Stillinger: 1.Vurdering før utlysning

Transkript

1 1 [Godkjent av] [Revideres av] Formål og omfang Det skal alltid vurderes om ledig stilling skal gjøres om eller inndras. Rådmann/ sektorsjef drøfter saken med tillitsvalgte før det gjøres vedtak ihht HA 3-1 Alle ansettelser skal være vurdert ihht rutinene beskrevet nedenfor før utlysning skjer. Begrepsavklaringer / ansvar og oppfølging I kraft av styringsretten har arbeidsgiver adgang til å inngå arbeidsavtaler. Det er i utgangspunktet arbeidsgiver som avgjør hvem som skal ansettes i nye stillinger eller eksisterende stillinger som er ledige. Lov- og avtaleverk setter likevel opp en del begrensninger i arbeidsgivers handlefrihet. Dette gjelder blant annet bestemmelsene om fortrinnsrett, adgangen til midlertidige ansettelser og om det skal ansettes på heltid eller på deltid. Rutinen er en veiledning /utdypning av gjeldende ansettelsesreglement i Åfjord kommune 1. Kartlegging av behovet Før arbeidsgiver i det hele tatt kan starte en ordinær ansettelsesprosess, må det kartlegges hvilket behov virksomheten har for arbeidskraft. Hvilken kompetanse er det behov for? Er det et fast og løpende behov for den aktuelle arbeidskraften, eller er behovet klart tidsbegrenset? I hvilket omfang er det behov for den aktuelle arbeidskraften? Det er helt avgjørende at leder i samarbeid med de tillitsvalgte går grundig igjennom disse og andre relevante spørsmål. Når man gjennom en behovskartlegging har definert innholdet av en stilling, danner dette utgangspunkt for den videre prosessen. 1

2 2 [Godkjent av] [Revideres av] 1.1 Hvorfor er det viktig å definere stillingens innhold? Det stillingsinnholdet arbeidsgiver definerer helt i startfasen, vil være av stor betydning videre i ansettelsesprosessen. Blant annet vil stillingens innhold være bestemmende for Om det finnes fortrinnsberettigede. Hva som skal stå i utlysningsteksten og stillingsbeskrivelsen Om stillingen skal være fast eller midlertidig Stillingsstørrelse Hvilke kriterier man skal vurdere aktuelle søkere etter Innholdet av arbeidsavtalen til den som blir ansatt Hvilken stillingskode den ansatte skal innplasseres i, og hvilken lønn vedkommende skal ha Den kartleggingen arbeidsgiver gjør i startfasen, vil altså danne grunnlag for "den røde tråden" som skal gå gjennom hele ansettelsesprosessen. Dette viser hvor viktig kartleggingsfasen er. Har man ikke definert et klart og tydelig stillingsinnhold, vil den videre prosessen kunne bli uoversiktlig og ressurskrevende. Det er selvsagt ikke slik at arbeidsgiver må definere et nytt stillingsinnhold hver gang. Når en arbeidstaker slutter, er det ofte bare behov for å ansette en ny person i den samme stillingen og med de samme arbeidsoppgavene. Det kan likevel tenkes at behovene i virksomheten har endret seg. Leder må alltid forsikre seg om at det er en rød tråd mellom den stillingen som lyses ut og det behovet virksomheten har. 2. Fortrinnsrett I startfasen av en ansettelsesprosess, må det avklares om det finnes fortrinnsberettigede til den aktuelle stillingen. Dersom det finnes ansatte med fortrinnsrett, vil det ikke være adgang til å ansette nye personer. Fortrinnsretten går foran prinsippet om at den best kvalifiserte skal ansettes. Hvordan man skal gå frem for å avklare om det er fortrinnsberettigede i kommunen, beror på hvilken fortrinnsrett det dreier seg om. Begrepet fortrinnsrett benyttes i flere forskjellige sammenhenger. Både arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalen har regler om fortrinnsrett for ansatte. Her skal det redegjøres nærmere for Hver og en av de forskjellige bestemmelsene om fortrinnsrett Hvilken rangordning som gjelder når det finnes fortrinnsberettigede etter ulike bestemmelser 2

3 3 [Godkjent av] [Revideres av] 2.1. Tilrettelegging for ansatte med redusert arbeidsevne Arbeidsmiljøloven 4-6 Arbeidsgiver har en tilretteleggingsplikt for arbeidstaker som har fått sin arbeidsevne redusert som følge av sykdom, ulykke, slitasje eller lignende. Tilretteleggingsplikten innebærer at nødvendige tiltak må iverksettes for at arbeidstaker skal kunne beholde eller få et passende arbeid, så langt dette er mulig. Arbeidstaker skal fortrinnsvis gis anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid, eventuelt gjennom særskilt tilrettelegging av arbeidsoppgaver eller arbeidstid. Det vil ikke alltid være mulig eller hensiktsmessig at arbeidstaker fortsetter i sin vanlige stilling. Arbeidsgiver må da vurdere omplassering til annet passende arbeid. Arbeidsgivers tilretteleggingsplikt er ikke blant de ordinære bestemmelsene om fortrinnsrett. I realiteten danner imidlertid tilretteleggingsplikten grunnlag for at arbeidstaker med redusert arbeidsevne kan ha Fortrinnsrett til ledige stillinger i virksomheten/kommunen Leder har altså et omfattende ansvar for ansatte som har fått redusert sin arbeidsevne. Tilretteleggingsplikten går foran de andre bestemmelsene om fortrinnsrett. Leder har en aktivitetsplikt overfor ansatte som har fått redusert sin arbeidsevne Plikten går ikke så langt at nye stillinger må opprettes for den aktuelle arbeidstakeren. Men dersom det er eller blir ledig en passende stilling i kommunen, skal den tilbys arbeidstakeren hvis vedkommende ellers er skikket for stillingen. Det er leder som må undersøke om det finnes slike stillinger Fortrinnsrett til ny ansettelse etter oppsigelse Arbeidsmiljøloven 14-2 Oppsagte arbeidstakere har i visse tilfeller fortrinnsrett til ledige stillinger, fremfor at det ansettes nye personer. Fortrinnsretten gjelder for arbeidstaker som er oppsagt på grunn av arbeidsmangel Både de som har vært fast og midlertidig ansatt kan påberope seg fortrinnsretten, med unntak av vikarer. I forbindelse med nedskjæringer og lignende, kan ansatte få tilbud om reduserte stillinger som et alternativ til oppsigelse. Fortrinnsretten gjelder også for de som har takket ja til slike reduserte stillinger. 3

4 4 [Godkjent av] [Revideres av] Interne omplasseringer utløser ikke fortrinnsrett, det må dreie seg om nyansettelser. Fortrinnsretten gjelder ledige stillinger i hele kommunen. Det er derfor viktig at kommunen eller de enkelte lederne undersøker om tidligere ansatte kan ha fortrinnsrett til ledige stillinger. De tidligere ansatte har krav på tilbud om passende stilling Om stillingen er passende, må avgjøres konkret i det enkelte tilfellet. Kravene til hva som skal anses som passende arbeid, må ikke stilles for høyt. Fortrinnsretten gjelder ikke bare samme stilling og lønn som arbeidstaker hadde tidligere. På den annen side kan ikke arbeidsgiver uten videre fri seg fra sin aktivitetsplikt ved å tilby en stilling som arbeidstakeren er overkvalifisert for. Eksempel fra rettspraksis En lærer i videregående skole ble sagt opp etter å ha nektet å ta i mot tilbud om vaktmesterstilling. Lagmannsretten kom til at læreren ikke hadde noen plikt til å ta andre tilbudte stillinger enn undervisningsstillinger. En vaktmesterstilling ble altså ikke ansett som passende arbeid for en lærer. I et tilfelle som dette kan ikke arbeidstakers fortrinnsrett til ny stilling anses som tapt. Fortrinnsretten som følger av denne bestemmelsen går foran fortrinnsretten til utvidet stilling for deltidsansatte Vilkårene for fortrinnsrett Det er flere vilkår som må være oppfylt for at tidligere arbeidstaker skal kunne ha fortrinnsrett til ledig stilling. Arbeidstaker må være kvalifisert for den ledige stillingen Arbeidstaker må ha vært ansatt i kommunen i minst 12 måneder i løpet av de siste 2 årene En påberopelse av fortrinnsretten må skje innen ett år etter oppsigelsesfristens utløp I kravet om at arbeidstaker må være kvalifisert for stillingen, ligger at både faglige og personlige forutsetninger og kvalifikasjoner må vurderes. Oppsagt arbeidstaker må ikke være den best kvalifiserte, det holder at vedkommende har kvalifikasjoner som ligger på et gjennomsnittlig nivå for den aktuelle stillingen. Eksempel En hjelpepleier på et sykehjem i kommunen ble oppsagt på grunn av arbeidsmangel, og hadde sin siste arbeidsdag for 6 måneder siden. Han hadde på dette tidspunkt vært fast ansatt i 5 år. På grunn av utvidelse fra en til to avdelinger på sykehjemmet er det nå aktuelt å ansette en ny hjelpepleier. 4

5 5 [Godkjent av] [Revideres av] Leder kjenner til at minst to hjelpepleiere fra nabokommunen ønsker å søke på denne stillingen. Begge disse personene anses som bedre egnet til stillingen enn den oppsagte hjelpepleieren. Leder er likevel forpliktet til å gi den oppsagte hjelpepleieren fortrinnsrett til stillingen. Vedkommendes kvalifikasjoner ligger ikke under et gjennomsnittlig nivå for den aktuelle stillingen, og det stilles ikke krav om at han må være den best kvalifiserte. Fortrinnsretten går med andre ord foran kvalifikasjonsprinsippet i et tilfelle som dette Arbeidsgivers aktivitetsplikt For at tidligere ansatte skal kunne benytte seg av fortrinnsretten, er det en forutsetning at de får kjennskap til ledige stillinger i kommunen. Spørsmålet blir dermed hva som kreves av arbeidsgiver i denne sammenheng. Arbeidsgivers aktivitetsplikt er ikke direkte regulert i lovverket, men uttalelser i forarbeidene tilsier at Arbeidsgiver har en plikt til å varsle tidligere arbeidstaker om at det finnes ledig stilling i kommunen En offentlig utlysning av stillingen alene vil ikke være tilstrekkelig varsel. Arbeidsgiver må sørge for at informasjonen når frem til den enkelte arbeidstaker, for eksempel ved at arbeidsgiver tar direkte kontakt med den fortrinnsberettigede. Fortrinnsretten faller bort dersom arbeidstaker ikke har akseptert et tilbud om ansettelse Senest 14 dager etter at tilbudet ble mottatt Tidligere arbeidstaker har bare krav på et tilbud om passende stilling. Om tilbudet er passende, må avgjøres konkret i det enkelte tilfellet. Eksempel på fremgangsmåte Vi tar utgangspunkt i eksemplet over. Leder ønsker å lyse ut en ny stilling som hjelpepleier ved et sykehjem i kommunen. Hjelpepleieren som ble oppsagt for 6 måneder siden er kvalifisert for stillingen og har fortrinnsrett. Før leder lyser ut stillingen, bør den tidligere hjelpepleieren kontaktes direkte for å avklare om han ønsker å benytte seg av fortrinnsretten. Dette fordi en offentlig utlysning alene ikke anses som tilstrekkelig til å oppfylle aktivitetsplikten. Det beste er om vedkommende gis et konkret tilbud om stillingen. Da vil 14-dagers fristen for å akseptere stillingen begynne å løpe. Dersom hjelpepleieren ikke aksepterer tilbudet innen 14 dager faller fortrinnsretten til vedkommende bort. Etter utløpet av 14-dagers fristen kan leder dermed 5

6 6 [Godkjent av] [Revideres av] lyse ut stillingen på vanlig måte. Dersom den fortrinnsberettigede takker ja til tilbudet, vil det ikke være noen ledig stilling å lyse ut Valget mellom flere fortrinnsberettigede Arbeidsmiljøloven 14-2 (6) Av og til kan det være flere fortrinnsberettigede til en og samme stilling i kommunen. En slik situasjon kan for eksempel oppstå i etterkant av en større omorganisering i kommunen, hvor flere ansatte har blitt sagt opp. Spørsmålet blir da hvem av de fortrinnsberettigede som har førsteretten på den ledige stillingen. Arbeidsgiver må følge de samme regler for utvelgelse som de som gjelder ved oppsigelser Dette betyr at kommunen/leder må foreta en skjønnsmessig helhetsvurdering av de aktuelle fortrinnsberettigede. Det er flere momenter som kan være av betydning for hvem som skal få tilbud om stillingen. Kvalifikasjoner og egnethet til stillingen Ansiennitet Sosiale forhold av betydning Hvordan de forskjellige momentene skal vektlegges varierer fra situasjon til situasjon. Det er veldig viktig at tillitsvalgte er med i denne utvelgelsesprosessen. 2.3 Fortrinnsrett til utvidet stilling for deltidsansatte Arbeidsmiljøloven 14-3 Både arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalen har regler om fortrinnsrett til utvidelse av stilling for deltidsansatte. Hovedtariffavtalens bestemmelser kom først, mens reglene om fortrinnsrett for deltidsansatte ble en lovfestet rettighet i Arbeidsmiljølovens og hovedtariffavtalens bestemmelser er med andre ord like, og begge regelverk har til hensikt å begrense bruken av uønsket deltidsarbeid. Fortrinnsretten innebærer at en deltidsansatt på visse vilkår vil ha Rett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten Fortrinnsretten gjelder bare i tilfeller hvor det er aktuelt å etablere et nytt ansettelsesforhold. Interne omplasseringer vil ikke utløse noen fortrinnsrett, da dette ikke er nye ansettelser. 6

7 7 [Godkjent av] [Revideres av] Lovteksten bruker begrepet "virksomhet", men det er klart at fortrinnsretten gjelder stillinger i hele kommunen. Det kan altså komme krav fra ansatte i andre virksomheter innad i kommunen. Fortrinnsretten for deltidsansatte gjelder i utgangspunktet alle typer ansettelsesforhold, også midlertidige stillinger. Et midlertidig arbeidsforhold opphører imidlertid ved avtaleperiodens utløp. Det er derfor lite praktisk at en fast deltidsansatt vil påberope seg fortrinnsrett til en midlertidig stilling. Tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne, og fortrinnsretten for arbeidstakere som er sagt opp, går foran deltidsansattes fortrinnsrett til utvidet stilling Vilkårene for fortrinnsrett Det er enkelte vilkår som må være oppfylt for at en deltidsansatt skal ha fortrinnsrett til utvidet stilling. Fortrinnsretten er betinget av følgende Den deltidsansatte må være kvalifisert for stillingen Den ledige stillingen må ha om lag de samme arbeidsoppgaver som den deltidsansatte allerede utfører Utøvelse av fortrinnsretten må ikke påføre virksomheten vesentlig ulempe Det er arbeidsgiver som bestemmer hvilke kvalifikasjoner som skal tillegges en stilling. I vurderingen av om en arbeidstaker er kvalifisert for stillingen skal det tas hensyn til både faglige og personlige forutsetninger. Det kreves ikke at kvalifikasjonene ligger på et høyere nivå enn hva som anses som gjennomsnittlig for stillingen. Formelle kompetansekrav må være oppfylt på det tidspunktet den utvidede stillingen er aktuell. Eksempel 1 En assistent ved et sykehjem arbeider i 50 % stilling. Sykehjemmet skal utvide med en avdeling og ansette flere helsefagarbeidere i 100 % stilling. Assistenten ønsker å jobbe heltid og informerer sin leder om dette. Vedkommende er i gang med fagarbeiderutdanning, men har ett år igjen før utdannelsen er ferdig. Fordi kommunen søker etter helsefagarbeidere til sykehjemmet, vil ikke assistenten ha noen fortrinnsrett til utvidet stilling her. Det hjelper ikke at vedkommende har påbegynt en fagarbeiderutdanning. Så lenge vedkommende mangler den formelle kompetansen på tidspunktet for stillingens tiltredelse, vil ikke vedkommende oppfylle kvalifikasjonskravet. Eksempel 2 7

8 8 [Godkjent av] [Revideres av] Vi tar utgangspunkt i eksemplet over. Ett år senere lyser kommunen ut nok en stilling som helsefagarbeider. Assistenten har nå fullført sin fagarbeiderutdanning, og påberoper seg fortrinnsrett til stillingen. Det er flere godt kvalifiserte eksterne søkere som melder seg, og kommunen ønsker å tilby stillingen til en av disse. Kommunen vurderer det dithen at assistenten er kvalifisert, men ikke like godt kvalifisert som en av de eksterne søkerne. Assistenten vil her ha fortrinnsrett til stillingen som helsefagarbeider. Så lenge vedkommende har den formelle kompetanse som kreves og ellers anses som normalt godt skikket til jobben, vil dette være tilstrekkelig. Det hjelper ikke at en ekstern søker er enda bedre kvalifisert. Fortrinnsretten går foran kvalifikasjonsprinsippet som ellers gjelder ved ansettelser. I tillegg til at arbeidstaker må være kvalifisert, er det også et vilkår at den ledige stillingen har om lag de samme arbeidsoppgavene som arbeidstaker allerede utfører. Det må altså foretas en konkret sammenligning av arbeidsoppgavene. Det kan i enkelte tilfeller være slik at en deltidsansatt er kvalifisert for stillingen, men likevel ikke har fortrinnsrett fordi arbeidsoppgavene i den nye stillingen er forskjellig fra de arbeidsoppgaver vedkommende utfører i sin opprinnelige stilling. Eksempel Det lyses ut en 100 % stilling som jordmor. En sykepleier med etterutdanning som jordmor påberoper seg fortrinnsrett til denne stillingen. Vedkommende er kvalifisert, men arbeidsoppgavene som sykepleier og jordmor er forskjellige. Sykepleieren har dermed ikke fortrinnsrett her. Fortrinnsrett til utvidelse av stilling kan ikke gjøres gjeldende dersom den påfører virksomheten Vesentlig ulempe Det skal mye til før noe anses som vesentlig ulempe. En typisk situasjon er at en deltidsansatt vil utøve fortrinnsretten ved å velge seg deler av en ledig stilling. Dersom det blir problematisk for kommunen å ansette i den resterende del av stillingen, vil ikke arbeidstaker kunne gjøre dette. Den deltidsansatte må da enten ta hele den utlyste stillingen, eller beholde sin opprinnelige stilling. Dersom stillingen kun er en mindre stillingsbrøk som kan kombineres med den deltidsstilling arbeidstakeren allerede har, er utgangspunktet at fortrinnsretten kan utøves. Det kan imidlertid tenkes at også en slik sammenslåing av stillingsbrøker kan innebære en vesentlig ulempe for virksomheten. Eksempel 1 8

9 9 [Godkjent av] [Revideres av] Det utlyses en 100 % stilling ved sykehjemmet i kommunen. En sykepleier i 50 % stilling oppfyller kvalifikasjonskravet, men på grunn av omsorg for små barn ønsker hun kun å ha en 80 % stilling. Dette vil resultere i en "reststilling" på 20 %. Det å finne en person med sykepleierutdanning som vil fylle en fast 20 % stilling vil være vanskelig for kommunen. Med andre ord vil det være en vesentlig ulempe for kommunen om kun deler av den ledige stillingen fylles opp. Sykepleieren kan dermed ikke påberope seg fortrinnsretten for deler av den ledige stillingen. Vedkommende må enten ta hele 100 % stillingen, eller beholde sin 50 % stilling som før. Eksempel 2 Vi tar utgangspunkt i eksemplet over. La oss si at kommunen lyste ut en 30 % stilling. Dette er en stillingsbrøk sykepleieren kan kombinere med sin 50 % stilling. Utgangspunktet er derfor at vedkommende kan benytte fortrinnsretten her. Det kan imidlertid tenkes at disse to stillingene vanskelig lar seg kombinere. Dersom en sammenslåing av de to stillingene for eksempel fører til at vedkommende må jobbe flere røde dager enn loven gir adgang til, at andre ansatte får en større andel av ulempevakter eller andre forhold, kan dette likevel innebære en vesentlig ulempe Arbeidsgivers aktivitetsplikt Arbeidsmiljøloven 14-1 Arbeidsmiljøloven 14-3 I forbindelse med ansettelser har arbeidsgiver etter loven En generell plikt til å informere alle arbeidstakere om ledige stillinger i virksomheten Det stilles ikke konkrete formkrav til hvordan denne informasjonen skal gis. Den enkelte virksomhet må finne den mest hensiktsmessige måten å formidle informasjonen på, slik at den når ut til alle. Utover den generelle informasjonsplikten er ikke arbeidsgiver pålagt noen nærmere plikt til å undersøke om det er deltidsansatte som ønsker å benytte fortrinnsretten. Det stilles ingen krav om at arbeidsgiver må gi den fortrinnsberettigede et konkret tilbud. Arbeidstaker må selv melde fra om at vedkommende ønsker å benytte seg av fortrinnsretten Det er ingen tidsbegrensning med hensyn til hvor lenge den deltidsansatte har krav på fortrinnsrett. Det åpnes ikke for at arbeidsgiver kan gi et tilbud med en konkret frist, og at arbeidstaker etter denne fristen er avskåret fra å benytte seg av fortrinnsretten. 9

10 10 [Godkjent av] [Revideres av] Et spørsmål blir dermed hvordan arbeidsgiver skal gå frem i en ansettelsesprosess med tanke på eventuelle fortrinnsberettigede. Regelverket gir ikke noe direkte svar på dette. Det er med andre ord Ingen klar "fasit" på hvilken fremgangsmåte som er den rette Under vises det til noen eksempler på hvordan arbeidsgiver kan gå frem. Eksempel 1 Leder informerer alle ansatte internt i kommunen om den ledige stillingen, men avventer ekstern utlysning i påvente av at eventuelle fortrinnsberettigede skal melde sin interesse. Leder oppfordrer spesielt om at deltidsansatte som ønsker utvidet stilling må påberope seg fortrinnsrett så raskt som mulig. Dersom en deltidsansatt påberoper seg fortrinnsrett, og ellers er kvalifisert, vil vedkommende ha krav på stillingen. Stillingen blir da besatt, og ansettelsesprosessen stopper her. På denne måten vil leder ha unngått en unødvendig utlysningsprosess. Dersom ingen melder seg, kan leder gå videre med å lyse ut stillingen eksternt på vanlig måte. Det som er viktig å merke seg, er at deltidsansatte etter dette tidspunkt fortsatt vil ha adgang til å benytte seg av fortrinnsretten. En offentlig utlysning avskjærer ikke denne muligheten. Resultatet kan altså bli at fortrinnsretten uansett påberopes, også etter at eksterne søkere er kommet inn i prosessen. Eksempel 2 Leder lyser ut stillingen både internt og eksternt. Eventuelle fortrinnsberettigede i kommunen må påberope seg fortrinnsretten og søke på den aktuelle stillingen. Dersom en fortrinnsberettiget melder seg, og vedkommende oppfyller kvalifikasjonskravene, vil denne personen ha krav på stillingen. Eventuelle eksterne søkere vil da ikke kunne ansettes. Den offentlige utlysningen vil i et slikt tilfelle ha vært "forgjeves". Dersom ingen fortrinnsberettigede melder seg, fortsetter derimot ansettelsesprosessen på vanlig måte. Lovens bestemmelse om fortrinnsrett for deltidsansatte oppstiller også en Drøftingsplikt for arbeidsgiver Før arbeidsgiver fatter beslutning om ansettelse i stilling som arbeidstaker krever fortrinnsrett til, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker. Det er ikke konkrete krav til hvordan drøftingen skal gjennomføres. Drøfting kan også unnlates dersom arbeidstaker selv ønsker det. 10

11 11 [Godkjent av] [Revideres av] Valget mellom flere fortrinnsberettigede Av og til kan det være flere deltidsansatte som vil benytte seg av fortrinnsretten til en og samme stilling. Spørsmålet blir da hvem av de fortrinnsberettigede som får førsteretten til den utvidede stillingen. Denne problemstillingen er ikke direkte regulert i lovverket. I forarbeidene legges det til grunn at arbeidsgiver vil ha styringsrett i en slik situasjon, og de eneste begrensninger vil være at det ikke må tas usaklige hensyn i utvelgelsen. I offentlig sektor gjelder imidlertid kvalifikasjonsprinsippet som en gjennomgående rettesnor ved ansettelser. Dette betyr at utvelgelsen må skje på bakgrunn av vurderingen av Hvem som er den best kvalifiserte til stillingen Arbeidsgiver må med andre ord vurdere hvem som har best faglig kompetanse og personlige forutsetninger for stillingen, på vanlig måte som i en ordinær ansettelsesprosess. Eksempel Kommunen lyser ut en 100 % stilling som sykepleier. To sykepleiere i kommunen med henholdsvis 50 % stilling og 80 % stilling, påberoper seg fortrinnsrett til denne stillingen. Når arbeidsgiver skal velge hvem av de to sykepleierne som skal få stillingen, må følgende vurderes: Hvem av de to anses å ha de beste faglige kvalifikasjoner til stillingen? Er det noen av de som har tatt relevant etterutdanning eller lignende? Hvem anses som best personlig egnet for stillingen? Dersom begge anses som like godt kvalifisert både faglig og personlig, hvem har lengst ansiennitet i kommunen? 2.4 Fortrinnsrett for ansatte med redusert arbeidstid Arbeidsmiljøloven 10-2 (4) Ansatte med avtale om redusert arbeidstid kan av ulike årsaker ønske å øke sin stillingsprosent før avtalen utløper. Arbeidstaker med redusert arbeidstid har fortrinnsrett til igjen å øke sin arbeidstid når stilling blir ledig i kommunen En forutsetning er at den ledige stillingen helt eller i det vesentlige er tillagt de samme arbeidsoppgavene som arbeidstaker allerede utfører. 11

12 12 [Godkjent av] [Revideres av] Fortrinnsretten til ny ansettelse for oppsagte arbeidstakere, og fortrinnsretten til utvidet stilling for deltidsansatte, går foran fortrinnsretten for ansatte med avtale om redusert arbeidstid Rangordning for fortrinnsberettigede etter ulike bestemmelser Arbeidsmiljøloven 4-6, 14-2 og 14-3 Ovenfor er det redegjort for hver og en av bestemmelsene om fortrinnsrett. Ofte kan det oppstå situasjoner hvor det finnes flere fortrinnsberettigede etter forskjellige bestemmelser. For å vite hvem av de fortrinnsberettigede som da har førsteretten på stillingen, må leder forholde seg til den rangordningen som lovgiver har satt. Prioriteringsrekkefølgen for de ulike "fortrinnsretter" er som følger Arbeidstaker som må omplasseres til annen stilling som ledd i tilrettelegging på grunn av sykdom med mer (aml. 4-6) Fast ansatt arbeidstaker som er sagt opp på grunn av virksomhetens forhold (aml første ledd) Deltidsansatte som ønsker utvidet stilling (aml. 14-3) Midlertidig ansatt som på grunn av virksomhetens forhold ikke får fortsatt ansettelse (aml andre ledd) Arbeidstaker med avtale om redusert arbeidstid som ønsker å øke sin arbeidstid før avtalens utløp (aml fjerde ledd) Hva med retten til fast ansettelse etter 4-års regelen? I en kommune kan det oppstå den situasjon at det både melder seg flere fortrinnsberettigede til en ledig stilling, samtidig som en midlertidig ansatt har opparbeidet seg krav på fast stilling etter 4-års regelen. Dersom en arbeidstaker først oppfyller kravet om å ha vært sammenhengende midlertidig ansatt i 4 år, vil denne personen automatisk ha et krav på fast ansettelse. Arbeidstakeren trenger ikke engang å søke om fast ansettelse, men skal bare regnes som fast ansatt fra det tidspunkt 4- års grensen passeres. Dette innebærer at Retten til fast ansettelse etter 4-års regelen går foran alle de overnevnte "fortrinnsrettene" Har en person opparbeidet seg rett til fast ansettelse etter 4-års regelen, vil den stillingen vedkommende besitter ikke være ledig i det hele tatt. Det vil da ikke være mulig for andre ansatte å påberope seg fortrinnsrett til denne stillingen. 12

13 13 [Godkjent av] [Revideres av] 3. Fast eller midlertidig ansettelse? Hovedregelen etter arbeidsmiljøloven er at arbeidstakere skal ansettes fast med en løpende oppsigelsestid. Dette gjelder også for arbeidstakere som skal ansettes i helsetjenestene. Unntaksvis kan arbeidstakere likevel ansettes midlertidig. En midlertidig ansettelse innebærer at arbeidsforholdet opphører av seg selv når det avtalte arbeidet er utført eller den avtalte arbeidstid er ute. Arbeidsgiver må altså ikke gå til en oppsigelse av arbeidstaker, og det løper ingen oppsigelsestid. 3.1 Adgangen til midlertidige ansettelser Arbeidsmiljøloven 14-9 Hovedtariffavtalen 2 punkt (kapittel 1) Hovedtariffavtalen pålegger arbeidsgiver Å informere og drøfte prinsippene for bruk av midlertidige ansettelser minst to ganger i året. Formålet er å redusere ulovlig eller unødvendig bruk av midlertidige ansettelser. Etter arbeidsmiljøloven kan midlertidige ansettelser blant annet inngås lovlig i følgende situasjoner Når arbeidets karakter tilsier det og arbeidet adskiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten For arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat) For praksisarbeid For deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med NAV Midlertidig ansettelse etter det første punktet vil kunne benyttes ved visse former for prosjektarbeid. Det er en forutsetning at arbeidet i sin form er midlertidig og at det avviker fra det arbeid som normalt utføres. Den mest praktiske formen for midlertidige ansettelser, er vikariater. Ansettelse i vikariat vil typisk være aktuelt ved sykdom og permisjoner blant de ansatte i virksomheten. Det er ikke et vilkår at arbeidstaker må være vikar for en enkelt navngitt person, et vikariat kan baseres på at flere ansatte er fraværende. Vikariatet må imidlertid være reelt og klart tidsbegrenset. Dersom vikariatet dekker et jevnt og løpende arbeidskraftbehov, skal det i stedet ansettes fast. 13

14 14 [Godkjent av] [Revideres av] Praksisarbeid er arbeid som er påkrevet for å få godkjent en utdanning. Dette vil for eksempel kunne være nødvendige praksisperioder for å få godkjent utdanning som sykepleier Særlig om omorganiseringer m.m. Rettspraksis åpner for at det kan ansettes midlertidig i forbindelse med omorganiseringer og i påvente av nye ansettelser/opprettelse av nye stillinger. Midlertidige ansettelser for slike formål kan likevel bare skje i svært begrenset utstrekning. Tidsperspektivet og prosessen med omorganiseringen eller nyansettelsen kan ikke være lang, og arbeidstakers interesser må ivaretas på forsvarlig måte Midlertidig ansettelse i strid med arbeidsmiljøloven Det kan være at en arbeidstaker er ansatt midlertidig uten at det foreligger et lovlig grunnlag for det. Dersom en arbeidstaker mener å være ansatt midlertidig på ulovlig grunnlag, kan vedkommende bestride grunnlaget for den tidsbegrensede arbeidsavtalen. Vedkommende må da Fremme et krav om fast ansettelse Et krav om fast ansettelse med grunnlag i at vilkårene for midlertidighet ikke er oppfylt, vil i prinsippet kunne fremmes på et hvilket som helst tidspunkt. Dette kravet kan med andre ord være helt uavhengig av 4-års regelen (som omhandles i neste punkt), og retten til fast ansettelse kan inntre lenge før arbeidstaker har vært ansatt i 4 år. Dersom arbeidsgiver ikke vil imøtekomme arbeidstakerens krav, må en slik uenighet bringes inn for ordinær domstolsbehandling. Eksempel En sykepleier (sykepleier A) blir ansatt ved et sykehjem i et 1-årig vikariat. Bakgrunnen for vikariatet er at en annen sykepleier (sykepleier B) er ute i foreldrepermisjon. Etter utløpet av dette året kommer sykepleier B tilbake, samtidig som sykepleier A får forlenget sitt vikariat med ytterligere 1 år. Etter hvert reagerer sykepleier A på at hun har fått et nytt vikariat fremfor en fast ansettelse. Hun er ikke lenger vikar for sykepleier B, det er et løpende behov for arbeidet hun utfører og arbeidet avviker ikke fra det arbeid som normalt utføres ved sykehjemmet. 14

15 15 [Godkjent av] [Revideres av] På bakgrunn av dette fremmer sykepleier A krav om fast tilsetting. Kommunen imøtekommer kravet, og det utarbeides en ny ansettelseskontrakt for sykepleier A hvor det fremgår at hun er fast ansatt. 3.2 Fast ansettelse etter 4-års regelen Arbeidsmiljøloven 14-9 (5) Krav på fast ansettelse i kommunen betinger Mer enn 4 års sammenhengende midlertidig ansettelse Dette betyr ikke at det må være det samme midlertidige arbeidsforholdet som har vart i mer enn 4 år. En arbeidstaker som har hatt flere ulike midlertidige ansettelsesforhold vil kunne være omfattet av denne bestemmelsen, forutsatt at arbeidsforholdene ligger inntil hverandre i tid. Det kreves heller ikke at arbeidstakeren kun har hatt ansettelsesforhold i en og samme virksomhet i 4-årsperioden. Det avgjørende er om arbeidstakeren har vært ansatt i mer enn 4 år i kommunen som sådan. Videre er det heller ikke noe krav om at det eller de aktuelle ansettelsesforhold er inngått med det samme hjemmelsgrunnlaget. Det er likevel kun midlertidige arbeidsforhold etter disse to grunnlagene som gir opptjeningstid etter 4-årsregelen Når arbeidets karakter tilsier det og arbeidet adskiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten Arbeid som utføres i stedet for en annen eller andre (vikariat) Det vil si at midlertidige ansettelser med grunnlag i praksisarbeid og arbeidsmarkedstiltak ikke gir opptjeningstid. Slike ansettelsesforhold teller altså ikke med i beregningen av ansettelsestid etter 4-års regelen. Når arbeidstaker har hatt ulike midlertidige ansettelsesforhold i løpet av 4-års perioden, blir det et spørsmål om hvilken stilling vedkommende har krav på fast ansettelse i. Arbeidstaker har krav på fast ansettelse i den stillingen vedkommende er i på det tidspunkt 4-års grensen passeres Eksempel 15

16 16 [Godkjent av] [Revideres av] En arbeidstaker hadde vært midlertidig ansatt i to år i et prosjektarbeid i kommunen. Umiddelbart etter avslutningen av dette arbeidet tiltrådte vedkommende et vikariat som assistent ved et sykehjem i samme kommune med varighet på to år og en måned. Vi ser at kravet til mer enn 4 års sammenhengende ansettelse er oppfylt ved utløpet av vikariatet. Arbeidstakeren vil dermed ha krav på fast ansettelse i stillingen som assistent ved sykehjemmet Kravet til sammenhengende tjeneste Loven oppstiller et krav til sammenhengende tjeneste. Det midlertidige arbeidsforholdet, eller de forskjellige midlertidige arbeidsforholdene, skal ha vært sammenhengende i løpet av 4- årsperioden. Hvorvidt mindre avbrudd mellom to arbeidsforhold skal tillegges vekt i forhold til kravet til sammenhengende ansettelse, må i følge lovens forarbeider bero på En totalvurdering av ansettelsesforholdet, og Begrunnelsen for avbruddet Det angis ingen klar grense for hvor langt et avbrudd skal være før dette får betydning for kravet om en sammenhengende tjeneste. En tilsvarende bestemmelse i tjenestemannsloven praktiseres slik at avbrudd på 14 dager eller mindre ikke tillegges vekt i forhold til kravet til sammenhengende tjeneste. Det er naturlig å legge en tilsvarende fortolkning til grunn også i denne sammenheng. Likevel slik at også lengre avbrudd enn 14 dager kan godtas etter en totalvurdering i det enkelte tilfelle Avbrudd i tjenesten Med avbrudd i tjenesten siktes det til tilfeller hvor ansettelsesforholdet fremdeles består, men hvor arbeidstakeren er fraværende grunnet sykdom, permisjon eller annet. Det skal ikke gjøres fradrag for arbeidstakers fravær ved beregning av ansettelsestid i forhold til 4-årskravet Dette gjelder likevel kun for fravær som finner sted etter 1. juli 2010, også i tilfeller hvor ansettelsesforholdet ble etablert før denne dato. Hvorvidt fravær som fant sted før 1. juli 2010 skal telle med som opptjeningstid eller ikke, beror på fraværets lengde. Lengre fravær skal gå til fradrag, mens kortere fravær ikke skal gå til fradrag ved beregning av ansettelsestiden. 16

17 17 [Godkjent av] [Revideres av] Hvilken stillingsstørrelse har arbeidstaker krav på? En ting er at arbeidstaker får krav på fast ansettelse etter å ha vært midlertidig ansatt i 4 år. Loven sier imidlertid ikke noe direkte om hvor stor stillingsprosent arbeidstaker vil ha krav på. Formålet bak 4-års regelen er at arbeidstaker skal få fast ansettelse i samme omfang som vedkommende faktisk har arbeidet de siste 4 årene. Den faste ansettelsen skal i størst mulig grad "speile" arbeidsforholdets reelle innhold. I tilfeller der arbeidstaker har hatt den samme stillingsprosenten gjennom hele arbeidsforholdet, er saken klar. Arbeidstaker vil ha krav på samme stillingsprosent som vedkommende har hatt i hele 4- års perioden Ofte vil det imidlertid være slik at arbeidstaker har arbeidet i ulike stillingsprosenter i løpet av 4-årsperioden. I slike tilfeller må stillingens størrelse bestemmes ut fra en Helhetlig skjønnsmessig vurdering Det skal altså ikke automatisk legges til grunn den stillingsstørrelsen som arbeidstaker har på det tidspunktet 4-årsgrensen passeres. Det er heller ikke nødvendigvis slik at man må foreta en eksakt gjennomsnittsberegning for å fastslå stillingsstørrelsen. Et gjennomsnitt kan i mange tilfeller være veiledende, men ikke noe man må legge til grunn. I den skjønnsmessige vurderingen skal det blant annet også ses hen til hvor mye vedkommende sammenhengende har arbeidet og om det aktuelle arbeidet har dekket et midlertidig eller permanent arbeidskraftsbehov på arbeidsplassen. Lagmannsretten: Skjønnsmessig vurdering av stillingsstørrelse Automatisk fast tilsetting Arbeidsmiljøloven viser til at arbeidstaker automatisk skal anses som fast ansatt når 4- årsgrensen passeres. Det stilles ikke krav til nærmere formalisering. Arbeidstaker trenger ikke fremme krav om fast ansettelse, og arbeidsgiver har ingen myndighet til å nekte fast ansettelse på noe grunnlag. Det at arbeidstakere oppnår automatisk fast ansettelse kan føre til overtallighet på arbeidsplassen, og slik overtallighet kan nødvendiggjøre oppsigelser. I utvelgelsen av hvilke arbeidstakere som skal sies opp, må arbeidsgiver vurdere alle arbeidstakere som er omfattet av det alminnelige stillingsvernet på lik linje. Arbeidstakere som har oppnådd automatisk fast tilsetting etter 4-årsregelen skal altså vurderes likt som øvrige arbeidstakere. 17

18 18 [Godkjent av] [Revideres av] Opphør av midlertidige arbeidsforhold Det klare utgangspunktet er at midlertidige arbeidsforhold opphører når det avtalte arbeidet er utført eller etter utløpet av det avtalte tidsrommet. Det tilkommer altså ingen oppsigelsestid som ved faste arbeidsforhold. For arbeidstakere som har vært midlertidig ansatt i mer enn ett år, oppstiller likevel arbeidsmiljøloven en varslingsplikt for arbeidsgiver. Arbeidsgiver skal varsle arbeidstaker senest en måned før fratredelsestidspunktet Varselet skal være skriftlig Varselet skal overleveres personlig eller sendes rekommandert Dersom slikt varsel ikke er gitt kan arbeidstakeren kreve å stå i stillingen inntil en måned etter at slikt varsel er gitt. Selv om hovedregelen er at midlertidige arbeidsavtaler ikke sies opp, forutsetter hovedtariffavtalen at det likevel er en viss adgang til å avslutte midlertidige arbeidsavtaler før avtalens utløp. Mer om opphør av midlertidig ansatte finner du i del 9, kapittel Heltids- eller deltidsstilling Arbeidsmiljøloven 14-1a Hovedtariffavtalen 2 punkt (kapittel 1) I utgangspunktet ligger det innenfor arbeidsgivers styringsrett å avgjøre om det skal ansettes i heltids- eller deltidsstilling. Før ny stilling lyses ut må det avklares hvilket behov det er for arbeidskraft, og hvilke økonomiske rammer som foreligger. Ved ledighet i virksomheten/kommunen pålegger imidlertid hovedtariffavtalen at Det skal foretas en gjennomgang av arbeidsplaner og oppgavefordeling for å vurdere sammenslåing av deltidsstillinger Både etter arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalen foreligger det videre en Drøftingsplikt vedrørende bruk av deltidsstillinger Arbeidsgiver og tillitsvalgte skal minst en gang i året drøfte bruken av deltid. Disse bestemmelsene er et ledd i arbeidet mot ufrivillig deltidsarbeid, og målet er å øke antallet heltidsansatte i størst mulig grad. 18

19 19 [Godkjent av] [Revideres av] 4.1 Rett til utvidet stilling for deltidsansatte Arbeidsmiljøloven 14-4a Arbeidsmiljøloven gir deltidsansatte en rett til utvidet stilling tilsvarende faktisk arbeidstid. Denne rettigheten er ikke betinget av at det foreligger en ledig stilling. Bestemmelsen skiller seg altså fra regelen om fortrinnsrett for deltidsansatte, som nettopp forutsetter at en stilling er ledig. Et vilkår for rett til utvidet stilling er at den deltidsansatte utfører Arbeid utover avtalt arbeidstid Bestemmelsen omfatter jevnlig merarbeid utover den ansattes formelle stillingsprosent, typisk gjennom "ekstravakter". Den underliggende årsaken til merarbeidet er uten betydning. Det kan dreie seg om økt arbeidsmengde, sykefravær eller andre forhold. Alt ekstraarbeid, uavhenig av årsak, vil altså være omfattet av bestemmelsen. Samtidig må det avgrenses mot situasjoner der det er avtalt en utvidelse av stillingen i form av en midlertidig ansettelseskontrakt. Slike avtaler faller utenfor bestemmelsens virkeområde. Det er imidlertid ikke meningen at retten til utvidet stilling skal kunne uthules ved at typiske ekstravakter konstrueres som enkeltstående midlertidige ansettelser. Eksempel: Spørsmål fra en helse- og omsorgssjef I vår kommune har vi endel korttidssykefravær og små ubesatte stillinger som ingen vil ha. For å dekke opp dette, bruker vi ofte deltidsansatte. Vi ser nå at dette kan gi oss utfordringer fremover, i og med at de deltidsansatte kan få krav på utvidet stilling tilsvarende faktisk arbeidstid. På bakgrunn av dette planlegger vi nå å opprette midlertidige arbeidsavtaler med de deltidsansatte. Avtalene vil opprettes for 6 måneder av gangen og vil innebære at de deltidsansatte står på en ringeliste. De kan bli oppringt med tilbud om arbeid på grunn av sykefravær, ikke oppdekkede helger, og så videre. De ansatte vil kunne si nei når de blir spurt. Spørsmålet vårt er om opprettelse av slike midlertidige avtaler vil gjøre at arbeidet utover fast stillingsprosent ikke omfattes av retten til utvidet stilling? Svaret på dette er nei. Det er kun midlertidige arbeidsavtaler med et klart og tidsavgrenset innhold som vil være unntatt fra bestemmelsen om rett til utvidet stilling. De avtalene som skisseres her, bærer imidlertidig preg av å være oppkonstruerte midlertidige arbeidsavtaler. I realiteten er det her snakk om typiske ekstravakter, som nettopp er den type arbeid bestemmelsen er ment å omfatte. Et annet vilkår for at en deltidsansatt kan ha rett på utvidet stilling, er at 19

20 20 [Godkjent av] [Revideres av] Merarbeidet må ha vært utført "jevnlig" Hva som ligger i "jevnlig" beror på en skjønnsmessig vurdering. Merarbeidet må være av et visst omfang og en viss hyppighet perioden sett under ett. Det vil ikke være tilstrekkelig at merarbeidet bare skjer rent sporadisk eller i forbindelse med ferieavvikling, sesongtopper eller lignende. Det må være et visst innslag av merarbeid også i den løpende driften. Beregningsperioden for retten til utvidet stilling er 12 måneder Det vil si at den deltidsansatte har en rett til utvidet stillingsprosent dersom de i 12 måneder jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid. Referanseperioden på 12 måneder skal regnes tilbake i tid fra det tidspunkt krav om utvidet stilling blir fremsatt. Det er arbeidstakeren selv som må fremme og grunngi sitt krav. Bestemmelsen har følgende unntak Dersom arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lenger foreligger, gjelder ikke retten til utvidet stilling Arbeidsgiver må i tilstrekkelig grad kunne sannsynliggjøre at behovet ikke lenger er til stede. Informasjonen må være mulig å etterprøve Hva innebærer retten til utvidet stilling? Deltidsansatte som oppfyller vilkårene etter bestemmelsen har Rett til stilling i samsvar med det merarbeidet som er utført Dette innebærer en rett til stilling med samme omfang, arbeidssted og vakter tilsvarende merarbeidet vedkommende har utført i perioden på 12 måneder. Mange vil imidlertid ha hatt varierende omfang merarbeid i løpet av beregningsperioden. For slike tilfeller vil det være naturlig å ta utgangspunkt i en gjennomsnittsberegning, men likevel slik at det skal benyttes skjønn i vurderingen. Deltidsansatte kan ikke selv velge hvor stor stillingsbrøk den ordinære stillingen skal utvides med. I utgangspunktet må man akseptere å ta ut hele den stillingsutvidelsen som tilsvarer det reelle merarbeidet. Bestemmelsen er likevel ikke til hinder for at partene avtaler en mindre utvidelse av stillingen Virkningstidspunkt Bestemmelsen trådte i kraft På grunn av forbudet i grunnloven mot lover med tilbakevirkende kraft, er det bare arbeid utover avtalt arbeidstid etter som gir rett til 20

21 21 [Godkjent av] [Revideres av] utvidet stilling. Dette innebærer at vilkårene for rett til utvidet stilling etter denne bestemmelsen tidligst er oppfylt fra Arbeidsgiver kan selvfølgelig velge å gi rett til utvidet stilling tidligere Tvisteløsning Arbeidsmiljøloven 14-4a (2) og 14-4b Tvist om rettigheter etter denne bestemmelsen bringes inn for Tvisteløsningsnemnda for avgjørelse. Nemnda tar stilling til om vilkårene i bestemmelsen er oppfylt. Først etter at tvisten er prøvd av Tvisteløsningsnemnda har partene adgang til å bringe tvisten til avgjørelse for domstolene. Dersom domstolen kommer til at vilkårene for rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid er til stede, skal domstolen etter påstand fra arbeidstaker avsi dom for slik stilling. Rapportering Uklarheter eller feil avklares med personalsjef og rapporteres i form av avvik gjennom kvalitetssystemet Risk Manager 21