Innkjøp av plastbeholdere på hjul for oppsamling av husholdningsavfall

Innkjøp av plastbeholdere på hjul for oppsamling av husholdningsavfall Tilbudsfrist: 11.03.2015, kl. 12.00

1 Generelle opplysninger om konkurransen... 4 1.1 Invitasjon... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.2 Partsbenevnelser... 4 1.3 et... 4 2 Anbudsbestemmelser... 5 2.1 Generelle opplysninger... 5 2.1.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.1.2 Feil og mangler... 5 2.2 Offentlighet.... 5 2.3 Taushetsplikt... 5 2.4 Habilitet.... 5 3 Gjennomføring av konkurransen... 5 3.1 Spørsmål... 5 3.2 Kontaktinformasjon... 6 3.3 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget.... 6 3.4 Innlevering av anbud.... 6 4 Krav til anbudet... 6 4.1 Innhold og organisering av anbudet... 6 4.2 Språk i tilbudet... 7 4.3 Alternative tilbud... 7 4.4 Tilbud på deler av leveransen... 7 4.5 Vareprøver... 7 4.6 Forbehold og avvik... 7 5 Kjøpers behandling av anbudene.... 8 5.1 Registrering.... 8 5.2 Anbudsprotokoll.... 8 5.3 Opplysningsplikt.... 8 5.4 Avvising av anbud.... 8 5.5 Avklaring.... 9 5.6 Retting av åpenbare feil.... 9 5.7 Innstilling på kontraktstildeling.... 9 2

5.8 Vedståelsesfrist.... 9 5.9 Avlysing av konkurransen, totalforkastelse... 9 5.10 Retur av anbud... 9 6 Vurdering av ikke avviste anbud... 10 6.1 Kvalifikasjonskrav... 10 6.2 Tildeling... 11 6.2.1 6.2.2 Pris... 11 Kvalitet og miljø... 11 3

1 Generelle opplysninger om konkurransen 1.1 Innbydelse Reno-Vest Husholdning AS inviterer til åpen anbudskonkurranse for levering av plastbeholdere med hjul for oppsamling av husholdningsavfall. Anbudet omfatter plastbeholdere som i hovedsak skal erstatte dagens beholdere, som ble utplassert i 1997 når regionen innførte optisk posesortering. Det benyttes en felles beholder for kildesortert matavfall i grønn pose og restavfall. I 2015 skal også papir i små røde sekker (30 liter) legges i samme beholder. Standard beholderstørrelser for enkelt husstand vil etter utskiftning være 240 l, men anbudet omfatter en rekke aktuelle størrelser 140l, 190 l, 340/370 l, 500 l, 660 l, 750/770 l og 1000 l også for suppleringskjøp. Leveransen vil omfatte ca. 11 000 beholdere. På bakgrunn av denne anbudskonkurransen vil det bli inngått kontrakt som løper ut 2017 med opsjon om forlengelse 1+1 år. Hovedleveransen vil skje i 2015, med mulighet for suppleringskjøp i påfølgende år. Oppstart av kontrakt skjer ved inngåelse. Første leveranse av beholdere planlegges fra mai 2015. Tilbudet skal omfatte en opsjon om retur og materialgjenvinning av brukte beholdere. Anbudsfrist: 11.03. 2015 kl. 12.00 Sted for levering av anbud: Reno-Vest Husholdning AS Anbudsåpning: 11.03.2015 kl. 13.00 Vedståelsesfrist: 60 dager 1.2 Partsbenevnelser Reno-Vest husholdning blir heretter betegnet som kjøper, mens virksomhet som får tildelt kontrakt betegnes som leverandør. Disse betegnelsene vil også bli benyttet i andre kontraktsdokumenter. Virksomheter som legger inn anbud betegnes som tilbyder. 1.3 et Tilbydere er selv ansvarlig for å ha et komplett konkurransegrunnlag, samt for å beregne kostnader for alle forhold som har betydning for prisfastsettelsen inklusive håndtering av usikkerhet og risiko. Anbudet er bindende for tilbyder og det er ikke anledning til å kreve ekstra kompensasjon for forhold som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. et er bygget opp som følger: (dette dokument) Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Generelle kontraktsbestemmelser Vedlegg 3 - Anbudsskjema 4

2 Anbudsbestemmelser 2.1 Generelle opplysninger 2.1.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Denne anskaffelsesprosedyren åpner for at alle interesserte leverandører kan gi anbud, og tillater ikke forhandlinger. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED. Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlig anskaffelse 16.juli 1999 nr. 420 og forskrift om offentlig anskaffelse av 4. juli 2006. For denne anskaffelsen gjelder del I og III. http://www.lovdata.no/for/sf/fa/fa-20060407-0402.html 2.1.2 Feil og mangler Dersom tilbyder oppdager feil, mangler eller motsigelser i anbudsgrunnlaget skal kjøper varsles så snart som mulig. 2.2 Offentlighet. For allmenhetens innsyn i tilbud og anskaffesessprotokoll gjelder Offentlighetsloven av 19. mai 2006 nr. 16 med tilhørende forskrifter som ble iverksatt 1.1.2009. http://www.lovdata.no/all/nl-20060519-016.html 2.3 Taushetsplikt Kjøper og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysningene om tekniske innretninger og fremgangsmåter, eller drifts- og forretningsforhold som har konkurransemessig betydning for anbyderne. 2.4 Habilitet. Ved behandling av saker som omfattes av forskriftene, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10. 3 Gjennomføring av konkurransen 3.1 Spørsmål Dersom konkurransen ikke gir tilstrekkelig informasjon kan tilbyder skriftlig be om tilleggsopplysninger. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, ber vi om at dette formidles skriftlig til kontaktperson. Eventuelle spørsmål vedrørende konkurransen sendes skriftlig per post eller e-post på norsk og vil bli besvart ved melding på Doffin som da gjøres tilgjengelig for alle interessenter. Siste frist for å stille spørsmål er 4.03.2015 kl. 11.00. 5

3.2 Kontaktinformasjon Kontaktperson: Tage Ellingsen Adresse: Reno-Vest Husholdning AS Ramnflauget, 8400 Sortland E-post: tage@reno-vest.no 3.3 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Innen anbudsfristens utløp, har Kjøper rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av en vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart sendes til alle som har meldt sin interesse via Doffin/TED. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i avsnitt 1 kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i anbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av anbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 3.4 Innlevering av anbud. Anbudet skal leveres til/sendes til Reno-Vest Husholdning AS Ramnflauget, 8416 Sortland Følgende regler gjelder for innlevering av anbud: Anbudet skal være Reno-Vest Husholdning AS i hende senest 11.03.2015 kl. 12.00 Anbud mottatt etter dette tidspunktet avvises. Anbudet skal være i skriftlig form og i lukket konvolutt/eske. Lukket konvolutt/eske med anbud skal merkes med «Innkjøp av avfallsbeholdere på hjul 2015» Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer og i tillegg på CD eller minnepenn med anbudet i elektronisk format og evt. sladdet versjon. Mottatt anbud leveres ikke tilbake. Vareprøver skal leveres til samme adresse innen 13.03.2015. 4 Krav til anbudet 4.1 Innhold og organisering av anbudet. Anbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne anbudsinnbydelsen stiller krav om. Mangelfulle anbud vil bli forkastet. Ved innlevering skal anbudet ha følgende innhold organisert i påfølgende rekkefølge: 6

1. Tilbudsbrev med tydelig presentasjon av eventuelle forbehold. 2. Utfylt prisskjema og skjema for kvalitet, garantier og miljødata 3. Skatteattest for merverdiavgift ikke eldre enn 6 måneder. 4. Skatteattest for skatt ikke eldre enn 6 måneder. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest ikke eldre enn 6 måneder 7. Foretakets årsregnskap med revisors årsberetning for siste år 8. Bekreftelse fra bank om at 15 % av årlig kontraktssum inkl. mva kan stilles som sikkerhet for oppfyllelse av kontrakten 9. Forpliktelseserklæring fra produsenter/underleverandører 10. Sertifikater for aktuelle produktstandarder og tilhørende merking. 11. Beskrivelse av tilbyders kvalitetssystem 12. Dokumentasjon for kvalitet og miljøforhold henhold til angitte tildelingskriterier i pkt 6.2.2. Dokumentasjonskrav i punkt 3.-7. i listen over gjelder også for produsenter/ underleverandører. 4.2 Språk i tilbudet Tilbudet skal være på norsk eller svensk. I tilfeller hvor det vedlegges dokumentasjon på annet språk, skal det foreligge en komplett oversettelse til norsk. Oversettelsen skal være slik at tilbudet lar seg vurderes. 4.3 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 4.4 Tilbud på deler av leveransen Anbudet skal omfatte hele leveransen med opsjoner. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 4.5 Vareprøver Tilbyder skal låne ut en vareprøve av en 140 liter, en 190 liter, en 240 liter, en 340/370 liter og en 660 liters komplett beholder for en periode på inntil en måned, for prøving og som en del av kjøpers evaluering. Vareprøvene skal leveres til samme angitte adresse innen 13.03.2015. 4.6 Forbehold og avvik Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. Før tilbyder eventuelt tar forbehold eller utformer avvik, bør derfor juridisk kompetanse konsuleres. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandøren stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf. pkt. 2.1. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning. 7

Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i tilbudsbrev. Tilbyderen kan ikke påberope seg avvik eller forbehold som er beskrevet på annen måte. 5 Kjøpers behandling av anbudene. 5.1 Registrering. Anbud skal ved mottak/levering påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal Kjøper skriftlig bekrefte at anbudet er mottatt. Åpning skal foretas av minst 2 (to) representanter fra Kjøper. Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpning. 5.2 Anbudsprotokoll. De innkomne anbud vil bli åpnet og ført inn i en anbudsprotokoll. Leverandørene vil ikke få utskrift av anbudsprotokollen. 5.3 Opplysningsplikt. Kjøper skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom; Forespørselen om å delta i konkurransen eller anbud avvises Kjøper beslutter å forkaste samtlige anbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Leverandør kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for; Hvorfor deres forespørsel om å delta forkastes. Hvorfor anbud er avvist. Hvorfor deres anbud ikke ble valgt. Kjøper plikter å svare på denne henvendelsen seneste 15 dager etter anmodning er mottatt. 5.4 Avvising av anbud. Kjøper har plikt til å avvise anbudet; Når anbud ikke er levert innen fastsatte frister Når anbud inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA 15-6. På grunn av forbehold eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som kan medføre tvil om hvordan anbud skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Kjøper rett til å avvise ved følgende forhold; Ethvert anbud som ikke er i samsvar med forespørselen. Et anbud med uriktige eller manglende opplysninger og dokumentasjon. Et hvert anbud på grunnlag av avvisningsgrunner som nevnt i forskrift om offentlige anskaffelser. Et hvert anbud hvor prisen ikke er oppgitt som forutsatt i konkurransegrunnlaget. Et hvert anbud som ikke er undertegnet. 8

5.5 Avklaring. Det er ikke tillatt å endre anbudene, eller forsøke å endre anbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til følgende avklaringer av anbudene; Klarlegge uklarheter såframt uklarheten ikke er av en slik art at anbudet skulle vært avvist. Når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår kan Kjøper be leverandøren foreta utdyping og klargjøring av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt. Dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i løsninger leverandøren har satt fram. 5.6 Retting av åpenbare feil. Dersom Kjøper blir oppmerksom på åpenbare feil i anbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 5.7 Innstilling på kontraktstildeling. Kjøpers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt inngås» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget, og gi en frist for leverandørene til eventuelt å klage over beslutningen. 5.8 Vedståelsesfrist. Anbudet skal være gyldig i to måneder fra frist for innlevering. 5.9 Avlysing av konkurransen, totalforkastelse. Kjøper forbeholder seg retten til å forkaste alle anbud dersom ikke forventet pris og kvalitet oppnås. 5.10 Retur av anbud Inngitte anbud blir ikke returnert. Anbud inngitt etter fristen vil bli returnert til avsender i uåpnet tilstand. 9

6 Vurdering av ikke avviste anbud 6.1 Kvalifikasjonskrav For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil Kjøper selv kunne innhente egne kredittopplysninger om tilbyderne og vektlegge denne. A: Kategori B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Tilbud dokument Obligatoriske og ufravikelige krav Ordnede forhold med hensyn til skatteinnbetaling Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp 3 Organisatorisk og juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Tekniske og faglige kvalifikasjoner Ordnede forhold med hensyn til innbetaling MVA Ordnede forhold med hensyn til HMS Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Tilbyder skal ha tilstrekkelig finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag og dokumentere leveringssikkerhet Tilbyder skal levere utstyr som tilfredsstiller NS- EN840 serien Det kreves et velfungerende kvalitetssystem Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp Utfylt og undertegnet HMS 5 egenerklæring Firma attest 6 Foretakets årsberetning for de siste år eller nyere opplysninger som har betydning for foretakets regnskapstall. Med årsberetning menes den som sendes til Brreg. Revisors beretning skal medfølge. Bekreftelse fra bank om at 15 % av årlig kontraktssum inkl. mva kan stilles som sikkerhet for oppfyllelse av kontrakten Liste over tilsvarende leveranser de siste 3 år. Forpliktelseserklæring fra fabrikk om levering av beholdere 6 uker etter bestilling.. Aktuelle sertifikater for utstyr som leverandør tilbyr skal fremlegges. Redegjørelse for system for kvalitetssikring. Kan dokumenteres gjennom gyldig sertifikat eller tilsvarende, jf. forskriftens 17-12. 4 7 8 9 10 11 Fremlagt dokumentasjon vil gi grunnlag for å vurdere hvorvidt leverandøren oppfyller minstekravene. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskravene fører til at leverandøren ikke får sitt tilbud vurdert. 10

6.2 Tildeling Kjøper vil ut fra en helhetsvurdering velge den økonomisk mest fordelaktige løsning for Kjøper basert på følgende kriterier med angitt vekting; 70 % - Pris 30 % - Kvalitet og miljø Det vil foretas en evaluering av hvert anbud med angivelse av poeng, beregning av poengindeks og utregning av vektet poengsum. Tildelingskriterium Vekttall Poengindeks Vektet poengsum Pris 0,70 Kvalitet og miljø 0,30 Totalt For pris som kriterium vil laveste anbud få 100 poengindeks og en vektet poengsum på 70. De øvrige anbud vil få en poengindeks som fremkommer når laveste anbud divideres med det aktuelle anbud og multipliseres med 100. For de øvrige kriterier hvor det foretas er kvalitativ vurdering vil anbudene gis poeng etter en samlet evaluering av de faktiske forskjeller for de angitte forhold. Det anbud som får flest poeng vil gis en poengindeks på 100. De øvrige anbudene vil få lavere poengindeks ved at deres poengsum divideres med den høyeste poengsummen og multipliseres med 100. 6.2.1 Pris I vurdering av pris vil tilbudt anbudssum, samt aktuelle opsjoner legges til grunn for evalueringen. Avbruddskompensasjon vil også tas med i vurderingen. 6.2.2 Kvalitet og miljø Kriteriet omfatter: Tekniske egenskaper (funksjonalitet, fleksibilitet, estetikk, universell utforming, ergonomi) Garantier (leveringstid, levetid produkt, vektbelastning) Miljøstyring (produksjon, produkt, leveransen, transport, løsning for ombruk/gjenvinning brukte beholdere) Referanser fra tidligere leveranser Kriteriet vurderes ut fra den totale besvarelsen. 11