Kravspesifikasjon/ Arbeidsbeskrivelse

Vedlegg 1 Kravspesifikasjon/ Arbeidsbeskrivelse 1. ARBEIDET... 2 1.1 DRIFTSKONSEPT... 2 1.2 INNKJØP OG LAGERHOLD... 3 1.3 MATSERVERING... 4 1.4 MENY... 5 1.5 BETALING... 6 1.6 RENHOLD... 6 1.7 UTRUSTNING OG VEDLIKEHOLD... 6 1.8 MILJØTILTAK OG AVFALLSHÅNDTERING... 7 2. ARBEIDSTID... 7 3. DRIFTERENS RESSURSER... 7 3.1 PERSONELL... 7 3.2 KVALIFIKASJONER... 7 4. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET - KONTROLLRUTINER... 8 5. RAPPORTERING... 9 6. DIREKTORATETS LEVERANSER... 9

1. Arbeidet Drifteren skal bære fullt ansvar for den totale drift av kantinen ved direktoratets hovedkontor i Haugesund. Drifteren skal etablere arbeidsmetoder, rutiner og prosedyrer i henhold til myndighetskrav og faglig anerkjente standarder for kantinedrift. Arbeidet skal ellers utføres i samsvar med avtalens betingelser. 1.1 Driftskonsept Kantinedriften må innrettes slik at den dekker brukernes behov for og ønsker om variasjon i utvalget av mat- og drikke. Det bør også legge til rette for at hver enkelt skal kunne leve et sunt liv. Arbeidsplassen er et sted hvor holdninger dannes, utvikles og endres. De fleste ansatte spiser minst et måltid på arbeidsplassen og mange spiser også dagens hovedmåltid i kantinen. Mesteparten av dagen tilbringes på jobb, og det den enkelte spiser der vil derfor ha betydning for livskvalitet og sunnhet. Gunstig sammensatt ernæring forutsetter en balansert tilførsel av energi i fra fett, karbohydrater og proteiner. Samtidig skal inntaket av mineraler og vitaminer være i henhold til næringstoffanbefalingene. Det vil si at forbruket av mettet fett bør reduseres, forbruket av grove kornprodukter, frukt og grønnsaker bør økes. Ved å legge forholdene til rette slik at den enkelte kan velge et ernæringsmessig forsvarlig mattilbud, vil direktoratet vise både ansvar og omtanke for de brukernes helse og trivsel. Direktoratet vektlegger at kantinen skal ha en sunn profil. Sunnhet skal ikke bare være for salatspisere og drifterens utfordring vil være å tilrettelegge for at alle skal ha mulighet for å spise sunt. Dette gjelder både de som velger varm mat og de som velger smørbrød. Mange mener at maten må inneholde fett og salt for at maten skal smake godt. Både salt og fett brukes som smaksfremmere i maten. Drifteren må derfor være bevisst på utfordringen som ligger i å finne andre sammensetninger av smaksopplevelser som f. eks krydderurter, forskjellige eddiker og sunnere oljer. I det norske kostholdet er brød og kornprodukter basismatvarer, det er vanlig å spise 2-3 brød- og kornmåltider daglig. Drifteren skal derfor sørge for at det til enhver tid er tilgang til minst en type fullgrovt brød. Drifteren skal søke å erstatte produkter med høy fettprosent med tilsvarende produkter med lavere fettprosent: Crème fraiche og rømme kan erstattes med kesam, kremfløte med matfløte, bruke hvitt kjøtt istedenfor rødt i pølser. I forhold til en sunn profil er det for eksempel naturlig å bruke karbonadedeig fremfor kjøttdeig koteletter fremfor nakkekoteletter. Drifteren skal inneha ernæringskunnskaper om de ulike typer oljer og deres stekeegenskaper og være bevisst hvor mye olje, smør, fløte og rømme som brukes i sausene, dressinger og i matlaging generelt. Drifteren må også være bevisst på å erstatte smør/margarin med planteolje der det er hensiktsmessig. Drifteren skal merke maten så kundene selv kan velge mellom det sunne og det som er mindre sunt. Dette vil være aktuelt på matvarer som for eksempel grønnsaker, fettfattige matvarer og grove kornprodukter.

Det kan videre fra tid til annen gjennomføres spesielle serveringer som f.eks. geografisk orientert (fransk, meksikansk, italiensk) eller tema orientert (ostebord, sunt kosthold, økologisk mat, lokale mattradisjoner, kortreist mat, høstmeny, pastameny osv). Ved spesielle anledninger som jul, etc. skal det serveres spesiell mat knyttet til anledningen. Drifteren har ut over dette frihet til å tilpasse driftskonsept, meny og andre forhold vedrørende kantinedriften, slik at dette kan følge trender og utviklingstrekk i markedet og skape variasjon for de ansatte. Drifteren må kunne vise at det finner sted en kontinuerlig prosess med utvikling av nye produkter og ideer både på meny- og presentasjonssiden, slik at meny og serveringsløsninger til enhver tid er i samsvar med de brukernes behov og forventninger. 1.2 Innkjøp og lagerhold Drifteren har det fulle ansvar for innkjøp og lagring av alle råvarer, hel- og/eller halvfabrikata som er nødvendig for servering i kantinen og direktoratets lokaler forøvrig. Tilsvarende gjelder forbruksmateriell til bruk i kantinedriften. Direktoratet har til enhver tid rett til å kontrollere råvarelageret. Miljørutiner Sjøfartsdirektoratet er sertifisert som Miljøfyrtårn. I den forbindelse vil vi legge vekt på at drifteren velger mindre miljøbelastende produkter og har rutiner som minimerer ressursforbruket og avfallsmengden. Dette innebærer at drifteren ved innkjøp av varer ivaretar at disse har minst mulig transport (kortreist mat), minst mulig emballasjeavfall (dobbelemballasje) og prioriterer varer med returemballasje. Det må også redegjøres i hvilken grad drifteren bruker økologisk produserte varer, om varene er produsert i nærmiljøet og hvis ikke, om de er merket med produksjonssted/land, samt at menyen varierer etter årstidenes produksjon av frukt, grønnsaker m.m..videre må drifteren redegjøre om det stilles miljøkrav til 3. parts leverandører av renholdsmidler og om disse midlene er miljømerket, samt at drifteren i størst mulig grad unngår å kjøpe varer i engangsemballasje. Bestillingsrutiner Bestillinger skal skje i drifterens navn fra leverandører som driver lovlig virksomhet. Leverandører skal velges etter vanlige forretningsmessige prinsipper etter konkurrerende tilbud. Drifterens forpliktelse om å servere næringsrik mat skal for øvrig gjenspeiles i innkjøpene. Leverandøravtaler for alle matvarer skal kunne dokumenteres. Mottaksrutiner Alle varer til bruk i kantinedriften skal tas inn i bygget i varemottaket. Varene skal kontrolleres for kvalitet og antall før mottak bekreftes av drifter. Varene skal umiddelbart settes på anvist lager i samsvar med krav til forsvarlig oppbevaring. Drifteren skal sørge for at emballasje håndteres i tråd med direktoratets instrukser for avfallshåndtering.

1.3 Matservering Antatt gjennomsnittlig antall brukere av kantinen er 120-150 personer daglig. Direktoratets arbeidstid er normalt fra 0800-1500 (mai-sept) og 0800-1545 resten av året. Drifteren skal forberede matvarer og foreta nødvendig servering til å dekke direktoratets behov for slike tjenester, herunder: Lunsj Normal åpningstid i kantinen er hver arbeidsdag, mandag til fredag, i tidsrommet 1100 til 1300. Kantinen vil ikke være åpen for normal lunsj-servering på jul- og nyttårsaften, samt dagen før Skjærtorsdag. Dersom drifteren ønsker å holde kantinen stengt på andre dager må dette avtales særskilt. Drifteren skal utføre oppdekking og servering til forretningslunsjer i kantinen eller annet sted i sjøfartsbygget, og må i den forbindelse påregne tid til rydding etter avsluttede møter. Ansvaret begrenser seg til å gjelde innenfor kantinens åpningstid, dersom ikke annet er avtalt. Møter etc. I tillegg til vanlig kantinedrift skal det etter bestilling, tilberedes/serveres lunsjretter, snitter i og utenom kantinens åpningstider. Lunsjretten kan godt ha tallerkenmodellen som utgangspunkt. Tallerkenmodellen kan være en grei huskeregel for hvordan man setter sammen et sunt måltid: o Kjøtt, fisk og egg skal alltid utgjøre 1/5 av tallerkenen o Brød, poteter, ris eller pasta skal være det dobbelte dvs 2/5 o Grønnsaker/frukt skal utgjøre 2/5 av tallerkenen o Direktoratet skal i den utstrekning dette er mulig varsle drifterens driftsansvarlig senest kl. 1200 dagen før når det er behov for ekstra servering. Servering ved overtid Ut over kantinens åpningstider skal drifteren sørge for at det er mulighet for å kjøpe påsmurt mat, frukt og diverse produkter som yoghurt etc. Selskaper og spesielle arrangementer Fra tid til annen vil det være behov for tillaging og servering ved avvikling av selskaper o.l. etter vanlig arbeidstid. Dette gjelder alt fra enkle kaldanretninger til varmmat. Direktoratet skal gi drifteren rimelig varslingstid (2 dager) med informasjon om type arrangement, antall gjester, servering, valg av meny og lignende. Automater Drifteren skal levere og betjene automater for kaffe med ansvar for etterfylling og rengjøring. Kaffeautomater skal plasseres i én rekreasjonsøy i hver etasje og i kantinen. Det bes om tilbud på to forskjellige typer automater; en ren kaffeautomat og en med tilbud av andre kaffevarianter, sjokolade, cappuccino, mv. Maskinen som tilbyr ulike kaffevarianter bør

være basert på mest mulig ubehandlede kaffeprodukter, slik som bønner som maskinen maler opp for hver kopp. Det er også ønskelig at melkeproduktene er produsert av ekte melk, ikke margarinprodukter. Prisene skal inkludere alt; service, renhold, påfyll mv. 1.4 Meny Kantinemenyen skal minimum bestå av følgende: 2 varmretter o det skal serveres minimum to fiskemiddager i uken. 1 varm suppe 2-3 ganger i uken salatdisk o utvalget bør varieres mellom skinke, tunfisk, kylling, pasta, ris, salater, bønner, linser, rotfrukter m.v. Produktene i salatbaren skal i størst mulig grad tilbys hver for seg. o sauser og dressinger bør i størst mulig grad være hjemmeprodusert og utvalget av salater bør tilbys uten at det tilsettes noen dressinger rundstykker, frokostbrød, baguetter med diverse pålegg o pålegget må være variert, og det kan gjerne tilbys noen uten smør/margarin ferskt brød for oppskjæring, og oppskåret brød o tilbudet må være variert og overvekten av tilbudet skal bestå av grove kornprodukter fisk, fjørkre og magert kjøttpålegg fast hver dag minst mulig blandingsprodukter, diverse pålegg i skiver eller stykker posteier i magre eller hjertevennlige varianter ost i skiver eller stykker o halvfet og mager ost skal være med i tilbudet diverse marmelade, syltetøy o i hovedsak bruk av syltetøy med minst mulig sukker frukt og grønnsaker o et variert og innbydende tilbud av frukt og grønnsaker bør tilbys som pålegg, oppskåret og som tilbehør. juice- og yoghurtprodukter o yoghurt med lavere innhold og fett skal være med i tilbudet kaffe, te og melk kaffebrød o hvetebakst med lite fett, som hveteboller, kan fint være et alternativ til wienerbrødet smør/, sennep, ketchup, dressinger m.m. Maten skal være delikat anrettet med rimelig variasjon i utvalget og god utnyttelse av råvarene. Maten skal ikke anrettes i plastbeger eller i ferdige porsjonspakker, men anrettes på fat eller porselensbeger. Drifteren skal merke maten så kundene selv kan se hva maten består av slik at alle kan velge den maten de ønsker. Fullt utvalg skal gjelde hele åpningstiden.

Drifteren skal på overordnet nivå utarbeide halvårlige menyplaner og i tillegg sette opp ukeplaner. Menyplanene skal også inneholde en skisse over innhold og antall tema en ønsker å holde i det nærmeste halve året. Menyplanene skal presenteres for direktoratet i rimelig tid (2 uker) før iverksettelse av planene. 1.5 Betaling Drifteren skal tilby brukerne av kantinen en meny bestående av det varesortiment og de prisene som følger av vedlegg til denne avtalen. Prisreguleringer skal skje som beskrevet i vedlegg 3, Prisskjema. Drifteren er ansvarlig for å betjene kantinens kasse, og har det hele og fulle ansvaret for innbetalinger til kassen. Drifteren må kunne tilby en betalingsløsning som ikke innebærer at kantinepersonalet må håndtere kontanter. 1.6 Renhold Drifteren har ansvar for det daglige renhold av kjøkken, inklusive serveringshyller, serveringsdisker, og lager. Unntak herfra er rengjøring av gulv i kantinen og serveringsområdet, som utføres av direktoratets egen tjenesteleverandør for renholdstjenester. Renholdet skal tilfredsstille gjeldende krav for kantinevirksomhet, og skal dokumenteres i samsvar med myndighetskrav til internkontroll. I åpningstiden skal kantinen holdes kontinuerlig ryddig og stoler og bord i kantinen skal ryddes og rengjøres i kantinens åpningstid. Ved arbeidsdagens slutt skal kantinen forlates i rengjort og ryddig stand. I avtrekkshetter er det montert fettfilter som skal rengjøres etter de anvisninger og med den frekvens som fremgår av huseierens driftsmanual. Tilsvarende gjelder for kjøledisk, hvor kjølekompressor m/kondensator. 1.7 Utrustning og vedlikehold Drifteren skal for egen regning kjøpe inn, vedlikeholde og erstatte løsutstyr som benyttes ved utførelsen av avtalen, herunder kaffemaskiner, dekketøy, glass, kopper, bestikk, kjøkkenmaskiner, kjeler, kjøkkenredskaper m.v. Videre skal drifteren for egen regning holde kasse- og betalingssystem.

1.8 Miljøtiltak og avfallshåndtering Drifteren skal i samarbeid med direktoratet innføre avfallshåndtering av søppel, sortert i et antall fraksjoner. Miljøstasjon skal være plasser ved varemottak i kjøkkenregionen. Drifteren er pålagt å følge direktoratets rutiner for kildesortering. Drifteren skal for øvrig legge opp sine rutiner for avfallshåndtering i henhold til de til enhver tid gjeldende krav fra Haugesund kommune og Mattilsynet. 2. Arbeidstid Drifterens arbeid i tilknytning til kantinedriftsavtalen skal normalt foregå på virkedager mellom 0700 og 1500. Drifteren er ansvarlig for at arbeidstidsordninger holdes innenfor de grenser loven setter, og skal om nødvendig søke dispensasjon dersom det er behov for at grensene for overtid må overskrides. Drifteren skal gi direktoratet skriftlig beskjed dersom slik dispensasjon ikke skulle bli innvilget. Detaljeringen av arbeidstidsplaner er drifterens ansvar. Overtid skal kun benyttes dersom det er strengt nødvendig, eller etter avtale med direktoratet. Direktoratet skal ikke belastes for tid brukt i forbindelse med fagforeningsarbeid, streiker og arbeidskonflikter som er en konsekvens av årsaker drifteren kontrollerer, sykdom, opplæring og transport til og fra arbeidssted. 3. Drifterens ressurser 3.1 Personell Drifteren skal fremskaffe tilstrekkelig kvalifisert personell for ledelse og utførelse av arbeidet etter denne arbeidsbeskrivelse. Personellet skal være fast ansatt med skriftlig kontrakt med drifteren. Drifteren skal videre sørge for godkjente forsikringsordninger for sine ansatte. Direktoratet legger vekt på at personalet skal være serviceinnstilt, ha god ordenssans, ha en positiv holdning til sitt arbeid og bidra til et hyggelig miljø i kantinen og ellers hvor de utfører sine plikter. Drifteren skal til enhver tid ha tilstrekkelig beredskapspersonale ved ferie og sykdom. 3.2 Kvalifikasjoner Drifteren plikter å sørge for at det er tilstede en leder som skal betjene avtalen. Lederen skal være kundeansvarlig og drifterens kontaktledd med direktoratet i forbindelse med utførelsen

av avtalen. Lederen skal inneha nødvendige fullmakter til å kunne ivareta drifterens forpliktelser etter denne avtalen og må dermed gjøres godt kjent med avtalens innhold. Minst én i kantinebetjeningen skal være kokk med fagbrev, og ha generell erfaring/opplæring i utførelse av tilsvarende oppdrag. Han/hun skal være ansvarlig for opplæring av kantineassistenter og påse at det daglige arbeide utføres på en forsvarlig måte innenfor fastsatte myndighetskrav for kantinedrift. Drifteren må kunne legge fram en plan for utvikling av personellets faglige kompetanse. Drifterens personell skal inneha den nødvendige kompetanse og være faglig kvalifisert innen sitt arbeidsområde. Drifteren skal ha iverksatt rutiner som sikrer rett utvelgelse og oppfølging av eget personell. Drifteren skal på direktoratets anmodning kunne dokumentere at driftspersonellet innehar tilstrekkelig kvalifikasjoner for å kunne oppfylle drifterens forpliktelser etter denne avtalen. Dersom direktoratet ved slik gjennomgang av kvalifikasjoner ikke finner at driftspersonellet har nødvendige kvalifikasjoner, plikter drifteren å rette opp i dette uten ugrunnet opphold. Drifterens personell skal til enhver tid oppfylle kvalitetsnormene som inngår i drifterens kvalitetssikringssystem hva gjelder personlig hygiene og et velstelt ytre. Drifteren skal holde ensartet uniform for alt personell som utfører arbeide i direktoratets lokaler. 4. Helse, miljø og sikkerhet - kontrollrutiner Drifteren er forpliktet til å utføre sin virksomhet i henhold til gjeldende regler og forskrifter for kantinedrift. Drifteren skal til enhver tid kunne dokumentere at intern-kontrollforskrifter for bedriftskantiner (IK-mat) tilfredsstilles. Drifteren skal i tillegg ha kvalitets- og kontrollrutiner i forhold til miljø- og hygienesikring av kjøkkendrift. De til enhver tid gjeldende systemer og prosedyrer skal være innrettet slik at faktiske og potensiell feil, mangler, avvik og andre forhold som kan medføre en utilfredsstillende ytelse, blir oppdaget så tidlig som mulig og umiddelbart rettet. Drifteren skal ha dokumentert et system for helse, miljø og sikkerhet som inneholder: policy og krav systembeskrivelse, dokumentasjon, rutiner og prosedyrer beskrivelse av ansvarsforhold, ledelsesoppfølging, medarbeidermedvirkning og opplæring forbedringsprogram, handlingsprogram basert på definerte målbare tall interne rutiner for varsling, gransking og rapportering av ulykker, herunder statistikker rutiner for oppfølging, kontroll, tilsyn og revisjon Drifterens leder har et særskilt ansvar for å påse at forpliktelsene i ovennevnte bestemmelse overholdes.

Direktoratet eller personer med bemyndigelse fra direktoratet har rett til å foreta den kontroll og verifikasjon de anser som nødvendig for å forvisse seg om at arbeidet blir utført i henhold til betingelsene i avtalen. Slik kontroll og verifikasjon kan utføres på alle steder hvor deler av arbeidet utføres og/eller ved drifterens kontorer. Drifteren skal yte nødvendig assistanse ved utførelsen av slik kontroll og verifikasjon, og skal på direktoratets anmodning forsyne direktoratet med alle relevante dokumenter som er nødvendige for slik kontroll og verifikasjon. De ovennevnte prøver og kontroller fritar ikke drifteren for ansvar for arbeidet. 5. Rapportering Drifteren skal foreta all rapportering til offentlig myndighet som er nødvendig i forbindelse med utførelsen av arbeidet i forbindelse med oppfyllelse av avtalen. 6. Direktoratets leveranser Direktoratet skal levere, holde og vedlikeholde; lokaler og fastmontert kantineutstyr som ovner, disker, kjølerom, fryseskap, salatdisker og oppvaskanlegg vann, strøm og kontor med telefon nødvendig og pålagt brannvernutstyr renovasjon renhold av gulv