Ledere, rådgivere og saksbehandlere i fagskolesektoren som har bruk for tall.

Kursbeskrivelse: Kurset gir en grunnleggende forståelse i hvordan man bruker og finner fram til data som finnes i DBH-F, og demonstrerer hvordan statistikkrapportene kan benyttes som et verktøy i fagskolenes kvalitets- og styringsarbeid. Kurset er todelt. Den første delen gjennomgår de ulike dataene i DBH-F og hvordan disse kan benyttes til ulike statistikkformål. Den andre delen tar for seg hvordan websidene er bygget opp rundt rapporteringskrav og dokumentasjon, og deretter datalevering og kvalitetssikring av data før de rapporteres til DBH-F. Målgruppe: Ledere, rådgivere og saksbehandlere i fagskolesektoren som har bruk for tall. Mer informasjon om DBH-F på: fagskole.nsd.no Mer informasjon om kurset på: http://dbh.nsd.uib.no/fagskole/kurs/ 1

Innholdsfortegnelse DEL 1 Datafangst, dokumentasjon og bakgrunn... 3 1 Bakgrunn for etablering av DBH-F... 3 Målsetning med databasen:... 3 2 Forum for fagskolestatistikk... 4 3 Hva er DBH og DBH-F?... 5 DEL 2 Statistikkmuligheter... 6 Gjennomgang av tilgjengelige data... 6 Eksempler på bruk av data... 10 DEL 3 Rapportering... 13 1 Innledning... 13 2 Dokumentasjonen... 14 3 Rapporteringskrav... 16 4 Fil- og dataformat... 18 5 Datalevering i DBH-dimp... 21 Punkt I Hvordan fungerer dette? Hva må jeg vite før jeg går i gang?... 24 Punkt II Laste opp filer... 25 Punkt III Vis rapport... 26 Punkt IV Godkjenning... 27 Punkt V Godkjenning og publisering... 29 Punkt VI Feilmeldinger... 31 Punkt VII Har ikke data... 32 Punkt VIII - Konflikthåndtering (i spesielle tilfeller)... 33 2

DEL 1 Datafangst, dokumentasjon og bakgrunn 1 Bakgrunn for etablering av DBH-F Database for statistikk om høgre utdanning Fagskolestatistikk (DBH-F) er et oppdrag NSD 1 gjør for Kunnskapsdepartementet. Databasen ble etablert på initiativ fra Kunnskapsdepartementet som et resultat av arbeidet til «Arbeidsgruppe for fagskolestatistikk». Alle rapporteringskravene er fremsatt samlet på vegne av de viktigste aktørene i fagskolesektoren; Kunnskapsdepartementet, SSB, Lånekassen, NOKUT, Nasjonalt fagskoleråd og fagskolene selv. Målsetning med databasen: NB! Gi en bedre oversikt over fagskolesektoren som helhet det samlede tilbudet av fagskoleutdanninger og antall fagskolestudenter. Forbedre datakvaliteten gi grunnlag for bedre og mer detaljert statistikk som vil gi bedre informasjon om fagskolene. Gi bedre muligheter for overordnede og lokale analyser for styring og kvalitetsarbeid innenfor fagskolefeltet. Gi økt synliggjøring av fagskolesektoren og markedsføre fagskolene som et utdanningsalternativ. Rasjonalisere rapporteringsarbeidet for fagskoletilbyderne Når databasen er ferdig utviklet og testet og kvaliteten er god nok, vil fagskolene kun rapportere til DBH-F. Lånekassen og SSB vil da kunne hente sine data direkte fra databasen. Inntil videre skal alle fagskoletilbyderne rapportere til Lånekassen og SSB som før. Skolene vil motta brev om rapportering slik som tidligere år fra disse to instansene. 1 Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste. 3

2 Forum for fagskolestatistikk I arbeidet med å etablere databasen ble det opprettet et eget forum for fagskolestatistikk bestående av Kunnskapsdepartementet, SSB, Lånekassen, NOKUT, Nasjonalt fagskoleråd og NSD v/dbh. DBH har sekretariatsfunksjonen for forumet. Forum for fagskolestatistikk fungerer som en støttespiller for DBH og som et bindeledd mellom fagskolesektoren og DBH-F. Forumet er en sentral bidragsyter i arbeidet med databasen, både i utvikling av dataspesifikasjoner og datatjenesten. 4

3 Hva er DBH og DBH-F? Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) er et oppdrag NSD utfører på vegne av Kunnskapsdepartementet. Kunnskapsdepartementet benytter databasen som et planleggingsverktøy i budsjettarbeidet. NSD har fått i oppdrag å utvikle og drive den. Databasen samler informasjon om alle aspekt ved virksomheten på norske universiteter og høgskoler. Rapporteringskravene settes av Kunnskapsdepartementet. Det lages statistikk, analyser og oversikter over: Studentdata Forskerutdanningsdata Økonomidata Personaldata Arealdata Vitenskapelige publiseringer publikasjonspoeng Selskapsdata På bakgrunn av strukturen DBH har utviklet for Universitets- og høyskolesektoren anbefalte «Arbeidsgruppe for fagskolestatistikk» å legge den nye databasen for fagskolestatistikk til DBH. Dataene fagskolene rapporterer til DBH-F er tilgjengelig som statistikkrapporter på nettsiden fagskole.nsd.no. Inngangsport til statistikkrapportene: 5

DEL 2 Statistikkmuligheter Denne delen vil ta for seg de ulike statistikkrapportene i DBH-F og hvordan de kan benyttes for å hente ut data til ulike statistikkformål. Gjennomgang av tilgjengelige data Studentdata Eksempel på studentdata i rapporten Aktive studenter: Velg hvordan du ønsker å sortere data Over ser vi bildet av rapporten Aktive studenter. Rapporten gir en oversikt over alle studenter ved fagskoler i Norge. Rapporten kan filtreres og sorteres etter ulike inndelinger. Rapporten viser automatisk (default) studenttallet fordelt på fagskoler i Norge, men studenttallet kan også fordeles på fylke. Rapporten kan drilles videre helt ned til utdanningstilbudsnivå. For å forstå dataene må man bruke dokumentasjonen aktivt. 6

Alle databasetabellene i DBH-F; definisjoner, filformater etc. er grundig dokumentert. I dokumentasjonen finnes en konkret avgrensing av hva som i denne sammenhengen menes med aktive studenter og hvordan de andre begrepene er definert. I nedtrekksmenyen øverst i rapporten kan man velge hvordan man vil sortere og organisere dataene. Litt om de ulike valgboksene: Organisering: Velg om dataene skal sorteres på fagskole- eller fylkesnivå. Angir også hvordan dataene brytes ned på lavere organisatorisk nivå. Kolonner: Her kan kolonnene endres fra en tidsserie (årstall) til en annen dimensjon. Årstall: Velg hvilket årstall du ønsker å vise dataene for. Beregning: Velg ulike varianter av fordeling av data. I rapporten Aktive studenter kan man for eksempel velge å fordele dataene på kjønn, heltid og deltid og heltidsekvivalenter. 7

Utdanningstilbud Over ser vi bildet av en rapport om utdanningstilbud. Rapporten viser en oversikt over alle utdanningstilbud ved fagskoler i Norge. Rapporten kan filtreres og sorteres etter ulike inndelinger. Rapporten viser automatisk (default) antall utdanningstilbud fordelt på fagskoler i Norge, men antall utdanningstilbud kan også fordeles på fylke. Rapporten kan drilles videre ned på studiestedsnivå og på utdanningstilbudsnivå. 8

Ved å velge en bestemt fagskole kan man få en oversikt over antall utdanningstilbud på hvert studiested: Ved å velge et bestemt studiested kan man få en oversikt over kjennetegn ved utdanningstilbudene ved det bestemte studiestedet: 9

Økonomidata Økonomidataene er bygget opp noe annerledes enn de øvrige. Dataene leveres som dokumenter og disse vises enten i Excel-format eller som PDF. Man må gå inn på hver enkelt fagskole for å hente dataene. Et eksempel med rapporten Regnskap: Eksempler på bruk av data Dataene fra DBH-F kan benyttes til ulike statistikkformål og i fagskolens eget kvalitets- og styringsarbeid. Ved hjelp av de tilgjengelige statistikkrapportene kan man bl.a. finne ut hvor mange heltids- og deltidsstudenter det går ved en bestemt fagskole og på ulike utdanningstilbud, hvor mange studenter som fullførte utdanningen sin ved en bestemt fagskole og på ulike utdanningstilbud og man kan sammenligne disse tallene i forhold til sektoren generelt. Etter hvert som fagskolene rapporterer inn mer data vil det også bli mulighet til å se på utvikling over tid. 10

Eksempel: Hvordan får jeg frem en oversikt over antall studenter som fullførte sin fagskoleutdanning våren 2011? Rapporten Gjennomføring av utdanningstilbud viser automatisk (default) de studentene som fullførte med bestått hvert semester ved alle fagskolene i Norge. Ved å velge en bestemt fagskole får man opp en oversikt over antall studenter som fullførte ved fagskolen et bestemt semester og årstall. Velg ønsket fagskole 11

Videre kan man velge et bestemt studiested for å finne ut hvor mange som besto utdanningen ved hvert studiested, og deretter velge et bestemt utdanningstilbud for å finne ut hvor mange som besto utdanningen i hvert enkelt utdanningstilbud. Velg studiested Oppgaver: 1. Hvor mange studenter går det ved offentlige og private fagskoler i ditt fylke? 2. Hvor mange studenter gikk det ved din fagskole høsten 2011? 3. Hvor mange studenter fullførte en fagskoleutdanning på din fagskole vårsemesteret og høstsemesteret 2011? 4. Hvor mange studenter fullførte sin utdanning våren 2011 i hvert enkelt utdanningstilbud ved din fagskole? 5. Hvor mange studenter fullførte en fagskoleutdanning totalt i fagskolesektoren? 12

DEL 3 Rapportering 1 Innledning Denne delen starter innledningsvis med formålet med rapporteringen og i hvilke direkte sammenhenger rapporteringsdata skal brukes. Databasen skal levere data til Statistisk sentralbyrå (SSB) og Lånekassen, og dekke behovene for statistikk til styrings- og analyseformål for Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT), Kunnskapsdepartementet og fagskolene selv, i tillegg til studenter, media og andre aktører som har interesse for fagskolesektoren. I hvilke sammenhenger skal rapporteringsdata brukes? Statistisk sentralbyrå (SSB) har behov for data om fagskoleutdanningen som en del av det totale bildet av utdanningsvirksomheten i Norge. Dataene legges inn i Nasjonal Utdanningsdatabase (NUDB) og brukes til statistikkproduksjon og som grunnlag for forskning, offentlig planlegging og styring av utdanning i Norge. Lånekassen har behov for fagskolestatistikk i sin oppfølging av sin primærvirksomhet. Lånekassen ønsker å innhente opplysninger om resultater for studentene og opplysninger om de utdanningstilbudene lærestedene tilbyr. Opplysninger om resultater bruker Lånekassen til å omgjøre lån til stipend og til å kontrollere studentenes og elevenes faglige progresjon ved behandling av søknad om studiestøtte. Opplysninger om utdanningstilbud danner blant annet grunnlaget for støttebeløpet studentene får tildelt. Kunnskapsdepartementet har behov for fagskolestatistikk for å kunne føre en overordnet politikk på området, og for å kunne se fagskolesektoren i sammenheng med andre utdanningstyper. De innsamlede dataene blir brukt til lokale og overordnende analyser og som grunnlag for politikkutvikling. Fylkeskommunene har som forvaltningsnivå behov for fagskolestatistikk. NOKUT har behov for fagskolestatistikk for å kunne føre tilsyn over fagskolesektoren, evaluere kvaliteten i utdanningen og bistå fagskolene i deres utviklingsarbeid. Nasjonalt fagskoleråd har som en del av sitt mandat å bidra til å utvikle rammer og strategier for fagskoleutdanningen som ivaretar den enkeltes, virksomhetenes og samfunnets behov for yrkesrettet kompetanse og livslang læring. I den forbindelse er Fagskolerådet avhengig av statistikk fra fagskolesektoren som grunnlag for sine anbefalinger. Statistikk er også viktig for å følge opp kravet til å foreslå områder for forsøk, statistikk- og utviklingsarbeid og forskning innenfor fagskolesektoren. I tillegg har fagskolesektoren selv behov for statistikk som et verktøy i arbeidet med kvalitet i utdanning. 13

2 Dokumentasjonen I dokumentasjonen finner man en oversikt over alt som skal rapporteres og dokumentasjonen av hver enkelt datatabell. Velg Tabelldokumentasjon i menyen for å komme til siden med dokumentasjon av datatabeller. 14

Klikk for å se dokumentasjon Ved å klikke på de ulike datatabellene kommer du til dokumentasjonen. Dokumentasjonen gir en beskrivelse av hva som skal inngå i hver datatabell. Det er viktig å bruke dokumentasjonen aktivt for å sjekke hva som skal inngå i de ulike datafeltene. 15

3 Rapporteringskrav Gå til Rapporteringskrav Gå inn i menyen under Rapporteringskrav. 16

Velg egen fagskole, årstall og emne. Her finner man en oversikt over alt som skal rapporteres, maler, frister og dokumentasjon. Velg egen skoletilbyder, fagskole og årstall i nedtrekksmenyen. Siden gir også en oversikt over ferdige leveringer og hvor mange som mangler. På denne siden kan alle (og ikke bare de rapporteringsansvarlige) følge med. 17

4 Fil- og dataformat Det er to måter å levere data på: For institusjoner som benytter et studieadministrativt system leveres dataene som tekstfiler. For fagskoler som ikke har et studieadministrativt system skal dataene leveres via utfylling av en standardisert excel-mal tilgjengelig på nettsiden. 1. Tekstfiler via studieadministrativt system For institusjoner som benytter et studieadministrativt system leveres dataene som tekstfiler. For å sikre automatisk validering og innlogging av data, stiller DBH-F strenge krav til filformat og datakvalitet for alle datafiler som leveres fra institusjonene. Krav til filformat Filene skal være rene tekstfiler kodet med kodesettet UTF-8 Felt skal separeres med semikolon (;) Alle tekstfelt (dvs. med datatypene CHAR eller VARCHAR) skal kvalifiseres med doble hermetegn ( ). Hermetegn inne i tekstfelt skal ikke forekomme. Krav til data Kolonnene i filen skal komme i samme rekkefølge som de er beskrevet i tabelldokumentasjonen for den enkelte tabell. Verdiene for de enkelte felt må være i samsvar med definisjonen i tabelldokumentasjonen med henhold til datatype og lengde. Tomme felt vil ikke tillates. For eksempel vil manglende verdier for felt som fagskolens identifikatorkode, studiestedets identifikatorkode eller utdanningstilbudets kode føre til at hele filen forkastes og må sendes inn på nytt. Eksempel på en rekke for tabellen Utdanningstilbud (dbf.utdanningstilbud): 222;111;2011;3;"BYGG";"Byggfag";60;1,0;1;NULL;25000;3;1;2008-01-01;2008-01- 09;NULL;NULL NB! Verdien NULL genereres for enkelte datafelt som kan være uaktuelle. Hvilke datafelt dette kan gjelde er spesifisert i dokumentasjonen av tabellene. På nettsiden med Rapporteringskrav finner man maler for hver enkelt datatabell. 18

Veileder til utfylling av mal Klikk for mal Klikk på excel-symbolet for å laste ned malen og lagre den på egen maskin. En veileder til utfylling av excel-malen er tilgjengelig under fanen Rapportering. 19

Når malen skal fylles ut er det svært viktig at tabelldokumentasjonen benyttes slik at regnearket blir riktig utfylt. Det er en lenke til tabelldokumentasjonen i malen for hver enkelt datatabell. I tabelldokumentasjonen finner man også lenker videre til oversikten over fagskolens identifikatorkode, studiestedets identifikatorkode, utdanningstilbudets kode og nus-kode. Hva er viktig å tenke på ved utfylling av excel-malen? 1. Bruk dokumentasjonen mens du fyller ut malen! Dokumentasjonen gir en oversikt over hvilke data som skal registreres i malen og hva som menes med hvert enkelt datafelt. Er du fremdeles usikker på hva som skal rapporteres, ta kontakt med oss på fagskole@nsd.uib.no. 2. Pass på at alle verdier som fylles inn er korrekte og på gyldig format. Eks. Gyldig format for datoer er ÅÅÅÅ-MM-DD. Dette er spesifisert både i tabelldokumentasjonen og i selve malen. 3. Alle kolonner i en påbegynt rekke må fylles ut. 4. Merk at samme utdanningstilbudskode og emnekode må benyttes i regnearket for Utdanningstilbud og Emne som i regnearkene med studentdata om hver enkelt student (Aktive studenter, Gjennomføring av utdanningstilbud osv.). Dersom utdanningstilbudet eller emnet er rapportert tidligere skal alltid samme utdanningstilbudskode og emnekode som ved tidligere levering benyttes. 20

5 Datalevering i DBH-dimp DBH-dimp er dataleveringstjenesten i DBH og DBH-F. Tjenesten er et dataleverings- og saksbehandlerverktøy for ledelsesbruker og de rapporteringsansvarlige ved institusjonene. Fagskolene skal levere data direkte til DBH-F via dette dataleveringssystemet. Dataene kan enten leveres som tekstfiler via datauttak fra studieadministrativt system eller som en excelfil dersom den standardiserte excel-malen benyttes. På hovedsiden under Levere data finner man datalevering til DBH-Dimp. Innlogging En del av funksjonene på rapporteringsnettsiden er bare tilgjengelig for påloggede brukere. Brukerkonto tildeles normalt av brukeradministrator ved skoletilbyder. 21

Systemet med rapporteringsansvarlig og ledelsesbruker Det er opprettet en eller flere rapporteringsansvarlige ved fagskolen for rapportering til DBH- F. Den rapporteringsansvarlige er tilknyttet fagskolen og har ansvar for å levere dataene for sin fagskole. I tillegg er det en rolle for ledelse. Ledelsesbrukeren er tilknyttet skoletilbyderen og har det overordnede ansvaret for datakvaliteten, og for at dataene rapporteres inn på riktig måte og til rett tid. I noen tilfeller er det bare opprettet en ledelsesbruker og i disse tilfellene vil ledelsesbrukeren også ha rollen som rapporteringsansvarlig. Oversikt over hvilke personer som har rolle som rapporteringsansvarlig eller ledelse er tilgjengelig i DBH-Dimp under Brukere. Det er viktig at disse rollene vedlikeholdes siden de blir brukt i oppfølgingen av frister og innrapportering via e-post. 22

Hovedmenyen i DBH-dimp Slik fremstår hovedmenyen i DBH-Dimp for ledelsesansvarlig: Menyen er delt inn i to deler: Datalevering og Kvalitetssikring av tidligere leverte data. Slik fremstår hovedmenyen i DBH-Dimp for rapporteringsansvarlig: 23

Her får du opp en oversikt over alle emner med tilhørende frist som skal leveres for din fagskole. Velg et emne for å levere data. Det er lagt til rette for et opplegg der fagskolene gjennomgår og godkjenner data før de publiseres i DBH-F. Formålet med dette opplegget er at fagskolene kan kvalitetssikre dataene i forkant av rapporteringsfristen. Først når data er gjennomgått kan de godkjennes og er klar til publisering i DBH-F. Vi håper at dette vil kunne bidra til at feil og mangler i dataene oppdages i forkant av fristen, og at perioden frem til rapporteringsfristen brukes til å gjennomgå data. Punkt I Hvordan fungerer dette? Hva må jeg vite før jeg går i gang? Opplegget er basert på at dataene henger sammen i et hierarki. Utdanningstilbud vil være viktig bakgrunnsdata for de andre filene med studentdata. Denne avhengigheten er vist med en hierarkistisk struktur i dataleveringssystemet der de dataene som hører sammen er plassert under i hierarkiet. I dette eksempelet hører Avsluttende vurdering til Emne og Gjennomføring av utdanningstilbud til Utdanningstilbud. Men det er Utdanningstilbud som er den overordnete filen. Datafilene leveres fra øverst til nederst, mens godkjenningen av filene må skje fra nederst til øverst. 24

Dataleveringen har to ulike deler: 1. Først leveres filene fra øverst til nederst i hierarkiet. Ved levering gjøres det en valideringskontroll og filene endrer leveringsstatus. Når du har levert en fil kan status for filen være: Behandlet DBH Filen er validert Levert med feil Feilen må rettes opp i eget system og lastes inn på nytt Ikke data Betyr at tabellen er uaktuell eller at man mangler data. Må krysses av og godkjennes 2. Når alle filene er levert følger godkjenningsprosessen som skjer i to trinn. Først kvalitetssikres data ved hjelp av en rapport som gir en forhåndsvisning av de innlagte dataene. Deretter godkjennes filene fra nederst til øverst i hierarkiet. Punkt II Laste opp filer Bakgrunnsdata for Utdanningstilbud og Emne er levert tidligere og det er ikke nødvendig å laste opp disse filene på nytt dersom det ikke er endringer. Dersom det er endringer i Utdanningstilbudet og/eller Emne start med å laste opp disse filene. 1. Klikk «Bla gjennom..» og finn filen du skal levere. Trykk «Last opp» for å overføre filen til NSD. Filen blir automatisk validert når den lastes opp. Hvis alt er i orden endres status til Behandlet DBH. 25

Punkt III Vis rapport Når du har lastet opp en fil med bakgrunnsdata kan du få opp en endringsrapport ved å trykke «Vis rapport». Bakgrunnsdata kontrolleres ved hjelp av en endringsrapport som viser endringer i forhold til forrige godkjente levering. Her får du se endringer siden forrige semester. I eksempelet overfor har navnet på en rekke utdanningstilbud blitt endret. Dersom endringen er riktig går du bare videre. Dersom det ikke stemmer må dette rettes i filen og filen leveres på nytt. På denne måten kan man fange opp eventuelle feil i begynnelsen. For å gå tilbake og fortsette opplastningen av de andre filene trykk på «Tilbake». 26

2. Når bakgrunnsfilene med Utdanningstilbud og Emne er lastet opp kan man fortsette med å laste opp filene med studentdata ved å trykke «Bla gjennom». Dersom man ikke skal levere data for Utdanningstilbud og Emne på nytt kan man gå direkte til dette punktet. Punkt IV Godkjenning Når alle filene er levert og validert har filene med bakgrunnsdata status Vis rapport, mens filene under i hierarkiet har status Gå til godkjenning. Før filene godkjennes skal alle data gjennomgås i en kvalitetssikringsprosess. Etter dette godkjennes filene i omvendt rekkefølge av opplastningen. Det vil si at du må ha godkjent filene med studentdata før du kan godkjenne bakgrunnsfilen med utdanningstilbud. Når du til slutt godkjenner bakgrunnsfilen med utdanningstilbud, får alle filene status Publisert. Det er to ulike deler i godkjenningsprosessen. Den ene delen er kvalitetssikring. Her kan du laste opp ulike filer for visning av data med mulighet for å sammenligne flere versjoner. Det er alltid siste versjon som er aktuell for godkjenning. I den andre delen faktisk godkjenner du data. NB! Klikk på Gå til godkjenning for å starte med visningsrapporter i DBH-F Dimp. Det er svært viktig at data ikke godkjennes før de er korrekte. Data skal i første omgang vises som en rapport i DBH-dimp. Først når alle data er gjennomgått trykker man på knappen Godkjenn. Dataene blir da automatisk publisert på nettsiden. 27

1. Kvalitetssikring 1. Trykk på Gå til godkjenning. Her er det lastet opp en fil med data som viser kvalitetsrapporten med to versjoner av samme fil. Trykk på studiested Kvalitetsrapporten gir en visning av de innlagte data slik de vil fremgå i statistikkrapporten på nettsiden. Man kan da sammenligne ulike versjoner av filen for å sjekke at de innlagte dataene er korrekte. På samme måte som i statistikkrapportene på nettsiden kan man drille seg helt ned på utdanningstilbudsnivå ved å først trykke på fagskolen og så velge studiested. Kvalitetsrapporten gir også en visning av dataene levert til forrige frist slik at man kan sammenligne dataene med data man har levert tidligere. 28

Hvis du ønsker å laste opp en ny versjon av filen klikk på «Last opp ny versjon». 2. Endelig godkjenning Det er alltid den siste opplastede versjonen som er aktuell for godkjenning. Trykk først på innleggingsmeldingene for å sjekke at filen ikke har noen advarsler eller infomeldinger. Merk deretter av for «Jeg har kontrollert innleggingsmeldingene...» og trykk «Godkjenn». Punkt V Godkjenning og publisering Når filene med studentdata er godkjent blir dataene publisert ved godkjenning av bakgrunnsfilen Utdanningstilbud. 1. Når du velger «Gå til godkjenning» får du opp knappen «Godkjenn og publiser». 29

Hak av for «Jeg har kontrollert endringene for filen» og «Jeg har kontrollert innleggingsmeldingene for filen» og trykk «Godkjenn og publiser. Alle filene i hierarkiet får da status Publisert. - Du er ferdig!! Data er tilgjengelig i DBH-F. 30

Punkt VI Feilmeldinger Når man laster opp en fil sjekkes det om filen som leveres er på riktig format og om dataene som inngår har gyldig format. Dersom filen man laster opp har feil, endres status for filen til Levert med feil. Slike feil må rettes opp i filen og den rettede filen må lastes opp. For å finne ut hva feilen skyldes og hvor feilen ligger trykk på «Vis feilrapport». I feilrapporten fremgår det hvilken form feilmeldingen har og hvor feilen ligger. Hva skyldes feilen? 1. Kolonne for karakter i tredje rekke er tom. 2. Dato for avlagt vurdering i fjerde rekke er på feil format. Hvilken form har feilen? Feilmeldingen har formen FATAL Hvor er feilen? Feilen befinner seg i tredje og fjerde rekke (rad) og gjelder bare for disse to rekkene. Hvis feilen gjelder for flere rekker kan man trykke på antall rekker for å få opp alle feilene. Løsningsforslag: 1. Legg til gyldig verdi for karakter 2. Rett til riktig format på dato 31

Feilmeldingene vil ha følgende form alt etter hvilket problem som er identifisert: FATAL er en type feil som må rettes før filen kan leveres på nytt. For eksempel om tilhørende utdanningstilbud ikke finnes i utdanningstilbudsdata som i eksempelet over. ADVARSEL er en feil som innleggingsprogrammet har endret automatisk til gyldig verdi. Slike feil bør oppdateres i systemet lokalt. INFO omfatter feil som innleggingsprogrammet godkjenner. For eksempel dersom studiested en leverer for er nedlagt. Dette må oppdateres i systemet lokalt. I alle feilrapporter, uavhengig av antall feil, opplyses det om at valideringen blir avbrutt om systemet finner mer enn 200 fatale feil. Det vil si at det bare vil være mulig å se de 200 første feilene. I dette eksempelet oppstår feilen fordi: 1. Kolonnen for karakter i tredje rekke står tom. Dataleveringssystemet tillater ikke tomme felt. Her må der føres inn gyldig verdi (0, 1 eller A-F) og filen må lastes opp på nytt. 2. Dato for avsluttende vurdering i fjerde rekke er 2012-20-01. Dette er ikke en gyldig dato ettersom alle datoer skal være på formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Her må datoen rettes og filen lastes opp på nytt. Punkt VII Har ikke data I de tilfeller man ikke har data må dette merkes av. Merk av for Har ikke data Selv om man ikke har data må man gå gjennom den samme godkjenningsprosessen som med de andre filene. 32

Punkt VIII - Konflikthåndtering (i spesielle tilfeller) Det kan oppstå to typer konflikter ved levering av bakgrunnsdata: 1. Leveringen av filen gir en konflikt mot data levert for en tidligere frist Dette kan forekomme med filer som har status "Leveres hvis endring". Det betyr at filen er levert for en tidligere frist med samme periode med en eller flere ulike verdier. I eksempelet over er det lastet opp en ny fil med utdanningstilbud for vårsemesteret. Denne filen inneholder endringer som berører data som er allerede er godkjent for en tidligere frist. For å løse konflikten trykk på «Løs konflikt». For å se hvilke data som er i konflikt med hverandre velg et tabellnavn. I eksempelet over er: Utdanningstilbud MBS levert for våren med 60 fagskolepoeng for fristen 15.03.2012. Utdanningstilbud MBS levert for våren med 30 fagskolepoeng for fristen 15.08.2012. Hvis den nye verdien er feil, dvs. at utdanningstilbudet er på 60 fagskolepoeng kan man velge «Beholde gamle verdier» og trykke «Ok». Dersom den nye verdien er riktig må man sende en mail til DBH og spesifisere hvilke verdier du ønsker å oppdatere. Hvis det er snakk om flere endringer kan man velge om en vil oppdatere alle verdier eller skrive en liste over hvilke endringer som skal gjennomføres. 33

2. Leveringen av filen gir en konflikt mot data levert samme frist Hvis en ny bakgrunnsfil lastes opp etter at en eller flere av filene under i hierarkiet er levert og godkjent kan det oppstå en konflikt. En konflikt oppstår hvis den nye bakgrunnsfilen inneholder endringer i rekker som inngår i allerede godkjente filer. Status for leveringen settes da til Konflikt. Når du trykker «Løs konflikt» knappen får du opp en oversikt over de data som er i konflikt med hverandre. I eksempelet over er: Utdanningstilbudet DESIGN levert med 30 fagskolepoeng i den første filen. I den andre filen som lastes opp er antall fagskolepoeng endret til 60 fagskolepoeng. Det påvirker studentdata som allerede er levert og godkjent for Aktive studenter. Dersom den nye verdien til utdanningstilbudets fagskolepoeng er feil må dette rettes opp i bakgrunnsfilen og filen må leveres på nytt. Dersom utdanningstilbudets fagskolepoeng er lik den nye verdien kan man trykke OK for å avgodkjenne filen Aktive studenter. 34