Dato: 11.12.13 1 / 35 for Prioriteringer og tildeling 2014, tidsplaner 2014-2018 Versjon Godkjent av Rolle Dato 2013 Fornyingsstyret Programeier 6.mai 2013 2014 Fornyingsstyret Programeier 11. desember 2013
2 / 35 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 BAKGRUNN... 4 3 MÅLBILDE OG RAMMEBETINGELSER... 5 3.1 STRATEGISK MÅLBILDE... 5 3.2 ØKONOMI... 5 3.3 FINANSIERING AV INFRASTRUKTURMODERNISERING... 6 3.4 AVHENGIGHETER... 7 3.5 RESSURSER... 9 4 BESKRIVELSE OG VURDERING AV GJENNOMFØRINGSPLAN 2014... 10 4.1 PRIORITERINGER... 10 4.2 TILDELING PER PROGRAM 2014... 10 4.3 TIDSPLANER... 12 4.3.1 Tidsplaner per program... 13 4.3.1.1 Klinisk dokumentasjon... 14 4.3.1.2 Radiologi... 15 4.3.1.3 Laboratoriedata... 16 4.3.1.4 Digital samhandling... 17 4.3.1.5 Virksomhetsstyring... 18 4.3.1.6 Infrastrukturmodernisering... 19 4.3.1.7 Sykehuspartner IKT Sykehuset Østfold Kalnes... 20 4.3.1.8 Øvrige prosjekter... 21 4.3.1 Tidsplaner per helseforetak... 22 4.4 GEVINSTER... 29 4.5 RESSURSER... 30 4.6 RISIKOVURDERING AV GJENNOMFØRINGSPLAN 2014... 31 5 VEDLEGG... 35
3 / 35 1 SAMMENDRAG omfatter en endelig overordnet prioritering, tildelinger for 2014 og tidsplaner for alle programmene og prosjektene i for perioden 2014-2018. I tillegg inneholder planen en beskrivelse av konsekvenser for avhengigheter, gevinster, ressurser og risiko. Gjennomføringsplan er en revidering av gjennomføringsplan v2.0. Planen er i hovedsak oppdatert med endelig økonomisk tildeling for 2014 samt tidsplaner for 2014-2018. Styret i besluttet 21. november 2013 (sak 087-2013) en tildeling til Digital fornying på 1,675 milliarder kroner, fordelt med henholdsvis 1,527 milliarder kroner til investering og 149 MNOK til drift. Se kapittel 3.2 for detaljer. I løpet av 2013 er omfanget av endret og det har vært nødvendig å gjøre svært stramme prioriteringer for aktiviteten i 2014. Det er for 2014 lagt vekt på å sikre kritiske leveranser til Sykehuset Østfold, felles elektronisk pasientjournal ved Oslo universitetssykehus og plattformaktiviteter som understøtter de kliniske programmene. Gjennomføringsplanen, slik den nå ligger, innebærer at det vil ta noe lengre tid før gevinster knyttet til standardisering og samhandling kan utnyttes fullt ut. Prioriteringer for 2014 er nærmere beskrevet i kapittel 4.1. Etter kvalitetssikring av programmenes planer og prioritering av porteføljen har programmene et samlet behov på 1,814 milliarder kroner for 2014. Dette overstiger den totale tilgjengelige ramme for med 138 MNOK. Det henvises til kapittel 4.2 for nærmere redegjørelse. Det legges opp til en tett økonomisk oppfølging av programmene for å sikre budsjettbalanse ved utgangen av året. Tildeling per program for 2014 er som følger: Satsningsområde Tildeling per program 2014 Investeringer Drift TOTALT Klinisk dokumentasjon 380 64 444 Radiologi 90 5 95 Laboratoriedata 70 15 85 Digital samhandling 34 9 43 Virksomhetsstyring 193 10 203 Infrastrukturmodernisering 303 41 344 SP IKT SØK 345-345 Driftsinvesteringer Sykehuspartner 240 240 Øvrige (public 360, RADS, adm HR, hjelpenummer) 10 5 15 Total portefølje 1 665 149 1 814 Budsjettramme fra 1 527 149 1 676 Udekket behov 138 0 138 Tabell 1 Tildeling per program i 2014
4 / 35 Det er ikke avsatt risikopott for programmet. Risiko håndteres gjennom den totale tilgjengelige likviditeten i Helse Sør-Øst. Det er planlagt flere tiltak for å redusere risikoen knyttet til udekket behov: Hvert program har beskrevet konsekvenser av tildelingene. I tillegg har programmene identifisert prosjekter og aktiviteter som kan reduseres i omfang eller settes på vent i løpet av 2014, hvis s samlede prognoser fortsatt overstiger budsjettrammen. Se vedlegg 1 for beskrivelse av konsekvenser og tiltaksliste per program Det vil være en tett økonomisk oppfølging av programmene i 2014. Oppstart av nye prosjekter vil bli underlagt streng kontroll For å sikre økonomisk balanse ved årets slutt vil det gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering 2014. Basert på økonomisk status vil det da eventuelt iverksettes nødvendige tiltak Det er meldt risiko for forsinkelser på enkelte aktiviteter og prosjekter som er prioritert i 2014. Dette vil potensielt gi en positiv økonomisk effekt i 2014. Den vedtatte, og helt nødvendige, moderniseringen av IKT-infrastrukturen i regionen innebærer store kostnader. Det har ikke vært mulig å sette av tilstrekkelige midler til investeringer gjennom rammen. Det gjennomføres høsten 2014 en foranalyse som skal klargjøre om økt bruk av tjenestekjøp og bruk av eksterne partnere kan være et alternativ for å redusere investeringskostnadene. 2 BAKGRUNN ble etablert våren 2013 som oppfølging av vedtatt Plan for strategisk utvikling 2013-2020 og IKT-strategi for foretaksgruppen. ble etablert med seks strategiske programmer der de fleste av de regionale IKT-prosjektene inngikk. Fra 2014 omfatter hele den regionale IKT-porteføljen. Gjennomføringsplanen gir en overordnet beskrivelse av planene og rammene for programmene i. Den første versjonen av gjennomføringsplanen (Masterplan v1.0) ble vedtatt i fornyingsstyret 6. mai 2013. Planen inneholdt en sammenstilling av programmenes eksisterende planer, samt forslag til reprioritert budsjett 2013. Styret i behandlet planen i møtet 20. juni 2013 (sak 052-2013), og ga sin tilslutning til saken. Fornyingsstyret ble 9.oktober 2013 forelagt en foreløpig gjennomføringsplan for 2014 (gjennomføringsplan v2.0). Dette dokumentet er en oppdatert versjon og omfatter en endelig overordnet prioritering, tildelinger for 2014 og tidsplaner for alle programmene og prosjektene i for perioden 2014-2018. I hovedsak er planen oppdatert med tildeling for 2014 samt tidsplaner for 2014-2018. I tillegg inneholder planen en beskrivelse av konsekvenser for
5 / 35 avhengigheter, gevinster, ressurser og risiko. Se vedlegg 3 for nærmere oversikt over revideringer fra forrige versjon. Gjennomføringsplanen 2014 vil legges til grunn for helseforetakenes videre arbeid med områdeplaner for IKT. 3 MÅLBILDE OG RAMMEBETINGELSER Dette kapitlet beskriver hvilket målbilde som er skissert for i vedtatte IKTstrategi. Videre tydeliggjøres hvilke rammebetingelser som legger føringer for planleggingen av arbeidet i programmet, innen områdene økonomi, avhengigheter, finansiering av Infrastrukturmodernisering og ressurser. 3.1 Strategisk målbilde har en tydelig forankring i s strategi for 2013-2020 (sak 075-2012). Styret i vedtok å innarbeide plan for strategisk utvikling som helseforetaksgruppens overordnede plangrunnlag. Den strategiske planen fokuserer på to hovedområder; kvalitet og pasientsikkerhet samt fornying og standardisering. De felles regionale programmene i skal bidra til å realisere s strategiske plan. Styret i vedtok 25. oktober 2012 regionens IKT-strategi og handlingsplan (sak 066-2012). Det overordnede målbildet for er at alle helseforetakene i Helse Sør- Øst skal arbeide basert på standardiserte arbeidsprosesser og benytter felles IKT-løsninger på en felles og modernisert infrastruktur. Satsingen skal gi styrket pasientsikkerhet, økt kvalitet i behandlingen, mer effektive tjenester, bedre samhandling og en enklere arbeidshverdag for medarbeidere. Relevant, sammenlignbar og oppdatert informasjon skal være tilgjengelig på en brukervennlig og lettfattelig måte for pasienter, pårørende og helsepersonell når de trenger det, der de trenger det og med riktig kvalitet. Fornyingsstyrets hovedformål er å styre gjennomføringen av og påse at det realiseres gevinster i helseforetakene. 3.2 Økonomi Økonomisk langtidsplan for perioden 2014-2017 ble behandlet i styret for 20. juni 2013 (sak 053-2013). Den budsjettmessige forutsetningen for utvikling i IKTinvesteringene i perioden er synliggjort i tabell 2 under. I økonomisk langtidsplan for 2014 er det beregnet 1,3 milliarder kroner til investeringer og 320 MNOK til drift. Av den foreløpige rammen på 1,62 milliarder kroner, utgjør sin andel 1,54 milliarder kroner.
6 / 35 2014 2015 2016 2017 Investering 1 300 1 400 1 400 1 400 Drift 320 350 350 350 Tabell 2 økonomisk langtidsplan 2014-2017 IKT-investeringer. Tall i millioner 2013-kroner Investeringer i den regionale IKT-porteføljen skjer via. Helseforetakene betaler Sykehuspartner en tjenestepris som baseres på avskrivningskostnader samt drifts- og forvaltningskostnader for tjenestene. Økte IKT-investeringer vil føre til økte tjenestepriser for helseforetakene. Økonomisk langtidsplan 2014-2017 er gjennomgått med det enkelte helseforetak. I løpet av 2013 har omfanget i endret seg. Av vesentlige endringer som har betydning for prioritering av rammen er: Vedtak om innføring av felles ERP i, (styret, sak 036-2013). Det var ikke på tidspunktet for vedtak av økonomisk langtidsplan konkludert på anskaffelsesprosessen og beløpsstørrelser. Behovet for investeringsmidler til ERP i 2014 er 206 MNOK. Etablering av program Infrastrukturmodernisering (fornyingsstyret 4.juni, sak 20). Dette medførte et utvidet omfang utover det opprinnelige programmet IKT-plattform. Gjennom 2013 er det blitt klart at det er nødvendig med en vesentlig modernisering av infrastrukturen, som går utover det som tidligere har vært planlagt. Modernisering av infrastruktur er i økonomisk langtidsplan planlagt senere i perioden, men er i løpet av 2013 fremskyndet. Se også sak 34/13 til møte i fornyingsstyret 9.oktober 2013. Vedtak om raskere implementering av RIS/PACS, (fornyingsstyret 4.juni, sak 23, styret, sak 055-2013). En raskere implementering gir en kostnadsbesparelse i planperioden, men for 2014 gir det en økning i behov av investeringsmidler på 49 MNOK sammenlignet med økonomisk langtidsplan. Statsbudsjett 2014 legger til grunn en øremerket bevilgning på 135 MNOK. På bakgrunn av økonomisk langtidsplan og den øremerkede bevilgningen har styret i 21. november 2013 (sak 087-2013) besluttet en tildeling til på totalt 1,675 milliarder kroner, fordelt med henholdsvis 1,527 milliarder kroner til investering og 149 MNOK til drift. 3.3 Finansiering av Infrastrukturmodernisering Det er krevende på nåværende tidspunkt å estimere det totale investeringsbehovet for modernisering av IKT-infrastrukturen i Helse Sør-Øst de kommende årene. Dette skaper utfordringer relatert til å prioritere tilstrekkelige midler for å modernisere IKT-infrastrukturen samt å redusere driftsrisikoen som ligger i en aldrende og heterogen infrastruktur. De meget
7 / 35 foreløpige estimatene fra programmet for 2014 er i størrelsesorden 800 MNOK, som blant annet ble presentert i temasak for fornyingsstyret 21. august 2013. Forutsetningene for arbeidet som gjort med gjennomføringsplan 2014 er at finansiering av Infrastrukturmodernisering utover det som er beskrevet som absolutte minimum for 2014 vil kunne finne sin løsning ved hjelp av ekstern finansiering eller tilførsel av likviditet utover det som ligger til grunn i økonomisk langtidsplan for perioden 2015 og fremover. Dette blir blant hovedprioritetene for 2015 og 2016. Det er etablert et eget prosjekt hvor formålet er å vurdere hvordan modernisering av infrastruktur kan finansieres og hvordan blant annet økt bruk av eksterne tjenester kan redusere investeringsbehovet ved infrastrukturmodernisering. 3.4 Avhengigheter Flere av programmene i forutsetter leveranser fra ett eller flere andre program for å kunne gjennomføres i henhold til planen. Avhengighetene gir føringer for hvilken rekkefølge programmene bør gjennomføres i. Dette gjelder også internt i det enkelte helseforetak. Kunnskap om avhengighetene og en plan for å håndtere disse er viktig for å redusere kompleksitet og behov for midlertidige løsninger. Å etablere brukernære løsninger som laboratoriesystem, RIS/PACS, elektronisk pasientjournal og økonomi- og logistikksystemer på en fleksibel, robust og driftsstabil infrastruktur er en forutsetning for helseforetakenes kontinuerlig drift og leveranse av helsetjenester til pasientene. Dagens IKT-infrastruktur er aldrende, sammensatt og gir ikke en god nok grunnmur for de nye løsningene som skal etableres. Det er vedtatt at IKT-infrastrukturen skal moderniseres, men moderniseringen vil måtte pågå parallelt med at de nye løsningene implementeres i helseforetakene. I denne situasjonen skal det legges vekt på at infrastrukturen så langt det er mulig ivaretar programmenes behov uten at det foretas sub-optimaliseringer, eksempelvis ved at det må lages midlertidige løsninger med tilgangsstyring for det enkelte program. Der hvor behovet for leveranse av applikasjonstjenester står opp mot muligheten for å levere grunnleggende infrastruktur skal det gjøres en nøye vurdering om et avvik skal aksepteres, med tilhørende behov for å etablere en midlertidig løsning. Slike avvik skal holdes på et minimum og gjennomføringsplanen skal vise hvordan avvikene håndteres.
Avhengigheter Dato: 24.11.13 8 / 35 IMP har omlagt foretaket til Helse Sør- Øst plattform v 1.X EPJ er implementert RAD, LAB og VIS er implementert PKI er implementert eresept og digital samhandling er implementert RKD (EPJ) 5 4 4 0, 1, 4 RAD 5 RKD (PKI) 2 3 RKD (eresept) 3 IMP 0, 1, 4 LAB 5 0, 1, 4 PNØ 1, 4 VIS DIG Avhengigheter Nøkkel til program/prosjekter 0 - Sikkerhet 3 eresept Prosjekt Nytt Østfoldsykehus Klinisk dokumentasjon 1 - Omlegging 2 Sykmelding 4 Interne grensesnitt 5 Eksterne grensesnitt Infrastrukturmodernisering Digital samhandling Virksomhetsstyring ERP og datavarehus Radiologi Laboratoriedata Figur 1 Illustrasjon av de mest sentrale/kritiske avhengighetene mellom programmene Figur 1 illustrerer de mest sentrale avhengighetene mellom programmene. Hovedsystemene til helseforetakene er elektronisk pasientjournal og kurveløsninger. Laboratoriesystemet, RIS/PACS og økonomi- og logistikksystemet representerer støttesystemer som skal være integrert med PAS/EPJ. Det betyr at det er mest hensiktsmessig å innføre PAS/EPJ og kurveløsningene i helseforetakene først der hvor relevante deler av standard IKT-plattform er implementert. har forpliktet seg til å innføre eresept i hele regionen innen utgangen av 2015. Dette forutsetter at det er etablert en regional løsning for elektronisk signatur (PKI) integrert med den øvrige IKT-infrastrukturen i regionen. Elektronisk signatur er også nødvendig for å kunne realisere noen av de nasjonale føringene knyttet til informasjonsutveksling, deriblant esykemelding. I tillegg har Sykehuset Østfold planlagt bruk av PKI på flere av løsningene i det nye sykehuset på Kalnes.
9 / 35 3.5 Ressurser Sykehuspartner har høsten 2013 hatt en etterspørsel tilsvarende 320-340 årsverk fra programmene. Basert på statusrapporteringen fra programmene i november 2013 vurderes det at Sykehuspartner har kapasitet til å dekke dette behovet. Programmene rapporterer en tilfredsstillende ressurssituasjon for kompetansebehovet fra Sykehuspartner. Budsjettrammen og aktiviteten økes betydelig fra 2013 til 2014. Dette innebærer behov for økt kapasitet fra Sykehuspartner. Sykehuspartner planlegger en økning i kapasitet til prosjekter og nye tjenester på 130 150 årsverk. Dette vil øke den interne kapasiteten betraktelig og bidra sterkt til å dekke behovet til. Erfaringsvis tar det noe tid før disse blir effektive for programmene. I dag leverer Sykehuspartner IKT omtrent 130 interne årsverk til programmene, resterende ressursbehov dekkes av eksterne konsulenter. Det er et mål å redusere bruken av eksterne mest mulig både for å få ned kostnader og øke forankring og kompetansebygging hos egne ansatte. Sykehuspartner er nå organisert for å håndtere denne situasjonen. Det planlegges med fortsatt rekruttering av flere IKT-medarbeidere. Samtidig som programmene etablerer nye IKT-løsninger må også gamle løsninger driftes. Dette medfører at Sykehuspartner i en periode vil ha behov for ekstra kapasitet for å sikre stabil og sikker drift. Innleie av konsulenter til driftsorganisasjonen kan være en mulig måte å løse dette på, slik at Sykehuspartneransatte frigjøres til prosjektarbeid og bygger kompetansen på de nye løsningene. Et sentralt tiltak for å bedre ressurskapasiteten er anskaffelse av klientomlegging for: Oslo universitetssykehus Sykehuset Østfold Nytt Østfoldsykehus Kalnes (opsjon) Sykehuset Innlandet (opsjon) Øvrige helseforetak og ikke-kommersielle sykehus inngår som opsjon. Det er etablert gode prosesser for kartlegging av behov, kapasitet og ressursallokering i Sykehuspartner Prosjekttjenester. Mangel på en plan for bestillinger av lokale tjenesteendringer fra helseforetakene gjør det vanskelig for Sykehuspartner å planlegge ressursene optimalt. Dette medfører en risiko både for og for nye/endrede tjenester i helseforetakene. I 2014 bør det etableres bedre prosesser for ressursinnsats fra helseforetakene og Sykehuspartner drift og forvaltning. Se også kapittel 4.6 for risikovurdering av gjennomføringsplan 2014.
10 / 35 4 BESKRIVELSE OG VURDERING AV GJENNOMFØRINGSPLAN 2014 Dette kapitlet tydeliggjør hvilke prioriteringer som er lagt til grunn for utarbeidelsen av gjennomføringsplan 2014. Videre redegjøres det for tildelinger til programmene for 2014. Dette vil ha konsekvenser for programmenes tidsplaner, gevinster, ressurser og risiko, som gjennomgås i de videre kapitlene. Se vedlegg 2 for detaljer rundt avhengigheter. 4.1 Prioriteringer Det opprinnelige behovet for 2014 som ble meldt fra programmene var på ca. 2,2 milliarder kroner for investeringer. Etter gjennomgang og kvalitetssikring av alle programmene er det fortsatt tydelig at de innmeldte behovene og programmenes planer overstiger tilgjengelige økonomiske rammer og leveransekapasitet. Det er derfor gjort en helhetlig prioritering i porteføljen, for å vurdere hvilke prosjekter som kan flyttes til 2015. Det ble i fornyingsstyret 9. oktober vedtatt foreløpige prioriteringer. Endelige overordnede prioriteringer er ikke endret. Følgende legges derfor fortsatt til grunn for å prioritere gjennomføringsplanen for 2014: 1. Prosjekter med leveranser til Sykehuset Østfold HF som er kritiske (jf. leveranse- og omfangsbeskrivelse fra PNØ) for åpning Kalnes 2. Prosjekter med leveranser til Oslo universitetssykehus HF for å sikre felles elektronisk pasientjournal ved helseforetaket og i regionen 3. Infrastrukturmodernisering: Prosjekter som er nødvendige for å gjennomføre øvrige prioriterte prosjekter, og bidrar til å få etablert en felles regional infrastruktur. Prosjekter som krever tilpasninger på gamle infrastrukturer vil søkes utsatt 4. Andre prioriterte prosjekter i henhold til prioriteringsprinsippene som ble vedtatt i fornyingsstyret 21.august 2013 (sak 2713). Det vektlegges også å gjennomføre prosjekter som har startet Det presiseres at nødvendige tiltak for å opprettholde sikker og stabil drift håndteres i en egen prosess med dedikerte midler i den regionale IKT-porteføljen. 4.2 Tildeling per program 2014 Etter kvalitetssikring av programmenes planer og prioritering av porteføljen har programmene et samlet behov på 1,814 milliarder kroner for 2014. Dette overstiger den totale tilgjengelige ramme for med 138 MNOK. Tildeling per program for 2014 er som følger:
11 / 35 Satsningsområde Tildeling per program 2014 Investeringer Drift Totalt Klinisk dokumentasjon 380 64 444 Radiologi 90 5 95 Laboratoriedata 70 15 85 Digital samhandling 34 9 43 Virksomhetsstyring 193 10 203 Infrastrukturmodernisering 303 41 344 SP IKT SØK 345-345 Driftsinvesteringer Sykehuspartner 240 240 Øvrige (public 360, RADS, adm HR, hjelpenummer) 10 5 15 Total portefølje 1 665 149 1 814 Budsjettramme fra 1 527 149 1 676 Udekket behov 138 0 138 Tabell 3 Tildeling per program i 2014 Tildeling til programmet Klinisk dokumentasjon inneholder øremerkede midler til særskilte prosjekter: Prosjekter Øremerket tildeling per prosjekt 2014 Investeringer Drift Totalt Regional EPJ ved OUS 232 18 250 Innføring DIPS ST fase 2 13 13 PNØ gjennomgående kurve 50 2 52 Konsolidering og integrasjon system for endoskopier og konsolidering og integrasjon system for hjerteultralyd 24 24 Tabell 4 Fordeling tildeling Klinisk dokumentasjon 2014. Basert på prognose fra prosjektene pr 15. september 2013 Det er ikke avsatt særskilte risikomidler. Risiko håndteres gjennom den totale tilgjengelige likviditeten i Helse Sør-Øst. I tillegg er det særlige utfordringer i noen av programmene. Enkelte programmer har stor usikkerhet knyttet til sine planer, både fordi de fortsatt er under planlegging og/eller fordi de fortsatt har høyere prognoser enn tildeling. Alle programmene har behov for å behandle tildeling og tidsplaner i programstyret, etter behandling av endelig tildeling i fornyingsstyret. Se kapittel 4.3.1 for detaljer rundt usikkerheter per program, samt vedlegg 1 for beskrivelse av konsekvenser per program. Det er planlagt flere tiltak for å redusere økonomisk risiko: Hvert program har beskrevet konsekvenser av tildelingene. I tillegg har programmene identifisert prosjekter og aktiviteter som kan reduseres i omfang eller settes på vent i
12 / 35 løpet av 2014, hvis s samlede prognoser fortsatt overstiger budsjettrammen. Se vedlegg 1 for beskrivelse av konsekvenser og tiltaksliste per program Det vil være en tett økonomisk oppfølging av programmene i 2014. Oppstart av nye prosjekter vil bli underlagt streng kontroll For å sikre økonomisk balanse ved årets slutt vil det gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering 2014. Basert på økonomisk status vil det da eventuelt iverksettes nødvendige tiltak Det er meldt risiko for forsinkelser på enkelte aktiviteter og prosjekter som er prioritert i 2014. Dette vil potensielt gi en positiv økonomisk effekt i 2014. 4.3 Tidsplaner Oversikten under viser programmene og prosjektene i. Fargekode Forkortelse Program/prosjekt RKD Klinisk dokumentasjon RAD Radiologi LAB Laboratoriedata DIG Digital samhandling VIS Virksomhetsstyring IMP Infrastrukturmodernisering SP IKT SØK Sykehuspartner IKT Sykehuset Østfold Kalnes (prosjekt) Øvrige prosjekter Tabell 5: Oversikt over programmer og prosjekter i Regional sak-arkiv/public 360, Regionalt avviks- og dokumentasjonssystem, Adm HR, Driftsinvesteringer Sykehuspartner, Hjelpenummer Tidsplanene reflekterer i hovedsak planverk som er vedtatt i programstyrene. På bakgrunn av budsjett og tildeling 2014, samt prioriteringene som er gjort i, er det nødvendig å utsette enkelte prosjekter fra 2014 til 2015. Dette må vedtas i de enkelte programstyrer, etter behandling av gjennomføringsplan 2014 i fornyingsstyret. Samlet tidsplan for bør oppdateres etter disse vedtakene. Dette er forventet å skje i januar 2014. Tidsplanene under er derfor å anse som foreløpige. Det er så langt det er mulig forsøkt å vise beslutningspunktene B2, B3 og B7 for prosjektene. Enkelte prosjekter er i utgangspunktet leveranser, uten beslutningspunkter, og B2, B3 og/eller B7 vises derfor ikke for disse.
13 / 35 4.3.1 Tidsplaner per program På de neste sidene følger oversikt over programmenes fremdriftsplaner. Tidsplanene presenteres per program. Prosjekter merket med stjerne (*) er prosjekter med store usikkerheter knyttet til planene. For disse prosjektene foreligger det foreløpig ikke komplette planer for helseforetakene. Det er løpende endringer i tidsplanene i henhold til fase og vedtak. Det kan derfor være nyanser som ikke er ivaretatt i tidsplanene. Se vedlegg 1 for beskrivelse av prioriteringskonsekvenser for de ulike programmene.
14 / 35 4.3.1.1 Klinisk dokumentasjon Figur 2: Tidsplan for Klinisk dokumentasjon B2 B3 B7 Programmets tidsplaner innebærer høyere prognoser enn tildeling for 2014, også etter at programstyret har vedtatt å utsette flere prosjekter til 2015. Programmet jobber videre med å tilpasse aktiviteten i henhold til tildeling for 2014. Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet. Det bemerkes følgende: - For eresept inkludert PKI-løsning foreligger kun foreløpige planer, endelig prosjektrekkefølge og tidsplan for helseforetak er ikke vedtatt av programstyret. Prosjektet fremkommer som tentativt i tidsplaner til helseforetak under - Planer for Løsning for medikamentell kreftbehandling er i ferd med å bli lagt. Ingen endelig prosjektrekkefølge for helseforetak er vedtatt av programstyret. Prosjektet fremkommer ikke i tidsplaner til helseforetak under
15 / 35 4.3.1.2 Radiologi Figur 3: Tidsplan for Radiologi B2 B3 B7 Programmets tidsplaner innebærer høyere prognoser enn tildeling for 2014. Lavere tildeling enn behov medfører at innføring på Vestre Viken må forskyves til 2015 og høyere risiko for forlenget innføringsløp for programmet. Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet. Programmet vil legge frem revidert plan i løpet av 2014.
16 / 35 4.3.1.3 Laboratoriedata Figur 4: Tidsplan for Laboratoriedata B2 B7 De to prioriterte prosjektene for 2014 medfører høyere prognoser enn tildeling, øvrige deler av tidsplanen reflekterer tildeling for 2014, ved at Laboratoriedata for Vestre Viken er forskjøvet fire måneder til 2015. Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet.
17 / 35 4.3.1.4 Digital samhandling Figur 5: Tidsplan for Digital samhandling B2 B3 B7 Tidsplanene reflekterer tildeling for 2014. Deler av aktiviteter i prosjektene Nasjonal kjernejournal og publikumsportal samt Kommunikasjon mot helseregistret er forskjøvet til 2015. Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet.
18 / 35 4.3.1.5 Virksomhetsstyring Figur 6: Tidsplan for Virksomhetsstyring B2 B3 B7 Virksomhetsstyring har gjennomgått ERP-prosjektet og kontraktbetingelser. Tidsplanene reflekterer tildeling for 2014, ved at Datavarehus og rapporteringsløsning (LIS) trinn 2 er forskjøvet til 2015. Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet. For de to hovedprosjektene Økonomi- og logistikkløsning (ERP) og Datavarehus og rapporteringsløsning (LIS) er det ikke enda besluttet rekkefølge på øvrige helseforetak enn de som fremkommer over. Nærmere planer for øvrige helseforetak kommer.
19 / 35 4.3.1.6 Infrastrukturmodernisering Figur 7: Tidsplan for Infrastrukturmodernisering (DPG=Delprogram) B3 B7
20 / 35 Programmets tidsplaner innebærer høyere prognoser enn tildeling for 2014. Programmet jobber med å tilpasse aktiviteten i henhold til tildeling for 2014. Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet. Infrastrukturmodernisering er i «forme program»-fasen, og det er derfor stor usikkerhet knyttet til flere prosjekter. Tidsplaner for prosjekter merket * er foreløpig eller ikke lagt enda. De to prosjektene Telekom-Teknologiskifte Telenor foranalyse og Nettverk AHUS er prioritert for 2014, mens de øvrige prosjektene merket med * ikke vil pågå i 2014. 4.3.1.7 Sykehuspartner IKT Sykehuset Østfold Kalnes Figur 8: Tidsplan for Sykehuspartner IKT Sykehuset Østfold Kalnes Prosjektet rapporterer status på økonomi, risiko og fremdrift månedlig til prosjektstyret i PNØ. Prosjektet jobber med å detaljere planverk og tilpasse seg tildelingen. Prosjektene Autentisering og Autorisasjon samt Sikker print implementering er nye prosjekter under planlegging.
21 / 35 4.3.1.8 Øvrige prosjekter Figur 9: Tidsplan for øvrige prosjekter B2 B3 B7 Tidsplanene reflekterer tildeling for 2014. Planer for innføring av Public 360 på Oslo universitetssykehus er under utarbeidelse, dette antas å skje i 2015 eller senere.
22 / 35 4.3.1 Tidsplaner per helseforetak Det er kartlagt når de regionale programmene og prosjektene vil ha leveranser til de respektive helseforetakene. Dette presenteres under som tidsplaner per helseforetak. Det presiseres at disse tidsplanene kun inneholder regionale prosjekter, og at helseforetakene er ansvarlig for å utarbeide lokale områdeplaner som ihensyntar både regionale og lokale prosjekter. For enkelte programmer er det enkelte prosjekter som har stor usikkerhet knyttet til seg. Dette kan skyldes av prosjektene ikke er vedtatt, eller de har store usikkerheter knyttet til tidsplaner. Disse er merket med stjerne (*) i tidslinjene til programmene, og har foreløpig ingen eller kun begrensede planer for de ulike helseforetakene. Disse fremkommer altså ikke, eller kun i begrenset grad, i tidslinjene til helseforetakene under. Som nevnt i kapittel 4.3 reflekterer tidsplanene i hovedsak planverk som er vedtatt i programstyrene. Enkelte planer reflekterer derimot tildeling for 2014, selv om planene ikke er vedtatt i programstyrene. Tidsplaner må vedtas i de enkelte programstyrer, etter behandling av gjennomføringsplan 2014 i fornyingsstyret. Samlet tidsplan for og de enkelte helseforetak må oppdateres etter disse vedtakene. Dette er forventet å skje i januar 2014. Tidsplanene under er derfor å anse som foreløpige. Figur 10: Tidsplan for Akershus universitetssykehus B2 B3 B7
23 / 35 Figur 11: Tidsplan for Oslo universitetssykehus B2 B3 B7
24 / 35 Figur 12: Tidsplan for Sunnaas sykehus B2 B3 B7 Figur 13: Tidsplan for Sykehuset i Vestfold B2 B3 B7
25 / 35 Figur 14: Tidsplan for Sykehuset Innlandet B2 B3 B7
26 / 35 Figur 15: Tidsplan for Sykehuset Telemark B2 B3 B7
27 / 35 Figur 16: Tidsplan for Sykehuset Østfold B2 B3 B7
28 / 35 Figur 17: Tidsplan for Sørlandet Sykehus B2 B3 B7 Figur 18: Tidsplan for Vestre Viken B2 B3 B7
29 / 35 Figur 19: Tidsplan for Martina Hansens Hospital B2 B3 B7 Figur 20: Tidsplan for Sykehuspartner og B2 B3 B7 4.4 Gevinster Gjennomføringsplanen 2014 vil ikke utfordre effektmålene i i vesentlig grad. Gjennomføring av de prioriterte prosjektene vil medføre at de vesentlige effektene for å ivareta pasientsikkerheten og kvalitet opprettholdes, men at noen gevinster som oppstår ved regional standardisering og samhandling forskyves noe i tid. Gevinster som opprettholdes i gjennomføringsplan 2014 I gjennomføringsplanen opprettholdes leveranser mot Sykehuset Østfold HF slik at Nytt Østfold Sykehus får åpnet i 2015. Innføring av felles EPJ ved Oslo universitetssykehus HF vil gi økt pasientsikkerhet gjennom å sikre at pasientinformasjon er tilgjengelig på tvers av fag og lokalisasjoner i foretaket. Dette gir grunnlag for å videreføre utviklingsprosessen i Oslo universitetssykehus og gi større muligheter til å organisere virksomheten uavhengig av lokal tilgang til pasientinformasjon. Prosjektet er også første steg på vei mot etableringen av en standardisert versjon av DIPS i regionen og således en viktig byggestein mot det strategiske målbildet. Det er en forutsetning for realiseringen av det strategiske målbildet at får etablert en felles IKT-infrastruktur på tvers av alle helseforetak. Prioriterte prosjekter innen Infrastrukturmodernisering for første halvår av 2014 vil være orientert mot dette, samt at det også vurderes hvordan infrastrukturmoderniseringen kan bygge videre på de investeringer som gjøres ved Sykehuset Østfold. For forsering av infrastrukturmoderniseringen henvises til egen strategi for dette området. De prioriterte prosjektene i Infrastrukturmodernisering vil føre til
30 / 35 økt driftssikkerhet og redusert operasjonell risiko ved helseforetakene, samt økt effektivitet for helsepersonell. Ved prioriteringen av øvrige prosjekter vil en sikre at man jobber mot at IKT understøtter samhandling mellom aktørene i pasientforløpet, og tilfredsstiller pasienters og pårørendes økende forventninger til at informasjon er tilgjengelig i digitale kanaler. Etterlevelse av nasjonale krav om innføring av eresept, og ivareta effekten av økt pasientsikkerhet ved å redusere antall medisineringsfeil vil være viktig. Man vil også sikre leveranser av både RIS/PACS og laboratoriedatasystem til de helseforetak som har mest kritisk behov for å sikre pasientsikkerheten. Gevinster som utsettes i gjennomføringsplan 2014 Utsettelse av de utvalgte prosjektene, som skissert i tidslinjene i kapittel 4.3, i gjennomføringsplanen vil føre til noe tidsforskyvning i forhold til når man kan forvente realisering av gevinster, samt at man får et noe økt kostnadspådrag ved at noen regionale samordningsgevinster utsettes. Drift av flere systemer i parallell vil medføre høyere forvaltningskostnader og videre høyere tjenestepris for helseforetakene. Det vil ta noe lenger tid før oppnår regional standardisering av systemer og arbeidsprosesser, ved blant annet utsettelse av flere innføringsprosjekter for RIS/PACS, laboratoriedatasystem, klinisk dokumentasjon og ny standard IKT-plattform. Internasjonal erfaring tilsier at standardiserte behandlingsprosesser som understøttes av teknologiske løsninger gir sikrere, bedre og mer effektive tjenester for pasienten. Senere innføring av kurveog medikasjonsløsning regionalt vil utsette gevinstene knyttet til reduksjon i feil ved medisinering, samt effektiviseringen i planlegging og gjennomføring av sykehusoppholdet. De nye regionale systemene vil gi gevinster i form av økt samhandling i regionen, både gjennom utveksling av informasjon og ved bruk av felles dokumentasjon på tvers av helseforetak og primærhelsetjenestender lovverket tillater det. Ved utsettelse av prosjekter innen noen programmer vil samhandlingsgevinsten, samt myndighetskrav om at helseopplysninger gjøres tilgjengelig for helsepersonell på en rask og sikker måte, utsettes. Det er på sikt ønskelig å etablere kvalitetsmålinger mellom sykehus, slik at man sammenlikner resultater av behandling, oversikt over behandlinger pasientene har fått på et sykehus og hva slags resultater som er oppnådd. Dette vil strekkes ut i tid. 4.5 Ressurser Kapittel 3.5 beskriver rammebetingelsene i forhold til personellressurser, samt hvilke tiltak som er iverksatt/kan iverksettes for å øke leveransekapasiteten. Figur 10 viser ressursbehov for gjennomføringsplanen 2014 i. Grafen baserer seg på erfaringstall og foreløpig estimat slik Sykehuspartner kjenner dem pr. i dag. Usikkerheten vil være økende i perioden.
31 / 35 Figur 21: Illustrasjon av ressursbehov for 2014-2018 medfører reduksjon i behov for ressurser, sammenlignet med behov før prioritering. Reduksjonen i ressursbehov er betydelig og størst hos Infrastrukturmodernisering og Radiologi. Planen gir også i større grad Sykehuspartner mulighet til å dimensjonere seg på en god måte for overtakelse av programmene til drift. 4.6 Risikovurdering av gjennomføringsplan 2014 viser en middels til høy risikoprofil. Figur 22 viser den overordnede risikovurderingen. Den høyeste risikoen er faren for lavere måloppnåelse av forventede gevinster for hele strategiperioden 2013-2020. Det er en sammenheng mellom risikoområdene. Vesentlige økonomiske overskridelser, forsinkelser og lavere grad av standardisering forsterker risikoen relatert til manglede gevinstoppnåelse. På et overordnet nivå er det identifisert åtte tiltaksområder som reduserer risikobildet. Flere av disse tiltakene er allerede iverksatt og det viktigste er en tett oppfølging for å sikre at tiltakene virker. Fornyingsstyret vil i 2014 motta en oppdatert risikovurdering og status på risikoreduserende tiltak på hvert møte.
32 / 35 1. Vesentlig overskridelse av tildelte økonomiske rammer 2. Vesentlige forsinkelser av Digital Fornyings leveranser 3. Vesentlig lavere standardiseringsgrad enn planlagt 4. Vesentlige lavere måloppnåelse av forventede gevinster Figur 22: Overordnet risikovurdering av gjennomføringsplanen før og etter tiltak Hovedrisikoene og deres årsaker er beskrevet nærmere nedenfor. Se også tabell 6 for en overordnet tiltaksplan. Risiko 1 Risiko 2 2 1 Medium til høy risiko for vesentlig overskridelse (5 % (84 MNOK)) av tildelte økonomiske rammer, grunnet: A. Tildeling til programmene overstiger s budsjettramme med 138 MNOK og det er ytterligere utfordringer i noen av programmene B. Det er gjennomført tydelige overordnede prioriteringer, samt at konsekvenser og tiltaksliste er identifisert pr program C. Det vil gjennomføres en kvalitetssikring av prognoser ved tertialrapportering 2014 og nødvendige tiltak vil iverksettes D. Estimatene i programmene er generelt bedret, men estimeringsmodellen har ennå ikke fått ønsket effekt. Det er fortsatt usikkerhet i prognoser E. Forskyvning av prosjekter til 2015/2016 og forsinkelser kan øke de samlede kostnadene i programperioden Medium risiko for vesentlige forsinkelser av s leveranser, grunnet: A. Ressurssituasjon i Sykehuspartner er tilfredsstillende. Det er en risiko for manglende tilgang på fagressurser fra helseforetakene B. Det er ikke tilstrekkelig ressurser og fremdrift relatert til etablering av drift og forvaltning av regionale tjenester C. Det er en stor kompleksitet i avhengigheter mellom programmene, noe som kan medføre uforutsette forsinkelser D. Manglende leveranser fra leverandører
33 / 35 Risiko 3 3 Risiko 4 4 Medium til høy risiko for vesentlig lavere standardiseringsgrad enn planlagt, grunnet: A. Ambisjonsnivå for standardisering i regionen er ikke fullt ut definert (applikasjoner/løsninger, infrastruktur, prosesser, organisering) B. En helhetlig plan for Infrastrukturmodernisering er under utarbeidelse C. Press på leveranser medfører kortsiktige løsninger, herunder kort tid til frysperiode ved Sykehuset Østfold gir mindre fokus på regional standardisering D. Manglende standardisering i krav til informasjonssikkerhet og risikoaksept på tvers av helseforetakene E. Manglende forankring av ambisjonsnivå for standardisering i helseforetakene Høy risiko for vesentlige lavere måloppnåelse av forventede gevinster, grunnet: A. Alle programmene har konkretisert effektmål og gevinstmål, men det er ikke gevinstplaner som helseforetakene og Sykehuspartner har forpliktet seg til B. Det er ikke tilstrekkelig fokus på endringsledelse i programmer, prosjekter, helseforetak og Sykehuspartner C. Risiko 1-3 påvirker samlet effekt av, herunder måloppnåelse i både helseforetak og Sykehuspartner Overordnet tiltaksplan For å håndtere risikoen som er identifisert planlegges og gjennomføres det en rekke tiltak. Tiltakene vil detaljeres og følges opp av fornyingsstyrets programkontor for å verifisere at de gir ønsket effekt. Beskrivelse av tiltak 1) Et helhetlig kvalitetssikret planverk, bla. sikre at gjennomføringsplanen, øvrige releaseplaner og områdeplanene IKT er avstemt 2) Tydeliggjøre og forankre Digital fornyings målbilde 3) Definere ambisjonsnivå for standardisering og tydeliggjøre implementeringsplan 4) Sikre en helhetlig tilnærming til endringsledelse og gevinster i helseforetakene, Sykehuspartner og Adresserer risiko Ansvar 1 og 2 FPK Sykehuspartner Helseforetakene Frist 1. kvartal 2014 3 og 4 FPK 2. kvartal 2014 1, 3 og 4 Fornyingsstyret FPK 3 og 4 FPK Programmene 2. kvartal 2014 1. kvartal 2014
34 / 35 programmene/prosjekter 5) Sikre riktig bemanning av prosjekter/programmer 6) En tettere og mer helhetlig leverandøroppfølging 7) Øke kvalitet i beslutningsprosessene, bla. ved å stramme inn beslutningspunktkontroll og felles prosess for endringshåndtering av planverk 9) Etablere og implementere IKTstyringssystem, herunder velfungerende regionale prosesser for drift og forvaltning Tabell 6: Overordnet tiltaksplan 1 og 2 Sykehuspartner Helseforetakene 1 og 2 FPK Sykehuspartner Programmene Alle Programmene Sykehuspartner Helseforetak FPK 2 Sykehuspartner Helseforetak Programmene Løpende Løpende 1. kvartal 2014 1. kvartal 2014
35 / 35 5 VEDLEGG 1. Konsekvenser og tiltaksliste per program 2. Detaljering av avhengigheter 3. Revideringer fra forrige versjon