Slide 1 Proaktiv bedriftskontakt Anne-Guri Kåsene, Telemarksforsking Leif Estensen, SINTEF Teknologi og Samfunn Kapittel 4: Dette kapitlet handler om det planleggingsarbeidet som en kompetansemegler gjør før selve bedriftsbesøket.
Slide 2 Hva menes med proaktiv bedriftskontakt? Forsker/kompetansemegler er den som primært tar initiativ til å kontakte bedrift Basere framtidige aktiviteter på nye bedriftskontakter Tenke framover og planlegge kontakt med ny bedrift/virksomhet Ny læring for bedrift og for kompetansemegler Være initiativrik og entusiastisk, og bidra aktivt til at ting skjer
Slide 3 Arbeidsmetodikk Forskningsbasert Kompetansemegling 1. Planlegging av bedriftsbesøk 2. Bedriftsbesøk 3. Prosjektidéfase/Megling 4 a. FoU-prosjekt (i bedrift/virksomhet) 4 b. Flerbedriftsprosjekter Dette kapitlet handler om proaktiv bedriftskontakt og planleggingen av selve bedriftsbesøket (pkt 1 utheva med rødt). Hovedfasene (1-4) i en kompetansemegling kan skisseres slik som vist her. Fasene i kompetansemeglingen kan også illustreres slik det er gjort i kapitlet om Kompetansemeglerprosess. Begrepet FoU-prosjekt (i bedrift/virksomhet) er det samme som forprosjekt i definisjonen på kompetansemegling i kapitlet foran. Enkelte meglinger munner også ut i at flere bedrifter samarbeider om felles prosjekt flerbedriftsprosjekt.
Slide 4 Planlegging av bedriftsbesøk Hovedtema i dette kapittel: Hvordan finne bedrifter og virksomheter? Kilder og informasjon Henvendelser/innspill Hvordan finne de GODE bedriftene/virksomhetene? Verktøy og nytten av å bruke verktøy Oppbygging og videreutvikling av register over bedrifter/virksomheter eksempel på slikt register Andre rutiner Planlegge og avtale møte med bedrift Erfaringer fra andre fylker Før bedriftsbesøket må kompetansemegler skaffe seg oversikt over hvilke virksomheter hun/han vil besøke og faktadata om virksomheten. Et godt planleggingsarbeid i forkant av bedriftsbesøkene er viktig for å lykkes med å få til en besøksavtale med en bedrift. Dess bedre planlegging og flere undersøkelser som er gjort i forkant av besøkene, dess enklere er det å finne de gode bedriftene og få til en god dialog med bedriftsledelsen. Dette kapittelet handler derfor om framgangsmåter og verktøy som kan gjøre dette planleggingsarbeidet enklere for en kompetansemegler.
Slide 5 Kilder for foretaksnavn (1) Skaff deg innsikt i regionens næringsliv og industristruktur mediaovervåking omtale av virksomhetene i massemedia (lokalaviser, fylkesaviser, TV, radio, Internett, sosiale medier, tidsskrifter, fagblader, ) fra regionale næringsselskaper/næringsforum fra næringskontor i kommuner fra andre bedrifter/virksomheter fra andre kontaktpersoner (gjennom ditt nettverk)
Slide 6 Kilder for foretaksnavn (2) Fra næringslivsorganisasjoner/-lag (reiselivsorganisasjoner, landbruksorganisasjoner, industriforeninger, ) ulike sammenslutninger, f eks bransjeforum (Matforum, Næringsforum, Industriforum, ) kollegaer på eget FoU-institutt brosjyrer (turistbrosjyrer, kulturaktiviteter/festivaler, regionmagasiner, ) For virksomheter i opplevelsesnæringene: kulturkontor destinasjonsselskaper messer og festivaler/fester De siste punktene gjelder for virksomheter i opplevelsesnæringene. Kilder for foretaksnavn vil være forskjellig for ulike næringer, og de kildene som er nevnt her (2) er ment som eksempel på kilder en kompetansemegler kan ha som arbeider med bedrifter og virksomheter i kultur-, natur- og reiselivsnæringene.
Slide 7 Opplysninger om virksomheten Navn på bedrift/virksomhet Navn på bedriftsleder Telefon-/mobilnummer Gule Sider www.gulesider.no eller www.1880.no Opplysningen www.1881.no, www.180.no,... Nettadresse og e-postadresse Besøksadresse og sted Kommune Etter at megler har funnet fram til navnet på den bedriften han/hun eventuelt ønsker å besøke, finner megler så fram til de andre opplysningene som han/hun trenger for å ta den første kontakten med bedriften (telefonnr, adresse, etc. ) Før megler ringer opp bedriften, må han/hun også finne navnet på personen som han/hun skal snakke med, og som han/hun ønsker å avtale møte med. Dersom megler ikke vet navnet på lederen av bedrifter, så finnes som oftest informasjon om dette på bedriften sine websider eller i foretaksregisteret (se senere). I de fleste tilfeller vil det være bedriftsleder som kompetansemegleren bør snakke med. I større bedrifter kan det også være aktuelt å ha med andre fagpersoner fra bedriften i slike møter.
Slide 8 Faktadata og regnskapstall/økonomi Foretaksnummer Nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret (Brønnøysund) http://w2.brreg.no/enhet/sok Bedriftsinformasjon (for firmasøk, foretaksnr, regnskap, eiere, etc.): Experian www.experian.no (tidligere MarketSelect/CreditInform) Purehelp www.purehelp.no Proff www.proff.no Bedriftsdatabasen www.bdb.no Før kompetansemegler ringer opp bedriften, er det lurt å sjekke ut faktadata, for eksempel om bedriften har et foretaksnummer, regnskap de siste år, hvem som eier bedriften, etc. Det finnes ulike kilder for opplysninger om regnskap og bedrifters økonomiske utvikling, og de som er nevnt her er eksempler på slike kilder.
Slide 9 Annen informasjon om bedrift og næringer Bedriftenes hjemmesider (www.bedriftsnavn.no) Søkemotorer (Google, Yahoo, Kvasir, etc.) Sosiale medier (Twitter, Facebook, YouTube, ) Stillingsannonser Statistisk Sentralbyrå www.ssb.no Databasene TEFT-, IMT- og andre databaser Tidsskriftsartikler De fleste bedrifter og virksomheter har nå opprettet egne hjemmesider. Kompetansemegler bør ta en titt også på disse før han/hun ringer opp for bedriftsavtale. Bruk også gjerne søkemotorer til å finne ut litt mer om bedriften og kontaktpersonen (daglig leder). Informasjon om bedrifter/virksomheter kan megler også finne i ulike sosiale medier, i stillingsannonser, osv. Dersom megler ønsker å vite litt mer om statistikk for bransjer og næringer, så kan han/hun finne noe om det på Statistisk Sentralbyrå. TEFT-prosjektene var forgjengeren til dagens kompetansemegling, og det ble i sin tid opprettet egne TEFT-databaser om bedrifter i industrien, bygg og anlegg, m.m. Du kan lese mer om historikken til TEFT på VRI sine hjemmesider http://www.forskningsradet.no/vri (Kontakt kompetansemegler Leif Estensen, Sintef, dersom du vil vite mer om Teft og de andre databasene.) Ulike tidsskrifter kan også gi nyttig informasjon om den bedriften kompetansemegler ønsker å besøke.
Slide 10 Henvendelser og innspill Innspill fra samarbeidspartnere i VRI Andre meglere Prosjektledere i VRI KM-ressursgruppe (oppretta i enkelte fylker) Næringshager Innspill fra andre forskere Forsker tar kontakt - forskerinitiert Innspill fra Innovasjon Norge Innspill fra Norges forskningsråd (regional representant) Innspill fra andre Kunnskapsparker Bedriftsrådgivningen Kommunale næringssjefer Fylkesetater Bedriftene tar selv kontakt Gjennom ulike nettverk får også kompetansemegler tips om bedriftsnavn fra andre. Listen overfor viser eksempler på hvor slike innspill/henvendelser kan komme fra. Slike innspill er viktige også i planleggingen av framtidige bedriftsbesøk. Det er derfor en fordel for kompetansemegler å ha et system på ivaretaking av slike innspill til senere bruk. Det er opp til kompetansemegler selv å avgjøre hvilke slike system eller eventuelt register han/hun vil bruke (se eksempler på dette senere i kapitlet).
Slide 11 Hvordan finne de gode virksomhetene? Undersøk mer om potensielle besøksbedrift mht: Sjekk på Internett Google, hjemmesider, ulike sosiale medier, og andre opplysninger om bedriften og personer i bedriften Sjekk utviklingen i regnskap/omsetning (økonomitall om bedriften) Sjekk med Innovasjon Norge Sjekk evt. ut med næringsselskap, bransjekontor, kulturkontor, Spør andre som du vet kjenner til bedriften For å finne fram til de gode virksomhetene, så bør kompetansemegler undersøke mer enn bare faktaopplysninger om virksomheten som han/hun planlegger å besøke. Det er ofte heller ikke nok med enkle nettsøk. Dess mer kompetansemegler vet om bedriften på forhånd, dess bedre vil han/hun lykkes med å finne fram til de gode virksomhetene og bedriftene som skal ringes opp for avtale om besøk.
Slide 12 Verktøy: Bedriftsregister i Access eksempel fra Telemark Enkelt å bruke Oversiktlig kontinuerlig innlegging av nye bedrifter og virksomheter Godt planleggingsverktøy (besøksplan) Gode sorteringsmuligheter på fylker kommuner og steder slik at besøk kan avtales med flere virksomheter i samme kommune/sted hittil besøkte bedrifter antall (oppfølging opp mot mål) ulike nettverk, f eks Matsammenslutninger (Mat fra Telemark, Ringeriksmat, etc.) Oppfølgings- og rapporteringsverktøy antall besøk og resultat hittil og per år kopiering - NFR s bedriftsrapportering Bedriftsmappe per bedrift Navn på bedrifter og virksomheter som megler vil besøke kommer altså fra ulike kilder (se foran) og til forskjellig tid. En måte å holde orden på bedriftsnavn er å opprette et eget bedriftsregister, for eksempel i Access. Et godt bedriftsregister fungerer både som planleggings- og oppfølgingsverktøy. Et slikt verktøy gjør det enklere å finne fram til besøksbedrifter innenfor et geografisk område, slik at kompetansemegler kan gjøre avtaler om besøk i flere bedrifter som ligger nært i forhold til hverandre. På den måten kan kompetansemegler bruke noe mindre tid til reise/kjøring. Ved hjelp av bedriftsregisteret har megler også kontinuerlig oversikt over antall bedriftsbesøk gjennom året. Dette er til god hjelp for egen oppfølging, og når megler skal rapportere antall bedriftsbesøk og FoU-prosjekt inn til VRI-sekretæriatet og NFR. Fra bedriftsregisteret kan det kopieres og limes inn, eventuelt importere, opplysninger inn i Forskningsrådet sine rapporteringsskjemaer for rapportering av bedriftskontakter. Når kompetansemegler er ute i bedriftene, tar han/hun gjerne notater fra samtalene, både underveis i møtet og som konklusjoner etter at møtet er gjennomført. Det kan da være lurt å ha enkle systemer med bedriftsmapper for oppbevaring av slike notater og andre ting man får under besøket i bedriften, evt. har samlet av skriftlig materiale i forkant av besøket. (Bedriftsregisteret i Access er utviklet av kompetansemegler/forsker Anne-Guri Kåsene, Telemarksforsking.)
Slide 13 Bedriftsregister i Access (eks fra Telemark) Foretaksnummer Foretaksnavn Kontaktperson Tlf/mobil E-post Nettadresse Besøksadresse Postnr og poststed Kommune og fylke Navn på kompetansemegler Besøksdato Kommentarfelt Kvinnelig daglig leder/styreleder Dette er eksempler på hvilke felter et bedriftsregister kan inneholde. Som et minimum er det lurt å ha de feltene som kompetansemegler vil ha nytte av i besøksplanleggingen, og som blir etterspurt ifm halvårlige og årlige rapporteringer. Dette kan imidlertid forandre seg fra år til år, slik at et system for bedriftsregister bør være så fleksibelt at det er enkelt å legge til nye felter ved behov. Access fungerer bra på den måten.
Slide 14 Planlegging og avtale møte med bedriften/virksomheten (1) Velg ut aktuelle bedrifter og besøkssted (fra bedriftsregisteret) Planlegg datoer og klokkeslett for besøk før du ringer bedriften Bruk karttjenestene - på nettet og/eller ulike GPS-system - også i planleggingsfasen Finn gjerne ut noe du kan relatere til besøket, f eks med utgangspunkt i omtale fra massemediene, eller andre ting du vet om bedriften Planlegg selve telefonsamtalen vær godt forberedt på hva du skal si før du ringer opp bedriften og inviterer deg til besøksavtale og tidspunkt (Dette kan ofte være en terskel for KMere, særlig i starten) Bedriftsregisteret brukes også i planleggingen av reisetiden mellom bedriftene som besøkes. På den måten sparer man tid og unngår å komme for sent til avtaler. I og med at det ofte kan være store avstander mellom de ulike virksomhetene man skal besøke, så er dette en viktig del av planleggingen. For å finne ut av tidsbruk og kjøre-/reisetid mellom hver bedrift, kan det være nyttig å bruke et GPS-system eller et nettbasert system (f eks Gule Sider/Kart eller Vis Veg).
Slide 15 Planlegging og avtale møte. (2) Ring opp bedriftsleder minst 1 uke i forveien til småbedriftene Presenter deg selv og din rolle som KM (ikke bare at du er forsker ved et forskningsinstitutt) Fortell litt kort om VRI/KM-prosjektet, og spør om du kan komme på besøk og orientere mer om prosjektets muligheter og om kartleggingen av FoU-behov Presiser at du ikke skal selge noe! Avtal møtetidspunkt der bedriftsleder må være til stede, og eventuelt andre som bedriftsleder mener bør delta i møtet Følg eventuelt opp med en bekreftelse på e-post/sms om avtalt møtetidspunkt, formål, og hvor lang tid møtet vil ta Sørg for at bedriften får mobilnr ditt for eventuelt endring av møteavtale For større bedrifter, og i bedrifter der det gjerne er flere ansatte som skal delta på møtet med kompetansemegler, så kan det være lurt å ringe opp lengre tid i forveien.
Slide 16 Noen erfaringer fra fylkene Telemark, Buskerud, Oppland og Hedmark Svært få som svarer at de ikke vil ha besøk av en kompetansemegler fra et forskningsmiljø De fleste av besøksinitiativene kommer fra kompetansemegler 99% innenfor opplevelsesnæringene (Telemark og Buskerud) 80 % innenfor vareproduserende industri (Hedmark og Oppland) Mål på sikt: Flere henvendelser fra næringslivet! I de næringene der kompetansemeglervirksomheten er forholdsvis ny og lite kjent, så er det svært få initiativ som kommer fra bedriftene og til FoUinstitusjonene/Kompetansemegler. Det er derfor den proaktive jobbingen fra kompetansemegler og til bedriftene/virksomhetene er så viktig. Kulturnæringene, reiseliv og naturnæringene, er eksempler på næringer der det per i dag er svært få slike henvendelser, og de fleste bedriftene/virksomhetene i disse næringene kjenner ikke til VRI og kompetansemeglervirksomheten i fylkene.