Utvalg: LENVIK VALGSTYRE Møtested: Lenvik rådhus, f.salen Møtedato: 06.09.2011 Tid: Kl. 12.00 MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 17/11 09/2999 KOLLEKT I RÅDHUSET UNDER VALGDAGENE 11. OG 12. SEPTEMBER 2011 18/11 11/639 FORSENDELSE AV FORHÅNDSSTEMMER VED KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2011 19/11 11/1774 FORHÅNDSSTEMMEGIVNING TIL LOKALE FOLKEAVSTEMNINGER 20/11 11/1826 VALG 2011 - KRETSVIS OPPTELLING AV STEMMESEDLENE - INNTRANSPORT AV MATERIELL 21/11 11/1827 VALG 2011 - SIKRING AV VALGMATERIELL MELLOM VALGDAGENE
Sak 17/11 Saksbehandler: Torleif Josefsen Arkiv: 011 Arkivsaksnr.: 09/2999 KOLLEKT I RÅDHUSET UNDER VALGDAGENE 11. OG 12. SEPTEMBER 2011 Saksnr.: Utvalg Møtedato 17/11 Lenvik valgstyre 06.09.2011 Vedlegg: - Ingen Andre dokumenter (ikke vedlagt): - Skriv fra Frelserarmeen av 17.09.2009. Saksopplysninger: Som ved tidligere valg legges det opp til at Frelsesarmeen også ved dette valget skal gis tillatelse til å stå med kollektbøsse ved inngangen til valglokalet ved årets valg. Vurdering: Ved tidligere valg har valgstyret gitt Frelsesarmeen tillatelse til å stå med kollektbøsse i hallen i 1. etg. i rådhuset på Finnsnes. Frelsesarmeen har ivaretatt denne tillatelsen på beste måte ved tidligere valg og det innstilles på at slik tillatelse også gis ved dette valget. Innstilling: Valgstyret gir Frelsesarmeen, Finnsnes tillatelse til å drive innsamling med bøsse i hallen i 1. etg. i rådhuset på Finnsnes søndag 11. og mandag 12. september 2011. Lenvik rådhus, 5. september 2011 Margrethe Hagerupsen Torleif Josefsen Side 2 av 16
Sak 17/11 Behandling/vedtak i Lenvik valgstyre den 06.09.2011 sak 17/11 Tilstede samtlige 7 medl/varamedlemmer Vedtaket var enstemmig. Valgstyrets vedtak (rådmannens innstilling enstemmig): Valgstyret gir Frelsesarmeen, Finnsnes tillatelse til å drive innsamling med bøsse i hallen i 1. etg. i rådhuset på Finnsnes søndag 11. og mandag 12. september 2011. Side 3 av 16
Sak 18/11 Saksbehandler: Torleif Josefsen Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 11/639 FORSENDELSE AV FORHÅNDSSTEMMER VED KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2011 Saksnr.: Utvalg Møtedato 18/11 Lenvik valgstyre 06.09.2011 Vedlegg: - Ingen Andre dokumenter (ikke vedlagt): 1. Skriv fra Posten Norge til Lenvik kommune datert 22. august 2011. 2. Informasjon fra Kommunal- og regionaldepartementet 26.8.2011 forsendelse av forhåndsstemmer. Kort sammendrag: For at forhåndsstemmene skal komme frem i tide har posten Norge gitt informasjon om forsendelser rundt om i landet ved skriv 22. august 2011. Saksopplysninger: Posten Norge har laget slike retningslinjer vedr. forsendelse av forhåndsstemmer: Side 4 av 16
Sak 18/11 Kommunal- og regionaldepartementet skriver dette om forsendelse av forhåndsstemmer 26.8.2011: Det er viktig at kommunene sikrer at forhåndsstemmene ved årets valg kommer frem til valgstyrene innen fristen mandag 12. september kl. 2100. Departementet minner om at kommunene i henhold til valgforskriften ved skal benytte A-post når forhåndsstemmer sendes andre kommuner. Husk også at forhåndsstemmer skal sendes fortløpende hver dag siste uken før valget. Posten har gitt noen anvisninger på forsendelse av forhåndsstemmene. Det er viktig at kommunene følger Postens anvisninger. Kommunene må derfor: Sende forhåndsstemmegivninger avgitt fredag 9. september før postens innleveringsfrister fredag. Der det er 1 dags fremsendingstid kan resten av stemmegivningene sendes innen Postens innleveringsfrist lørdag 10. september. Der det er 2 dagers fremsendingstid, må det ordnes egen transport for forhåndsstemmer avgitt etter Postens innleveringsfrist fredag. Sjekke egen postboks på ettermiddag/kveld mandag 12. september. Vurdering: Informasjonen som forsendelse av forhåndsstemmene til andre kommuner som er gitt av Posten Norge og Kommunal- og regionaldepartementet tas til etterretning. Det er opprettet god kontakt med representanter for Posten Norge lokalt på Finnsnes. Det er gjort avtale om utlevering av forhåndsstemmer som kommer til Lenvik natt til lørdag 10. september. Utleveringen vil skje rundt kl. 0830 på lørdags morgen. Side 5 av 16
Sak 18/11 Innstilling: Valgstyre tar orienteringen til etterretning. Lenvik rådhus, 5.9.2011 Margrethe Hagerupsen Torleif Josefsen Behandling/vedtak i Lenvik valgstyre den 06.09.2011 sak 18/11 Tilstede samtlige 7 medl/varamedlemmer Vedtaket var enstemmig. Valgstyrets vedtak (rådmannens innstilling enstemmig): Valgstyre tar orienteringen til etterretning. Side 6 av 16
Sak 19/11 Saksbehandler: Torleif Josefsen Arkiv: 016 Arkivsaksnr.: 11/1774 FORHÅNDSSTEMMEGIVNING TIL LOKALE FOLKEAVSTEMNINGER Saksnr.: Utvalg Møtedato 19/11 Lenvik valgstyre 06.09.2011 Vedlegg: - Ingen. Andre dokumenter (ikke vedlagt): - Skriv fra Troms fylkeskommune 25.8.2011 vedr. distribusjon av stemmesedler til alle landets kommuner. Kort sammendrag: Troms fylkeskommune oversendte informasjon om distribusjon av stemmesedler til andre kommuner ved e-post 25. august 2011. Saksopplysninger: Skrivet fra Troms fylkeskommune gir informasjon om distribusjon av stemmesedler til andre kommune og de skriver slik 25. august 2011: Fra: Åge Kvilstad [mailto:age.kvilstad@tromsfylke.no] Sendt: to 25.08.2011 14:05 Til: Kommunene i Troms (alle 25) Emne: VS: Anmodning om bistand - vedr. folkeavstemning i Aust-Agder God dag. Troms fylkeskommune videresender etter anmodning e-post fra Aust-Agder fylkeskommune, se nedenfor. Det bes om at kommunens valgstyre gjøres oppmerksom på nevnte e-post. Med vennlig hilsen Åge M. Kvilstad Fra: Lindseth, Anne Kristin [mailto:anne.kristin.lindseth@austagderfk.no] Sendt: 23. august 2011 12:40 Til: ole.kjendlie@akershus-fk.no; Hans.Borte@akershus-fk.no; sentralpost@ostfoldfk.no; annkri11@ostfoldfk.no; anna-brita.bakken@bfk.no; kristinep@vfk.no; asbjorn.ausland@oslobystyre.no; bjarne.christiansen@hedmark.org; Berit.johannessen@oppland.org; Tora.olsen@t-fk.no; Knutsen, Steinar; ragnhild.holte@rogfk.no; Sigrid-Helene.Aardal@post.hfk.no; ase.husabo.skilbrei@sfj.no; Kristine.elisabeth.svendsen@mrfylke.no; zlatko.dzaferovic@stfk.no; Per- Odd.haugseth@ntfk.no; Sten.isaksen@nfk.no; Åge Kvilstad; Oystein.ruud@ffk.no Kopi: Eielsen, Arild; Kristensen, Øystein; Momrak, Torleiv Emne: Anmodning om bistand - vedr. folkeavstemning i Aust-Agder Viktighet: Høy Side 7 av 16
Sak 19/11 Hei! Parallelt med kommunestyre- og fylkestingsvalget skal vi i Aust-Agder gjennomføre en rådgivende folkeavstemning om sammenslutning av fylkene Aust-Agder og Vest- Agder. Vi har nå dessverre fått noen tilfeller hvor velgere er blitt avvist i forhåndsstemmelokalet når de har forsøkt å avgi stemme til folkeavstemningen i Aust-Agder. Dette har skjedd i forhåndsstemmelokaler utenfor Aust-Agder. Da det ville bli uforholdsmessig store kostnader forbundet med å distribuere stemmesedler til alle landets kommuner i forbindelse med vår lokale folkeavstemning, valgte vi å avstå fra dette og falle tilbake på velgerens mulighet til å påføre sitt valg på for eksempel et brevark. Det har imidlertid vist seg at enkelte stemmemottakere ikke er kjent med at man kan avlegge stemme på en slik måte. Kravet til stemmeseddelen er som kjent at det skal fremgå hvilket valg stemmeseddelen gjelder og hvilket alternativ velgeren stemmer på. I forbindelse med folkeavstemningen i Aust-Agder har vi følgende alternativer: JA, jeg ønsker at Aust-Agder og Vest-Agder skal slås sammen til ett fylke. Nei, jeg ønsker ikke at Aust-Agder og Vest-Agder skal slås sammen til ett fylke. Blank. Velgeren kan selvfølgelig benytte en annen tekst for å angi sitt valg, så lenge det fremgår tydelig hva velgeren har ment. Jeg ber om din hjelp til å spre denne informasjonen videre til valgstyrene i kommunene i ditt fylke, med en henstilling om at valgstyrene sikrer at stemmemottakerne ikke avviser velgere som ønsker å avlegge stemme til vår lokale folkeavstemning. På forhånd tusen takk for hjelpen Med vennlig hilsen Anne K. Lindseth Vurdering: Kommunal- og regionaldepartementet har gitt slik informasjon om samme sak: Forhåndsstemmegivning til lokale folkeavstemninger og valg til bydelsutvalg (kommunedelsutvalg) utenfor egen kommune For valgmedarbeidere I forbindelse med kommunestyre- og fylkestingsvalget avholdes det flere lokale folkeavstemninger, samt valg til bydelsvalg i Oslo kommune. Side 8 av 16
Sak 19/11 Oslo kommune har rettet en henvendelse til departementet om tilgang til stemmesedler til bydelsvalget ved forhåndsstemmegivningen i andre kommuner i landet. Departementets svar til Oslo kommune finnes her (pdfformat). Departementet opplyser i brevet om at det ikke er anledning til å distribuere og pålegge andre kommuner å ha stemmesedler til bydelsvalg eller andre lokale avstemninger tilgjengelig ved forhåndsstemmegivningen i faste lokaler eller i institusjoner. Velgere som ønsker å avgi stemme til lokale folkeavstemninger eller til bydelsvalget har anledning til å gjøre dette ved alle forhåndsstemmelokaler i landet, selv om det ikke er stemmesedler til disse valgene tilgjengelig i valglokalet. Dersom velgeren har med seg stemmeseddel fra egen kommune/fylke til det lokale valget brukes denne. Stemmeseddelen legges i stemmeseddelkonvolutten sammen med stemmeseddel til kommunestyre- og fylkestingsvalget. Har ikke velgeren med seg stemmeseddel benyttes et blankt ark, den generelle stemmeseddelen til departementet eller stemmeseddel tilhørende et annet valgdistrikt. Dersom slike benyttes som stemmeseddel til lokal folkeavstemning eller bydelsvalg må det tydelig framkomme av stemmeseddelen hvilket valg den gjelder for og hva velgeren stemmer på. Stemmeseddelen legges i stemmeseddelkonvolutten sammen med stemmeseddel til kommunestyre- og fylkestingsvalget. Innstilling: Valgstyret i Lenvik tar til etterretning at det ikke er anledning til å distribuere og pålegge andre kommuner å ha stemmesedler til bydelsvalg eller andre lokale avstemninger tilgjengelig ved forhåndsstemmegivningen i faste lokaler eller i institusjoner. Lenvik rådhus, 5.9.2011 Margrethe Hagerupsen Torleif Josefsen Side 9 av 16
Sak 19/11 Behandling/vedtak i Lenvik valgstyre den 06.09.2011 sak 19/11 Tilstede samtlige 7 medl/varamedlemmer Vedtaket var enstemmig. Valgstyrets vedtak (rådmannens innstilling enstemmig): Valgstyret i Lenvik tar til etterretning at det ikke er anledning til å distribuere og pålegge andre kommuner å ha stemmesedler til bydelsvalg eller andre lokale avstemninger tilgjengelig ved forhåndsstemmegivningen i faste lokaler eller i institusjoner. Side 10 av 16
Sak 20/11 Saksbehandler: Torleif Josefsen Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 11/1826 VALG 2011 - KRETSVIS OPPTELLING AV STEMMESEDLENE - INNTRANSPORT AV MATERIELL Saksnr.: Utvalg Møtedato 20/11 Lenvik valgstyre 06.09.2011 Vedlegg: - Ingen Andre dokumenter (ikke vedlagt): - Ingen. Kort sammendrag: I forbindelse med kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011 foreslås det at stemmestyrene også denne gangen skal gjennomføre foreløpig opptelling av stemmesedlene mandag 12. september før stemmesedlene og det øvrige materiellet bringes inn til det sentrale opptellingslokale på rådhuset. Saksopplysninger: Prinsippet for opptellingen av stemmesedlene er nedfelt i valglovens 10-4 hvor følgende fremkommer: (1) Valgstyret er ansvarlig for opptelling av stemmesedler. Opptellingen foretas av de personer og på den måten valgstyret har bestemt. (2) Særskilt opptelling av stemmesedler kan bare foretas dersom den delen eller de delene av manntallet opptellingen gjelder, inneholder minst 100 navn. (3) Ved fylkestingsvalg og kommunestyrevalg skal stemmesedlene telles opp hver for seg. Stemmesedlene kan telles opp samtidig, forutsatt at dette ikke fører til forsinkelse av valgoppgjøret ved fylkestingsvalget. (4) Stemmesedler avgitt på forhånd og stemmesedler avgitt på valgtinget skal telles hver for seg. (5) Stemmesedlene skal telles opp i to omganger, ved en foreløpig og en endelig opptelling. Oversikt over manntallsførte i stemmekretsene i kommunen ved valget 2011. Side 11 av 16
Sak 20/11 Krets Menn Kvinner Totalt Side 12 av 16
Sak 20/11 0000 Uoppgitt 052 044 096 0001 Straumen 370 376 746 0002 Fagernes 231 223 454 0003 Kårvik 098 075 173 0004 Bjorelvnes 096 100 196 0005 Trollvik 322 308 630 0006 Finnsnes 1302 1386 2688 0007 Finnfjord 143 129 272 0008 Vågan 070 067 137 0009 Laksfjord 133 108 241 0010 Silsand 650 627 1277 0011 Grasmyr 095 083 178 0012 Kvanli 080 073 153 0013 Skognes 068 067 135 0014 Gibostad 195 184 379 0015 Lysbotn 071 083 154 0016 Botnhamn 139 140 279 0017 Husøy 093 082 175 0018 Fjordgård 078 066 144 Totalt... 4286 4221 8507 Vurdering: Opptelling av stemmer i regi av stemmekretsene ble gjennomført første gangen ved Stortingsvalget 2009 med godt resultat. Forutsetningen for at dette kan gjennomføres er at vilkårene i valglovens 10-4 nr. 2 er oppfylt. Og dette er tilfellet for samtlige stemmekretser i kommunen der det foregår stemmegivning. Ordningen med at foreløpig opptelling av stemmesedlene foregår i stemmekretsene og at stemmestyrene gjennomfører denne foreslås videreført også ved dette valget. I forbindelse med tidligere valg har to medlemmer fra stemmestyret fått ansvaret med å foreta inntransport av valgmateriellet til det sentrale opptellingsstedet på rådhuset på Finnsnes. Dette har fungert tilfredsstillende og det anbefales at dette gjøres også denne gangen og så snart som mulig etter at stemmegivningen er avsluttet og foreløpig opptelling er gjennomført. Innstilling: Side 13 av 16
Sak 20/11 1. Valgstyret beslutter at stemmestyrene i medhold av valglovens 10-4, nr. 2 gjennomfører foreløpig opptelling av stemmesedlene før de oversendes valgstyret til endelig opptelling. 2. Valgstyret bestemmer at to medlemmer av stemmestyret i den enkelte stemmekrets bringer stemmesedler og det øvrige materiellet i forseglet stand og på hurtigste måte til opptellingslokalet i kommunestyresalen i Lenvik rådhus på Finnsnes, etter at stemmegivningen er avsluttet og foreløpig opptelling er gjennomført mandag 12. september 2011. Lenvik rådhus, 5. september 2011 Margrethe Hagerupsen Torleif Josefsen Behandling/vedtak i Lenvik valgstyre den 06.09.2011 sak 20/11 Tilstede samtlige 7 medl/varamedlemmer Vedtaket var enstemmig. Valgstyrets vedtak (rådmannens innstilling enstemmig): 1. Valgstyret beslutter at stemmestyrene i medhold av valglovens 10-4, nr. 2 gjennomfører foreløpig opptelling av stemmesedlene før de oversendes valgstyret til endelig opptelling. 2. Valgstyret bestemmer at to medlemmer av stemmestyret i den enkelte stemmekrets bringer stemmesedler og det øvrige materiellet i forseglet stand og på hurtigste måte til opptellingslokalet i kommunestyresalen i Lenvik rådhus på Finnsnes, etter at stemmegivningen er avsluttet og foreløpig opptelling er gjennomført mandag 12. september 2011. Side 14 av 16
Sak 21/11 Saksbehandler: Torleif Josefsen Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 11/1827 VALG 2011 - SIKRING AV VALGMATERIELL MELLOM VALGDAGENE Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/11 Lenvik valgstyre 06.09.2011 Vedlegg: - Ingen Andre dokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Kort sammendrag: I de stemmekretsene som har todagers valg skal valgmateriellet sikres og oppbevares forsvarlig mellom valgdagene. Saksopplysninger: Valgloven med forskrift har bestemmelser om at det skal etableres tilfredstillende og sikre rutiner for oppbevaring av valgmateriell og stemmegivninger mellom valgdagene. Stemmestyrene har ansvaret for at slike rutiner etableres. Vurdering: For at stemmestyrene skal ha en tilnærmet lik behandling av oppbevaring og sikring av valgmateriellet mellom de to valgdagene er det nødvendig at valgstyret sier noe om dette med bakgrunn i erfaringer fra tidligere valg og bestemmelsene i valgloven og valgforskriften om dette. Innstilling: For å sikre den mest betryggende oppbevaring av valgmateriellet mellom de to valgdagene, bestemmes at urnen (-ene) med stemmeseddler som er avgitt første dag, og det øvrige stemmemateriell skal oppbevares i stemmelokalet innelåst og under forsegling, eller et annet betryggende sted. Lenvik rådhus, 5. september 2011 Margrethe Hagerupsen Side 15 av 16
Sak 21/11 Behandling/vedtak i Lenvik valgstyre den 06.09.2011 sak 21/11 Tilstede samtlige 7 medl/varamedlemmer Vedtaket var enstemmig. Torleif Josefsen Valgstyrets vedtak (rådmannens innstilling enstemmig): For å sikre den mest betryggende oppbevaring av valgmateriellet mellom de to valgdagene, bestemmes at urnen (-ene) med stemmesedler som er avgitt første dag, og det øvrige stemmemateriell skal oppbevares i stemmelokalet innelåst og under forsegling, eller et annet betryggende sted. Side 16 av 16