Interkommunalt helsesamarbeid. Etne Sauda Suldal Vindafjord

Interkommunalt helsesamarbeid Etne Sauda Suldal Vindafjord Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) av de tre legevaktene i Suldal, Sauda, Etne og Vindafjord, og ny planlagt felles interkommunal legevakt i Ølen RAPPORT 5. februar 2014

Oppdragsgiver: Rapportnr.: Rapportens tittel: Ansvarlig konsulent: Kvalitetssikret av: Suldal kommune, interkommunalt helsesamarbeid R8440 Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) av de tre legevaktene i Suldal, Sauda, Etne og Vindafjord, og ny planlagt felles interkommunal legevakt i Ølen Rune Holbæk Svein Lyngroth Dato: 5. februar 2014 2

ROS-analyse legevakter Innhold 1 INNLEDNING 5 1.1 DELTAGERE OG GJENNOMFØRING 5 1.2 RAPPORTERING 7 2 3 4 METODE OG PROSESS 8 GJENNOMGANG AV HENDELSER 11 RISIKOMATRISER OG HOVEDKONKLUSJONER 12 4.1 SAUDA LEGEVAKT 12 4.2 SULDAL LEGEVAKT 13 4.3 ETNE OG VINDAFJORD LEGEVAKT 14 4.4 NY, FELLES INTERKOMMUNAL LEGEVAKT I ØLEN 15 4.5 IDENTIFISERTE OG PRIORITERTE TILTAK 17 5 6 ANBEFALINGER TIL VIDERE ARBEID 21 REFERANSER 22 Vedlegg Vedlegg 1 - Detaljert gjennomgang av hendelser Vedlegg 2 - Driftsdata ambulansetjenesten og AMK 2013 Vedlegg 3 Oppdaterte reiseavstander fra fagrapporten R8440 Prosjektrapport 3

ROS-analyse legevakter 1 Innledning Det er for tiden fire kommuner som er i gang med et interkommunalt helsesamarbeid. Dette er kommunene Etne, Vindafjord, Sauda og Suldal. En del av samarbeidet er utredning av felles interkommunal legevakt og øyeblikkelig hjelp-senger. Konklusjonen er at en går inn for en interkommunal legevakt i Ølen for alle de fire kommunene. Fra før har to av kommunene, Etne og Vindafjord, hatt samarbeid om felles legevakt siden 2007. Nå er planen at Sauda og Suldal også skal bli del av denne legevakten. Det er ambulansestasjoner i alle de fire kommunene, og en ønsker at risiko- og sårbarhetsanalysen (ROS-analyse) utføres i nært samarbeid med Helse Fonna HF. Forslaget om felles legevakt var ute på høring til 1.12.2013. Etter dette ble saken behandlet i prosjektgruppen og styringsgruppen i prosjektet. Det er planlagt politisk behandling våren 2014. Det er derfor viktig for oppdragsgiver å få gjort ROS-analysen så raskt som mulig, slik at den kan bli med å danne grunnlag for avgjørelsene i kommunestyrene. Det er et ønske om en ROS-analyse av legevakten i Sauda og Suldal og Etne/Vindafjord slik den fungerer pr. i dag, og en analyse av ny planlagt felles interkommunal legevakt i Ølen. En ROS-analyse er en systematisk prosess for å avdekke og analysere hvilke farer en virksomhet kan bli utsatt for, hvilken sannsynlighet og konsekvens den enkelte hendelse har, inkludert etablering av et risikobilde/risikomatrise, og for å komme med forslag til tiltak som kan redusere risikoen. Agenda Kaupang har bistått i gjennomføringen av analysen. ROS-analysen er et beslutningsgrunnlag i forbindelse med risikostyring av virksomheter. Analysen tar utgangspunkt i et sett dimensjonerende fare- og ulykkeshendelser (DFU-er). Hendelsene som ble brukt i gjennomgangen av alle legevaktene, var 1. legeberedskap 2. legebemanning 3. sykepleierbemanning 4. sikkerhet for ansatte og pasienter 5. kvalitet på legevakttilbudet 6. responstid 7. rekruttering 8. øvrige kommunale tjenester 9. kommunikasjon med fastlegene Denne rapporten presenterer de samlede funnene fra ROS-analysen. I kapittel 2 presenteres metoden som ble brukt. Kapittel 3 og vedlegg 1 er en detaljert gjennomgang av hver enkelt hendelse, inkludert en presentasjon av identifiserte tiltak for dagens tre legevakter. I kapittel 4 presenteres risikomatrisen, funnene fra ROSanalysen og sentrale tiltak. 1.1 Deltagere og gjennomføring I forbindelse med ROS-analysen har det blitt gjennomført tre møter. 13. januar 2014 ble det gjennomført et oppstartsmøte der de metodiske rammene for analyseprosessen ble etablert, og hendelsene som ble brukt i analysen ble identifisert. R8440 Prosjektrapport 5

I ROS-analysen deltok personer med kompetanse om de tre legevaktene. Disse har i fellesskap vurdert hendelsene med utgangspunkt i metoden beskrevet i figur 2.1, dvs. vurdert sannsynlighet, konsekvens og har identifisert tiltak. Følgende møter ble gjennomført: - Oppstartsmøte og analysemøte 1 13. januar 2014 - Analysemøte 2 21. januar 2014 - Analysemøte 3 og oppsummering 30. januar 2014 Tabell 1-1. Deltagere på ROS-samlingene Navn Stilling Møte 1 Møte 2 Møte 3 Anne Beate Økland Avd. sykepleier Vindafjord / Etne legevakt x x Berit Haustavik Einingsleiar Sauda kommune x x x Vigdis Førland Avdelingsleiar Suldal kommune x x Bengt Kallevik, Kommuneoverlege Etne kommune x x x Knut Omdal Kommuneoverlege Sauda og Vindafjord kommune x x Dorthe Normann Nilsen Kommuneoverlege Suldal kommune x Mark Amend, Barbro Saltnes, Niels Stuhr, Elisabeth Gunnleiksrud Fastleger Niels og Elisabeth Mark, Niels og Elisabeth Barbro og Elisabeth Gunn Vikingstad, Synneve Brendsdal, Kjetil Solvi Nordstrøm, Grethe Johnsen, Jorunn Karin Steine, Aina Olene Tveit, Ann Iren Nordhagen, Hjørdis Håheim. Ledere i de fire kommunene Synneve, Grethe, Jorunn Karin, Aina, Ann Iren og Hjørdis Gunn, Kjetil, Jorunn Karin, Aina, Ann Iren og Hjørdis Gunn, Grethe, Jorunn Karin, Aina, Ann Iren og Hjørdis Grethe Kaarhus, Anne Egebjerg Tillitsvalgte: HTV NSF Sauda og Suldal xx xx xx Ragnhild Ness og Wenche Nygaard Brukerrepresentanter xx xx xx Jan Olav Digranes Seksjonsleder, Prehospitale tjenester, Helse Fonna Ambulansetjenesten, AMK x x x Kari Hauge Nilsen Koordinator AMK Helse Fonna x x Torunn Djuvik og Silje Handeland Jordmødre Sauda/Suldal xx xx xx Aslaug Tangeraas Prosjektleder interkommunalt helsesamarbeid x x x Rune Holbæk Agenda Kaupang AS x x x 6

ROS-analyse legevakter 1.2 Rapportering Prosjektets hovedrapport (dette dokumentet) oppsummerer hovedfunn i ROS-analysen for dagens legevakter og for en mulig framtidig felles legevakt i Ølen, herunder et overordnet risikobilde samt risikoreduserende tiltak. Rapporten dokumenterer risikosituasjonen slik den ble vurdert under ROS-analysen. Dette bør være utgangspunkt for den videre risikostyringen for Suldal, Sauda og Etne og Vindafjord legevakter. R8440 Prosjektrapport 7

2 Metode og prosess En ROS-analyse er en metode som gir en oversiktlig presentasjon av risikobildet gjennom identifikasjon og vurdering av uønskede hendelser. Risikobildet presenteres i en rapport med risikomatrise og skissering av tiltak. Hensikten med ROS-analyser er å identifisere svake sider ved organisasjon, teknologi, materiell, personell osv., for derved å kunne sette inn målrettede og ressurseffektive forebyggende tiltak eller justeringer. I tillegg til å gi de rette forutsetninger for en effektiv organisering kan analysen også være et bidrag til å vurdere de riktige økonomiske investeringene (kost/nytte). Delstegene i arbeidsprosessen er som følger: Figur 2-1. Gangen i en ROS-analyse Risiko er definert ved kombinasjonen av mulige fremtidige hendelser/konsekvenser og tilhørende usikkerhet. Usikkerheten kan beskrives ved sannsynlighet, og da kan vi definere risiko som: Sannsynligheten for ulike konsekvenser av aktiviteten, sett i forhold til alvorligheten av disse konsekvensene. 1 1 Aven, Røed, Wiencke (2008). Risikoanalyse. Oslo: Universitetsforlaget 8

ROS-analyse legevakter Sårbarhet defineres som et uttrykk for de problemer et system får med å fungere når det utsettes for en uønsket hendelse, samt de problemer systemet får med å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. 2 Et hovedpoeng i ROS-analysen er å kunne sammenligne risikoer knyttet til forskjellige typer hendelser. I en ROS-analyse etableres derfor et sett med sannsynlighets- og konsekvenskategorier som hjelpemiddel for å vurdere risiko. I denne analysen er det brukt en 5-delt skala for sannsynlighet og konsekvens: Sannsynlighet 1 Meget liten Sjeldnere enn en gang i året 2 Liten Mellom en gang i halvåret og en gang i året 3 Moderat Mellom en gang i måneden og en gang i halvåret 4 Stor Mellom en gang i uken og en gang pr. måned 5 Svært stor Oftere enn en gang pr. uke og en gang pr. dag Figur 2-2. Sannsynlighetskategorier Konsekvens A Ubetydelig Ingen ekstra fare for skade/sykdom B Lav Liten fare for skade/sykdom eller mangelfull behandling C Moderat Moderat fare for skade/sykdom eller mangelfull behandling D Høy Kan medføre alvorlig skade/sykdom E Svært høy Dødsfall kan forekomme Figur 2-3. Konsekvenskategorier Sannsynligheten for og konsekvensen av hver enkelt hendelse vurderes, og danner grunnlaget for risikomatrisen (figur 2.3). Legevaktene driver en virksomhet hvor alle feil potensielt har store konsekvenser. Majoriteten av hendelser gjennomgått i analysen kan i ytterste fall føre til tap av menneskeliv. I analysen har det blitt tatt utgangspunkt i de mest sannsynlige konsekvensene. Samlet risikobilde uttrykkes ved bruk av risikomatrisen. Fargekodene i risikomatrisen uttrykker graden av risiko. Risikomatrisen er delt inn i en rød, en gul og en grønn sone. Disse tre sonene indikerer i hvilken grad det er vurdert som nødvendig å implementere tiltak for å få ned den samlede risikoen (figur 2.4). Hendelser eller forhold som vurderes til å ha høy sannsynlighet for å inntreffe, og der konsekvensene er store, har størst risiko (rød sone). 2 Norsk Standard: NS 5814 Krav til risikoanalyser, 2008-07-01 R8440 Prosjektrapport 9

Høy risiko: Risikoreduserende tiltak må iverksettes Middels risiko: Risikoreduserende tiltak bør vurderes Lav risiko: Risikoreduserende tiltak ikke vurdert nødvendig Figur 2-4. Akseptansenivåer Sannsynlighet/- konsekvens Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy Svært stor 5 Stor 4 Moderat 3 Liten 2 Meget liten 1 A B C D E Figur 2-5. Risikomatrise Risikomatrisen utgjør grunnlaget for kommunikasjon av risiko, slik at det er mulig å sammenholde og sammenligne risiko innenfor de ulike risikoområdene som er analysert. 10

ROS-analyse legevakter 3 Gjennomgang av hendelser Den første delen av en ROS-analysen består i å identifisere "det som kan gå galt", altså områder der en er sårbar. Alle legevaktene er vurdert ut i fra de samme uønskede hendelsene, oppsummert i figuren nedenfor. Pga. det store analyseomfanget presenteres overordnede resultater fra ROS-analysen i vedlegg 1, herunder identifiserte risikoforhold, sårbarheter og vesentlige risikoreduserende tiltak. Foreslåtte risikoreduserende tiltak er med på å danne et beslutningsgrunnlag for videre prioritering og oppfølging for legevaktene. Enkelte av tiltakene identifisert i hver analyse vil kunne ha effekt også på hendelser i andre analyser, noe som ikke er unaturlig med tanke på at tematikken i de ulike analysene er delvis overlappende. Fokusområder Uønskede hendelser 1. Legeberedskap Ikke tilgjengelig lege 2. Legebemanning Få fastleger i vaktordningen 3. Sykepleierbemanning Mangel på kvalifisert personell 4. Sikkerhet for ansatte Vold og trusler mot ansatte 5. Kvalitet på legevakttilbudet Feilbehandling, underdiagnostisering 6. Responstid For lang responstid for lege ved alvorlige akutte hendelser, "rød respons". Lang reisevei for pasienter til legevakt 7. Rekruttering Klarer ikke å rekruttere nok faste leger, må ofte benytte vikarer 8. Øvrige kommunale tjenester Redusert kvalitet på medisinsk oppfølging i institusjon, omsorgsboliger og hjemmebasert omsorg 9. Kommunikasjon med fastlegene Mangelfull behandling/feilbehandling pga. dårlig kommunikasjon/informasjon Figur 3-1. Oversikt over uønskede hendelser R8440 Prosjektrapport 11

4 Risikomatriser og hovedkonklusjoner I dette kapitlet presenteres det totale risikobildet med fokus på hendelser i rød sone. 4.1 Sauda legevakt Basert på gjennomgangen i ROS-analysen ble den samlede risikomatrisen for Sauda legevakt med utgangspunkt i dagens situasjon som følger: Sannsynlighet/- konsekvens Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy Svært stor 1, 8 4 5 Stor 3 2, 5 7 4 Moderat 9 3 Liten 6 2 Meget liten 1 Figur 4-1. Risikomatrise for Sauda legevakt A B C D E I forhold til akseptansekriteriene definert i forkant av analysen, ble de forskjellige hendelsene plassert i følgende soner: Rød sone = høy risiko: Risikoreduserende tiltak må iverksettes 1 - Legeberedskap (5D) 2 - Legebemanning (4D) 4 - Sikkerhet for ansatte og pasienter (5E) 5 - Kvalitet på legevakttilbudet (4D) 7 Rekruttering (4E) 8 - Øvrige kommunale tjenester (5D) Gul sone = Middels risiko: Risikoreduserende tiltak bør vurderes 3 Sykepleierbemanning (4C) 9 - Kommunikasjon med fastlege (3C) Grønn sone = Lav risiko: Risikoreduserende tiltak ikke vurdert nødvendig 6 Responstid (2B) 12

ROS-analyse legevakter 4.2 Suldal legevakt Basert på gjennomgangen i ROS-analysen ble den samlede risikomatrisen for Suldal legevakt med utgangspunkt i dagens situasjon som følger: Sannsynlighet/- konsekvens Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy Svært stor 5 1, 6 5 Stor 2, 9 4, 7 4 Moderat 8 3 Liten 2 Meget liten 3 1 Figur 4-2. Risikomatrise for Suldal legevakt A B C D E I forhold til akseptansekriteriene definert i forkant av analysen, ble de forskjellige hendelsene plassert i følgende soner: Rød sone = høy risiko: Risikoreduserende tiltak må iverksettes 1 - Legeberedskap (5E) 2 - Legebemanning (4D) 4 - Sikkerhet for ansatte og pasienter (4E) 5 - Kvalitet på legevakttilbudet (5D) 6 Responstid (5E) 7 Rekruttering (4E) 9 - Kommunikasjon med fastlege (4D) Gul sone = Middels risiko: Risikoreduserende tiltak bør vurderes 8 - Øvrige kommunale tjenester (3D) Grønn sone = Lav risiko: Risikoreduserende tiltak ikke vurdert nødvendig 3 Sykepleierbemanning (1B) R8440 Prosjektrapport 13

4.3 Etne og Vindafjord legevakt Basert på gjennomgangen i ROS-analysen ble den samlede risikomatrisen for Etne og Vindafjord legevakt med utgangspunkt i dagens situasjon som følger: Sannsynlighet/- konsekvens Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy Svært stor 8 5 Stor 6 1, 3, 4 4 Moderat 9 7 5 3 Liten 2 2 Meget liten 1 A B C D E Figur 4-3. Risikomatrise for Etne og Vindafjord legevakt I forhold til akseptansekriteriene definert i forkant av analysen, ble de forskjellige hendelsene plassert i følgende soner: Rød sone = høy risiko: Risikoreduserende tiltak må iverksettes 1 - Legeberedskap (4D) 3 Sykepleierbemanning (4D) 4 - Sikkerhet for ansatte og pasienter (4D) 8 - Øvrige kommunale tjenester (5C) Gul sone = Middels risiko: Risikoreduserende tiltak bør vurderes 2 - Legebemanning (2D) 5 - Kvalitet på legevakttilbudet (3D) 6 Responstid (4C) 7 Rekruttering (3C) 9 - Kommunikasjon med fastlege (3B) Grønn sone = Lav risiko: Risikoreduserende tiltak ikke vurdert nødvendig Ingen hendelser 14

ROS-analyse legevakter 4.4 Ny, felles interkommunal legevakt i Ølen Basert på gjennomgangen i ROS-analysen ble den samlede risikomatrisen for ny, felles interkommunal legevakt i Ølen som følger: Minimumsalternativet Separat legevakt Legevakt Tilstedevakt for lege kl. 15-08 og 08-08 1 Sykepleier 24/7: kl. 15-08 interkommunalt, kl. 08-15 kommunalt Fortsetter å kjøpe telefontjenester (nytt legevaktnummer 116 117) Samlokalisering med ambulanse; lege kan følge med ambulanse ved rød respons Tilgjengelig legebil for vakt Sannsynlighet/- konsekvens Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy Svært stor 6 5 Stor 9 1, 3 4 Moderat 7 5 3 Liten 2, 4 8 2 Meget liten 1 A B C D E Figur 4-4. Risikomatrise for ny, felles legevakt i Ølen, minimumsalternativet I forhold til akseptansekriteriene definert i forkant av analysen, ble de forskjellige hendelsene plassert i følgende soner: Rød sone = høy risiko: Risikoreduserende tiltak må iverksettes 1 - Legeberedskap (4D) 3 Sykepleierbemanning (4D) 6 Responstid (5C) Gul sone = Middels risiko: Risikoreduserende tiltak bør vurderes 5 - Kvalitet på legevakttilbudet (3C) 8 - Øvrige kommunale tjenester (2C) 9 - Kommunikasjon med fastlege (4C) Grønn sone = Lav risiko: Risikoreduserende tiltak ikke vurdert nødvendig 2 - Legebemanning (2B) 4 - Sikkerhet for ansatte og pasienter (2B) 7 Rekruttering (3A) R8440 Prosjektrapport 15

Maksimalalternativet Samlokalisering, slik at man kan utnytte ressurser på tvers med øyeblikkelig hjelpsenger (ØH-senger) og kommunale korttidssenger, nybygd for dette formålet Legevakt Tilstedevakt + bakvakt har hjemmevakt 2 Sykepleiere 24/7 Legevaktssentral bemannes lokalt (nytt legevaktnummer 116 117) Samlokalisering med ambulanse; lege kan følge med ambulanse ved rød respons Samlokalisering med ØH-senger og sykepleierressursene sees i sammenheng med ØH-senger og andre korttidsplasser Mulighet for bakvaktsordning sammen med ØH-senger/institusjon Beholde dagens ordning med 3 tilgjengelige legebiler Sannsynlighet/- Konsekvens Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy Svært stor 5 Stor 1 6, 9 4 Moderat 7 2 3 Liten 5 3, 4 8 2 Meget liten 1 A B C D E Figur 4-5. Risikomatrise for ny, felles legevakt i Ølen, maksimalalternativet I forhold til akseptansekriteriene definert i forkant av analysen, ble de forskjellige hendelsene plassert i følgende soner: Rød sone = høy risiko: Risikoreduserende tiltak må iverksettes Ingen hendelser Gul sone = Middels risiko: Risikoreduserende tiltak bør vurderes 1 - Legeberedskap (4B) 2 - Legebemanning (3C) 6 Responstid (4C) 8 - Øvrige kommunale tjenester (2C) 9 - Kommunikasjon med fastlege (4C) Grønn sone = Lav risiko: Risikoreduserende tiltak ikke vurdert nødvendig 3 Sykepleierbemanning (2B) 4 - Sikkerhet for ansatte og pasienter (2B) 5 - Kvalitet på legevakttilbudet (2A) 7 Rekruttering (3A) 16

ROS-analyse legevakter 4.5 Identifiserte og prioriterte tiltak Den gjennomførte ROS-analysen viser at legevaktene i Sauda, Suldal og Etne/- Vindafjord alle har til dels store utfordringer. På en rekke områder synes det å være en uakseptabel høy risiko knyttet til driften, og risikoreduserende tiltak må iverksettes. Flere hendelser i dagens tre legevakter ligger i rød sone. Flertallet av disse er knyttet til bemanning og vaktstruktur. Dette er et gjennomgående hovedproblem. Legevakten har i praksis liten beredskapskapasitet, idet en er marginalt bemannet med hensyn til normaldrift. For disse hendelsene ble en rekke tiltak skissert for å få ned samlet risiko. Blant sentrale tiltak som kom frem under de viktigste analyseområdene som ligger i rød sone er (sitater, vedlegg 1): Legeberedskap Øke antall leger i vaktordning, slik at ikke behovet for tilstrekkelig beredskap sliter ut de faste legene Krav om tilstedevakt Redusere inntak av vikarleger Etablere er robust interkommunal legevakt med tilstedevakt Bedring av fastlegers tilgjengelighet for listepasienter og øyeblikkelig hjelp på dagtid: o o Utvidede åpningstider Bedre vurdering/råd pr. telefon ved henvendelser til lokalt legekontor. Gir mindre behov for konsultasjoner på kveld/natt Styrke sykepleierdekningen med høy kompetanse på institusjon og i hjemmesykepleie Styrke tilsynslegefunksjon for institusjon og omsorgsboliger Utnytte legebilen bedre ved å være to helsearbeidere med på utrykning Sikre god ambulanseberedskap og et tett samarbeid med ambulansetjenesten Bedre tilgjengelighet til annen høyere helsefaglig kompetanse som kan rykke ut, f.eks. spesialisert sykepleier i hjemmetjenesten/psyk sykepleier Tilrettelegge vaktordning iht. avtale mellom KS og Den norske legeforening (Dnlf) (maks 9 timers vakter), Gjør at det blir lettere å være i vaktsystemet Etablere en mer robust bakvaktsordning Fastlønn i legevakt på nattestid Bedre forhold for legen dagen etter vakt. Flere legehjemler med dagens ordning å fordele vakt imellom, gir mindre vaktbelastning Etablere gode prosedyrer/rutiner Ikke tilsette i stillinger uten at legen kan ta vakt Etablere bakvaktsordning eller 2 leger på vakt ved interkommunal legevakt Det bør vurderes å øke antall leger på vakt på kveld Det bør vurderes å etablere en bakvaktordning på natt Legebemanning Etablere en mer robust legevaktordning Stabilitet for fast ansatte leger unngå turnover. Mindre belastende arbeidsvilkår for leger Redusere dagens vaktbelastning Opprette flere legehjemler, innarbeide LV i ordinær arbeidstid Pålagt fri (bedre kompensert) dagen etter legevakt R8440 Prosjektrapport 17

Fast ansatt legevaktlege Fast lønn på nattevakt/hele vakten Få vakten inn som del av ordinær arbeidstid Tilrettelegge vaktene, slik at man beholder syke/eldre leger i vaktordningen (eksempelvis følge nåværende avtale mellom KS og Dnlf om maksimum 9 timers vakter) Sørge for god vikardekning ved lengre fravær, og prøve å få kjente vikarer Stabilitet for fast ansatte leger unngå turnover. Attraktive arbeidsvilkår for leger God tilgjengelighet til fastlege på dagtid som forebygger behov for LV på kveld, natt og helg. God pasient- gjennomstrømming /produktivitet pr. lege Bedre vurdering og prioritering mht. hvilke pasienter som må prioriteres til legetime. Unngå at noen få beslaglegger uforholdsmessig mye tid eller er til lege hyppigere enn nødvendig Viktig med god og tilstrekkelig ledelse av legevakten Opprette interkommunal legevakt som er mer robust enn dagens ordning, ev. utvidet åpningstid på legekontor til kl. 17, mer brukervennlig. Kan demre opp behov for LV på kveld/natt Sikre godt kvalifiserte "medhjelpere", f.eks. sykepleiere på legekontoret og legevakt God sykepleierdekning med høy kompetanse i øvrig del av helsetjenesten Videreutvikle kurs og opplæringstilbud for leger Sikkerhet for ansatte og pasienter Vurdere legevaktbygningenes egnethet som legevakt de fysiske fasilitetene gjør det vanskelig å etablere forsvarlig sikkerhet for personale og pasienter Sikre vinduer og dører, og installere nytt alarmsystem Starte en dialog med lokalt vaktselskap og politiet om utrykning ved hendelser vurdere å gjennomføre øvelser Gjennomgå prosedyrer for leger på hjemmebesøk etablere tiltak som øker legers sikkerhet Etablere klare prosedyrer når en hendelse inntreffer og øve på disse Sikre raskere utrykning fra lokalt vaktbyrå/politi Bedre sikring av bygget, og innføre tiltak som bidrar til å ha bedre oversikt over pasienter/lokaler Ved personer med kjent utagerende atferd: Oversikt. Journalført OBS-varsel hos AMK og legevaktssentral Etablere avtale med vaktselskap Samarbeide med ambulansestasjon Kurs i å håndtere truende atferd Øke den fysiske sikringen av bygget: o Kameraovervåkning venterom o Forsterke dører o Nye vinduer som kan låses o Mulighet for å låse inn eiendeler o Etablere rømningsvei Etablere alarmsystemer: o nødalarm når man er truet 18

ROS-analyse legevakter Bedre prosedyrer for sikkerhet: o ikke skarpe gjenstander ved farlige pasienter o bedre kontroll på nøkler/vurdere å skifte låser o sikre at prosedyrer for låsing følges Kvalitet på legevakttilbudet Full legedekning, hvor pasientene får god oppfølging av sin fastlege Gode arbeidsvilkår for leger og øvrig helsepersonell, fokus på HMS Vakter inkludert i ordinær arbeidstid, men må kompenseres med flere legehjemler Mulighet for avspasering iht. lov- og avtaleverk Redusere vaktbelastningen på de faste, med f.eks. interkommunalt samarbeid/- legevakt. Større vaktdistrikt Bakvaktsordning Sykepleier på vakt hele vakten Samtrening Øvelser Kompetansehevingsprogram God kvalitetssjekk av vikarleger Nok hviletid mellom vaktene Responstid Krav om tilstedevakt på legevakten Krav om at legevaktslegen må oppholde seg i vaktdistriktet under vakten Bemannet legevaktstasjon 24/7 Sykepleier på vakt hele tiden Overnattingsplass vaktlege Etablere "First Responders", som kan aktiveres ved behov - vil også bedre beredskapen God tilgjengelighet for øyeblikkelig hjelp på dagtid, slik at flest mulig pasienter blir behandlet lokalt og slipper å reise til LV Stabil legedekning på legekontorene, slik at de eldste pasientene og de med kroniske og alvorlige sykdommer, blir fulgt godt opp av sin fastlege og slik vil benytte LV minst mulig Tilsynslegefunksjon på sykehjem som planlegger og samarbeider med pasient/- pårørende/personale, slik at det er forutsigbarhet i behandlingen og bruk av LV kan minimaliseres God informasjon om transportordninger og rettigheter når en må reise langt for LV Inngå avtaler med Odda om LV for dem som ønsker det, f.eks. fra Nesflaten God informasjon og opplæring til sykepleierne både på institusjon og i hjemmetjenesten om hvordan de kan benytte LV som en samarbeidspartner og få en "second opinion" når de står alene i vanskelige situasjoner. Dette for å avklare og redusere behov for besøk på LV for pasientene Mer robust legevakt med gode rutiner og prosedyrer som ivaretar samarbeidet med både AMK og andre aktuelle samarbeidspartnere God ambulanseberedskap som bidrar til å forebygge samtidighetskonflikter Den enkelte kommunene ivaretar lokal LV til f.eks. kl. 18 eller 22 R8440 Prosjektrapport 19

Tilstrekkelig antall og tilgjengelige legebiler Mer robust legevakt med gode rutiner og prosedyrer, som ivaretar samarbeidet med både AMK og andre aktuelle samarbeidspartnere Bakvaktordning ved interkommunal legevakt. Må konsekvensutredes mht. om dette vil virke negativt på andre områder igjen, f.eks. rekruttere/beholde fastleger God fastlegedekning med god oppfølging av kronikere Tilsynslege også ifb. med omsorgsboliger, slik at syke følges bedre opp på dagtid, forebygger behov for LV 20

ROS-analyse legevakter 5 Anbefalinger til videre arbeid Overordnede forhold samt analysespesifikke resultater, må alle tas hensyn til i det videre arbeidet i etterkant av endelig rapport. Det er presentert en rekke tiltak i kapittel 4 og vedlegg 1. Det er ikke gjennomført en vurdering av tiltakenes effekt, og det er heller ikke gjennomført en kost-/nyttevurdering av disse. Det er naturlig at funn fra ROS-analysene inngår som et beslutningsgrunnlag for å prioritere ressurser i arbeidet videre ved dagens legevakter. Det anbefales at hver legevakt utarbeider en handlingsplan for oppfølging av funnene presentert i denne rapporten. ROS-analysen understøtter allerede nå behovet for et interkommunalt samarbeid om framtidens legevakt. I tillegg er det varslet at ny akuttforskrift, som er ventet i løpet av våren 2014, vil innebære krav om heldøgnbemannet legevakt og bakvaktsordninger. Dette vil være svært utfordrende krav å innfri for den enkelte av dagens tre legevakter. R8440 Prosjektrapport 21

6 Referanser 1. Aven, Røed, Wiencke (2008). Risikoanalyse. Oslo: Universitetsforlaget 2. Norsk Standard: NS 5814 Krav til risikoanalyser, 2008-07-01 22

Vedlegg Vedlegg 1 - Detaljert gjennomgang av hendelser Vedlegg 2 - Driftsdata ambulansetjenesten og AMK 2013 Vedlegg 3 Oppdaterte reiseavstander fra fagrapporten

Vedlegg 1. Detaljert gjennomgang av hendelser Innhold: INNLEDNING 1 1 SAUDA LEGEVAKT 2 2 SULDAL LEGEVAKT 16 3 ETNE OG VINDAFJORD 26 4 NY, FELLES LEGEVAKT I ØLEN SAMLOKALISERT MED LEGEVAKT, 4 ØH-SENGER OG KOMMUNALE KORTTIDSSENGER (VERTSKOMMUNEN) 37 5 NY, FELLES INTERKOMMUNAL LEGEVAKT 38 Innledning Den første delen av en ROS-analyse består i å identifisere "det som kan gå galt", altså områder der en er sårbar. Alle legevaktene er vurdert ut i fra de samme uønskede hendelsene, oppsummert i neste figur. Overordnede resultater fra ROS-analysen presenteres her i vedlegg 1, herunder identifiserte risikoforhold, sårbarheter og vesentlige risikoreduserende tiltak. Foreslåtte risikoreduserende tiltak er med å danne et beslutningsgrunnlag for videre prioritering og oppfølging for legevaktene. Enkelte av tiltakene identifisert i hver analyse vil kunne ha effekt også på hendelser i andre analyser, noe som ikke er unaturlig med tanke på at tematikken i de ulike analysene er delvis overlappende. Fokusområder Uønskede hendelser 1. Legeberedskap Ikke tilgjengelig lege 2. Legebemanning Få fastleger i vaktordningen 3. Sykepleierbemanning Mangel på kvalifisert personell 4. Sikkerhet for ansatte og pasienter Vold og trusler mot ansatte 5. Kvalitet på legevakttilbudet Feilbehandling, underdiagnostisering 6. Responstid For lang responstid for lege ved alvorlige akutte hendelser, "rød respons". Lang reisevei for pasienter til legevakt 7. Rekruttering Klarer ikke å rekruttere nok faste leger, må ofte benytte vikarer 8. Øvrige kommunale tjenester Redusert kvalitet på medisinsk oppfølging i institusjon, omsorgsboliger og hjemmebasert omsorg 9. Kommunikasjon med fastlegene Mangelfull behandling/feilbehandling pga. dårlig kommunikasjon/informasjon Figur. Oversikt over uønskede hendelser

1 Sauda legevakt 1 ROS for Sauda legevakt UØNSKET HENDELSE - Ikke tilgjengelig lege Legeberedskap SANNSYNLIGHET Mulige årsaker Legeberedskapen ved Sauda legevakt er organisert som følger: - 1 lege alene på vakt 15.30-08.00 - Er pr. i dag 6,5 delt vakt = 1 vakt pr. uke + hver 6 helg (helgevakt fra fredag til mandag) Travle pasientdager på kontoret både før og etter vakter - 1 lege har halvt fritak - Vakt på dagtid blir organisert fra dag til dag Flere ukers ventetid på fastlegetime. LV-telefon (52 78 30 10) er betjent av AMK i Haugesund Mye ekstravakter utover ordinær turnus da legene må dekke for hverandre ved ethvert fravær: Flere yngre leger Forebyggende tiltak Bake inn tilstedevakt i ordinær arbeidstid fordrer ca. 3,7 nye legeårsverk økte utgifter (totalt 9,7) Flere legehjemler med dagens ordning å fordele vakt imellom, gir mindre vaktbelastning. Bemannet legevakt hele døgnet - Legevakt på stasjon med sykepleier mer kostbar ordning enn hjemmevakt Bedring av fastlegers tilgjengelighet for listepasienter og øyeblikkelig hjelp på dagtid: - bedre vurdering/råd pr. telefon ved henvendelser til lokalt legekontor. Etablere gode prosedyrer/rutiner. Formalisere samarbeid med spl. på SDMS Fellesavdelingen, for å bistå legevakt på akuttrom Ambulanse i bakvakt. Lege i bakvakt i perioder folketallet øker i Sauda - egen sykdom, - sykt barn/ svangerskap - fritak pga. helse - ferie - permisjon ved kurs, velferd Merbelastning for andre leger vanskelig å beholde fastleger og rekruttere Hjemmevakt må rykke ut ved alle konsultasjoner enten til kontor, eller i sykebesøk Alene på vakt, uten annet helsepersonell organisert til LV. Ved ulykker og store hendelser er legen alene og bundet opp til dette samtidskonflikt Det forekommer flere ganger at ambulansen er ute på oppdrag når nytt oppdrag melder seg. Påske, andre utfarts helger vinterstid - mange hendelser stor belastning, øker sårbarhet. Meget liten Liten Moderat Stor Svært stor 5 2

Vedlegg 1. Detaljert gjennomgang av hendelser KONSEKVENS Mulige konsekvenser Dagens LV: Gjør det vanskelig å beholde og rekruttere fastleger Svekker fastlegeordningen Fravær Økt vaktbelastning for resterende leger. Redusert tid til: samhandling med hjemmespl. og andre aktører, opplæring, kurs, samarbeidsmøter med mer. Skadereduserende tiltak Etablere interkommunal legevaktsentral slik at en reduserer vaktbelastning for legene Øke legetilgjengeligheten i alle de fire kommunene. Øke antallet leger til fordeling av vakt Øke beredskap i påsken og andre store arrangement. Kommunen har legebil. Legevakten sårbar, vil ikke være bemannet når lege er opptatt i forbindelse med store hendelser/ulykker = Samtidighetskonflikt Interkommunal legevakt enda mer sårbar ved store hendelser/ulykker viss kun 1 lege på vakt i hele distriktet. Økt belastning for ambulanse/amk, hjemmesykepleie, institusjon m.m. Flere legehjemler vil øke kostnadene Økte kostnader betyr kutt i andre kostnader kommunen har, f.eks. PLO, skole osv. RISIKOREDUSERENDE TILTAK Ubetydelig Lav Moderat Høy D Svært høy Flere leger i vaktordning slik at ikke behovet for tilstrekkelig beredskap sliter ut de faste legene. Redusere inntak av vikarleger. Robust interkommunal legevakt. Vurdere behov for lokal legevakt med hjemmevakt til kveld. God sykepleierdekning (i institusjon og hjemmesykepleie), god kvalitet. Styrke tilsynslegefunksjon for institusjon og omsorgsboliger. Kommunen har legebil. God ambulanseberedskap en forutsetning. Tilgjengelige drosjer stasjonert i Sauda. R8440 Prosjektrapport 3

2 ROS for Sauda legevakt UØNSKET HENDELSE - Få fastleger i vaktordningen Legebemanning SANNSYNLIGHET Mulige årsaker Det er pr. i dag god legedekning ift. folketall, men stort forbruk av legetjenester. Lege ivaretar arbeidsdag (mandag) etter helgevakt. Antall LV henvendelser i løpet av 2013 = 2841 Opplevelse av for få leger tilgjengelig for en robust vaktordning. Reell fare for at vaktordningen bryter sammen Vanskelig å få time hos fastlege/ på legekontor generelt i ordinær åpningstid. Nyansatte leger, tidvis uerfarne og kan ha lavere produktivitet, trenger mer tid pr. pasient. Må ha inn eksterne vikarer fra vikarbyrå ved ferie, lenger sykefravær, vakante stillinger med mer. Ikke mulig å sikre seg 100 % at vikarene er kvalifiserte, slik byråene hevder. Forebyggende tiltak Stabilitet for fast ansatte leger unngå turnover. Mindre belastende arbeidsvilkår for leger; - Maks 6,5 delt vakt eller mindre. (I praksis er det hyppigere i dag.) God tilgjengelighet til fastlege på dagtid, som forebygger behov for LV på kveld, natt og helg. God pasientgjennomstrømming /produktivitet pr. lege. Bedre vurdering og prioritering mht. hvilke pasienter som må prioriteres til legetime. God pasientoppfølging, gode forløp, slik at en unngår at pasientene må komma igjen og igjen til nye timer. Kvalitet og effektivitet. Viktig med god og tilstrekkelig ledelse. Legesenteret skal få egen enhetsleder våren 2014. Få hjelp av sykepleier ved behov for assistanse på LV. Økt bruk av ambulanse Mindre bruk av obs-sengene Interkommunal legevakt Ev. utvidet åpningstid på legekontor til kl. 17, mer brukervennlig. Kan demre opp behov for LV på kveld/natt. Meget liten Liten Moderat Stor 4 Svært stor 4

Vedlegg 1. Detaljert gjennomgang av hendelser KONSEKVENS Mulige konsekvenser Legevakt henger sammen med fastlegedekningen. Ustabil legedekning gir konsekvenser for LV og motsatt. Økte køer og misfornøyde pasienter - fører til ytterligere pågang/henvendelser til legekontor. Stort pågang/ press kan medføre redusert kvalitet på tjenester stress, med økt risiko for fravær Lav legebemanning fører til økende stress og økende sannsynlighet for feil. Legene får redusert hviletid før og etter aktiv vakt, slitasje. Skadereduserende tiltak Opprette flere legehjemler, innarbeide LV i ordinær arbeidstid ---- Sikre stabilitet og godt kvalifiserte medhjelpere, f.eks. sykepleiere på legekontoret og legevakt. God sykepleierdekning med høg kompetanse i øvrig del av helsetjenesten. Ev. opprette interkommunal legevakt, som er mer robust enn dagens ordning. Redusert motivasjon for leger til å jobbe på legevakt. RISIKOREDUSERENDE TILTAK Ubetydelig Lav Moderat Høy D Svært høy Videreutvikle kurs og opplæringstilbud for leger. R8440 Prosjektrapport 5

3 ROS for Sauda legevakt UØNSKET HENDELSE - Mangel på kvalifisert personell Sykepleierbemanning SANNSYNLIGHET Mulige årsaker Ikke stasjonær legevakt - hjemmevakt Ingen sykepleier tilknyttet legevakt Legen er alene i vakt Marginal bemanning i hjemmesykepleien, fører til økt arbeidspress særlig aften/natt + helg Forebyggende tiltak Lokalisert i samme bygg som SDMS og obs-senger, mulighet for å få hjelp fra sykepleier på akuttrommet. Får hjelp ved behov i dag, men ikke tatt høyde for i bemanningsplan. En pleier fra DMS knyttet til legevakten som kan tilkalles ved behov og som kan bli med på ev. sykebesøk. Flere sykepleierstillinger i øvrig helsetjeneste, slik at det gir bedre mulighet for å samarbeide/hjelpe til på LV. Fokus på folkeopplysning om bruk av legevakt få ned antall unødvendige henvendelser. Sørge for god kvalitet på råd og veiledning fra LVoperatør/LV- telefon. (Betjenes fra Haugesund/HF) Døgnåpen bemannet legevakt med sykepleier jevnere belastning gjennom hele døgnet. Betjene de henvendelser som kommer på dagtid, innenfor ordinær åpningstid tilstrekkelig ØH-timer på dagtid Endre organisering av spl. gruppen i hjemmetjenesten Meget liten Liten Moderat Stor 4 Svært stor KONSEKVENS Mulige konsekvenser Høyt arbeidspress fører til svekket vurderingsevne, slitasje, fare for sykefravær, søker seg vekk til andre stillinger og kommuner. Må gjøre alt selv, enkelte oppgaver kunne sykepleier utført og en hadde frigitt legetid høyt stressnivå for spl. gruppen med risiko før økt sykefravær, jf. dagens bemanningsplan. Skadereduserende tiltak Sykepleier på LV Økt sykepleierdekning generelt i kommunehelsetjenesten Lege og sykepleier sammen på bemannet legevaktstasjon, dele på oppgaver og kan konsultere hverandre, noen å rådføre seg med. Bemannet interkommunal legevakt med tilstrekkelig bemanning Fortsatt kjøpe betjening av LV-telefon fra AMK eller f.eks. Haugesund kommune. Ubetydelig Lav Moderat C Høy Svært høy RISIKOREDUSERENDE TILTAK Vurdere døgnåpen bemannet legevakt Vurdere å øke sykepleierbemanning i perioder alternativ etablere bakvaktordning 6

Vedlegg 1. Detaljert gjennomgang av hendelser 4 ROS for Sauda legevakt UØNSKET HENDELSE - vold og trusler mot ansatte Sikkerhet for ansatte og pasienter SANNSYNLIGHET Mulige årsaker Legen er alene på legevakt og må håndtere aggressive og truende situasjoner stort sett alene fra pasienter /pårørende Leger må dra alene på sykebesøk ingen form for beskyttelse. Uttalt risiko Ved hendelser har politiet lang responstid. Vikarleger /turnusleger og nyansatte kjenner ikke alle og vet ikke hvem som utgjør større risiko enn andre. Pasienter vil ha tilgang til medisiner på akuttrommet. Akuttrommet har gode rømningsveier + innbruddsalarm Pengeskrinet blir oppbevart i safen med narkotika. Forebyggende tiltak Utrede mulighet for at lege og andre risikoutsatte kan få bærbar trygghetsalarm som primært går til DMS og ambulanse, ev. til brannmannskap eller politi. Personale fra DMS knyttes til legevakten som kan tilkalles ved behov. Bemannet legevaktsentral med sykepleier på jobb samtidig. Øke sikring av bygget: - Kameraovervåkning - Etablere alarmsystemer: nødalarm når man er truet. (hvem skal betjene denne/svare i andre enden og hvilke kvalifikasjoner skal de ha?) Politi rykker f.eks. ikke ut alene og har aksept for det, hva med helsepersonell? Bedre prosedyrer i forhold til sikkerhet: - Ikke skarpe gjenstander ved farlige pasienter - God kontroll på nøkler - Sikre at prosedyrer for låsing følges - Ikke kontanter på legevakten - Pengeskrin og narkotika atskilt Utvikle prosedyrer for leger på sykebesøk. Leger bør ikke dra alene på sykebesøk. Ha med personale fra DMS som er tilknyttet legevakten. Etablere oversikt over risikopasienter er umulig. Meget liten Liten Moderat Stor Svært stor 5 KONSEKVENS Mulige konsekvenser Sikkerheten til de ansatte på legevakten trues trakassering / fysisk vold /død Sikkerheten til pasientene på legevakten trues. Fysiske fasiliteter ødelegges. Kontanter og medisiner blir stjålet. Skadereduserende tiltak Etablere en bemannet legevaktsentral Etablere klare prosedyrer når en hendelse inntreffer og øve på disse Bedre sikring av bygget og innføre tiltak som bidrar til å ha bedre oversikt over pasienter/lokaler. Forebyggende og skadereduserende tiltak gir økte kostnader Interkommunal legevakt med bedre bemanning enn lokalt i dag. R8440 Prosjektrapport 7

Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy E RISIKOREDUSERENDE TILTAK Lege får bærbar trygghetsalarm som f.eks. går til DMS og ambulanse, ev. til brannvesen. Personale fra DMS til stede ved behov, også på sykebesøk. Vurdere bemanningsbehov mht. dette. Omorganisering på legevaktrommet. Kontroll på lagerbeholdning og daglig påfyll. Dialog med DMS og ambulanse, ev. brannvesen og politi, om utrykning ved hendelser Gjennomgå øvelser og prosedyrer for leger når de er alene i konsultasjon med pasient Etablere tiltak som øker legers sikkerhet 8

Vedlegg 1. Detaljert gjennomgang av hendelser 5 ROS for Sauda legevakt UØNSKET HENDELSE feilbehandling, underdiagnostisering Kvalitet på legevakttilbudet SANNSYNLIGHET Mulige årsaker Hyppig bruk av korttids vikarleger medfører variabel kvalitet. 2012 var det 23 leger som deltok i LV, hvorav 2 turnuskandidater og 16 utenlandske leger Dels uerfarne leger med fare for å overse alvorlige tilstander, og mangelfull oppfølging. Korte vikariat lite kontinuitet for kronikere og pasienter som treng tett oppfølging av fastlege Prøvesvar og epikriser blir liggende, manglende ansvar for oppfølging. Enkelte vikarer oppfyller ikke kompetansekrav mht. reell kompetanse (lokalkunnskap, norsk helselovgivning) Utenlandske vikarleger mangler ofte godkjenning som allmennlege, ikke krav til godkjenning for å gå legevakt. Begrensa tid til opplæring - Rekker ikke gi tilstrekkelig opplæring/informasjon. Forebyggende tiltak Sikre at alle innbyggere har navngitt fastlege og tilgang til denne slik at ikke fastlegeoppgaver må tas på legevakt. Kontinuitet = kvalitet i både legevakt og fastlegeordningen. Tilstrebe mulighet for pasientene til å bytte fastlege, fordrer noe ledig kapasitet på listene. Redusere vikarinnleie så langt som mulig, jobbe for å beholde fast ansatte leger. Vikarleger, kvalitetssikre referanser så lang som mulig. Tilstrebe å bruke faste vikarer. Individuell opplæringsplan, avklare hvor mye tid, f.eks. skal jobbe 21 dager, hvor mye av den tiden er akseptabelt at går til opplæring. Endre legevaktordningen til turnus, innarbeides i fastlegebemanningen, utrede konsekvenser. Større vaktdistrikt. Redusert vaktbelastning. Språkbarriere misforståelser, Lite vaktdistrikt begrenset mengdetrening Lange helgevakter i tillegg til travle pasientdager på kontoret både før og etter vakt fører til at legen er trøtt og uopplagt; - Mindre opplagt legevaktslege gjennom helgen. - Heimevakt tilbakeholden med pasientmottak kveld/ nattestid. Dette er person avhengig. - Gir også konsekvenser for ordinær pasientliste mandag etter helgevakt. Klarer færre konsultasjoner ---- Meget liten Liten Moderat Stor 4 Svært stor R8440 Prosjektrapport 9

KONSEKVENS Mulige konsekvenser Usikker kvalitet på pasientbehandling og samhandling med sykehus og kommunehelsetjenesten for øvrig. Feilbehandling/ikke-behandling Skade/død Dårlig service og omdømme Utrygghet Skadereduserende tiltak Sørge for stor grad av faste leger i kommunen. Redusere vaktbelastningen på de faste med f.eks. interkommunalt samarbeid/legevakt. God sykepleierdekning og kvalitet på pleiepersonell ellers i kommunen. Tilsynslege tilknytta omsorgsboliger med heldøgns omsorg Hyppigere sykehusinnleggelser, mindre bruk av kommunale obs-senger RISIKOREDUSERENDE TILTAK Ubetydelig Lav Moderat Høy D Svært høy Full legedekning hvor pasientene får god oppfølging av sin fastlege. Gode arbeidsvilkår for leger og øvrig helsepersonell, fokus på HMS. Vakter inkludert i ordinær arbeidstid, men må kompenseres med flere legehjemler. Mulighet for avspasering iht. lov og avtaleverk. 10

Vedlegg 1. Detaljert gjennomgang av hendelser 6 ROS for Sauda legevakt UØNSKET HENDELSE for lang responstid for lege ved "rød respons" Responstid SANNSYNLIGHET Mulige årsaker Kommunal legevakt i Sauda pr. i dag - kort avstand til kommunal legevakt for de fleste innbyggere, som bor innenfor en radius på pluss/minus 15,7 km Hjemmevakt; -forlenger responstid noe, særlig natt + helg. - lange vakter (fredag 15.00 mandag kl. 08.00), lege kan vurdere å utsette konsultasjoner til mandag, som kanskje burde vært vurdert tidligere. Forebyggende tiltak God ambulanseberedskap med to ambulanser, forebygger samtidighetskonflikter. Utvidet åpningstid på legesenteret på dagtid, f.eks. til kl. 18? Den enkelte kommune ivaretar lokal LV til f.eks. kl. 18 eller 22. Bemannet legevaktstasjon, inkl. sykepleier. Sauda har tilgjengelig legebil. Etablere "First Responders". -utrykning fra hjemmevakt natt kan være personavhengig Tilgjengelighet og kvalitet på LV-telefon må være god. Interkommunal legevakt i Ølen: gir vesentlig lenger responstid ift legevakt når pasienten befinner seg i Suldal, Sauda eller Skånevik. Denne kan ytterligere bli forlenget grunnet -veiforhold (uvær, snøfall, glatte veier, ras, vannmengder, Svandalsfossen, havari/ trafikkulykker, samtidighetskonflikter) Lengre transporttid ved fremmøte på legevakt, medfører en større belastning for eldre og andre som trenger syketransport (taxi, ambulanse) Vaktleger fra andre kommuner, som ikke kjenner lokale forhold KONSEKVENS Meget liten Liten 2 Moderat Stor Svært stor Mulige konsekvenser Kort responstid øker etterspørsel etter LV, lett tilgjengelig, kan føre til overforbruk. Høg responstid reduserer etterspørsel etter LV, kan føre til underforbruk. Responstid blir vesentlig lenger ved interkommunal LV, konsekvens avhenger av ambulanseberedskap og kvalitet/tilgjengelighet på fastlegeordning og øvrig helsetjeneste. Skadereduserende tiltak God ambulanseberedskap viktig - Ambulansen i Sauda når 84 % av befolkningen innen 25 minutt. Gjennomsnittlig responstid er 8 minutt. First responders som kan aktiveres ved behov. Vil og bedre beredskapen. God sykepleierdekning i øvrig kommunal helsetjeneste Ubetydelig Lav B Moderat Høy Svært høy R8440 Prosjektrapport 11

RISIKOREDUSERENDE TILTAK Bakvaktordning hvis interkommunal legevakt. Må konsekvensutredes mht. om dette vil virke negativt på andre områder igjen, f.eks. rekruttere/beholde fastleger. God fastlegedekning med god oppfølging av kronikere. Tilsynslege også ifb. med omsorgsboliger slik at syke følges bedre opp på dagtid, forebygger behov for LV. 12

Vedlegg 1. Detaljert gjennomgang av hendelser 7 ROS for Sauda legevakt UØNSKET HENDELSE klarer ikke å rekruttere nok faste leger, må ofte benytte vikarer Rekruttering SANNSYNLIGHET Mulige årsaker Rekruttering til faste legehjemler er vanskelig; - lite attraktiv vaktordning for legene - Samt andre utfordringer som fastlege ved dagens legekontor. - Geografisk beliggenhet Leger ønsker også normal arbeidstid og forutsigbar fritid. Mange leger velger å gå i redusert stilling for å orke vaktbelastningen som kommer i tillegg til ordinær arbeidstid med travle dager på kontoret. Forebyggende tiltak Sørge for stor grad av faste leger i kommunen. Styrke strategisk kompetansestyring, interkommunalt samarbeid f.eks. mht. læringsmuligheter, veiledning, hospitering, ferdighetstrening m.m. Robust LV, f.eks. flere leger i LVordningen/interkommunalt samarbeid. God og tilstrekkelig ledelse. God organisering ift øvrig kommunal helsetjeneste. Opprettholde turnusstilling. Meget liten Liten Moderat Stor 4 Svært stor? KONSEKVENS Mulige konsekvenser Sårbar legevakt, fare for at legevakt bryter sammen. Skadereduserende tiltak Lage vaktordning som er mer attraktiv mtp. rekruttering. RISIKOREDUSERENDE TILTAK Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy E R8440 Prosjektrapport 13

8 ROS for Sauda legevakt UØNSKET HENDELSE - redusert kvalitet på medisinsk oppfølging i institusjon, omsorgsboliger og hjemmebasert omsorg Øvrige kommunale tjenester SANNSYNLIGHET Mulige årsaker Øvrige kommunale tjenester sliter når legedekningen er ustabil og sårbar, med fare for redusert kvalitet på medisinsk oppfølging Begrensa mulighet /fokus på samhandling Mangelfull oppfølging i institusjon inkl. obssenger, samt omsorgsboliger og hjemmebasert omsorg. Sykepleiere og hjelpepleiere må kompensere for mangelfull medisinsk oppfølging/kontinuitet. Bruker mye tid for å opprette kontakt med aktuelle fastleger samt få avklaring på medisinske spørsmål, (ineffektivt) Forebyggende tiltak Gode samhandlingsrutiner som følges opp og blir prioritert. Legene må prioritere tverrfaglig samarbeid Avsatt tilstrekkelig tid til kommunale oppgaver Etablere tilsynslege for DMS og kommunale omsorgsboliger. God tilgjengelighet til fastlege på dagtid for hjemmetjenesten. Ta i bruk PLO meldinger. Fare for dårlig utnytting av f.eks. obs-senger. KONSEKVENS Meget liten Liten Moderat Stor Svært stor 5 Mulige konsekvenser Legekontoret har viktig funksjon som påvirker hele helsetjenesten, NAV, arbeidsgivere med flere Dagens situasjon: - Redusert kvalitet på medisinsk oppfølging ift. øvrige kommunale oppgaver. - Risiko for feilbehandling, under- og overbehandling. Fanger ikke opp symptomer/sykdom Skadereduserende tiltak Bedre fastlegedekning, øke tilgjengelighet til fastlege: Øke bemanning. Øke sykepleierbemanning (hjemmesykepleien og institusjon) Interkommunalt samarbeid/legevakt Bedre planlegging/epj med tiltak mht. potensielle symptom/tilstander. (Eks TIPS.) Påvirker omdømme til hele helsetjenesten i kommunen. RISIKOREDUSERENDE TILTAK Ubetydelig Lav Moderat D Svært høy Omorgansiering av sykepleierressurser i hjemmetjenesten. Vurderes ifb. rullering av helse- og omsorgsplan 2014. 14

Vedlegg 1. Detaljert gjennomgang av hendelser 9 ROS for Sauda legevakt UØNSKET HENDELSE mangelfull behandling/feilbehandling pga. dårlig kommunikasjon/informasjon Kommunikasjon fastlege SANNSYNLIGHET Mulige årsaker Personvernlovgivning er primære utfordringer, også de tekniske løsninger Dataverktøyet for kommunikasjon mellom legevakt og fastleger er ikke tilfredsstillende. Det er flere fagsystemer som ikke kommuniserer tilfredsstillende. Fastleger skal ha journalnotat fra legevakt elektronisk overført innen neste dag. Legevakten er ikke koblet opp mot folkeregisteret. Utfordring i forhold til å få sendt epikriser. Det brukes i dag samme legejournal på dagtid og på legevakt. Lege har derfor tilgjengelig journal med nødvendige opplysninger uansett om en kjenner pasienten eller ikke. Det sikrer at nødvendige opplysninger som f.eks. faste medisiner og tidligere sykdommer følger med pasienten, også ved innleggelse på sykehus. Forebyggende tiltak Det må etableres klare prosedyrer for å skaffe nødvendig informasjon fra pasient om fastlege, personalia, bosted osv. Etablere prosedyrer i forbindelse med sending av epikriser til fastleger sørge for å vurdere om disse må sendes på papir når elektronisk oversendelse ikke kan bekreftes mottatt. Elektronisk meldingsutveksling implementeres våren 2014. Innhente samtykke fra pasient til å utveksle informasjon. PLO meldinger letter samarbeidet med andre instanser. Det er ikke tillatt å få tilgang til fastlegejournal på en interkommunal legevakt. Legevakt og fastlegeordning henger sammen, gjensidig avhengig av hverandre for å fungere. KONSEKVENS Meget liten Liten Moderat 3 Stor Svært stor Mulige konsekvenser Mulige konsekvenser av mangelfullt datasystem er: Fastlegen får ikke epikriser. Henvisning til spesialisthelsetjenesten blir avvist. Pasienter får ikke nødvendig behandling. Pasienter får ikke registrert frikort hos HELFO. Manglende oversendelse er brudd på retningslinjer. Skadereduserende tiltak Etablere prosedyre for å innhente samtykke fra pasienten at opplysningene kan deles med fastlegen. Sende PLO-melding: forutsetter at pasienten gir sitt samtykke til at opplysningene kan deles. Forebygge at legevakten utfører fastlegeoppgaver ved å sørge for god tilgjengelighet til fastlege. RISIKOREDUSERENDE TILTAK Ubetydelig Lav Moderat C Høy Svært høy R8440 Prosjektrapport 15