overtallige ansatte innen sin enhet inntil saken er ferdigstilt enten gjennom omplassering eller opphør av tilsettingsforhold Leder ved overtallighetsenhet skal gjennomføre overtallighetssamtaler og oppfølging av berørte arbeistakere Overtallighetsenheten dekker lønnskostnadene for overtallig arbeidstaker inntil vedkommende er omplassert til annen passende stilling fast el midlertidig - eller tilsettingsforholdet opphører. Dersom vedkommende ansatt midlertidig går inn i annen midlertidig stilling og det ikke er skaffet annet passende arbeid etter endt midlertidig tilsetting, tilbakeføres vedkommende til overtallighetsenheten. overtallighetsenheten har ansvaret for oppfølging og dialog arbeidstaker, også i tidsrommet hvor hun/han er i midlertidig stilling ved annen enhet. Alle overtallighetssamtaler og tilbud om jobb skal skriftliggjøres som dokumentasjon i saken 7.2 Øvrige kommunale lederes s rolle/ansvar bidra til å ivareta overtallighet fra andre enheter: Øvrige ledere har plikt til å bidra til ivaretakelse av Vestvågøy kommune utenfor eget område. Dette gjelder blant annet plikt til å tilsette overtallige ansatte i ledige stillinger ved enheten gjelder faste, vikariater og engasjementer. En forutsetning er at vedkommende er kvalifisert for stillingen. Før ledige stillinger utlyses/det foretas engasjement, skal leder undersøke enheten om der er kandidater i Ressursbanken som er aktuell for stillingen. Dersom det finnes aktuelle overtallige kandidater skal tilsettingsutvalg vurdere om disse er kvalifisert for stillingen. 7.3 enhetens s rolle/ansvar kvalitetssikre handtering av overtallighetssituasjoner: Avklarer/nedfeller oppgave-/ansvarsfordeling når overtallighetssak meldes til enheten er fag-/støtteinstans for personalområdet og skal bistå lederne å ivareta overtallighetssituasjoner i hht til gjeldende rutiner og avtaleverk. Slik kvalitetssikring skjer blant annet gjennom praktisk bistand til leder - som: o råd/veiledning, avklare spørsmål og bidra til å finne gode løsninger o bistå i samtale(r) den ansatte o sikre at saken ivaretas i hht gjeldende lov- og avtaleverk o samhandlingen tillitsvalgte informasjons-/drøftingsplikt o omplassering til annen passende stilling stilling o opphør av arbeidsforhold enheten skal sikre at Tilsettingsutvalg ivaretar overtallige arbeidstakere gjennom å foreta en kvalifikasjonsvurdering av disse før stillinger utlyses eller det foretas direkte tilsetting. Ajourholde oversikt og opplysninger om overtallige som er registrert i Ressursbanken Utarbeide og ajourholde oversikt over ledige stillinger sikre at overtallige arbeidstakere har tilgang til informasjon over ledige stillinger gjennom intranett og oppslag på arbeidsplassen. Vedtatt i Administrasjonsutvalget mai 2011 Side 6 av 8
8. Medbestemmelse Med støtte fra enheten gjennomfører aktuell leder drøftinger og informasjon i hht til Hovedavtalens del B, 3-1. For å sikre en god gjennomføringsprosess er det viktig åpenhet, god informasjon og dialog arbeidstakerne gjennom hele prosessen. Hvilke forhold som er viktig og riktig å ivareta i den enkelte sak drøftes og gjennomføres i tett samhandling berørte tillitsvalgte. 9. Saksbehandling Saksbehandling skal skje etter denne retningslinje og den praktiske gjennomføring i hht til gjeldende prosedyre for handtering av overtallighet se pkt 10. All saksbehandling skal skje skriftlig hele saken skal kunne dokumenteres i etterkant. Saksbehandling for å ivareta den enkelte overtallige arbeidstaker skal foretas i hht Forvaltningslovens bestemmelse og behandles som enkeltvedtak. Dette gjelder for alle som er involvert i handtering av overtallighetssak dvs enhetsledere, enheten og andre involverte Vedtatt i Administrasjonsutvalget mai 2011 Side 7 av 8
10. Rutine for handtering av overtallighet Hendelse/formål 1.Planlegging - Overtallighet oppstår Sikre at en god gjennomføringsprosess iverksettes raskt 2. Gjennomføring Sikre at arbeiderne får faktainformasjon så tidlig som mulig Aktivitet -Overtallighetstilfellet meldes straks det oppstår - Saken gjennomgås mellom og berørt leder og bestillingsavklaring foretas mhp ansvars-/oppgavefordeling - Sammen legges en prosessframdrift som sikrer god informasjon, god ivaretakelse av saken i hht avtaleverk og god personalhandtering av berørte arbeidere -Saken skal behandles i AMU -Det gis en foreløpig og felles informasjon til arbeiderne så snart overtallighetssituasjon har oppstått. Gis i fellesmøte -Tillitsvalgte involveres ved evt planlegging av infomøtet og tilstedeværelse på møtet Ansvar Leder avklarer bestilling og bistår i saken Leder evt bistand fra 3. Gjennomføring Sikre at gjennomføringen er omforent mellom partene -Ivareta bestemmelse i hht til HA del B - gjennomføre drøftingsmøte(r) berørte fagforeninger hvor framdriftsplan utarbeides, kriterier fastsettes, og oppfølging avtales - Utarbeide protokoll fra møtet 4. Gjenomføring Utarb ny bemanningspl m/konsekvensvurdering 5. Gjennomføring Sikre en trygg og forutsigbar ramme rundt overtallighetssituasjonen gjennom god dialog berørte arbeidere - Konkretisere overtallighet ved kartlegging - Avklare omfang og hvem som blir berørt - Tillitsvalgte informeres/gis innsyn i arbeidsgivers vurdering - Skriftlig melding til den enkelte om overtallighet vedlagt infoskriv om muligheter, rettigheter/plikter etc -Samtaler berørte overtallige arbeidstakere inneholder info om rettigheter/plikter, dialog om omplassering til annen passende stilling, arbeidstakers ønske osv. - Tilbud om midlertidig stilling 6. Gjennomføring ferdigstillelse av saken Tilbud om annen stilling, midlertidig eller fast 7. Gjennomføring ferdigstillelse av saken Opphør av arbeidsforhold gjennom oppsigelse 8. Gjennomføring Ferdigstillelse av saken -skriftlig tilbud om annen passende stilling ->arbeidstaker takker ja -> saken ferdigstilles -skriftlig tilbud om annen passende stilling ->arbeidstaker takker nei -> oppsigelse vurderes -> oppsigelse m/fortrinnsrett iverksettes el-> arbeidstakers begrunnelse for å takke nei aksepteres ->arbeidstaker fortsetter i Ressursb 1.Overtallig arbeidstaker oppsigelse og fortrinnsrett ivaretas gjennom ledige stillinger i 1 år fra oppsigelsens utløp 2.Overtallig arbeidstaker i Ressursbanken (ikke oppsagt og lovfestet fortrinnsrett) ivaretas ved nytt tilbud om passende stilling Nr 1 Nr 2 m/ Vedtatt i Administrasjonsutvalget mai 2011 Side 8 av 8