STYREMØTE 17. november 2014 Side 1 av 6 Sakstype: Orienteringssak Saksnr. arkiv: 14/07093 Status AMK fra Sykehuset Østfold til Oslo universitetssykehus Sammendrag: Oppfølging og gjennomføring av styrets vedtak vedrørende overføring av AMK (akuttmedisinsk kommunikasjonssentral) til Oslo universitetssykehus går som planlagt. Det er etablert prosjektog arbeidsgrupper for å sikre en god og sikker sammenslåing av AMK sentralene. Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelsen om felles AMK tjenester for Østfold, Akershus og Oslo til orientering. Fredrikstad, den 04.11.2014 Just Ebbesen adm. direktør Vedlegg: Tidsplan for etablering av felles AMK for Østfold, Oslo og Akershus
Styremøte 17. november 2014 Side 2 av 6 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjoner Oppfølging og gjennomføring av styrets vedtak vedrørende overføring av AMK til Oslo universitetssykehus (OUS) går som planlagt. Det er etablert prosjekt og arbeidsgrupper både internt i Sykehuset Østfold (SØ) og felles for SØ og OUS, for å sikre en god og sikker sammenslåing av AMK sentralene. Administrerende direktør anbefaler styret å ta saken til orientering. 2. Faktabeskrivelse Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMK) sin funksjon I Norge er nødmeldetjeneste benevnelsen på et landsdekkende system som skal håndtere melding, varsling og videre oppfølging når befolkningen har behov for kontakt med nødetatene (politi, brann og helsevesen). Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMK) utgjør en viktig del av den medisinske nødmeldetjenesten: «Den medisinske nødmeldetjenesten er basert på fagkyndighetsprinsippet som innebærer at publikum ved henvendelse skal sikres direkte kontakt med medisinsk personell. Medisinsk personell skal sikre at melding raskt blir mottatt og forstått og kunne foreta en vurdering av behovet for hjelp. Videre skal det foregå en effektiv varsling/formidling av riktig ressurs/respons for å yte hjelp. Medisinsk personell skal også gi veiledning og instruksjon til pasienten og/eller den som varslet, inntil profesjonell hjelp når fram.» AMKs funksjon er beskrevet i forskrift om akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus, hvor det bl.a. heter at AMK skal: a) håndtere henvendelser om akuttmedisinsk bistand b) prioritere, iverksette, gi medisinsk faglige råd og veiledning og følge opp akuttmedisinske oppdrag, herunder varsle og videreformidle anrop til andre nødetater og eventuelt hovedredningssentralene, samt varsle andre AMK sentraler som er berørt c) styre og koordinere ambulanseoppdrag Vedtak i saken, og oppfølging av vedtakene Styret i Sykehuset Østfold HF (SØ) vedtok følgende 28. april 2014, under sak 30 14: 1. Styret mener at det skal etableres en felles AMK sentral for Østfold, Oslo og Akershus. Styret gir sin tilslutning til forslag til avtale om virksomhets overdragelse av AMK sentral (akuttmedisinsk kommunikasjonssentral) for Østfold fra Sykehuset Østfold HF til Oslo universitetssykehus HF. 2. Arbeidet med overdragelsen starter umiddelbart og iverksettelse skjer så snart det er forsvarlig og praktisk mulig. Seneste tidspunkt for iverksettelse er 1. oktober 2015. 3. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å sluttføre avtalen, herunder følge opp at Oslo universitetssykehus vil dekke alle investeringskostnadene som vil påløpe som del av overdragelsen.
Styremøte 17. november 2014 Side 3 av 6 4. Styret presiserer at vedtaket ikke inkluderer sammenslåing av ambulansetjenestene i Østfold og Oslo Akershus. 5. Styret legger til grunn at eier viderefører arbeidet med utvikling av ny AMK struktur, kvalitativt og organisatorisk. 6. Styret ser positivt på utredningen av en felles AMK sentral på Rygge, og ønsker å medvirke til å belyse et slikt alternativ. Avdelingssjef ved prehospital avdeling i SØ fikk ansvaret for å følge opp vedtaket og opprettet «SØ avleveringsprosjekt» med tilhørende prosjektgruppe. Det er blitt avholdt en rekke møter med de ansatte i prehospital avdeling/akuttmottaket for å informere om vedtaket og videre prosess. På flere møter har også OUS vært til stede. I tillegg har UFAB (utvalg for akuttberedskap) vært informert om prosessen. «SØ avleveringsprosjekt» koordineres opp mot «Felles AMK tjenester Oslo, Akershus og Østfold mottaksprosjekt OUS». Selv om mottaksprosjektet ikke formelt kunne starte opp før styret i OUS hadde fattet vedtak om dette, opprettet man allerede i mai kontakt mellom AMK Østfold og AMK Oslo Akershus. Prosjektgruppen i «SØ avleveringsprosjekt» startet sitt arbeid i juni og prosjektdirektivet ble godkjent av styringsgruppen i begynnelsen av september. Samtidig avholdt SØ og OUS et møte for å gjennomgå strukturen for «Felles AMK tjenester Oslo, Akershus og Østfold mottaksprosjekt OUS». Den 25. september 2014 vedtok styret i OUS: 1. Styret slutter seg til avtale om virksomhetsoverdragelse av akuttmedisinsk kommunikasjonssentral for Østfold fra Sykehuset Østfold HF til Oslo universitetssykehus HF. 2. Styret ber om at arbeidet med overdragelsen starter umiddelbart og iverksettes så snart det er forsvarlig og praktisk mulig. Tidspunkt for iverksettelse 1. oktober 2015. 3. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å sluttføre og signere avtalen om virksomhetsoverdragelse med Sykehuset Østfold HF. Styringsgruppen for «Felles AMK tjenester Oslo, Akershus og Østfold mottaksprosjekt OUS» har hatt to møter og prosjektgruppen «Felles AMK tjenester Oslo, Akershus og Østfold mottaksprosjekt OUS» har hatt to møter. Avleveringsprosjektet i SØ vil arbeide parallelt med at fellesprosjektet nå starter opp. En plan for intern og eksternkommunikasjon er utarbeidet og gjennomføringen av denne startet opp i
Styremøte 17. november 2014 Side 4 av 6 oktober. SØ sin arbeidsgruppe 5 (avleveringsprosjekt) er også en prosjektgruppe som har et eget prosjektdirektiv og styringsgruppe. Overordnet resultatmål for prosjektet er å gjennomføre en forsvarlig avvikling av AMK sentralen i SØ, samt bidra til en sikker sammenslåing av AMKsentralene Østfold og Oslo Akershus. Prosjektet skal se på alle sider ved dagens drift og sørge for at disse også fremover blir ivaretatt på en forsvarlig måte. Styringsgruppe arbeidsgruppe 5 Roller Navn Tilhørighet Styringsgruppeleder Bo Skauen Avdelingssjef prehospital avdeling Prosjektleder Fredrik Westmark Seksjonsleder AMK (sekretær) Styringsgruppemedlem Sissel Hagen Avdelingssjef akuttmottaket Styringsgruppemedlem Sissel Arnesen TV Fagforbundet Styringsgruppemedlem Jane Ann Lindahl TV Sykepleierforbundet Styringsgruppemedlem Jimmy Skoglund TV Delta Styringsgruppemedlem Anne Dybdrodt Hovedverneombud Styringsgruppemedlem Mona Larsen Leder av brukerutvalget Styringsgruppemedlem Odd Petter Nilsen Samhandlingssjef Styringsgruppemedlem Martin Østensvig Medisins faglig rådgiver prehospital avd. Prosjektgruppe arbeidsgruppe 5 Roller Ansvar Tilhørighet/rolle Prosjektleder Fredrik Westmark Seksjonsleder AMK Prosjektdeltaker Astrid Løvseth Foretakssekretariatet Prosjektdeltaker Lars Petter Møller Intensivsykepleier, akuttmottaket Prosjektdeltaker Trond Fredrik Solhaug Paramedic/AMK koordinator, prehospital avd. Prosjektdeltaker Siw Lisbeth Onstad Ørebeck Ressurspersoner arbeidsgruppe 5 Driftskoordinator/fagsykepleier akuttsykepleier Roller Ansvar Tilhørighet Ressursperson Magnus Eriksen HR rådgiver Ressursperson Reidunn Senander Økonomirådgiver Ressursperson Jostein Vist Spesialrådgiver fag og pasientsikkerhet/jurist Ressursperson Glenn David Linn Rådgiver IKT SØ Ressursperson Bjørn Hødal Kommunikasjonssjef Ressursperson Trond Pehrsen Rådgiver prehospital avdeling
Styremøte 17. november 2014 Side 5 av 6 Arbeidsgruppe 5 har hatt seks arbeidsmøter og vært på en studietur for å se driften ved OUS sin AMK sentral og akuttmottak. Gruppen har også vært på AHUS og fått en god orientering i akuttmottaket der. Reserveløsning for AMK Oslo Reserveløsning for AMK Oslo er utredet, satt i bestilling og beregnes ferdigstilt januar 2015. Det er også utredet og vedtatt en rapport i forhold til reserveløsning for AMK sentraler innenfor Helse Sør Øst (HSØ). Lokalkunnskap om ressurser, geografi, kapasitet og innhold i SØ, eksterne samarbeidspartnere AMK personell i SØ har i dag god lokalkunnskap når det gjelder SØs ressurser (kapasitet og innhold), geografi i Østfold og kjennskap til eksterne samarbeidspartnere som legevakt, sykehjem mv. Det er en risiko at denne kunnskapen vil forsvinne ved at OUS overtar funksjonen. Tiltak Dette har vært tema i alle utredninger og vurderinger, hvor man har arbeidet med tiltak for å sikre nødvendig kunnskap i et samlet AMK for Oslo, Akershus og Østfold. AMK i Oslo har allerede i dag et stort geografisk område å forholde seg til, og er avhengig av gode, teknologiske løsninger blant annet for kartoppdateringer. AMK i Oslo har i mange år hatt ansvaret for utkall av luftambulansetjenesten på Lørenskog til oppdrag i Østfold og kjenner derfor godt til Østfold sin geografi. Begge AMK sentralene benytter samme IKT utstyr, og lokal informasjon som er lagret i Østfold vil bli overført til OUS. Det legges også opp til gjensidig hospitering av ansatte mellom AMKsentralene for å sikre kompetanseoverføring mellom sentralene i forkant av flytting. Det er også viktig at medarbeidere som ikke ønsker å være med over fra SØ får overført sin kompetanse til de som jobber ved OUS. SØ har etablert et svært godt samarbeid med kommunehelsetjenesten, og OUS har under utredningene vært opptatt av å videreutvikle og lære av dette samarbeidet. Derfor ble det også tatt inn et eget punkt i avtalen om at begge parter forplikter seg til å lage forsvarlige rutiner for god samhandling med kommunehelsetjenesten. Det er svært viktig å presisere at SØs ambulansetjeneste med 23 ambulanser fordelt på fem stasjoner i Halden, Fredrikstad, Sarpsborg, Moss og Indre Østfold ikke vil berøres av at akuttmedisinsk kommunikasjonssentral samlokaliseres. Det skal utarbeides et forslag til hvordan man internt i SØs ambulansetjeneste kan sikre og øke ansattes lokalkunnskap om Østfold. Skrankefunksjonen i SØs akuttmottak vil få nye oppgaver etter sammenslåingen, og vil være en viktig samarbeidspartner for en samlokalisert AMK, med blant annet intern SØ kapasitet ved større hendelser.
Styremøte 17. november 2014 Side 6 av 6 Tidspunkt for overflytting Driften av AMK må være stabil mens resten av SØ er under flytting fra Fredrikstad til Kalnes. I avtalen mellom OUS og SØ har man satt siste frist for å samle AMK til 1. oktober 2015. Da vil det være en måned igjen til øvrig sykehusdrift overføres til Kalnes. Det er imidlertid ønskelig med en kortere planperiode og en lengre driftsperiode i felles enhet før øvrig sykehusdrift flytter. Styringsgruppen for OUS SØ har et ønske om å få til en overføring innen juni 2015. Kartleggingssamtaler med ansatte Seksjonsleder og HR avdelingen i SØ gjennomførte før sommeren en kartleggingssamtale med de ansatte som jobber ved AMK sentralen. Den viser at flere ønsker å være med over til OUS. En god del er usikre, og noen har et klart ønske om å fortsatt være ansatt i SØ. Det har vært gjennomført flere informasjonsmøter for ansatte. I uke 47, 48 og 49 kan alle ansatte som ønsker være med til OUS hvor de får treffe ledelsen ved prehospitalt senter, være tilstede i AMK sentralen og møte HR avdelingen i OUS for spørsmål knyttet til ansettelse i OUS. Ledelsen i SØ har dessuten gitt signaler om at ansatte i AMK som ønsker å prøve seg i AMK sentralen i OUS, kan få permisjon fra SØ i inntil ett år. OUS jobber også med å tilby en turnus som passer med pendling til Oslo og med muligheter for å kunne overnatte mellom vakter. Dette gjøres i samarbeid med vernetjenesten/tillitsvalgte i OUS. Det vil foreligge konkrete tilbud/planer for dette før jul 2014. OUS er avhengig av å starte rekruttering av flere ansatte ved ny AMK sentral i Oslo, for å kunne gjennomføre ansettelser og gi opplæring før sommeren 2015. ROS analyse Prosjektgruppen for OUS SØ skal utarbeide en ny og grundig ROS analyse for en samlokalisert AMK i Oslo. Analysen vil mest trolig være ferdig før jul 2014. Prosjektgruppen/arbeidsgruppe 5 i SØ vil lage en egen ROS analyse for hva det vil bety å ikke ha AMK tjenester i SØ. Denne er planlagt ferdig 1. mars 2015.