Mal for samhandlingskontrakter, med incitaments - og målprisbestemmelser Vegdirektoratet, Byggherreseksjonen Mai 2010
Innholdsfortegnelse Forord... 3 Kap. 1 Formålet med samhandlingskontrakt... 4 Konkurransegrunnlag for samhandlingskontrakter... 4 Anbudskonkurransen og valg av tilbyder... 4 Samhandlings- og utviklingsfase... 4 Utvikling av prosjektet etter at arbeidene har startet... 5 Kontraktsbestemmelser... 6 Gangen i samhandlingskontrakter med målprisbestemmelser... 6 Kap. 2 Tilleggsbestemmelser i spesielle kontraktsbestemmelser... 7 Samhandlings- og utviklingsfase... 7 Utvikling av prosjektet etter at arbeidene har startet... 8 Mengdekontroll... 8 Avregning etter målpris... 8
Forord Malen beskriver prosedyrer for samhandling og incitamentsordninger for prosjekter, som skal gi grunnlag for gode samarbeidsforhold, skape tillit mellom partene og inspirasjon til videreutvikling og teknisk utvikling av prosjektet. Samhandlingsbestemmelser og incitamentsordninger kan innarbeides og legges til grunn i et prosjekt uavhengig av entrepriseform, og kan benyttes både for utbyggingskontrakter og for drifts- og vedlikeholdskontrakter. For øvrig skal konkurransegrunnlaget for samhandlingskontrakter, følge samme redigering og standardisert opplegg som er innarbeidet i håndbok 066, mal for totalentrepriser, mal for funksjonskontrakter etc. Samhandlingsbestemmelser og incitamentsbestemmelser kan benyttes hver for seg eller samlet. Det må derfor gjøres en vurdering i det enkelte tilfellet hva som er hensiktsmessig, og dette må klart fremgå av konkurransegrunnlaget.. Entreprenør MAL Byggherre Konsulent Andre Figur 1: Samhandling og samarbeidsforhold.
Kap. 1 Formålet med samhandlingskontrakt Hensikten med samhandlingsbestemmelser og incitamentsordninger i prosjekter er å oppnå: bedre samhandling mellom partene skape tillit mellom partene bidra til felles kontraktsforståelse bidra til inspirasjon til nytenking og utvikling, bidra til at alle partene i fellesskap arbeider mot omforente mål Konkurransegrunnlag for samhandlingskontrakter Konkurransegrunnlaget skal følge samme oppbygging som fremgår av: Håndbok 066 Konkurransegrunnlag, Mal for totalentreprise Mal for funksjonskontrakter. I konkurransegrunnlaget må det imidlertid gjøres klart om kontrakten skal inneholde bestemmelser om samhandling og/eller incitaments- og målprisbestemmelser. Anbudskonkurransen og valg av tilbyder Anbudskonkurransen gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk, i henhold til Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter, frem til valg av tilbyder og inngåelse av kontrakt. Samhandlings og utviklingsfase For å oppnå felles kontraktsforståelse, felles målsetting og omforente samhandlingsprosedyrer som inspirerer til nytenking og utvikling til fordel for alle parter, er opplegget for samhandlings- og utviklingsfasen av stor betyning for det videre arbeid. Samhandlings- og utviklingsfasen skal som minimum omfatte: - Oppstartssamling for å bli kjent med hverandre og prosjektet - Utvikle felles kontraktsforståelse - Utvikle felles samhandlingsprosedyrer, med krav og forventninger til hverandre - Utarbeide prosedyrer for involvering av alle parter (BH, EN, rådgivere, UE etc.) - Avklare organisering, roller og ansvar - Avklare prosedyrer for konfliktløsning (eget råd, 3.parts- gruppe etc) - Avklare prosedyrer til kvalitetssikring og HMS - Avklare rutiner og krav til dokumentasjon, rapportering, etc - Gjennomgå arbeidsoperasjoner før de starter, felles forståelse for omfang, krav og oppgjør - Utvikle åpen kommunikasjon med åpenhjertige og gjensidige tilbakemeldinger - Utvikle felles målsetting for oppdraget - Gjennomgang og optimalisering av fremdrift - Analysere og fastsette konkrete utviklingsmuligheter og utviklingsmål - Etc.
Ovennevnte må konkretiseres og detaljeres i nødvendig grad, slik at alle parter opplever resultatet av prosessen som et nyttig og forutsigbart verktøy for gjennomføringsfasen. Dette skal gjennomføres uten at ansvar og risiko endres i forhold til anbudskonkurransen. Det må derfor settes av tilstrekkelig tid etter at kontrakt er inngått til en grundig gjennomgang av alle sider av prosjektet og kontraktsarbeidet. Nødvendig tid til samhandlings- og utviklingsfasen må fastsettes etter en vurdering av hvert prosjekt med tanke på prosjektets størrelse, kompleksitet og utviklingspotensiale. Som et utgangspunkt kan det settes en tidsperiode på 4 uker, men når partene er enige om det, kan samhandlings- og utviklingsfasen enten avsluttes og utførelsesfasen startes, eller samhandlingsog utviklingsfasen kan forlenges. Samhandlings- og utviklingsfasen skal fortrinnsvis gjennomføres før kontraktsarbeidet igangsettes, men vil også fortsette som en kontinuerlig prosess etter at arbeidet er startet. Ved å kontraktsfeste en samhandlings- og utviklingsfase, og å sette av tilstrekkelig tid før oppstart av kontraktsarbeidet, er intensjonen at involverte parter i prosjektet skal videreutvikle prosjektet i fellesskap ved å forene gode forslag hos entreprenør, rådgivere og byggherre. For å oppnå teknisk utvikling må det i samhandlings- og utviklingsfasen utarbeides et program som kan omfatte brainstorming. Dette for å kartlegge mulighetene for videre utvikling av prosjektet og deretter bearbeiding av disse. Det bør legges opp til et intensivt arbeide, før arbeidene igangsettes, hvor de involverte prioriterer dette arbeidet og i hovedsak legger bort andre arbeidsoppgaver. Ved behov kan det opprettes egne arbeidsgrupper og det bør jevnlig holdes arbeidsmøter i hele prosjektteamet hvor en fatter beslutninger, avtaler videre arbeid og fremdrift. Det er viktig å utvise åpenhet for nye løsninger, men nye løsninger skal ikke velges uten at det er overveiende sannsynlig at det innebærer en gevinst for prosjektet. I noen tilfeller kan det være riktig og ønskelig å få en uavhengig vurdering av de foreslåtte løsningene fra andre enn de som tidligere har vært involvert. Samhandlings- og utviklingsfasen avsluttes etter at alle relevante forhold ved kontrakten er gjennomgått og partene har fått en felles forståelse for hva en ønsker å oppnå med denne måten å organisere og gjennomføre et prosjekt på. Utgifter som rådgivere og entreprenører vil få med deltakelse i samhandlings- og utviklingsperioden, honoreres etter priser gitt i tilbudet, basert på konkurransegrunnlagets forutsetninger. Utvikling av prosjektet etter at arbeidene har startet Etter at samhandlings- og utviklingsfasen er avsluttet og kontraktsarbeidet har startet, er det fortsatt anledning for partene til å foreslå nye løsninger, men partene bærer da selv kostnadene for egne ressurser som involveres fram til beslutning er tatt og eventuell omprosjektering starter. Entreprenøren vil honoreres for utvikling også etter prosjektets oppstart, etter fordeling beskrevet i konkurransegrunnlaget.
Kontraktsbestemmelser Forutsetninger for samhandlingskontrakter, og eventuelle bestemmelser om incitaments- og målprisbestemmelser, skal innarbeide i spesielle kontraktsbestemmelser, i konkurransegrunnlaget. Ved bruk av incitaments- og målprisbestemmelser, må kontraktsbestemmelsene inneholde bestemmelser som angir partenes fordeling av kostnadsbesparelser. Kostnadsbesparelser oppnås gjennom omforente alternative løsninger, som kommer til utførelse. Hvis det innføres målprisbestemmelser som i utgangspunktet forutsetter at mengder i kontrakten låses etter at tilbyder har kontrollert mengdene, vil avvik i sluttsum og målpris gi grunnlag for en kostnadsfordeling, ut fra en fordeling som er bestemt på forhånd. Forbedringer honoreres normalt med 50 % av den besparelse som oppnås i forhold til kontraktssum. Kontraktssum fastsettes som vanlig på grunnlag av kontrollregnet tilbudssum med eventuelle korreksjoner. Besparelser beregnes etter at utgifter til omprosjektering, grunnundersøkelser osv. er fratrukket. Fordeling av kostnadsbesparelser gis i forbindelse med sluttoppgjøret for kontrakten. Med noen unntak bør alle mengder i kontrakten låses slik at målpris fastsettes etter at entreprenør har fått anledning til å kontrollregne mengdene. Grunnlag for sluttoppgjør er avregning etter avtalte/oppmålte mengder og kontraktens enhetspriser for utførelsesentrepriser og omforent sluttoppgjør for totalentrepriser.. Gangen i samhandlingskontrakter med målprisbestemmelser 1. Anbudskonkurranse og kontraktsinngåelse gjennomføres som normalt. 2. Entreprenøren foretar mengdekontroll på prosesser hvor dette er forutsatt, innen angitt frist. 3. Samhandlings og utviklingsfasen starter når kontrakt er inngått og løper så lenge som fastsatt i konkurransegrunnlaget hvis ikke partene underveis blir enige om å avslutte før eller forlenge denne fasen. 4. Kontraktsarbeidene igangsettes. 5. I utførelsesfasen kan fortsatt nye løsninger avtales 6. Sluttoppgjør foretas på grunnlag av låste mengder og korrigeres evt. for: (a) Utførte mengder på de prosessene som er forutsatt justert. (b) Avvik i kvalitet for avtalte nye løsninger. (c) Utgifter til omprosjektering osv.
Kap. 2 Tilleggsbestemmelser i spesielle kontraktsbestemmelser Samhandlings og utviklingsfase For å oppnå felles kontraktsforståelse, felles målsetting og omforente samhandlingsprosedyrer som inspirerer til nytenking og utvikling til fordel for alle parter, er opplegget for samhandlings- og utviklingsfasen av stor betyning for det videre arbeid. Ved å kontraktsfeste en samhandlings- og utviklingsfase, og å sette av tilstrekkelig tid før oppstart, er intensjonen at involverte parter i prosjektet skal videreutvikle prosjektet i fellesskap ved å forene gode forslag hos entreprenør, rådgivere og byggherre. Samhandlings- og utviklingsfasen skal som minimum omfatte: - Oppstartssamling for å bli kjent med hverandre og prosjektet - Utvikle felles kontraktsforståelse - Utvikle felles samhandlingsprosedyrer, med krav og forventninger til hverandre - Utarbeide prosedyrer for involvering av alle parter (BH, EN, rådgivere, UE etc.) - Avklare organisering, roller og ansvar - Avklare prosedyrer for konfliktløsning (eget råd, 3.parts- gruppe etc.) - Avklare prosedyrer til kvalitetssikring og HMS - Avklare rutiner og krav til dokumentasjon, rapportering, etc. - Gjennomgå arbeidsoperasjoner før de starter, felles forståelse for omfang, krav og oppgjør - Utvikle åpen kommunikasjon med åpenhjertige og gjensidige tilbakemeldinger - Utvikle felles målsetting for oppdraget - Gjennomgang og optimalisering av fremdrift - Analysere og fastsette konkrete utviklingsmuligheter og utviklingsmål - Etc. Ovennevnte må konkretiseres og detaljeres i nødvendig grad, slik at alle parter opplever resultatet av prosessen som et nyttig og forutsigbart verktøy for gjennomføringsfasen. Dette skal gjennomføres uten at ansvar og risiko endres i forhold til forutsetningene for anbudskonkurransen. Det må derfor settes av tilstrekkelig tid etter at kontrakt er inngått til en grundig gjennomgang av alle sider av prosjektet og kontraktsarbeidet. For denne kontrakten er det avsatt uker. Når partene er enige om det, kan samhandlings- og utviklingsfasen enten avsluttes og utførelsesfasen startes, eller samhandlings- og utviklingsfasen kan forlenges. Deltakere i denne gjennomgangen må være entreprenørens anleggsleder og eventuell prosjektleder. I tillegg kan rådgivere, underentreprenører og andre fagpersoner hos entreprenøren delta etter behov. Fra byggherren vil byggeledelse, eventuelle rådgivere og andre fagpersoner delta. Byggherren har beslutningsmyndighet for iverksettelse av nye løsninger. Samhandlings- og utviklingsfasen skal gjennomføres i sin helhet før arbeidene igangsettes.
Utvikling av prosjektet etter at arbeidene har startet Etter at samhandlings- og utviklingsfasen er avsluttet og arbeidene har startet, er det fortsatt anledning for partene til å foreslå nye løsninger, men partene bærer da kostnadene for egne ressurser som involveres fram til beslutning er tatt og eventuell omprosjektering starter. Mengdekontroll Entreprenøren skal innen hverdager etter at kontrakt er inngått ha foretatt mengdekontroll i henhold til kontaktens regler for mengdekontroll.. Unntak fra mengdekontroll er følgende prosesser som vil bli avregnet etter utførte mengder: Prosess. Avregning etter målpris Ved avregning etter målpris, erstatter denne beskrivelsen punktet som omhandler forbedringer og utviklingsarbeider i spesielle kontraktsbestemmelser Forbedringer honoreres etter hvor stor besparelse som oppnås i forhold til målprisen og avregnes i sluttoppgjøret.. Kontrakt inngås på grunnlag av kontrollregnet tilbudssum. Målpris = Kontraktssum +/- korrigering etter mengdekontroll og eksklusive eventuell sum for regningsarbeider og ytelser i samhandlings- og utviklingsfasen. I tillegg korrigeres målpris i forbindelse med sluttoppgjøret for utførte mengder på prosesser hvor slik regulering er forutsatt i kontrakten. Besparelser i forhold til målpris deles 50/50 mellom byggherre og entreprenør etter at utgifter til omprosjektering, grunnundersøkelser og eventuelle lignende utgifter er fratrukket. Hvis ny løsning medfører endret kvalitet skal dette korrigeres for. Økt eller redusert verdi skal beregnes med tanke på levetid, drift- og vedlikeholdsutgifter, trafikksikkerhet, miljøforhold, estetikk og eventuelle andre forhold. Byggherren fastsetter ny verdi. Sluttavregning S foretas på grunnlag av låste mengder etter mengdekontroll med unntak av prosesser som er angitt under punktet Mengdekontroll. Disse prosessene avregnes i samsvar med virkelig utførte mengder i godkjente målebrev. For avtalte nye løsninger avregnes arbeidene i samsvar med kontraktens enhetspriser, eventuelt justert etter kontraktens regler for justering.. Hvis det ikke oppnås enighet om enhetspriser før arbeidet igangsettes skal arbeidet med ny løsning avregnes som regningsarbeid etter reglene i kontrakten Formel for entreprenørens vederlag: V= M + (S-M+B) x 0,5 + T V = Entreprenørens vederlag, M = Målpris, S = sluttavregning for kontraktens arbeidsomfang, B = Økt/ redusert kvalitet utgifter til omprosjektering osv, T = Tilleggsarbeider eller reduksjon av arbeidets omfang, ref. kontraktens bestemmelser om endringer.