VEILEDER FOR HÅNDTERING AV PERSONALSAKER 1. Innledning God ledelse, en sunn og åpen organisasjonskultur basert på en ryddig organisering og fornuftig fordeling av arbeidsoppgaver, vil normalt kunne forebygge vanskelige personalsaker. Når det av og til oppstår vanskelige saker, er det viktig med systematisk oppfølging og skriftlig dokumentasjon. Både leder og ansatt skal bidra til at saken løses på en tilfredsstillende måte for begge parter. Det vises her også til Notodden kommunes arbeidsreglement. 2. Forebyggende virkemidler Rekruttering av medarbeidere Grunnlaget for et vellykket arbeidsforhold for alle parter legges i forbindelse med tilsettingen. En gjennomarbeidet kravspesifikasjon, et godt forberedt intervju og referanseintervju er avgjørende for en riktig ansettelse. Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler er et viktig personalpolitisk virkemiddel. Samtalen stiller krav til både leder og medarbeider. Hensikten er bl.a. å avklare den ansattes og arbeidsgivers gjensidige forventninger, mål og resultater. Forhold omkring arbeidsmiljø, trivsel og videre utvikling tas opp. Veiledning av medarbeider Det er viktig at en leder ser sine ansatte og gir støtte og veiledning på et tidlig tidspunkt dersom arbeidstaker har problem med å takle sin arbeidssituasjon. Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll skal sikre at krav til HMS overholdes. Regelmessig kontroll skal sikre kontinuerlig forbedring av helse, miljø og sikkerhet. Psykososialt/organisatorisk arbeidsmiljø skal være en del av dette arbeidet. Personalmøter Regelmessig personalmøter der tema er informasjon, arbeidsmiljø, fag osv. Ansatte og leder har fortløpende mulighet til å ta opp aktuelle saker som ansatte er opptatt av. Kompetanse og utviklingstiltak Økt kompetanse gir mulighet for personlig og faglig vekst og er en forutsetning for å oppfylle de krav som stilles til den enkelte stilling. Hver virksomhet skal ha utviklings-/opplæringsplaner. Samhandlingsmøter i virksomheten Godt samarbeid i form av jevnlige møter med vernetjenesten og tillitsvalgt er i seg selv forebyggende. F:\2011\Personal\Lov-avtaleverk\Veileder for Håndtering av personalsaker.doc 1
3. Definisjoner Før en starter arbeid med noe som kan bli en personalsak, må det klarlegges hva saken dreier seg om. Det er viktig at leder griper fatt i saken så tidlig som mulig slik at saken løses på lavest mulig nivå. Personalsaker kan deles i følgende kategorier: Helsemessig (rutiner for sykefraværsoppfølging gjelder) Faglig art Samarbeidsmessig art Misligheter Brudd på arbeidsreglement I praksis kan saker inneholde elementer fra flere av disse kategoriene. Personalsaker av helsemessig art kan skyldes både fysiske og psykiske forhold Personalsaker av faglig art kan være (eksempler): manglende kompetanse/egnethet mangelfull jobbutførelse en kombinasjon av manglende mestring og vilje til å gjøre jobben manglende forventningsavklaring Personalsaker av samarbeidsmessig art kan være i forhold til (eksempler): ordrenekt eller at en ansatt nekter å akseptere leders styringsrett ansatte som ikke kan/vil samarbeide leder som ikke mestrer lederrollen ansatte som samhandler dårlig med brukerne arbeidsmiljø/konflikt Personalsaker som gjelder misligheter eller brudd på regelverket Dette kan være saker som gjelder underslag, stoff- eller alkoholmisbruk i arbeidstiden, udokumentert fravær eller tjenestemisbruk brudd på arbeidsavtale/arbeidsreglement Når det gjelder rusmisbruk, vises det til Notodden kommunens AKAN-reglement. 4. Hvem har ansvaret for å håndtere personalsaker? Arbeidsgiver (ledere med personalansvar), den enkelte arbeidstaker, verneombud og de tillitsvalgte har alle ansvar for å forebygge konflikter og problemer på arbeidsplassen. Lederansvar Leder har hovedansvaret for å forebygge og ta initiativ til å løse personalsaker. I saker der det har oppstått uenighet, har leder, ifølge arbeidsgivers styringsrett, rett og plikt til å ta beslutninger for å få løst opp i situasjonen. Prinsipielt skal personalsaker forsøkes løst på lavest mulig nivå. Dette innebærer at nærmeste leder må ta ansvar for å følge opp og iverksette tiltak. Støttespillere: Personalrådgiverne kan gi veiledning og støtte til leder når det er ønskelig. Seksjonsleder F:\2011\Personal\Lov-avtaleverk\Veileder for Håndtering av personalsaker.doc 2
Bedriftshelsetjenesten kan kobles inn når det gjelder spørsmål av medisinsk/helsemessig karakter. Tillitsvalgt skal ivareta den ansattes rettigheter i forhold til lov og avtaleverk og er en ressurs i arbeidet med å finne gode løsninger. Verneombud har en definert rolle gjennom AML 6 og Notodden kommunes helse, miljø og sikkerhetsarbeid. 5. Prosedyre Første samtale: Leder undersøker hva saken dreier seg om Leder tar en prat med den ansatte og orienterer om bakgrunn for samtalen Leder legger fram sin forståelse av saken og klargjør sine forventninger Den ansatte gis anledning til å gi sin forklaring Leder og ansatt blir enige om tiltak og evt. oppfølging som nedfelles i et notat Ofte er sak av en slik karakter at det ikke er nødvendig med referat fordi partene leder og ansatt har en felles forståelse av at saken kan anses som avsluttet. Dersom det er skrevet referat får den ansatte får notatet og gis anledning til å komme med kommentarer Oppfølging av tiltak og eventuelt ny samtale Notat arkiveres på arbeidsstedet. Hvis forhold ikke bedrer seg: Skriftlig innkalling til samtale. Gjør oppmerksom på at arbeidstaker har anledning til å møte med tillitsvalgt eller tillitsperson. Leder presenterer saken. Bruk tid på å få frem alle synspunkt i saken. Klarlegg om det er enighet om sakens fakta. Drøft ulike tiltak som kan løse personalsaken Trekk konklusjon og sjekk ut om begge parter har en felles forståelse av denne Skriv referat fra møtet. Referatet skal inneholde: - Navn på deltakerne - Når og hvor er møtet avholdt - Kort redegjørelse av sakens fakta. Hvis det er uenighet, redegjøres for begge parters syn. - Hvilke tiltak er diskutert, og hvordan skal disse gjennomføres. - Nytt møte og dato for dette - Referatet sendes til møtedeltakerne, som gis anledning til å gi skriftig kommentar innen oppgitt frist. Eventuelle kommentarer legges ved referatet Referat arkiveres på arbeidsstedet. 6. Disiplinære reaksjoner Disiplinære reaksjoner overfor arbeidstaker kan være aktuelt i følgende tilfeller: Brudd på arbeidsreglementet eller arbeidsavtalen (f.eks. manglende overholdelse av arbeidstiden, udokumentert fravær) Pålegg, innenfor arbeidsgivers styringsrett, som ikke etterkommes Samarbeidsproblemer Uakseptabel oppførsel Straffbare handlinger, f.eks. grovt brudd på taushetsplikten Beruselse på arbeidsplassen, jfr. AKAN-reglementet F:\2011\Personal\Lov-avtaleverk\Veileder for Håndtering av personalsaker.doc 3
Økonomiske misligheter Følgende reaksjonsmidler kan være aktuelle: Personalsamtale Muntlig advarsel Skriftlig advarsel Oppsigelse Suspensjon Avskjed Skriftlighet I tillegg til arbeidsmiljølovens saksbehandlingsregler, må kommunen også følge forvaltningslovens regler for saksbehandling. Forvaltningsloven pålegger kommunen en omfattende utredningsplikt. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at en eventuell oppsigelse er saklig begrunnet og må derfor føre bevis for de omstendigheter som en oppsigelse bygger på. Skriftlighet er derfor viktig. Dette innebærer at møteinnkallinger, referater, advarsler og annen dokumentasjon må nedtegnes skriftlig slik at det ikke oppstår tvil. Leder må rådføre seg med Personalavdelingen før skriftlig advarsel gis. Personalsamtale Det er viktig at leder så tidlig som mulig påpeker uregelmessigheter, tar saken opp og starter en dialog med arbeidstakeren for å finne en akseptabel løsning for begge parter. Muntlig advarsel Muntlig advarsel meddeles av virksomhetsleder i møte med arbeidstaker. Det er viktig at arbeidsgiver klart konkretiserer de forhold som danner grunnlag for advarselen. Advarselen må gis på en forståelig måte, slik at arbeidstakeren får vite hva saken dreier seg om, hva som forventes, og hvilke konsekvenser ytterligere overtredelser vil kunne medføre. Arbeidsgiver skal gi arbeidstaker anledning til å kommentere og forklare forholdet. Arbeidstaker bør ha en viss tid til å innrette seg etter advarselen. Det må også avtales tid for oppfølgingssamtale. Det skrives referat fra møtet hvor det klart fremgår at arbeidsgiver har meddelt arbeidstaker en muntlig advarsel og innholdet i denne. Eventuelle innvendinger fra arbeidstaker skal også fremgå av referatet. Arbeidstaker kan også legge ved skriftlig kommentar til referatet. Referat arkiveres i lukket konvolutt i sentralt arkiv (personalavd.) med underskrift utenpå konvolutten av saksbehandler (rådgiver personal eller leder). Skriftlig advarsel Skriftlig advarsel er en strengere reaksjon enn muntlig advarsel og kan benyttes i tilfeller der muntlig advarsel er gitt. Skriftlig advarsel kan imidlertid også gis for første gangs forseelse hvis muntlig advarsel vil være en for mild reaksjon. Forøvrig skal en skriftlig advarsel inneholde det samme som en muntlig advarsel. Referat arkiveres i lukket konvolutt i sentralt arkiv (personalavd.) med underskrift utenpå konvolutten av saksbehandler (rådgiver personal eller leder). Oppsigelse suspensjon - avskjed I henhold til delegasjonsreglement i Notodden kommune, er det rådmann som har myndighet til å si opp, avskjedige og suspendere ansatte. Personavdelingen er saksbehandler for rådmann i slike F:\2011\Personal\Lov-avtaleverk\Veileder for Håndtering av personalsaker.doc 4
saker. Det er derfor av avgjørende betydning at avdelingen konsulteres underveis når det er vanskelige saker, enten direkte virksomhetsleder/personal eller via seksjonsleder. F:\2011\Personal\Lov-avtaleverk\Veileder for Håndtering av personalsaker.doc 5