FS 07-09 Til: Fra: Arkivref: Fakultetsstyret Seksjon for forskningstjenester 2009/368 SLI000/ INNFØRING AV NYE RUTINER FOR FORVALTNING AV BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) VED DET MEDISINSKE FAKULTET 1. Innledning Rutinen bygger på UiTs Retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), som gjelder fra 01.01.09. Begrepsbruken er endret iht. Departementets (F-20-07), slik at det som tidligere var omtalt som ekstern finansiert virksomhet (EFV), nå omtales som BOA. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktiviteter (BOA) omfatter alle deler av virksomheten ved Universitetet i Tromsø (UiT) som finansieres utenom Universitetets grunnbevilgning. Satsene for indirekte kostnader er fastsatt i retningslinjer for indirekte kostnader ved eksternt finansiert virksomhet Dl 200702037-3. Seksjon for forskningstjenester og seksjon for personal og økonomitjenester har sammen utarbeidet en plan for å sikre implementering av retningslinjene. Det tas blant annet sikte på å utarbeide en mal for budsjettering av prosjekter og i tillegg legges det opp til egne fora for informasjon og opplæring i de nye retningslinjene. Opplæringen tenkes i utgangspunktet gjennomført som workshops der man jobber med konkrete eksempler. Det planlegges ulike opplegg for administrasjonen og de vitenskapelig ansatte. Mer informasjon om dette vil komme. 2. Hovedregel Fakultetet har som hovedregel ansvar for forvaltning av det enkelte prosjekt fra søknadsfase til prosjektet avsluttes. Alle BOA prosjekter skal fullbudsjetteres. Dette fremgår av UiTs Retningslinje for beregning av indirekte kostnader ved eksternt finansiert virksomhet av 7. april 2008 og innebærer at alle kostnader knyttet til prosjektet skal fremgå av budsjettet. Skjemaet 1. Fag nedenfor viser kostnadene for eksperimentelle og ikke-eksperimentelle prosjekter og hvor satsene for indirekte kostnader - overhead per årsverk, månedsverk og time fremgår. Timeprisen (*) er regnet ut fra et årsverk på 1300 timer. Begrunnelsen for dette er at en del timer ikke lar seg fakturere og som det er rimelig at finansieringskilden er med å dekke sin andel av. Dette kan være tid knyttet til kurs/kompetanseheving, ferie, sykefravær, mv. Eventuelle avvik fra disse satsene skal avtales på forhånd og dokumenteres. UNIVERSITETSDIREKTØREN Det medisinske fakultet Universitetet i Tromsø, No-9037 TROMSØ, tlf +47 77 64 40 00, e-post postmottak@fagmed.uit.no, http://uit.no leder Seksjon for forskningstjenester Ståle Liljedal, tlf +47 77 64 67 52, faks +47 77 64 53 00, e-post stale.liljedal@fagmed.uit.no
Indirekte kostnader (overhead) for 2008/2009 Skjema 1. Fag Årsverk Månedsverk Timepris Eksperimentelle 525.000,- 43.750,- 404,- * Ikke ekspt. 300.000,- 25.000,- 231,-* Nedenfor følger eksempler på totalkostnadene for en eksperimentell og ikke eksperimentell PhD stilling (skjema 2. Phd) og eksperimentell og ikke eksperimentell postdoktorstilling (skjema 3. Post.dok). I eksemplene er det lagt inn minimumslønn (** på henholdsvis ltr. 48 og 60). Totalkostnaden vil således endres dersom annen avlønning benyttes. De satsene for personlige driftsmidler som er oppgitt her er ment som eksempler og skal ikke sees på som førende. Skjema 2. Phd Eksperimentelle fag Ikke eksperimentelle fag Lønn** inkl. sosiale kostnader 456.945,- (ltr. 48) 456.945,- (ltr. 48) Indirekte kostnader 525.000,- 300.000,- Driftsmidler 60.000,- 40.000,- Totalekostnader: 1.041.945,- 796.945,- Skjema 3. Post dok Eksperimentelle fag Ikke eksperimentelle fag Lønn ** inkl. sosiale kostnader 565.431,- (ltr. 60) 565.431,- (ltr. 60) Indirekte kostnader 525.000,- 300.000,- Driftsmidler 60.000,- 40.000,- Totalekostnader: 1.150.431,- 905.431,- NFR og EU har egne satser for indirekte kostnader som må benyttes i søknadssammenheng til disse, se Forskningsrådets satser: Det gjøres oppmerksom på at disse prosjektene må lage et fullbudsjett som arkiveres i Universitetets arkiv- og saksbehandlingssystem. I tillegg skal det lages et bevilgningsbudsjett som følger søknaden og er i henhold til finansieringskildens retningslinjer. For alle andre finansieringskilder skal de nye UiT satsene legges til grunn. Ved bidrag som kan betraktes som små driftsmidler - beløp opp til 100 000,- og som anses som rene driftstilskudd, der prosjektet ikke involverer organisasjonen utover forskeren selv, skal det trekkes minimum 10,5 % dekningsbidrag. Instituttet står her fritt til å trekke en høyere prosentandel om prosjektets omfang tilsier det, eller er en del av et større prosjekt. Dekningsbidraget fordeler seg til 3,5% til sentraladministrasjonen, 3,5% til fakultetsadministrasjonen og 3,5% til instituttet Av driftskostnader inkludert utstyr der ikke andre satser er oppgitt skal det trekkes 10,5% dekningsbidrag. 3,5% til hhv sentraladministrasjonen, fakultetsadministrasjonen og instituttet. Som hovedregel skal dekningsbidrag belastes når prosjektet mottar sin bevilgning og prosjektet opprettes. For påfølgende år skal dekningsbidrag trekkes når det utarbeides periodisert budsjett for året (http://uit.no/getfile.php?pageid=7205&fileid=55) 3. Egeninnsats Vurdering og godkjenning av bruk av egeninnsats i eksterne prosjekter og BOA deligeres til instituttleder innenfor instituttets budsjettramme. I prosjekter hvor det er behov for midler utover det instituttet kan bidra med, skal dette godkjennes av fakdir/dekan. Instituttets / fakultetets egeninnsats skal synliggjøres i budsjettet og er en nødvendighet for å oppfylle kravet om fullbudsjettering i henholdt til regelverket 4. Oppdrags- og bidragsfinansierte aktiviteter Oppdragsfinansiert aktivitet (oppdragsprosjekt) Med oppdragsfinansiert aktivitet (oppdragsprosjekter) forstås prosjekter som Universitetet utfører mot vederlag (betaling) fra ekstern oppdragsgiver, med krav til leveranser (med motytelse) ved side 2
avtale/kontraktinngåelse. Ved tvil om hvorvidt et prosjekt er bidrags- eller oppdragsprosjekt, skal man rådføre seg med seksjon for forskningstjenester. Oppdragsprosjekter skal alltid fullfinansieres av ekstern oppdragsgiver/finansieringskilde (jf. F 20-07), det vil si at alle direkte og indirekte kostnader ved prosjektet skal dekkes av den eksterne finansieringskilden/oppdragsgiveren. Det skal alltid vurderes om det skal legges til et påslag for avanse eller risiko. Hvorvidt prosjektet er momspliktig skal alltid avklares (ØA skal komme med retningslinjer for dette). Universitetet skal som hovedregel ha eiendomsretten til resultatene som oppdragsprosjektet frembringer. Ved eventuell overdragelse av rettighetene til utnyttelse av resultatene skal dette godkjennes av universitetsdirektøren og avtalefestes i kontrakten/avtalen som inngås med oppdragsgiver før prosjektet igangsettes. Universitetet skal uansett alltid ha rett til å utnytte alle forskningsresultatene eller annet til undervisnings- og forskningsformål. Det vises for øvrig til gjeldende IPR-policy ved Universitetet 1. Oppdragsprosjekter skal godkjennes av Universitetsdirektøren Bidragsfinansiert aktivitet (bidragsprosjekter) Med bidragsfinansiert aktivitet (bidragsprosjekter) forstås prosjekter hvor Universitetet får finansiering fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder (andre departementer enn Kunnskapsdepartementet, direktorater, Norges forskningsråd, EU og liknende), helt eller delvis, uten krav til leveranser (uten motytelse) ved avtale/kontraktsinngåelse. Universitetet skal som hovedregel ha eiendomsretten til resultatene som bidragsprosjektet frembringer. Grunnbevilgning Med grunnbevilgning forstås bevilgninger stilt til rådighet av Kunnskapsdepartementet (KD). Som grunnbevilgning regnes også, i regnskapsmessig forstand, inntekter som ikke er forpliktet til anvendelse til et bestemt formål i henhold til kontrakt/avtale. Dette kan for eksempel gjelde salgsinntekter og leieinntekter. 5. Prosjektforvaltning oppgave- og ansvarsfordeling I det følgende beskrives ansvar, oppgaver og regler knyttet til forvaltning av eksterne prosjekter fra idé til prosjektet avsluttes. I det følgende deles prosjektaktivitetene inn i fem faser: Idé- og søknad, avtaleinngåelse (kontrakt), oppstart, gjennomføring og avslutning A Idé - og Søknadsfase Alle fast ansatte kan oppføres som prosjektleder. For midlertidig ansatte må instituttleder godkjenne rollen som prosjektleder, før søknadsprosessen innledes 1. Prosjektleders ansvar for å få godkjent sin prosjektidé Prosjektleder har ansvar for å få godkjent sin prosjektidé av instituttleder. Før godkjenning skal prosjektleder: a. Lage idéskisse b. Vurdere omfang av resursbruk på instituttet (inkludert personell og infrastruktur) c. Utarbeide preliminært budsjett d. Klassifisere prosjektet som enten bidrags- eller oppdragsprosjekt Når dette er klart skal prosjektleder sammen med instituttleder/instituttadm.: e. Drøfte IPR-problematikk som f.eks. rett til publisering og eventuelle kommersialiseringspotensial. f. Drøfte grunnlag for confidential agreement Forslag til avtale legges ut på Seksjon for forskningstjenester sine hjemmesider 1 Universitetet i Tromsø sluttet seg i styresak S 08-08 til Felles rettighetspolitikk for Norges universiteter (DL 200800401-5). side 3
2. Instituttleders godkjenning av prosjektideen Det er instituttleders ansvar å vurdere om det er grunnlag for å gå videre med søknadsarbeidet og han/hun skal derfor: a. Vurdere prosjektet i forhold til tilgjengelige ressurser / økonomi (personale, lokale, utstyr etc) b. Vurdere preliminært budsjett c. Vurdere om det er faglig interesse for prosjektet dersom instituttet må gå inn med egeninnsats. Vurderingen skal dokumenteres i Universitetets arkiv- og saksbehandlingssystem d. Godkjenne / avslå prosjektideen 3. Prosjektleders ansvar for fastsetting av budsjett og utfyllende prosjektbeskrivelse Før søknad om finansiering kan sendes til de ulike finansieringskildene skal det utarbeides et realistisk budsjett der alle relevante økonomiske forhold i forbindelse med prosjektet synliggjøres (Jf UiTs retningslinjer av 7.april 2008). Instituttadministrasjonen skal være behjelpelig med å sette opp budsjettet. Prosjektleder skal sørge for at: a. Prosjektet er fullbudsjettert i hht gjeldende regelverk og retningslinjer (inkludert indirekte kostnader) i. Kostnadsbudsjettet skal vise alle direkte og indirekte kostnader, per år og totalt. Direkte kostnader består av lønnskostnader inkl. sosiale kostnader for all arbeidsinnsats som bidrar i prosjektet, inklusive fast personell som helt eller delvis inngår i prosjektet. I tillegg kommer prosjektspesifikke driftsmidler og investeringer i utstyr mv. Indirekte kostnader består av estimerte kostnader knyttet til drift av en personlig arbeidsplass med tilhørende tjenester (kontorlokaler, PC, IT/telefon, bibliotek, lokale og sentrale adm. tjenester mv) samt bruk av teknisk infrastruktur (laboratorier, teknisk personale og utstyr). Det vises i denne forbindelse til Universitetets standardsatser og regler for beregning av indirekte kostnader 2. Ved søknad om midler fra finansieringskilder som har egne retningslinjer for søknadsutforming og beregning av kostnader, herunder indirekte kostnader, må fakultetet/enheten ta hensyn til dette ved utforming av søknad/budsjett. Det skal imidlertid alltid foreligge et budsjett i tråd med Universitetets interne retningslinjer som reflekterer Universitetets inntekter/finansiering og kostnader i henhold til beregningsreglene for indirekte kostnader. For oppdragsprosjekt kommer eventuell risikopremie og fortjeneste i tillegg. Det må videre avklares hvorvidt prosjektet skal belastes merverdiavgift. ii. Finansieringsplanen/inntektsbudsjettet skal vise hvordan prosjektkostnadene skal finansieres per år og totalt, fordelt på eksterne kilder og eventuelt Universitetets egenfinansiering/delfinansiering. Ved eventuell egenfinansiering/delfinansiering må instituttet/fakultetet ta stilling til om prosjektet har slik faglig interesse at det forsvarer den egenfinansiering/delfinansiering prosjektet krever 3. De vurderinger som danner grunnlag for beslutning om egenfinansiering/delfinansiering i bidragsprosjekter 4 skal dokumenteres. 2 Retningslinjer for beregning av indirekte kostnader ved Universitetet i Tromsø, fastsatt 7. april 2008, DL 200702037-3 3 Med faglig interesse forstås aktivitet som styrker fagutviklingen internt ved Universitetet og er forankret i Universitetets strategi (herunder fakultetenes/enhetenes strategier), jf F-20-07, punkt 2.2.c. 4 I henhold til F 20-07 pkt 2.2 c). side 4
b. Budsjettet skal gjenspeile prosjektbeskrivelsen. Alle aktiviteter i prosjektbeskrivelsen skal være forankret i budsjettet. Budsjettet skal foreligge instituttadministrasjonen senest 4 uker før søkandsfristen c. IPR skal avklares. Seksjon for forskningstjenester kan bistå instituttet ved behov. d. Eventuelle endringer skal forelegges instituttleder og endelig godkjenning innhentes e. Søknaden forelegges instituttleder/fakultetsdirektør senest_2 uker før søknadsfrist for ordinære søknader og senest 3 uker før søknadsfrist for EU søknader. f. Følgende dokumenter registreres i Universitetets arkivsystem og følger saken: i. Søknad (søknadsskjema) ii. Prosjektplan/prosjektbeskrivelse redegjøres for eiendomsrett og publisering iii. Budsjett foreligge opplysninger om egeninnsats og spesifisert overhead I tillegg skal følgende dokumenter registreres i Universitetets arkivsystem: iv. Invitasjon til kontraktsforhandlinger v. Tilsagnsbrev med kontrakt vi. Instituttleders/Fakultetsdirektørens godkjenning av søknaden vii. Avslag på søknader fra finansieringskildene 4. Instituttleders/fakultetsdirektørs godkjenning av søknaden Instituttleder har ansvar for at: a. Søknaden blir kvalitetssikret (budsjett, prosjektbeskrivelse, gjennomføringsgrad) b. Endelig prosjektbeskrivelse og budsjett godkjennes c. Instituttleder godkjenner søknaden, eventuelt anbefaler og oversender saken til fakultetsnivået der dette er påkrevet. d. Prosjektbeskrivelse, fullbudsjett, søknadsskjema, anbefalinger / støtteerklæringer og godkjenning av prosjekt og bruk av egenfinansiering eventuelt andre dokumenter skal arkiveres i Universitetets arkiv- og saksbehandlingssystem før søknad sendes til finansieringskilden(e). B- kontraktsfase 1. Krav til kontrakt For hvert enkelt oppdrags-/bidragsprosjekt skal det foreligge skriftlig kontrakt/avtale mellom oppdragsgiver/bidragsyter og DMF. Avtalen kan bygge på: a. Mal fra NFR eller EU, samt standardkontrakt fra UiT (ikke ferdig), som skal benyttes så langt dette er hensiktsmessig. b. Ved bruk av andre kontraktsformularer må eventuelle særvilkår komme som tillegg til punktene i standardkontrakten. c. Ved tildeling av mindre beløp (anslagsvis under kr 100 000) i bidragsprosjekter hvor Universitetet ikke påtar seg vesentlige forpliktelser (tilskudd/gaver), kan behov for og omfang av kontrakt vurderes. Brev, eller annen skriftlig dokumentasjon fra bidragsyter, kan da eventuelt erstatte kontrakt. d. Medfører prosjektet tilsetting av personale skal det imidlertid alltid foreligge kontrakt. e. Ved oppdragsprosjekter skal det alltid inngås kontrakt som underskrives av begge parter. Følgende forhold skal alltid være regulert i en kontrakt: Formål med bruk av midlene Varighet/kontraktsperiode Prosjektansvarlig Økonomi og betalingsbetingelser (tidspunkt og beløp, fortrinnsvis forskuddsbetaling) Universitetets faglige og økonomiske rolle i prosjektet. Generelt regulere rettigheter, plikter og ansvar for partene Rapporteringsrutiner Heving/oppsigelse av avtalen Behandling av tvister side 5
Publiseringsrettigheter (jf. Universitets- og høgskolelovens 1-5 sjette ledd). Universitetet skal alltid ha rett til å utnytte alle forskningsresultatene eller annet til undervisnings- og forskningsformål. Eiendomsretten til resultatet av prosjekter og eiendomsretten til eventuelt utstyr finansiert av prosjektet (jf. UiTs IPR-policy). Universitetet skal som hovedregel ha eiendomsretten til resultatene som bidragsprosjektet frembringer. Ved etter- og videreutdanning eller tilsvarende der deler av finansieringen av studietilbudet skjer gjennom egenbetaling fra deltakerne/studentene (bidragsprosjekt), inngås det ikke kontrakt på vanlig måte (se retningslinjene s 6 for utdyping) 2. Prosjektleders oppgaver Prosjektleder skal gå god for at prosjektet lar seg faglig gjennomføre med de betingelser som fremgår av kontrakten og innenfor den resursramme som prosjektet har og har ansvar for at: i. Kontraktsutkast oversendes Instituttleder/fakultetsdirektør og registreres i Universitetets arkiv- og saksbehandlingssystem ii. Universitetsdirektøren får tilsendt kontraktsutkast for EU og oppdragskontrakter senest 10 virkedager før fristen utløper. C- Oppstartsfase 1. Opprettelse av prosjektet i økonomi/regnskapssystemet Så snart endelig budsjett er fastsatt og kontrakt er underskrevet vil prosjektet bli opprettet i universitetets regnskapssystem. a. Økonomi/regnskap på instituttnivå oppretter prosjektet på bakgrunn av tilsagnsbrev på følgende skjema: http://uit.no/getfile.php?pageid=7205&fileid=31 b. Økonomiavdelingen på fakultetsnivå legger inn budsjettet i økonomisystemet når prosjektet er opprettet. 2. Prosjektleders ansvar (i samarbeid med instituttadministrasjonen) Når et prosjekt blir opprettet skal prosjektleder forsikre seg om at følgende dokumenter ligger i arkiv- og saksbehandlingssystemet: i. Søknad om midler (dersom det har vært en søknadsrunde før kontrakt ble inngått) ii. Tilsagnsbrev med kontrakt fra finansieringskilden. iii. Underskrevet kontrakt med samarbeidspartene. iv. Kostnadsbudsjett og inntektsbudsjett/finansieringsplan, periodisert og for hele prosjektperioden (endelig budsjett) v. Begrunnelse for eventuell egenfinansiering / delfinansiering fra Universitetet. D- Gjennomføringsfasen 1. Prosjektleders oppgaver i samarbeid med instituttadministrasjonen: Det er prosjektleders oppgave å sørge for at prosjektet blir fulgt opp faglig, administrativt og økonomisk, og må: a. Lage årlige budsjetter for innlasting i økonomisystemet på skjema: http://uit.no/getfile.php?pageid=7205&fileid=55, disse sendes til fakultetsadministrasjonen for innregistrering. b. Sørge for at fremdriftsrapporter blir sendt og arkivert i arkiv- og saksbehandlersystemet. Økonomisk status skal alltid rapporteres i henhold til regnskapssystemet. c. Vesentlige avvik skal rapporteres og i samråd med instituttleder iverksette tiltak om nødvendig d. Koordinere prosjektet og fordele inntekter/utgifter mellom berørte enheter e. Være oppdatert på økonomisk status. Sjekke at inntekter og utgifter belastes rett og at ordre/grunnlagsskjema fylles ut og sendes fakultetsadministrasjonen i. Tilgjengelige hjelpemiddel i tillegg til manuell gjennomgang: Økonomidata på web: http://adbweb.uit.no/okonomi/ side 6
2. Fakultetsadministrasjonens oppgaver: a. Sørge for at årlige budsjetter registreres i Universitetets økonomisystem b. Gi råd til prosjektleder / instituttleder og instituttadministrasjon ved behov c. Drive forskningsadministrativt nettverk og relevante kompetansehevingstiltak. d. Kvalitetssikring av instituttenes arbeid, særlig for oppdragsprosjekter. E- Avslutningsfasen 1. Prosjektleders oppgaver i samarbeid med instituttadministrasjonen: a. Påse at dekningsbidrag er belastet og overført instituttet b. Sende sluttrapport i hht avtale til finansieringskildene. c. Påse at sluttrapporten blir arkivert prosjektet anses nå ferdig d. Ved avslutning av bidragsprosjekter (etter at alle forpliktelser til finansieringskilde og andre forpliktelser er oppfylt) skal eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk/ merforbruk avregnes mot bevilgningsøkonomien til fakultetet e. Ved avslutning av oppdragsprosjekter avregnes eventuelle regnskapsmessige overskudd/underskudd mot virksomhetskapitalen til Universitetet som disponeres av universitetsstyret. Enheten som er ansvarlig for oppdragsprosjektet, mottar/trekkes i så fall tilsvarende beløp i bevilgningsøkonomien. f. Prosjektet meldes som avsluttet til økonomiavdelingen på sentralt nivå når prosjektet er oppgjort og avsluttet. Forslag til vedtak: 1. Fakultetstyret slutter seg til forslaget til Rutiner for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Det medisinske fakultet (DMF) 2. Enhetene implementerer Rutiner for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Det medisinske fakultet 3. Retningslinjene er gjeldende fra 1.1.2009 og de delene av rutinebeskrivelsen som fortsatt er relevante for eksisterende prosjekter skal iverksettes. Tromsø, 19.02.2009 Stig Ørsje Fakultetsdirektør Ståle Liljedal leder Seksjon for forskningstjenester side 7