VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Mandag 7. september 2015 Tid: Kl. 10.00 Sted: Verran servicekontor, møterom Fosdalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 015/15 016/15 017/15 018/15 019/15 020/15 Referatsak Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet Skifte av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og oppdragsansvarlige revisorers uavhengighetserklæringer Innspill til regnskapsrevisor erfaringsoverføring Innspill til forvaltningsrevisor overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Forslag til driftsbudsjett for kontroll og tilsyn 2016 Kl. 12.00 vil kontrollutvalget besøke Verran sykeheim og ha møter med ledelse, tillitsvalgte og brukerrepresentanter. Steinkjer 31.08.2015 Kristian Lunde Jenssen leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mob. 41 68 99 12
SAK 015/15 REFERATSAK Kontrollutvalget 07.09.2015 Per Helge Genberg 015/15 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar referatet til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Koip av brev til kommunene om opplæring for nye kontrollutvalg Vedlagt SAK 016/15 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Kontrollutvalget 07.09.2015 Per Helge Genberg 016/15 419-1724-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak: Saken blir lagt fram uten innstilling. Saksopplysninger: Ved slutten av valgperioden er det naturlig at kontrollutvalget evaluerer arbeidet sitt. En slik gjennomgang bør inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har kontrollutvalget våget å stille kritiske spørsmål til hvordan den kommunale virksomheten drives? Har kontrollutvalget vært synlig i «det offentlige rom»? Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen skjer korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Hvordan har samarbeidet med sekretariatet fungert, og har utvalget forslag til endringer? Hvordan har samarbeidet med revisjonen fungert, og har utvalget forslag til endringer? Vurdering: Med tanke på læringseffekten bør kontrollutvalget ta en bredest mulig drøfting av virksomheten, inkludert faktorer som intern arbeidsform, kontroll og tilsyns «kultur» osv.
Utvalget vil også ev. kunne formulere en skriftlig oppsummering av evalueringen. SAK 017/15 SKIFTE AV OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR OG OPPDRAGSANSVARLIGE REVISORERS UAVHENGIGHETS- VURDERINGER Kontrollutvalget 07.09.2015 Per Helge Genberg 017/15 419-1724-5.3 1. Kontrollutvalget tar skifte av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og revisors egenvurdering til orientering. 2. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighetsvurdering til orientering. Vurdering av oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet i forhold til Verran kommune, datert 19.08.2015 Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet i forhold til Verran kommune, datert 28.08.2015 Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS har i brev til Verran kommune 19.08.2015, med kopi til kontrollutvalget, gitt melding om at ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor er Lauritz Nicolai Løvaas Jessen. I samsvar med revisjonsforskriften skal oppdragsansvarlige revisorer hvert år, og ellers ved behov, gi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget (se vedlegg). SAK 018/15 INNSPILL TIL REGNSKAPSREVISOR - ERFARINGSOVERFØRING Kontrollutvalget 07.09.2015 Liv Tronstad 018/15 419-1724-5.3 Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Ikke trykte vedlegg
Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode 2011-2015, og nye kontrollutvalg vil være på plass i løpet av høsten. kommune. På bakgrunn av dette, ønsker derfor regnskapsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er: saker som de mener bør følges opp av det nye kontrollutvalget noen fokusområder utvalget mener revisor bør gå spesielt inn på (risikoer for feil i regnskapet, svakheter i internkontrollen, misligheter etc) noe revisor bør endre/forbedre andre forhold utvalget vil vektlegge Vurdering: kommune. For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for revisor å høre hva det sittende kontrollutvalget har av innspill å gi til det nye kontrollutvalget. SAK 019/15 INNSPILL TIL FORVALTNINGSREVISOR OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR HHV. FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget 07.09.2015 Liv Tronstad 019/15 419-1724-5.3 Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode 2011-2015, og nye kontrollutvalg vil være på plass i løpet av høsten. kommune. I løpet av høsten skal de nye kontrollutvalgene starte arbeidet med den overordnede analysen og for plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon (kontrollutvalgsforskriftens 10)
Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Selskapskontroll (kontrollutvalgsforskriftens 13) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. På bakgrunn av dette ønsker derfor forvaltningsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er forhold utvalget mener er viktig å formidle videre til det nye utvalget. Vurdering: kommune. Bestemmelsen i forskriftens 13 om overordnet analyse ifm. selskapskontroll er ny. Erfaringen generelt er at kommunenes oppfølging av eierskap i selskaper er varierende. For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for forvaltningsrevisor å høre om det sittende kontrollutvalget har innspill til den overordnede analysen som skal gjøre ifm forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. SAK 020/15 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 Kontrollutvalget 08.09.2015 Per Helge Genberg 020/15 419-1724-5.3 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2016 for kontrollog tilsynsarbeidet i Verran kommune med en total ramme på kr. 707.000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag til spesifisert driftsbudsjett for 2016 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Saksopplysninger: Saksbehandling og saksgang for budsjettet for kontroll og tilsyn går fram av 18 i forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.
Forskriften pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Kommunens kostnader til kontroll og tilsyn skal framgå av både budsjett og regnskap, og føres på funksjon 110. Kommunestyret har valgt kontrollutvalget til å ha løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på kommunestyrets vegne, og skal sørge for kompetent sekretariatsbistand til utvalget. Det er kontrollutvalgets ansvar å se til at revisjonen tilfredsstiller kommunens behov, jfr. kommunelovens bestemmelser. Målet for kontroll- og tilsynsarbeidet må alltid være å sikre den enkelte innbyggers rettigheter og skape grunnlag for tillit til det administrative og politiske apparatet. Utvalget skal se til at kommunens økonomi forvaltes i henhold til lover og regelverk, at politiske vedtak følges opp og at saksutredning og beslutningsprosess gjennomføres korrekt i administrasjon og politiske organer. Budsjett 2015 Forslag 2016 Kontrollutvalgets utgifter til møteavvikling, 54.700 54.200 faglig oppdatering mm Kjøp av sekretariatstjenester 148.300 152.800 Kjøp av revisjonstjenester 485.000 500.000 Total ramme kontrollutvalget 688.000 707.000 I kontroll- og tilsynssammenheng er de største postene kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester; ellers inneholder budsjettet poster for kontrollutvalgets egen drift. Faglig oppdatering i form av å delta på enkelte kurs og konferanser vil være viktig. Budsjettene for 2016 for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter 4.mai 2015. Det er lagt til grunn en kostnadsøkning på 3 % i forhold til forrige år. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. I sak 36/15 vedtok kommunestyret å redusere godtgjørelsen pr møte fra kr 300 til kr 200 i alle politiske utvalg og nemnder. Kontrollutvalget legger fram et forslag til spesifisert budsjett for kontroll og tilsyn, og kommunestyret fastsetter den totale rammen. Budsjettforslaget bygger på erfaring og tidligere regnskapstall. Forslaget til budsjett for kontroll og tilsyn i 2016 legger ikke opp til endret aktivitetsnivå for kontrollutvalget, men antallet møter og ev. besøk ved kommunale avdelinger/institusjoner kan øke hvis konkrete saker eller problemstillinger oppstår.