Firmabilpolicy sto/ 12.mars 2010 Korr. jan 2013 Hensikt og formål Det er behov for felles retningslinjer for Vinmonopolet firmabilordning og derfor er det utarbeidet en firmabilpolicy. Disse retningslinjer omfatter alle ansatte som er berettiget til en firmabilordning iht. ansettelsesavtale. Vinmonopolet har valgt at vi skal har en miljøprofil. Dette innvirker bl.a. på de krav vi setter til bedriftens biler når det gjelder CO2 utslipp. Av denne grunn bør brukere av firmabil ha et gjennomtenkt forhold til bruk av bil og når det er nødvendig å bruke bil. Leasingselskap Vinmonopolet har valgt..som samarbeidende leasingsselskap for firmabiler. For ytterligere info se. Samtlige firmabiler skal administreres gjennom dette selskapet. Vår kontaktperson hos..(navn), telefon: Bestilling av bil foregår ved at bruker kontakter. tilgang til www... og bestiller bil i henhold til Vinmonopolets retningslinjer. Alle bilkjøp blir endelig godkjent av HR før de settes i bestilling. Bilkategori Estimert listepris ny bil inkl. tilleggsutstyr ca kr 400 000 Månedlig leasingkost eksl. mva maks kr 6200,-. (Beløpene kan bli justert noe) Kjørelengde skal beregnes på 30.000 km pr år eller totalt 90.000 km for perioden. ( Unntak for kjørelengde må avtales med Kjededirektør og HR) Ved valg av firmabil vil det være fleksibelt mht listepris, men maks månedlig leasingbeløp må ikke overstiges. Følgende inngår i avtalen: Service /vedlikeholdsavtale Forsikring (Egenandel kr 12 000) Dekkjøp (vinterhjul) assistanse (24 timers vei assistanse) Drivstoffkort (som skal benyttes) Spesielle forhold/behov kan gjøre det aktuelt å gjøre unntak fra listepris og estimert månedlig leasing kost. Dette skal avtales med HR før bil settes i bestilling. Søknad om unntak sendes HR og det er kun HR- direktør som kan innvilge unntaket. Vinmonopolet skal ha en policy som vektlegger sikkerhet for brukerne og miljø. CO2 utslippet skal ikke overstige 130 gram pr. kilometer. Utslipp som overstiger dette kan aksepteres etter søknad til HR og etter en konkret vurdering. Vinmonopolet skal innen utgangen av januar få miljørapport for det foregående år. Rapporten skal gi månedlig og årstall for følgende elementer pr bil: - Biltype - Kjørte kilometer - Drivstoff type - Drivstofforbruk - Eventuelt CO2 utslipp
Eierskap Bilen(e) eies av det til enhver tid aktuelle leasingselskap. ( Navn på en i HR) er Vinmonopolets kontaktperson i forbindelse med håndtering av firmabiler. I tillegg kan leasingselskapets kundesenter til enhver tid kontaktes.. Forpliktelse ved avtale Ved aksept av tilbud om firmabil forplikter den ansatte seg til å være bundet av avtalen i hele leasingperioden. En ansatt kan således ikke skifte type bil, endre bilprogram eller tre ut av avtalen i perioden til fordel for andre avtaler. Dersom bedriften ved tildeling av firmabil til den enkelte har tilgjengelige biler med gjenværende leasingperiode, plikter den ansatte å ta imot og benytte denne inntil leasingperioden utgår. I forbindelse med at leasingperioden utløper kan det søkes om bestilling av ny bil. Ut fra miljøhensyn skal firmabilbrukere ha et mål for å få redusert utslippet av CO2 fra bilen de disponerer. For å registrer drivstoff forbruk og kjørte kilometer skal firmabil brukere alltid bruke bensinkort som er levert gjennom... En ansatt har en rett og plikt til å tre ut av leasingavtalen ved opphør av arbeidsforholdet i Vinmonopolet. Fast månedlig godtgjørelse Dersom en ansatt som er berettiget til firmabilavtale ikke ønsker dette vil den ansatte være berettiget til en månedlig fast bilgodtgjørelse. Den ansatte står fritt til å fratre tilbud om fast månedlig bilgodtgjørelse for å gå over til firmabilavtale fortløpende. Beløpet innberettes med fradrag for dokumentert kjøring i tjeneste, jfr. beskatning nedenfor. Fast bilgodtgjørelse inngår ikke i feriepengegrunnlaget. Beskatning Vinmonopolet er forpliktet til å foreta skattetrekk for firmabil, samt innberette til myndighetene etter det til enhver tid gjeldende regelverk om fordelen av fri bil. Bilbruker er imidlertid selv ansvarlig for sitt eget skatteforhold, som framskaffelse av foreskrevet dokumentasjon etc. I forbindelse med skattetrekk og innberetning legges bl.a. opplysninger som fremkommer i leasingavtalen til grunn, derfor skal kopi av avtalen sendes til Lønningskontoret. Det er lønnsavdelingen som vil sikre korrekt skattetrekk på grunnlag av de opplysninger de mottar. Selskapet dekker ikke personlig skatt i forbindelse med firmabil. Løpende kostnader Bilene som inngår i leieavtalen utstyres med 2 sett hjul. Avtalen gjøres videre gjeldende til å omfatte utskifting av slitte dekk samt sesongomlegging, rengjøring og tilstandskontroll. Variable kostnader som drivstoff, vask og rekvisita holdes utenfor fast månedskostnad. Den som disponerer bilen vil få to kredittkort, et fra Shell og et fra Statoil. Disse kort skal brukes ved kjøp av drivstoff, vask, spylervæske, olje og lignende nødvendig for bilens daglige drift. 2
Disse kortene skal ikke brukes til kjøp av andre varer. Reell kjørelengde bør tilpasses slik at dette samsvarer med kontrakten vi har inngått med. Bruker skal nytte seg av drivstoffkortene til slik at en vil kunne tilpasse årlig kjørlengde til faktisk bruk og justere kontraktene. Dersom avtalt kjørelengde tenderer til å avvike vesentlig (10 % avvik) skal dette straks rapporteres til.. som vil vurdere rekalkulasjon av kontrakten. Ved tap av kort eller mangel av kort kontaktes som utsteder nytt kort. Kode og km. tastes inn ved bruk (km.avlesning er svært viktig er for rapport og bilregnskap). Hva blir dekket/ikke dekket I utgangspunktet blir alle kostnader relatert til firmabil omfattet av firmabilavtalen. Dette inkluderer kostnader til drivstoff, vask og polering, bomavgifter iht. autopass-ordning, fergekostnader, piggdekkavgift, dekkhotell etc. Bilbruker ordner selv med anskaffelse av bombrikke og betaling av abonnement. Abonnementet godtgjøres over reiseregning/utlegg. Det er bilbrukers ansvar å overføre abonnement/bombrikke til ny bil ifølge instruks fra bomselskapet. Følgende kostnader dekkes imidlertid ikke: - Parkeringskostnader hvor parkeringsavgiften ikke oppstår som en konsekvens av arbeidsrelaterte oppgaver (eks private reiser / private aktiviteter utenom kontortid etc) - Bomavgifter som ikke er omfattet av autopassordning og ikke inngår i arbeidsrelaterte oppgaver - Ferger/ broavgifter som gjelder fritid. - Bøter, her forbeholder Vinmonopolet seg retten til å trekke bøter/gebyrer i lønnen, hvis bilbruker ikke betaler. - Kostnader som ikke omfattes av gjeldende forsikringsprogram - Kostnader til ekstra-/tilleggsutstyr som på forhånd ikke skriftlig godkjent Ferie/Fritidskjøring: Selskapet dekker drivstoffkostnader innen Skandinavia der utlevert drivstoffkort kan benyttes. Ved kjøring utenfor Skandinavia dekkes ikke driftsutgifter, og bruker forplikter seg til å anskaffe seg "grønt kort", sette seg inn i forsikringsordningen og hvilke prosedyrer som gjelder ved uhell og tyveri, samt informere Autolease på forhånd. Selskapet dekker ikke utgifter til fergetransport, bompenger, ved ferie- og fritidskjøring utenfor Norge. Parkering dekkes ikke ved ferie og fritidskjøring. Retningslinjer ved permisjoner Ved lønnede permisjoner opprettholdes avtale om firmabil / fast månedelig bilgodtgjørelse. Ved ulønnet permisjon utover 1 måneds varighet skal firmabil returneres snarest mulig og senest siste dag før ulønnet permisjon påbegynnes. Fast månedlig bilgodtgjørelse opphører med virkning fra det tidspunkt permisjonen påbegynnes. Disponering av bilen Bilen kan brukes av følgende: Den ansatte og den ansattes ektefelle/samboer Andre ansatte i virksomheten, såfremt tillatelse er innhentet på forhånd av bruker eller nærmeste sjef Enhver person som har fått særlig tillatelse av bilbrukeren til å kjøre bilen, for eksempel mekaniker ved henting/levering av bil etc. 3
Helse miljø og sikkerhet Sjåføren skal være uthvilt ved kjøring. Av miljøhensyn bør firmabilen ha piggfrie dekk. Imidlertid må dette vurderes konkret av de som disponerer firmabilen ut fra bruk og geografiske forhold. Firmabilene bør ha motorvarmer med tids ur hvis den ikke som hovedregel parkeres innendørs hos bruker. Forskriftsmessig «hands-free» utstyr benyttes ved bruk av mobiltelefon under kjøring. Bilkjøring under påvirkning av alkohol eller annet berusende eller bedøvende middel er forbudt. Ved inntak av medisiner som kan påvirke fører, skal det utvises aktsomhet, og fast legen skal konsulteres. Forøvrig plikter sjåføren å overholde gjeldende lover og regler (herunder påse at refleksvest oppbevares i bilens kupe). Ved tap av førerkort, dekkes merutgifter med å utføre jobben av den enkelte. Bruker skal sørge for at bilen er forsvarlig låst når den forlates. Mobiltelefoner, bærbare PC'er og lignende skal ikke etterlates synlig (dette dekkes ikke av forsikringen). Tyveri skal anmeldes til nærmeste politistasjon og leasingselskap. Vinmonopolet dekker ikke tap av personlige effekter utover det som dekkes av reiseforsikringen i forbindelse med tyveri av/fra bil. Skade mv Kostnader som oppstår pga slurv, uaktsomhet eller lignende kan belastes den ansatte. Forsikring er inkludert i avtalen med. Egenandel beløper seg til Kr 12000,- Ved skade skal skademelding fylles ut og sendes forsikringsselskapet. For nærmere opplysninger ta kontakt med Personal. Alle skader skal meddeles. drift umiddelbart. Skader skal normalt utbedres med mindre de ikke er av betydning for drift og verdiforringelse. Dette skal normalt sett skje innen tre mnd. Ved behov for erstatningsbil skal dette anskaffes på rimeligste måte.. Tilbakelevering av firmabil Biler som er finansiert gjennom selges gjennom deres salgsavdeling for bruktbiler. Tre mnd før innlevering skal skje sendes informasjon om det praktiske rundt bytte og innlevering av bil. Ved behov for frakt, kontakt. drift for avklaring. Alt utstyr (dekk, ekstra nøkkel, ski-/ lastestativ, skiboks osv.) som følger bilen skal leveres inn. -------- godkjenner eventuell påkost fra billeverandøren (tilleggskost ut over avtalt gjenkjøp) på grunn av skader/stor slitasje. Skjema for besiktigelse av bilen undertegnes av bruker ved innlevering. Større beløp for påkost meldes tilbake til bilbrukerens overordnede som tar dette opp med bilbruker. I alvorlige tilfeller vil bilbruker kunne bli gjort erstatningspliktig. Autolease vil føre totaloversikt over påkost pr. bruker 4
Leasingbiler leveres inn den dagen avtalen utløper. Det gjøres oppmerksom på at biler som leveres i tidsrommet 1-31 i hver måned vil bli fordelsbeskattet for hele måneden. Det gis ikke avkortning i forhold til returtidspunktet. Et bilbytte må planlegges i god tid, normalt ca 3 måneder i forveien. Innløsing av bil før kontraktstidens utløp skal unngås. Gyldighet Ovennevnte policy er gjeldende fra og med 1.mars 2013 5