Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50.

Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: 14.10.2014, kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 7/10-2014 Christin Kristoffersen leder Side 1

Saksliste Utv.saksnr. PS 54/14 Tittel Referatsaker PS 55/14 Godkjenning av protokoll fra møte 9.9.2014 PS 56/14 Rapport om finansforvaltning pr 31.8.14 PS 57/14 PS 58/14 PS 59/14 PS 60/14 PS 61/14 PS 62/14 PS 63/14 Tertialrapport 31.8.14: Økonomi, personalforvaltning og måloppnåelse Tjenestepensjon - bytte av pensjonsleverandør Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern Møtereglement for folkevalgte organ Strategisk havneplan Longyearbyen havn - revisjon Lagerbygg - Longyearbyen lokalstyre Lokalstyrevalget 2015 - Én- eller to-dagers valg? - Informasjon fra lokalstyreleder og administrasjonssjef Informasjonsaker: - Statsbudsjettet 2015 Svalbardbudsjettet - Samhandlingsavtale med lokale myndigheter i NUUK, Grønland Side 2

PS 54/14 Referatsaker RS 19/14 Protokoll fra møte i Teknisk utvalg den 23.9.2014 RS 20/14 Protokoll fra møte i Partssammensatt utvalg den 23.9.2014 RS 21/14 Protokoll fra møte i Partssammensatt utvalg den 7.10.2014 RS 22/14 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget den 7.10.2014 RS 23/14 Protokoll fra møte i Valgstyret den 7.10.2014 PS 55/14 Godkjenning av protokoll fra møte 9.9.2014 Side 3

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/111-17-250 Marit Virkesdal 26.09.2014 Rapport om finansforvaltning pr 31.8.14 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 42/14 07.10.2014 Lokalstyret 56/14 14.10.2014 Administrasjonsutvalgets behandling - 07.10.2014 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling - 07.10.2014 Rapport om finansforvaltning pr. 31.8.14 tas til orientering. Anbefaling: Rapport om finansforvaltning pr. 31.8.14 tas til orientering. Saksopplysninger: Finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre med foretak ble vedtatt av lokalstyret i juni 2011. Finansreglementet bygger på Forskrift om kommuners finansforvaltning. I sak 4/14 i lokalstyrets møte 11.2.14 godkjente lokalstyret at finansreglementets punkt 6.1 og 6.2 kan avvikes, slik at innskudd i hovedbankforbindelse og innskudd i andre banker kan være hhv 300 mill kr og 40 mill kr. Finansreglementet sier bl.a. at administrasjonssjefen i fbm tertialrapportering samt ved årets utgang skal legge fram en rapport for lokalstyret som viser status for lokalstyrets finansforvaltning. Vedlagt følger rapporten pr. 31.8.14. Vurdering: Vedlegg: 1 Rapport om finansforvaltning pr 31.8.14 Side 4

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/324-3-210 Marit Virkesdal 26.09.2014 Tertialrapport 31.8.14: Økonomi, personalforvaltning og måloppnåelse Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 43/14 07.10.2014 Lokalstyret 57/14 14.10.2014 Administrasjonsutvalgets behandling - 07.10.2014 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling - 07.10.2014 Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedr personalforvaltning og rapportene om driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr 31.8.14 tas til orientering. Budsjettkorrigeringer og føringer for avslutning av årsregnskapet 2014 vedtas som foreslått i vedlagte dokument. Lokalstyret vedtar å ta opp lån på kr. 3.050.000 til Fendring Bykaia og kr. 2.450.000 til Kaidekke og kulvert Bykaia. Lånene avdras over 20 år. Administrasjonssjefen får fullmakt til å godkjenne avdragsvilkår og rentebetingelser og evt. rentebindingsperiode i hele lånets løpetid. Anbefaling: Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedr personalforvaltning og rapportene om driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr 31.8.14 tas til orientering. Budsjettkorrigeringer og føringer for avslutning av årsregnskapet 2014 vedtas som foreslått i vedlagte dokument. Lokalstyret vedtar å ta opp lån på kr. 3.050.000 til Fendring Bykaia og kr. 2.450.000 til Kaidekke og kulvert Bykaia. Lånene avdras over 20 år. Administrasjonssjefen får fullmakt til å godkjenne avdragsvilkår og rentebetingelser og evt. rentebindingsperiode i hele lånets løpetid. Saksopplysninger: Se vedlagte dokument. Vurdering: Side 18

2014/324-3 Side 2 av 2 Vedlegg: 1 Tertialrapport 31.8.14: Økonomi, personalforvaltning og måloppnåelse Side 19

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/643-3-570 Belinda Brendlien 29.09.2014 Tjenestepensjon - bytte av pensjonsleverandør Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Partssammensatt utvalg 2/14 07.10.2014 Lokalstyret 58/14 14.10.2014 Partssammensatt utvalgs behandling - 07.10.2014 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalgs innstilling - 07.10.2014 Longyearbyen lokalstyre velger Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som pensjonsleverandør fra 1. januar 2015 basert på tilbud datert 10. september 2014. Anbefaling: Longyearbyen lokalstyre velger Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som pensjonsleverandør fra 1. januar 2015 basert på tilbud datert 10. september 2014. Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre (LL) benytter DNB Livsforsikring ASA (DNB) som leverandør av tjenestepensjonsordning for alle ansatte i Longyearbyen lokalstyre foruten pedagogisk personale i grunnskole/videregående skole som er medlem i Statens pensjonskasse (SPK). DNB besluttet i juni 2013 å avvikle sin satsing på offentlige tjenestepensjonsprodukter. Som følge av dette må LL avslutte kundeforholdet og finne ny ordning for tjenestepensjon for sine ansatte. Etter avtale med Tillitsmannsutvalget (TMU) ble det 10. desember 2013 sendt søknad til SPK med forespørsel om medlemskap i SPK for alle ansatte i LL. Søknaden ble innvilget av SPK, men Arbeidsog sosialdepartementet avslo søknaden. Begrunnelse for avslaget var at den virksomhet LL driver er av utpreget lokal art, og LL har nærmere tilknytning til kommunesektoren enn staten. Det har de siste årene vært kun tre aktuelle tilbydere i markedet for offentlig tjenestepensjon. Dette er Storebrand Livsforsikring AS, DNB Livsforsikring AS og Kommunal Landspensjonskasse (KLP). Storebrand og DNB har besluttet å avvikle satsingen på offentlig tjenestepensjon. KLP vil dermed bli enerådende på det offentlige tjenestepensjonsmarkedet. Som følge av dette har LL to valg. Det ene er å opprette egen pensjonskasse, det andre er å flytte tjenestepensjonen til KLP. Siden DNB og Storebrand legger ned sin virksomhet på området offentlig tjenestepensjon, har mange kommuner og bedrifter flyttet sin pensjonsordning til KLP. De fleste kommuner, fylkeskommuner, helseforetak og bedrifter med tilknytning til offentlig sektor har inngått avtale om offentlig tjenestepensjon for sine ansatte hos KLP. I følge informasjon innhentet fra KLP, flyttet 42 kommuner med tilhørende kommunale virksomheter til KLP 01.01.2014. Det flyttet i tillegg en del bedrifter. Side 57

2014/643-3 Side 2 av 3 01.07.2014 flyttet 16 kommuner med tilhørende kommunale virksomheter og over 100 bedrifter til KLP. Tromsø kommune, Bærum kommune og Asker kommune har vedtatt å etablere egne pensjonskasser. Disse har henholdsvis 2, 4,6 og 1,2 milliarder kroner i fond/pensjonsmidler. Vestvågøy kommune og Vågan kommune gjorde en pensjonskassevurdering tidligere i år, men konkluderte med at flere forhold talte mot opprettelse av egen pensjonskasse. Disse kommunene har cirka 500 millioner kroner hver i fond/pensjonsmidler. LL har per 1. september 2014 cirka 44 millioner kroner i pensjonsmidler i DNB. I følge tall innhentet fra DNB, finnes det ikke mange små pensjonskasser med kapital mellom 30 og 100 millioner kroner. Saken vedrørende bytte av pensjonsleverandør ble tatt opp med PU i møte 26. august 2014, og PU sa seg enig i administrasjonssjefens anbefaling: «LL utreder ikke egen pensjonskasse. Det jobbes for å flytte den offentlige tjenestepensjonen fra DNB til KLP fra 1.1.15. Ansattes representanter deltar i arbeidet i hht hovedtariffavtalens bestemmelser. Lokalstyret fatter endelig beslutning om overføring av offentlig tjenestepensjon til KLP i oktober- eller novembermøtet.» Det er viktig å understreke at valg av pensjonsleverandør ikke påvirker størrelsen på pensjonen til medlemmene av pensjonsordningen. De ansatte har sine tariff-festede rettigheter og vil ha krav på pensjon uavhengig av hvem LL velger som leverandør, eller om LL organiserer egen pensjonskasse. Lokalstyreleder vil inngå i den ordinære pensjonsordningen. 60-års-pensjonsordningen vil fortsatt forvaltes av DNB. Vurdering: Da både DNB og Storebrand trekker seg ut av markedet for offentlig tjenestepensjon, er KLP eneste leverandør av offentlig tjenestepensjon. Som følge av dette må LL avslutte kundeforholdet med DNB og finne ny ordning for tjenestepensjon for ansatte i LL. LL har to alternative muligheter: Velge KLP som ny leverandør av offentlig tjenestepensjon Opprette egen pensjonskasse Etter anbefaling fra administrasjonssjefen, sa PU i møte 26. august 2014 seg enig i at Longyearbyen lokalstyre ikke utreder egen pensjonskasse, men at det jobbes for å flytte den offentlige tjenestepensjonen fra DNB til KLP fra 1. januar 2015. KLP er derfor bedt om å levere tilbud. Tilbud er mottatt fra KLP 10. september 2014. Egenkapital KLP er et gjensidig selskap som er eid av kundene. Dette medfører at man ved inntreden som kunde, også må stille til disposisjon egenkapital i selskapet. Kravet til egenkapitalinnskudd er beregnet til 2,64 % av premiereservene og er for LL estimert til cirka 1 000 000 kroner. Egenkapitalinnskuddet som skal innbetales ved etablering av kundeforholdet i KLP, vil være noe høyere grunnet endring i premiereserve fra beregningsdato til flyttetidspunkt 1. januar 2015. Dersom LL skulle opprettet egen pensjonskasse, ville det også vært krav om egenkapital. Motivet for å etablere egen pensjonskasse vil i mange tilfeller være å ta noe større risiko for å oppnå større avkastning. Dette vil sannsynligvis kreve en høyere kapitaldekning enn kapitalkravet i KLP. I følge artikkel i Kommunal-rapport.no foreligger det flere private pensjonskasser som gir høyere avkastning enn KLP, men det må samtidig påregnes høyere finansiell risiko enn dagens finansreglement legger opp til. Ifølge tall pensjonskassene har levert til Kommunal-Rapport.no er KLP slått av 17 av 23 selvstendige kasser med sin halvårlige avkastning på 3,6 prosent for første halvår 2014. Sett over lang tid klarer KLP seg bedre. I perioden 2002-2013 er selskapet på 10. plass av 17 pensjonskasser Side 58

2014/643-3 Side 3 av 3 og livselskap som Kommunal-Rapport.no har statistikk for så langt tilbake i tid. Dette viser at egen pensjonskasse kan gi høyere avkastning enn KLP, men det må også påregnes høyere risiko. Egen pensjonskasse krever også betydelige ressurser for oppbygging av kompetanse både ved etablering av kassen og i forbindelse med løpende drift av kassen. I tillegg til egenkapitalinnskudd ved etablering av kundeforholdet, har kunder i KLP en plikt til å innbetale egenkapital når det er behov for dette. Årlig egenkapitalinnskudd har de siste årene vært på 0,3 % av premiereserven. Ved en eventuell flytting fra KLP vil kundene normalt få tilbakebetalt en andel av samlet tilskudd i KLP. LL har per 01.01.2014 opparbeidet premiefond på 1 664 778,91 kroner hos nåværende pensjonsleverandør som kan overføres ny leverandør. Dette premiefondet kan ikke benyttes til innbetaling av egenkapital, men kan brukes til å innbetale fremtidig pensjonspremie. Egenkapitalinnskuddet kan finansieres ved bruk av investeringsfond og skal betales sommeren 2015. Dette vil bli tatt med i budsjettforslaget for 2015. Premiereserve Ved flytting av pensjonsordningen skal det regnes reservekrav i mottagende pensjonsinnretning (KLP). Dette reservekravet kan avvike fra oppsparte reserver i avgivende selskap (DNB). Erfaring fra pågående flytteprosesser tilsier at det normalt ikke er vesentlige forskjeller mellom avgivende selskap og mottakende selskap med hensyn til premiereserve, men oppreservering for langt liv og selskapenes tilpasninger kan gi forskjeller. KLP opplyser at siden de ikke har mottatt data fra DNB som muliggjør reserveberegninger gjør de oppmerksom på at det kan forekomme avvik. DNB har likevel opplyst at deres premiefond og tilleggsavsetninger er på et nivå som minimerer sannsynligheten for ekstra innbetaling, samt at praksis viser at det er samsvar mellom det mottakende selskap (KLP) krever og det som avgivende selskap (DNB) overfører. Premiereserven i DNB vurderes derfor å være tilstrekkelig til å dekke reservekravet i KLP. Vedlegg: 1 DNB Livsforsikring ASA avvikler sin satsning på offentlige tjenestepensjonsprodukter 2 Brev fra Arbeids- og sosialdepartementet vedrørende avslag på søknad om opptak i Statens pensjonskasse 3 Tilbud fra KLP 4 Møtereferat drøftingsmøte pensjon Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1 Vedlegg til tilbud fra KLP: Erklæring Overføringsavtalen 2 Vedlegg til tilbud fra KLP: Overføringsavtalen - Avtale om overføring og samordning av pensjonsrettigheter 3 Vedlegg til tilbud fra KLP: Vedtekter offentlig tjenestepensjon i KLP 4 Vedlegg til tilbud fra KLP: Etablering av offentlig tjenestepensjon i KLP 5 Vedlegg til tilbud fra KLP: Forsikringsvilkår offentlig tjenestepensjon KLP 6 Vedlegg til tilbud fra KLP: Vedrørende etablering av offentlig tjenestepensjon i KLP Side 59

LONGYEARBYEN LOKALSTYRE v/daglig leder Postboks350 9171 LONGYEARBYEN Bergen, 7. juni 2013 Vår ref.: Deres ref.: DNB LivsforsikringASA avviklersin satsningpå offentligetjenestepensjonsprodukter DNB LivsforsikringASA beslutteti styremøte 5. juni 2013 en avviklingav vårt forretningsområdefor offentligtjenestepensjonsprodukter.beslutningenomfatter alle forsikredeoffentligepensjonsløsningerfor både kommunerog foretak. Endelig beslutningom avviklingfattes av representantskapet19. juni 2013. Bakgrunnenfor beslutningener de stadig strammere krav og reguleringeri bank- og forsikringsbransjeni kombinasjonmed den krevende konkurransesituasjoneninnenforoffentligtjenestepensj.onsprodukter. Etter mange års arbeid er det fortsatt ikke anbudspliktinnen offentligtjenestepensjon-,dette gjør at det sterktvoksende offentligetjenestepensjonsmarkedetbare i begrenset grad er tilgjengeligfor private aktører. Med slike rammebetingelserer det krevende å oppnå lønnsom drift,og derfor har vi nå besluttet å ikke videreføre satsingen på offentligetjenestepensjonsprodukter. Medlemmene av pensjonsordningen,enten de er aktive eller pensjonisterskal ikke merke noe til - avviklingen. DNB LivsforsikringASA er opptattav å ivareta våre kunder og gode leveranser også i den gjenværende tiden av kundeforholdetinnen offentligpensjon, ogvi vil gjøre vårt ytterstefor å gjøre en overgangtil ny leverandør så smidigsom mulig. En representantfra DNB LivsforsikringASA vil ta kontaktfor å avtale videre prosessfor avviklingav den offentligetjenestepensjonsavtalenmed oss. Dere kan selvfølgeligogså kontakteoss ved behov for umiddelbareavklaringer. Vi håper du som mottaker av denne informasjonenvil informere øvrige personer i egen organisasjonsom bør ha kjennskaptil beslutningen. Vennlig hilsen DNB LivsforsikringASA nders Skjævestad Administrerendedirektør DNI3 LIVSFORSIKRING ASA FORRETNINGSADRESSE DNB LIV KUNDESENTEB. DNB LIV KUNDESENTER P.b.7500, 5020 Bergen Person: Bedrift: Bankgiro: 5201 05 32957 Tlf: 05226 / Faks: 05227 Tlf: 05225/ Faks: 05227 Foretaksregisteret: Besoksadresse: NO 914 782 007 NIVA Folke Bernadottes vei 40 kundesenter.person.liv@dnb.no kundesenter.bedrift.livtadnb.no www.dnb.no 5147Fyllingsdalen Tlf: 03000 / Faks: 05227 Side 60

STATENS PENSJONSKASSE Mottatt 0 4.JUN.2014 DET KONGELIGE ARBEIDS- OG SOSIALDEPARTEM Statens pensjonskasse Postboks 5364 Majorstuen 0304 OSLO Deres ref 13/056115 Vår ref 14/1791 Dato Z.06.2014 Søknad om opptak i Statens pensjonskasse - Longyearbyen lokalstyre Vi viser til brev fra Statens pensjonskasse 11. april 2014. Brevet gjelder søknad om medlemskap i Statens pensjonskasse for ansatte i Longyearbyen lokalstyre. Longyearbyen lokalstyre er opprettet i medhold av Svalbardloven. Det følger av loven at lokalstyret har ansvar for infrastruktur i Longyearbyen som ikke er tillagt staten eller andre. Lokalstyret har i dag ansvaret for produksjon, distribusjon, drift og vedlikehold av strøm og fiernvarme (produsert av kullkraftverket), vann, avløp, renovasjon, vei og bygninger. Videre tjenester innenfor brannforebygging og brannberedskap, havnedrift, arealplanlegging, oppmålingstjenester, byggesaksbehandling, barnevern, helseråd, skjenkebevillinger, transportloyver, fordeling av overskuddet fra Nordpolet AS, grunnskole, videregående skole, skolefritidsordning, kulturskole, voksenopplæring for fremmedspråklige, barnehager, ungdomsklubb, kulturtilbud, kino, galleri og idrettshall. Gjeldende retningslinjer for hvem som skal kunne tilbys medlemskap i Statens pensjonskasse er blant annet basert på Stortingets behandling av St.meld. nr. 33 (1993-94). Av disse retningslinjene går det frem at Statens pensjonskasse fortrinnsvis skal være en pensjonskasse for ansatte i staten, og i undervisnings- og forskningssektoren. Det fremgår videre at innlemmelse av stillinger i private virksomheter ikke bør skje med mindre det foreligger helt spesielle grunner for det. Lokalstyret er omfattet av hovedtariffavtalen i KS-området, og har i dag kommunal tjenestepensjonsordning i DnB. Den virksomhet som lokalstyret driver er av utpreget lokal art, og har etter Arbeids- og sosialdepartementets oppfatning nærmere tilknytning til kommunesektoren enn staten. Det kan i denne sammenheng også vises til at virksomheten er plassert under Kommuneforvaltningen i Brønnøysundregistrene. Departementet finner på Postadresse Konloradresse Telefon* Pensjonsavdelingen Saksbehandler Postboks 8019 Dep Møllergata 37 22 24 90 90 Kjersti Karine Sørurn NO-0030 Oslo Org no. 22248609 postrnottak@asd.dep.no http www.asd.dep.no 983 887 457 Side 61

denne bakgrunn å måtte avslå søknad om opptak i Statens pensjonskasse lokalstyre. for Longyearbyen Si en Fremmergå.f.) avdelingsdirektør jersti Karine Sørum rådgiver Side 2 Side 62

Side 63

Innledning Vårt tilbud baserer seg utelukkende på opplysninger om premiereserve og pensjonsgrunnlag oppgitt av avgivende selskap per 01.08.2014. Det er med andre ord ikke foretatt separate reserveberegninger for å avdekke om avsatte reserver er tilstrekkelige til å dekke de reservekrav KLP stiller. Ved flytting leverer nåværende leverandør data i FNO-format i tråd med gjeldende bransjeavtale som muliggjør sammenligning. Normalt er det ikke store forskjeller mellom KLPs reservekrav og avsatte reserver hos nåværende leverandør. Det kan allikevel forekomme. Vi legger til grunn at premiefondsmidler og tilleggsavsetninger vil være tilstrekkelig til å dekke eventuelle forskjeller uten at det skal medføre ekstra innbetaling fra dere. KLP krever ved tiltredelse fullt oppreserverte premiereserver (K2013 tariffgrunnlag for langt liv). Vi har her beregnet likviditetsmessig belastning ved plassering av pensjonsordningen i KLP, samt hva egenkapitaltilskuddet vil utgjøre. Endringer frem til flyttetidspunkt vil påvirke størrelsene. Vi har ikke kunnet stille pris på rentegarantipremie, men lagt til grunn snitt betraktninger for egne kunder. Dette kan avvike for dere. Premie og tilskuddssatser for 2015 Premie og tilskuddssatser i prosent av pensjonsgrunnlag 2015 i kroner i pst Årlig forsikringspremie 5 159 622 8,70 % Termintillegg 100 820 0,17 % Forsikringsrelatert administrasjonstillegg 166 057 0,28 % Finansrelatert administrasjonstillegg 71 167 0,12 % Administrasjonsreservepremie 106 751 0,18 % Sum premie 5 604 417 9,45 % Tilskudd Bruttogaranti 753 186 1,27 % Tilskudd Tidligpensjon (85 års-regel og AFP 65-66) 628 644 1,06 % Tilskudd AFP 62-64 593 060 1,00 % Tilskudd Overføringsavtalens Sikringsordning 29 653 0,050 % Kontingent til Pensjonskontoret 4 151 0,007 % Estimert reguleringspremie (% av premiereserve) 1 477 706 3,80 % Estimert rentegaranti (% av premiereserv forutsatt 2% tilleggsavsetning) 159 437 0,41 % Sum premie og tilskuddssatser / % pensjonsgrunnlag (inkl ansattes 2%) 9 250 254 15,60 % Estimert egenkapitalinnskudd 1 026 617 2,64 % Bergeningsforutsetninger (opplyst fra avgivende selskap) Pensjonsgrunnlag pr 01.01.2014 59 306 000 Premiereserver pr 01.01.2014 38 887 000 1 Side 64

Utfyllende kommentarer til de respektive elementene i premie/tilskuddsmatrise: AFP 62-64/Tidligpensjon Satsene for AFP 62-64 og Tidligpensjon er kun relevante for de kunder som er med på utjevning av disse kostnadene. Oppgitt sats gjelder for 100 % utjevning. Ved 100 % selvrisiko belastes de faktiske pensjonsutgiftene direkte. Overføringsavtalen/sikringsordningen For 2015 fastsettes sats for årlig tilskudd til maksimalsatsen 0,05 % av samlet pensjons-grunnlag for aktive medlemmer av pensjonsordningen. Sats for tilslutningstilskudd settes lik 0,01 % av den kapitaliserte verdi av pensjonsrettighetene. Reguleringspremie Reguleringspremien antas å bli lavere for 2015 enn for 2014. Reguleringspremien skal dekke økte pensjonsforpliktelser som følge av lønnsvekst og økning av folketrygdens grunnbeløp. Til grunn for vårt anslag ligger en forventet årslønnsvekst på 3,5 % i 2015. Dette er basert på Statistisk Sentralbyrås og Norges Banks vurdering av utsiktene til lønnsvekst i 2015. Det avgjørende for reguleringspremien er imidlertid ikke årslønnsveksten, men nivålønnsveksten. Dvs. økningen i lønn fra 1.1 til 31.12 det aktuelle året. Det er relativt store overheng fra 2014 til 2015. Dette trekker nivålønnsveksten og dermed reguleringspremien ned. Redusert grunnlagsrente fra 2015 trekker imidlertid reguleringspremien opp, slik at forskjellen fra 2014 til 2015 blir mindre enn den ellers ville blitt. Hva lønnsveksten faktisk blir er alltid usikkert og den faktiske reguleringspremien kan bli høyere eller lavere enn vårt anslag. Ulike scenarioer for nivålønnsveksten og alternative anslag for reguleringspremie 2015 finner du på www.klp.no/premie2015. Rentegarantipremie Rentegarantipremie er prisen KLP tar for å garantere minimumsavkastning. Den beregnes individuelt for hver kunde hvor valg av kapitalforvaltning og nivå for tilleggsavsetninger er avgjørende. I beregningen har vi lagt til grunn 2% tilleggsavsetninger. Ut fra de opplysninger vi har mottatt fra avgivendeselskap er det pt. ikke mulig å beregne rentegarantipremie for dere. Premien avhenger av hvor mye tilleggsavsetninger dere har når dere blir kunde i KLP. For å illustrere dette vil rentegarantipremie for balansert portefølje kunne variere fra 0,23 til 1,06 % avhengig av nivået på tilleggsavsetninger. Ved svak buffersituasjon kan man velge moderat portefølje. Da vil rentegarantipremie kunne variere fra 0,14 til 0,75%. Egenkapitaltilskudd KLP er et gjensidig forsikringsselskap. Den iboende vekst i selskapets pensjonsordninger krever egenkapitalbygging og denne kapitalbyggingen skjer med basis i selskapets egen inntjening. Gjensidighetsformen betyr at selskapets kunder er selskapets eiere og når selskapets egenkapital bygges opp øker også verdien av kundenes eierandel i selskapet. Som kunde i KLP må det innbetales egenkapital. Kravet til egenkapitaltilskudd for nye kunder er estimert til 2,64 % av premiereservene. I tillegg har det de siste årene vært et årlig egenkapitaltilskudd på 0,3 % av premiereserven. 2 Side 65

Innbetaling av egenkapitaltilskudd er å ansees som en investering som gir avkastning. Det er ikke anledning til å benytte midler fra tilleggsavsetninger eller premiefond til innbetaling av egenkapital. Kapitalforvaltning Vi har i vedlagte ikke foretatt reserveberegninger, men det kan likevel være av interesse hvordan KLP har forvaltet kundens og selskapets midler. Forvaltningsstrategien i KLP er utformet med utgangspunkt i vår målsetning om effektiv bruk av selskapets risikokapasitet. Det legges derfor like stor vekt på at det ikke skal tas for liten risiko som at det ikke skal tas for stor risiko i finansforvaltningen. Risikokapasiteten i KLP skal utnyttes slik at vi kan sikre en forutsigbar, konkurransedyktig og god langsiktig avkastning til kundene. Avkastning Avkastingen i KLP blir i sin helhet tilbakeført til kundene enten i form av tilbakeført overskudd til premiefond eller avsatt som buffer. Det har aldri vært inntektsbortfall til eksterne eiere slik som det er med en annen eierform, eksempelvis et aksjeselskap. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Bokført avkastning 1,0 6,4 5,1 4,5 5,0 6,4 Verdijustert avkastning -3,0 7,7 7,5 3,2 6,7 6,7 Investeringsstrategi En sentral målsetning i den strategiske aktivaallokeringsprosessen er å sikre at resultatene ikke svinger for mye fra år til år. Med dette som utgangspunkt blir porteføljen sammensatt på en slik måte at diversifiseringseffekten (d.v.s. spredning på aktivaklasser med ulik risikoeksponering) maksimeres. KLP har handlingsregler for omløpsporteføljen som skal sikre at fastsatte inntektsmål nås. Inntektsmålet fastsettes på bakgrunn av målsetting om soliditet ved utgangen av perioden, slik at selskapet også skal ha risikokapasitet i "neste periode. Handlingsregelen er dynamisk ved at eksponeringen i aksjer eller andre aktiva med forventet høy risiko og tilsvarende inntjeningspotensialet økes etter hvert som soliditeten styrkes. Når soliditeten svekkes, tilsier handlingsregelen at KLP reduserer risikoen i porteføljen. Handlingsregelen bidrar dermed til å redusere belastningen på bufferkapital en i nedgangsperioder og til å beskytte eierkapitalen. Avkastning egenkapitaltilskudd Avkastningen på all egenkapital forvaltes i selskapsporteføljen, og avkastning på egenkapitaltilskuddet tilføres selskapets kunder. KLP har en investeringsprofil på selskapsporteføljen som gir en stabil, god avkastning. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Avkastning egenkapital* 2,1 4,8 3,6 2,8 3,2 n/a Pengemarkedsrente 6,2 2,5 2,5 2,9 2,2 n/a Meravkastning -4,1 2,3 1,1-0,1 1,0 n/a *Avkastning EK-tilskudd tilført premiefond 3 Side 66

Samfunnsansvarlige investeringer KLP ønsker gjennom en ansvarlig og åpen forretningsdrift å bidra til en bedre verden. Vårt samfunnsengasjement preger vår kapital- og eiendomsforvaltning. Både som arbeidsgiver, eier og investor skal vi opptre etisk, inkluderende og i et forebyggende perspektiv. Dette innebærer at vi ikke investerer i selskaper som er til skade for mennesker og miljø. Våre etiske retningslinjer konkretiserer og sikrer at vi opptrer ansvarlig i forhold til vårt verdigrunnlag og at vi ivaretar våre finansielle interesser gjennom god eierskapsutøvelse. Aktivt eierskap gjennom Dialog med selskaper når vi avdekker at det i deres forretningsdrift forekommer brudd på retningslinjene om ansvarlig forretningsdrift. Ekskludering fra KLPs investeringsunivers. Bruk av stemmerett aktivt i selskaper vi har investert i for å påvirke til sunn forretningsdrift. Samarbeider med andre investorer for å påvirke selskaper til å respektere grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. I tillegg ekskluderes tobakksprodusenter og selskaper som produserer våpen, som ved normal anvendelse bryter med grunnleggende humanitære prinsipper. Forøvrig legger vi også de samme retningslinjer som Statens pensjonsfond til grunn og utelukker samtlige selskaper som er utelukket fra pensjonsfondet fra våre investeringsunivers. KLP Listen Rapport som publiseres to ganger årlig om hvordan KLP etterlever målsettingene på området. Rapporten inneholder en oppdatert liste over ekskluderte selskaper med begrunnelse for utelukkelsen. KLP er det eneste livsforsikringsselskapet i Norge som praktiserer slik åpenhet om vår investeringsstrategi, våre valg og handlinger. Service KLP har over 65 års erfaring med offentlige pensjonsordninger. Som spesialist på offentlig tjenestepensjon har vi kommet langt i å utvikle kostnadseffektive rutiner og har de laveste administrasjonskostnadene. Som et ledd i dette arbeidet kan vi nå tilby våre kunder å foreta medlemsregistrering og pensjonsberegning via internett. Kunde- og Salgsleder har ansvaret for den daglige oppfølging og bistand, arrangere kurs og møter, samt bistå med budsjettering og opplæring av nøkkelpersonell. Det arrangeres en rekke bedriftskurs høsten 2014. Se gjerne våre nettsider fore mer informasjon og påmelding. Vårt kundesenter kan også kontaktes på telefon 05554. På våre nettsider har dere som arbeidsgiver tilgang til egen "Kundeside" og de ansatte vil ha tilgang til "Min Side." Her er all nødvendig informasjon om pensjonsforholdet tilgjengelig for brukeren. Tilbud utover pensjonsområdet ligger også enkelt tilgjengelig både for ansatte og bedriften på våre nettsider. I den påfølgende dialog finner vi frem til hvordan og hvilke behov og ønsker dere har i KLP. Se gjerne våre nettsider klp.no eventuelt vedlagte link for mer informasjon: https://www.klp.no/bedrift/pensjon https://www.klp.no/person/pensjon 4 Side 67

Møtereferat Til:Pensjonsutvalg Deres referanse: Vår referanse: 2014/643-3-570 Saksbehandler: Dato: 29.09.2014 Tid: 25.9 og 29.9-2014 Møteleder: Tommy Pedersen Sted: Næringsbygget Referent: Tommy Pedersen Møtenr./år: 1/2014 Saksliste: 1. Flytting av offentlig tjenestepensjon fra DNB Livsforsikring AS til Kommunal Landspensjonskasse (KLP) I henhold til HTA (Hovedtariffavtalen) for KS område er det ført drøftinger etter avtalens Kap 2, 2.1.10, vedrørende flytting av offentlig tjenestepensjonsordning fra DNB til KLP. Etter gjennomførte drøftinger stiller pensjonsutvalget v/ tillitsvalgte seg bak anbefalingen om at Longyearbyen lokalstyre velger Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som pensjonsleverandør fra 1. januar 2015 basert på tilbud datert 10. september 2014. Tommy Pedersen Vigdis Foss Kjell Hauso Personalsjef (kst.) Fagforbundet Dnmf Side 68

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/857-7-216 Svein Olav Ween 15.09.2014 Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Lokalstyret 59/14 14.10.2014 Kontrollutvalgets anbefaling: 1. Lokalstyret viser til rapporten og oppsummeringen med konklusjoner som er gjort: Barne- og familietjenestens saksbehandling og oppfølging av barn med hjelpetiltak er med enkelte unntak i tråd med krav og anbefalinger i regelverk/retningslinjer. Barne- og familietjenesten har et internkontrollsystem som i stor grad, men ikke fullt ut er i henhold til krav i regelverket. Med unntak av mangelfull forankring i overordnet planverk, har Longyearbyen lokalstyre et system for forebyggende arbeid blant barn og unge i tråd med regelverk og anbefalinger på området. 2. Lokalstyret ber administrasjonssjefen vurdere de avvik som er framkommet i rapporten, og iverksette nødvendige tiltak. 3. Lokalstyret ber administrasjonssjefen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak lokalstyret ev. vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for ev. å imøtekomme mangler som framkommer i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 1.10.2014. Saksopplysninger: Kontrollutvalget vedtok i møte den 21.4.2013, sak 14/12, bestilling av forvaltningsrevisjon med fokus på forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barnevernstjenesten i Longyearbyen lokalstyre. Den ferdige rapporten, som er utarbeidet av KomRev Nord, ble behandlet av kontrollutvalget den 13.5.2014. Saken er oversendt til lokalstyret for videre behandling. Det vises til vedlagte utskrift av sak 12/2014 m/vedlegg. Vedlagt følger også kopi av brev, dat. 29.9.2014, med tilbakemelding fra administrasjonssjefen om hvilke vurderinger som er gjort for å imøtekomme mangler som framkommer i forvaltningsrevisjonsrapporten. Vedlegg: 1 Saksprotokoll 13.5.2014 med vedlegg Kontrollutvalget sak 12/14 - Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern 2 Tilbakemelding Kontrollutvalgssak 12/14 - Forvaltningsrevisjonsrapport barnevern 3 Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern (Eget vedlegg/dokument) Side 69

Utvalg: Saksnummer: Møtedato: Saksbehandler: Kontrollutvalget i Longyearbyen lokalstyre 12/2014 13.5.2014 Bjørn-Harald Christensen FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN Innstilling til v e d t a k: Kontrollutvalget rår lokalstyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Lokalstyret viser til rapporten og oppsummeringen med konklusjoner som er gjort: Barne- og familietjenestens saksbehandling og oppfølging av barn med hjelpetiltak er med enkelte unntak i tråd med krav og anbefalinger i regelverk/retningslinjer. Barne- og familietjenesten har et internkontrollsystem som i stor grad, men ikke fullt ut er i henhold til krav i regelverket. Med unntak av mangelfull forankring i overordnet planverk, har Longyearbyen lokalstyre et system for forebyggende arbeid blant barn og unge i tråd med regelverk og anbefalinger på området. 2. Lokalstyret ber administrasjonssjefen vurdere de avvik som er framkommet i rapporten, samt vurdere om det er grunnlag for videre tiltak. 3. Lokalstyret ber administrasjonssjefen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak lokalstyret ev. vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for ev. å imøtekomme mangler som framkommer i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 1.10.2014. Saken gjelder: Rapportering fra KomRev NORD etter gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt Barnevern. Vedlegg til saken: A: Trykte vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern Side 70

2 B: Utrykte vedlegg: Kontrollutvalgssakene 14/13 og 30/13 Saksutredning: Kontrollutvalget fattet i møte den 25. april 2013, under behandling av sak 14/12, vedtak om å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barnevernstjenesten, basert på et forslag til bestilling fra K-Sekretariatet. Overordnet prosjektskisse ble senere oversendt medlemmene på e-post og godkjent, men presisert at undersøkelsen også måtte gjelde ungdom helt opp til 18 år, og som senere er bekreftet av revisjonen ville bli innarbeidet i prosjektet, jf. kontrollutvlagssak 30/13. Rapporten foreligger nå fra revisor, jf. vedlegg Problemstillingene i prosjektet som søkes besvart er som følger: 1. Er barne- og familietjenestens saksbehandling og oppfølging av barn med hjelpetiltak i tråd med krav i regelverk/retningslinjer? 2. Har barne- og familietjeneten internkontrollsystem iht. krav i regelverket? 3. Er Longyearbyen lokalstyres system for forebyggende arbeid blant barn og unge i tråd med regelverk og anbefalinger på området? Revisjonens konklusjon på bakgrunn av funn og vurderinger i prosjektet framgår i rapportens kapittel 9 og er som følger: Barne- og familietjenesten mottok 20 bekymringsmeldinger i 2013, en økning på ti meldinger fra 2011. Longyearbyen lokalstyre har søkt Fylkesmannen i Troms om midler til ny saksbehandlerstilling på bakgrunn av at antallet saker øker og at tjenesten er sårbar med kun én ansatt. Barne- og familietjenestens saksbehandling og oppfølging av barn med hjelpetiltak er med enkelte unntak i tråd med krav og anbefalinger i regelverk/retningslinjer. Vår konklusjon er basert på gjennomgang av 17 bekymringsmeldinger og fire saksmapper til barn med vedtak om hjelpetiltak. Vi har undersøkt flere punkter knyttet til saksbehandling og krav til formalia og har påpekt enkelte mangler. Barne- og familietjenesten har et internkontrollsystem som i stor grad, men ikke fullt ut er i henhold til krav i regelverket. Med unntak av mangelfull forankring i overordnet planverk, er vår konklusjon at Longyearbyen lokalstyre har et system for forebyggende arbeid blant barn og unge i tråd med regelverk og anbefalinger på området. Vår undersøkelse viser at Longyearbyen lokalstyre og barneverntjenesten følger nøye med i de forhold barn lever under, og gjennomfører en rekke tiltak som kan bidra til å avdekke og forebygge omsorgssvikt og adferdsproblemer. Barneverntjenesten samarbeider med aktører som er sentrale i forebyggende arbeid blant annet i tverrfaglig team. Side 71

3 I henhold til kontrollutvalgsforskriftens 12 skal utvalget påse at lokalstyrets vedtak i tilknytning til behandling av rapporten følges opp. Kontrollutvalget skal igjen rapportere dette til lokalstyrett. Det er derfor viktig at kontrollutvalget får tilbakemelding fra administrasjonen med en fastsatt tidsfrist om hvilke tiltak denne har iverksatt. Finnsnes, den 2. mai 2014 Bjørn-Harald Christensen (s) daglig leder/rådgiver Side 72

K-Sekretariatet IKS Postboks 6600 9296 TROMSØ Deres referanse: Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/857-8- 216 Anne Jahre 29.09.2014 Tilbakemelding Kontrollutvalgsak 12/14 - Forvaltningsrevisjonsrapport barnevern Etter nøye gjennomgang av revisjonsrapporten gir administrasjonssjefen følgende tilbakemelding om hvilke vurderinger som er gjort for å imøtekomme mangler fremkommet i forvaltnings- revisjonsrapport barnevern fra KomRev NORD. 1. Barne- og familietjenestens saksbehandling og oppfølging av barn med hjelpetiltak er med enkelte unntak i tråd med krav og anbefalinger i regelverk/retningslinjer. a) I revisors vurdering påpekes det at i ett av fire vedtak manglet det opplysninger om klage adgang, klagefrist, hvem som er klageinnstans og om retten til å se sakens dokumenter. Barne- og familietjenesten legger nå dette inn i rutinene for vedtak at det også i samtykkebaserte tiltak skal opplyses om klage adgang, klagefrist, hvem som er klageinnstans og om retten til å se sakens dokumenter. b) Revisor vurderer at barne- og famlietjenesten i all hovedsak følger nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene jfr,bvl 4-5. Samtaler med barnet er lagt inn som fast rutine etter lovendring fra juni 2014. 2. Barne- og familietjenesten har et internkontrollsystem som i stor grad, men ikke fullt ut er i henhold til krav i regelverket. a) Det vises til at Barne- og familietjenesten delvis oppfyller kravene i internkontrollforskriften 4 bokstav c,d,g og h og kravet i 5. Longyearbyen lokalstyre innfører kvalitet systemet TQM denne høsten og Barne- og familietjenesten interkontrollsystem legges inn i TQM. I den forbindelse nedfelles rutiner og prosedyrer på de lovkravene vi evt. ikke har fra før, vil bli utarbeidet. Hele internkontrollsystemet blir reviderert. 3. Med unntak av mangelfull forankring i overordnet planverk, har Longyearbyen lokalstyre et system for forebyggende arbeid blant barn og unge i tråd med regelverk og anbefalinger på området. a) Det forebyggende arbeidet blant barn og unge vil bli tatt med i rullering av Lokalsamfunnsplanen. Side 73

2013/857-8 Side 2 av 2 Med vennlig hilsen Unn Martinsen sektorsjef oppvekst og kultur Anne Jahre enhetsleder barn og unge Brevet er elektronisk godkjent av leder. Kopi til: Svein Olav Ween Side 74

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/715-3-033 Svein Olav Ween 17.09.2014 Møtereglement for folkevalgte organ Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 44/14 07.10.2014 Lokalstyret 60/14 14.10.2014 Administrasjonsutvalgets behandling - 07.10.2014 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling - 07.10.2014 Lokalstyret vedtar «Møtereglement for folkevalgte organ i Longyearbyen lokalstyre» i h.h.t. vedlagte forslag. Anbefaling: Lokalstyret vedtar «Møtereglement for folkevalgte organ i Longyearbyen lokalstyre» i h.h.t. vedlagte forslag. Saksopplysninger: I h.h.t. 6 i Forskrift om saksbehandlingsregler for Longyearbyen lokalstyre og om de folkevalgtes rettigheter og plikter (saksbehandlingsforskriften) skal folkevalgte organ behandle saker og treffe sine vedtak i møter. Lokalstyret selv fastsetter ved reglement nærmere regler for saksbehandlingen i de folkevalgte organene, jfr. 12 i saksbehandlingsforskriften. Lokalstyret og administrasjonsutvalget har også tidligere hatt egne reglement (se under «Politikk» på LLs nettside). Disse ble vedtatt i henholdsvis 2002 og 2005, men har ikke blitt revidert siden da. Dette, sammen med at det er etablert en ny politisk organisasjonsmodell, gjør at det er behov for en revidering og oppdatering av reglementene. Administrasjonssjefen har derfor utarbeidet et forslag til nytt møtereglement. Møtereglementet regulerer saksbehandling og møtevirksomhet i de folkevalgte organene i Longyearbyen lokalstyre. Reglene i Svalbardloven, saksbehandlingsforskriften, forvaltningslova, offentleglova og andre lover gjelder også for virksomheten i de folkevalgte organene, og det er forsøkt tatt hensyn til disse i det nye reglementet. Ved eventuell motstrid mellom reglementet og aktuelle lover gjelder likevel loven foran bestemmelsene i reglementet. Vurdering: Administrasjonssjefen foreslår at det gamle reglementene for lokalstyret og administrasjonsutvalget slås sammen til et nytt felles møtereglement: «Møtereglement for folkevalgte organ i Longyearbyen Side 75

2014/715-3 Side 2 av 2 lokalstyre», da dette vil være mer hensiktsmessig enn å ha egne reglement for hvert utvalg. Det nye reglementet er derfor ment også å skulle gjelde for møter i oppvekst- og kulturutvalget, teknisk utvalg, partssammensatt utvalg, valgstyret og evt. andre utvalg så langt det passer. Det nye reglementet bygger på hovedtrekkene i de gamle, men er oppdatert i forhold til endringer i lover, forskrifter, delegasjoner, organisering mv. I arbeidet med det nye møtereglementet er det også sett på tilsvarende reglementer i noen kommuner på fastlandet. Administrasjonssjefen har også funnet det hensiktsmessig å ta inn retningslinjene for offentlig spørretid som et eget vedlegg til møtereglementet. Det er ikke foreslått endringer i disse retningslinjene. Vedlegg: 1 Møtereglement for folkevalgte organer i Longyearbyen lokalstyre (forslag) Andre vedlegg (ikke vedlagt) (Se: http://www.lokalstyre.no/politikk): 1 Reglement for lokalstyret (vedtatt 2002) 2 Reglement for administrasjonsutvalget (vedtatt 2005) Side 76

Møtereglement for folkevalgte organ i Longyearbyen lokalstyre Vedtatt dato. Saksnr.: PS /14 I Side 77

Innholdsfortegnelse 1. Formål og virkeområde... 1 2. Forberedelse av saker til møtene... 1 3. Innkalling til møter... 1 4. Møteplikt, forfall og innkalling av varamedlemmer... 2 5. Gjennomføring av møter... 2 5.1 Møteoffentlighet... 2 5.2 Lukking av møter... 2 5.3 Møteleder... 3 5.4 Administrasjonens deltakelse... 3 5.5 Ekstern deltakelse... 3 5.6 Taushetsplikt... 3 5.7 Møtets åpning... 3 5.8 Rekkefølgen for behandling av sakene... 4 5.9 Spørsmål og orienteringer... 4 5.10 Redegjørelse for saken... 4 5.11 Inhabilitet... 4 5.12 Ordskiftet... 5 5.13 Taletid (lokalstyret)... 5 5.14 Avslutning av ordskiftet... 5 5.15 Forslag... 5 5.16 Avstemming... 6 5.17 Stemmemåten... 6 5.18 Forespørsler interpellasjoner (lokalstyret)... 7 5.19 Mottagelse av utsendinger, grupper m.v... 7 5.20 Protokoll/møtebok... 8 5.21 Anmodning om protokolltilførsel... 8 6. Klage, anke og lovlighetskontroll... 9 6.1 Klagebehandling og anmodning om ny behandling... 9 6.2 Mindretallsanke... 9 6.3 Krav om lokalstyrebehandling... 9 6.4 Lovlighetskontroll... 9 7. Betinget delegasjon i hastesaker... 9 8. Spørretidsordning... 9 9. Administrasjonens oppgaver...10 10. Folkevalgtes innsyn i saksdokumenter mv...10 11. Gyldighet og endringer/ajourhold...10 12. Ikrafttredelse...10 13. Vedlegg...10 Retningslinjer for offentlig spørretid ved lokalstyrets møter...11 I Side 78

Versjonnr. Utarbeidet av Faglig godkjent System-godkjent Sist revidert - Dato 01 SOW Lokalstyresak PS /14 II Side 79

1. Formål og virkeområde Folkevalgte organ behandler saker og treffer sine vedtak i møter, jfr. 6 i Forskrift om saksbehandlingsregler for Longyearbyen lokalstyre og om de folkevalgtes rettigheter og plikter (saksbehandlingsforskriften.) I henhold til 12 i saksbehandlingsforskriften fastsetter lokalstyret selv ved reglement nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer. Dette reglementet regulerer saksbehandling og møtevirksomhet i de folkevalgte organene i Longyearbyen lokalstyre. Reglene i Svalbardloven, saksbehandlingsforskriften, forvaltningslova, offentleglova og andre lover gjelder også for virksomheten i de folkevalgte organene. Ved eventuell motstrid mellom dette reglementet og aktuelle lover gjelder loven foran bestemmelsene i reglementet. Reglementet gjelder for lokalstyret, administrasjonsutvalget (AU), teknisk utvalg (TU), oppvekst- og kulturutvalget (OKU) partssammensatt administrasjonsutvalg (PU) og eventuelt andre politiske utvalg så langt det passer. 2. Forberedelse av saker til møtene Saksforberedelsen i Longyearbyen lokalstyre skal bygge på prinsippet om fullført saksbehandling. I henhold til Svalbardloven 39, er det administrasjonssjefens ansvar å påse at de saker som legges frem for politisk behandling er tilfredsstillende utredet. Samtlige saker som fremlegges for lokalstyret og utvalgene skal som hovedregel inneholde forslag til vedtak. Forslag til vedtak fremmes av administrasjonssjefen eller av det organ som har innstillingsrett. Følgende organer har innstillingsrett i saker som skal behandles av lokalstyret: Administrasjonsutvalget i økonomiplan, årsbudsjett og alle saker som ikke faller innenfor andre organers ansvarsområder. Teknisk utvalg - innenfor utvalgets ansvarsområde Oppvekst- og kulturutvalget innenfor utvalgets ansvarsområde Kontrollutvalget innenfor utvalgets ansvarsområde Ad hoc-komiteer har ikke innstillingsrett. 3. Innkalling til møter Møter holdes i henhold til fastsatt møteplan som vedtas av organet selv eller av lokalstyret. I tillegg kan det holdes møter når lederen finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Lederen av lokalstyret/utvalget innkaller til møte, både gjennom utsendt innkalling og gjennom offentlig kunngjøring. Innkallingen og kunngjøringen skal være i samsvar med saksbehandlingsforskriftens krav, og inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, samt saksliste (kun lokalstyret) og opplysninger om hvor saksdokumenter, som ikke er unntatt offentlighet, er tilgjengelige for allmennheten. 1 Side 80

Innkalling og saksdokumenter skal sendes ut senest 7 dager før møtet til lokalstyrets/utvalgets medlemmer og de tre første varamedlemmene fra hver partigruppe. Saker om økonomiplan og årsbudsjett skal sendes ut til lokalstyret senest 14 dager på forhånd, unntatt saker om endringer i økonomiplan og årsbudsjett. Innkalling og saksliste skal legges ut til offentlig ettersyn samtidig med at disse sendes lokalstyrets/utvalgets medlemmer. Saker underlagt taushetsplikt: Dokumentene deles vanligvis ut på møtet og samles inn og makuleres etter møtet. 4. Møteplikt, forfall og innkalling av varamedlemmer Den som er valgt til medlem av lokalstyret og andre utvalg plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Som gyldig forfall regnes tjenestereiser, spesielle arbeidsforhold, sykdom og vektige velferdsgrunner. Forfall meldes uten opphold til lederen v/politisk sekretær eller Infotorget sammen med forfallsgrunn. Har medlemmer forfall til et møte, innkalles varamedlemmer så vidt mulig i den nummerorden de er valgt enten fra enkeltpartier eller grupper. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder han/hun straks fra om dette til lederen slik at varamedlem kan innkalles. Når et medlem/varamedlem lovlig har tatt sete i lokalstyret/utvalget, kan vedkommende ikke fratre før påbegynt sak er ferdigbehandlet eller varamedlem har tiltrådt. Inhabilitet Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningslovens kap. II, med de særregler som framgår av 14 i saksbehandlingsforskriften. Medlem eller varamedlem skal snarest mulig melde ifra til leder der det er grunn til å anta at en kan være inhabil ved behandlingen av en sak, slik at varamedlem kan innkalles. Se for øvrig pkt. 5.11. 5. Gjennomføring av møter Lokalstyret og utvalgene behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter. Det kan bare treffes vedtak når minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. 5.1 Møteoffentlighet Møtene holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter Svalbardlovens 37, jf. kommunelovens 31. Møteleder skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. 5.2 Lukking av møter Vedtak om å behandle en sak for lukkede dører kan foretas dersom hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette 2 Side 81

foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller lokalstyret/utvalget vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Lokalstyret selv kan av hensyn til personvern gi bestemmelser om at møtene i andre organer eller i visse sakstyper i andre organer skal holdes for lukkede dører. Lokalstyret selv kan også ellers, når det er nødvendig på grunn av et bestemt angitt forhold ved den særskilte sak eller sakstype, bestemme at møtene i andre organer skal holdes for lukkede dører, når organet selv ikke skal fatte vedtak i saken. Vedtak om at et møte, eller behandlingen av en sak, skal foregå for lukkede dører skal føres i protokollen og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. 5.3 Møteleder Lokalstyrets/utvalgets møter ledes av leder/nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Møtelederen skal lede møtet på en ryddig måte slik at det ikke oppstår misforståelser eller blir skapt usikkerhet omkring ordlyd i organets vedtak. For øvrig skal møteleder sørge for at møtet foregår i verdige og ordnede former. 5.4 Administrasjonens deltakelse Administrasjonssjefen har, personlig eller ved en av sine ansatte, etter Svalbardlovens 39 møte- og talerett i lokalstyret og utvalgene. Leder av lokalstyret/utvalget og administrasjonssjefen kan også bli enige om at en tjenestemann/- kvinne skal innkalles til møtet for å informere i konkrete saker med det formål å lette saksbehandlingen. Disse har ikke anledning til å delta i selve forhandlingene. Tilsvarende gjelder også for andre som har deltatt i administrasjonens saksforberedelse av en sak. 5.5 Ekstern deltakelse Leder av lokalstyret kan videre invitere representanter for virksomheter, organisasjoner etc. og andre til møter i lokalstyret for å gi orienteringer om saker av allmenn interesse. Slike orienteringer bør fortrinnsvis holdes i forkant av at møtet i lokalstyret settes. 5.6 Taushetsplikt Vedtar lokalstyret/utvalget å behandle en sak for lukkede dører, plikter medlemmer og eventuelt andre møtedeltagere så langt annet ikke blir bestemt, å bevare taushet om forhandlingene og om de vedtak som gjøres. (Jf. Svalbardlovens 37, kommunelovens 31, forvaltningslovens 13 og bestemmelser gitt i ulike særlover). Taushetsplikten varer til annet er bestemt eller inntil de hensyn som har bevirket vedtaket har bortfalt. Alle møtedeltagere skal ha avgitt taushetsløfte. 5.7 Møtets åpning Møtet skal starte på det berammede tidspunktet, og det begynner med at møtelederen registrerer møtende medlemmer og varamedlemmer ved navneopprop. Møtelederen erklærer møtet for lovlig satt dersom det lov-/forskriftsmessige minsteantall er tilstede, og de formelle sider vedrørende innkalling og saksliste er godkjent. Fra lovlig møte er satt og til dets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for et kortere eller lengre tidsrom uten at dette er klarert med møtelederen. 3 Side 82