Generelt Oppdragsgiver for denne konkurransen er Orkdal kommune, og oppdragsgiver omtales heretter som «kommunen». Lover og forskrifter Konkurransen vil bli gjennomført i henhold til gjeldene lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) mv. av 16. juli 1999 nr. 69, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006. For å kunne delta i konkurransen må leverandøren oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 5 - Kvalifikasjonsgrunnlag. Deretter vil kommunen foreta en vurdering av tilbudene ut i fra de krav som er fremmet i tildelingskriteriene i dette konkurransegrunnlaget. Tidsplan Tidsfrist for mottakelse av anbud: 10. november 2014 kl. 13.00. Siste frist for utlevering av anbudsdokument: 3. november 2014. Tilbudsåpning: 11. november 2014 kl. 12.00. Vedståelsesfrist: 10. februar 2015. Behovsspesifikasjoner Ved valg av leverandør forutsettes det at leverandøren har kapasitet til å dekke kommunens behov på en tilfredsstillende måte. Det forutsettes at kommunen blir en prioritert kunde for den leverandøren det blir inngått avtale med. Kommunen ønsker tilbud på løsninger som dekker de behov som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Kommunen forbeholder seg retten til å velge den løsningen som etter en totalvurdering er mest fordelaktig for kommunen. Kommunen ønsker primært å forholde seg til én leverandør, og under ellers like tilbudsvilkår vil dette bli bestemmende for leverandørvalget. Etablering av enkeltkontrakter på biler (enkeltavrop/bestillinger i avtaleperioden) skal foretas på grunnlag av vilkårene som er fastsatt i den etterfølgende kontrakten eller rammeavtalen som inngås mellom kommunen og leverandøren. Innhold Kommunen ønsker tilbud på på enkelte utvalgte biltyper i henhold til beskrivelsene i vedlegg 2 i dette konkurransegrunnlaget.
Kommunikasjon/kontaktperson Det kan tenkes at potensielle tilbydere ønsker å stille spørsmål vedrørende selve tilbudsprosessen eller om de enkelte tjenester som inngår i konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål til denne konkurransen må rettes skriftlig til Kjell Arne Gangås eller Folke Forfang: E-post: kjell-arne.gangas@orkdal.kommune.no eller folke.forfang@orkdal.kommune.no Telefon: 7248.3159/9715.9320 eller 7248.3232 Siste frist for å stille spørsmål i konkurransen er3. nov. 2014, 1 uke før tilbudsfristens utløp. Fristen er satt på grunn av kravet til likebehandling. Spørsmål som stilles etter dette tidspunkt kan ikke påregnes å bli besvart. Tilbudets form og innlevering Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlaget baseres på EØS-avtalens regelverk og på prosedyren «Åpen anbudskonkurranse». Med åpen anbudskonkurranse menes at det ikke er tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre dem gjennom forhandlinger. Denne prosedyren vil bli fulgt, og prinsippet om det økonomisk mest fordelaktige tilbud vil ligge til grunn for utvelgelsen. Avtaleperioden Avtale vil bli inngått for perioden 01.01.2015-31.12.2017 med opsjon på 1 års forlengelse. Opsjonen gir kommunen ensidig rett til å prolongere avtalen. Kunngjøring Kunngjøringen er kunngjort i databasen TED/Doffin. Tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde et innledende tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med tilbyderens firmanavn. Av dette tilbudet skal følgende prisinformasjoner fremgå: beskrivelser av renteprinsipper og rentetilbud beskrivelse av eventuelle elementer som er beskrevet som krav eller ønsker i kravspesifikasjonen, men som ikke kan leveres beskrivelser av eventuelle forbehold og avvik Tilbudet for øvrig skal innleveres slik som det er beskrevet i konkurransegrunnlaget.
Et komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter og anordnes i mappe med skilleark slik; Eget, separat tilbudsbrev Utfylte prisskjemaer - konkurransegrunnlagets vedlegg 1 Egen, separat løsningsbeskrivelse for enkeltelementer og tjenester med utgangspunkt i konkurransegrunnlagets vedlegg 2 «Kravspesifikasjon for levering av leasingbiler». Hvert enkelt punkt og bokstav i kravspesifikasjonen skal enten kommenteres med «akseptert» eller på annen måte beskrives slik at det tydelig fremgår at leverandøren har forstått kommunens ønsker, behov og krav. Eventuell tilleggsdokumentasjon (brosjyrer og annen dokumentasjon) skal merkes og vedlegges tilbudet. Bak skilleark 1 i tilbudsmappen Bak skilleark 2 i tilbudsmappen Bak skilleark 3 i tilbudsmappen Eventuell tilleggsdokumentasjon vedlegges bak skilleark 5 i tilbudsmappen Avkryssingsskjema for kvalifikasjonskrav og kvalifikasjonsdokumenter i hht avkryssingsskjemaets krav og anvisninger Bak skilleark 4 i tilbudsmappen Eget, separat forsikringstilbud i hht. kravspesifikasjonens anvisninger (ref. til pkt. 3 e) Eventuelle kataloger/brosjyrer med nødvendig informasjonsmateriell omkring tjenestetilbudene, samt opplysninger om eventuelle andre forhold som kan ha betydning for leveransen. Bak skilleark 5 i tilbudsmappen Tilbudet skal utarbeides i to eksemplarer, og være innbundet i ringperm med skilleark i henhold til ovenstående oversikt over innhold, inndeling og merking. Det er viktig at alle vedlegg og brosjyrer merkes tydelig. Vedlegg 1 Prisskjema - skal fylles ut, og oppsettet skal ikke endres. Avkryssingsskjema for kvalifikasjonskrav skal sammen med nødvendig dokumentasjon returneres utfylt og i signert stand. Eventuelle kataloger med nødvendig informasjonsmateriell omkring tjenestetilbudene, samt opplysninger om eventuelle andre forhold som kan ha betydning for leveransen skal legges ved tilbudet.
Tilbudsbrevet skal være signert av en autorisert person med nødvendige fullmakter. Prisskjemaet Der det er behov for det skal tilleggsinformasjon, presiseringer og lignende om de tjenestene som tilbys i vedlegg 1 Prisskjema og som det ikke er plass til i merknadsrubrikken - gis i et eget ark som merkes og vedlegges tilbudet bak skilleark 5. Språket i tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk, og dette gjelder også all dokumentasjon. Alle henvendelser vedrørende tilbudet skal også være på norsk. Vedståelsesansvar/-frist Tilbyder er klar over at innrømmelser og forpliktelser nevnt i tilbudet, og som er å forstå som en ytelse som er inkludert i prisen, er forpliktende for tilbyder med mindre det klart er tatt forbehold i forhold til dette. Tilbudene forutsettes vedstått i 3 måneder fra tilbudsfristens utløp, 10. feb. 2015. Rettelser, supplering og endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har kommunen rett til å foreta rettelser, supplering og endring av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Disse endringene skal distribueres via nettstedet www.doffin.no til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle opplysninger som kommunen gir på forespørsel fra èn tilbyder, skal også umiddelbart gis til alle de øvrige deltagerne i konkurransen. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for tilbyder å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om forlengelsen. Dette er i henhold til FOA 17-2. Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud vil ikke bli refundert av kommunen. Merking av tilbudet Tilbudet legges i en nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes Anskaffelse av leasingbiler til Orkdal kommune. Leveringsfrist Senest innen 10.nov. 2014 kl. 13.00 må tilbudet være innkommet til: Orkdal kommune, Postboks 83, 7301 Orkanger For sent innkomne tilbud vil bli avvist og vil ikke bli returnert.
Tilbudsåpning Formell åpning av innkomne tilbud vil finne sted i Orkdal Rådhus. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av de innkomne tilbud. Kvalifikasjonsgrunnlag I henhold til FOA kan kommunen stille krav til tilbyderne. Dette er minstekrav som må oppfylles for at de skal kunne delta i konkurransen. Disse vil være som følger: 1. Attest ikke eldre enn 6 måneder fra kemner/kommunekasserer som bekrefter at en er à jour med innbetaling av skatter og avgifter ( 17-14). 2. Attest ikke eldre enn 6 måneder fra Fylkesskattesjefen for at en er à jour med innbetaling av merverdiavgift ( 17-14). 3. HMS-egenerklæring ( 17-15). 4. Attest for at tilbyder er registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister som er foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor de er etablert (i Norge Brønnøysundregisteret) ( 17-10) 5. Beskrivelse av leverandørens finansielle og økonomiske stilling ( 17-8): De siste to års reviderte regnskap 6. Beskrivelse av leverandørens tekniske eller faglige kvalifikasjoner ( 17-9): Personell tilbyder disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke Liste over de viktigste leveranser de 3 siste årene, herunder deres verdi (mill. NOK) og varighet 7. Bedriftens miljøstatus skal bekreftes. For å delta i konkurransen skal tilbyder legge ved dokumenter som beskrevet over. Manglende skatteattest og manglende HMS-egenerklæring er avvisningsgrunn, jfr. FOA 20-12. For punkt 1, 2, 3 og 4 omfatter dokumentasjonsplikten også eventuelle underleverandører, nødvendig dokumentasjon er en egenerklæring fra tilbyder. Lønns- og arbeidsvilkår Tilbyder skal legge ved egenerklæring som bekrefter at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med norske (eller vedkommende lands) overenskomster, eks. tariffavtale. I de tilfeller hvor man benytter underleverandører med produksjonssted i land utenfor EU/EØS, skal man forsikre seg om at internasjonale overensstemmelser for arbeidsmiljø og arbeidstakers rettigheter blir oppfylt, og dette skal bekreftes av tilbyder. Avvisning
Det gjøres oppmerksom på at tilbud som ikke er i henhold til vilkårene i dette konkurransegrunnlaget vil bli forkastet. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist og blir ikke returnert. Kommunen tar forbehold om retten til å anta et hvilket som helst tilbud helt eller delvis, eller ikke anta noen tilbud. Kommunen skal gi en saklig begrunnelse for sitt valg. Kommunen vil avvise tilbud på grunn av forhold ved tilbudet i henhold til FOA 20-13 og 20-14, og skal avvise tilbud på grunn av forhold ved leverandøren i henhold til FOA 20-12. Resultatet av tilbudsutlysningen Etter en evalueringsfase vil samtlige tilbydere bli orientert om utfallet av anbuds-konkurransen. Med mindre det innen rimelig tid innkommer klager på tildelingen, forventer kommunen at alle tilbydere respekterer utfallet, og i avtaleperioden avstår fra aktivt innsalg overfor kommunens enheter. Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier: 1 Prising -månedsleie i hht. prisskjemaet - rentemargin ved finansiering - justeringssatser for hhv over- og underkjøring av maksimalkilometer v/utløp - forsikringstilbud økonomisk del knyttet til premie, egenandeler, premiejusteringer o.l. 2. Rutiner og prosedyrer for tilbakelevering av leasingbiler - definisjoner av normal- og unormal slitasje tilpasset bilenes bruksmønster, alder og kilometerstand - rutiner og regelverk for vurdering av påkost og verditap ved tilbakelevering av biler 3. Rutiner og serviceleveranser for forsikringshåndtering, oppfølging av biler med avvikende kjøremønster med påfølgende leiejusteringer og førterminering av leasingbiler - opplegg, oppfølging og betingelser for opp- eller nedjustering av månedsleier ved avvikende kjøremønster i bilenes driftsperiode - driftsrutiner ved forsikrings- og skadeoppfølging, analyser og skadeforebygging Vekting: 40 % 40% 20% Alle punkter som er beskrevet ovenfor skal verifiseres av leverandøren, og mer detaljerte beskrivelser av krav, ønsker og behov fremgår av vedlegg 1, 2 og 3.
Beskrivelse av tildelingskriterier: 1. PRIS 40 % Fordeling av vektingselementer: - månedsleie i hht. prisskjemaet 20 % - rentemargin ved finansiering 10 % - justeringssatser for hhv over- og underkjøring av maksimalkilometer v/utløp 40 % - forsikringstilbud økonomisk del knyttet til premie, egenandeler, premiejusteringer o.l. 30 % 2. RUTINER OG PROSEDYRER FOR TILBAKELEVERING AV LEASINGBILER 40 % Fordeling av vektingselementer: - definisjoner av normal- og unormal slitasje tilpasset bilenes bruksmønster, alder og kilometerstand 40 % - rutiner og regelverk for vurdering av påkost og verditap ved tilbakelevering av biler 60 % 3. RUTINER OG SERVICELEVERANSER FOR FORSIKRINGS- HÅNDTERING, OPPFØLGING AV BILER MED AVVIKENDE KJØREMØNSTER OG PÅFØLGENDE LEIEJUSTERINGER MED FØRTERMINERING AV LEASINGBILER 20 % Fordeling av vektingselementer: - opplegg, oppfølging og betingelser for opp- eller nedjustering av månedsleier ved avvikende kjøremønster i bilenes driftsperiode 60 % - driftsrutiner ved forsikrings- og skadeoppfølging, analyser og skadeforebygging 40 % Prisjustering Eventuelle prisjusteringer av månedsleier ved leasingfinansiering følger de justeringsbestemmelser som fremgår av det enkelte renteprinsipp.
Andre, eventuelle prisendringer skal begrunnes skriftlig minst to (2) måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i gang før kommunen har godkjent prisendringen. Begrunnelsen for prisendring skal alltid dokumenteres. Tilbyder skal i sitt tilbud spesifisere de kostnadselementer som vil påvirke en eventuell prisendring. Kommunen har innsynsrett i nødvendige kalkyler og dokumentasjon som begrunner enhver justering av pris. Prisendring skal ikke overstige det som kan dokumenteres som kostnadsøkning for den enkelte vare. I tilfelle av fall i prisene eller de kostnadselementer som er tatt inn i prisberegningen, skal tilbyderen nedjustere sine priser. Dersom leverandøren får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. Samarbeid og oppfølging Kommunen vil etter inngått avtale med leverandøren, gjøre avtalen kjent for alle berørte kommunale enheter. Kommunen og leverandøren skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtalen. Informasjonsutveksling og eventuelle statusmøter Kommunen ønsker å ha gode samarbeidsforhold med sine avtalepartnere, noe som innebærer bl.a. gjensidig informasjonsutveksling i avtaleperioden. Årlige statusmøter kan avtales dersom forhold taler for dette. Avvik Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Kommunens overordnede avtaleansvarlige skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen. Kontraktsbetingelser Til grunn for avtalen gjelder dette konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud. På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt. Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge: Kontrakt Konkurransegrunnlaget Leverandørens tilbud
Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlig godkjenning. Heving Hver av artene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette forholdet. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves. Eventuelt påløpt dagmulkt for forsinkelse fra selger kommer ikke til fradrag i erstatningen. Tvister Dersom det oppstår tvister i forbindelse med avtalen skal saken søkes løst ved forhandlinger. Vedleggsoversikt Vedlegg 1 - Prisskjema Vedlegg 2- Kravspesifikasjon for leveranse av leasingfinansierte biler og relaterte tjenester Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon for bilanskaffelser Vedlegg 4 - Avkryssingsskjema for kvalifikasjonskrav