KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE Åndalsnes, 06.mars 2012 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 1/12 TID: 12.03.2012 kl. 10:00 STED: Møterom "Romsdalshorn", Rauma kulturhus. OBS! Merk sted! SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21. NOVEMBER 2011 PS 02/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/12 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2011 PS 04/12 REVISJONENS MELDING TIL KONTROLLUTVALGET PR. DESEMBER 2011 PS 05/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 PS 06/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 PS 07/12 BIBLIOTEKSAKEN I RAUMA PS 08/12 ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER I KONTROLLUTVALGET I RAUMA PS 09/12 MØTEPLAN FOR 2012 PS 10/12 OPPFØLGINGSLISTE PS 11/12 EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf. 71 11 14 52, evt. mob 99 70 80 19. E-post: aase.eriksen@molde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Odd Ivar Røhmesmo (s) leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær
Kontrollutvalget!!RAUMA KOMMUNE Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2012-1539/01 033 Åse S. Eriksen 29.02.2012 Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 01/12 Kontrollutvalget Møtedato 12.03.2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21. NOVEMBER 2011 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 21. november 2011 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær
1"! KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/11 Møtedato: 21.11.2011 Tid: kl 10.00 kl 14.10 Møtested: Grupperom 1, Grand hotell, Bellevue, Åndalsnes Sak nr: 35/11 44/11 Møteleder: Møtende medlemmer: Odd Ivar Røhmesmo, leder (Sv) Erling Hagen, nestleder (Sp) Rigmor Kristoffersen (Ap) Alf Roger Antonsen (H) Forfall: Svanhild K. Dahle (Sp) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Jane M. Edvardsen (Ap) Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Mette Rye, plan- og økonomisjef (under sak 37/11 39/11) Lederen ønsket det nye kontrollutvalget velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Møtet startet med at leder og sekretær ga informasjon om kontrollutvalgets rolle og virke innen det kommunale forvaltningssystem og delte ut diverse informasjonsmateriell, samt Kommunal- og regionaldepartementets veileder Kontrollutvalgsboken til det nye kontrollutvalget. Det ble meldt inn en ekstra sak til møtet, sak PS 44/11 Eventuelt. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 35/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 29. AUGUST 2011 PS 36/11 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 37/11 RAUMA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 3. KVARTAL 2011 PS 38/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN REFUSJON SYKEPENGER I RAUMA KOMMUNE PS 39/11 SØKNAD OM KJØP AV TILLEGGSAREAL RØNNINGSVEIEN 20 PS 40/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012 2015 - BESTILLING PS 41/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012 2015 - BESTILLING PS 42/11 NKRF's KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I 2012 DELTAGELSE Side 1 av 6
PS 43/11 OPPFØLGINGSLISTE PS 44/11 EVENTUELT PS 35/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 29. AUGUST 2011 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 29. august 2011 godkjennes. Kontrollutvalgets b eh andling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 36/11 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 08/11 Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i valgperioden 2007 2011 - saksprotokoll Rauma kommunestyre 20.09.2011, k-sak 050/11 RS 09/11 Reglement for kontrollutvalget i Rauma - saksprotokoll Rauma kommunestyre 20.09.2011, k-sak 051/11 Orienteringssaker: OS 21/11 Veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar for forvaltningsrevisjon fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 1. september 2011. OS 22/11 Oppfølging av undersøkelse om beregning av selvkost rapport fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert 20.10.2011 Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om revisjonens undersøkelsen om beregning av renovasjonsgebyr etter selvkostprinsippet som var foretatt i 2010 og redegjorde for oppfølging av rapporten. OS 23/11 Protokoll fra styremøter i NIR nr 3/2011 17.06.2011 og 4/2011 30.09.2011 Saker som var u.off. ble delt ut i møtet. OS 24/11 Protokoll fra representantskapsmøte i NIR nr 3/2011, 30.09.2011 Protokollen ble delt ut i møtet grunnet sak u.off. OS 25/11 Kommunevalget høsten 2011 og valg av styremedlemmer til revisjonsstyret kopi av brev til medlemskommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert 08.09.2011 Side 2 av 6
Sekretæren orienterte og viste til endringene i forvaltningsloven som trådte i kraft 1. november som vanskeliggjør at medlemmer av kontrollutvalg kan sitte i revisjonsstyret grunnet de nye habilitetsreglene. OS 26/11 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr. 4/2011 m/vedlegg OS 27/11 Valgbarhet til kontrollutvalg personer pålagt tjenesteplikt i brannvesen einfo 11/8 fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 11.10.2011 Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 37/11 RAUMA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 3. KVARTAL 2011 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar økonomirapport for 3. kvartal 2011, sammen med rådmannens/ økonomisjefens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalgets behandling Leder innledet til saken. Plan- og økonomisjef Mette Rye redegjorde for økonomirapporten og årsak til enkelte enheters regnskapsmessige avvik i forhold til budsjett og prognosene for driftsresultatet for 2011. Kontrollutvalgets leder kommenterte investeringsbudsjettet og -regnskapet og etterlyste merknader til avvik mellom budsjett og regnskap for investeringer i 2011. Plan- og økonomisjefen svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 38/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN REFUSJON SYKEPENGER I RAUMA KOMMUNE Kontrollutvalgets uttalelse 1. Rauma kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Rauma kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 6 under Samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets behandling Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om bakgrunnen for at prosjektet ble valgt og redegjorde for innholdet i rapporten og de anbefalinger som er gitt. Side 3 av 6
Forvaltningsrevisor og plan- og økonomisjef Mette Rye svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens forslag til uttalelse. (5 voterende) PS 39/11 SØKNAD OM KJØP AV TILLEGGSAREAL RØNNINGSVEIEN 20 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget ser alvorlig på Rauma kommunes brudd på forvaltningsloven om saksbehandlingstid og svarfrist. Kontrollutvalget finner også at kommunens delegasjonsreglement er uklart når det gjelder formannskapets og planutvalgets myndighet i slike saker og ber Rauma kommune om å revidere reglementet for tydeligere å avklare utøvelsen av delegert myndighet. Kontrollutvalgets behandling Leder refererte til det som var skjedd i saken fra søknad ble sendt til Rauma kommune om kjøp av tilleggsareal i juni 2009 og frem til henvendelsen fra kjøper ble rettet til kontrollutvalget i oktober 2011. I denne saken er det flere problemstillinger som avdekkes ved at det både mangler konkret svar fra Rauma kommune på søknaden og et uklart delegasjonsreglement. Plan- og økonomisjef Mette Rye beklaget på kommunens vegne at saksbehandlingen har tatt lang tid og at svarfrist ihh. til forvaltningsloven ikke er overholdt. Kontrollutvalget mener at slike saker er å anse som en prinsipiell sak. Det er også viktig å få utredet definisjonen på hvem som er part i saken. Sekretæren ble av utvalget bedt om å sende et brev til klager og redegjøre for kontrollutvalgets behandling av saken. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 40/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012 2015 - BESTILLING Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget bestiller utkast til Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Planen skal basere seg på en overordnet analyse. 2. Plandokumentet bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Kontrollutvalgets behandling Forvaltningsrevisor Grete Gjendem redegjorde for arbeidet med planen og de risikoanalyser som legges til grunn. Side 4 av 6
Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 41/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012 2015 - BESTILLING Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget bestiller utkast til Plan for selskapskontroll 2012 2015. Planen skal basere seg på en overordnet analyse. 2. Plandokumentet bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 42/11 NKRF's KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I 2012 DELTAGELSE Kontrollutvalgets vedtak Leder Odd Ivar Røhmesmo deltar på NKRF's kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen I. og 2. februar 2012. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte om konferansen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 43/11 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfolging av forvaltningsrevisjonsrapporter Utvalget ønsker oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende Personalpolitikk i Rauma kommune. 21.11.2011: Plan og økonomisjef Mette Rye orienterte. Arbeidet med oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten er ikke ferdig. Kontrollutvalgets behandling Leder gikk i gjennom de sakene som står oppført i oppfølgingslisten og ga en kort orientering til det nye utvalget til det enkelte punkt. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Side 5 av 6
PS 44/11 EVENTUELT Brev til administrasjonen i Rauma kommune Kontrollutvalget ber sekretæren om å sende et brev til administrasjonen i Rauma kommune og be om at kontrollutvalget får seg forelagt etterkalkylene for beregning av gebyr for renovasjon og byggesaksbehandling etter selvkostprinsippet. Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget i Rauma Leder ønsker at det på nytt blir fremmet en sak for kontrollutvalget om åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget i Rauma og ber om at den legges fram til behandling i utvalgets første møte i 2012. Odd Ivar Røhmesmo leder Erling Hagen nestleder Rigmor Kristoffersen Alf Roger Antonsen Jane M. Edvardsen Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6
KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE Saker som er tatt o Kontrollutvalgets sekretariat Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter 28.02.11 Rev Oppfølging av revisjonsrapport 28.02.11 Dato: Ansvar: 28.02.11 Sekr Eierskapsmelding. Etterlysning 22.02.10 Adm Internkontroll i Rauma kommune 22.02.10 Adm SAKSOPPFØLGING Merknad: Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene i Romsdal vedtok at samarbeidsavtalen fra 31.12.04 skulle prolongeres på ubestemt tid. Utvalget ønsker oppfølging av forvaltningsrevisjons rapporten vedrørende Personalpolitikk i Rauma kommune Sekr./Rev Utvalget ønsker oppfølging av revisj onsrapporten vedrørende Kirkelig fellesråd i Rauma Kontrollutvalget vedtok 14.12.09 i KU sak 51/09 å be rådmannen utarbeide rapport om kommunens samlede eierinteresser i hel- og deleide selskap (eierskapsmelding). Kontrollutvalget ønsker orientering om rådmannens internkontroll (herunder organisering, delegasjon, fullmakter, anvisningsmyndighet etc) i kommunen (ajourført pr 21.11.1 1) Status: 21.02.11: Sekretariatet avventer svar fra kommunene på forslag om prolongering. 29.08.2011: Samtlige ni kommuner har nå vedtatt å prolongere opprinnelig samarbeidsavtale på ubestemt tid. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. 29.08.11: Revisjonen og kontrollutvalget avventer sak til politisk behandling om oppfølging av medarbeiderundersøkelse og rapporten. 21.11.2011: Plan og økonomisjef Mette Rye orienterte i møtet. Arbeidet med oppfølging av forvaltningsrevisj onsrapporten er ikke ferdig. 29.08.2011: Rauma kommune har den 21.06.2011 i k-sak 039/11 vedtatt forslag til ny tjenesteytingsavtale med Kirkelig Fellesråd. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. 28.02.11: Utarbeidelse av eierskapsmelding er forelagt f-skapet og skal behandles i k-styret i mars 2011. Saken er overført fra 2010. 05.04.11: Eierskapsmelding foreligger og er behandlet av kommunestyret 08.03.11. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. 28.02.11: Orientering utsettes til neste møte. 05.04.11: Orientering utsettes til neste møte. 31.05.11: Kommunen har vært i kontakt med et firma som kan levere en dataløsning kalt
Samhandlingsreformen 31.05.11 Adm Ny lov om kommunale helseog omsorgstjenester skal sikre samhandling mellom kommuner og sykehus og gi pasienter og brukere bedre helsetjenester der de bor. Det vil gi kommunene større mulighet til å organisere tjenestene ut fra lokale forhold og behov. Samhandlingsreformen iverksettes fra 1. januar 2012. -Kvalitetslosen" og vurderer å gå til anskaffelse av dette dataverktøyet. Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse fra administrasjonen til neste møte om framdriften i dette prosjektet. 29.08.2011: Orientering gitt i dagens møte. Rauma kommune har i dag ikke noe helhetlig kvalitetsstyringssystem for internkontroll for alle kommunens fagområder. Det er stor kompleksitet i den kommunale tjenesteproduksjon og det må avsettes midler til investering i programvare og til organisering av arbeidet. Saken vil bli tatt opp i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2012. Kontrollutvalget vil ha saken under fortsatt observasjon. 31.05.11: Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse fra administrasjonen i neste møte om hvordan Rauma kommune har forberedt seg til de oppgaver og plikter som følger av reformen. 29.08.2011: Orientering gitt i dagens møte. Utvalgets oppfatning er at Rauma kommune er godt forberedt til de oppgaver som vil bli pålagt kommunen i forbindelse med reformen. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet.
ii!!! RAUMA KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2012-1539/01 033 Åse S. Eriksen 29.02.2012 Saksframlegg Utval ssaksnr PS 02/12 Utval Kontrollutvalget Møtedato 12.03.2012 REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 01/12 Kontrollutvalget 2011 2015 Valgbarhet / varamedlemmer saksprotokoll Rauma kommunestyre 08.11.2011, k-sak 090/11 (vedlagt) RS 02/12 Reglement for kontrollutvalget - endret av kommunestyret i Rauma 08.11.2012 i k-sak 090/11 (vedlagt) RS 03/12 Forvaltningsrevisjonsrapport Refusjon sykepenger i Rauma kommune saksprotokoll Rauma kommunestyre 13.12.2011, k-sak 113/11 (vedlagt) RS 04/12 Søknad om kjøp av tilleggsareal svarbrev til Hans K. Hamre fra kontrollutvalget, datert 08.12.2011 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 01/12 OS 02/12 OS 03/12 OS 04/12 OS 05/12 OS 06/12 OS 07/12 OS 08/12 Kundebrev 2/2011 Kjøreplan for årsrapportering - Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, (vedlagt) Samhandlingsreformen Kommunal medfinansiering Nyhetsbrev fra Helse- og omsorgsdepartementet, datert 08.12.2011(vedlagt) Årsrapport og regnskap for 2011 Skatteoppkreveren i Rauma kommune (vedlagt) Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Rauma kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert 17.02.2012 (vedlagt) Refusjon sykepenger utfordring for kommunene brev fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R, datert 09.02.2012 (vedlagt) Protokoll fra styremøte i NIR nr 5/2011 og nr 1/2012 (vedlagt) Protokoll fra representantskapsmøte i NIR nr 1/2012 (vedlagt) Beregning av gebyr til selvkost Brev fra kontrollutvalget til Rauma kommune, datert 05.12.2011 Brev fra Raurna kommune til kontrollutvalget, datert 09.12.2011 Spørsmål fra stortingsrepr. G. Hagesæter til kommunal- og regionalministeren vedr. etterlevelse av retningslinjer for beregning av selvkost Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær
RAUMA KOMMUNE SAKSPAPIR KONTROLLUTVALGET 2011-2015 VALGBARHET / VARAMEDLEMMER RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Kommunestyret avviser at valget av kontrollutvalg for perioden 2011-2015 foretatt i møte 27. september 2011, sak 69/11 er ugyldig. Det er foretatt et korrekt og lovlig valg. 2. Det er imidlertid uheldig at Senterpartiets gruppe ikke har varamedlemmer. Det foretas derfor følgende suppleringsvalg av varamedlemmer til Senterpartiets gruppe: 1. xx 2. xx 3. I Reglement for Kontrollutvalg gjøres følgende endring i 2, 1. setning: Kontrollutvalget i Rauma består av 5 medlemmer med varamedlemmer. 25.10.2011 FORMANNSKAPET Det ble satt frem folgende tilleggsforslag til pkt. 2: "1. Reidar Brude 2. Kate-Mari Pedersen." FS -222/11 VEDTAK: Rådmaimens innstilling ble enstemmig vedtatt. Det fremsatte tilleggsforslag til pkt. 2 ble enstemmig vedtatt.
FORMANNSKAPET FORESLÅR FOR KOMMUNESTYRET Å GJØRE FLG. 1. Reidar Brude 2. Kate-Mari Pedersen. VEDTAK: 1. Kommunestyret avviser at valget av kontrollutvalg for perioden 2011-2015 foretatt i møte 27. september 2011, sak 69/11 er ugyldig. Det er foretatt et korrekt og lovlig valg. 2. Det er imidlertid uheldig at Senterpartiets gruppe ikke har varamedlemmer. Det foretas derfor følgende suppleringsvalg av varamedlemmer til Senterpartiets gruppe: 3. I Reglement for Kontrollutvalg gjøres følgende endring i 2, 1. setning: Kontrollutvalget i Rauma består av 5 medlemmer med varamedlemmer. 08.11.2011 KOMMUNESTYRET Repr. Arne Hoem satte frem følgende endringsforslag til pkt. 3: "3. I Reglement for Kontrollutvalg gjøres følgende endring i 2. 2. Valg og sammensetning. Kontrollutvalget har 5 medlemmer med varamedlemmer. Medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder velges av kommunestyret for fire år. Leder skal fortrinnsvis velges fra opposisjonen. Valget skjer som forholdsvalg eller flertallsvalg, kommunelovens 36 38. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formanskap og annet folkevalgt organ med beslutningsmyndighet samt ansatte i kommunen." Formannskapets forslag til pkt. 1 ble enstemmig vedtatt. Formannskapets forslag til pkt. 2 ble enstemmig vedtatt. Repr. Arne Hoem sitt forslag til pkt. 3 ble enstemmig vedtatt. KS-090/11 VEDTAK: 1. Kommunestyret avviser at valget av kontrollutvalg for perioden 2011-2015 foretatt i møte 27. september 2011, sak 69/11 er ugyldig. Det er foretatt et korrekt og lovlig valg.
2. Det er imidlertid uheldig at Senterpartiets gruppe ikke har varamedlemmer. Det foretas derfor følgende suppleringsvalg av varamedlemmer til Senterpartiets gruppe: 1. Reidar Brude 2. Kate-Mari Pedersen. 3. I Reglement for Kontrollutvalg gjøres følgende endring i 2. 2. Valg og sammensetning. Kontrollutvalget har 5 medlemmer med varamedlemmer. Medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder velges av kommunestyret for fire år. Leder skal fortrinnsvis velges fra opposisjonen. Valget skjer som forholdsvalg eller flertallsvalg, kommunelovens 36 38. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formanskap og annet folkevalgt organ med beslutningsmyndighet samt ansatte i kommunen. Vedlegg: o Utskrift av ksak 69111 Kontrollutvalg 2011-2015 Valg. o Spørsmål fra repr. Arne Hoem dat. 29.09.2011. Saksopplysninger: Kommunestyret valgte nytt kontrollutvalg for perioden 2011-2015 i sitt konstituerende møte 27. september 2011, ksak 69/11 (se vedlegg). Representanten Arne Hoem har i ettertid kommet med 2 spørsmål i forbindelse med dette valget (se vedlegg). Vurdering: Spørsmål 1 går på antall varamedlemmer som ikke er i samsvar med vedtatt reglement, hvor det står: Kontrollutvalget i Rauma består av 5 medlemmer, med 4 varamedlemmer. Skal dette tolkes bokstavelig utelukker det forholdsvalg, noe som neppe var meningen og heller ikke lovlig etter kommunelovens 35 nr. 4 Valg av medlemmer av nemnder holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg. I reglementene for de andre utvalgene står det: (X) medlemmer med varamedlemmer. Det vil derfor være fornuftig å justere reglementet på dette punktet, slik at fremtidige diskusjoner om dette unngås. Imidlertid ble Senterpartiets gruppe i kontrollutvalget uten varamedlemmer. Dette er uheldig og det bør derfor foretas et suppleringsvalg, slik at utvalget kan være fulltallig selv om et fast medlem har forfall til et møte.
Spørsmål 2 tar opp om valgt medlem og leder Odd Ivar Røhmesmo er valgbar siden han er gift med kommunegartneren. Kommunelovens 77 nr. 2 har bestemmelser som bl.a. utelukker at ansatte i kommunen kan være medlemmer av kontrollutvalget. Denne lovbestemmelsen er vurdert som uttømmende, dvs, at familiemedlemmer til en ansatt er valgbare. Ut fra dette er Odd Ivar Røhmesmo valgbar til kontrollutvalget. Når det gjelder saksbehandlingsreglene, som ikke har noe med valgbarhet å gjøre, vil Røhmesmo klart bli innhabil til å være med å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller treffe avgjørelse i en sak der ektefelle (kommunegartneren) er part i saken, jf. kommunelovens 40 nr. 3 og forvaltningslovens 6. Ole Bjørn Moen rådmann
RAUMA KOMMUNE SAKSPAPIR S re, utval komite m.m. Møtedato Saknr Saksbehandler Kommunes t 27.09.2011 069/11 ABU Saksausvarlig Arkiv: K1-033, K3-&15 Arkivsaknr Anne Berit Ut ård Ob 'ekt: 11/1650 KONTROLLUTVALGET 2011-2015 VALG Saksopplysninger: Dette er et fast utvalg etter kommuneloven av 25.09.1992, 10. Hjemmel: Kommuneloven av 25.09.1992, 77. Kommunestyret har sist i møte 10.05.2011, sak 23/11, vedtatt at kontrollutvalget fortsatt skal ha 5 medlemmer. Kommunestyret velger medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder. Minst ett av medlemmene skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram. for seg til orientering eller avgjørelse. Utvalget skal forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet, samt ansatte i kommunene. 1Contollutvalget hadde flg. sarnmensetning i perioden 2007 2011: Fellesliste AP/SP/KRF/SV: Medlemmer 1. Odd Ivar Røhmesmo - leder 2. Astrid Schei 3. Kjell Sigbjøm Sørli. Varamedlemmer 1. Svanhild Dahle 2. Gunder ølstadløkken 3. Wenche Østigård Fellesliste FRP/H/V: Medlemmer 1. Arild Herskedal 2. Solveig Bjering Varamedlemmer 1. Iohan Setnes 2. Hans Oskar Gaustadnes 3. Ingunn Heinåli. - nestleder
INNSTILLING Saken legges fram uten innstilling 27.09.2011KOMMUNESTYRET Det ble krevd forholdsvalg og møteleder ba om listeforslag. Følgende lister ble innlevert: FELLESLISTE AP / HIVI SV: 1. Rigmor Kristoffersen 2. Alf Roger Antonsen 3. Odd Ivar Røhmesmo 4. Jane Malmedal 5. Ingunn S. Heinåli 6. Tor Bjørn øverbø FREMSKRITTSPARTIET: 1. Reidar Brude 2. Kate-Mari Pedersen. SENTERPARTLET: 1. Svanhild Dahle 2. Erling Hagen. Listeforslagene ble enstemmig godkjent. Etter den skriftlige voteringen viste opptellingen at det var avgitt 27 stemmer. Disse fordelte seg slik på den enkelte liste: FeIlesliste AP / H / V / SV Senterpartiet Fremskrittspartiet 14 stemmer 9 stemmer 4 stemmer En fant deretter ut hvor mange medlemmer den enkelte liste hadde fått ved å dividere antall stemmer med delingstallene 1, 2, 3, 4 osv. Liste / Divisjon med: 1 2 3 4 Fellesliste AP/H/V/SV 14.000 7.000 4.667 3300 2.800 Senterpartiet 9.000 4.500 3.000 2.250 1.800 Fremskrittspartiet 4.000 2.000 1.333 1.000 0.800
De 5 plassene i kontrollutvalget blir dermed fordelt slilc: FelIesliste AP/H/V/SV: 3 medlemmer (1 3 4) Senterpartiet 2 medlemmer (2 5) Deretter ble det foretatt ny stemmeopptelling for listens kandidater. Dette foregår ved at en først teller de navn som står som nr. 1 på stemmesedlene. Den kandidat som får flest stemmer ved denne opptellingen er valgt. På same måte fortsetter en til alle plasser listen skal ha er besatt. Hver liste fikk i tillegg så mange varamedlemmer som den fikk medlemmer, med tillegg av 2. Varamedlemsplassene ble fordelt ved fortsatt opptelling på samme måte som for medlemmene. Repr. Oddbjørn WEerås foreslo Odd Ivar Røhmesmo som leder. Ved skriftlig votering filck Odd Ivar Røhmesmo 17 stemmer, 10 stemmer var blank. Odd Ivar Røhmesmo var dermed valgt som leder. Repr. Torbjørn Rødstøl foreslo Erling Hagen som nestleder. Erling Hagen ble enstemmig valgt som nestleder. KS-069/11 VEDTAK: Den sktiftlige voteringa ga følgende valgresultat til Kontrollutvaig 2011 2015: Fellesliste AP / II/ V / SV: Medlemmer. 1. Rigmor Kristoffersen 2. Alf Roger Antonsen 3. Odd Ivar Røhmesmo. Varamedlemmer: 1. Jane Malmedal 2. Ingunn S. Heinåli 3. Tor Bjørn øverbø Senternartiet: Medlemmer: 1. Svanbild Dahle 2. Erling Hagen Leder : Odd Ivar RØhrnesmo. Nestleder: Erling Hagen.
RAUMA KOMMUNE REGLEMENT KONTROLLUTVALG INNHOLDSOVERSIKT 1. KONTROLLUTVALGETS FORMAL SIDE 32 2. VALG OG SAMMENSEINING S1DE 32 3. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER SIDE 32 4. KONTROLLUTVALGETS RESSURSER OG RAMMEBETINGELSER. SIDE 33 5. SAKSBEHANDLINGEN I KONTROLLUTVALGET SIDE 33 6. KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSMATE SIDE 33 7, INFORMASJON OG RAPPORTER1NG S1DE 34 8. SAMSPILLET KONTROLLUTVALGET OG KOMMUNESTYRET S1DE 34 9. IKRAFTTREDEN SIDE 34 Kommunestyret Revidert 08.11.2011 RRI AK Side 31 av 74
1. KONTROLLUTVALGETS FORMÅL. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggeme og øvrige interessenter har tillit til Rauma kommune, og at kommunen leverer sine tjenester effektivt og målrettet i henhold til lov, forskrifier, statlige føringer og kommunestyrets intensjoner og vedtak. 2. VALG OG SAMMENSETNING. Kontrollutvalget har 5 medlemmer med varamedlemmer. Medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder velges av kommunestyret for fire år. Leder skal fortrinnsvis velges fra opposisjonen. Valget skjer som forholdsvalg eller fiertallsvalg, kommunelovens 36 38. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og annet folkevalgt organ med beslutningsmyndighet, samt ansatte i kommunen. 3. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER. Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven og har en sentral rolle i kommunens egenkontroll. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget kan foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å ivareta sin kontrolloppgave på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget skal i følge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Re nska srevis'on som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Kontrollutvalget skal også føre kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Forvaltnin srevis'on som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal utarbeide plan for forvaltningsrevisjon. Videre skal utvalget årlig bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Utvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll, som er et vildig virkemiddel for å sficre at selskapene underlegges demokratisk styring og kontroll. Dette innebærer at kontrollutvalget er pålagt å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider plan for selskapskontroll. Videre skal utvalget bestille selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomførte selskapskontroller. Kommunestyret Revidert 08.11.2011, Side 32 av 74
Gransknin er eller undersøkelser. Kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. Virksoinhetsbesok. Kontrollutvalget kan gjennomføre virksomhetsbesøk for å bli bedre kjent med og få et godt innblikk i forvaltningen av kommunens virksomhet, i kommunale hel- eller deleide selskap og i kommunale foretak. 4. KONTROLLUTVALGETS RESSURSER OG RAMMEBETINGELSER. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde, og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Sekretariatet skal sikre at saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og forberedt. Kontrollutvalget legger opp til revisjonsordning tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5. SAKSBEHANDLINGEN I KONTROLLUTVALGET. Utvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes inntil videre for lukkede dører, i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, 1. varamedlem, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget. For at kontrollutvalget skal kunne utføre og følge opp de oppgaver som er nødvendig for å sikre forsvarlig kontroll og tilsyn, bør utvalget ha minimum 5 møter pr. år. Det utarbeides en møteplan med oversikt over møtetidspunkt og faste oppgaver for det enkelte år som vedtas av kontrollutvalget. 6. KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSMÅTE. Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksombeten i Rauma kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme, vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å kontrollere at politiske vedtak i Rauma iverksettes og at det føres restanselister over vedtak som enda ficke er iverksatt. Kommunestyret Revidert 08.11.2011 Mk Side 33 av 74
7. INFORMASJON OG RAPPORTERING. Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Det utarbeides en årsmelding med oppsummering av kontrollutvalgets arbeid for det enkelte år som legges fram for kommunestyret. På slutten av hver valgperiode skal det legges fram en rapporttil kommunestyret om utvalgets virksomhet og gjennomført forvaltningsrevisjon i valgperioden. Kontrollutvalgets leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8. SAMSPILLET KONTROLLUTVALG OG KOMMUNESTYRE. God forståelse og respekt for hverandres roller er avgjørende for et godt samspill mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget arbeider på oppdrag fra kommunestyret som kan anmode eller pålegge kontrollutvalget å utrede konkrete saker på egne vegne. Leder og nestleder i kontrollutvalget har møte- og talerett i kommunestyret når saker fra kontrollutvalget skal behandles. Presentasjon av sakene vil bidra til å synliggjøre kontrollutvalgets arbeid overfor kommunestyret. 9. IKRAFTTREDEN. Reglement for kontrollutvalget i Rauma kommune trer i kraft etter vedtak i kommunestyret, vedtatt av kommunestyret 20.09.2011, sak 51/2011 Kommunestyret Revidert 08.11.2011 Side 34 av 74
RAUMA KOMMUNE SAKSPAPIR St re, utval, komite m.m. Møtedato Saknr Saksbehandler Kommunes ret 13.12.2011 113/11 OBM Saksansvarlig Arkiv: Kl - Arkivsaknr Ole Bjørn Moen Ob'ekt: 11/1497 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - REFUSJON SYKEPENGER KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING: 1. Rauma kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Rauma kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 6 under Samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget. 13.12.2011 KOMMUNESTYRET KS-113/11 VEDTAK: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedlegg: Kontrollutvalgssak 38/11 fra møte 21.11.2011. Forvaltningsrevisjonsrapport "Refusjon sykepenger i Rauma kommune" - november 2011. Saksopplysninger: Se kontrollutvalgssak 38/11. Rett utskrift. Andreas Hjertviksten seniorrådgiver
Kontrollutvalget i Rauma kommune Sekretariatet: Telefon: 71 11 14 52 - direkte Telefon: 71 11 10 00 - hovedkontor Telefaks: 71 11 10 28 Mobil: 99 70 80 19 E-post: aase.eriksen@molde.kommune.no Hans Karsten Hamre Rønningsveien 20 6320 ISFJORDEN Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: 2011-313/ASE 1539-033 Sted/dato Molde, 06.12.2011 SØKNAD OM KJØP AV TILLEGGSAREAL Viser til Deres brev 9. oktober 2011 til kontrollutvalget i Rauma som gjaldt Rauma kommunes behandling av Deres søknad om kjøp av tilleggsareal til Rønningsveien 20. Kontrollutvalget i Rauma behandlet saken i møte 21. november 2011, sak 39/11 som fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ser alvorlig på Rauma kommunes brudd på forvaltningsloven om saksbehandlingstid og svalfrist Kontrollutvalget finner også at kommunens delegasjonsreglement er uklart når det gjelder formannskapets og planutvalgets myndighet i slike saker og ber Rauma kommune om å revidere reglementet for tydeligere å avklare utøvelsen av delegert myndighet. Kommunestyret i Rauma kommune vil bli orientert om kontrollutvalgets vedtak i saken ved at protokollen fra kontrollutvalgets møte oversendes Rauma kommune og legges fram for kommunestyret. Kontrollutvalget vil følge opp saken inntil den er endelig avsluttet. Kontrollutvalget i Rauma, 06.12.2011 Odd Ivar Røhmesmo (s) leder Kontrollutvalgssekretadatet for Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE Side 1 av 1 Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal, Vestnes
Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: 71 11 14 51 - direkte Telefon: 71 11 10 00 - hovedkontor Telefaks: 71 11 10 28 E-post: sigmund.harneshaug@molde.kommune.no Organisasjonsnr.: 976 663 268 Til våre kunder Molde, 20. desember 2011 Kundebrev 212011 Kjøreplan for årsrapportering Det nærmer seg tid for rapportering og det kan være grunn til å minne om de frister som gjelder. For at revisor skal kunne uttale seg om regnskapet innen fristen den 15. april må også kommunen overholde sine lovpålagte frister om avleggelse av et fullstendig kommuneregnskap innen 15. februar og årsberetning innen 31. mars. Et fullstendig avlagt kommuneregnskap betyr at alle obligatoriske regnskapsoppstillinger og noter foreligger sammen med dokumenterte avstemminger av alle vesentlige balanseposter. Kontrollutvalget skal uttale seg til årsregnskapet og det er viktig at formannskapet får denne uttalelsen før de avgir innstilling til kommunestyret. Årsberetning skal avgis uten ugrunnet opphold og senest innen 31. mars. Revisor skal vurdere om årsberetningens bruk av regnskapstall er konsistent med årsregnskapet. For kommunale foretak skal særregnskapet være avlagt av foretakets styre innen 15. februar. Årsberetningen skal avgis av styret uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. For interkommunale samarbeid som er å anse som selvstendige rettssubjekt skal disse følge fristene i Lov om interkommunale selskap. For interkommunale samarbeid som ikke er selvstendige rettssubjekt gjelder frister som omtalt for kommuner. Revisor vil ta kontakt med kommunen/foretaket for å få vite når regnskapet skal behandles i formannskap og kommunestyret. Denne informasjonen vil brukes for å fastsette dato for behandling i kontrollutvalget, som må være minst en uke før møte i formannskapet siden uttalelsen fra kontrollutvalget skal følge saken. 1
Revisjonen Håvard Austvik som har jobbet som forvaltningsrevisor slutter 29. februar 2012. Det innebærer at ny person må rekrutteres, samtidig som vi ser at det blir en stor utskifting de nærmeste årene pga av pensjonering. Dette innebærer total utskifting av dagens fem ansatte. Nedenfor følger en oversikt over utgifter til kontroll og revisjon. Tallene er hentet fra SSB for 2010 og viser at våre medlemskommuner har lave utgifter. Oversikt for fylket gir dette resultatet over utgifter per innbygger og prosent av brutto driftsinntekter i 2010. Obs noen kommuner mangler tall. Det er valgt nytt styre i Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Her er oversikten. Medlem Torb'ørn Rødstøl Frank Lien Knut S'ømælin Martin K'ø stad Bjørn Steinland Anita Ø en Halås Øyvind Solem Vel es 9. 'anuar 2012 Ikke valgt Varamedlem Arne Ho Martin Louis L stad Heidi Ho set Sivert Petter Dyrkorn Eva Betten Odd Ma e Bolli Inngunn H'elmås Kommune Rauma Molde G'emnes Vestnes Sunndal Eide Aukra Fræna Nesset 2
Kommunal medfinansiering i samhandlingsreformen - regjeringen.no Page 1 of 1 HELSE- OG OMSORGSDEPARTEMENTET Du er her: reaierinoen.no / Helse- o omsor sde artementet / Aktuelt / Nvheter / Kommunal medfinansiering i samhandlingsreformen Nyhet, 08.12.2011 Kommunal medfinansiering Gjennom samhandlingsreformen skal vi vri innsatsen over til mer forebygging, og tidlig innsats. Fra årsskiftet vil vi overføre 5 milliarder kroner til kommunene, slik at kommunene kan være med på å betale en del av regningen når innbyggerne legges inn på sykehus. Størrelsen på medfinansieringen kommunene skal betale skal beregnes ut i fra det faktiske forbruket i 2012. Hensikten med kommunal medfinansiering er å gi kommunene insentiv til å tenke forebygging og til å bygge opp tilbud nærmere der folk bor. Slik kan noen pasienter unngå sykehusinnleggelser og flere kan slippe å reise langt til sykehus hvis de kan få et like godt eller bedre tilbud i kommunene. Det blir viktig å bygge opp gode lokale tilbud og arbeide på tvers av sektorer for å fremme helse og forebygge sykdom. Regjeringen overfører 5 milliarder kroner fra sykehusene til kommunene i 2012. Pengene skal kommunene bruke til å betale sin del av sykehusregningen. Pengene blir fordelt etter en kostnadsnøkkel som er basert på forbruket av sykehustjenester i 2010, men hvor noen kommuner blir kompensert for høyere kostnader i en treårs periode. Kommunal medfinansiering er en insentivordning, som er ment å fungere slik at jo mer kommunene selv gjør for pasientene, jo større andel av midlene vil de beholde. Når det gjelder midlene som skal tilbakeføres til sykehusene, som betaling for kommunenes del av sykehusinnleggelser, er det lagt opp til månedlige a kontobetalinger fra kommunene. Dette er anbefalt fra Helsedirektoratet, etter dialog med KS og sykehusene. Hver kommune skal betale et månedlig beløp slik at årssummen anslår hva medfinansieringen vil bli for hele 2012. Sykehusforbruket i første og andre tertial 2011 er lagt til grunn for denne beregningen. Grunnlaget for denne beregningen vil derfor avvike noe fra den beregningen som ble lagt til grunn i statsbudsjettet for 2012 da de nye beløpene ikke var kjent. Hver enkelt kommune skal uansett ikke betale mer enn det de faktisk har av forbruk av sykehustjenester i 2012. A konto-innbetalingene vil derfor bli justert etter hvert tertial, avhengig av faktisk forbruk. Er sykehusforbruket høyere enn det den enkelte kommune har betalt inn, vil a-konto beløpene bli justert opp, og dersom det er lavere vil de bli justert ned. Kommuner som reduserer sykehusforbruket i 2012 vil beholde pengene de sparer, fordi regningen er lavere. Helse- og omsorgsdepartementet vil følge utviklingen på kommunal medfinansiering nøye gjennom 2012, og ha god dialog med KS og sykehusene underveis. Les mer om kommunal medfinansierin å Helsedirektoratets nettsider http://www.regjeringen.no/nb/dep/hod/aktuelt/nyheter/2011/kommunal-medfinansieri... 02.01.2012
Årsrapport for 2011 Skatteoppkreveren i 1539 Rauma kommune Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i
2 Innhold 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 3 1.1 Skatteoppkreverkontoret 3 1.1.1 Ressurser 3 1.1.2 Organisering 3 1.1.3 Ressurser og kompetanse 3 1.2 Internkontroll 4 1.3 Vurdering av skatteinngangen 4 1.3.1 Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret 4 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret 4 1.4 Skatteutvalg 4 2. Skatteregnskapet 4 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet 4 2.2 Margin 5 2.2.1 Margin for inntektsåret 2010 5 2.2.2 Kommentarer til marginavsetningen 5 3. Innfordring av krav 5 3.1 Restanseutviklingen 5 3.1.1 Totale restanser og berostilte krav 5 3.1.2 Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser 6 3.1.3 Restanser eldre år 6 3.1.4 Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år 7 3.2 Innfordringens effektivitet 7 3.2.1 Vurdering av kontorets resultat pr. 30.06.2011 7 3.2.2 Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat 7 3.2.3 Omtale av spesielle forhold 7 3.2.4 Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen 7 3.3 Særnamskompetanse 7 4. Arbeidsgiverkontroll 7 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen 7 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller 8 4.3 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen 8 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen 8 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører 8 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak 8 Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i
3 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret 1.1.1 Ressurser Ressursfordeling Arsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet 2,23 til skatteo kreverfunksbnen i re nska såret 100 % Ressursbruk ved skatteo kreverkontoret, fordelin av årsverk Skattere nska 0,4 18,18 % Innfordrin av skatt o arbeids iverav ift 1,0 45,45 % Arbeids iverkontroll 0,33 13,64 % Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige 0,2 9,09 % o re nska sførere/revisorer Skatteutval 0,1 4,55 % Administras'on 0,2 9,09 % Andel fordelt skal være 100 %) Sum 100 % 1.1.2 Organisering 100% stilling Skatteoppkrever: Skatteregnskap, tvangsinnfordring, avskriving, lempingssaker, administrasjon, saksbehandling, rapportering. 73% stilling Regnskap- og trekkontrollør er opprinnelig 100% stilling men vedk. er frikjøpt 27,27% i forbindelse med verv som hovedtillitsvalgt: Arbeidsgiverkontroll og rapportskriving, informasjon og oppfølging av arbeidsgivere, innfordring arbeidsgivere og etterskuddspliktige. 50% stilling Sekretær 1: Skatteregnskap og tvangsinnfordring. 1.1.3 Ressurser og kompetanse Det er opprinnelig 2,5 stilling ved skatteavdelingen. 27,27% er frikjøpt. Skatteregnskap: Alle arbeider med skatteregnskapet. Kompetansen vurderes som god. Innfordring: Tvangsinnfordring utføres av skatteoppkrever og sekretær. Her trenger vi mer kompetanse. Arbeidsgiverkontroll: Regnskap- og trekkontrollør utfører arbeidsgiverkontroller. Kompetansen vurderes som god. Vi har reduserte ressurser her på grunn av frikjøp av stilling. I 2011 har vi ikke fått brukt ledige lønnsmidler til kjøp av arbeidsgiverkontroller hos andre kommuner da det ikke var ledige ressurser hos andre. I 2010 fikk vi kjøpt 5 stk. arbeidsgiverkontroller fra Kemneren i Molde. På arbeidsgiverkontrollområdet har regnskap- og trekkontrollør deltatt på regionale og landsdekkende konferanser og kurs. Ellers har vi deltatt på regional opplæring/kurs vedr. regnskap og tvangsinnfordring. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i
4 1.2 Internkontroll I 2011 er rutinebeskrivelser for SKO i Rauma og arbeidsbeskrivelser for hver enkelt ansatt oppdatert. I tillegg brukes rutinebeskrivelsene som finnes i SOFIE. Internkontroll blir løpende vurdert av avd. innkreving, oppfølging av SKO i Skatt Midt-Norge. Skatteoppkreveren i Rauma bruker Kemneren i Molde som settekontor. På grunn av få ansatte ved skatteavdelingen har vi fått disp. fra SKO-instruksen 3-4 når det gjelder utbetalingsrutinen. Vi har to ansatte ved plan- og økonomiavdelingen som har tilganger i SOFIE til attestering og anvisning og tilganger i Nordea til godkjenning av utbetalinger. 1.3 Vurdering av skatteinngangen 1.3.1 Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Totalt innbetalt i 2011: kr. 769.991.284,-. En økning på kr. 105.853.236,- fra 2010. Størst økning hadde selskapsskatt med kr. 73.928.157,-. Arbeidsgiveravgift økte med kr. 11.446.671,- og personlige skatteytere økte med kr. 16.317.462,-. 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Kr. 148.905.600,- i 2011. Kr. 162.238.354,- i 2010. En reduksjon på kr. 13.332.754,-. I november 2011 ble fordelingsprosenten til kommunen redusert. Fra 33,5 til 33,2 på forskuddspliktige 2010. Fra 5,8 til 2,8 på etterskuddspliktige 2010 Se vedlagt tabell over skatteinngang 2011. 1.4 Skatteutvalg SKO i Rauma har hatt 1 sak til skatteutvalget i 2011. Resultat: Restskatt ble ettergitt med kr. 22.616,-. 2. Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Rauma kommune bekrefter at skatteregnskapet for 2011 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Det er ikke mottatt pålegg om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet fra regional kontrollenhet ved gjennomførte kontorkontroller. Etter stedlig kontroll 06.06.2011 ble det gitt pålegg om å etablere rutiner som sikrer at varsel blir oversendt Skatt Midt-Norge i de tilfeller habilitetsreglene forhindrer egen innfordring. Varsel ble sendt 21.06.2011 og Molde kemnerkontor ble oppnevnt som setteoppkrever 28.06.2011. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i
Årsregnskapet for 2011 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkreveren. 5 2.2 Margin 2.2.1 Margin for inntektsåret 2010 Beskrivelse Innestående mar in for inntektsår 2010, r. 31.10.2011 Belø For m e avsatt mar in for inntektsår 2010 For lite avsatt mar in for inntektsår 2010 0,- 4.841.828,- Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 10%. Gyldig fra: 01.01.1900 2.2.2 Kommentarer til marginavsetningen Marginavsetning for inntektsåret 2011 pr. 31.10.2011: kr. 34.559.204,- Gjeldende prosentsats: 10% Det er ikke vedtatt endring av prosentsatsen for marginavsetning av kommunestyret i 2011. Prosentsats bør endres til 11% da det viser seg at det var avsatt for lite til margin for 2010. 3. Innfordring av krav Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i
6 Restskatt erson Sum restanse diverse krav Diverse krav Sum restanse pr. skatteart inkl, diverse krav 3.1.2 Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Total restanse er redusert med kr. 2.482.852,- fra 31.12.2010 til 31.12.2011. Total berostilt restanse er redusert med kr. 1.069.486,- fra 31.12.2010 til 31.12.2011. 1 skatteyter. Denne reduksjonen skyldes avskriving av restanse på restskatt person 1986/1987/1988/1989. Beløpet har vært berostilt siden 2001 i skatteregnskapet etter søknad fra Skatteoppkrever til Skattedirektoratet. Beløpet ble avskrevet som foreldet etter søknad fra Skatteoppkrever til Skattekontoret i 2011. Sammenlignet med restanser pr. 31.12.2010 er restanse forskuddsskatt person redusert med kr. 1.047.629,-, restanse forskuddstrekk er redusert med kr. 153.406,- og restskatt person er redusert med kr. 1.619.911,-. 1 skatteyter. Kr. 326,- restskatt person, er avskrevet jfr. SKD retningslinjer 09.01.2008 pkt. 2.2.2. Dødsbo, skifteattest etter skifteloven 80. 3 skatteytere. Kr. 125.019,- arbeidsgiveravgift, kr. 9.211,- forskuddstrekk, kr. 4.874,- restskatt og kr. 23.873,- renter og gebyr, er avskrevet etter avsluttet bobehandling i konkurssaker. 3 skatteytere. Kr. 7.162,- restskatt person og kr. 12.138,- renter og gebyr, er avskrevet jfr. SKD retningslinjer 09.01.2008 pkt. 2.3 og 3.3. Kravet er foreldet/bortfalt. Det er flere store restanser på restskatt/forskuddsskatt eldre år der det er vanskelig å tvangsinnfordre restansene. 5 skatteytere har fått vedtatt eller stadfestet gjeldsordning etter gjeldsordningsloven i løpet av 2011. Samlet skatterestanse ved åpning av disse gjeldsordningssakene var kr. 1.398.740,-. Totalt har vi skatterestanser i gjeldsordningssaker på kr 1.411.622,-. I 2011 ble det åpnet 2 konkurser i Rauma hvor Skatteoppkreveren har meldt krav. Total restanse i konkursbo som ikke er avsluttet er kr. 132.898,-. Det var en økning i utlignet skatt fra inntektsåret 2009 til 2010 på kr. 17.401.798,-. Det var en økning på kr. 11.490.199,- i utgående balanse arb.g.avg. fra 2010 til 2011. 3.1.3 Restanser eldre år Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i
3.1.4 Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Antall krav som var foreldet pr. 31.12.2011: 1 stk. Samlet beløp på krav som var foreldet pr. 31.12.2011: kr. 219,- Restskatt 2007, skatteyter utvandret til Litauen og har ikke vært registrert som arbeidstaker i Norge siden 2007. Kontoret har gjennomgått rapporten "Restanseliste forelda krav" dato t.o.m. 31.12.2011. 7 3.2 Innfordringens effektivitet 3.2.1 Vurdering av kontorets resultat pr. 30.06.2011 Resultatkrav restskatt: 92,0% Resultat: 92,5% Resultatkrav forskuddstrekk: 100,0% Resultat: 100,0% Resultatkrav arbeidsgiveravgift: 99,9% Resultat: 99,9% Resultatkrav forskuddsskatt: 98,0% Resultat: 96,7% Resultatkrav innfordret restskatt sum krav: 55,0% Resultat: 62,7% 3.2.2 Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Avholdte utleggsforretninger: 41. Det ble berammet 55 utleggsforretninger i 2011 Tvangsdekning: 11 Utleggstrekk: 91. Det ble sendt ut 166 varsel om utleggstrekk i 2011. Betalingsavtaler: 2 stk. Telefoninkasso: 104 Innfordringstiltak blir bestemt av DTI-løpet. 3.2.3 Omtale av spesielle forhold 3.2.4 Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Rask igangsetting av tvangsinnfordring 3.3 Særnamskompetanse SKO i Rauma bruker sin særnamskompetanse og avholder alle utleggsforretninger selv. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen SKO i Rauma har regnskap- og trekkontrollør som avholder arbeidsgiverkontroller. Vi deltar ikke i interkommunal samarbeidsordning og har heller ikke kjøpt tjenester fra andre kommuner i 2011. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i