Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: 09.09.2014, Tidspunkt: fra kl. 16:00 til kl. 18:45 Møtested: Rådhuset, møterom 3 Fra til saksnr.: 14/32 14/40 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Kirsten Aasen, leder x Georg Brynildsen x Henry Pongo x Ole Podhorny x Dag Robertsen x Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 til sakene 14/32, 34, 35 og 36, 4 av 5 til sakene 14/33, 37, 38, 39 og 40. (Ole Podhorny forlot møte etter sak 14/36). Sak 14/33 ble realitetsbehandlet til slutt i møtet. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Jolanta Betker, Anders Svarholt og Lena Longva-Stavem Møtende fra administrasjonen: Kommunalsjef Jens Terkelsen og byarkitekt Nils Ellefsen til sak 14/33 Merknader Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sak 14/37 skulle behandles for lukkede dører (Hjemmel: Offl. 13, jf Fvl. 13 1. ledd, jf. KL 31 pkt. 2)... Kirsten Aasen Georg Brynildsen Henry Pongo
Kontrollutvalget Moss møte 09.09.2014 Sakliste PS 14/32 PS 14/33 PS 14/34 PS 14/35 Valg av to til å undertegne protokoll Henvendelse fra Jonathan Parker angående utbyggingsområde Sjøbadet park Forvaltningsrevisjonsrapport: Barnevernet FR-rapport: Omløpshastighet og tomgangsleie i kommunale boliger PS 14/36 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2014 PS 14/37 Overordnet revisjonsstrategi for 2014 Vedlegg 1 u.off, offl 13 og fvl 13, første ledd PS 14/38 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 Vedlegg 3 u.off, offl 13 og fvl 13, første ledd PS 14/39 PS 14/40 Referater og meldinger Eventuelt PS 14/32 Valg av to til å undertegne protokoll 1 Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges.. og Georg Brynildsen og Henry Pongo velges til å undertegne og godkjenne protokoll. 1 Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges Georg Brynildsen og Henry Pongo PS 14/33 Henvendelse fra Jonathan Parker angående utbyggingsområde Sjøbadet park Saken legges fram uten forslag til vedtak Ku-leder innledet ved å orientere om bakgrunnen for saken. Kommunalsjef Jens Terkelsen delte ut notat og kart som han bygget sin redegjørelse på. Parkers påstander ble diskutert og kontrollutvalget ble enige om en uttalelse i saken.
Kontrollutvalget mottok en henvendelse fra Jonathan Parker, datert 22.5 2014, der han påstår ulovlig bygging på flere måter: 1 Blokkene A4 og B4 er forskjøvet østover og ca. 1,2 meter over byggelinjen mot parken. 2 Blokk A4 ligger også minst 1,6 meter over regulert byggelinje mot sjøen. 3 37 m2 av regulert offentlig park er gitt bort til boligtomt 4 Minste avstand mellom A, B og C blokkene er ca. 13,1 meter. Minste avstand mellom C og D blokken er 11,8 meter. Dette til tross for krav i vedtatt bebyggelsesplan om minimumsavstand mellom blokkene satt til 15 meter, 5 Offentlig eiet areal, regulert og tidligere brukt til parkering for badegjester og andre, er i praksis omgjort til offentlig eiet, men privatisert buffersone mellom fortau og boliger (endret formål uten reguleringsendring) 6 A blokkenes nederste plan har full etasjehøyde mot syd, øst og vest og er en 4 etasjes bygninger i strid med regulert etasjetall. Henvendelsen ble oversendt til administrasjonen, og rådmannen har gitt utvalget en orientering om saksbehandlingen fra reguleringsplanen for hele området ble vedtatt i Moss bystyre i 2003, til MTS sin behandling i mai 2014, og Parkers mange henvendelser om de samme påståtte ulovligheter. På bakgrunn av orienteringen fra rådmann og foreliggende dokumenter, ser kontrollutvalget at det har vært uklarheter i saksbehandlingen på grunn av utydelige saksframlegg og manglende målsatte tegninger. Utvalget ser at det her er rom for forbedringer. Kontrollutvalget forstår det slik at denne problemstillingen nå er ivaretatt ved endrede rutiner ved fremleggelse av saker til MTS. Til tross for svakheter i planprosessen, mener kontrollutvalget at Sjøbadet park-utbyggingen er gjennomført i henhold til gyldige vedtak i bystyret 25.5 2010 og MTS 9.2 2011. Kommunens behandling har skjedd i henhold til plan og bygningslovens bestemmelser. Kommunen har deretter utstedt ferdigattest til tiltakshaveren. På denne bakgrunn avslutter kontrollvalget videre behandling av saken. PS 14/34 Forvaltningsrevisjonsrapport: Barnevernet 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevernet», til etterretning med følgende uttalelse: I 2013 var andel henlagte bekymringsmeldinger i Moss på 42, 9 % etter første halvår - over det dobbelte av landsgjennomsnittet. Kontrollutvalget merker seg nå at andelen henleggelser for 2013 endte på 33.1 %. Dette kan tyde på at barnevernets arbeid med å få inn de «riktige meldingene», har gitt ønsket resultat. Rapporten viser videre at barnevernet har et system og en praksis for gjennomgang av
meldinger som er tilfredsstillende, med noen avvik. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør: sikre at rutine som skal påse at offentlig melder får tilbakemelding følges i praksis etterleve intern rutine hvor det fremgår at det skal foreligge en undersøkelsesrapport i alle saker I mai 2009 behandlet bystyret en egen forvaltningsrevisjonsrapport om oppfølging av barn i fosterhjem. Funnene den gang viste sviktende rutiner i forbindelse med oppfølging av barna. Det ble uttalt fra bystyrets talerstol at kommunerevisjonens rapport var en slakt som Moss kommune ikke kunne leve med. Rådmannens oppfølgingsarbeid ble fulgt tett opp fra politisk side. Kontrollutvalget er glad for at rapporten som sendes til bystyre i dag, viser en markant forbedring i kommunens oppfølging. Men kontrollutvalget vil understreke at revisjonens anbefalinger raskt må følges opp for å sikre barnas sikkerhet og behov for omsorg. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør: utarbeide foreløpig omsorgsplaner ved alle omsorgsovertakelser for å sikre dokumentasjon av hvilke vurderinger som ligger til grunn når det gjelder videre oppfølgning av barnet overholde frist for utarbeidelse av endelig omsorgsplan vurdere om oppfølging av fosterforeldre også bør innebære å holde en oppdatert oversikt over hvilke kurs disse har gjennomført sikre at fosterhjemmet får gjennomført lovpålagte besøk gjennomføre tilsyn av omsorgskommunens oppfølgning av tilsynsrapporter 2. Kontrollutvalget vil foreslå for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til skole- oppvekst- og kulturutvalget. Bystyret kan selv sette en tidsfrist. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2013. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevernet», til etterretning Bystyret merker seg at barnevernet har et system og en praksis for gjennomgang av meldinger som er tilfredsstillende, med noen avvik. Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: sikrer at rutine som skal påse at offentlig melder får tilbakemelding følges i praksis etterlever intern rutine hvor det fremgår at det skal foreligge en undersøkelsesrapport i alle saker Bystyret merker seg videre den positive utviklingen i barnevernets oppfølging av barn i fosterhjem og fosterhjemmene siden 2009. Bystyret slutter seg til kontrollutvalget understrekning av at revisjonens anbefalinger raskt må følges opp for å sikre barnas sikkerhet og behov for omsorg. Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: utarbeider foreløpig omsorgsplaner ved alle omsorgsovertakelser for å sikre dokumentasjon av hvilke vurderinger som ligger til grunn når det gjelder videre oppfølgning av barnet overholder frist for utarbeidelse av endelig omsorgsplan
vurderer om oppfølging av fosterforeldre også bør innebære å holde en oppdatert oversikt over hvilke kurs disse har gjennomført sikrer at fosterhjemmet får gjennomført lovpålagte besøk gjennomfører tilsyn knyttet til omsorgskommunens oppfølgning av tilsynsrapporter 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til skole- oppvekst- og kulturutvalget innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Revisor redegjorde for forvaltningsrapporten. Enkelte oppfølgingsspørsmål ble stilt og besvart av revisor. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevernet», til etterretning med følgende uttalelse: I 2013 var andel henlagte bekymringsmeldinger i Moss på 42, 9 % etter første halvår - over det dobbelte av landsgjennomsnittet. Kontrollutvalget merker seg nå at andelen henleggelser for 2013 endte på 33.1 %. Dette kan tyde på at barnevernets arbeid med å få inn de «riktige meldingene», har gitt ønsket resultat. Rapporten viser videre at barnevernet har et system og en praksis for gjennomgang av meldinger som er tilfredsstillende, med noen avvik. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør: sikre at rutine som skal påse at offentlig melder får tilbakemelding følges i praksis etterleve intern rutine hvor det fremgår at det skal foreligge en undersøkelsesrapport i alle saker I mai 2009 behandlet bystyret en egen forvaltningsrevisjonsrapport om oppfølging av barn i fosterhjem. Funnene den gang viste sviktende rutiner i forbindelse med oppfølging av barna. Det ble uttalt fra bystyrets talerstol at kommunerevisjonens rapport var en slakt som Moss kommune ikke kunne leve med. Rådmannens oppfølgingsarbeid ble fulgt tett opp fra politisk side. Kontrollutvalget er glad for at rapporten som sendes til bystyre i dag, viser en markant forbedring i kommunens oppfølging. Men kontrollutvalget vil understreke at revisjonens anbefalinger raskt må følges opp for å sikre barnas sikkerhet og behov for omsorg. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør: utarbeide foreløpig omsorgsplaner ved alle omsorgsovertakelser for å sikre dokumentasjon av hvilke vurderinger som ligger til grunn når det gjelder videre oppfølgning av barnet overholde frist for utarbeidelse av endelig omsorgsplan vurdere om oppfølging av fosterforeldre også bør innebære å holde en oppdatert oversikt over hvilke kurs disse har gjennomført sikre at fosterhjemmet får gjennomført lovpålagte besøk gjennomføre tilsyn av omsorgskommunens oppfølgning av tilsynsrapporter
2. Kontrollutvalget vil foreslå for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til skole- oppvekst- og kulturutvalget. Bystyret kan selv sette en tidsfrist. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2013. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevernet», til etterretning Bystyret merker seg at barnevernet har et system og en praksis for gjennomgang av meldinger som er tilfredsstillende, med noen avvik. Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: sikrer at rutine som skal påse at offentlig melder får tilbakemelding følges i praksis etterlever intern rutine hvor det fremgår at det skal foreligge en undersøkelsesrapport i alle saker Bystyret merker seg videre den positive utviklingen i barnevernets oppfølging av barn i fosterhjem og fosterhjemmene siden 2009. Bystyret slutter seg til kontrollutvalget understrekning av at revisjonens anbefalinger raskt må følges opp for å sikre barnas sikkerhet og behov for omsorg. Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: utarbeider foreløpig omsorgsplaner ved alle omsorgsovertakelser for å sikre dokumentasjon av hvilke vurderinger som ligger til grunn når det gjelder videre oppfølgning av barnet overholder frist for utarbeidelse av endelig omsorgsplan vurderer om oppfølging av fosterforeldre også bør innebære å holde en oppdatert oversikt over hvilke kurs disse har gjennomført sikrer at fosterhjemmet får gjennomført lovpålagte besøk gjennomfører tilsyn knyttet til omsorgskommunens oppfølgning av tilsynsrapporter 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til skole- oppvekst- og kulturutvalget innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp PS 14/35 FR-rapport: Omløpshastighet og tomgangsleie i kommunale boliger 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Omløpshastighet og tomgangsleie i kommunale boliger», til etterretning. Rapporten viser Moss kommune har en velfungerende og effektiv tildelingspraksis, hvor samarbeidet mellom de ulike aktørene fungerer godt. Det synes ikke som om kommunen har unødvendig tomgangsleie. Kommunen jobber aktivt for å øke omløpshastigheten, og at de tiltakene som kommunen har iverksatt er tilfredsstillende og har fungert etter hensikten.
2. Revisjonen har ingen særskilte anbefalinger, men kontrollutvalget vil anbefale for bystyret at rådmannen anmodes om å vurdere forslagene til tiltak som fremgår avslutningsvis i kapittel 3.2. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Omløpshastighet og tomgangsleie i kommunale boliger», til etterretning. Bystyret merker seg at Moss kommune har en velfungerende og effektiv tildelingspraksis, uten unødvendig tomgangsleie. Bystyret merker seg videre at det jobbes aktivt for å øke omløpshastigheten 2. Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets anbefaling om at rådmannen bør vurdere administrasjonens egne forslag til tiltak som fremgår avslutningsvis i kapittel 3.2. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets generelle ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. Revisor redegjorde for forvaltningsrapporten. Enkelte oppfølgingsspørsmål ble stilt og besvart av revisor. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Omløpshastighet og tomgangsleie i kommunale boliger», til etterretning. Rapporten viser Moss kommune har en velfungerende og effektiv tildelingspraksis, hvor samarbeidet mellom de ulike aktørene fungerer godt. Det synes ikke som om kommunen har unødvendig tomgangsleie. Kommunen jobber aktivt for å øke omløpshastigheten, og at de tiltakene som kommunen har iverksatt er tilfredsstillende og har fungert etter hensikten. 2. Revisjonen har ingen særskilte anbefalinger, men kontrollutvalget vil anbefale for bystyret at rådmannen anmodes om å vurdere forslagene til tiltak som fremgår avslutningsvis i kapittel 3.2. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Omløpshastighet og tomgangsleie i kommunale boliger», til etterretning. Bystyret merker seg at Moss kommune har en velfungerende og effektiv tildelingspraksis, uten unødvendig tomgangsleie. Bystyret merker seg videre at det jobbes aktivt for å øke omløpshastigheten 2. Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets anbefaling om at rådmannen bør vurdere administrasjonens egne forslag til tiltak som fremgår avslutningsvis i
kapittel 3.2. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets generelle ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. PS 14/36 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2014 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2014, tas til etterretning Som innstillingen 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2014, tas til etterretning PS 14/37 Overordnet revisjonsstrategi for 2014 1. Overordnet revisjonsstrategi for Moss kommune 2014, tas til etterretning Som innstillingen 1. Overordnet revisjonsstrategi for Moss kommune 2014, tas til etterretning PS 14/38 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 1. Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015 med kostnadsramme på kr. 3 081 111.-, vedtas 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Som innstillingen 1. Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015 med kostnadsramme på kr. 3 081 111.-, vedtas 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner
PS 14/39 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Som innstillingen 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 14/40 Eventuelt Ingen saker.