Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II for prosjektering av nye krise- og beredskapslokaler Tilbudsfrist: 18. august 2014 kl. 12:00 Saksnummer: 1403058
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Taushetsplikt... 6 2.3 Forbehold og avvik... 6 2.4 Vedståelsesfrist... 6 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.6 Tilleggsopplysninger... 7 3 Kvalifikasjonskrav... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Vektingsmodell... 10 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 10 5.1 Innlevering av tilbud... 10 5.2 Tilbudets utforming... 10 6 Vedlegg... 11 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Post- og teletilsynet (PT) fører tilsyn med aktørene i post- og telemarkedene og forvalter viktige samfunnsressurser som frekvenser og nummer. Gjennom sitt arbeid bidrar PT til best mulig post- og teletjenester for brukerne, det vil si kvalitativt gode tjenester til lavest mulig pris. PT bidrar til å øke sikkerheten og beredskapen i telenettene og arbeider for å fremme norske interesser internasjonalt i post- og telesektoren. Etaten rapporterer til Samferdselsdepartementet og har om lag 150 ansatte. Hovedkontoret ligger i Lillesand. Mer informasjon finner du på www.npt.no. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Charlotte Raudsandmoen Postadresse: Postboks 93 Besøksadresse: Nygård 1 e-post: rcr@npt.no Telefon: 22 82 47 11 Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål - kravspesifikasjon Post og teletilsynet skal etablere nye krise- og beredskapslokaler i tilsynets hovedkontor i Lillesand. Det skal etableres et operasjonsrom, samt et tilstøtende møterom som begge skal sikres i tråd med kapittel 9 i forskrift om informasjonssikkerhet. PT ønsker å inngå en kontrakt for komplett prosjektering av nye krise- og beredskapslokaler i eksisterende bygg, herunder ved å utarbeide plantegninger for lokalene med sikring, møbler, lys, kabling, AV-utstyr mv. Prosjekterende må også kunne være prosjektleder ved gjennomføring av arbeidene, og forestå eventuelle nødvendige søknader/innhenting av tillatelser med videre. Videre må prosjekterende 3
inneha eventuelle nødvendige tillatelser. Det presiseres at prosjektlederoppgaven er avhengig av at PT beslutter å etablere krise- og beredskapslokaler, og PT står fritt til å engasjere annen prosjektleder. Det forutsettes at prosjekteringsarbeidet ferdigstilles innen utløpet av desember 2014. Plantegning hvor de aktuelle rommene er markerte fremgår av vedlagte plantegning. Krise og beredskapsrommet planlegges ferdigstilt i løpet av 2015. Bilag 2 inneholder kontrakt for prosjektlederoppdraget. Denne er i all hovedsak basert på NS 8401:2010. For prosjektlederoppdraget vil NS 8403 Formular for kontrakt om bygglederoppdrag benyttes. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Bilag 8: Plantegning Nei 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no 1.6 Viktige datoer 4
Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 25.06.2014 Befaring 08.07.2014 kl. 09.00 Frist for å levere tilbud 18.08.2014,kl 12:00 Tilbudsåpning 18.08.2014,kl 12:30 Tilbudets vedståelsesfrist 18.10.2014 kl. 12.00 Evaluering Uke 34 Meddelelse om tildeling 25.08.2014 Karensperiode 08.09.2014 Kontraktsinngåelse 08.09.2014 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 1.7 Befaring Det tilbys befaring av lokalet den 7. juli kl. 09.00. Tilbyder dekker egne kostnader. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1) f. 5
Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 6
2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 1403058 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se skatteetaten.no Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 7
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav - eksempler Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Med tilsvarende oppdrag menes erfaring fra prosjektering av beredskaps, driftslokaler eller lignende i eksisterende bygg. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 8
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Eksempel: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt prisskjema, jfr. avtalens bilag 5 Kvalitet - Løsningsbeskrivelse - Tilbudte konsulenters kompetanse 60 % Tilbudte konsulenters CV`er med referanser. Referanser vil kunne bli kontaktet. Løsningsbeskrivelse. Ad. pris: Vi ber om et tilbud på fastpris for selve prosjekteringsarbeidet. For prosjektlederoppgaven ber vi om en timespris. Pris på prosjekteringsarbeidet vektes med 80 % og timepris på prosjektlederoppgaven med 20 %. Ad. kvalitet: PT vil i vurderingen legge vekt på tjenestens innhold, kvalitet og tilbudt(e) konsulenters samlede kompetanse og erfaring både i forhold til prosjektering og prosjektlederoppdrag for tilsvarende oppdrag. I forhold til løsningsbeskrivelse vil tilbudene bli vurdert med hensyn til hvordan de imøtekommer PT sitt behov som beskrevet i punkt 1.2. I forhold til konsulentenes kompetanse, vil tilbudt(e) konsulent(er)s erfaring med tilsvarende oppdrag (herunder erfaring med prosjektlederoppdrag) og hvor omfattende deres faglige kompetanse og erfaringsbakgrunn er, bli vurdert. Det vil bli lagt særlig vekt på tilbudte konsulenters erfaring med tilsvarende oppdrag, det vil si erfaring fra prosjektering av beredskaps-, driftslokaler eller lignende i eksisterende bygg. 9
Tilbudet skal inneholde CV for hver av de tilbudte konsulenter. Leverandøren står fritt til å utforme CV slik at konsulentenes kompetanse og erfaring fremgår på best mulig måte i forhold til oppdraget. 4.1 Vektingsmodell Tilbudene vil bli evaluert etter en forholdsmessig vektingsmodell. Under evalueringen av tildelingskriteriene vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Post- og teletilsynet Att: Charlotte Raudsandmoen Adresse: Postboks 93, 4791 Lillesand Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 1403058 v/ Charlotte Raudsandmoen Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming 10
Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2) Utfylt prisbilag 6 Vedlegg Bilag 1: HMS egenerklæring Bilag 2: Kontrakt m/ bilag 11
Bilag 1 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 12
13