1 av 6 Studieavdelingen Seksjon for studentservice Møtereferat Til stede: Forfall: Leder LMU Eivind Rindal (STi), Berit Kjeldstad (prorektor utdanning), Inge Fottland (studiesjef), Anne Sølberg Ellingsen (seksjonssjef studentservice), Jens Petter Nygård (seniorrådgiver, driftsavd.), Sondre Flinstad Harbo (STi), Simon Utseth Sandvåg (vara for Vegard Vefring, læringsmiljøansvarlig, STi), Tore Romundstad (vara for Hilde Grimstad, prodekan utdanning DMF). Observatører: Espen Munkvik (velferdsdirektør SiT), Marit Svendsen (rådgiver Universell), Stein Johansen (vara for Jorunn Alstad, Universitetsbiblioteket), Reidar Angell Hansen (RFSF). Besøkende: Ole Kristen Solbjørg, seniorrådgiver Rektors stab, Kjell Erik Ronæss, Kafedirektør SiT Kafe (for sak 28/13 og O-sak 12/13), Tone Merethe Aasen, prosjektleder Campus KVU og Tore Haugen, prosjektleder visjonsgruppen (for O- sak 12/13). John-Christer Rusti (STi), Observatører: Ola Furre (seksjonssjef studieseksjonen HF), Anne-Beth Holte (HMS-sjef). Kopi til: Ephorte 2013/1837 Gjelder: Møte LMU Møtetid: Mandag 25.november 2013 Møtested: Møterom: Møterom GK, Studentservice 26/13: Godkjenning av innkalling og referat Vedtak: Innkalling og referat fra LMU møte 07.10.2013 godkjent. 27/13: Funksjonsnedsettelser og tilrettelegging Sak utsatt. 28/13: Læringsmiljø på campus etter kl. 17 Konkrete innspill til saker angående læringsmiljø på campus på kveldstid kan sendes til leder, som vil lage et notat som sendes til Arbeidsutvalget LMU. Kjell Erik Ronæss, Kafedirektør SiT Kafe, orienterte om prosjektet "andre boller". Hans presentasjon som vi av tekniske årsaker ikke fikk se, ligger vedlagt. Et av de sentrale tema i prosjektet er å skape liv på campus etter kl. 17. Nå i fase 2 av prosjektet skal det være 2 piloter, på Hangaren på Gløshaugen og Cafe SiTo på Dragvoll. Planer for piloter utarbeides frem til 1.mars, og vi forespeiler iverksetting av planene neste sommer. Kvaliteten på mates skal økes, og alle retter skal lages fra bunnen av. Vi mener at SiTs lokaler har potensiale til å brukes til mer enn de gjør i dag, og vi bruker begrepene møteplass, flerbruk og aktivitet på ettermiddag/kveldstid. Det er laget en Hangaren-idé Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Sekretær 7491 Trondheim E-post: Gamle kjemi + 47 73 59 52 00 Cecilie Baar studentservice@adm.ntnu.no Studentekspedisjonen Telefaks http://www.ntnu.no/studentservice Gløshaugen + 47 73 59 79 99 Tlf: + 47 99 63 08 50 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 6 gjennom et forprosjekt, som beskriver hvordan Hangaren skal fremstå neste sommer (se vedlegg). Vi skal bidra til å skape aktiviteter studentene ønsker å være med på, og bidra til å styrke læringsmiljøet og trivsel til studentene. Vi ser på areal, adkomst, tilgjengelighet, kundelogistikk, servicetilbud og spissing av enkelte tilbud. Vi ser også på utearealet til Hangaren. Hangaren-prosjektet har fått bistand fra Ragnhild Haugum, inst. for produktdesign, og vi har Jenny Bremer og studenter i arbeidsgruppa. Vi ser først på fysiske lokaler på Hangaren, og der kobles driftsavdelingen inn. Vi er også åpen for deltagelse av LMU i arbeidsgruppen. Stein Johansen informerte om erfaring med utvidet åpningstid på biblioteket Dragvoll. Biblioteket på Dragvoll har de siste måneder hatt åpent til kl. 22, og arkitektbiblioteket til kl. 21. Erfaringer er at det ikke er stort besøk på Dragvoll, noe vi tror skyldes at ikke noe annet er åpent. En helhetsramme mangler, og Biblioteket kan gjerne være et kjernested i dette. Andre saker er at Kunnskapssenteret på Øya åpner den 09.12, i samarbeid med HiST. Gunnerusbiblioteket stenger før jul, og åpner i fornyet utgave i slutten av januar. -Dette prosjektet som beskrives fra SiT er en del av Campusplanen, for hele stripa og etasjen over. Videre er det viktig å få hele campusaksen fra hovedbygget til sørenden åpnet med integrasjon mellom kafé, bibliotek og lesesalsplasser. -Biblioteket skal ha skryt for å ha forstått hva arbeidsmiljø og læringsmiljø, fysiske lokaliteter, drift og eiendomsutvikling betyr, og hvor det er satt i system. Prorektor møter kreative tanker rundt læringsmiljø, opplevelser og helhet rundt studenter på biblioteket. Det er et stort potensiale for drift og eiendom i å forstå studenten og rolleforståelse i eiendomsutvikling. - Studentservice har tatt kontakt med Lisbeth Tangen fra biblioteket for å se hvordan deres arbeid kan ses i sammenheng med Studentservice sine tjenester. Det ble gjort et forsøk for noen år tilbake å ha utvidet åpningstid på Studentservice Dragvoll, og erfaringene var at tilbudet ble lite benyttet. Men nå når studentene vil ha mer aktivitet, kan situasjonen være annerledes. - Studentene benytter idrettsbygget flittig om kvelden, og man kan tenke seg å knytte annen aktivitet opp mot idrettsbygget som stenger kl. 23, dvs.knytte idrett opp mot læringsmiljø, bl.a. bibliotek. Eks. på et universitet i Dublin har de kombinert svømmehall og bibliotek i samme bygning. -SiT har hatt noen workshops med studenter på hva som skal til for at de har lyst til å bli igjen på campus. To svar står frem som veldig tydelige: 1) god og billig mat 2) trening. Dette er nøkkelfaktorer for at studentene skal velge å bli igjen på campus. Vi har alle hver for seg prøvd på forskjellige måter, det kan være bedre å prøve å koordinere dette, forsterke hverandres tilbud, og iverksette dette i fellesskap. -Dette må drift også inkluderes i. Felles tiltak er positivt, og ta gjerne kontakt med studentene for bidrag. 29/13: Rapportering fra LMU 2013 Sak utsatt. Orienteringssaker: O-sak 9/13: Kvalitetssikringssystemet Orientering av Ole Kristen Solbjørg, seniorrådgiver Rektors stab.
3 av 6 Alle som jobber på NTNU skal kjenne kvalitetssikringssystemet, da alle har en rolle eller vil måtte forholde seg til det. Systemet beskriver hvordan vi skal sikre kvaliteten i utdanningen. Det beskriver roller, ansvar i rollene, oppgavene som skal utføres, og hvordan det skal følges opp. Målet er å utvikle kvaliteten i utdanning på alle nivå, bachelor, master og ph.d. Studentene er involvert på alle nivå, i styret, utdanningsutvalg, forskningsutvalg, læringsmiljøutvalg, FUS, FUL programutvalg og referansegrupper, og studentene er dermed en rød tråd gjennom hele kvalitetssikringssystemet. Vi har ikke ulike modeller lenger for systemet. Det presiseres at Rektor kan ikke delegere ansvar nedover, men arbeidsoppgaver. Dette gjelder videre for alle nivå. Oppgaver delegeres, og sløyfer kan lukkes på nivå for nivå, og det går oppover slik at man får handling på det riktige nivå. Til slutt har styret ansvar for kvaliteten er på utdanningen på NTNU. Kvalitetssikring av utdanning beskrives på siden http://www.ntnu.no/utdanningskvalitet, med lenker til beskrivelser av hvordan det skal evalueres. I NTNUs system for kvalitetssikring (pdf) for utdanning på den siden beskrives rapportflyten i kvalitetssikringssystemet, krav og tema i evaluering og årshjul for kvalitetsmeldingsprosessen. Leveringsdato for kvalitetsmelding fra fakultetene til rektor er 1.april. Det blir et felles dokumenthåndteringssystem for rapporter fra emner og studieprogram som skal virke fra 1.1.2014. Det blir et åpent system, slik at alle kan få innsyn i nåværende og tidligere rapporter. LMU skal rapportere til styret, dette nå gjennom rapport til rektor slik at den inngår i kvalitetsmeldingen til styret. Dette for at arbeidet LMU gjør kan inngå i rektors grunnlag som viser helhetlig prioriteringer og tiltak og melding til styret om utdanningskvalitet. - Kan det legges inn på siden http://www.ntnu.no/utdanningskvalitet informasjon om læringsmiljø og læringsmiljøarbeid, hvordan en student kan påvirke og bidra til sitt eget læringsmiljø? - Siden er hovedsakelig eksternt rettet, men det lenkes til innsida hvor man kan finne mer om læringsmiljø. Det kan tenkes å utvikle en erfaringsbank på hvordan det arbeides med læringsmiljø i de ulike miljøene senere, men vi har i dag ikke gode analyser på hva som er et godt læringsmiljø. Det er viktig at læringsmiljø knyttes opp mot en studieprogramkontekst, og ikke er separat. Studentene tilhører et studieprogram, og andre enheter som utfører arbeid viktig for læringsmiljø må kommunisere godt med fakultetene. - Er referansegruppene representativt? Vil studentene svare på spørreundersøkelser? Hvordan er spørsmålene stilt? Det er lagt mye arbeid på systemet, men man må også legge mye arbeid i å få studentene engasjert, finne ut på hvilken måte studentene kunne tenke seg å være engasjert og gi tilbakemeldinger. - Melding til studentene er: «slik kan du forbedre studiet ditt og studiehverdagen». Da kommer de til siden der det står om det nye kvalitetssystemet, med inngang til studentsida hvor det står om studentenes rolle, i referansegruppe, i studentting, i studentråd osv., samt muligheten til å melde avvik.
4 av 6 - Den beste måten å komme i kontakt med studentene og få de engasjerte, er ikke gjennom en nettside. Og har man gode insentiv for god undervisningskvalitet, er behovet for målinger mindre. - Rapporter fra studentene i referansegrupper skal gå til ansvarlige på institutter og studieprogram som skal følges opp med handlingsplan. Dette kan ses tilbake på, som vil vise at det fungerer. Slik vil studentene se at dette er måten å si fra på, og at det kan oppnås ved å engasjere seg. - Hvordan implementeres systemet? - Det er gjort grundig arbeid på alle nivå i institusjonen, og vi har en trygg plattform. Fakultetene har hatt egne implementeringsplaner for å få systemet til å fungere slik at vi kan utvikle utdanningskvaliteten. Og Studenttinget har vært ut i sitt tillitsmannsapparat. Alle har samtidig fått informasjon om prosessene de bidrar i. O-sak 10/13: Avvikssystemet for studenter Orientering av Reidar Angell Hansen, rådgiver Seksjon for studentservice. Som del av kvalitetssikringssystemet ble det nye avvikssystemet for studenter åpnet på nettsiden https://innsida.ntnu.no/avvik den 24.oktober. Studentservice er sentral mottaksenhet og fordeler av innkomne avviksmeldinger. Systemet bygger på det avvikssystemet som er for ansatte. Studentene kan melde inn avvik på utdanningskvalitet samt avvik og forbedringsforslag på læringsmiljø. Det er opprettet studiekvalitetskontakter på fakultetene, som studentservice fordeler sakene til. I tillegg ligger HMS-koordinatorer på fakultetene som mottakere for saker på fysisk læringsmiljø. Se notat i innkallingen til møtet. Det er foreløpig kommet inn 5 avviksmeldinger som alle har handlet om fysisk læringsmiljø. Melding til studentene om avvikssystemet kommer på innsida den 25.november, i dag. Det vil tas ut rapporter fra avvikssystemet, og LMU kan informeres om avviksmeldinger vedrørende læringsmiljø. Det vil bli en første evaluering av avvikssystemet februar 2014. Systemet er et supplement til de ordinære kanalene i kvalitetssikringssystemet. -Saker som ikke hører hjemme i avvikssystemet, vil bli avvist, men det innebærer ikke at melder vil bli avvist. Melder vil bli kontaktet og veiledet til rette instans av sentrale mottaksenhet. -Studentene har en god mulighet til å komme med innspill på sitt læringsmiljø. Det er en fordel at studentservice er sentralt mottak, da de har god erfaring med samtaler med studenter. Dette for at studenten skal føle seg ivaretatt selv om melding ikke nødvendigvis faller inn under dette systemet. -Dette kan lettere gjøres kjent ved å benytte seg av kontakten som linjeforeningene har med studentene. -Utfordringen er å tydeliggjøre hva et avvik i utdanningskvalitet betyr. Hvis referansegruppa har meldt inn noe og det har kommet en handlingsplan på dette fra en enhet ved NTNU som ikke følges opp, har vi et avvik. Eller hvis det ikke gjennomføres studentevaluering, har vi et avvik. Det er viktig å vite at dette er en sikkerhetsventil hvis ikke det ordinære kvalitetssikringssystemet virker som det skal. -Det er viktig at riktig informasjon kommer ut, og i den sammenheng kan det være hensiktsmessig med et møte med linjeforeningsledere og stab fra ledelsen. - Det er ønskelig med en tidsgaranti for respons på sakene som meldes. I dag kan selv enkle saker i dagens system ta veldig lang tid før det løses, noe som påvirker læringsmiljøet. Det er avgjørende at
5 av 6 det er en frist på sakene.-det står frist på 2 uker som standard, men fakultetene kan selv endre sin purrefrekvens. Hvis et går over denne frist, vil mottaker få purring og det går informasjon til mottakers leder om at man ikke har svart. O-sak 11/13: LMU-forum 2013 Sak utsatt. O-sak 12/13: Campusutvikling Orientering av Tone Merethe Aasen, prosjektleder Campus KVU og Tore Haugen, prosjektleder visjonsgruppen. KVU (Konseptvalgutredning) skjer i regi av KD, utføres av Rambøll og hjelpes av NTNU. Den gjelder tilstanden på anlegget på Dragvoll, for å bedre situasjonen med tanke på plass og kvalitet på bygninger. Samtidig er NTNU bedt om å se på situasjonen for NTNU i et 50-års perspektiv, og rektor har derfor satt i gang visjonsprosjektet. Analysen i KVU som skal gjøres ferdig i desember har en samfunnsøkonomisk tilnærming, så det er ikke hvilket prosjekt som er billigst, eller nødvendigvis best for Trondheim, men hva som blir best for samfunnet som er gjeldende. Det ses ikke bare på kostnader, men også kvaliteter som man ikke kan prissette. Hvordan NTNU vil settes i stand til å løse sitt samfunnsoppdrag er viktig i dette. Ved vedtak om utbygging, så skal Dragvolls problemstilling være løst innen 10 år, og vi antar vedtaket fattes tidligst neste høst. Ved vedtak om konsept neste høst, følges en ny kvalitetssikringsrunde og detaljering av prosjektet, slik at byggestart er tidligst 2015/2016. Det har vært gjennomført en behovsanalyse hvor mange interessenter er kontaktet. Det arbeides nå med hvilke indikatorer som skal brukes, noe som kommer ut fra behovsanalysen. Deretter utfører Rambøll alternativanalyser, som følges av en anbefaling og et første rapportutkast som foreligger i slutten av november. Når det handler om visjonsprosjektet, ønsker vi innspill fra LMU på hvordan vi kan lage indikatorer på sammenheng mellom det fysiske læringsmiljø og læringsutbytte. Også: hva er et» heldøgns- NTNU»? Hva skjer der og hvordan kan det være viktig for NTNUs læringsmiljø? Visjonsprosjektet vil være NTNUs verktøy for å kunne vurdere innholdet i KVU og hvilke råd og synspunkter NTNU ønsker å gi til KD. Visjonsprosjektet ser NTNU i fremtiden innen utdanning, forskning, formidling og nyskaping, og i den sammenheng ses det også på internasjonale tendenser og NTNUs samfunnsoppdrag. Mål for visjonsprosjektet er en sterk attraktivitet i alle aspekt, og å se på vekst og mobilitet, og knytte dette opp mot omgivelser, læringsformer, og læringstjenester. Man ser bl.a. på hvordan studiesituasjonen utvikler seg og hvordan skape et godt læringsmiljø, og det å møtes og jobbe sammen anses som viktig for egen læring og faglig utvikling. Arena for samhandling har stor prioritet, for samspill mellom studenter, mellom studenter og forskere, samt mellom studenter og forskere med arbeidslivet utenfra. Det ses også på areal- og bygningsutvikling for eksperimentell virksomhet. Går NTNU videre med mange campus, er transportløsninger også viktig. Visjonsgruppen har landet på scenarier som beskriver 4 mulige utviklingsperspektiv: «Eliteserien», «Vekst», «Digital» og «Urban», som beskrives nærmere i styresak 64/13: http://www.ntnu.no/styret/saker_prot/05.12.13web/64.13%20campusarbeid.pdf
6 av 6 -Sammenheng mellom det fysiske læringsmiljø og læringsutbytte: God fysisk utforming kan styrke studiekonsentrasjonen, og det er viktig at man tar hensyn til forskjellige behov. Møteplasser og arena for diskusjon og dialog er også viktig for studiekvalitet -Undervisningskvalitet er av større betydning enn fysisk utforming eller vekst. Undervisningskvalitet bør bli mer prioritert, for å skape større engasjement til studenter, slik at man får stort læringsutbytte og lyst til å fordype seg. -Innenfor hvert av perspektivene «Eliteserien», «Vekst», «Digital» og «Urban», beskrives hva som kreves innenfor de 4 kjerneområder utdanning, forskning, formidling og nyskaping, og dermed også undervisningskvalitet. - Man må ta hensyn til mangfoldet av ulike behov i studentmassen. Mangfold og fleksibilitet er sentrale begrep for fremtiden. For eksempel fleksibilitet i arealbruk for å sikre godt læringsmiljø for ulike forutsetninger, dvs. ulike bruksområder for samme areal ved ulike tider i året. - Utvikling av gode læringsaktiviteter for å øke læringsutbytte krever arealer som er fleksible. -Vekst er ikke noe NTNU kan bestemme seg for, men visjonsgruppens oppgave er å se på om der er plass for vekst. -Ved bruk av digitale løsninger kan vi få frigitt kapasitet til økt veiledning, som gir stor læringsutbytte, og «Digital» og «Eliteserien» vil inneholde mange muligheter imot undervisningskvalitet. -Tid til økt til individuell oppfølging er positivt, men det er i dag for mange studenter pr. vitenskapelige ansatt i hele UH-sektoren i Norge, pga. politiske rammer. Ses dette på i visjonen? - I eks «Eliteserien» har vi beskrevet en fremtid med for mange studenter pr. vit.ansatte, uten å beskrive dagens situasjon, og beskriver at forutsetningene må være annerledes. -Andre innspill kan sendes direkte til visjonsgruppen. Eventuelt Møtedatoer vår 2014 ikke diskutert.