Styret ved Vestre Viken HF 073/

Transkript

1 Dato Saksbehandler Martin F. Olsen Saksfremlegg Direkte telefon Vår referanse Arkivkode Beredskap og beredskapsarbeid i Vestre Viken HF Saksnr. Møtedato Styret ved Vestre Viken HF 073/ Ingress Lov om helsemessig- og sosial beredskap (Lov 23. juni 2000, nr. 56) og tilhørende Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid (For 23. juli 2001, nr. 881) gir hjemmel og føringer for beredskapsarbeidet i de regionale helseforetakene og de lokale helseforetakene med underliggende enheter. I saken blir styret orientert om hovedtrekkene i arbeidet med beredskap og beredskapsplaner, samt status i dette arbeid og planer for videre arbeid med beredskapsplaner i Vestre Viken HF. Forslag til vedtak Styret for Vestre Viken HF tar sak om beredskap og beredskapsarbeid i Vestre Viken HF til etterretning. Drammen, 22. oktober 2012 Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør

2 Bakgrunn Styret har bedt om at det i en orientering gjøres rede for status i beredskap og i beredskapsarbeidet i Vestre Viken HF. Som et helseforetak innen Helse Sør RHF, ligger det i regional beredskapsplan for Helse Sør-Øst føringer for organiseringen av beredskap og arbeidet med beredskap slik at helseforetaket har planer for å håndtere ekstraordinære hendelser. Lov om helsemessig- og sosial beredskap (Lov 23. juni 2000, nr. 56) og tilhørende Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid (For 23. juli 2001, nr. 881) gir hjemmel og føringer for beredskapsarbeidet i de regionale helseforetakene og de lokale helseforetakene med underliggende enheter. En rekke andre lover og forskrifter gir også føringer for beredskapsarbeidet. Helseforetakenes forpliktelse til å utarbeide og vedlikeholde egne beredskapsplaner fremgår av Lov om helsemessig- og sosial beredskap. Fra eier forventes at helseforetakenes beredskapsplaner..til en hver tid skal være oppdaterte, øvede og koordinerte med rutiner for å oppdage og varsle hendelse og for effektiv ressursdisponering og samhandling ved kriser. Et gjennomgående trekk i lovverket er at beredskapsplaner skal hvile på tre hovedprinsipper: Ansvarsprinsippet: Den virksomhet som har ansvaret for en sektor, har også ansvaret for nødvendige skadeforebyggende tiltak, beredskapsforberedelser og iverksettelse av tiltak ved en krisehendelse. Likhetsprinsippet: Det skal være størst mulig likhet mellom organiseringen i fred, krise og krig. De som utfører en samfunnsoppgave i fred, har også de beste forutsetningene for å håndtere oppgavene ved en krise. Nærhetsprinsippet: Kriser skal håndteres på lavest mulig nivå. Et nyere, fjerde prinsipp er prinsippet om samhandling, hvor etater og tjenester er pliktige til gjensidig forankring av sine planer for å sikre best mulig koordinering av arbeid under kriser, samt å sikre at samhandlende aktører i en beredskapssituasjon har mest mulig klare roller og klart ansvar. Aktuelt Siden etableringen av Vestre Viken HF er det gjennomført flere, store omorganiseringer, først gjennom fusjoneringen av tre sykehus (Ringerike sykehus, Sykehuset Asker og Bærum, samt Sykehuset Buskerud), samt fisjon Blefjell sykehus med fusjon av Kongsberg sykehus i Vestre Viken. I forlengelse av fusjoneringen har ledelsesstrukturen vært gjennom to omfattende endringer, først med gjennomgående organisering av klinikkene, og fra med etableringen av klinikker ved fire stedlige sykehus Ringerike, Kongsberg, Bærum og Drammen sykehus - samt fire gjennomgående klinikker klinikk for psykisk helse og rus, klinikk for intern service, klinikk for medisinsk diagnostikk og klinikk for prehospitale tjenester.

3 Ved alle de opprinnelige sykehusene som nå omfatter Vestre Viken HF s klinikker har det vært utviklet beredskapsplaner mange år før Lov om helsemessig og sosial beredskap trådte i kraft. Det har vært et gjennomgående prinsipp at varsling ved større, eksterne hendelser ulykker, kriser etc., bygger på systemer for mobilisering av personell med vaktsjiktene på sykehusene som basis. Det vil si at varslings- og beslutningslinjer tar utgangspunkt i eksisterende organisering av akuttberedskapen, noe som har gjort varslingen ved akutte eksterne hendelser meget robust. Denne tenkning har vært det riktige grunnlaget for at beredskapen kan basere seg på prinsippene om likhet og nærhet. I styresak 40/2012 ble Vestre Vikens rolle og innsats etter 22. juli-hendelsene i 2011 beskrevet. Det ble pekt på, at selv om det var utfordringer knyttet til blant annet koordinering og kommunikasjon, herunder ufullstendig utbygging av nødnett, ble det funnet løsninger som likevel gjorde det mulig å yte den nødvendige bistand. Aksjonen og evalueringen av denne avdekket forbedringspunkter. Disse hindret ikke at innsatsen samlet sett ble god. Det kom frem viktige punkter i evalueringene, særlig med tanke på samordningen mellom sykehusene: Varslingsrutiner bør forbedres o Varsling via SMS og eventuelt via UMS-system som varsler en rekke personer samtidig bør innføres i hele Vestre Viken; o Varsling fra AMK til sykehusene må skje på enhetlig måte; o Det bør etableres en felles beredskapsweb for å bedre kommunikasjon internt i Vestre Viken mellom AMK, taktisk ledelse ved sykehusene og strategisk ledelse Klare kommunikasjonslinjer mellom AMK og akuttmottakene. Det må tas hensyn til at Bærum sykehus ligger under en annen AMK-sentral Rutiner vedrørende pasientlogistikk, nødnummer og katastrofejournaler bør forbedres Forbedring av pårørendetelefoner flere linjer, tydeligere planer, dokumentasjonsrutiner Avklare hvem som kommuniserer eksternt, samlet for Vestre Viken og lokalt fra taktisk ledelse ved sykehusene Revisjon av beredskapsplaner etter de erfaringer som er gjort Status Arbeidet med beredskap og beredskapsplaner i Vestre Viken skjer gjennom klinikkvise beredskapsutvalg og sentralt beredskapsutvalg for Vestre Viken. Sentralt beredskapsutvalgs oppgave er særlig å sikre at det er samordning mellom de klinikkvise planer. Det understrekes, at ulike funksjoner ved sykehusene nødvendigvis innebærer at det vil være ulikheter i hvilke grupper som varsles under pågående kriser. Videre er ulik geografi og bygningsmasse også forhold som innebærer at beredskapsplaner kan og bør ha ulikt innhold på ulike sykehus.

4 I dette avsnitt vil det kort bli orientert om status for de forbedringspunkter som ble presentert i styresak 40/2012. Når det gjelder punktet varslingsrutiner forventes automatisk varslingssystem (UMS) å være operativt i løpet av januar Beredskapsweb er innført, og har vært operativ for helse Vestre Viken HF ved to anledninger under en varslingsøvelse for Vestre Viken 5. juli i sommer, samt i forbindelse med trussel mot NRK-huset 1. oktober. Det er nødvendig med mer erfaring i bruk av web en, men så langt vurderes det som et nyttig hjelpemiddel under beredskapshendelser. For å ha forutsetning for enhetlig varsling av sykehusene fra AMK, ble det fra juni 2012 iverksatt nedenstående modell for varslingsplan i Vestre Viken, illustrert under: Det understrekes at illustrasjonen alene viser hvordan varslingsveien skal går når en krise har oppstått, eller det er fare for at det oppstår krise. Det må i tillegg gjensidig kommuniseres hvilket beredskapsnivå det er besluttet etablert på de ulike nivåer i virksomheten. Varslingsplanen trenges ytterligere øving, men erfaringene så langt er at den bygger på prinsipper som er forstålige og logiske. Det understrekes at delingen der Bærum sykehus har prehospitalt område mot Oslo Universitetssykehus (OUS), og følgelig varsles av AMK i OUS

5 under større hendelser, gjør det utfordrende med en enhetlig varslingsplan for Vestre Viken HF. Vestre Viken har samtidig ansvaret for prehospitale tjenester i Telemark, knyttet til sykehusene i Notodden og Rjukan. Vestre Viken har for disse områder det akuttmedisinske ansvar for det som skjer prehospitalt, sammen med telemarkskommunene/legevaktene. Når det gjelder å koordinere beredskapsplanverket for dette område, rutiner for sanering, melderutiner, varslingsrutiner, forholder prehospitale tjenester seg til Sykehuset Telemark HF og den lokale sykehusledelsen ved Notodden og Rjukan sykehus. Både forholdene knyttet til de omtalte Telemarkskommuner, og til Bærum sykehus er kompliserende elementer i forhold til planverk og varslingsrutiner, og det vil være beredskapsmessige gevinster dersom det sikres samsvar mellom Vestre Vikens prehospitale dekningsområde og det område som Vestre Viken skal levere somatiske helsetjenester til. I forhold til rutiner vedrørende pasientlogistikk, nødnummer og katastrofejournaler, viser erfaringene fra 22. juli at det behov for et likt nasjonalt system. Dette er meldt inn som et nasjonalt forbedringspunkt til eier, dels gjennom regionalt beredskapsutvalg, og dels gjennom fagråd for prehospitale tjenester. Primo 2013 vil alle klinikker i Vestre Viken ha revidert sine beredskapsplaner under hensyn til de erfaringer som ble gjort etter 22. juli, herunder ha revidert system for etablering av tilstrekkelig pårørendetelefoner. Det er i Vestre Viken et gjennomgående system for at det under kriser/større hendelser etableres taktisk ledelse ved det sykehuset som eier hendelsen klinikkdirektør for sykehuset er taktisk leder. Strategisk ledelse etableres på virksomhetsovergripende nivå - adm. direktør som strategisk leder. Strategisk ledelse vil være ulik sammensatt, avhengig av hendelsens omfang og natur. I arbeidet med beredskap har VVHF gjennom sentralt beredskapsutvalg lagt til rette for samordning av planverket, slik at det ligger gode forutsetninger for mobilisering av personell til større ulykker og andre hendelser. Fokus har vært å bygge opp felles rammeplan, slik at beredskapsplanene i Vestre Viken bygger på felles forutsetninger med hensyn til lokale variasjoner når det gjelder geografi og funksjonsdeling. I videre faser av arbeidet med beredskapsplanverk er det flere forhold som har fokus: 1. Felles overordnet struktur av planverket: Planverkets innhold tar hensyn til lokale forhold, men i det videre arbeidet legges vekt på oppbygging av felles elementer. Det betyr at planverk for etablering av

6 taktisk og operativ ledelse, delplaner for eksterne hendelse, delplaner for interne hendelser, avdelingsvise planer og varslingsplaner bygges opp etter samme struktur. Det vil styrke oversikten over dagens planverk. 2. Flest mulige felles delplaner: Flere hendelser har felles trekk, og en oppbygging av planverk med mest mulig felles planer, og lokale tilpasninger der det er relevant, vil gjøre oppdatering og revisjon av beredskapsplanverket enklere. For eksempel vil en kjemisk ulykke kreve samme behandlingsmessige tiltak, og stille krav til noen felles grunnfasiliteter, herunder felles utstyr. Så kan det være lokal variasjon når det gjelder hvilke personellkategorier på et sykehus som skal foreta sanering (= avvasking av pasienter som har fått kjemisk stoff på seg), før stabiliserende behandling av skadde kan videreføres. Delplan for stråling, delplan for NBC-beredskap, delplan for smittsomme sykdommer, delplan for svikt i legemiddelforsyning, delplan for kommunikasjon under kriser, delplan for akutt mangel på legemidler er alle eksempler på delplaner som enten er utarbeidet eller som er under utarbeidelse. Disse planverk kan benyttes uavhengig av hvor en hendelse pågår og skal håndteres, men noen vil kreve litt lokale tilpasninger. 3. Kommunikasjon under kriser: Samtidig med innføring av elektronisk varslingssystem (UMS), er Vestre Viken på lik linje med de øvrige foretak i Helse Sør-Øst under anskaffelse og implementering av et felles krisekommunikasjonssystem til strategisk kommunikasjon under pågående kriser. Systemet heter CIM og omfatter ulike moduler, blant annet mediahåndteringsmodul og modul for krisekommunikasjonslogg. Det strategiske element i CIM understrekes av at det er ment å skulle være verktøy for kommunikasjon mellom strategisk ledelse i helseforetak og regionalt helseforetak, kommuner, fylkesmenn, departement og direktorat. 4. Øvelser: Fullskala-øvelser er ressurskrevende ikke bare på grunn av ressurser til planlegging, utstyr og markører for å skape realistiske scenarier, men også fordi store øvelser binder opp behandlingsressurser mens de pågår. Det er i flere arbeider, ikke minst som følge av erfaringene fra 22. juli 2011 påpekt betydningen av at virksomheter faktisk får øve på beredskapssituasjoner. Et forhold er å teste organisasjonens evne til å håndtere det som ikke er ventet, men som kan skje. Et annet forhold er at øvelser er viktige for å teste formulerte planer, delplaner etc. Øvelser er et viktig korrektiv og gir grunnleggende informasjon om hvor revisjon av planverk er påkrevd. Beredskapsetatene i Buskerud har etablert et samarbeidsutvalg SAMØV hvor det er årlige temaer innen beredskap av relevans for deltagerne, og der det planlegges større øvelser med flere etater involverte. SAMØV er sammensatt blant annet av aktører fra fylkesmannen, sivilforsvaret, politiet, brannvesen, risikoutsatte industrier, kommuner og Vestre Viken HF.

7 5. Oppfølging av regionalt arbeid og erfaringsutveksling: Beredskapshendelser av samme dimensjoner som 22. juli er heldigvis sjeldne, og behovet for å del erfaringene av forbedringsområder innen helsemessig beredskap er stort. Slike store hendelser understreker sårbarheten i samfunnet, men de er også dimensjonerende for hvordan satsning og utvikling av beredskapsarbeid i helsetjenesten prioriteres. Vestre Viken deltar i regionalt beredskapsutvalg, oppfølging etter 22. juli, i fylkesberedskapsrådet, og med etablering av samhandlingsreformen er etableringen av lokale samarbeidsutvalg viktige arenaer for å koordinere beredskapsarbeidet mot kommunene. Konklusjon 22. juli viser nødvendigheten av gode beredskapsplaner og en god beredskapsorganisasjon. Et samordnet planverk må følges opp av øvelser sentralt og lokalt. Realistiske øvelser vil binde opp ressurser, og det er derfor viktig at ressurser til øvelser er synliggjort og avsatt, både i planverket og budsjetter, sentralt og lokalt i Vestre Viken. Øvelser ligger til grunn for test av planverk og revisjon av dette. Styrets ansvar omfatter beredskapsarbeidet, og det vil bli lagt opp til en årlig gjennomgang i styret. Administrerende direktør forslår på denne bakgrunn at styret tar sak om beredskap og beredskapsarbeid i Vestre Viken HF til etterretning.