Visma.net Guide 7 tips for bedre prosjektledelse 1
Innhold 7 Tips for bedre prosjektledelse Innledning... 3 De indre omstendighetene... 3 Har alle tilgang til prosjektdata?... 3 Mangel på oversikt og kontroll... 3 Mulige feil... 4 Utfordringer for tjenesteytende bedrifter sortert ut i fra fokusområdene... 4 CRM og salg... 4 Prosjektledelse... 4 Timeregistrering... 4 Fakturering... 4 Rapportering... 4 De ytre omstendighetene... 5 Større etterspørsel etter kvalitet og profesjonalitet... 5 Hurtigere reaksjonstid er viktig... 5 Syv tips for å bedre effektiviteten... 5 1: Gjør en grundig jobb i planleggingsfasen... 5 2 Sørg for at du har alle detaljer... 5 Ha realistiske forventninger... 5 Etabler målbare kriterier for suksess... 5 Plan for håndtering av risiko... 5 2: Ta en trygg lederrolle og fordel ansvar nøye... 5 3: Ha et godt system som gir alle oversikt og sørg for at alle følger det... 6 All informasjon samlet på ett sted... 6 Du som prosjektleder har full oversikt... 6 Alle involverte i prosjektet har full oversikt... 6 Alle kan hente ut oppdatert informasjon... 6 De beste forutsetninger for å jobbe strukturert og målrettet... 7 4: Håndter risiko og uforutsette hendelser... 7 5: Sørg for riktig og effektiv fakturering... 7 6: Ha fokus på kundetilfredshet og salg... 7 7: Evaluer prosjektet... 8 Konklusjon... 8 Kilder... 9
Innledning Svært mye av aktiviteten i bedrifter og offentlige virksomheter organiseres i prosjekter. Prosjektledelse er blitt et etablert fagområde. Prosjektledelse er en stor del av hverdagen innenfor tjenesteytende virksomheter. Typisk tjenesteytende bransjen kan være PR, reklame, rådgivning, design, IT, ingeniørfag, jus og arkitektur. Jevnlig opplever tjenesteytende virksomheter at flertall av prosjektene gjennomfører over budsjett, forbi den ønskede tidsfristen og/eller at resultatet ikke blir som planlagt. En undersøkelse The Standish Group International utførte i 2012 ved å studere 90 000 gjennomførte prosjekter innen IT og software på verdensbasis, viste at kun 39 % av alle prosjektene ble levert til tiden, innenfor budsjett og med ønsket resultat (1). 43 % ble fullført, men ikke på den måten som var planlagt, mens de resterende 18 % av prosjektene feilet. Beste praksis innen prosjektledelse er å klare å planlegge og gjennomføre prosjektene slik at beregningene i stor grad stemmer med resultatene. Men ettersom kompleksiteten i prosjektene øker, skal det en del til å kunne lede prosjektene presist og målrettet. I denne guiden skal vi se på de indre og ytre omstendighetene som tjenesteytende virksomheter kan måtte ta hensyn til, og se på hvordan de kan beholde kontrollen over prosjektene tross utfordringene som kan oppstå. Vi vil også se på fem tips som kan gi økt effektivitet. De indre omstendighetene 3 Har alle tilgang til prosjektdata? Det er vanlig at virksomheters vekst og utvikling ikke reflekteres i de arbeidsprosessene og systemene de har. Ofte ligger forretningsdata lagret i ulike systemer og Excel-regneark, noe som blir et stadig mer rotete system ettersom virksomheten vokser. Dette er også veldig upraktisk fordi man da har systemer som ikke fungerer sammen, og det kan være vanskelig å finne frem til nødvendige forretningsdata. Dette resulterer i en ineffektiv organisasjon med mangel på informasjonsflyt og kontroll. Mangel på oversikt og kontroll Når man har data lagret ulike steder er det vanskelig å få oversikt. Det betyr at det er vanskelig for de som jobber med salg, prosjektledelse og fakturering for å samarbeide effektivt. De ulike avdelingene har ikke tilstrekkelig forståelse av hva de ulike aktivitetene går ut på, forholdet mellom dem, og det er ikke gjort analyser for å avdekke flaskehalser. Det er derfor vanskelig å svare på viktige forretningsspørsmål, for eksempel: Hva har vi kjøpt? Vil vi møte våre tidsfrister? Hva slags folk har vi tilgjengelig på et prosjekt? I hvilken del av prosjektet mistet vi kontrollen? Hva er den forventede verdien av prosjektet? Denne mangelen på forståelse fører til at virksomheten, og andre tilknyttet prosjektet, mister totaloversikten og dermed kontrollen over prosjektet. Virksomheter risikerer for eksempel at de ikke klarer å drive mersalg på en god måte, eller at man ikke klarer å fylle opp pipelinen med så mange salg som man ønsker. De klarer heller ikke å vurdere effektiviteten av prosjektene, til bruk i estimater og kostnadsberegninger for fremtidige prosjekter. Mangel
på oversikt fører også til ineffektiv prosjektledelse, unødvendige forsinkelser og ekstra kostnader. Dette vil i sin tur påvirke kvaliteten og kundeservicen og gi dårligere kundetilfredshet. Mulige feil Det å ha flere ulike systemer skaper mye manuelt arbeid, for eksempel når du oppretter fakturaer og rapporter. Dette er tidkrevende og øker sjansen for feil. Konsekvensen av feil fakturaer vil merkes på forskjellige måter. Hvis ikke alle prosjektets timer belastes riktig, så risikerer virksomheten å miste inntekter. Hvis kunden belastes for uberettigede timer eller avgifter kan dette resulterer i dårligere kundetilfredshet. I tillegg vil endring av slike feil ta tid. Og når man ikke får sendt regningene ut i tide vil dette ha konsekvenser for likviditeten. I tillegg vil rapporter med feil eller ufullstendige rapporter øke risikoen for uriktige avgjørelser. Utfordringer for tjenesteytende bedrifter sortert ut i fra fokusområdene CRM og salg Prosjektledelse Timeregistrering Fakturering Rapportering 1. Potensielle salg blir ikke fulgt opp 1. Ingen oversikt over statuser på prosketet 1. Timer blir ikke ført på en god måte 1. Å fakturere er tidskrevende og ueffektivt 1. Rapporter er ikke oppdaterte og korrekte 2. Ingen oversikt over nåværende potensielle salg 2. Aktiviteter glemmes og blir ikke fulgt opp 2. Ingen oversikt over hvor mange timer som er jobbet I forhold til hvor mange timer som er budsjettert 2. Alt blir ikke fakturert korrekt 2. Manuelle aktiviteter er tidskrevende og det er fare for feil 4 3. Man mister kunder 3. Prosjekter går utover tidsrammen og over budsjettet 3. Fakturerbare timer er ikke synlige for alle 3. Feilaktige fakturaer må rettes opp 3. Når data hentes fra forskjellige systemer er det vanskeligere å se sammenhenger 4. Ukorrekte estimater 4. Oppgaver blir ikke overført videre slik de bør 4. Ingen oversikt over utgifter 4. Faktureringsprosessen utsettes, som resulterer i utsatt inntekt og dårligere likviditet 4. Ikke nok forretningsinnsikt til å følge opp rapportene med raske og presise beslutninger 5. Ingen kontroll over salgsapparatet 5. Avtaler med kunder blir ikke inngått 5. Ingen mulighet for å finpusse estimater basert på tidligere prosjektevalueringer 5. Mye tid går med til å håndtere misfornøyde kunder med ukorrekte fakturaer 5. Ingen analyse som kan identifisere flaskehalser
De ytre omstendighetene Større etterspørsel etter kvalitet og profesjonalitet Kundenes krav øker, noe som betyr at det blir stadig viktigere å tilby merverdi. Videre må selskapene gjøre mer for å tiltrekke seg og beholde kunder. Kvaliteten og profesjonalitet spiller en stadig viktigere rolle. Organisasjoner må gjøre mer for å sikre at de møter markedets krav, samtidig som de opptrer i samsvar med de lover og forskrifter som gjelder innenfor sitt marked. Hurtigere reaksjonstid er viktig Profesjonelle tjenesteytende virksomheter er under påvirkning av dagens krav om informasjon «Når som helst» og «Hvor som helst». Oppdatert informasjon skal være lett tilgjengelig, både for å gi svar på kundens spørsmål og for å bidra til å styre dem i riktig retning. Bedriftene må også reagere raskere, både i forhold til hva som skjer i markedet og kundenes krav. Innen omtrent alle bransjer er det slik at leverandørene kjemper om kundene, ikke omvendt, og dermed har kunden makten til å lede forhandlingene om vilkår og betingelser. Dette innebærer at profesjonelle tjenesteytende virksomheter trenger full kontroll over faktiske timer og kostnader i forhold til budsjetterte timer og kostnader; dette gjør dem i stand til å overvåke sine marginer godt. Syv tips for bedre effektivitet Tjenesteytende virksomheter møter både indre og ytre press, hinder og muligheter. Her følger syv tips som vil gjøre det mulig å jobbe mer effektivt, og øke inntjeningen. 1. Gjør en grundig jobb i planleggingsfasen En stor del av nøkkelen til suksess ligger i planleggingen. Her er noen tips til hva du kan tenke på under planleggingen. 5 Sørg for at du har alle detaljer Store prosjekter krever en detaljert prosjektplan. På mindre prosjekter kan man komme unna med en tidslinje med milepæler og mål, samt en plass for ressursbruk. Prosjektplanen bør ha rom for fleksibilitet. Planlegg for en balanse mellom hva som skal ligge fast, og hva som kan tilpasses underveis. Ha realistiske forventninger Forsikre deg om at alle som arbeider med eller har en interesse i prosjektet også forstår dets begrensninger. Så lenge forventningene er fornuftige skal det kunne gå fint å fullføre prosjektet til tiden og innenfor budsjettet. Etabler målbare kriterier for suksess Sett opp målbare milepæler underveis, slik at du har noen klare checkpoints i forhold til om du er på rett vei. Plan for håndtering av risiko De mest sannsynlige risikoene skal du ha definert på forhånd, og laget en plan for å håndtere. 2. Ta en trygg lederrolle og fordel ansvar nøye Tenk nøye igjennom hvilke roller du trenger og hvilke egenskaper og kompetanser disse menneskene bør besitte. Det er viktig å finne de riktige menneskene og gi dem roller som passer dem og prosjektet.
For å lede prosjekter effektivt, er det viktig å sikre at alle involverte har en klar idé om hva som er deres rolle og ansvar. Sørg for at alle på teamet vet hva som er forventet av dem og når. Sørg for å bygge en så åpen kommunikasjonskanal som mulig, slik at ingen er redd for å stille spørsmål dersom de lurer på noe. Du er lederen av prosjektet, så sørg for at du også får den rollen i praksis, at ikke andre tar over styringen. Du skal være coach, mentor og motivator for teammedlemmene. Sørg for å være klar med kommunikasjonen både innad i teamet og ut mot kunde og leverandør. Selv om prosjektet blir stressende og/eller kaotisk skal du beholde roen og stake ut kursen. Ta hensyn til de menneskelige faktorer. 3. Ha et godt system som gir alle oversikt og sørg for at alle følger det Du trenger å systematisere alle opplysningene på en eller annen måte. Når et prosjekt kommer opp i en viss størrelse må du organisere opplysningene på et eller annet vis. Selvfølgelig er det mulig å lage et eget system for eksempel i Excel, som du deler med andre. Dette krever dog at du selv er meget strukturert, det er mye arbeid, det er lett å gjøre feil og om prosjektet er av et visst omfang vil det være vanskelig å kunne gi en enkel oversikt. Vi anbefaler å ta i bruk et verktøy som er utviklet til denne typen formål, for eksempel Visma Severa. Og at dere bruker det aktivt. Her er noen av fordelene: All informasjon samlet på ett sted Du bør ha en løsning hvor all informasjon registreres. Dersom du har et prosjektstyringsverktøy kan alle både registrere og hente ut informasjon fra samme system. Det er en ekstra fordel dersom dette verktøyet kan integreres med andre forretningssystemer som virksomheten bruker, for eksempel økonomisystemet og/eller lønnssystemet. Man sparer tid og er mindre utsatt for feilregistreringer når man slipper å registrere informasjon flere ganger. 6 Du som prosjektleder har full oversikt «Planning is key» når det gjelder prosjektledelse, og som prosjektleder er det viktig at du til enhver tid har oversikten. Med mange baller i luften og ulike prosjektmedarbeidere involvert, kan det noen ganger være en utfordring å ha god kontroll på prosjektet. Med et godt verktøy er oppdaterte tall og statuser kun noen tasteklikk unna. Som prosjektleder vil du ha bedre oversikt over kapasiteten og dermed kunne utnytte den optimalt, noe som gjør at lønnsomheten øker. Alle involverte i prosjektet har full oversikt Det er viktig å sikre at alle berørte er klar over status og tidsplan for prosjektet, hva som har skjedd, hva som må gjøres og hvilke mål som ikke er oppfylt. Her er det en fordel å ha en prosjektstyringsløsning. Når prosjektplanen er registrert i løsningen, vil varselsignaler lyse med én gang aktiviteter er forsinket eller ikke avsluttet innen rimelig tid. En slik løsning vil også gi innsikt i de faktiske timer brukt på et prosjekt, i forhold til de budsjetterte timer. Alle kan hente ut oppdatert informasjon Informasjon bør være tilgjengelig for de som trenger den, uansett hvor de måtte befinne seg. Derfor bør ikke prosjektinformasjon være lagret lokalt på et dokument på PC en eller være skriblet ned i en notatblokk. Man skal slippe å lete etter informasjon eller miste informasjon. Med et prosjektlederverktøy er informasjonen lett tilgjengelig, slik at både du og andre får den informasjonen de trenger når de trenger det. Får noen i prosjektgruppen et spørsmål når de er ute hos en kunde, kan de raskt gå inn i prosjektstyringsverktøyet på mobilen eller nettbrettet og sjekke fakta. Dersom sjefen ønsker å få en status på prosjektet kan han enkelt hente ut en rapport. Det gir deg en lettere hverdag, og dere fremtrer mer profesjonelt.
Dere har de beste forutsetninger for å jobbe strukturert og målrettet Et godt prosjektlederverktøy gir de beste forutsetningene for å jobbe effektivt, strukturert og målrettet. Men det er viktig å huske på at dere også må ta det i bruk på en god måte for å kunne hente ut gevinstene. Sørg for god opplæring, og at dere registrerer all nødvendig data i verktøyet. 4. Håndter risiko og uforutsette hendelser De mest sannsynlige risikoene har du laget en plan for hvordan du skal håndtere. Vær imidlertid forberedt på også å måtte håndtere uforutsette hendelser underveis. Du bør også være klar til å stoppe prosjektet dersom risikoen blir for stor. En god prosjektleder mister ikke kontrollen grunnet uforutsette hendelser. Han/hun vurderer hendelsene, og tar veloverveide beslutninger på om prosjektet bør justeres, utsettes eller stoppes. Som prosjektleder kan du ikke skylde på noe eller noen dersom ting kommer ut av kontroll. 5. Sørg for riktig og effektiv fakturering Det er viktig at alle fakturerbare timer registreres slik at du ikke mister inntekter. Samtidig er det viktig at du ikke fakturerer feil, slik at kundene blir misfornøyde og du må bruke mye tid på å forsøke å rette opp. Ved å fakturere korrekt og til tiden vil du ha mer fornøyde kunder. Det er derfor en fordel at alle de involverte i prosjektet enkelt kan registrere timer hvor som helst, når som helst, på hvilken som helst enhet. Dette reduserer risikoen for feil og man slipper å «glemme» timer man burde fakturert. Et godt prosjektlederverktøy gir deg mulighet til å registrere timer på mobil, pc og nettbrett. Det finnes også løsninger for å automatisere faktureringsprosessen, slik at fakturering skjer automatisk med utgangspunkt i fakturerbare timer så snart et prosjekt eller en periode er avsluttet. Alt du trenger å gjøre er å godkjenne. Dette er en enkel oppgave som gjerne kan gjøres med en app. 7 6: Ha fokus på kundetilfredshet og salg For å ha et best mulig bilde av både prospekter og kunder, er det viktig å registrere så mye informasjon som mulig om dem. For eksempel deres ønsker, behov, adferd og så videre. Denne innsikten kan hjelpe salg og markedsføring slik at de får best mulig fokus, og kan øke inntjeningen. Det bidrar også til å kartlegge og finne de beste tiltakene for ulike typer av potensielle og eksisterende kunder. Dette gjør at man kan få maksimalt ut av markedsføring og salgsaktiviteter. Det er allment kjent at rekruttering av nye kunder er mye dyrere enn å opprettholde eksisterende kunder. Derfor er fornøyde kunder en viktig komponent for å lykkes og sikre lønnsomhet. Ved å fakturere korrekt og til riktig tid vil du få mer fornøyde kunder. Dersom man også «treffer riktig» i markedsføring og mersalgs-aktiviteter, vil fornøyde kunder kjøpe mer.
7: Evaluer prosjektet Å gjøre en grundig evaluering i etterkant, kan ofte nedprioriteres fordi det er nye viktige oppgaver å ta fatt på. Dette er imidlertid viktig å gjøre en god jobb her, slik at virksomheten kan lære hvordan de best håndterer prosjekter. I gjennomføringen av prosjektet gjør både prosjektleder, prosjektdeltakere, prosjekteier, virksomhetsledelse og linjeorganisasjon seg mange erfaringer. Erfaringene kan være knyttet til hvordan arbeidsprosessene i prosjektet har vært, hvordan samarbeidet mellom prosjekt og linjeorganisasjon har vært og hvordan samarbeidsklimaet i prosjektorganisasjonen har vært. I tillegg kan det være erfaringer knyttet til om det er satt realistiske mål i prosjektet og om disse målene har blitt innfridd. Det er viktig at disse erfaringene noteres, slik at man kan lære av dem. Slik kan man med tiden lage en «best practice» for hvordan nye prosjekter bør gjennomføres. Konklusjon Mange bransjer jobber delvis, eller stort sett prosjektbasert. Typisk tjenesteytende bransjen kan være PR, reklame, rådgivning, design, IT, ingeniørfag, jus og arkitektur. Undersøkelser viser at svært få prosjekter blir gjennomført til tiden, innenfor budsjett og med ønsket resultat, og dette går utover bedriftens lønnsomhet. Derfor er det viktig med gode rutiner for prosjektledelse. I denne guiden har vi sett nærmere på indre og ytre omstendigheter, og gitt syv tips til hvordan man kan lede prosjekter mer effektivt. Tipsene er som følger: 8 1: Gjør en grundig jobb i planleggingsfasen. Sørg for å ha alle detaljer, planlegg fremdrift, sett delmål og identifiser risikofaktorer. 2: Ta en trygg lederrolle og fordel ansvar nøye. Det er viktig å ha riktige menneske med på laget, og at de vet hva som forventes av dem. 3: Ha et godt system som gir alle oversikt og sørg for at alle følger det. Slik sikrer du effektivt arbeid og god informasjonsflyt. 4: Håndter risiko og uforutsette hendelser. En god prosjektleder tar veloverveide beslutninger på om prosjekt bør justeres, utsettes eller stoppes. 5: Sørg for riktig og effektiv fakturering. Dersom du glemmer å fakturere timer så mister du inntekter. Dersom du fakturerer uberettigede timer vil kundene bli misfornøyde. 6: Ha fokus på kundetilfredshet og salg. Registrer så mye informasjon om kundene som mulig, slik at de utsettes for «riktige» salgs- og markedsføringsaktiviteter. 7: Evaluer prosjektet. Slik kan dere med tiden lage en «best practice» for hvordan prosjekter bør gjennomføres.
Kilder (1) Chaos Manifesto 2013 (2) PWC, 2014 Global Economy Watch (3) Vital Analysis, 2014 Cloud PSA Evaluation Guide (4) Wikipedia, 2014 Professional Services Automation Severa 9