Side 1 av 14 Hattfjelldal kommune Møtebok for Utvalg: Formannskapet Møtested: Røsvatn Dato: 08.05.2013 Tidspunkt: 09:00 12:30 Medlemmer: AP Asgeir Almås SV Bjørnar Hansen Forfall: AP Ann-Elen Sæterstad Olsen SP Harald Lie SP Mirjam Holta Vara: AP Finn Ove Hofstad SP Terje Daleng SP Stine Reinfjord Engdal Fra administrasjonen møtte: Rådmann Stian Skjærvik Formannskapssekretær Mona Vik Larsen Av 5 medlemmer møtte 2 Totalt frammøtte: 5 Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 020/13 Referatsaker 021/13 Søknad om tilskudd til teaterforestilling 022/13 Hattfjelldalsprisen 2013 023/13 Søknad om tilleggsbevilgning til finansiering av nytt avlastningstiltak i PRO 024/13 Kjøp/leie av boligrigg/anneks ved tidligere Hattfjelldal hotell 025/13 Salg av konsesjonskraft Tilleggssak: 026/13 Etablering av asylmottak 2013 Underskrifter:
Side 2 av 14 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: DATO- 13/545 13/3178 Mona V. Larsen 29.04.2013 Referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 08.05.2013 020/13 Vedtak Referater/meldinger tas til orientering. 08.05.2013 Formannskapet Møtebehandling: Referater/meldinger tas til orientering. FS-020/13 Vedtak: Referater/meldinger tas til orientering. Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 13/2412 S 26.03.2013 Konfirmasjonstur -tilskudd til rusforebyggende arbeid 2 13/2484 S 02.04.2013 Permisjon 3 13/2596 S 04.04.2013 Tildeling av turnusplass i kommunehelsetjenesten 4 13/2651 S 05.04.2013 Permisjon uten lønn 5 13/2387 S 08.04.2013 Skjenkebevilling til enkeltanledning - Hattfesten 2013 6 13/2756 U 12.04.2013 Heidi Reinfjell Ruderaas Ad din oppsigelse av stilling i Hattfjelldal kommune 7 13/2774 S 12.04.2013 Skjenkebevilling - enkeltanledning- utvidet skjenketid- Hattfesten 2013
Side 3 av 14 8 13/2428 I 26.03.2013 *** Utført skjenkekontroll februar 2013 9 13/2797 S 15.04.2013 Tilsetting miljøterapeut 100 % for tiden ved enhet for miljøterapi 10 13/2925 I 18.04.2013 Stabbforsmo, Aage Bernt Innkalling ordinær generalforsamling HaG Vekst 11 13/3007 S 23.04.2013 Engasjering av miljøterapeut i 100% stilling 12 13/3087 S 25.04.2013 Tilsetting ungdomskoordinator sommeren 2013 13 13/3153 I 29.04.2013 Ramsøy, Iren Nyhetsbrev - samhandlingsreformen GHV 14 13/3194 I 29.04.2013 Hattfjelldal mottak Orientering vedr heving av kontrakt for Hattfjelldal mottak Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune 08.05.13 Mona Vik Larsen Formannskapssekretær
Side 4 av 14 Orienteringsaker FS 08.05.13. Fiberprosjektet. Varntresklinjen - Tanken var at fiberkabelen skulle legges under veibanen. Denne løsningen ble etter hvert lagt bort.. Kommunen har kontaktet telenor, som kan være behjelpelig. 3 Prosjekter: Fra Oslia-Røsvassbukt Telenor. Røssvassbukt-Bleikvassli-Korgen. Telenor kontaktet, men har ikke fått noe endelig svar på løsning. Det er planlagt 6 fordelingsbokser, der det er bebyggelse. Korgen-leirskardalen-finnbakken. Økonomiplan. Oversiktlig orientering/gjennomgang av Lise Bråten. Til budsjettkonferansen ønsker politikerne seg en tabell over prosjekter som må-bør-kan gjennomføres. Tv-aksjon 2013: Ordfører forespør Frivilligsentralen om de har kapasitet til å ta ansvar for gjennomføring av TVaksjonen 2013
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: Side 5 av 14 FE- 13/492 13/407 Stian Skjærvik 24.04.2013 Søknad om tilskudd til teaterforestilling Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 08.05.2013 021/13 Rådmannens innstilling Alternativ 1: Formannskapet avslår søknaden fra Hattfjelldal bonde og småbrukarlag om tilskudd til teaterforestillingen «Markens grøde». Alternativ 2: Formannskapet yter et tilskudd på kr. 5.000,- til Hattfjelldal bonde og småbrukarlag til teaterforestillingen Markens grøde. Tilskuddet utbetales etter mottatt regnskap for forestillingen. Tilskuddet dekkes over konto for reserverte tilleggsbevilgninger med slik kontering: 14700.690.385: 5000,- 14901.130.999:-5000,- 08.05.2013 Formannskapet Møtebehandling: Bjørnar Hansen ønsker sin habilitet vurdert fordi han er styremedlem i Bonde og småbrukarlaget. Han erklæres inhabil etter forvaltningsloven 6 andre ledd. Rådmannens innstilling alternativ 2 enstemmig vedtatt. FS-021/13 Vedtak: Formannskapet yter et tilskudd på kr. 5.000,- til Hattfjelldal bonde og småbrukarlag til teaterforestillingen Markens grøde. Tilskuddet utbetales etter mottatt regnskap for forestillingen. Tilskuddet dekkes over konto for reserverte tilleggsbevilgninger med slik kontering: 14700.690.385: 5000,- 14901.130.999:-5000,-
Side 6 av 14 Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune 08.05.13 Mona Vik Larsen Formannskapssekretær
Side 7 av 14 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 19.04.2013 65703 Søknad om tilskudd til teaterforestilling - Markens Grøde 22.04.2013 65704 Markens Grøde info.skriv.pdf Saksopplysninger: Hattfjelldal bonde- og småbrukarlag ønsker å arrangere teaterforestillingen Markens Grøde av Visjon teater. De søker om å få dekket 20% av kostnadene som til sammen er beregnet til kr. 144.300,-. Viser til vedlagte dokumenter for ytterligere opplysninger. Vurdering: Kommunestyret besluttet under budsjettbehandlingen å ta bort alle tilskuddsmidler til lag og foreninger, samt redusere ressurstilgangen til kulturskolen. Det er derfor svært lite kulturmidler i kommunens budsjettrammer. Formannskapet disponerer en pott for reserverte tilleggsbevilgninger. Denne potten er det opp til formannskapet å vurdere bruken av. Det kan vurderes om denne søknaden er et tiltak hvor en skal omdisponere midler til fra potten for reserverte tilleggsbevilgninger til kulturtilskudd. Dersom formannskapet ønsker å yte tilskudd er det opptil formannskapet selv å foreta utmåling av størrelsen på tilskuddet. En kjenner ikke til at kommunen i 2013 har gitt tilskudd til noen andre kulturarrangementer. Administrative og økonomiske konsekvenser: 20% av kostnadene er ca. kr. 29.000,-. Kontering: Se innstilling. Konklusjon/anbefaling: Se innstilling. Stian Skjærvik rådmann
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: Side 8 av 14 FE-614 13/558 13/3242 Stian Skjærvik 01.05.2013 Kjøp/leie av boligrigg/anneks ved tidligere Hattfjelldal hotell Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 08.05.2013 024/13 Rådmannens innstilling Alternativ 1: Annekset bør ikke leies ut til asylmottak eller selges til dette formålet i kommunen. Alternativ 2: Annekset bør leies ut til asylmottak frem til nytt overnattingstilbud er etablert i sentrum og deretter selges på det åpne markedet. Hvis salg til formål som asylmottak, skal annekset flyttes til egent tomt. Alternativ 3: Annekset bør selges til høyeste pris. Hvis ny eier skal etablere asylmottak i bygget, skal bygget kreves flyttet til mer egnet tomt. 08.05.2013 Formannskapet Møtebehandling: Saken trekkes. FS-024/13 Vedtak: Saken trekkes. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune 08.05.13 Mona Vik Larsen Formannskapssekretær
Side 9 av 14 Habilitet i forvaltningen: Saksbehandler er daglig leder i Hattfjelldal Vekst AS som formelt eier bygget som saken omfatter. Eierselskapet er heleid av Hattfjelldal kommunen i betydning av at kommunen eier over 90% av aksjene i selskapet og har full råderett. Saksbehandler er derfor i hht. FvL 6 pkt.2 habil til å forberede saken. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 30.04.2013 66064 Forespørsel om kjøp eller leie av boligrigg/annekset ved tidligere Hattfjelldal hotell 29.04.2013 66022 Orientering vedr heving av kontrakt for Hattfjelldal mottak Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 3 I 05.05.2013 Hattfjelldal Vekst AS Tilbud om kjøp av annekset Oppsummering av saken: Hattfjelldal Mottak ønsker å kjøpe/leie annekset ved hotellet til utvidelse av asylmottaket. Hattfjelldal Veklst eier formelt bygget, men kommunen er eier av Hattfjelldal vekst og kan derfor gi signaler om hvordan eierskapet skal forvaltes. Annekset står pr. i dag tomt og har ingen leieinntekter. Hattfjelldal vekst ønsker å selge bygget snarest for å konsentrere seg om sine kjerneaktiviteter. Det er flere alternativer til løsning på denne henvendelsen. Se konklusjon og innstilling. Saksopplysninger: Hattfjelldal Mottak har i brev datert 21.04.13 sendt forespørsel til Hattfjelldal kommune om leie av boligrigg/anneks ved tidligere Hattfjelldal hotell. Annekset eies formelt av Hattfjelldal vekst AS, hvor kommunen er største aksjonær med ca. 90% av aksjene. Det vil si at det i praksis er kommunen som i generalforsamlingen til Hattfjelldal vekst, bestemmer hvordan eierskapet skal forvaltes videre. Mottaket opplyser i sin henvendelse at de av tidsmessig hensyn ønsker å få tilbakemelding på sin henvendelse innen 09.05.13, fordi de skal levere anbud på asylmottak med frist 16.05.13. Det vises til vedlagte brev fra mottaket for ytterligere informasjon. Rådmannen legger derfor frem denne saken for formannskapet slik at tilbakemelding til mottaket kan gis innen den 09.05. Hattfjelldal Vekst AS er tidligere gitt signaler i behandlingen av selskapets Årsmelding 2012, om at annekset skal avhendes så snart nytt overnattingstilbud er realisert i planlagt service- /næringsbygg. Slikt tilbud vil trolig ikke være ferdig realisert før i 2014. Hattfjelldal vekst ønsker å selge bygget snarest for å konsentrere seg om sine kjerneaktiviteter. Planen til Hattfjelldal Mottak er nå å få utvidet sin aktivitet i Hattfjelldal fra 90 plasser til ca. 130-150 plasser. Til dette trenger de flere rom. Rådmannen har i brev datert 29.04.13 mottatt informasjon fra Hattfjelldal mottak om at UDI har terminert dagens kontrakt og bebudet slutt på drift den 01.06.13. Mottaket har opplyst om at denne oppsigelsen er bestridt juridisk og at saken ikke er avsluttet. Mottaket opplyser gjennom
Side 10 av 14 daglig leder at de uansett vil legge inn nytt anbud pr. 16.05.13 om ny/fortsatt drift i anlegget. Rådmannen er ikke kjent med hvor saken står pr. dd. ettersom UDI ikke har orientert kommunen. Se vedlegg. Vurdering: Det er viktig for både Hattfjelldal mottak og Hattfjelldal vekst å få klare politiske signaler om hva annekset skal benyttes til fremover. Pr. i dag koster annekset ca. kr.25-30.000,- pr. mnd å drifte (strøm, eiendomsavgifter, eiendomskatt, vaktmestertjenester mv.). Dette finansieres av lånte midler ettersom det pt. ikke er leieinntekter på bygget. For mottakets del er det viktig å skaffe seg ytterligere lokaler for å kunne øke sin aktivitet. Økte aktiviteter i form av flere beboere øker også behovet for kommunale tjenester og gir kommunen økte inntekter. I denne saken er det flere mulige utfall. Dersom avtaleoppsigelsen står ved lag er mottaket tomt pr. 01.06.13. Hvorvidt driftsoperatør da vil kunne oppnå nye avtaler er ukjent. Dersom mottaket skal kunne oppnå å få utvidet sin aktivitet i kommunen gjennom nye anbud, må de ha tilgang til lokaler. Annekset er i så måte egnet, opplyser mottaket i sitt brev. Det er mulig for kommunen å gi signaler om både leie og salg. For eksempel kan annekset leies ut frem til nytt overnattingstilbud er etablert i sentrum, og deretter selges. Når det gjelder utleie vil det være styret i Hattfjelldal vekst som vurderer dette. Politiske signaler er likevel viktige. Av hensyn til planlagte leielighetsanlegg i hotellbygget, kan en anta at ny eier av hotellet vil kreve annekset flyttet dersom det skal benyttes til asylmottak. Dette kan i tilfelle legges inn som en klausul. Et annet alternativ er at kommunen signaliserer at annekset verken bør leies ut eller selges før det nye overnattingstilbudet er bygget. Administrative og økonomiske konsekvenser: For kommunen vil den økonomiske konsekvensen være at verdien av Hattfjelldal vekst som selskap taper seg etter hvert som driftskostnadene påløper, uten at det er inntekter i selskapet. Salg eller utleie vil gi kommunen økte inntekter, samt utgifter til etablering av mer tjenester tilknyttet beboere i mottaket. Kontering: Ingen. Konklusjon/anbefaling: Alternativ 1: Annekset bør ikke leies ut til asylmottak eller selges til dette formålet i kommunen. Alternativ 2: Annekset bør leies ut til asylmottak frem til nytt overnattingstilbud er etablert i sentrum og deretter selges på det åpne markedet. Hvis salg til formål som asylmottak, skal annekset flyttes til egent tomt. Alternativ 3: Annekset bør selges til høyeste pris. Hvis ny eier skal etablere asylmottak i bygget, skal bygget kreves flyttet til mer egnet tomt. Stian Skjærvik rådmann
Side 11 av 14 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FA-F31, TI-&73 13/580 13/3381 Stian Skjærvik 07.05.2013 Etablering av asylmottak 2013 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 08.05.2013 026/13 Rådmannens innstilling Alternativ 1. Formannskapet gir rådmannen i oppgave å levere anbud på drift av asylmottak i Hattfjelldal kommune. Rådmannen gis fullmakt til å fremforhandle leieavtale for bygg, samt gjennomføre forhandlinger med UDI. Resultat evt. forslag til kontrakt med UDI, skal godkjennes av kommunestyret. Alternativ 2: Formannskapet tar til orientering at Hattfjelldal Mottak avvikles. 08.05.2013 Formannskapet Møtebehandling: Prinsipiell diskusjon om hvorvidt kommunen kan drive med asylmottak. Terje Daleng ønsker sin habilitet vurdert fordi han er kommunestyrets representant i Hattfjelldal Vekst. Han erklæres inhabil etter forvaltningsloven 6 andre ledd. Rådmannens innstilling alt. 1 enstemmig vedtatt. FS-020/13 Vedtak: Formannskapet gir rådmannen i oppgave å levere anbud på drift av asylmottak i Hattfjelldal kommune. Rådmannen gis fullmakt til å fremforhandle leieavtale for bygg, samt gjennomføre forhandlinger med UDI. Resultat evt. forslag til kontrakt med UDI, skal godkjennes av kommunestyret. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune 08.05.13 Mona Vik Larsen Formannskapssekretær
Side 12 av 14 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 07.05.2013 66266 Avtale 07.05.2013 66269 Mal_driftsavtale asylmottak.doc Oppsummering av saken: Se nedenfor. Saksopplysninger: Freddy Hågensen (FH) har som eier av driftsselskapet Hattfjelldal Mottak i epost orientert kommunen om at UDI har terminert kontrakten og bebudet at mottaket skal være tomt innen 31.05.13. FH har i samme epost redegjort for anbudet som UDI Nord har ute på Doffin hvor det skal inngås kontrakt på drift av asylmottak på 130-150 plasser. FH gir i eposten tilbud om å inngå avtale om å disponere/leie inntil 100 plasser i eksisterende bygningsmasse som han disponerer. FH er også villig til å bistå i utarbeidelsen av anbudsdokument. Bortfallet av mottaket vil ha flere konsekvenser for kommunen. I 2013 har kommunen budsjettert med inntekter på ca. 2,9 mill.kr relatert til asylmottaket (tilskudd tilknyttet at hattfjelldal er vertskommune). I tillegg kommer tilskudd til barnehageplasser opprettet spesielt til mottaket, som har en inntektsside på kr.500.000,-. På kostnadssiden har man undervisningspersonalet (ca. 3 årsverk), samt noen personellressurser innenfor helse, administrasjon, barnevern mv. Det er noe vanskelig å skille ut hva som retter seg mot mottaksbeboere og hva som retter seg mot bosatte flyktninger, ettersom noen tilbud favner begge gruppene. Asylmottaket har også betydning for sysselsettingen utenfor kommuneorganisasjonen. Pt. er det ca. 4 årsverk i mottaket. I tillegg etterspør beboerne varer og tjenester for mellom 2,5 og 3 mill.kr. En antar at dette også har en sysselsettingseffekt. Anbudet er lyst ut som konkurranse med forhandling, med anbudsfrist 16.05.13. Vurdering: Det er rådmannens oppfatning at asylmottaket aggregerer stor sysselsetting og aktivitet i kommunen. Kommunen har derfor en stor interesse av at det fortsatt skal være aktivitet i mottaket. Etter de samtaler rådmannen har hatt med regiondirektøren for UDI Nord (Bjørn Fridtfeldt), så er det usannsynlig at dagens driftsoperatør vil kunne få nytt oppdrag. Det betyr at om det
Side 13 av 14 fortsatt skal eksistere mottaksdrift i kommunen, må enten andre private aktører komme på banen eller så må kommunen levere anbud og søke å få drifte et mottak. Dersom kommunen skal levere anbud er det noen forutsetninger som skal oppfylles: 1. Kommunen må inngå leieavtale med FH om leie av bygg. 2. Kommunestyret må godkjenne at kommunen skal drive mottaksvirksomhet. 3. Annekset må bli disponibelt til asylmottak. Når det gjelder pkt. 1 er det nok viktig for FH å få til en utleieavtale for å sikre inntekter på sine bygg. Det betyr at man har en gjensidig interesse av at slik avtale blir inngått. For pkt.2 er dette en ren politisk beslutning. I fht pkt.3 vil kommunen måtte sikre seg disposisjonsretten over annekset og benytte alle rommene for å kunne tilfredsstille kravene om antall plasser i kravspesifikasjonen til UDI. Det vil si enten kjøpe bygget av Hattfjelldal Vekst, eller inngå langsiktig leieavtale. Hattfjelldal Vekst har tilbudt kommunen å kjøpe bygget for kr. 2 mill. En økning i antall plasser fra 90 til ca 130 vil øke personellbehovet noe for å kunne de tilbud kommunen er forpliktet å levere. Det er pt usikkert hva slags omfang dette vil ha. De økonomiske beregningene for drift av mottaket vil selvsagt være knyttet til personell og drift av lokaler. Her må en legge til grunn vanlige beregninger som kalkulerer en kostnadsside som ikke innebærer noen vesentlig driftsrisiko for kommunen. I følge kontraktsformular vil UDI betale en fast sum pr fast plass i mottaket. I tillegg kommer en sum for såkalte stykkprisplasser (dvs. plasser i mottaket som skal være disponibel for UDI. Disse skal utgjøre 20% av plassene). UDI vil også betale for leie av lokaler. Mottaket skal også utbetale økonomiske ytelser til beboerne ifølge Reglement for økonomisk hjelp til personer i statlig mottak (pengereglementet). UDI refunderer utbetalingene krone for krone etter månedlig innsendte refusjonskrav. Se vedlagte kontraktsformular for ytterligere detaljer. Tidsaspektet i saken tilsier at formannskapet må vurdere om det skal forsøkes leveres et anbud innen fristen som er 16.05.13. I praksis må anbudet være ferdig og postlagt senest tirsdag den 14.05. Skal dette være praktisk mulig å gjennomføre, må en nyttiggjøre seg tilbudet fra Hågensen om bistand i dette arbeidet. Anbudet er utlyst som konkurranse med forhandling. Det vil si at dersom anbudet tilfredsstiller kvalifikasjonskriteriene vil UDI innkalle tilbydere til forhandlinger om innhold og pris. I praksis betyr det at tilbudet ikke nødvendigvis vil være likt det som en kontrakt vil inneholde. Dersom formannskapet beslutter at anbud skal leveres, bør resultatet av forhandlingene forelegges kommunestyret til godkjenning. Administrative og økonomiske konsekvenser: Se vurdering Kontering:
Side 14 av 14 Konklusjon/anbefaling: Formannskapet må ta stilling til om kommunen skal lever anbud på drift av asylmottak i Hattfjelldal. Stian Skjærvik rådmann