Nasjonalt tilsynsprosjekt i kjedetilknyttede dagligvarebutikker. Solveig Eriksrud. DK Asker og Bærum, Norge Historikk Gjennomføring Resultater Utvikling i bransjen Tiltak som har ført til forbedringer Konklusjon Historikk - 2006 Nasjonalt tilsynsprosjekt Omfattet de største dagligvarekjedene i Norge Revisjoner av hele kjeden - Dokumentgransking - Intervjuer av ledere og andre personer på HK - Verifikasjoner i butikkleddet Resultatene viste - Mangelfull styring av kritiske punkter; kjølelagring, varmholding og nedkjøling. - Mangelfull avviksbehandling og korrigerende tiltak. - Mangelfull kompetanse hos de ansatte - Mangelfull oppfølging internt; rapportering og intern revisjon 1
Historikk - Regionalt prosjekt i Oslo, Akershus og Østfold 2008 Inspeksjoner i 240 butikker i de største dagligvarekjedene. Resultatene viste Gode rutiner på sporbarhet og holdbarhetskontroll av næringsmidler Mangelfull kontroll på kjølelagring, varmholding og å forebygge skadedyrsproblemer. Effektmål Kampanjen skal bidra til at forbrukeren kan kjøpe trygge næringsmidler i dagligvarebutikkene. Kampanjens skal bidra til at dagligvarekjedene får god styring med kritiske punkter i butikkene. Kampanjen skal bidra til høyt kunnskapsnivå blant butikkansatte. Kampanjen skal bidra til enhetlig tilsynspraksis fra Mattilsynet i dagligvarebransjen - Gjennomføring 1. mars 30. juni: Planlegging av prosjektet og forberedelser til inspeksjonene. Utarbeidet sjekklister og veileder til inspeksjonene. Oppstartsmøte for inspektørene. Det er avholdt informasjons- og dialogmøter med bransjen. Intern og ekstern informasjon. 1. juli 30. september: Gjennomføring av inspeksjoner i 409 butikker. Utført av ansatte på Mattilsynets distriktskontorer i hele landet. Kontaktperson på hvert regionskontor som har ansvaret for gjennomføring og rapportering i egen region. Distriktskontoret skriver en rapport til hver butikk og eventuelle avvik og påpekinger følges opp lokalt. 1. oktober 30. november: Sammenstilling og presentasjon av resultatene. Elektronisk rapportering av resultatene fra inspeksjonene til prosjektgruppa. Møter med ledelsen i hver kjede hvor resultatene fra egen kjede er presentert. Skriftlig rapport til hver kjede hvor resultatene framkommer. Sluttrapport etter prosjektet utarbeides og offentliggjøres på Mattilsynets hjemmeside. 2
- Gjennomføring Følgende kjeder er omfattet av prosjektet: Norgesgruppen Meny AS Meny og Matvarehuset Ultra Kjøpmannshuset Norge AS Spar og Joker Kiwi Norge AS Kiwi Bunnpriskjeden AS Bunnpris ICA Norge AS ICA Supermarked og ICA Nær Coop Norge AS Coop Mega og Coop Prix Rema 1000 Norge AS - Rema 1000 - Gjennomføring Omfang av undersøkelsen: Har butikkene styring og kontroll med: - Varemottak - Forebygging av skadedyrsproblemer - Kjølelagring - Varmebehandling - Varmholding - Nedkjøling - Varehåndtering, hindre kryssforurensing - Renhold i ferskvareavdelingen. - Resultater Hva fungerer bra i bransjen? Varemottak Avvik skyldes: - Egne kontrollrutiner blir ikke fulgt - Avvik blir ikke rapportert Varmebehandling Avvik skyldes: - Egne kontrollrutiner blir ikke fulgt Varehåndtering, hindre kryssforurensing Avvik skyldes: - Mulig forurensing fra personer - Mulig forurensing fra andre varer under lagring 3
- Resultater Hvilke områder krever forbedringer? Kjølelagring Manuelle kontrollmålinger gjennomføres ikke i samsvar med kjedens rutiner. Kontrollmålingene gjennomføres ikke slik at de viser en representativ temperatur i produktene i hele lagringsperioden. Dette innebærer for eksempel at temperaturene måles i et kaldt sted i disken. Varene stables for høyt i disken, slik at de ikke får tilstrekkelig kjøling. Varmholding Kontrollrutinene gjennomføres ikke i samsvar med egen rutine. Temperaturkontrollen viser ikke representativ temperatur i alle produktene og i hele varmholdingstiden. Dette innebærer at temperaturen ble målt rett etter at varene ble satt inn i varmeskapet eller at temperaturen ble målt i store produkter som er plassert lengst fra døråpningen. Forebygge skadedyrsproblemer Vedlikehold: Dører og porter i varemottaket ikke er tett. Lister under porter i varemottaket eller åpninger rundt containere etc. Slike åpninger gir skadedyr muligheter til å ta seg inn i butikken. Innendørs forhold: Dårlig orden i varemottak og lagerrom. Dette gjør at eventuelle skadedyr kan finne gjemmesteder hvis de kommer seg inn i butikken. Utendørs forhold: Mangelfull søppelhåndtering og oppbevaring av gjenstander på rampe og lange veggene. Hovedutfordringer: Etterlevelse av egne kontrollrutiner Lokalisere og fange opp butikker som ikke har gode nok rutiner Utvikling i bransjen Kjølelagring 2001: <4 C: 38 % av diskene >7 C: 26 % av diskene 2009: <4 C: 70 % av diskene >7 C: 7 % av diskene Tiltak som er gjennomført: Utskifting av gamle disker Mindre bruk av løse sjokkselgere Montering av dører foran disker Aircondition i butikklokalet Bedre rutiner for vedlikehold og renhold av maskineriet Økt kompetanse hos butikkpersonalet, mhp målemetodikk mv Hyppigere og mer rettede kontroller fra driftsapparatet og eksternt firma. Tydeligere krav og føringer fra ledelsen i kjeden. Endringer i Spar-kjeden Spar er en del av Norgesgruppen og består av 263 butikker En blanding av kjedeeide og kjøpmannseide butikker. Et felles kvalitetssystem (Ik-mat) som alle butikkene forplikter seg å følge. Varmholding 2006: 53 % 2009: 84 % %-vis antall butikker hvor styring og kontroll med varmholding fungerte tilfredsstillende: Nedkjøling 2006: 29 % 2009: 89 % %-vis antall butikker hvor styring og kontroll med nedkjøling fungerte tilfredsstillende: 4
Tiltak som har ført til forbedringer i Spar-kjeden Økt fokus og tydelige mål fra kjedeledelsen - Det innføres 5 absolutter som det kreves at butikkene har kontroll med. Temperaturkontroll og gjennomføring av opplæring er to av disse absoluttene. - Trygg mat og rutiner for å ivareta dette er tema på interne møter. Det er laget en film om temperaturkontroll. - Kampanjeperioder med opplæring og kurs gjennomføres. E-læring i tillegg til oppfølging på arbeidsplass - Verktøykasse med best praksis er etablert. Investeringer - Utskifting av gammelt og lite hensiktsmessig utstyr. - Oppussing og oppgradering av butikker. - Det er ansatt 16 driftsledere med hovedfokus på ferskvareavdelinger. Mer rettede kontroller - Eksternt firma gjennomfører mer detaljerte, dyptgående kontroller. Vilkårene og reaksjonsmønstrene settes av kjeden. - Driftsledere får mer detaljerte og rettede sjekklister, samtidig som det gjennomføres hyppigere kontroller. Bedre rapporteringssystem - Rapporteringsverktøy er utviklet og forbedret. Gir bedre oversikt over status i kjeden. - Rapporteringssystem for avvik og korrigerende tiltak er forbedret. Systematiske gjennomganger i kjeden som helhet vurderes endret. Årsak til forbedring sett fra Spar-kjeden Bevisstgjøring: Bevisst på hva de gjør når de jobber med mat. Konsekvenskultur: Fokusert på det som har vært positivt, og ikke så mye på det som har vært negativt. Synliggjort konsekvenser av å ikke følge det kjeden har bestemt Synliggjøre for andre at en butikk f.eks. har blitt rød (trafikklysgradering). Synliggjort vinnere - kåring av årets butikk. Til syvende og sist så handler det bare om å innarbeide gode holdninger blant de ansatte - God kultur i kjeden Konklusjon etter prosjektet Hovedutfordringen for den kjedetilknyttede dagligvarebransjen er: Sørge for tilstrekkelig kompetanse og etterlevelse av egne rutiner - et høyt antall ansatte og stor turn over. Det er relativt store forskjeller mellom kjedene. Alle kjedene har enkeltbutikker som henger etter - butikksjefavhengig. Mange positive tiltak som gir positive effekter er gjennomført. - Kjedene er på rett vei, men fortsatt en vei å gå. 5
Tilsynsmetodikk Vår erfaring En kombinasjon av: Revisjon evt dialog med kjedeledelsen - Innhente informasjon om hvordan rutinene er tenkt gjennomført. - Få innsikt i hvordan kjeden styres. - Ansvarliggjøre ledelsen. Inspeksjoner / verifikasjoner i butikkleddet. - Kontrollere praksis der maten er - Kontrollere om rutinene er kjent og etterleves. 6